วิธีเพิ่มการยอมรับผู้ใช้ซอฟต์แวร์สูงสุดในบริษัทของคุณ

ซอฟต์แวร์เป็นเครื่องมือที่จะช่วยคุณแก้ปัญหา ไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาในตัวมันเอง ดังนั้น เมื่อคุณซื้อเครื่องมือซอฟต์แวร์ใหม่ แสดงว่าคุณเพิ่งเริ่มต้นเส้นทางซอฟต์แวร์ของคุณเท่านั้น
การพิจารณาว่าควรใช้เครื่องมือใดเมื่อคุณอยู่ในขั้นตอนการตัดสินใจ อาจรู้สึกว่าเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของการเดินทางครั้งนี้ แน่นอน การรับผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ แต่ถ้าคุณไม่สามารถผลักดันให้พนักงานของคุณยอมรับการใช้งานอย่างแพร่หลายในหมู่พนักงาน ไม่สำคัญหรอกว่าซอฟต์แวร์ที่คุณซื้อจะมีความเหมาะสมเพียงใด
ครั้งแล้วครั้งเล่า คุณจะได้ยินเรื่องราวของผู้คนที่เสียใจกับการตัดสินใจเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ เนื่องจากไม่ได้ทำในสิ่งที่พวกเขาต้องการจริงๆ บางครั้งก็เป็นเช่นนั้นจริง ๆ แต่บ่อยครั้งที่ผู้คนไม่พอใจกับการตัดสินใจเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ เป็นเพราะว่าพวกเขาไม่ได้ใช้เครื่องมืออย่างถูกต้อง และส่งผลให้มีอัตราการยอมรับของผู้ใช้ต่ำในหมู่พนักงาน
เมื่อพนักงานไม่ได้ใช้ซอฟต์แวร์ที่ซื้อมาใหม่ วงจรชีวิตของซอฟต์แวร์จะมีลักษณะดังนี้:

1. ซื้อซอฟต์แวร์ใหม่
2. ใช้ซอฟต์แวร์ใหม่อย่างไม่เหมาะสม
3. ไม่เห็นผลหรือการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการ
4. ดูนาฬิกาแล้วนับวินาทีจนหมดสัญญา
5. ทำซ้ำ

หากคุณไม่กำจัดเครื่องมือใหม่เมื่อสัญญาการขายหมดอายุ คุณจะต้องเก็บเครื่องมือไว้รอบๆ ตัว ใช้งานเท่าที่จำเป็น และบอกตัวเองว่าเครื่องมือนี้ทำงานให้สำเร็จพร้อมทั้งหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายใดๆ ที่จะพยายามคำนวณผลตอบแทนของคุณ ในการลงทุน

การยอมรับของผู้ใช้คืออะไร?

เมื่อเราพูดถึงการนำผู้ใช้ไปใช้ซอฟต์แวร์ เราหมายถึงการนำเครื่องมือไปใช้ในกระบวนการทางธุรกิจของคุณ เพื่อให้พนักงานทุกคนที่มีเหตุผลในการใช้ซอฟต์แวร์นั้นใช้งานได้
การยอมรับของผู้ใช้โดยทั่วไปจะเรียกว่าอัตราหรือเปอร์เซ็นต์ คุณไม่สามารถรับการนำไปใช้โดยผู้ใช้ 100% ได้เสมอ แต่ถ้าคุณมีการใช้งานโดยผู้ใช้เพียง 30% สำหรับผลิตภัณฑ์หนึ่งๆ แสดงว่าคุณมีปัญหา
อัตราดังกล่าวใช้กับพนักงานที่มีเหตุผลในการใช้เครื่องมือเท่านั้น บุคลากรในฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจไม่มีเหตุผลที่จะใช้เครื่องมือวิเคราะห์การขายของคุณ ดังนั้นการที่พวกเขาไม่ได้ใช้จึงไม่ควรนับรวมกับการยอมรับของผู้ใช้ของคุณ

เหตุใดการยอมรับของผู้ใช้จึงมีความสำคัญมาก

ย้ำอีกครั้งว่า ส่วนใหญ่แล้วซอฟต์แวร์ใหม่จะล้มเหลว เกิดจากการที่ผู้ใช้ไม่ยอมรับ ไม่ใช่ฟังก์ชันการทำงานของเครื่องมือ
เป็นไปได้ว่าเมื่อคุณเลือกผลิตภัณฑ์ คุณได้สาธิตหลายอย่าง เข้าใจคุณสมบัติที่คุณต้องการ และพูดคุยกับพนักงานขายคนอื่นๆ ว่าคุณจะใช้เครื่องมือของพวกเขากับธุรกิจของคุณได้อย่างไร ผลิตภัณฑ์ที่คุณลงเอยด้วยอาจจะสามารถบรรลุสิ่งที่คุณต้องการทำให้สำเร็จได้
ดังนั้นหากเครื่องมือไม่ใช่ปัญหา การใช้งานก็น่าจะเป็นอย่างนั้น เหตุผลที่การนำไปใช้โดยผู้ใช้มีความสำคัญต่อความสำเร็จของเครื่องมือมาก เป็นเพราะว่ามักจะเป็นเพียงข้อเสนอทั้งหมดหรือไม่มีเลย
หากครึ่งหนึ่งของทีมของคุณใช้เครื่องมืออย่างถูกต้อง แต่อีกครึ่งหนึ่งไม่ได้ใช้หรือใช้งานอย่างไม่เหมาะสม คุณอาจมีหายนะในมือของคุณ
เมื่อหลายปีก่อน ฉันทำงานในแผนกเนื้อหาของบริษัทที่สร้างวิดีโอแอนิเมชัน ฉันจะทำงานเกี่ยวกับสคริปต์สำหรับวิดีโอและแต่ละสคริปต์จะต้องทำซ้ำหลายครั้ง ทำให้เราติดตามสคริปต์ทุกเวอร์ชันได้ ดังนั้นเราจึงมั่นใจได้ว่าอนิเมเตอร์ทำงานได้อย่างถูกต้อง
หลังจากนั้นไม่นาน เราก็ตัดสินใจลงทุนในระบบการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล (DAM) เพื่อเก็บสคริปต์ทั้งหมดไว้ในที่เดียว เนื่องจากบางครั้งอาจมีสคริปต์เดียวกันถึงสิบเวอร์ชัน เราจึงต้องจัดอนุกรมวิธานที่สอดคล้องกันสำหรับสคริปต์ทั้งหมดเพื่อให้เราสามารถค้นหาสคริปต์ล่าสุดได้อย่างง่ายดาย
หลังจากซื้อ DAM หัวหน้าฝ่ายเนื้อหาของเราได้ส่งอีเมลสรุปกระบวนการใหม่ที่มาพร้อมกับซอฟต์แวร์ อีเมลมีรายละเอียดและมีข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อใช้ DAM อย่างถูกต้อง
แต่มีปัญหาหนึ่ง อีเมลกำหนดให้ทุกคนในองค์กรต้องอ่านอีเมลขนาดยาวตั้งแต่ต้นจนจบ คาดเดาอะไร? ที่ไม่ได้เกิดขึ้น
ในไม่ช้า DAM ก็เต็มไปด้วยสคริปต์ที่มีรูปแบบการตั้งชื่อที่แตกต่างกันสามแบบ สิ่งนี้ทำให้เกิดความสับสนเล็กน้อย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากคนที่ทำงานในสคริปต์เวอร์ชัน 3 อาจไม่ทำงานในเวอร์ชันที่สี่ ดังนั้นเมื่อคนใหม่เริ่มใช้เวอร์ชันสี่ พวกเขาอาจระบุเวอร์ชันที่สองเป็นเวอร์ชันล่าสุด เนื่องจากรูปแบบการตั้งชื่อที่ไม่สอดคล้องกัน
ในที่สุดสิ่งนี้ทำให้เกิดการทำงานซ้ำหลายครั้งและลูกค้าที่ไม่พอใจบางคนไม่แน่ใจว่าทำไมเราจึงส่งร่างสิ่งที่พวกเขาเห็นไปแล้วให้พวกเขา
เราใช้เวลาเพียงไม่กี่เดือนในการทิ้งเครื่องมือนั้นและย้ายไปยังเครื่องมือใหม่ และไม่ใช่เพราะเครื่องมือไม่สามารถบรรลุสิ่งที่เราต้องการให้สำเร็จ แต่เป็นเพราะเราไม่ได้มีการนำไปใช้โดยผู้ใช้อย่างสม่ำเสมอ ดังนั้นคุณลักษณะที่มีประโยชน์ทั้งหมดจึงไร้ประโยชน์

วิธีหลีกเลี่ยงการรับผู้ใช้ต่ำ

“ตกลง เป็นที่น่ารู้ การยอมรับผู้ใช้ต่ำนั้นไม่ดี แต่ฉันจะทำอย่างไรกับมันได้” คุณพูด. ฉันมีข่าวดีสำหรับคุณ คุณได้มาถึงสถานที่ที่เหมาะสม.
แม้ว่าจะไม่มีสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อให้แน่ใจว่าการใช้งานซอฟต์แวร์จะราบรื่น แต่ก็มีบางสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อเพิ่มโอกาสที่สิ่งต่าง ๆ จะดำเนินไปอย่างราบรื่น

1. รู้จักองค์กรของคุณ

ไม่มีสิ่งที่เรียกว่าเครื่องมือขนาดเดียวที่เหมาะกับทุกคน ผลิตภัณฑ์ใดที่เหมาะกับคุณ จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับความต้องการและความสามารถของพนักงานที่จะใช้ซอฟต์แวร์
ตัวอย่างเช่น หากพนักงานของคุณประสบปัญหาบางอย่างเช่น Gmail คุณจะต้องมีโซลูชันที่ใช้งานง่ายมากและมีอินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่ใช้งานง่าย ในทางกลับกัน หากคุณมีพนักงานที่เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยี คุณจะมีอิสระในการเลือกซอฟต์แวร์มากขึ้น
แน่นอน ความสามารถทางเทคโนโลยีไม่ใช่สิ่งเดียวที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับพนักงานของคุณ ปัจจัยหลักในการที่พนักงานใช้เครื่องมือคือวินัย ไม่ว่าคุณจะมีความชำนาญด้านเทคโนโลยีแค่ไหน การเรียนรู้ซอฟต์แวร์ใหม่ไม่ใช่สิ่งที่สามารถทำได้ในพริบตา
บางกลุ่มอาจได้รับความไว้วางใจให้เรียนรู้และนำเครื่องมือใหม่มาใช้โดยไม่ต้องมีการกำกับดูแลอย่างเข้มงวด อย่างไรก็ตาม หากองค์กรของคุณมีประวัติการใช้งานซอฟต์แวร์ที่ไม่เต็มใจ อาจต้องมีกำหนดการและแผนการใช้งานที่เข้มงวด

2. ดูมากกว่าคุณสมบัติ

ผู้คนมักจะให้ความสำคัญกับคุณลักษณะต่างๆ ในระหว่างขั้นตอนการวิจัยและการซื้อของเส้นทางซอฟต์แวร์ของตน มันสมเหตุสมผลเช่นกัน ท้ายที่สุด คุณลักษณะคือสิ่งที่ทีมของคุณจะใช้งาน
ต่อต้านสัญชาตญาณที่ว่าคุณลักษณะเป็นสิ่งเดียวที่คุณต้องมุ่งเน้น
ทำวิจัยเกี่ยวกับคุณภาพของการสนับสนุนลูกค้าของผลิตภัณฑ์ที่คุณสนใจ เกือบจะรับประกันได้ว่าคุณจะต้องการมัน และคุณต้องการแน่ใจว่าคุณจะอยู่ในมือที่ดีเมื่อถึงเวลานั้น
เพื่อแสดงให้เห็นว่าเหตุใดการสนับสนุนลูกค้าจึงมีความสำคัญ ให้ฉันเล่าเรื่องสั้นๆ เกี่ยวกับเครื่องมือข่าวกรองธุรกิจที่ฉันใช้ที่บริษัทล่าสุดที่ฉันทำงานให้
เราเป็นบริษัทข้อมูล เรามีจำนวนมาก และนั่นคือสิ่งที่ทำให้เรามีค่าต่อลูกค้าของเรา อันที่จริง เรามีหลายอย่างที่เราพยายามใช้มันทั้งหมด ในที่สุด เราก็ตัดสินใจว่าเราต้องการเครื่องมือที่จะช่วยให้เราได้รับประโยชน์สูงสุดจากข้อมูลของเรา
หลังจากทำวิจัยแล้ว เครื่องมือที่เราใช้ก็ดูสมเหตุสมผลดี มันทำทุกอย่างที่เราต้องการ และมันจะช่วยให้เราใช้ข้อมูลของเราในแบบที่เราไม่เคยทำมาก่อน
การดำเนินการไม่รวดเร็ว แต่ก็เป็นที่คาดหมาย หลังจากผ่านไปหลายเดือน วิศวกรข้อมูลของเราได้เปิดเผยเครื่องมือนี้แก่นักวิจัยของเรา และในตอนแรกก็มีแนวโน้มที่ดี
อย่างไรก็ตาม ยิ่งเราใช้มากเท่าไหร่ เราก็ยิ่งมีคำถามและคำขอมากขึ้นเท่านั้น สิ่งเหล่านี้มักจะต้องส่งต่อผ่านวิศวกรข้อมูลไปยังผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ เราต้องการให้เครื่องมือทำสิ่งต่างๆ ที่ดูเหมือนทำได้ด้วยความช่วยเหลือจากผู้ให้บริการ
นี่คือสิ่งที่ตกต่ำ วิศวกรข้อมูลของเราหงุดหงิดอยู่เสมอเพราะผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ไม่ตอบสนองและไม่ช่วยเหลือ สิ่งที่เราต้องการเพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุด (หรืออะไรก็ตาม) จากเครื่องมือนั้นยังไม่เสร็จ
เราในทีมวิจัยค่อยๆ หยุดใช้เครื่องมือนี้ และของชิ้นนั้นก็กลายเป็นของที่ระลึกหลังจากซื้อไป 8 เดือน อาจไม่แปลกใจเลยที่คุณทราบว่าเราไม่ได้ต่ออายุสัญญากับเครื่องมือนี้ และในไม่ช้าก็ลงทุนในสัญญาอื่น
นี่ไม่ใช่ตัวอย่างของพนักงานที่ไม่แยแสหรือขาดความเข้าใจในปัญหาทางธุรกิจ นี่ไม่ใช่แค่การพิจารณาปัจจัยทั้งหมดที่นำไปสู่การดำเนินการที่ประสบความสำเร็จ
การยอมรับโดยผู้ใช้เป็นเรื่องยากที่จะบรรลุ และหากคุณหวังว่าจะบรรลุเป้าหมาย คุณจะต้องพิจารณามากกว่าคุณสมบัติเมื่อคุณกำลังพิจารณาผลิตภัณฑ์

3. มีแผนการฝึกอบรมในสถานที่

บ่อยครั้งเมื่อคุณซื้อซอฟต์แวร์ชิ้นใหม่ คนส่วนใหญ่ในองค์กรของคุณจะไม่เคยใช้ผลิตภัณฑ์นี้มาก่อน ดังนั้น เพื่อผลักดันให้มีอัตราการนำไปใช้โดยผู้ใช้สูง คุณจะต้องมีโปรแกรมการฝึกอบรมที่เปิดโอกาสให้ทุกคนในทีมของคุณได้เรียนรู้วิธีใช้เครื่องมือ
เพื่อให้แน่ใจว่าการฝึกอบรมผลิตภัณฑ์ของคุณได้รับการปรับให้เหมาะสมที่สุด ควรมีคนเดียวเป็นผู้นำในการฝึกอบรม นี่น่าจะเป็นผู้ดูแลระบบหลักของผลิตภัณฑ์และเป็นหนึ่งในไม่กี่คนที่ใช้เวลาส่วนใหญ่พูดคุยกับผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ในระหว่างกระบวนการซื้อ เนื่องจากบุคคลนี้อยู่ด้วยตลอดการเดินทาง พวกเขาจะมีความรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ดีขึ้นแล้ว และในอุดมคติแล้ว ความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ให้บริการ
เมื่อเริ่มการฝึกอบรมแล้ว ความรับผิดชอบเป็นสิ่งสำคัญ ไม่มีใครอยากใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงเรียนรู้วิธีใช้ผลิตภัณฑ์ พวกเขาทั้งหมดมีงานต้องทำ และมูลค่าของผลิตภัณฑ์ใหม่อาจไม่ชัดเจนในทันที
มันไม่สำคัญ หากคุณต้องการการยอมรับจากผู้ใช้จำนวนมาก คุณจะต้องมีทุกคนเข้าร่วม ทำให้การฝึกอบรมนี้เป็นข้อกำหนด ไม่ใช่ทางเลือก

การนำไปปฏิบัติเป็นวัฏจักรที่ไม่สิ้นสุด

คุณซื้อผลิตภัณฑ์ของคุณ คุณได้ฝึกอบรมพนักงานของคุณ และตอนนี้คุณมีทั้งทีมที่ใช้เครื่องมือนี้แล้ว ทำได้ดีมาก ... อืม งานส่วนใหญ่เสร็จสิ้นแล้ว แต่บางส่วนของการนำเครื่องมือใหม่ไปใช้ไม่สิ้นสุด
ธุรกิจของคุณมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นการใช้ซอฟต์แวร์ของคุณจึงจำเป็นต้องพัฒนาไปพร้อมกับมัน เมื่อกระบวนการภายในเปลี่ยนไป การใช้เครื่องมือซอฟต์แวร์เฉพาะของคุณก็อาจเปลี่ยนไปเช่นกัน ดำเนินการประเมินการใช้เครื่องมือของทีมคุณต่อไป และดูว่าเครื่องมือดังกล่าวยังมีประสิทธิภาพและจำเป็นหรือไม่
หากคุณสามารถทำสิ่งที่กล่าวมาทั้งหมดได้สำเร็จ คุณจะต้องมีอัตราการยอมรับของผู้ใช้ที่สูงในกลุ่มซอฟต์แวร์ของคุณ และอาจให้ผลตอบแทนที่ดีจากการลงทุนของคุณ