วิธีการเรียงลำดับกิจกรรมในโครงการ

ทุกคนสร้างกิจกรรมตามลำดับโดยไม่รู้ตัวในชีวิตประจำวันของพวกเขา เราวางแผนการเดินทางไปร้านทุกสัปดาห์ ทำความสะอาดบ้าน และทำธุระ — รายการยังคงดำเนินต่อไป ด้วยวิธีนี้เราทุกคนคุ้นเคยกับทักษะการจัดการโครงการขั้นพื้นฐาน

เมื่อเราสามารถระบุกิจกรรมที่ต่อเนื่องกันในชีวิตประจำวันของเราได้ ก็จะง่ายกว่ามากที่จะระบุกิจกรรมเหล่านั้นในบริบทของโครงการที่ซับซ้อน ดังนั้น มากำหนดกิจกรรมตามลำดับในแง่ของสิ่งที่เราทุกคนทำ และเรียนรู้ว่าเราจะเชื่อมโยงกิจกรรมนั้นกับการจัดการโครงการได้อย่างไร

กิจกรรมต่อเนื่องคืออะไร?

กิจกรรมตามลำดับคืองานหรือหน้าที่ที่ต้องทำให้เสร็จหรืออย่างน้อยก็เริ่มต้นตามลำดับ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังทำสปาเก็ตตี้ ก่อนอื่นคุณต้องเติมน้ำในหม้อ จากนั้นต้มน้ำแล้วใส่พาสต้า กิจกรรมทั้งสามนี้เกี่ยวข้องกันโดยตรงและต้องเกิดขึ้นตามลำดับนี้จึงจะทำให้เกิดพาสต้าที่ปรุงสุก

วัตถุประสงค์ของการจัดลำดับกิจกรรมคืออะไร?

ไม่ว่าคุณจะทำอาหารเย็นสปาเก็ตตี้สมมุติหรือวางแผนสร้างอาคารใหม่ คุณจะต้องทำกิจกรรมให้เสร็จเพื่อบรรลุเป้าหมาย

คำถามคือ มันสำคัญจริง ๆ หรือไม่ว่ากิจกรรมเหล่านี้จะเกิดขึ้นในลำดับใด หากผลลัพธ์สุดท้ายเหมือนกัน? คำตอบคือใช่ดังก้อง! แม้ว่าสองกิจกรรม สามารถ เริ่มต้นได้ในเวลาเดียวกัน ลำดับหนึ่งก็มีเหตุผลและมีประสิทธิภาพมากกว่าอีกลำดับหนึ่ง

ตัวอย่างลำดับกิจกรรม

กลับไปที่การเปรียบเทียบปาเก็ตตี้ ในสถานการณ์นี้ คุณควรต้มน้ำให้เดือดก่อนที่จะเริ่มสับกระเทียม แน่นอนว่าการหั่นกระเทียมก่อนต้มน้ำจะไม่ทำให้อาหารเสียหาย แต่วิธีนี้จะทำให้คุณใช้เวลาและพลังงานให้เกิดประโยชน์สูงสุด

มาเปรียบเทียบกันต่อไปและนำไปใช้กับวิธีที่เชฟทำครัว ในกรณีนี้ แต่ละจานเป็นงานที่ทำขึ้นจากกิจกรรม เมื่อมีคนสั่งอาหารจานใดจานหนึ่ง กิจกรรมจะต้องดำเนินการเพื่อให้งานสำเร็จ

ส่วนที่ยุ่งยากก็คือ มีงานหลายอย่างที่ต้องทำให้เสร็จในคราวเดียว ซึ่งหมายความว่ามีกิจกรรมมากมายเกิดขึ้นพร้อมๆ กัน ถ้าคุณไม่ระวัง กิจกรรมที่จำเป็นสำหรับงานหนึ่งอาจขัดขวางกิจกรรมเหล่านั้นสำหรับอีกงานหนึ่ง

เมื่อคุณนำแนวคิดนี้ไปใช้กับโครงการขนาดใหญ่ที่มีทรัพยากรและข้อจำกัดมากขึ้น การจัดลำดับกิจกรรมจะเปลี่ยนจากข้อได้เปรียบไปสู่ความสำคัญอย่างยิ่ง ดังนั้นคุณจะทำอย่างไรกับกิจกรรมการจัดลำดับ?

วิธีการเรียงลำดับกิจกรรมสำหรับโครงการ

ในการจัดลำดับกิจกรรม คุณต้องกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมเหล่านั้น มีหลายวิธีในการทำเช่นนี้ แต่วันนี้เราจะพูดถึงวิธีการจัดลำดับก่อนหลัง:

วิธี Precedence Diagramming ใช้ประเภทของแผนภาพเครือข่ายเพื่อแสดงกิจกรรมที่ต้องทำให้เสร็จ วิธีการเชื่อมต่อและลำดับงานที่ต้องปฏิบัติตาม วิธีนี้แสดงให้เห็นสิ่งเหล่านี้โดยแสดงกิจกรรมด้วยกล่อง (หรือโหนด) และการพึ่งพาที่มีลูกศรเชื่อมต่อ

ขั้นตอนการจัดกิจกรรม

วิธีการ Precedence Diagramming อาจดูซับซ้อนในแวบแรก แต่จริงๆ แล้วสามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอนง่ายๆ ไม่กี่ขั้นตอน สมมติว่าคุณมีรายการกิจกรรมอยู่แล้วและไปจากที่นั่น

1. 1. กำหนดแอตทริบิวต์ของกิจกรรม: เมื่อจัดลำดับกิจกรรม คุณต้องมีรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับแต่ละกิจกรรม คุณต้องจัดระเบียบและติดตามรายละเอียดเหล่านี้ การกำหนดคุณลักษณะของกิจกรรมเกี่ยวข้องกับการตั้งชื่อแต่ละกิจกรรม การกำหนดหมายเลข การเขียนคำอธิบายสั้นๆ ฯลฯ แต่ละกิจกรรมต้องมีแอตทริบิวต์เดียวกันทั้งหมดที่กำหนดไว้และบันทึกไว้เพื่อให้สามารถจัดลำดับได้อย่างถูกต้อง ขาเทียมนี้สร้างความแตกต่าง
   2. กำหนดข้อจำกัด: งานใดๆ จะมาพร้อมกับข้อจำกัด — สิ่งที่จำกัดมัน สิ่งเหล่านี้อาจเป็นเงิน กำลังคน เวลา และอีกหลายอย่าง เช่นเดียวกับการกำหนดคุณลักษณะของกิจกรรม ความรู้คือพลัง และการกำหนดข้อจำกัดที่เป็นไปได้ทั้งหมดเป็นวิธีเดียวที่จะจัดลำดับกิจกรรมในลักษณะที่จะไม่ละเมิดข้อจำกัดเหล่านี้
   3. ระบุการพึ่งพา: เพื่อให้สามารถจัดลำดับกิจกรรมได้อย่างแม่นยำ การระบุการพึ่งพาอย่างถูกต้องอาจเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของกระบวนการ โดยไม่รู้ว่างานมีความเกี่ยวข้องกันอย่างไร ไม่มีทางที่จะจัดลำดับงานได้อย่างเหมาะสม ในความเป็นจริง หากปราศจากความรู้เรื่องการพึ่งพางาน การกำหนดเวลางานอย่างไม่ถูกต้องและตั้งค่าโครงการทั้งหมดให้ล้มเหลวเป็นเรื่องง่ายเกินไป

ความสัมพันธ์เหล่านี้ยังสามารถเรียกว่าการพึ่งพา ซึ่งมีสี่ประเภทที่แตกต่างกัน

1. 1. 1. • Finish-to-Start (FS): ในการพึ่งพา Finish-to-Start งาน A ต้องเสร็จสิ้นก่อนที่งาน B จะเริ่มต้นได้
         • Finish-to-Finish (FF): ในการพึ่งพา Finish-to-Finish งาน A ต้องเสร็จสิ้นก่อนที่งาน B จะเสร็จสมบูรณ์
         • Start-to-Finish (SF): ในการพึ่งพา Start-to-Finish งาน B ไม่สามารถทำได้ก่อนที่งาน A จะเริ่มต้นขึ้น
         • Start-to-Start (SS): ในการพึ่งพา Start-to-Start งาน B ไม่สามารถเริ่มได้ก่อนที่งาน B จะเริ่มต้นขึ้น

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดลำดับกิจกรรม

แม้ว่าการสร้างลำดับกิจกรรมอาจดูค่อนข้างเป็นธรรมชาติ แต่ก็มีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการที่ควรปฏิบัติตาม:

สร้างรายการงานที่สมบูรณ์ก่อนที่คุณจะเรียงลำดับกิจกรรม

เมื่อคุณทำงานในโครงการ งานใหม่ๆ ที่คาดไม่ถึงจะผลิดอกออกผลไปพร้อมกัน แต่วิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มจัดลำดับกิจกรรมคือการทำงานกับข้อมูลทั้งหมดที่คุณมีในขณะนั้น แม้ว่าคุณจะรู้ว่างานหนึ่งๆ อาจทำให้มีงานเพิ่มขึ้นได้ อย่าลังเลที่จะรวมงานนั้นไว้ในรายการงานของคุณ กิจกรรมการจัดลำดับเริ่มต้นจากแบบร่างคร่าวๆ ที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และถูกทำความสะอาดไปพร้อมกัน

พิจารณาภาระงานของทีมของคุณ

คุณต้องระบุข้อจำกัดในขณะที่จัดลำดับกิจกรรม ข้อจำกัดหนึ่งที่มักถูกมองข้ามคือภาระงานและเวลาของสมาชิกในทีมแต่ละคน มีเพียงหลายชั่วโมงในหนึ่งวันและมีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่สามารถมีได้ในจานของพวกเขาในคราวเดียว การละเลยที่จะคำนึงถึงสิ่งนี้อาจนำไปสู่ความพ่ายแพ้ ความเหนื่อยหน่าย และกิจกรรมต่างๆ ที่ใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้

รู้ความแตกต่างระหว่างข้อจำกัดบังคับกับข้อจำกัดทางการตัดสินใจ

เพื่อที่จะจัดลำดับกิจกรรมได้อย่างแม่นยำ คุณต้องจำไว้ว่าไม่ได้มีเพียงแค่ประเภทเดียว ข้อจำกัดบังคับและข้อจำกัดในการตัดสินใจนั้นแตกต่างกันมาก และต้องระบุทั้งสองอย่าง ข้อจำกัดบังคับนั้นเป็นรูปธรรมและไม่สามารถแก้ไขได้ ในทางกลับกัน ข้อจำกัดด้านการตัดสินใจมีความยืดหยุ่น และสมาชิกในทีมสามารถตัดสินใจได้ในขณะจัดกำหนดการโครงการ

อย่าละเลยข้อจำกัดของงาน

อย่างที่คุณจินตนาการได้ การละเลยข้อจำกัดของงานเป็นหนึ่งในข้อผิดพลาดที่อันตรายที่สุดที่คุณสามารถทำได้เมื่อจัดลำดับกิจกรรม แต่สิ่งสำคัญเท่าเทียมกันคือต้องคำนึงถึงสามเหลี่ยมการจัดการโครงการด้วย สามเหลี่ยมนี้ประกอบด้วยข้อจำกัดที่มีผลกระทบมากที่สุดสามประการ ได้แก่ ขอบเขต เวลา และต้นทุน

การจัดลำดับกิจกรรมเป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องอย่างมาก และไม่ยากที่จะลืมข้อจำกัดที่กว้างขึ้นของโครงการทั้งหมด การคำนึงถึงสิ่งเหล่านี้เป็นอันดับต้นๆ สามารถสร้างความแตกต่างระหว่างความสำเร็จของโครงการและความล้มเหลวของโครงการ

ProjectManager ช่วยเกี่ยวกับลำดับกิจกรรมอย่างไร

เพื่อให้แน่ใจว่างานทั้งหมดของคุณมีการจัดลำดับอย่างเหมาะสมด้วยการพึ่งพาที่เหมาะสม เราขอแนะนำให้คุณใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัล ซึ่งช่วยให้คุณสร้าง รายละเอียด และจัดลำดับกิจกรรม และดูกิจกรรมเหล่านี้ในลักษณะที่เหมาะสมกับโครงการของคุณมากที่สุด

ด้วยแผนภูมิแกนต์ออนไลน์ของเรา คุณสามารถใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะการจัดลำดับโปรเจ็กต์อันทรงพลังได้อย่างเต็มที่ สิ่งที่คุณต้องทำคืออัปโหลดงานของคุณ จากนั้นจัดกำหนดการงานในลำดับที่เหมาะสมด้วยแผนภูมิแกนต์และไทม์ไลน์ ดูการพึ่งพางาน รายละเอียดผู้รับมอบหมาย สถานะงาน และอื่นๆ ทั้งหมดจากฮับเดียว และในกรณีที่คุณต้องการเปลี่ยนลำดับของกิจกรรม เพียงแค่ลากและวาง

การรายงานโครงการของคุณสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียยังได้รับการปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นด้วยเครื่องมือการรายงานแบบคลิกเดียวที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถสร้างรายงานโครงการเชิงลึกในไม่กี่วินาที นอกจากนี้ หากคุณต้องการมุมมองแบบนกอย่างรวดเร็ว คุณสามารถใช้แดชบอร์ดเพื่อดูข้อมูลโครงการในรูปแบบของแผนภูมิที่ชัดเจนและมีสีสัน

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนคลาวด์ที่ช่วยให้ผู้จัดการโครงการมีเครื่องมือในการควบคุมงานตามลำดับ เชื่อมโยงการพึ่งพางาน และติดตามความคืบหน้าด้วยการรายงานแบบบูรณาการ สมาชิกในทีมได้รับแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันเพื่อทำงานอย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น ดูว่าเราสามารถช่วยคุณจัดการโครงการต่อไปของคุณได้อย่างไรโดยใช้ประโยชน์จากการทดลองใช้ฟรี 30 วันของเรา