วิธีจัดการประชุมทีม: เคล็ดลับและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

การประชุมทีมคืออะไร?

การประชุมทีมคือกิจกรรมตามกำหนดเวลาที่ผู้ที่เกี่ยวข้องในโครงการจะมารวมตัวกันและสนทนาเกี่ยวกับหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับงานนั้น การประชุมมีหลายรูปแบบ แต่รูปแบบที่มีประสิทธิภาพมากกว่าจะมีวาระการประชุมที่หัวหน้าทีมสร้างขึ้นเพื่อสรุปสิ่งที่จะหารือ เลขานุการเป็นผู้บันทึกรายงานการประชุมซึ่งเป็นบทสรุปของการอภิปราย นอกจากนี้ยังสามารถมีรายการการดำเนินการซึ่งเป็นงานที่ควรทำให้เสร็จก่อนการประชุมครั้งต่อไป

หลังจากการประชุมเริ่มงานจริง ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัล ซึ่งช่วยให้คุณวางแผน จัดการ และติดตามงานนั้นแบบเรียลไทม์ แผนภูมิ Gantt ที่มีประสิทธิภาพของเราจัดระเบียบรายการการดำเนินการของคุณเป็นงานที่มีวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด เชื่อมโยงการพึ่งพางานทั้งสี่ประเภทเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้า และกำหนดพื้นฐานเพื่อให้คุณสามารถติดตามความคืบหน้าได้แบบเรียลไทม์ เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี

การประชุมทีมอย่างไม่เป็นทางการ

การประชุมทีมอย่างไม่เป็นทางการเป็นเพียงการรวมตัวที่สมาชิกในทีมสามารถแลกเปลี่ยนความคิดเห็นได้ แม้ว่าควรจะมีวาระเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ออกนอกลู่นอกทาง แต่วาระนั้นเบาบางลงและมีแนวโน้มว่าจะไม่มีการนำเสนอหรือรายการอื่นๆ ที่ต้องเตรียมการมากกว่านี้

การประชุมทีมอย่างเป็นทางการ

อีกด้านหนึ่งของสเปกตรัมคือการประชุมอย่างเป็นทางการ อีกครั้ง ระเบียบวาระการประชุมได้รับการแนะนำสำหรับการประชุมทั้งหมด แต่ในการประชุมอย่างเป็นทางการ การประชุมนี้เป็นโครงสร้างที่มีการวิจัยและประกอบด้วยองค์ประกอบมากกว่า การประชุมที่เป็นทางการ เช่น การประชุมโครงการมักจะมีการนำเสนอและแม้แต่วิทยากรเพื่อปราศรัยกับกลุ่ม นอกจากนี้ยังสามารถมีหลักเกณฑ์ที่เข้มงวดกว่าว่าใครสามารถพูดได้และเมื่อใด ซึ่งตรงข้ามกับการประชุมที่ไม่เป็นทางการซึ่งดูหลวมกว่าในแง่ของมารยาท

เหตุใดการประชุมทีมจึงสำคัญ

มีหลายเหตุผลที่ต้องมีการประชุมทีม แม้ว่าพวกเขาอาจถูกทำร้ายและมีชื่อเสียงในทางที่ไม่ดีสำหรับการเสียเวลา แต่เมื่อดำเนินการตามวาระการประชุมและมุ่งเน้นที่การให้ข้อมูลหรือสร้างคำติชม สิ่งเหล่านี้สามารถเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง

การประชุมทีม อันดับแรกและสำคัญที่สุดคือช่องทางการสื่อสารที่มีการเผยแพร่ข้อมูล เช่น แผนปฏิบัติการไปยังคนกลุ่มใหญ่ มีแนวโน้มที่จะมีประสิทธิภาพมากกว่าบันทึกช่วยจำ ซึ่งผู้คนอาจไม่อ่านหรืออ่านผ่านๆ และจัดเตรียมฟอรัมสำหรับคำถามเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีความชัดเจนในสิ่งที่กำลังสนทนา

เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรวมทีมเข้าด้วยกันผ่านคำถามและกิจกรรมที่ช่วยให้ทุกคนได้รู้จักกันและสร้างสายสัมพันธ์ที่ส่งเสริมการทำงานร่วมกันและในทางกลับกันคือประสิทธิภาพการทำงาน การประชุมทีมยังช่วยกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของสมาชิกในทีมแต่ละคน เพื่อให้พวกเขารู้ว่าพวกเขาควรทำอะไรและรายงานใครหรือถามว่าพวกเขามีคำถามใดๆ หรือไม่

เคล็ดลับในการจัดการประชุมทีม

ตามที่ได้กล่าวไปแล้วข้างต้น การประชุมอาจเป็นปัญหาได้ พวกเขาดึงคนออกจากงานของพวกเขา สามารถทำให้ทีมรู้สึกราวกับว่าพวกเขากำลังเสียเวลาที่จะนำไปใช้ในการทำงานให้สำเร็จลุล่วงได้ดีขึ้น และบ่อยครั้ง ผู้คนมักจะชอบฟังตัวเองพูด แต่การประชุมทีมก็สำคัญเกินกว่าจะละเลยเพียงเพราะอาจผิดแผนได้ ทำตามเคล็ดลับเหล่านี้ แล้วคุณจะมีการประชุมทีมที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพซึ่งทุกคนจะได้รับประโยชน์

กำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุมทีมของคุณ

ก่อนที่คุณจะพบกัน ต้องแน่ใจว่าเหตุผลของการประชุมนั้นชัดเจน หากคุณไม่สามารถสรุปวัตถุประสงค์ของการประชุมในประโยคหนึ่งหรือสองประโยคได้ ก็อาจไม่มีเหตุผลที่จะพบกัน เป็นไปได้มากว่ามีเหตุผลสำหรับการประชุม และในฐานะหัวหน้าทีม หน้าที่ของคุณคือต้องกำหนดสิ่งนั้นให้ชัดเจน

สร้างวาระการประชุม

เมื่อคุณมีจุดประสงค์สำหรับการประชุมแล้ว คุณสามารถเริ่มสร้างวาระการประชุมได้ วาระการประชุมคือรายการที่จะอภิปรายในระหว่างการประชุม ไม่ควรนานเกินไป การประชุมจะประสบความสำเร็จมากที่สุดเมื่อมุ่งเน้นไปที่ประเด็นที่เกี่ยวข้องหนึ่งหรือมากที่สุดสองสามประเด็น

ใช้กิจกรรมตัดน้ำแข็ง

เพื่อให้การประชุมประสบความสำเร็จ ทุกคนควรมีส่วนร่วม การใช้เครื่องตัดน้ำแข็งเพื่อให้ผู้คนมีส่วนร่วมตั้งแต่เริ่มต้นด้วยคำถามหรือกิจกรรมสนุกๆ บางอย่างจะได้ผลเมื่อคุณเข้าสู่เนื้อหาของการประชุม นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่ดีในการอำนวยความสะดวกในการทำงานเป็นทีมที่ดีขึ้น

เขียนรายงานการประชุม

ตามที่ระบุไว้ข้างต้น เลขานุการมีหน้าที่ในการจัดเก็บรายงานการประชุม นี่อาจเป็นตำแหน่งที่ได้รับมอบหมายหรือความรับผิดชอบที่หมุนเวียนกัน แต่ก็เป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จของการประชุม รายงานการประชุมบันทึกสิ่งที่พูดคุยกันระหว่างการประชุม แต่เฉพาะข้อมูลที่สำคัญเท่านั้น รายงานการประชุมไม่ได้ละเอียด แต่เป็นประโยคหรือสองประโยค

กำหนดรายการดำเนินการหลังการประชุมทีมของคุณ

รายงานการประชุมควรลงท้ายด้วยรายการการดำเนินการ ซึ่งตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้คืองานที่ทีมได้รับมอบหมายให้ดำเนินการให้เสร็จก่อนที่จะรวบรวมสำหรับการประชุมครั้งต่อไป รายการดำเนินการเหล่านี้ควรเข้าใจอย่างชัดเจนโดยทุกคนก่อนพักการประชุม

เทมเพลตฟรีเพื่อช่วยให้คุณจัดการประชุมทีม

เพื่อช่วยในการประชุมครั้งต่อไป ProjectManager ขอเสนอเทมเพลตฟรีบางส่วนที่คุณสามารถดาวน์โหลดได้ตอนนี้ ไซต์ของเราเป็นศูนย์กลางออนไลน์สำหรับการจัดการโครงการทั้งหมด โดยมีบล็อก วิดีโอแนะนำการใช้งาน และแน่นอน เทมเพลตการจัดการโครงการฟรีสำหรับ Excel และ Word ต่อไปนี้คือข้อมูลบางส่วนที่จะช่วยจัดการประชุมทีมครั้งต่อไปของคุณ

เทมเพลตรายงานการประชุม

เทมเพลตรายงานการประชุมฟรีของเราสำหรับ Word ทำให้การตั้งค่าและดำเนินการประชุมของคุณเป็นเรื่องง่าย โดยจะรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อให้การประชุมประสบความสำเร็จ ตั้งแต่ผู้ที่เข้าร่วมไปจนถึงการสั่งกลับบ้าน และการประชุมครั้งต่อไปคือเมื่อใด

แม่แบบแผนปฏิบัติการ

เมื่อคุณออกจากการประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้กรอกเทมเพลตแผนปฏิบัติการฟรีสำหรับ Excel ก่อน โดยจะแสดงรายการการดำเนินการทั้งหมดที่มีการตัดสินใจในระหว่างการประชุม พร้อมลำดับความสำคัญ ผู้ได้รับมอบหมายให้ทำงาน ลำดับเวลา และอื่นๆ อีกมากมาย

เทมเพลตตัวติดตามงาน

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณทำงานเสร็จทันเวลา ให้ใช้เทมเพลตตัวติดตามงานฟรีสำหรับ Excel โดยจะแสดงรายการงานทั้งหมดของคุณ แม้แต่งานที่ต้องทำขึ้นต่อกัน และยังช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญ กำหนดระยะเวลา และติดตามสถานะเพื่อให้แน่ใจว่าคุณทำตามกำหนดเวลาของคุณ

โครงการเกี่ยวข้องกับการประชุมในทุกขั้นตอนในวงจรชีวิตของโครงการ ในวิดีโอนี้กับ Jennifer Bridges ซึ่งเป็นพิธีกรของเรา PMP คุณจะได้เรียนรู้เคล็ดลับดีๆ สี่ข้อสำหรับการปรับปรุงการประชุมทีมโครงการของคุณ

วิดีโอ: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการประชุมทีม

โครงการเกี่ยวข้องกับการประชุมในทุกขั้นตอนในวงจรชีวิตของโครงการ ในวิดีโอนี้กับ Jennifer Bridges ซึ่งเป็นพิธีกรของเรา PMP คุณจะได้เรียนรู้เคล็ดลับดีๆ สี่ข้อสำหรับการปรับปรุงการประชุมทีมโครงการของคุณ

เราหวังว่าคุณจะสนุกกับการฟังเคล็ดลับเหล่านี้สำหรับการประชุมทีมโครงการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ขอบคุณที่รับชม!

4 ขั้นตอนในการจัดการประชุมทีมที่ยอดเยี่ยม

สำหรับผู้ที่ชอบระเบียบวิธี ให้พิจารณาวิธี PCFW ในการจัดการประชุมของคุณ สิ่งนั้นย่อมาจากอะไร จัดเตรียม สื่อสาร อำนวยความสะดวก และสรุปทุกอย่าง เรามาพูดถึงองค์ประกอบหลักทั้งสี่ ประการแรก ในการเตรียมการมีวัตถุประสงค์และการเตรียมการสำหรับวัตถุประสงค์ของการประชุม ทำไมคุณถึงมีการประชุมนี้, ใครต้องไปที่นั่น, ทำไมพวกเขาถึงต้องอยู่ที่นั่น, พวกเขาต้องเตรียมอะไรก่อน, คุณในฐานะผู้จัดการโครงการต้องเตรียมอะไรก่อน?

1. เตรียม

วัตถุประสงค์. อีกครั้ง การรู้ว่าใครควรจะอยู่ที่นั่น ทำไมพวกเขาถึงอยู่ที่นั่น มีอำนาจตัดสินใจหรือไม่ พวกเขาอยู่ที่นั่นเพื่อให้ข้อมูลหรือไม่ และทำไมคุณถึงต้องการให้พวกเขาอยู่ที่นั่น แล้วก็อุปกรณ์ประกอบฉาก คุณจะอำนวยความสะดวกและดำเนินการประชุมของคุณอย่างไร คุณต้องการอุปกรณ์ประกอบฉาก, คุณต้องการแล็ปท็อป, คุณต้องการแอลซีดีโปรเจ็กเตอร์หรือไม่, คุณต้องการฟลิปชาร์ทหรือไม่, คุณต้องการกระดาน, ปากกามาร์กเกอร์, คุณต้องการปากกาและกระดาษหรือไม่? คุณต้องการอะไรเพื่อให้คนอื่นใช้และให้คุณอำนวยความสะดวกในการประชุม? คุณเคยไปที่ไซต์และคุณไม่มีสื่อที่คุณต้องการหรือคิดว่าควรจะอยู่ที่นั่นหรือไม่? คุณในฐานะผู้จัดการโครงการสามารถจัดเตรียมสิ่งนั้นได้

2. สื่อสาร

องค์ประกอบสำคัญประการที่สอง สื่อสาร กำลังสื่อสารกับผู้คนล่วงหน้า เชิญพวกเขาเข้าร่วมการประชุม กำหนดวาระการประชุม แจ้งให้ทราบว่าพวกเขาควรจะไปที่นั่นเมื่อใด ทำไมพวกเขาถึงควรอยู่ที่นั่น และแจ้งล่วงหน้า 5 นาที บอกให้คนรู้ล่วงหน้าจะได้รู้จะได้เตรียมตัวตามตารางงาน จำไว้ว่า คนอื่นก็มีตารางเหมือนกัน บอกให้รู้ล่วงหน้า จะได้เตรียมตัวล่วงหน้า รวบรวมสิ่งที่ต้องไปแสดง และอาจจะถาม มีคำถามอะไรไหม. อาจติดต่อคุณหรือสมาชิกคนอื่นในทีมมาก่อน

ดังนั้นแจ้งให้พวกเขาทราบว่ามีวาระการประชุมอะไรบ้าง เรากำลังจะพูดเกี่ยวกับอะไร? พวกเขาอาจต้องการเชิญคนอื่นๆ ด้วยและให้โอกาสคุณพูดว่า “ใช่ เยี่ยมมาก แต่เราไม่อยากให้พวกเขาไปที่นั่นในการประชุมนี้จริงๆ”

3. อำนวยความสะดวก

อำนวยความสะดวกในการประชุม เราทุกคนได้เห็นแล้วว่าสิ่งที่อยู่นอกเหนือการควบคุม มันควรจะเป็นการประชุมสถานะ 20 หรือ 30 นาที หรือการโทรสั้น ๆ หรือการประชุมแบบสแตนด์อโลน ซึ่งกลายเป็นการทะเลาะวิวาทสองชั่วโมง เราไม่ต้องการสิ่งนั้น เราต้องการให้แน่ใจว่าทุกอย่างตรงเวลาและตรงประเด็น

• ตรงเวลา: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณปฏิบัติตามไทม์ไลน์ของการประชุมหากคุณมีรายการต่าง ๆ ในวาระการประชุม โดยรู้ว่าคุณจะใช้เวลากับสิ่งนั้นนานแค่ไหน และคุณในฐานะผู้จัดการโครงการ จริง ๆ แล้วอำนวยความสะดวกให้คุณอยู่ในช่วงเวลานั้น ด้วยวิธีนี้ ผู้คนจะมีส่วนร่วมกับคุณ คุณจะไม่สูญเสียความน่าเชื่อถือ และผู้คนจะรู้ว่าเมื่อใดควรออกจากการประชุม รายการนั้น
• ตามหัวข้อ: การอยู่ในหัวข้อเป็นสิ่งสำคัญเมื่อดำเนินการประชุมทีมมีคนอื่นที่มีวาระอื่นที่จะพยายามเข้าควบคุมและแย่งชิงการประชุมของคุณเพื่อจุดประสงค์ของพวกเขาเอง ดังนั้นคุณต้องอำนวยความสะดวกและอยู่ในหัวข้อนั้น หากมีคนพูดถึงหัวข้อที่ไม่อยู่ในวาระการประชุมของคุณ อาจเป็นเรื่องสำคัญแต่อาจไม่อยู่ในวัตถุประสงค์ของการประชุมนั้น สิ่งสำคัญคือต้องวางไว้ในที่จอดรถและท้ายที่สุดก็แจ้งให้ผู้คนทราบว่าจะต้องทำอย่างไร

4. สรุป

สุดท้าย แต่ไม่ท้ายสุด สรุป เราทุกคนอยู่ในการประชุมที่ผ่านไปนานเกินไป ดังนั้นทุกคนจึงรีบออกจากที่นั่น ดังนั้นพวกเขาจึงออกไปโดยไม่รู้ว่าต้องทำอะไรหรือขั้นตอนต่อไปคืออะไร รายการสำคัญในขั้นตอนนี้คือการสรุปรายการการดำเนินการและขั้นตอนถัดไป เหลือรายการใดบ้างที่ต้องทำในตอนท้าย ใครควรทำ และควรทำเสร็จเมื่อใด จากนั้นจึงทราบขั้นตอนต่อไป แจ้งให้ผู้คนทราบว่าคุณจะประชุมอีกครั้งเมื่อใดหรือจะต้องตัดสินใจอะไรบ้าง

สิ่งเหล่านี้คือองค์ประกอบหลักสี่ประการของวิธี PCFW และวิธีการจัดการประชุมของคุณอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังนั้นคุณอาจจะไม่ต้องปวดหัวและสมาชิกในทีมของคุณก็จะไม่ทำเช่นกัน

ฉันหวังว่าคุณจะพบว่าสิ่งเหล่านี้มีค่า และหากคุณต้องการเคล็ดลับ เครื่องมือ หรือเทคนิคเพิ่มเติมในการจัดการประชุม แวะมาหาเราที่ ProjectManager