วิธีทำให้การรวบรวมคำติชมของแคมเปญเจ็บปวดน้อยลง

“คุณช่วยตรวจสอบอีเมลนี้ให้ฉันได้ไหม ส่งการทดสอบด่วนถึงคุณ!”

“เฮ้ ช่วยตรวจสอบอีเมลที่ฉันส่งไปเมื่อวันก่อนได้ไหม? ขอบคุณ!"

“เดี๋ยวก่อน ความคิดเห็นของทอมอยู่ที่ไหน”

หากคุณเคยใช้วลีเหล่านี้ในเดือนที่ผ่านมา แสดงว่าคุณอาจได้รับอีเมลรีวิวบลูส์ อาการต่างๆ ได้แก่ ข้อเสนอแนะที่กระจัดกระจาย ความคิดเห็นที่ขัดแย้งกัน ชั่วโมงของการแสดงความคิดเห็นและการแก้ไขที่ตีกลับ และความปวดหัวที่เพิ่มขึ้น

น่าเสียดายที่ชุมชนของเรากำลังประสบกับเทรนด์นี้มากขึ้นเรื่อยๆ ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา รายงานสถานะเวิร์กโฟลว์อีเมลของ เรา ได้เปิดเผยเปอร์เซ็นต์ที่ลดลงของนักการตลาดที่รู้สึกว่ากระบวนการตรวจสอบอีเมลของพวกเขาถูกต้อง

สำหรับบางคน กระบวนการอนุมัติอีเมลเป็นภาระมากเกินไป โดยเฉลี่ย นักการตลาดใช้เวลา 4.2 ชั่วโมงในการรวบรวมบทวิจารณ์และการอนุมัติสำหรับอีเมลฉบับเดียว ซึ่งมักจะนานกว่าที่ใช้ในการเขียนโค้ด คนอื่นๆ อาจประสบปัญหากับขั้นตอนการตรวจสอบอีเมลที่หละหลวมเกินไป ซึ่งนำไปสู่ข้อผิดพลาดที่เล็ดลอดผ่านช่องโหว่

มันต้องแบบนี้จริงๆหรอ? มาสำรวจกัน

สิ่งที่สามารถทำลายบทวิจารณ์และการอนุมัติอีเมลได้

ตามทฤษฎีแล้ว คุณควรยินดีกับกระบวนการตรวจสอบอีเมลอย่างเปิดเผย ใครก็ตามที่เคยมีสมาชิกในทีมจะชี้ให้เห็นถึงข้อบกพร่องที่เห็นได้ชัดซึ่งคุณมองข้ามไปโดยสิ้นเชิง จะเข้าใจว่าการได้มองดูงานของคุณใหม่นั้นดีเพียงใด

แล้วอะไรคือสาเหตุของการระบาดของรีวิวที่เลวร้ายนี้? ผู้กระทำผิดหลักมีสาม

ปัญหา #1: ข้อเสนอแนะที่กระจัดกระจาย

ลองนึกภาพว่าคุณต้องการทำแซนด์วิชให้ตัวเองสำหรับมื้อกลางวัน แต่ขนมปังอยู่ในห้องน้ำ ผักอยู่ในโรงรถ และชีสอยู่ในตู้เสื้อโค้ทของคุณ การเดินไปเก็บส่วนผสมและกลับมาพบกันในครัวอาจใช้เวลานานและน่ารำคาญ

ดูเหมือนสถานการณ์ที่ไร้สาระ แต่สิ่งที่นักการตลาดผ่านอีเมลต้องรับมือเมื่อต้องการรับคำติชมจากผู้ถือหุ้นหลายราย เราถามชุมชนของเราว่าพวกเขาได้รับการตอบอีเมลและการตลาดจำนวนมากแสดงให้เห็นว่าพวกเขาใช้หลายช่องทางที่จะส่งข้อเสนอแนะเกี่ยวกับการเก็บรวบรวมอีเมลเดียว

วิธีรับความคิดเห็นที่พบบ่อยที่สุดคือทางอีเมล โดย 75% บอกว่าตนใช้วิธีนี้ โอ้เยี่ยมมาก มีอะไรเพิ่มเติมในกล่องจดหมายของคุณ! เป็นที่เข้าใจกันว่านี่เป็นพื้นที่ปกติในการส่งความคิดเห็นเพื่อตอบกลับอีเมลทดสอบ แต่ข้อมูลสำคัญอาจสูญหายในชุดข้อความ 25% ของผู้ที่ใช้ Slack เพื่อรับความคิดเห็นอาจประสบปัญหาที่คล้ายกันในการค้นหาผ่านการสนทนาเพื่อค้นหาความคิดเห็นเฉพาะ

อีกวิธีหนึ่งที่ได้รับความนิยมในการรวบรวมรีวิวทางอีเมลคือการใช้วาจา โดย 28% จัดการรีวิวด้วยวิธีนี้ ในขณะที่การพูดคุยแบบเห็นหน้ากับใครบางคนจะลดโอกาสที่คุณจะเข้าใจผิดเกี่ยวกับเจตนา แต่ก็ไม่ทิ้ง "ร่องรอยของกระดาษ" เมื่อมีสิ่งอื่นๆ บนจานของคุณ คุณสามารถลืมรายละเอียดของการสนทนาได้อย่างง่ายดาย

21% ของนักการตลาดทำงานร่วมกันผ่าน Google Docs หรือเอกสารอื่นๆ ที่แชร์ ข่าวดีก็คือวิธีนี้รวมบันทึกย่อได้ดีกว่าเธรดการสนทนาในอีเมลเล็กน้อย มีขั้นตอนเพิ่มเติมในการแปลความคิดเห็นในเอกสารหนึ่งไปยังอีเมลจริงในอีกโปรแกรมหนึ่ง

รายการวิธีการที่ใช้ในการรวบรวมการอนุมัติอีเมลดำเนินต่อไปเรื่อยๆ ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ช่องที่คุณใช้มากนัก อาการปวดหัวเริ่มปรากฏขึ้นเมื่อสมาชิกในทีมต่างส่งความคิดเห็นผ่านวิธีการต่างๆ จากนั้นหัวหน้าโครงการจะถูกปล่อยให้กระทบยอดข้อมูลทั้งหมดและแปลเป็นการแก้ไขจริง

ปัญหา #2: ไม่มีเวิร์กโฟลว์ที่เป็นที่ยอมรับ

ปัญหาอีกประการหนึ่งที่นำไปสู่การทบทวนอีเมลคือการไม่มีเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้ พูดง่ายๆ ว่า ถ้าไม่มีความคาดหวัง ก็ไม่มีใครสามารถตอบสนองได้ การหารายละเอียดต่างๆ จะช่วยได้มาก เช่น:

• ผู้คนคาดหวังที่จะแบ่งปันความคิดเห็นได้เร็วแค่ไหน?
• คุณต้องการคำติชมประเภทใด
• ใครเป็นผู้พูดขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับการตัดสินใจของแต่ละคน?
• คุณจัดการกับความคิดเห็นที่ขัดแย้งกันอย่างไร?

หากไม่มีขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน คุณจะสร้างกระบวนการอนุมัติอีเมลใหม่ทุกครั้ง

ปัญหา #3: ความคิดเห็นมากเกินไป

สุดท้าย บทวิจารณ์ทางอีเมลจะล้นหลามหากมีพ่อครัวอยู่ในครัวมากเกินไป แม้แต่ช่องความคิดเห็นเพียงช่องเดียวก็ยังรู้สึกท่วมท้นหากมีคนเข้ามาพูดคุยมากเกินไป อาจเป็นเรื่องน่าเย้ายวนที่จะคิดว่าคำติชมที่มากขึ้นเท่ากับความสมบูรณ์แบบของอีเมล แต่ความคิดเห็นที่มากขึ้นจะมีประโยชน์เพียงใดก็มีขีดจำกัด

การมีสมาชิกในทีมจำนวนมากที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบอีเมลนั้นไม่ได้เลวร้ายสำหรับนักการตลาดผ่านอีเมลเท่านั้น แต่ละแผนกหรือผู้จัดการเพิ่มเติมที่คุณนำเข้ามาต้องใช้เวลาว่างในแต่ละวันเพื่อเพิ่มความคิดเห็น แม้ว่าความคิดเห็นบางส่วนจะมีความสำคัญ แต่ความคิดเห็นอื่นๆ อาจให้บริการบริษัทได้ดีกว่าโดยรักษาความสามารถของตนไว้ที่อื่น

วิธีสร้างเวิร์กโฟลว์การตรวจสอบอีเมลในฝันของคุณ

การตรวจสอบอีเมลเป็นปัญหาคอขวดสำหรับทีมอีเมลจำนวนมาก ซึ่งหมายความว่าเป็นประเด็นสำคัญสำหรับการปรับปรุง คุณสามารถใช้คันโยกสองแบบเพื่อยกเครื่อง เวิร์กโฟลว์การอนุมัติอีเมล ของคุณ : ใครและอย่างไร

จำกัดจำนวนผู้ตรวจสอบอีเมลให้เหลือเพียง 2 หรือสามคนในทีม

การปรับปรุงกระบวนการตรวจสอบอีเมลของคุณเริ่มต้นด้วยการพิจารณาให้ดีว่าใครมีส่วนร่วมในขั้นตอนการทำงานของคุณ

จุดที่น่าสนใจของการทำงานร่วมกันคือการมีคน 2-3 คนมีส่วนร่วมในการวิจารณ์อีเมล ด้วยวิธีนี้ คุณจะได้รับความคิดเห็นเล็กน้อยโดยไม่ต้องตอบสนองความต้องการของทุกคน บุคคลไม่กี่คนเหล่านี้อาจอยู่ในทีมอีเมลของคุณหรือขยายไปยังแผนกต่างๆ เช่น ฝ่ายกฎหมาย หากคุณไม่แน่ใจว่าจะลบใครออกจากการตรวจสอบอีเมลทุกวัน ให้เริ่มจากด้านบน นั่นคือทีมผู้บริหาร

27% ของนักการตลาดได้รับคำติชมจากผู้บริหารหรือทีมปฏิบัติการ—และทีมเหล่านั้นมีแนวโน้มที่จะให้คะแนนกระบวนการอนุมัติของพวกเขาว่าเป็นภาระมากเกินไป หากขั้นตอนนี้ยังคงเป็นกระบวนการตรวจสอบที่มีคุณค่าสำหรับคุณ ก็จงรักษาไว้ อย่างไรก็ตาม สำหรับองค์กรส่วนใหญ่ ความเป็นผู้นำของผู้บริหารควรให้คำปรึกษาเกี่ยวกับกลยุทธ์ระดับสูงได้ดีกว่า แทนที่จะใช้อีเมลเพียงฉบับเดียว

ตกลงเรื่องระยะเวลาและโครงสร้างสำหรับกระบวนการตรวจสอบ

หลังจากที่คุณได้ตัดสินใจว่าใครมีความสำคัญที่จะต้องมีในกระบวนการตรวจสอบของคุณ ให้คิดว่าควรมีการจัดโครงสร้างอย่างไร กรอบเวลาที่เป็นจริงสำหรับการรวบรวมและดำเนินการตามความคิดเห็นคืออะไร ทุกคนขอให้ตรวจสอบอีเมลพร้อมกันหรือไม่ หรือต้องผ่านการตรวจสอบระดับ "ตัวกรอง" ที่แตกต่างกันหรือไม่ การสื่อสารช่วยให้ทุกคนมีความคาดหวังเหมือนกัน

เลือก เครื่องมือ เดียว เพื่อรวมคำติชมทั้งหมดไว้ที่ศูนย์กลาง

หลังจากจัดเรียงทีมตรวจสอบอีเมลและไทม์ไลน์ของคุณแล้ว ก็ถึงเวลาจัดวางเครื่องมือของคุณให้เป็นระเบียบ ส่วนที่สำคัญที่สุดของ "วิธีการ" ในกระบวนการตรวจสอบอีเมลของคุณก็คือ ทุกคนใช้วิธีการเดียวในการแบ่งปันความคิดเห็น แม้แต่ชุดข้อความอีเมลที่ยาวมากเพียงชุดเดียวก็ยังดีกว่าอีเมล Slack ความคิดเห็นใน Google ไดรฟ์ และโพสต์อิทจากเจ้านายของคุณ

ลดเวลาในการตรวจสอบอีเมลลงครึ่งหนึ่งด้วย Litmus Proof

หากคุณต้องการที่จะทำให้ชีวิตของคุณง่ายยิ่งขึ้นพิจารณาใช้สารสีน้ำเงินหลักฐาน คุณลักษณะการทำงานร่วมกันนี้จะรวบรวมความคิดเห็นของทุกคนควบคู่ไปกับรหัสอีเมลและการทดสอบของคุณ คุณสามารถเชิญทีมหลักของคุณให้ตรวจสอบ และพวกเขาสามารถแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับจุดใดจุดหนึ่งภายในอีเมลได้

คุณจะไม่ต้องคอยไล่ตามความคิดเห็น และทีมของคุณจะสามารถเห็นบันทึกของคนอื่น ๆ ได้ หลีกเลี่ยงการซ้ำซ้อน นอกจากการแบ่งปันหลักฐานภายในบัญชี Litmus ของคุณแล้ว คุณยังสามารถแชร์ลิงก์ไปยังหลักฐานยืนยันทางอีเมลผ่านลิงก์สาธารณะเพื่อแนบไปกับเครื่องมือการจัดการโครงการ

อยากรู้? เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับสารสีน้ำเงินหลักฐาน