วิธีใช้ Slack เพื่อให้ทีมระยะไกลของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลและมีส่วนร่วม

กำลังพยายามหาวิธีใช้ Slack อยู่ใช่ไหม

ดี. มันคุ้มค่าโดยสิ้นเชิง

ด้วย จำนวนผู้ใช้งานรายวันมากกว่า 10 ล้านคน ความนิยมของ Slack เป็นตัวของตัวเอง อันที่จริง แพลตฟอร์มนี้เป็นส่วนสำคัญของการทำงานระยะไกล เนื่องจากทีมจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ที่พึ่งพา Slack เป็นศูนย์กลางการสื่อสารแบบครบวงจร

และในขณะที่ Slack อาจดูเหมือนเป็นเพียงแอปแชทบนพื้นผิว แพลตฟอร์มนี้มีคุณสมบัติที่ช่วยประหยัดเวลาได้มากมายเพื่อให้ทีมทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีส่วนร่วม

ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายวิธีใช้ Slack สำหรับธุรกิจ

Slack คืออะไรกันแน่?

เริ่มจากพื้นฐานกันก่อน

Slack คือเครื่องมือการทำงานร่วมกันเป็นทีมและการจัดการโครงการ แพลตฟอร์มนี้สามารถใช้ได้ในเบราว์เซอร์หรือเป็นแอปที่มาพร้อมเครื่องบนเดสก์ท็อปและมือถือ

ผู้ใช้สื่อสารในช่องที่แสดงโดยแฮชแท็กเฉพาะ ตัวอย่างเช่น ทีมการตลาดอาจมีช่องทางแยกสำหรับ #content-writers, #SEO และ #design

ภายในแต่ละแชนเนล ผู้ใช้สามารถแท็กกันตาม @handles ของพวกเขา จากนั้นความสนุกก็เริ่มขึ้น

ในแง่ของวิธีใช้ Slack ในการสื่อสาร ตัวเลือกของคุณค่อนข้างไร้ขีดจำกัด ตัวอย่างเช่น Slack เป็นทางเลือกที่ดีสำหรับอีเมลหรือตั๋วโครงการ การมีข้อความดังกล่าวที่ส่งต่อไปยังส่วนหน้าจะสร้างความรู้สึกรับผิดชอบและความโปร่งใส เนื่องจากทีมสามารถติดตามการสื่อสารจากจุด A ไปยังจุด B จนกว่าปัญหาจะได้รับการแก้ไข

Slack สามารถใช้สำหรับการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการได้เช่นกัน ฉลองสัญญาใหม่หรือวันเกิด? ต้องการวางมส์หรือ .GIF หรือไม่? ไปหามัน

ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนสถานะความพร้อมใช้งานได้ตลอดทั้งวันเพื่อส่งสัญญาณไปยังเพื่อนร่วมงานเมื่อพวกเขาไม่ได้พูดคุย เทียบกับเมื่อพวกเขากำลังทำงานหนัก

กล่าวโดยย่อ Slack เป็นสถานที่สำหรับให้เพื่อนร่วมงาน "พร้อมเสมอ" วิธีนี้เป็นทางเลือกที่ทันท่วงทีมากขึ้นในการสื่อสารผ่านอีเมลเพียงอย่างเดียว ในขณะเดียวกันก็สร้าง watercooler สำหรับสำนักงานแบบเก่าขึ้นมาใหม่ด้วย

ทำไม Slack ถึงได้รับความนิยมจากทีมระยะไกล?

Slack อาจดูไม่พิเศษนักเมื่อมองแวบเดียว

ท้ายที่สุด มีแอปแชทมากมาย (เช่น Teams, Google Meet) ที่มีจุดประสงค์คล้ายกัน

ความนิยมของ Slack นั้นลดลงมาจากการใช้อย่างแพร่หลายในหมู่บริษัทสตาร์ทอัพและมีผู้ใช้ใหม่หลั่งไหลเข้ามาหลายล้านคนในช่วงโควิด-19 ในช่วงต้นของการระบาดใหญ่ ธุรกิจต่างๆ ได้เริ่มต้นใช้งานแอปจำนวนหนึ่งเพื่อปรับให้เข้ากับ "ปกติ" ของการทำงานระยะไกลที่เพิ่งค้นพบ

และสำหรับการแชทแบบทีม Slack เป็นผู้ชนะ แอปดังกล่าวมีผู้ใช้ใหม่เพิ่มขึ้นท่ามกลางสถานการณ์โควิด-19 และหลายคนตัดสินใจใช้แพลตฟอร์มนี้ในระยะยาว

บางทีจุดขายที่ใหญ่ที่สุดของ Slack ก็คือการผสานรวมกับบุคคลที่สาม หากมีแอปหรือเครื่องมือสำหรับธุรกิจที่คุณไว้วางใจ มีโอกาสสูงที่จะมีการรวม Slack

เทรลโล Google ไดรฟ์ แนวโน้ม คุณชื่อมัน Slack รวมเข้ากับมัน

ความแตกต่างที่สำคัญอีกประการหนึ่งของ Slack เมื่อเทียบกับแอปแชทอื่นๆ คือ บ็อตที่หลากหลายของแพลตฟอร์ม ซึ่งส่วนใหญ่มุ่งเน้นไปที่ประสิทธิภาพการทำงานและปรับปรุงวัฒนธรรมของบริษัท ตัวอย่างเช่น บอท Donut ยอดนิยมได้รับการออกแบบมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการปฐมนิเทศพนักงานใหม่และช่วยให้พนักงานสร้างความสัมพันธ์ในสถานที่ห่างไกล

เป้าหมายภาพรวมของการใช้แพลตฟอร์มอย่าง Slack คือการแทนที่อีเมลทันที (หรืออย่างน้อยก็ลดการพึ่งพาอีเมลของทีม)

เหตุใดจึงใช้ Slack แทนอีเมล เวลา.

มีการบันทึกไว้อย่างดีว่าพนักงานจำนวนมากเสียเวลาต่อวันในกล่องจดหมายของตน แพลตฟอร์มนี้ลดความจำเป็นในการกลับไปกลับมา รวมการแจ้งเตือนทางอีเมลไว้ในกล่องจดหมายแบบเรียลไทม์ควบคู่ไปกับแชทในทีมของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกำหนดเวลาและแชร์รหัสการประชุม Zoom ได้โดยตรงภายใน Slack โดยไม่ต้องตีกลับระหว่างลิงก์ในกล่องจดหมายและคำเชิญ

บริษัทระยะไกลส่วนใหญ่ใช้ Slack อย่างไร

ไม่มีสองทีมใดที่ใช้ Slack เหมือนกัน แต่เป้าหมายสุดท้ายก็เหมือนกัน: ให้ทีมมีที่ที่เชื่อมต่อกันโดยไม่ต้องเสียเวลาในกล่องจดหมายหรือเล่นแอพจำนวนมาก

ด้านล่างนี้คือเป้าหมายเฉพาะสามประการสำหรับบริษัทระยะไกลที่พยายามหาวิธีใช้ Slack:

1. ปรับปรุงงานและจัดทำเอกสารการสื่อสารภายในระหว่างพนักงาน
2. ส่งเสริมการสื่อสารที่เปิดกว้างและทันท่วงทีและวัฒนธรรมองค์กรร่วมกัน
3. ให้พนักงานมีประสิทธิผลผ่านแอพและการบูรณาการ

แพลตฟอร์มนี้เป็นพื้นที่สำคัญสำหรับทีมในการระดมความคิดและติดตามสถานะของโครงการใดๆ ตัวอย่างเช่น ทีมงานระยะไกลที่สร้างสรรค์อาจขอคำติชมหรือสรุปเนื้อหาบางส่วน ต่อไปนี้คือตัวอย่างวิธีการใช้ Slack สำหรับการจัดการโครงการ (กับ Trello) เพื่อทำสิ่งนั้น:

ในขณะเดียวกัน การส่งเสริมการมีส่วนร่วมของพนักงานเป็นหนึ่งในความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดในการจัดการทีมจากระยะไกล Slack สามารถช่วยในแผนกนั้นได้ ด้วยบ็อตการมีส่วนร่วมและเครื่องมือสำรวจที่หลากหลาย เพื่อเลือกสมองของพนักงาน

ต่อไปนี้คือตัวอย่างการใช้ Polly ซึ่งให้สถานที่ที่ไม่ระบุตัวตนแก่พนักงานเพื่อให้ข้อเสนอแนะและตอบคำถามจากผู้จัดการ

และอีกครั้ง เป้าหมายของ Slack คือการทำให้แน่ใจว่าพนักงานมีประสิทธิผลอยู่เสมอ นี่เป็นอีกหนึ่งความท้าทายของทีมทางไกลที่พนักงานมีความเป็นอิสระและการติดตามงานแต่ละงานอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก

ต่อไปนี้คือตัวอย่างของเครื่องมือติดตามเวลา เช่น Timebot.chat ซึ่งช่วยให้พนักงานสามารถติดตามงานในแต่ละวัน ปิดกั้นเวลา และเน้นย้ำถึงสิ่งที่พวกเขากำลังทำอยู่

นี่เป็นเพียงภาพรวมของวิธีใช้ Slack เป็นทีมระยะไกล แอพและเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการอาจแตกต่างกัน แต่คุณสามารถใช้แพลตฟอร์มได้เหมือนกันทั้งหมด

วิธีใช้ Slack: เคล็ดลับและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

แม้ว่า Slack จะค่อนข้างใช้งานง่าย แต่การใช้แพลตฟอร์มอย่างเต็มศักยภาพหมายถึงการทำความเข้าใจแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ต่อไปนี้คือเคล็ดลับสั้นๆ เพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณใช้ Slack อย่างมีความหมาย

เลือกช่องของคุณ

Slack ของบริษัทของคุณไม่ควรเป็นช่องทางสุ่มฟรีสำหรับทุกคน การสนทนาควรจำกัดเฉพาะช่องทางตามเป้าหมายของบริษัทสำหรับแพลตฟอร์ม

ตัวอย่างเช่น แต่ละทีมมีที่สำหรับกลับไปกลับมาหรือไม่? มีที่ใดที่จะแสดงข้อกังวลทั่วทั้งบริษัทหรือไม่? คุณต้องการจำกัดมส์และธุรกิจตลก ๆ ไว้ที่ช่องเดียวหรือไม่?

ไม่มีวิธีที่ "ถูกต้อง" ในการตั้งค่าช่อง Slack ของคุณ แน่นอน อิสรภาพนี้อาจดูน่ากลัวเล็กน้อย ในการเริ่มต้น ต่อไปนี้คือตัวอย่าง ช่องแนะนำ บางส่วนที่เน้นโดย Slack

• #ประกาศ
• #สุ่ม
• #AMA (ถามอะไรหน่อย)
• #วัฒนธรรมองค์กร
• #กล่องคำแนะนำ

สรุปความคาดหวัง

ไม่ต่างจากโซเชียลมีเดีย นักวิจารณ์บางคนมองว่า Slack อาจทำให้พนักงานเสียเวลาซึ่งอาจส่งผลให้ผลิตภาพ น้อยลง

นอกจากนี้ ปรากฏการณ์ “ความเหนื่อยล้าจากการหย่อนยาน” และความเครียดจากผู้ใช้ที่เร่งรีบบนแพลตฟอร์มสามารถส่งผลต่อความเหนื่อยหน่ายในที่ทำงาน

สิ่งสำคัญคือต้องเน้นถึงความคาดหวังสำหรับวิธีใช้ Slack ในทีมของคุณ วิธีนี้จะช่วยไม่ให้เสียเวลาและทำให้แน่ใจได้ว่าการสนทนาจะมีความหมายและเกิดผล

กล่าวโดยสรุป ทีมไม่ควรมองว่าเป็นสถานที่สำหรับสนทนา เราขอแนะนำคู่มือของ Slack ในการเตรียมความพร้อมให้กับ บริษัทของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณมาถูกทางจากคำว่า "ไป"

ใช้ประโยชน์จากการบูรณาการอย่างเต็มที่

หากคุณกำลัง ใช้ Slack สำหรับธุรกิจ คุณจะมีตัวเลือกมากมายในแง่ของการผสานการทำงานที่คุณสามารถใช้ได้ ซึ่งรวมถึง:

• เครื่องมือการจัดการโครงการ (Trello, Asana, Jira)
• เครื่องมือการประชุมทางวิดีโอ (ซูม, RingCentral)
• แอปปฏิทิน (Google ปฏิทิน, Outlook)
• ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกัน (Google Drive, Box)
• เครื่องมือสร้างการมีส่วนร่วมของพนักงาน (OfficeVibe, TINYpulse)

ตัวอย่างเช่น ดู Slack G-Suite สำหรับ Slack ด้วยการรวมระบบเพียงครั้งเดียว คุณสามารถจัดการการประชุมของคุณ...

…และอัปโหลดไฟล์เพื่อแชร์กับทีมที่เหลือของคุณ

แต่อีกครั้ง: เป้าหมายของ Slack คือการประหยัดเวลา อาจเป็นการดึงดูดใจที่จะยัดเยียดแอพและการรวมเข้ากับแพลตฟอร์มให้ได้มากที่สุด แต่พยายามยึดติดกับแอพที่ใช้บ่อยที่สุดก่อน

ส่งเสริมแง่บวก

อาจฟังดูซ้ำซาก แต่ก็คุ้มค่าที่จะกล่าวถึง

เพื่อนร่วมงานของคุณไม่ควรกลัวการเปิดช่อง Slack ใดๆ ที่ระบุ ไม่ว่าจะเป็นคำติชมหรือคำขอ ให้เน้นย้ำถึงความสำคัญของการรักษาการสื่อสารในเชิงบวกและสร้างสรรค์

ไม่ต้องสงสัยเลยว่าการเชื่อมต่อตลอดเวลากับทีมของคุณอาจทำให้เครียดได้ เพื่อต่อสู้กับสิ่งนี้ ส่งเสริมให้สมาชิกในทีมของคุณคำนึงถึงน้ำเสียงของพวกเขา และในทำนองเดียวกัน อย่ากลัวที่จะปล่อยให้บุคลิกของพวกเขาเปล่งประกาย Slack เป็นเครื่องมือสร้างทีมและการทำงานร่วมกันที่ยอดเยี่ยม ทำให้ทีมเข้าใจวิธีเข้าถึงมัน

และด้วยเหตุนี้ เราจึงสรุปคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีใช้ Slack!

พร้อมที่จะเริ่มต้นกับ Slack แล้วหรือยัง

แม้ว่าแนวคิดในการเรียนรู้แพลตฟอร์มใหม่อาจทำให้ปวดหัว การเริ่มต้นใช้งาน Slack นั้นง่ายกว่าที่คุณคิด

ไม่ว่าคุณจะทำธุรกิจประเภทใด Slack สามารถทำให้ทีมของคุณใกล้ชิดกันมากขึ้น ในขณะเดียวกันก็สนับสนุนเป้าหมายทางธุรกิจที่ใหญ่กว่าของคุณ เราแนะนำให้ทุกคนที่ต้องการทำงานให้ลุล่วง โดยเฉพาะนักการตลาดเพื่อสังคม

และเช่นเดียวกับการหาวิธีใช้ Slack อย่างมีประสิทธิภาพช่วยให้ทีมของคุณมีประสิทธิผล โปรดจำไว้ว่า Sprout Social สามารถช่วยคุณได้เช่นเดียวกัน