วิธีทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ: 6 เคล็ดลับในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

ไม่ว่าคุณจะทำงานจากที่บ้านหรือกลับมาที่สำนักงาน การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพอาจเป็นสิ่งที่ท้าทาย

และไม่ใช่เพียงเพราะความฟุ้งซ่านนับไม่ถ้วนที่เราพบเจอในแต่ละวันหรือช่วงความสนใจของคนสมัยใหม่ที่สั้นลงทุกที การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพต้องใช้ทักษะขององค์กร วินัย และแรงจูงใจที่เหมาะสม

นอกจากนี้ แต่ละคนยังมีเอกลักษณ์เฉพาะตัวอีกด้วย พวกเราบางคนกระฉับกระเฉงมากขึ้นในตอนเช้า คนอื่น ๆ เป็นนกฮูกกลางคืน บางคนต้องการแรงบันดาลใจ บางคนแค่ลงมือทำธุรกิจและตั้งใจทำงาน บางคนมีความกระตือรือร้นและมีแรงจูงใจในตนเอง และบางคนต้องการความช่วยเหลือจากภายนอกเพื่อจัดระเบียบกระบวนการ

พูดง่ายๆ คือ ไม่มีสูตรสำเร็จขนาดเดียวที่เหมาะกับทุกสูตรสำหรับการทำงานที่มีประสิทธิผล

อย่างไรก็ตาม มีเทคนิคต่างๆ มากมายที่คุณสามารถลองใช้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและค้นหาสมดุลของคุณเอง

ในบทความนี้ เรามีคำแนะนำเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานที่ได้รับการทดสอบและทดสอบแล้ว 6 ข้อเพื่อนำไปใช้ในชีวิตประจำวันของคุณ คุณสามารถผสมและจับคู่สิ่งเหล่านี้เพื่อค้นหาสิ่งที่ให้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดสำหรับคุณ เพื่อที่คุณจะได้พบสมการประสิทธิภาพการทำงานขั้นสุดยอดในที่ทำงาน

1. อย่าหักโหมกับการเปลี่ยนแปลง

ประการแรก อย่ารีบเร่งในการลองแนวคิดใหม่ๆ ทั้งหมดในคราวเดียว บางครั้งการเปลี่ยนแปลงเพียงเล็กน้อยก็ส่งผลกระทบได้มาก มิฉะนั้น คุณสามารถครอบงำตัวเองและเสี่ยงต่อการสิ้นสุดการทำงานที่น้อยลงกว่าเดิม

ค่อย ๆ เอามา.

ลองใช้เทคนิคที่ดูใกล้เคียงกับกระบวนการทำงาน องค์กร และ/หรือบุคลิกภาพในแต่ละวันของคุณมากที่สุด

ตัวอย่างเช่น คุณอาจกำจัดนิสัยเล็กๆ น้อยๆ ที่ขัดขืนซึ่งกวนใจคุณและทำให้วันทำงานไม่เสร็จ

นอกจากนี้ ให้เวลาการเปลี่ยนแปลงใดๆ ก่อนที่คุณจะตัดสินใจว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นมีประสิทธิภาพหรือไม่ โดยปกติแล้ว ประมาณสองถึงสามเดือนก็เพียงพอที่จะเอาชนะความเครียดเริ่มต้นและดูว่าแนวทางใหม่นี้ให้ผลลัพธ์หรือไม่ นี่อาจฟังดูนาน แต่จำไว้ว่านิสัยนั้นยากต่อการสร้างและทำลาย

ไม่ว่าการเปลี่ยนแปลงจะได้ผลสำหรับคุณหรือไม่ก็ตาม เมื่อผ่านช่วงการทดสอบไปแล้ว คุณสามารถลองใช้แนวทางอื่นได้หากต้องการ

อย่างไรก็ตาม พึงระลึกไว้เสมอว่าเมื่อพูดถึงประสิทธิภาพการทำงาน แม้แต่การเปลี่ยนแปลงเพียงเล็กน้อยก็อาจทำให้กิจวัตรของคุณแย่ลงได้ จนกว่าคุณจะคุ้นเคยและดูว่าได้ผลจริงหรือไม่ ประสิทธิภาพการทำงานของคุณอาจลดลง

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาและความเข้าใจผิด คุณควรแจ้งให้ผู้จัดการโดยตรงทราบถึงความตั้งใจของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องจัดการกระทำของคุณให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงานโดยรวม

2. ตั้งเป้าหมายที่สมจริง

แม้ว่าสิ่งนี้ดูเหมือนจะชัดเจน แต่บางครั้งเราทุกคนมักจะผลักดันตัวเองมากเกินไปด้วยความหวังว่าเราจะสามารถทำงานได้เกินขอบเขตและบรรลุเป้าหมายที่ไม่สามารถบรรลุได้

แน่นอนว่าไม่ผิดที่จะตั้งมาตรฐานให้สูงกว่าโซนสบายของคุณและท้าทายตัวเองเล็กน้อย สิ่งนี้สามารถสร้างแรงบันดาลใจให้คุณประสบความสำเร็จมากขึ้นและแสดงให้คุณเห็นว่าคุณมีความสามารถมากกว่าที่คุณคิด

อย่างไรก็ตาม การตั้งเป้าหมายที่ไม่สมจริงเป็นประจำอาจส่งผลเสียอย่างมากต่อประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

หากคุณล้มเหลวในการทำรายการสิ่งที่ต้องทำเป็นรายวัน รายสัปดาห์ และ/หรือรายเดือน เมื่อถึงจุดหนึ่ง คุณอาจเริ่มรู้สึกเหมือนตัวเองไม่ประสบความสำเร็จ

ผลก็คือ แทนที่จะทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผลมากขึ้น คุณอาจทำร้ายความมั่นใจ ลดความกระตือรือร้น และทำให้แรงจูงใจของคุณหมดไป คุณอาจลงเอยด้วยการทำให้ตัวเองมีอาการแอบอ้างและทรมานจากอาการหมดไฟ

เพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งนั้น เมื่อวางแผนกิจกรรมของคุณ ให้พิจารณาใช้กรอบเป้าหมาย SMART
SMART ย่อมาจาก Specific, Measurable, Attainable, Realistic และ Time-bound

เป็นเครื่องมือง่ายๆ ที่ช่วยให้คุณกำหนดลำดับความสำคัญและพิจารณาทรัพยากรของคุณ และกำหนดแนวทางการดำเนินการที่มีประสิทธิผล

สิ่งที่ดีที่สุดเกี่ยวกับแนวทางนี้คือสามารถมีประสิทธิภาพเท่าเทียมกันไม่เฉพาะในองค์กรงานขนาดเล็กเท่านั้น คุณยังสามารถนำไปใช้ในการวางแผนระยะยาวและกลยุทธ์ทางธุรกิจ โดยไม่คำนึงถึงระดับความรับผิดชอบและบทบาทของคุณในบริษัท

3. ทบทวนการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน

ในช่วงสองสามทศวรรษที่ผ่านมาได้ยกย่องการทำงานหลายอย่างพร้อมกันและทำให้ดูเหมือนเป้าหมายชีวิตสำหรับมืออาชีพที่มีงานยุ่ง

อย่างไรก็ตาม ความจริงก็คือมีเพียงไม่กี่คนที่สามารถทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ (ถ้ามี)

ถึงกระนั้น พวกเราส่วนใหญ่พยายามที่จะผลักดันและเล่นปาหี่บางงานจนกว่าเราจะล้มเหลวทั้งหมดหรือบรรลุผลปานกลาง สุดท้ายเราอาจหมดแรง เครียด และผิดหวัง เราไม่ต้องการให้ผลิตภาพของเราแทบจะไม่ดีไปกว่าที่เคยเป็นมาหากเราเข้าหาแต่ละงานเป็นรายบุคคลใช่ไหม

การทำงานทีละอย่าง จะทำให้คุณมีสมาธิดีขึ้น ให้ความสนใจกับมันอย่างเหมาะสม และทำให้แน่ใจว่าคุณได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด โดยไม่ต้องเครียดกับตัวเอง

ด้วยเหตุนี้ เมื่อสิ้นสุดแต่ละงาน คุณมีพลังงานเหลือพอที่จะจดจ่อกับงานถัดไป

นอกจากนี้ เราทุกคนทราบดีถึงความรู้สึกที่ดีเมื่อในที่สุดคุณสามารถทำเครื่องหมายรายการออกจากรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณใช่ไหม รักษาตัวเอง!

4. จัดลำดับความสำคัญรายการที่ต้องทำของคุณ

แทนที่จะพยายามทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ให้พิจารณาจัดลำดับความสำคัญของความรับผิดชอบประจำวันของคุณทุกเช้า แล้วเริ่มงานที่สำคัญที่สุด งานนี้มักจะเป็นเป้าหมายที่ยาก ท้าทาย ใช้เวลา และ/หรือเร่งด่วนที่สุดสำหรับวันนี้

เมื่อคุณทำสำเร็จแล้ว คุณจะไม่เพียงได้รับความรู้สึกถึงความสำเร็จและความพึงพอใจในทันที คุณยังสามารถดำเนินวันต่อไปได้ด้วยใจที่เบาสบาย เพราะสิ่งที่เลวร้ายที่สุดอยู่ข้างหลังคุณ

นอกจากนี้ เมื่อคุณรู้ว่าคุณได้ทำเครื่องหมายสิ่งที่สำคัญที่สุดในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณแล้ว อย่างอื่นก็ดูง่ายขึ้นเล็กน้อย

แน่นอน นี่ไม่ได้หมายความว่าเมื่อคุณทำภารกิจนี้เสร็จแล้ว คุณสามารถตบหลังตัวเองและเรียกมันว่าวันนี้ได้

ทำงานที่เหลือต่อไป บางทีอาจจะทิ้งงานที่ง่ายที่สุดไว้เป็นครั้งสุดท้าย ในขณะที่คุณทำงานผ่านรายการทั้งหมดที่คุณวางแผนไว้ หากคุณประสบปัญหาและ/หรือติดขัด ให้ลองออกจากงานไปชั่วขณะหนึ่งแล้วกลับมาทำงานใหม่ในภายหลัง

วิธีนี้ใช้ได้ผลดีไม่เพียงแต่ในตารางเวลาประจำวันของคุณเท่านั้น แต่ยังสามารถใช้ในการวางแผนรายสัปดาห์และรายเดือนได้อีกด้วย

5. อนุญาตให้ตัวเองหยุดพัก

การพักทำให้คุณสามารถเริ่มสมองใหม่ ฟื้นแรงจูงใจ และจัดสรรเวลาของคุณใหม่

เมื่อคุณจดจ่อกับงานที่ยากเกินไปนานเกินไป คุณจะรู้สึกท่วมท้น ดังนั้น แทนที่จะคืบหน้า คุณกลับพบว่าตัวเองติดอยู่

หากคุณไม่กำหนดเวลาพักให้ตัวเอง ไม่ช้าก็เร็ว สมองของคุณจะเริ่มทำเพื่อคุณ ผลที่ได้คือผลผลิตของคุณจะยิ่งแย่ลงไปอีก เพราะคุณจะพยายามผลักดันต่อไปเพียงเพื่อติดอยู่ท่ามกลางความทุกข์ระทมของคุณเอง

ซึ่งมักจะนำไปสู่ความคับข้องใจ ความสงสัยในตนเอง และ/หรือแม้แต่ความสิ้นหวัง

วิธีที่ดีในการใช้ช่วงพักในแต่ละวันคือการลองใช้เทคนิค Pomodoro ในนั้นคุณใช้ตัวจับเวลาเพื่อสลับงานและแบ่งช่วงเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าการทำงาน 20 ถึง 45 นาที ตามด้วยพัก 5 หรือ 10 นาที

แม้ว่างานในมือจะต้องใช้เวลาดำเนินการนานกว่านี้ คุณควรพิจารณายึดตารางพักงานของคุณ นี้จะช่วยให้คุณมีพลังงานสดชื่นและจิตใจที่ชัดเจนหลังจากหยุดพัก

นอกจากนี้ ให้พิจารณาเติมช่วงพักด้วยกิจกรรมที่พาคุณออกจากเวิร์กสเตชันของคุณ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทงานของคุณ

ตัวอย่างเช่น หากคุณทำงานที่โต๊ะทำงาน ให้ยืดขาและออกกำลังกายเบาๆ งานของคุณเกี่ยวข้องกับการออกกำลังกาย? ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณนั่งหรือนอนราบเป็นบางครั้ง หากคุณใช้เวลาทั้งวันในการประชุม ให้ใช้เวลาส่วนตัวเงียบๆ ถ้าคุณทำงานคนเดียว โทรหาเพื่อนเพื่อแชท

ประเด็นคือการแบ่งกิจวัตรประจำวันของคุณด้วยกิจกรรมอื่นที่ทำให้คุณไม่ต้องทำงาน เป็นผลให้เมื่อคุณกลับมา คุณมีมุมมองใหม่และจุดแข็งใหม่

ฟังดูง่าย แต่สามารถทำงานได้อย่างอัศจรรย์กับประสิทธิภาพการทำงานและประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

6. อย่าขจัดสิ่งรบกวน – จัดระเบียบ

การขจัดสิ่งรบกวนสมาธิและนิสัยไม่ดีนั้นพูดง่ายกว่าทำ บางครั้งการฆ่าพวกมันอาจสร้างความขุ่นเคืองใจมากเกินไป และส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานแทนที่จะปรับปรุงให้ดีขึ้น

วิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยงสิ่งนี้คือการวางขอบเขตไว้ภายในขอบเขตของคุณและกำหนดขอบเขตสำหรับตัวคุณเอง

พิจารณาเลือกกรอบเวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงของวันที่คุณมีประสิทธิภาพน้อยที่สุด ต่อไป อุทิศให้กับกิจกรรมที่มักทำให้คุณเสียสมาธิจากการทำงานมากที่สุด

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณเป็นคนติดโซเชียล (ก็ใช่น่ะสิ)

หากคุณไม่มีระเบียบวินัยและไม่ควบคุมตัวเอง คุณสามารถเสียเวลาไปกับการดูโทรศัพท์ได้ทั้งวัน ซึ่งอาจทำลายกระบวนการทำงานของคุณและลดประสิทธิภาพลงได้ เพราะมันทำให้มีสมาธิจดจ่อยากมาก

อย่างไรก็ตาม ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณใช้โซเชียลมีเดีย การตัดทิ้งทั้งหมดอาจทำให้คุณรู้สึกเหงา ถูกเข้าใจผิด และล้าหลังในการอัปเดตและหัวข้อที่คุณสนใจ

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คุณสามารถกำหนดช่วงพักโซเชียลมีเดียได้ตลอดทั้งวันและจำกัดเวลาที่คุณใช้ในที่ทำงานอย่างเคร่งครัด ด้วยวิธีนี้ คุณจะรู้ว่ามีการแก้ไขที่กำลังจะเกิดขึ้นและจะไม่ถูกรบกวนจากงานของคุณ แม้ว่าคุณจะได้ยินการแจ้งเตือนที่ส่ง Ping อย่างเมามัน อย่างไรก็ตาม แน่นอน เป็นการดีที่สุดที่จะจำกัดสิ่งเหล่านั้นให้มากที่สุด คุณไม่ต้องการทดสอบตัวเองหนักเกินไป

นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้แอพ Digital Balance เพื่อติดตามพฤติกรรมการใช้อุปกรณ์ของคุณและตั้งค่าการใช้เวลาหน้าจอ

แม้ว่าสิ่งรบกวนสมาธิของคุณจะไม่ใช่ดิจิทัล คุณก็ใช้วิธีนี้เพื่อควบคุมสิ่งเหล่านั้นได้ วิธีนี้จะทำให้คุณสามารถปรับปรุงนิสัยการทำงานและสมาธิของคุณได้อย่างมาก

บรรทัดล่าง

การมีประสิทธิผลและการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพไม่ได้มีความสำคัญต่อการเติบโตและการพัฒนาทางอาชีพของคุณเท่านั้น แต่สำหรับสุขภาพจิตของคุณด้วย

ในอีกด้านหนึ่ง หากคุณฟุ้งซ่านอยู่ตลอดเวลา ผัดวันประกันพรุ่ง หรือเพิ่งออกจากเกม คุณมักจะสูญเสียความมั่นใจและแรงจูงใจ นี้สามารถส่งผลต่อความรู้สึกของคุณเกี่ยวกับงานของคุณและความรู้สึกของคุณเกี่ยวกับตัวเอง ไม่ต้องพูดถึงว่าในที่สุด มันอาจทำให้คุณตกงานได้

ในทางกลับกัน หากประสิทธิภาพที่ไม่ดีเป็นผลมาจากการกดดันตัวเองมากเกินไป ก็อาจนำไปสู่ความเครียด ความวิตกกังวล และแม้กระทั่งความเหนื่อยหน่าย

การปรับวัฒนธรรมการทำงาน กิจวัตร และกระบวนการทำงานให้เหมาะสม คุณจะมั่นใจได้ว่าคุณใช้เวลาทำงานอย่างเต็มที่โดยไม่ส่งผลเสียต่อความเป็นอยู่ที่ดีของคุณ

สิ่งที่คุณต้องทำคือค้นหาเทคนิคที่เหมาะสมซึ่งให้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดสำหรับคุณ และทำเป็นนิสัย