วิธีปรับขนาดทีมอีเมลของคุณให้สำเร็จ ตอนที่ 1: ผู้คน

การส่งอีเมลที่ดีไม่ใช่เรื่องง่าย แต่การส่งอีเมลที่ดีในระดับที่เป็นความท้าทายที่แตกต่างกันทั้ง คุณจะตั้งค่าโปรแกรมเพื่อจัดการกับแคมเปญที่มีความซับซ้อนมากขึ้นเรื่อยๆ ได้อย่างไร โดยที่ยังคงรักษาคุณภาพเสียงของแบรนด์และอีเมลไว้อย่างสม่ำเสมอ

ผู้เชี่ยวชาญจาก Litmus และ Salesforce นั่งลงเพื่อหารือเกี่ยวกับองค์ประกอบสามประการของโปรแกรมอีเมลที่ปรับขนาดได้: ผู้คน กระบวนการ และเครื่องมือ คุณสามารถรับชมการ สัมมนาผ่านเว็บแบบเต็มได้ตามต้องการ ที่นี่ แต่โพสต์นี้นับเป็นครั้งแรกในซีรีส์ที่แจกแจงเคล็ดลับที่ดีที่สุดสำหรับการปรับขนาดทีมอีเมลของคุณ วันนี้โฟกัสอยู่ที่คนในโปรแกรมอีเมลของคุณ

สิ่งที่ต้องทำเพื่อปรับขนาดโปรแกรมอีเมลของคุณ ในการสัมมนาผ่านเว็บแบบออนดีมานด์นี้ ผู้เชี่ยวชาญจาก Litmus และ Salesforce จะมาแบ่งปันเคล็ดลับในการพัฒนาโปรแกรมอีเมลของคุณในแบบที่ถูกต้อง ชมการสัมมนาทางเว็บของเรา →

ปรับขนาดด้านมนุษย์ของโปรแกรมอีเมลของคุณ

การสร้างและจัดการทีมผู้เชี่ยวชาญด้านอีเมลไม่ใช่เรื่องเล็ก และอาจเป็นเรื่องยากโดยเฉพาะในช่วงเวลาของการเปลี่ยนแปลงหรือการเติบโต ในตอนท้ายของสเปกตรัม คุณอาจเล่นกลหลายโครงการและความรับผิดชอบกับทีมขนาดเล็ก หรือคุณอาจเผชิญกับเวิร์กโฟลว์ที่ไม่มีประสิทธิภาพหรือการสื่อสารที่กระจัดกระจายกับทีมงานจำนวนมาก

ไม่ว่าคุณจะมีสมาชิกในทีมอีเมลกี่คนหรือภาระงานปัจจุบันของคุณเป็นอย่างไร การรู้วิธีปรับขนาดแผนกของคุณอย่างมีประสิทธิภาพเป็นทักษะที่มีค่า การตรวจสอบโครงสร้างทีมและกลยุทธ์ยังช่วยให้แผนกที่มีอยู่ของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทำให้พวกเขาสร้าง แคมเปญที่ สร้าง รายได้ใน แต่ละวันได้ง่ายขึ้น

คน = ทีม + ทักษะ

ความสำเร็จของคนของคุณอยู่ในสององค์ประกอบ—ทีมของคุณและทักษะของพวกเขา องค์ประกอบแรกคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการเลือกคนที่เหมาะสมและการจัดระเบียบพวกเขาอย่างมีประสิทธิภาพ ในขณะที่องค์ประกอบที่สองมุ่งเน้นไปที่การเติบโตภายในองค์กรของคุณ มาดำดิ่งกัน

หาคนที่เหมาะกับงาน: Generalist vs. Specialist vs. Leader

มีหลายสิ่งหลายอย่างในการสร้างอีเมลฉบับเดียว มากเสียจน 53% ของทีมใช้เวลาสองสัปดาห์ขึ้น ไปเพื่อเตรียมแคมเปญเดียวให้พร้อมสำหรับการส่ง การมีโปรแกรมอีเมลขนาดเล็กไม่ได้ทำให้ขั้นตอนที่สำคัญทั้งหมดในการออกแบบ การเขียนโค้ด และการทดสอบหายไปอย่างน่าอัศจรรย์ ดังนั้นทีมเหล่านี้จึงมักเต็มไปด้วยผู้เชี่ยวชาญ การวิจัยของเราพบว่าความรับผิดชอบของทีมอีเมลส่วนใหญ่มุ่งเน้นไปที่การเข้ารหัสและการพัฒนาอีเมล ในขณะที่กลยุทธ์และการออกแบบอีเมลก็เป็นงานทั่วไปเช่นกัน

คุณจะไปถึงจุดที่อยู่ระหว่างการขยายทีม ซึ่งความสนใจของคุณอาจเปลี่ยนไปที่ผู้เชี่ยวชาญ การจ้างคนที่สามารถทำทุกอย่างด้วยฟังก์ชันเดียว เช่น การออกแบบหรือการเขียนโค้ด ช่วยให้พวกเขามีทักษะและความรู้ที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นเพื่อการทำงานที่ดีขึ้นและเร็วขึ้น โดยการว่าจ้างหรือฝึกอบรมผู้เชี่ยวชาญ จะช่วยบรรเทาสมาชิกในทีมอีเมลที่ต้องเปลี่ยนเกียร์อย่างต่อเนื่องหรือเรียนรู้เพียงเล็กน้อยเกี่ยวกับหัวข้อมากมาย

ไม่ว่าคุณจะต้องการเพิ่มผู้รู้ทั่วไปหรือผู้เชี่ยวชาญในทีมของคุณ มีองค์ประกอบสำคัญอย่างหนึ่งที่องค์กรที่ประสบความสำเร็จมี นั่นคือ ผู้นำ ความเป็นผู้นำจะกำหนดความคาดหวังและกำหนดกฎเกณฑ์เพื่อให้ทุกคนสามารถมุ่งเน้นความสนใจและความพยายามของตนในสิ่งที่สำคัญ

วิธีทำให้ถูกต้อง: หากคุณกำลังตัดสินใจว่าต้องการฝึกอบรมหรือจ้างผู้เชี่ยวชาญทั่วไปหรือผู้เชี่ยวชาญ ขั้นตอนแรกของคุณคือการระบุพื้นที่ที่ทีมของคุณรู้สึกหนักใจ

พวกเขารู้สึกว่าไม่มีเวลาพอที่จะทำงานเกี่ยวกับกลยุทธ์หรือ วิเคราะห์ผลลัพธ์หลังการส่ง ? มี การออกแบบ หรือทักษะการเขียนโค้ด ใหม่ๆ ที่ คุณต้องการนำไปใช้ แต่คุณไม่มีใครในทีมที่สามารถดำเนินการตามแนวคิดเหล่านั้นได้ใช่หรือไม่ คุณคิดว่าความต้องการของคุณจะพัฒนาขึ้นในปีหน้าอย่างไร? คุณต้องการผู้นำที่แข็งแกร่งที่สามารถช่วยให้ทุกคนทำงานในทิศทางเดียวกันได้หรือไม่?

คำถามทั้งหมดเหล่านี้จะช่วยคุณระบุช่องว่างในทีมของคุณ คุณยังสามารถพูดคุยกับทีมของคุณเกี่ยวกับจุดแข็งในปัจจุบันหรืองานที่ต้องการ และพวกเขาต้องการเป็นผู้เชี่ยวชาญในด้านนั้นในอนาคตหรือไม่ เมื่อถึงเวลาต้อง จ้างสมาชิกใหม่ในทีม อย่าลืมกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนในรายละเอียดงานของคุณ

จัดทีมของคุณสู่ความสำเร็จ

แม้แต่คนที่มีความสามารถที่สุดก็ยังไม่สามารถทำงานได้ดีหากพวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของระบบที่พัง นั่นเป็นสาเหตุที่ส่วนสำคัญในการปรับขนาดโปรแกรมของคุณคือการค้นหาโครงสร้างองค์กรที่กำหนดทีมของคุณและทำงานเพื่อความสำเร็จ แต่โครงสร้างทีมที่สมบูรณ์แบบมีหน้าตาเป็นอย่างไร? คำตอบก็คือ "มันขึ้นอยู่กับ" ตามปกติ แต่ละบริษัทมีความแตกต่างกัน และคุณอาจต้องการคำตอบที่แตกต่างกันเมื่อคุณพัฒนา

องค์กรอีเมลแบบรวมศูนย์และแบบกระจายอำนาจ

แบบสำรวจสถานะอีเมลประจำปี 2019 ของเราพิจารณาว่าบริษัทต่างๆ จัดระเบียบทีมอีเมลอย่างไร ข่าวดีก็คือคุณมีตัวเลือกต่างๆ

บริษัทขนาดเล็กมักจะเลือก โครงสร้างทีมแบบรวมศูนย์ โดยกลุ่มเดียวจะจัดการกลยุทธ์อีเมล การเขียนและการออกแบบทั้งหมด การสื่อสารจะง่ายขึ้นเล็กน้อยเมื่อคุณทำงานในกลุ่มเล็กๆ นอกจากนี้ เมื่อกลยุทธ์ การเขียน และการออกแบบทั้งหมดมาจากกลุ่มเดียวกัน คุณจะจบลงด้วยแคมเปญที่สอดคล้องกันมากขึ้นในกลุ่มต่างๆ เมื่อทำถูกต้องแล้ว องค์กรอีเมลแบบรวมศูนย์ก็สามารถเป็นเครื่องจักรที่ดีได้ สร้างกระบวนการที่ทำซ้ำได้ซึ่งใช้จุดแข็งของสมาชิกในทีมที่แตกต่างกัน เมื่อทีมที่รวมศูนย์มีขนาดใหญ่เกินไป ก็มีความเสี่ยงที่จะทำให้ขั้นตอนการทำงานของคุณช้าลง ด้วยเหตุนี้ เมื่อองค์กรเติบโตขึ้น เรามักจะเห็นการเปลี่ยนแปลงออกจากโครงสร้างแบบรวมศูนย์

องค์กรขนาดใหญ่หรือข้ามชาติมีแนวโน้มที่จะเลือกใช้ทีมที่กระจายอำนาจ โดยที่หน่วยอีเมลทั้งหมดจะถูกจัดกลุ่มตามสถานที่ สายผลิตภัณฑ์ แผนก ฯลฯ ทีมที่กระจายอำนาจสามารถคล่องตัวมากขึ้นตามความต้องการของลูกค้าที่มีเอกลักษณ์ แต่พวกเขายังสามารถสร้าง ประสบการณ์แบรนด์ที่กระจัดกระจาย แม้แต่บริษัทขนาดเล็กที่เคยทำงานเป็นหน่วยงานแบบรวมศูนย์ก็สามารถเผชิญกับความท้าทายจากการกระจายอำนาจได้ หากพวกเขาขอความช่วยเหลือจากนักแปลอิสระและเอเจนซี่ หรือมีพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่

วิธีทำให้ถูกต้อง: มีหลายวิธีที่คุณสามารถจัดระเบียบทีมได้ ดังนั้นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับคุณคืออะไร ถ้าบริษัทของคุณมีพนักงานน้อยกว่า 100 คน การเลือกโครงสร้างทีมแบบรวมศูนย์สำหรับเวิร์กโฟลว์และการสื่อสารที่ง่ายกว่าอาจเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผลที่สุด

ในความเป็นจริง การวิจัยของเราพบว่าทีมที่รวมศูนย์ไม่ได้มาจากคนส่วนใหญ่ จนกว่าบริษัทจะมีพนักงานถึง 10,000 คนขึ้นไป หากคุณอยู่ในบริษัทขนาดใหญ่หรือเติบโตด้วยความช่วยเหลือจากฟรีแลนซ์ คุณจะต้องใส่ใจกับกระบวนการของคุณให้มากขึ้น การตรวจสอบเป้าหมาย บุคลิกของผู้ใช้ แนวทางของแบรนด์ และข้อมูลเชิงลึกเป็นประจำช่วยให้ทีมที่ไม่ปะติดปะต่อทำงานเป็นหน่วยที่เหนียวแน่น

สำหรับการดำน้ำลึกลงไปในส่วนกลางและการกระจายอำนาจอีเมลทีมและข้อดีและข้อเสียที่มาพร้อมกับแต่ละชุดขึ้นอ่านโพสต์บล็อกของเราเกี่ยวกับการจัดทีมงานอีเมล

ตามใจลูกค้า

ต้องการเริ่มต้นทำให้ทีมของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นตั้งแต่วันนี้หรือไม่? กำหนดเวลาให้ทุกคนทบทวนว่าโปรแกรมอีเมลของคุณสอดคล้องกับลูกค้าและกลยุทธ์ทางธุรกิจโดยรวมได้อย่างไร

ลูกค้าเป้าหมายของคุณคือใคร และอะไรคือแรงจูงใจของพวกเขา พวกเขาจะมีจุดสัมผัสแบรนด์ใดบ้างในช่องทางอื่นๆ แคมเปญปัจจุบันของคุณอิงตาม การเดินทางที่เน้นลูกค้าเป็นศูนย์กลาง หรือไม่ หากปราศจากความเข้าใจที่ชัดเจนและชัดเจนเกี่ยวกับบทบาทของลูกค้าและอีเมลในเส้นทางของพวกเขา การสร้างอีเมลที่ตรงเป้าหมายจึงเป็นเรื่องยาก

วิธีทำให้ถูกต้อง: ขั้นแรก ประเมินกลยุทธ์อีเมลปัจจุบันของคุณและเอกสารใดๆ เกี่ยวกับลูกค้า หากคุณไม่มีแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียวสำหรับนักการตลาดผ่านอีเมลที่ต้องเรียนรู้ เป็นเวลาที่ดีในการสร้างแหล่งข้อมูล หากคุณมีกลยุทธ์เกี่ยวกับความสำเร็จของลูกค้าผ่านอีเมล สมาชิกในทีมทุกคนทราบและอ้างอิงหรือไม่

ยกระดับทักษะและความรู้

การปรับขนาดทีมอีเมลที่มีความสามารถไม่ใช่แค่การจ้างคนที่เหมาะสมเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวกับการลงทุนเพื่อช่วยให้พวกเขาเติบโตในหน้าที่การงานด้วย การเพิ่มขีดความสามารถให้กับทีมปัจจุบันของคุณด้วยทักษะใหม่ๆ อาจทำให้คุณสามารถทำงานให้เสร็จลุล่วงได้มากขึ้นโดยไม่ต้องเพิ่มเงินเดือนเลย

ให้ห้องทดลอง

ให้ทีมของคุณมีห้องเพื่อผสมผสานงานประจำวันกับโครงการที่ทำลายงานประจำ นี่อาจเป็นชุดของการทดสอบ A/B การทดลองด้วยเทคนิคการเขียนโค้ดหรือการออกแบบใหม่ๆ หรือโอกาสในการออกแบบอีเมลแบบใช้ครั้งเดียวที่แตกต่างจากเทมเพลตมาตรฐานของคุณ การทดสอบทุกครั้ง ไม่ว่าจะสำเร็จหรือไม่ก็ตาม เปิดโอกาสให้ทีมของคุณได้รับการท้าทายและเรียนรู้

ลงทุนในการฝึกอบรม

อีเมลมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ซึ่งหมายความว่าการเรียนรู้ในทีมอีเมลของคุณไม่ควรหยุด การฝึกอบรมสามารถช่วยให้คนปัจจุบันของคุณเติบโตเป็นผู้เชี่ยวชาญมากขึ้น หรือทำให้มั่นใจว่าพนักงานใหม่จะก้าวล้ำหน้าอยู่เสมอ ต่อไปนี้คือบางวิธีที่คุณสามารถลงทุนในการฝึกอบรม:

• ให้ทีมงานของคุณเวลาในการวิจัยแนวโน้มตลาดอีเมลและการปฏิบัติที่ดีที่สุด
• จัดสรรงบประมาณให้ทีมของคุณเข้าร่วม การประชุม เรียนหลักสูตรออนไลน์ หรือรับการรับรอง
• ใช้ประโยชน์จากโอกาสการเรียนรู้ออนไลน์ฟรีเช่นการสัมมนาทางเว็บหรือ Salesforce Trailhead

บุคลากรในทีมอีเมลของคุณคือ ฮีโร่ทางการตลาดในชีวิตประจำวัน ที่ช่วยมอบประสบการณ์ลูกค้าที่ยอดเยี่ยม แคมเปญหลังแคมเปญ องค์ประกอบของมนุษย์ในการปรับขนาดโปรแกรมอีเมลของคุณอย่างมีประสิทธิภาพนั้นเป็นสิ่งที่ยากที่สุดเช่นกัน เนื่องจากมีการจัดการทีมมากกว่าการเลือกการรวมหรือเครื่องมือที่เหมาะสม

สิ่งที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้เพื่อปรับขนาดทีมของคุณอย่างมีประสิทธิภาพคือการมุ่งเน้นที่การจัดตำแหน่ง การทำงานร่วมกัน และการเรียนรู้ การมีรากฐานที่ดีในทีมของคุณจะจ่ายเงินปันผลในระยะยาว

หากคุณรู้สึกว่าคุณได้เริ่มต้นอย่างยากลำบากในการปรับขนาดของคุณหรือไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน แสดงว่าคุณอยู่ในมือที่ดี ในโพสต์ถัดไปในชุดนี้เกี่ยวกับการปรับขนาดทีมอีเมลของคุณ เราจะพิจารณากระบวนการและเครื่องมือของคุณ คอยติดตาม!