วิธีจัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือผู้ที่มีส่วนได้เสียในโครงการ พวกเขาต้องการทราบว่าโครงการมีความคืบหน้าอย่างไรและมีกำหนดส่งมอบตรงเวลาหรือไม่และอยู่ภายในงบประมาณหรือไม่ ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องจัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคืออะไร?

ความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นเกณฑ์ที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะพิจารณาว่าโครงการประสบความสำเร็จ สิ่งเหล่านี้มักเป็นหลายๆ อย่างรวมกัน ตั้งแต่การส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการขั้นสุดท้ายที่ตรงตามความคาดหวังด้านคุณภาพที่กำหนดให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ไปจนถึงการเสร็จสิ้นโครงการให้ทันเวลาและอยู่ในงบประมาณ

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะต้องการการอัปเดตเป็นประจำและผู้จัดการโครงการสามารถใช้การนำเสนอของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเหล่านี้เพื่อจัดการความคาดหวังของพวกเขา ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งมีคุณลักษณะการรายงานที่ปรับแต่งได้ซึ่งสามารถแชร์ในรูปแบบต่างๆ ได้อย่างง่ายดายเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้รับการปรับปรุง ง่ายต่อการสร้างรายงานสถานะและพอร์ตโฟลิโอ ตลอดจนรายงานผลต่างที่สามารถกรองเพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่น่าจะเป็นที่สนใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี

เหตุใดการจัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจึงเป็นสิ่งสำคัญ

สิ่งสุดท้ายที่ผู้จัดการโครงการต้องการคือการให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียขัดจังหวะการดำเนินงานประจำวันในการจัดการโครงการโดยมีคำถามเกี่ยวกับความคืบหน้าและการใช้จ่าย คำถามเหล่านี้เป็นคำถามที่ถูกต้อง แต่ถ้าผู้จัดการโครงการไม่ได้เป็นเจ้าของการสนทนานั้น ก็จะดึงพวกเขาออกจากงานโครงการที่สำคัญ และอาจเป็นอันตรายต่อแผนโครงการ

แน่นอนว่าไม่ใช่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดที่เป็นลูกค้า ใครก็ตามที่มีส่วนได้เสียในโครงการเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย สมาชิกในทีมเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การจัดการความคาดหวังของพวกเขาจะสร้างความไว้วางใจและพัฒนาความสัมพันธ์ที่ดียิ่งขึ้นกับทีม สิ่งนี้ช่วยเพิ่มขวัญและกำลังใจในการทำงาน การจัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีความสำคัญมาก เนื่องจากจะนำไปสู่โครงการที่ดำเนินไปอย่างราบรื่น

วิธีจัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียใน 6 ขั้นตอน

การจัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาจเป็นเรื่องท้าทาย แต่เป็นส่วนสำคัญของการจัดการโครงการ ต่อไปนี้คือขั้นตอนบางอย่างที่คุณสามารถทำได้เพื่อจัดการกับกระบวนการนั้น

1. ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

ก่อนที่คุณจะจัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย คุณต้องรู้ว่าพวกเขาเป็นใคร ระบุผู้มีส่วนได้เสียในโครงการทั้งหมดและความสนใจของพวกเขาในโครงการ เพื่อให้คุณเข้าใจว่าพวกเขาเกี่ยวข้องกับโครงการอย่างไร

2. กำหนดผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

เมื่อคุณระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณแล้ว ให้ใช้แผนที่เพื่อแสดงภาพความสัมพันธ์ของพวกเขากับโครงการ แผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมี 4 ส่วน คือ พึงพอใจ จัดการอย่างใกล้ชิด เฝ้าติดตาม และรับทราบข้อมูล คุณจะวางผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละกลุ่มในส่วนที่เหมาะสมเพื่อให้เข้าใจวิธีจัดการกับพวกเขาได้ดียิ่งขึ้น

3. รวบรวมความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

ทำความเข้าใจกับความคาดหวังโดยการสัมภาษณ์พวกเขาและรับมุมมองของพวกเขา เช่น เกณฑ์ใดที่พวกเขาจะพิจารณาสำหรับโครงการที่ประสบความสำเร็จ ข้อมูลนี้จะช่วยให้คุณจัดการความคาดหวังของพวกเขาตลอดวงจรชีวิตของโครงการ

4. สร้างเอกสารขอบเขตโครงการและได้รับการอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เอกสารขอบเขตอธิบายขอบเขตของโครงการ จะกำหนดความรับผิดชอบของทีมและกำหนดขั้นตอนสำหรับการตรวจสอบและอนุมัติงานที่เสร็จสมบูรณ์ ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณตรวจสอบเอกสารนี้และอนุมัติก่อนที่จะนำไปใช้ เพื่อให้พวกเขาเข้าใจว่าโครงการจะเดินหน้าต่อไปอย่างไร

5. สร้างแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

แผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียใช้เพื่อกำหนดและจัดทำเอกสารแนวทางและการดำเนินการเพื่อเพิ่มการสนับสนุนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และลดผลกระทบเชิงลบที่อาจมีต่อโครงการ สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและกำหนดระดับของอำนาจและอิทธิพลที่พวกเขามีต่อโครงการ

6. สื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตลอดการดำเนินโครงการ

เมื่อคุณมีแผนแล้ว คุณต้องแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบ ค้นหาว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละรายต้องการรับการอัปเดตอย่างไรและความถี่ของการอัปเดตเหล่านั้น จากนั้นคุณจะสามารถนำเสนอผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละรายได้ตามต้องการเพื่อให้พวกเขาได้รับข้อมูลล่าสุด ไม่ว่าจะเป็นด้วยตนเอง ทางอีเมล ฯลฯ

วิดีโอ: เคล็ดลับในการจัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ในบางครั้ง ผู้จัดการโครงการต้องตอบสนองความคาดหวังที่แตกต่างกันของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่าย ในวิดีโอนี้กับ Jennifer Bridges, PMP ของเราเอง เรียนรู้วิธีจัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและตรวจสอบให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับโครงการของคุณ

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการที่ผู้จัดการโครงการควรปฏิบัติตามเมื่อจัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

• จัดทำเอกสารผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: ไม่ใช่ทุกคนที่เป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายครั้งที่โครงการเริ่มต้นขึ้น มีคนหลายคนในองค์กร สมาชิกลูกค้า สมาชิกในทีม และคู่ค้าผู้ขายที่พยายามให้ผลกระทบและข้อเสนอแนะ และร้องขอการเปลี่ยนแปลงแผนโครงการ และเราจำเป็นต้องจำไว้ว่าสิ่งเหล่านี้ไม่จำเป็น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย โดยทั่วไปแล้ว องค์กรทั้งหมดที่ได้รับผลกระทบจากโครงการจะมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เป็นตัวแทนในโครงการและสมาชิกของคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลง แต่พวกเขามีตัวแทนที่พวกเขาไปตอบเพื่อองค์กร ดังนั้นไม่ใช่ทุกคนที่มีส่วนได้ส่วนเสีย
• บังคับใช้กระบวนการ: สิ่งสำคัญในฐานะผู้จัดการโครงการคือการรักษากระบวนการให้สอดคล้องกัน ดังนั้นเมื่อคนอื่นๆ ในองค์กร อาจเป็นผู้จัดการโครงการหรือสมาชิกในทีมของคุณ และแจ้งให้พวกเขาทราบว่ามีกระบวนการ กระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงดังนั้นหากจำเป็นต้องให้ข้อเสนอแนะผ่านโครงการหรือต้องตัดสินใจ จะต้องผ่านกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่เป็นทางการ อีกครั้ง ทราบดีว่าแม้ว่าคุณจะบังคับใช้กระบวนการในบางครั้ง คุณก็ต้องปรับแต่งกระบวนการของคุณ ดังนั้น การรักษาให้เป็นปัจจุบันและทำให้ทุกคนในโครงการและนอกโครงการเป็นไปตามแผน
• จัดทำรายงานสถานะเป็นประจำและสม่ำเสมอ: ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมักมีหลายโครงการที่กำลังดำเนินอยู่ ดังนั้นพวกเขาจึงเข้าร่วมการประชุมนับล้านครั้ง พวกเขามีงานนับล้านที่ต้องรับผิดชอบ และพวกเขากำลังดูรายงานโครงการจำนวนมากเพื่อพยายามตัดสินใจดังนั้นพวกเขาจึงพึ่งพาคุณซึ่งเป็นผู้จัดการโครงการในการจัดเก็บเอกสาร จัดการ และส่งมอบสิ่งต่างๆ ด้วยเหตุนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องจัดทำรายงานสถานะบ่อยๆ สม่ำเสมอ เป็นปัจจุบัน และอยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ โปรดจำไว้ว่าผู้บริหารต้องการสถานะในระดับที่แตกต่างจากสมาชิกในทีม สมาชิกในทีมอาจต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับงานของพวกเขา ผู้บริหารอาจต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับสถานะโดยรวมของโครงการและความสมบูรณ์ของโครงการ
• ถามคำถาม: จากนั้นติดต่อฐานเป็นประจำและถามคำถามผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณติดต่อพวกเขาอีกครั้ง คอยติดต่อและติดต่อกันตลอดเวลา แล้วพูดว่า “เป็นอย่างไรบ้าง คุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับโครงการนี้” “เป็นไปตามความคาดหวังของคุณหรือไม่” ดังนั้น เมื่อถามคำถาม คุณจะเห็นว่าพวกเขามีข้อกังวลอะไรแทนที่จะไปร่วมประชุมผู้บริหาร และคุณเป็นคนสุดท้ายที่รู้ว่าคุณกำลังจะประสบกับบางสิ่งที่ทีมของคุณพลาดไป หรือคุณในฐานะผู้จัดการโครงการพลาดไป
• Dispel Myths: เนื่องจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีหลายโครงการ มีหลายสิ่งหลายอย่างเกิดขึ้น จึงยากสำหรับพวกเขาที่จะติดตาม มีผู้คนที่แตกต่างกันในโครงการ นอกโครงการให้ข้อมูล และนั่นคือที่มาของตำนานเมื่อผู้คนตั้งสมมติฐานและแสดงข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเกี่ยวกับสิ่งต่างๆ ดังนั้น สิ่งสำคัญคือต้องปัดเป่าความเชื่อผิดๆ เหล่านั้นไปพร้อมกัน และให้ผู้คนพูดความจริงเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นจริงในโครงการ

ดังนั้นเราจึงรู้สึกว่านี่เป็นการป้องกันที่จะช่วยให้คุณประหยัดการรักษาได้ 1 ปอนด์สำหรับการรักษาความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียให้สอดคล้องและเป็นไปตามแผน ปฏิบัติตามคำแนะนำง่ายๆ นี้ และคุณจะสามารถจัดการกับความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณได้ ยังดีกว่า คุณจะได้ตรึงความคาดหวังเหล่านั้นไว้กับกำหนดการที่สอดคล้องกับโครงการของคุณ ขอบคุณที่รับชม!

เทมเพลตการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียฟรี

เพื่อช่วยในการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ProjectManager มีเทมเพลตการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียฟรี ProjectManager เป็นศูนย์กลางออนไลน์สำหรับการจัดการโครงการทุกอย่าง รวมถึงบล็อกรายสัปดาห์ วิดีโอแนะนำการใช้งาน และเทมเพลตการจัดการโครงการฟรีสำหรับ Excel และ Word ต่อไปนี้คือตัวอย่างที่สามารถช่วยในการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เทมเพลตการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ใช้เทมเพลตการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของเราฟรีสำหรับ Excel เพื่อระบุและจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ เทมเพลตฟรีจะแสดงชื่อ ตำแหน่ง และรายละเอียดการติดต่อ ตลอดจนระดับอิทธิพล และอื่นๆ อีกมากมาย

แม่แบบแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

แผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทำให้เห็นภาพว่าคุณจะจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละรายอย่างไร การวางผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณในเทมเพลตแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียฟรีของเราสำหรับ Excel คุณสามารถสร้างแผนภูมิระดับความสนใจและอิทธิพลของแต่ละคนได้

หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือที่สามารถช่วยให้คุณรักษาความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณให้เป็นไปตามแผนและสอดคล้องกัน ลงชื่อสมัครใช้ซอฟต์แวร์ของเราตอนนี้ที่ ProjectManager