วิธีตอบกลับอีเมลเพื่อสัมภาษณ์

กระบวนการสัมภาษณ์อาจเป็นช่วงเวลาที่น่าตื่นเต้นและตึงเครียดสำหรับผู้สมัคร โชคดีที่คุณอยู่ในฐานะที่จะระงับความวิตกกังวลได้ นายจ้างที่รู้ วิธีเขียนอีเมลธุรกิจมี ความเห็นอกเห็นใจและเป็นประโยชน์ขณะแนะนำบริษัทในลักษณะที่โดดเด่นกว่าคู่แข่ง

คู่มือนี้จะอธิบายวิธีการตอบกลับอีเมลสำหรับการสัมภาษณ์ ไม่ว่าผู้สมัครจะต้องการเข้ามาในเวลาใดเวลาหนึ่ง ขอให้คุณตั้งค่าบางอย่าง การขอโทรศัพท์ หรือถามคำถามติดตามผล

วิธีตอบกลับอีเมลขอสัมภาษณ์

ผู้สมัครที่มีงานยุ่งซึ่งมีภาระผูกพันในการทำงานหรือครอบครัวมาก่อนอาจระบุเวลาที่เหมาะสำหรับการสัมภาษณ์ การที่คุณรองรับคำขอนี้ได้หรือไม่นั้นจะเป็นตัวกำหนดว่าอีเมลจะเปิดเผยออกมาอย่างไร

หากคุณสามารถรองรับคำขอได้ ลองใช้เทมเพลตนี้:

Subject line: [บริษัท] การยืนยันการสัมภาษณ์

เรียน [FIRST NAME]

ขอบคุณที่สนใจสัมภาษณ์ตำแหน่ง [ROLE] ที่ [COMPANY] ฉันว่างในวันที่ [DATE] เวลา [TIME] และหวังว่าจะได้พบคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับตำแหน่งนี้ในรายละเอียดเพิ่มเติม

โปรดแจ้งให้เราทราบหากฉันสามารถให้ข้อมูลเพิ่มเติมก่อนการประชุมของเรา

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อของคุณและลายเซ็นบริษัท]

คุณอาจพิจารณาเทมเพลตที่ยาวขึ้นซึ่งให้รายละเอียดเพิ่มเติมเพื่อให้ผู้สมัครสะดวกยิ่งขึ้น:

Subject line: [บริษัท] รายละเอียดการสัมภาษณ์

เรียน [FIRST NAME]

เราหวังว่าจะได้พบคุณด้วยตนเองในเวลา [TIME] ในวันที่ [DATE] เพื่อหารือเกี่ยวกับตำแหน่ง [ROLE] ที่ [COMPANY] และต้องการให้คุณรู้สึกสบายใจและเตรียมพร้อมเมื่อมาถึง ด้านล่างนี้ คุณจะพบข้อมูลบางส่วนเกี่ยวกับเราเพื่อช่วยคุณวางแผนสำหรับการสัมภาษณ์ของคุณ

คุณจะได้พบกับ [INTERVIEWER #1], [INTERVIEWER #1 JOB TITLE] และ [INTERVIEWER #2], [INTERVIEWER #2 JOB TITLE] การสัมภาษณ์จะใช้เวลาไม่เกิน [LENGTH OF TIME]

ในระหว่างการสัมภาษณ์ คุณจะถูกขอให้กรอกแบบประเมินทักษะโดยย่อและตอบคำถามสองสามข้อเกี่ยวกับประวัติการทำงานล่าสุดของคุณ โปรดนำ [ตัวอย่าง ประวัติย่อ หรือเอกสารอื่น ๆ ] รวมทั้งแบบฟอร์มบัตรประจำตัวเพื่อเข้าสู่อาคาร

สำนักงานของเราตั้งอยู่ที่ [ADDRESS] ใกล้ [LANDMARK] เราอยู่ใกล้กับ [PUBLIC TRANSPORTATION OPTIONS] และมีที่จอดรถกว้างขวางอยู่ติดกับอาคารของเรา

คุณจะพบกับการแต่งกายในสำนักงานของเราคือ [DRESS CODE] แต่เราขอแนะนำให้คุณสวมชุดที่ใส่สบายที่สุด เพื่อความปลอดภัยของคุณและของเรา เราขอให้คุณสวมหน้ากาก โดยไม่คำนึงถึงสถานะการฉีดวัคซีนของคุณ

หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดโทรหาฉันที่ [PHONE NUMBER]

[ชื่อของคุณและลายเซ็นบริษัท]

หากคุณไม่สามารถดำเนินการตามคำขอได้ ต่อไปนี้คือเทมเพลตที่เป็นทางการซึ่งเสนอวันที่และเวลาอื่น:

Subject line: คำเชิญสัมภาษณ์ที่ [COMPANY NAME]

เรียน [FIRST NAME]:

ขอขอบคุณที่พิจารณาตำแหน่ง [ROLE] ที่ [COMPANY] วันที่และเวลาที่ดีที่สุดสำหรับฉันที่จะเข้าร่วมการสัมภาษณ์คือ [ตัวเลือกวันที่ & เวลา] หากช่วงนี้ไม่เหมาะกับตารางเวลาของคุณ โปรดระบุรายการวันที่และเวลาอื่น และเราจะพยายามอย่างเต็มที่เพื่อตอบสนองคำขอของคุณ

ฉันหวังว่าจะได้พบคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับคุณสมบัติของคุณสำหรับตำแหน่งนี้ในเชิงลึกยิ่งขึ้น

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อของคุณและลายเซ็นบริษัท]

หรือคุณอาจใช้เทมเพลตทั่วไปนี้เพื่อเสนอทางเลือกอื่นหากต้องการ:

Subject line: บทสัมภาษณ์ที่กำลังจะมีขึ้นที่ [COMPANY]

เรียน [FIRST NAME]:

ขอบคุณสำหรับการตอบสนองทันเวลาของคุณ [INTERVIEWER], [INTERVIEWER JOB TITLE] ประทับใจมากกับการสมัครงานตำแหน่ง [JOB TITLE] ของคุณ และเรารู้สึกตื่นเต้นที่จะเชิญคุณมาสัมภาษณ์ที่สำนักงานของเรา

เนื่องจากข้อผูกมัดก่อนหน้านี้ เราจึงไม่สามารถใช้ได้ในเวลา [SUGGESTED TIME] ใน [SUGGESTED DAY, MONTH & DATE] คุณเข้ามาที่ [NEW TIME] ใน [NEW DAY, MONTH & DATE] ได้ไหม หากไม่ โปรดระบุตัวเลือกสองสามข้อ แล้วเราจะพยายามอย่างเต็มที่เพื่อให้เข้ากับกำหนดการของคุณ

ฉันหวังว่าจะได้ทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณ!

ดีที่สุด,

[ชื่อของคุณและลายเซ็นบริษัท]

เทมเพลตเหล่านี้มีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับอีเมลและแนะนำวิธีตอบกลับอีเมลเพื่อสัมภาษณ์ สังเกตว่าตัวอย่างทั้งหมดส่งเสริมวันที่และเวลาอย่างไร นอกจากนี้ อย่าลืมใส่สถานที่สัมภาษณ์ที่ด้านล่างลงในลายเซ็นบริษัทของคุณ พร้อมด้วยรายละเอียดการติดต่อของคุณ เหนือสิ่งอื่นใด คำตอบควรกระชับ คิดบวก และเป็นประโยชน์

วิธีตอบกลับอีเมลเพื่อนัดสัมภาษณ์

ผู้สมัครอาจตอบสนองต่อความสนใจของคุณโดยกล่าวว่าพวกเขา “พร้อมสำหรับการสัมภาษณ์โดยเร็วที่สุด” สิ่งนี้ทำให้ลูกบอลอยู่ในสนามของคุณเพื่อจัดตาราง ในการตัดสินใจว่าจะตอบอีเมลสัมภาษณ์ในลักษณะนี้อย่างไร คุณอาจต้องการเสนอเวลาหลายๆ ครั้งเพื่อหลีกเลี่ยงการกลับไปกลับมาโดยไม่จำเป็น พิจารณาว่าคุณต้องการสร้างแบรนด์บริษัทของคุณอย่างไร ไม่ว่าจะเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ

นี่คือตัวอย่างอีเมลนัดสัมภาษณ์อย่างเป็นทางการ:

Subject line: ขอเชิญสัมภาษณ์ที่ [COMPANY NAME]

เรียน [FIRST NAME]

ขอขอบคุณที่ให้ความสนใจในบทบาท [JOB TITLE] ที่ [COMPANY NAME]

เราขอเชิญคุณสัมภาษณ์ [INTERVIEWER], [INTERVIEWER JOB TITLE] ที่สำนักงานของเราที่ [ADDRESS] การสัมภาษณ์ควรใช้เวลาไม่เกิน [LENGTH OF TIME]

เรากำลังจัดตารางสัมภาษณ์สำหรับ:

• [วัน วันที่ และเวลา]
• [วัน วันที่ และเวลา]
• [วัน วันที่ และเวลา]

โปรดตอบกลับอีเมลนี้โดยตรงเพื่อแจ้งให้เราทราบความพร้อมของคุณ

เราหวังว่าจะได้พูดคุยกับคุณ

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อของคุณและลายเซ็นบริษัท]

หากคุณต้องการคำตอบที่เป็นกันเองมากกว่า ให้พิจารณาเทมเพลตต่อไปนี้:

Subject line: [COMPANY NAME]: ความพร้อมในการสัมภาษณ์

สวัสดี [FIRST NAME]

ขอขอบคุณที่สมัครงานตำแหน่ง [JOB TITLE] ที่ [COMPANY] เราได้ตรวจสอบเอกสารการสมัครของคุณอย่างรอบคอบแล้ว และรู้สึกตื่นเต้นที่จะเชิญคุณเข้าร่วมการสัมภาษณ์!

คุณจะได้พบกับ [INTERVIEWER] [INTERVIEWER JOB TITLE] ของเราที่ [COMPANY NAME] ซึ่งตั้งอยู่ที่ [ADDRESS] การสัมภาษณ์ไม่ควรเกิน [LENGTH OF TIME]

โปรดตรวจสอบตัวเลือกวันที่และเวลาด้านล่าง และแจ้งให้เราทราบว่าตัวเลือกใดดีที่สุดสำหรับคุณ:

• [วัน วันที่ และเวลา]
• [วัน วันที่ และเวลา]
• [วัน วันที่ และเวลา]

ขอขอบคุณอีกครั้งที่ให้ความสนใจเข้าร่วมทีม [COMPANY]! เมื่อฉันได้รับคำตอบจากคุณแล้ว เราจะส่งอีเมลยืนยันพร้อมรายละเอียดเพิ่มเติม เราหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้สำรวจสิ่งที่คุณสามารถเพิ่มให้กับทีมของเราได้

ดีที่สุด,

[ชื่อของคุณและลายเซ็นบริษัท]

นอกจากนี้ยังมีความเป็นไปได้ที่ผู้สมัครที่คุณไม่ได้พิจารณาจะแสดงความสนใจในการจัดตารางการสัมภาษณ์ ในกรณีนี้ คุณจะต้องสร้างการตอบกลับอีเมลด้วยความเคารพเพื่อให้ผู้สมัครรู้สึกสบายใจ

พิจารณาเทมเพลตนี้:

เรียน [FIRST NAME]:

ขอขอบคุณที่แสดงความสนใจในตำแหน่ง [JOB TITLE] ที่ [COMPANY] ยินดีที่ได้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับทักษะและคุณสมบัติของคุณ อย่างไรก็ตาม ขณะนี้เราได้เลือกผู้สมัครรับตำแหน่งอื่นแล้ว

ขอขอบคุณสำหรับเวลาของคุณและขอให้คุณโชคดีในอาชีพการงาน

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อของคุณและลายเซ็นบริษัท]

มันไม่ง่ายเลยที่จะทำให้ใครบางคนผิดหวัง แต่ถ้าอีเมลของคุณสุภาพและเป็นมืออาชีพ คุณจะรักษาสายสัมพันธ์ที่ดีและอาจเปิดประตูให้กับผู้สมัครที่อาจมีคุณสมบัติครบถ้วนและยอดเยี่ยม หากคุณจ้างงานเป็นจำนวนมาก คุณอาจลองเพิ่มบรรทัดในเทมเพลตนี้โดยระบุว่า "เราจะโพสต์ตำแหน่งงาน [JOB TITLE] ในอีกไม่กี่สัปดาห์ข้างหน้า เรายินดีต้อนรับคุณให้สมัครใหม่ เนื่องจากเราเชื่อว่าคุณจะเหมาะสมกับองค์กรของเราอย่างมาก”

วิธีตอบกลับอีเมลขอโทรเพื่อนัดสัมภาษณ์

บ่อยครั้ง การสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์เป็นขั้นตอนต่อไปในกระบวนการจ้างงาน หากคุณถูกกดดันเรื่องเวลา การส่งอีเมลเพื่อกำหนดวันและเวลาสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์อาจเป็นทางออกที่ดี

ต่อไปนี้เป็นวิธีการตอบกลับอีเมลสำหรับการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์:

Subject line: [COMPANY NAME]: ความพร้อมในการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์

สวัสดี [FIRST NAME]

ขอขอบคุณที่สมัครงานตำแหน่ง [JOB TITLE] ที่ [COMPANY]

หลังจากตรวจสอบใบสมัครของคุณแล้ว เรายินดีที่จะเสนอการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์กับ [ตำแหน่งงานของผู้สัมภาษณ์], [ผู้สัมภาษณ์] ของเรา เราจะพูดถึงสิ่งที่ตำแหน่งนั้นเกี่ยวข้องและถามคำถามติดตามผลสองสามข้อเกี่ยวกับประสบการณ์ของคุณ

เรามีช่วงสัมภาษณ์ดังต่อไปนี้:

• [วัน วันที่ และเวลา]
• [วัน วันที่ และเวลา]
• [วัน วันที่ และเวลา]

โปรดตอบกลับอีเมลนี้โดยตรงเพื่อแจ้งให้เราทราบหากคุณพร้อมให้บริการตามช่วงเวลาข้างต้น จากนั้นฉันจะประสานงานกับ [ผู้สัมภาษณ์] และส่งอีเมลยืนยันให้คุณ หากคุณมีคำถามใด ๆ คุณสามารถติดต่อฉันได้ที่ [PHONE NUMBER]

ดีที่สุด,

[ชื่อของคุณและลายเซ็นบริษัท]

การเปิดด้วยความขอบคุณเป็นการตั้งน้ำเสียงที่เป็นมิตร คุณจะต้องยืนยันชื่อบริษัทและตำแหน่งที่สมัคร เนื่องจากผู้สมัครอาจสมัครงานกับประกาศรับสมัครงานหลายตำแหน่ง นอกจากนี้ โปรดทราบว่าเทมเพลตนี้มีความยืดหยุ่นในวันและเวลาเพื่อลดโอกาสที่จะเกิดข้อขัดแย้งในการจัดกำหนดการ ในขณะที่จำกัดตัวเลือกให้แคบลงเพื่อทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น อย่าลืมใส่หมายเลขโทรศัพท์ที่สามารถติดต่อคุณได้

วิธีตอบกลับอีเมลพร้อมคำถามติดตามผล

หากคุณมีผู้สมัครที่มีแนวโน้มว่าจะเข้าร่วมหลายคนและต้องการจำกัดขอบเขตการแข่งขันให้แคบลง คุณอาจส่งอีเมลพร้อมคำถามติดตามผล ต่อไปนี้คือคำถามทั่วไปที่นายจ้างใช้ในการประเมินผู้สมัคร พร้อมด้วยเทมเพลตสำหรับอีเมลเบื้องต้นสำหรับการสัมภาษณ์ประเภทนี้

ความต้องการเงินเดือนหรือความคาดหวังของคุณคืออะไร?

การโทรไปสัมภาษณ์ไม่มีประโยชน์หากข้อเสนอของคุณต่ำกว่าที่พวกเขาคาดหวังไว้ ผู้สมัครบางคนจะตอบด้วยจำนวนเงินขั้นต่ำหรือช่วงที่พวกเขาจะยอมรับ ในขณะที่คนอื่นๆ อาจพูดคลุมเครือว่าพวกเขากำลัง “มองหาข้อเสนอที่แข่งขันได้พร้อมผลประโยชน์” และอาจต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตำแหน่งงานก่อนตัดสินใจ

คุณช่วยบอกเราเพิ่มเติมเกี่ยวกับ [หัวข้อที่ต้องการคำชี้แจง] ได้ไหม

คุณอาจต้องการชี้แจงบางสิ่งบางอย่างในประวัติย่อของผู้สมัครเพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลมากขึ้น อาจเป็นเพราะคุณกำลังสงสัยว่าเหตุใดจึงมีช่องว่างในการจ้างงานสองปี ผู้สมัครมีทักษะและความชำนาญอะไรบ้าง เหตุใดผู้สมัครจึงออกจากนายจ้างคนสุดท้าย หรือประสบการณ์ที่พวกเขาได้รับในบทบาทเฉพาะ

ทำไมคุณถึงต้องการตำแหน่ง [JOB TITLE] ที่ [COMPANY]?

นายจ้างอาจถามคำถามสนุก ๆ ตามบุคลิกภาพเพื่อทำความรู้จักผู้สมัครและตอบคำถามก่อนการสัมภาษณ์ หรืออาจตรวจสอบอย่างลึกซึ้งยิ่งขึ้นว่าเหตุใดผู้สมัครจึงสนใจในตำแหน่งและ/หรือบริษัท ผู้สมัครที่ศึกษามาอย่างดีและมีความกระตือรือร้นมากที่สุดมักจะเปล่งประกายออกมา

นี่คือเทมเพลตที่คุณสามารถใช้เพื่อถามคำถามติดตามผล:

เรียน [FIRST NAME]:

ขอบคุณที่ให้ความสนใจในตำแหน่ง [JOB TITLE] ที่ [COMPANY] ก่อนที่เราจะเริ่มนัดสัมภาษณ์ เรามีคำถามสองสามข้อสำหรับคุณ

• [คำถามที่ 1]
• [คำถาม #2]
• [คำถาม #3]

เราขอขอบคุณที่มีโอกาสได้รู้จักคุณมากขึ้นนี้ โปรดส่งคำตอบของคุณภายใน [DAY, DATE & TIME] แล้วเราจะติดต่อกลับโดยเร็วที่สุดเพื่อติดต่อกับฐานในขั้นตอนต่อไป

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อของคุณและลายเซ็นบริษัท]

อีกครั้ง ให้เริ่มต้นด้วยการขอบคุณอย่างสุภาพ และเตือนผู้สมัครอย่างชัดเจนว่าทำไมคุณถึงติดต่อมา ในอีเมลฉบับนี้ คุณจะอธิบายคำถามโดยเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเบื้องต้นก่อนกำหนดการสัมภาษณ์ และแจ้งให้ผู้สมัครทราบว่าคุณจะติดต่อกลับเมื่อคุณได้รับการตอบกลับ

รับคำแนะนำเพิ่มเติมสำหรับการสัมภาษณ์ผู้สมัครด้วย Twilio SendGrid

ตอนนี้คุณรู้วิธีตอบกลับอีเมลเพื่อสัมภาษณ์แล้ว อย่างที่คุณเห็น การเขียนอีเมลเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ การรวบรวมเคล็ดลับและเทมเพลตจะช่วยให้บริษัทของคุณดูเป็นมืออาชีพตลอดเวลา โดยที่ประตูทุกบานเปิดกว้างสำหรับการรับคนเก่งระดับแนวหน้า

เรามีบทความเพิ่มเติมมากมายเกี่ยวกับการควบคุมมารยาทอีเมลและกระบวนการจ้างงานบนเว็บไซต์ Twilio SendGrid รวมถึงบล็อกที่ทันเวลาเกี่ยวกับการ ต่อสู้กับอคติโดยไม่รู้ ตัว ขณะสัมภาษณ์ ขอบคุณสำหรับการเยี่ยมชม และขอให้โชคดีกับการว่าจ้างที่คาดหวังของคุณ!