วิธีสร้างเวิร์กโฟลว์แบบ Agile สำหรับทีมของคุณ

การจัดการทีมที่ว่องไวเป็นการกระทำที่สมดุล ทีม Agile นั้นกำกับตนเอง ดังนั้นสิ่งที่หัวหน้าทีมจะทำอะไรได้บ้างที่ไม่ใช่การจัดการทีมแบบไมโครแต่เป็นแรงบันดาลใจให้พวกเขาเพิ่มผลิตภาพให้สูงขึ้น? การสร้างเวิร์กโฟลว์ที่คล่องตัวด้วยซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์สามารถช่วยได้

เวิร์กโฟลว์แบบ Agile คืออะไร?

เวิร์กโฟลว์ที่คล่องตัวคือชุดของขั้นตอนที่จำเป็นสำหรับการทำโปรเจ็กต์ที่คล่องตัวหรือวงจรการพัฒนาผลิตภัณฑ์แบบคล่องตัว ทำซ้ำขั้นตอนเหล่านี้เรียกว่า agile sprints ซึ่งเป็นขั้นตอนการพัฒนาผลิตภัณฑ์สั้น ๆ ที่มีไทม์ไลน์ที่กำหนดไว้

ในตอนท้ายของการวิ่งแต่ละครั้ง ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและความคิดเห็นของลูกค้าจะถูกรวบรวมเพื่อวางแผนในครั้งต่อไป วัตถุประสงค์หลักของเวิร์กโฟลว์ที่คล่องตัวคือการจัดเตรียมเครื่องมือการวางแผนโครงการที่คล่องตัวเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดและปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า

การสร้างเวิร์กโฟลว์ที่คล่องตัวด้วยซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์นั้นเหมาะสำหรับทีมที่คล่องตัว ด้วย ProjectManager คุณสามารถวางแผนการวิ่งของคุณในบอร์ดคัมบัง จากนั้นสร้างกระบวนการเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเพื่อขจัดงานยุ่งและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน คุณยังสามารถกำหนดกระบวนการอนุมัติเพื่อให้บุคคลที่เหมาะสมทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้นได้ เริ่มต้นกับ ProjectManager ฟรีวันนี้

เวิร์กโฟลว์แบบดั้งเดิมและแบบ Agile

เริ่มต้นด้วยการแนะนำสั้น ๆ เกี่ยวกับความคล่องตัว แนวคิดในการทำงานภายในกรอบงานที่คล่องตัวนั้นแตกต่างจากวิธีการจัดการโครงการแบบดั้งเดิม วิธีการแบบดั้งเดิม เช่น น้ำตกมีโครงสร้างเป็นลำดับและเป็นเส้นตรง โดยจะแบ่งเป็นช่วงๆ ทีละส่วน หลังจากที่ขั้นตอนก่อนหน้านี้เสร็จสิ้นแล้วเท่านั้น

แต่จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนด? บ่อยครั้งที่ทีมจะต้องกลับไปที่กระดานวาดภาพ การเริ่มโครงการใหม่ตั้งแต่ต้นโดยใช้วิธีการจัดการโครงการแบบดั้งเดิมนั้นใช้เวลานานและมีค่าใช้จ่ายสูง

เวิร์กโฟลว์ที่คล่องตัวตอบสนองต่อความแข็งแกร่งนั้น ประการแรกมันใช้งานได้ในระยะสั้นๆ ที่ว่องไวซึ่งปกติแล้วจะไม่เกินสองสัปดาห์ มีการส่งมอบงานเล็ก ๆ อย่างต่อเนื่องและรับคำติชมจากลูกค้า

ซึ่งช่วยให้ทีมตอบสนองได้อย่างรวดเร็วเมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงและสร้างมูลค่าให้กับผู้ใช้ปลายทาง ในการทำเช่นนั้น ทีมที่คล่องตัวต้องการซอฟต์แวร์การจัดการงานเพื่อจัดการผลิตภัณฑ์และงานในมือที่ค้างอยู่

ที่เกี่ยวข้อง: ซอฟต์แวร์การจัดการงานที่ดีที่สุดของปี 2022

ขั้นตอนของกระบวนการเวิร์กโฟลว์แบบ Agile

1. ความคิด

ขั้นตอนนี้เป็นช่วงที่ทีม Agile กำหนด Product Backlog ซึ่งเป็นชุดคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์ที่จะพัฒนา ดำเนินการตามความต้องการของลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย โดยปกติ ทีมที่คล่องตัวจะเริ่มต้นด้วยผลิตภัณฑ์ที่ใช้งานได้ขั้นต่ำ และเริ่มจัดลำดับความสำคัญเรื่องราวของผู้ใช้ในภายหลังในกระบวนการ

2. การวางแผน

เมื่อคุณได้กำหนดสิ่งที่จะทำเสร็จแล้ว ก็ถึงเวลารวบรวมทีมและเริ่มต้นด้วยการวางแผนการวิ่ง นี่คือเวลาที่คุณมอบหมายงานและทรัพยากรให้กับสมาชิกในทีมที่คล่องแคล่วเพื่อให้เรื่องราวของผู้ใช้เสร็จสิ้น

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตแผน Agile Sprint ฟรี

3. การวนซ้ำ

ตอนนี้ทุกอย่างพร้อมแล้วสำหรับทีมที่คล่องตัวเพื่อเริ่มทำงาน พวกเขาจะเริ่มทำงานในแต่ละการวิ่ง เปิดตัวผลิตภัณฑ์ รับคำติชมจากลูกค้า และทำซ้ำวงจรจนกว่าจะมีการส่งมอบผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย จากนั้นผลิตภัณฑ์ดังกล่าวควรตอบสนองทุกความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและลูกค้า

4. ปล่อย

การออกผลิตภัณฑ์จะเกิดขึ้นทุกครั้งที่วิ่งเสร็จสิ้น ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น กระบวนการเวิร์กโฟลว์ที่คล่องตัวเกี่ยวข้องกับวงจรของการวิ่งเร็วและการออกผลิตภัณฑ์จนกว่าจะมีการส่งมอบผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย เนื่องจากวิธีการแบบคล่องตัวพยายามที่จะเพิ่มประสิทธิภาพและความพึงพอใจของลูกค้าให้สูงสุด

5. การผลิต

เมื่อผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายได้รับการพัฒนาและทดสอบแล้ว ขั้นตอนการผลิตก็สามารถเริ่มต้นได้ ทีมที่คล่องตัวต้องดูแลกระบวนการนี้และให้การสนับสนุนแผนกอื่นๆ

6. การเกษียณอายุ

เมื่อเปิดตัวผลิตภัณฑ์ได้สำเร็จ กระบวนการเวิร์กโฟลว์ที่คล่องตัวจะสิ้นสุดลง ทีมงานที่คล่องตัวสามารถย้ายไปยังโครงการถัดไปหรือวงจรการพัฒนาผลิตภัณฑ์

ประเภทของเวิร์กโฟลว์เปรียว

Agile เป็นวิธีการจัดการโครงการที่มีชื่อเสียงซึ่งมีหลายรูปแบบ รูปแบบเหล่านี้ถือเป็นเฟรมเวิร์กที่คล่องตัว เนื่องจากใช้หลักการทั่วไปและค่านิยมหลักร่วมกัน แต่จะแตกต่างกันในลักษณะการทำงาน ซึ่งก็เป็นจริงสำหรับเวิร์กโฟลว์ที่คล่องตัวด้วย ต่อไปนี้คือแนวทางเวิร์กโฟลว์ที่คล่องตัวที่สำคัญที่สุดสองวิธี

Scrum

Scrum เป็นเฟรมเวิร์กสำหรับเวิร์กโฟลว์ที่คล่องตัว เป็นที่มาของคำว่า sprint การวิ่งแต่ละครั้งจะตามด้วยข้อเสนอแนะที่แจ้งแผนการที่จะก้าวไปข้างหน้าเพื่อให้เป้าหมายเป็นไปตามความต้องการของผู้ใช้ปลายทาง แม้จะมีการเปลี่ยนแปลงในช่วงกลางโครงการก็ตาม

ใน scrum มี scrum รายวัน ซึ่งเป็นการประชุมสั้นๆ ในตอนต้นของวันทำงาน ในนั้น ทีมต่างๆ จะพูดคุยถึงสิ่งที่ทีมทำเมื่อวานนี้ สิ่งที่พวกเขาจะทำในวันนี้ และหากมีอุปสรรคใดๆ ขวางกั้น วิธีนี้ทำให้ทีมสามารถหลีกเลี่ยงสิ่งที่อาจขัดขวางความคืบหน้าและมีเป้าหมายที่ชัดเจนสำหรับวันนั้น

เมื่อทำงานในการต่อสู้ มีสิ่งที่เรียกว่าเรื่องราวของผู้ใช้ นี่เป็นวิธีในการสนทนากับผู้ใช้ปลายทางและทำการวิเคราะห์แบบทันท่วงที ในระยะสั้นมันเป็นข้อกำหนดระดับสูง ทีมช่วยเหลือเหล่านี้รู้ว่าพวกเขากำลังทำอะไร เพื่อใคร และทำไม

พวกเขายังเป็นช่องทางการสื่อสารที่ยอดเยี่ยมระหว่างทีมและผู้ใช้ปลายทาง และคำติชมประเภทนั้นเป็นเครื่องมือสำหรับเวิร์กโฟลว์ที่คล่องตัว

คัมบัง

อย่างไรก็ตาม ยังมีคัมบัง ซึ่งอาศัยรายการลำดับความสำคัญของงานที่เรียกว่า Backlog เพื่อจัดการกิจกรรม นี่เป็นส่วนหนึ่งของสิ่งที่เรียกว่าการผลิตแบบลีนและแบบทันเวลา ซึ่งทำให้แน่ใจได้ว่าทีมมีทรัพยากรเพียงจำนวนที่จำเป็นในการบรรลุความสามารถในการทำงานที่กำหนดให้เสร็จสมบูรณ์

Kanban เป็นเครื่องมือที่มองเห็นได้สำหรับเวิร์กโฟลว์ที่คล่องตัว ประกอบด้วยบอร์ดที่แบ่งออกเป็นคอลัมน์ซึ่งแสดงถึงเวิร์กโฟลว์ โครงสร้างพื้นฐานของบอร์ดคัมบังคือแบ่งออกเป็นสามคอลัมน์: การทำ การทำ และทำ

การ์ดคัมบังคืองานหรืองานในมือ ซึ่งจัดลำดับความสำคัญและรวบรวมไว้ในคอลัมน์สิ่งที่ต้องทำ จากนั้น สมาชิกในทีมจะนำพวกเขาและย้ายไปยังคอลัมน์ที่ทำ เมื่อพวกเขาเริ่มดำเนินการงาน

สิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับคัมบังในฐานะเวิร์กโฟลว์ที่คล่องตัวคือความโปร่งใสสำหรับหัวหน้าทีม พวกเขาสามารถเห็นได้อย่างรวดเร็วว่าใครกำลังทำงานอยู่ในขั้นตอนไหนและขั้นตอนใดที่เสร็จสิ้น นี่เป็นกุญแจสำคัญในการติดตามและรายงานโครงการ

วิธีสร้างเวิร์กโฟลว์แบบ Agile

ตอนนี้เราได้เรียนรู้เกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์แบบ Agile ประเภทต่างๆ ที่คุณสามารถเลือกได้แล้ว เราจะเรียนรู้กระบวนการพื้นฐานของการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์แบบ Agile สำหรับโครงการหรือวงจรการพัฒนาผลิตภัณฑ์ของคุณ

1. รวบรวมทีม Agile

ก่อนที่คุณจะสามารถเลือกประเภทเวิร์กโฟลว์แบบ Agile ที่เหมาะกับโครงการของคุณได้ดีที่สุด คุณต้องสร้างทีมที่เปิดรับการทำงานภายในกรอบงานที่คล่องตัว ซึ่งหมายถึงการหาทีมโดยมองข้ามประวัติย่อ การจัดการโครงการแบบ Agile มักถูกมองว่าเป็นปรัชญาในการทำงาน

2. เลือกประเภทเวิร์กโฟลว์ Agile ของคุณ

Scrum, kanban และวิธีการจัดการโครงการที่คล่องตัวอื่นๆ มีข้อดีและข้อเสีย คุณต้องพิจารณาว่าสิ่งใดที่เหมาะกับองค์กรและทีมที่คล่องตัวของคุณมากกว่า จำไว้ว่าคุณและทีมของคุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับแถลงการณ์เปรียว หลักการเปรียว ค่านิยมหลัก และแม้แต่การประชุมที่คล่องตัว เนื่องจากสิ่งเหล่านี้นำไปใช้กับแนวทางการจัดการโครงการที่คล่องตัวทั้งหมด

3. กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ

ไม่ว่าคุณจะทำงานภายใต้เฟรมเวิร์ก scrum หรือ kanban คุณจะต้องกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบให้กับสมาชิกในทีมของคุณ ตัวอย่างเช่น วิธีการของการต่อสู้จะทำให้คุณต้องค้นหาบุคคลสำหรับบทบาทการต่อสู้เฉพาะ เช่น ต้นแบบการต่อสู้ เจ้าของผลิตภัณฑ์ และทีมพัฒนา

4. วางแผนพิธีเปรียว

มีห้าพิธีการที่คล่องตัวหรือพิธีการต่อสู้: การวางแผนการวิ่ง, การต่อสู้รายวัน, การตรวจสอบการวิ่ง, การย้อนหลังการวิ่งและการกรูมมิ่งที่ค้างอยู่ สิ่งเหล่านี้มีความสำคัญมากเพราะเป็นโครงสร้างให้กับกระบวนการเวิร์กโฟลว์ที่คล่องตัวและส่งเสริมการทำงานร่วมกันในทีม

5. วางแผนการวิ่ง

การวิ่งแบบ Agile ได้รับการวางแผนในสิ่งที่เรียกว่าแผนงานการพัฒนาผลิตภัณฑ์ ในการวางแผนการวิ่ง คุณต้องเริ่มคิดถึงคุณลักษณะทุกอย่างที่ผลิตภัณฑ์หรือโครงการของคุณมี ในการเริ่มต้นกระบวนการนั้น คุณควรเริ่มต้นที่ผลิตภัณฑ์ขั้นต่ำที่ทำงานได้ ซึ่งมีคุณสมบัติที่จำเป็นอย่างยิ่ง จากนั้นจึงสร้างแผนงานการพัฒนาของคุณจากที่นั่น

6. ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ

คุณมีทีมที่คล่องตัวและเทคนิคเวิร์กโฟลว์ที่คล่องตัวมากมายให้เลือกเพื่อช่วยให้พวกเขาทำงานซ้ำๆ และทำงานร่วมกันได้มากขึ้น สิ่งเดียวที่ขาดหายไปในตอนนี้คือเครื่องมือการจัดการโครงการที่ช่วยให้หัวหน้าทีมและสมาชิกในทีมใช้เวิร์กโฟลว์ที่คล่องตัวนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สร้างเวิร์กโฟลว์ Agile ด้วย ProjectManager

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการที่ได้รับรางวัล ซึ่งมีความยืดหยุ่นในการทำงานภายในวิธีการแบบเดิม เฟรมเวิร์กที่คล่องตัว หรือแบบผสมของทั้งสอง ช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้ดีขึ้นและติดตามงานของพวกเขาขณะที่พวกเขาย้ายจากงานในมือไปยังงานที่ทำเสร็จแล้ว นอกจากนี้ยังมีความยืดหยุ่นเพื่อให้ผู้คนสามารถทำงานได้อย่างที่ต้องการและมีประสิทธิผลมากที่สุด

หลายวิธีในการทำงาน

ทีม Agile ต้องการเครื่องมือที่แตกต่างจากคนอื่นๆ ในโครงการ ซึ่งอาจทำงานในลักษณะดั้งเดิมมากกว่า แต่คุณไม่อยากได้เครื่องมือต่างๆ มากมาย นั่นทำให้การทำงานร่วมกันยากขึ้น

ProjectManager มีมุมมองโครงการหลายแบบ ดังนั้นคุณสามารถทำงานในโครงการได้หลากหลายวิธี ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความคล่องตัวที่คุณต้องการ มีรายการงานและมุมมองปฏิทิน แต่ยังมีแผนภูมิ Gantt แบบดั้งเดิมที่ช่วยให้หัวหน้าทีมมีเครื่องมือในการจัดกำหนดการงานข้ามไทม์ไลน์และการขึ้นต่อกันของลิงก์

ใช้บอร์ด Kanban สำหรับทีม Agile

มุมมองโครงการที่สี่คือบอร์ดคัมบัง บอร์ดเหล่านี้ช่วยให้ทีมมีเวิร์กโฟลว์ที่คล่องตัวซึ่งใช้งานง่าย ประหยัดเวลา และช่วยให้พวกเขาทำงานต่อไปได้ การ์ดสามารถกรองตามแท็ก วันที่ครบกำหนด ความคืบหน้า และผู้ได้รับมอบหมาย ซึ่งทำให้ง่ายต่อการค้นหาในงานในมือของคุณ

การ์ด Kanban สามารถปรับแต่งวิธีการทำงานของสมาชิกในทีมได้ ตัวอย่างเช่น พวกเขาสามารถเพิ่มรายการสิ่งที่ต้องทำ แท็กการ์ด เพิ่มความคิดเห็น และแม้แต่ไฟล์แนบ ProjectManager มีพื้นที่จัดเก็บไฟล์ไม่จำกัด ดังนั้นหัวหน้าทีมหรือสมาชิกในทีมจึงสามารถเพิ่มเอกสารและรูปภาพที่เกี่ยวข้องให้กับงานได้มากเท่าที่จำเป็นเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกัน

รับการทำงานร่วมกันเป็นทีมและการจัดการ

ด้วย ProjectManager การทำงานร่วมกันอยู่ที่ระดับงาน ทีมสามารถแสดงความคิดเห็นหรือแท็กสมาชิกในทีมคนใดก็ได้และนำพวกเขาเข้าสู่การสนทนา พวกเขาจะได้รับแจ้งทางอีเมลทันที ดังนั้นทุกคนในทีมโครงการจึงทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิด

เวิร์กโฟลว์ที่คล่องตัวต้องการการตรวจสอบเช่นกัน ช่วยให้ทีมสามารถตอบสนองต่อปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของ ProjectManager เป็นหน้าต่างสำหรับติดตามความคืบหน้าของงาน ปริมาณงานของทีม ค่าใช้จ่าย และอื่นๆ ตามที่เกิดขึ้น เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการตรวจสอบการวิ่งและการประเมินโครงการ

ทีม Agile กำกับตนเอง พวกเขาต้องการการควบคุมที่ ProjectManager มอบให้เพื่อจัดการงาน สร้างงานของตนเอง แม้กระทั่งงานที่ไม่ได้แนบมากับโครงการเฉพาะ สิ่งนี้ทำให้พวกเขาคล่องตัวมากขึ้น ไม่ต้องผูกติดกับแผนโครงการที่เข้มงวดอีกต่อไป

ProjectManager ช่วยทีมด้วยเวิร์กโฟลว์ที่คล่องตัวซึ่งได้รับการสนับสนุนโดยเครื่องมือการจัดการโครงการที่ยืดหยุ่นของเรา การใช้ระบบคลาวด์หมายความว่าทีมสามารถเข้าถึงเครื่องมือเหล่านี้ได้ทุกที่ทุกเวลา ใช้ ProjectManager เพื่อทำงานใน Waterfall, agile หรือวิธีการแบบไฮบริด: มันยืดหยุ่นได้ คล่องตัวด้วยการทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้วันนี้