วิธีเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ

เมื่อคุณส่งอีเมลหาเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานที่ไว้ใจได้ คุณอาจพิมพ์ข้อความและกดปุ่มส่งโดยไม่ได้คิดเลย

แต่เมื่อคุณพยายามทำให้เจ้านายใหม่ประทับใจหรือพูดจาไพเราะกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าล่ะ การรู้วิธีเขียนอีเมลแบบมืออาชีพที่ดีกลายเป็นสิ่งที่สำคัญมากในทันที

การร่างอีเมลที่ยอดเยี่ยมนั้นไม่ใช่วิทยาศาสตร์จรวด อย่างไรก็ตาม มีหลักการสำคัญบางประการที่ควรทราบหากคุณต้องการใช้ประโยชน์สูงสุดจากการสนทนาออนไลน์ของคุณ

ในโพสต์นี้ เราจะดูรายละเอียดเทคนิคสำคัญเหล่านี้ และนำเสนอเคล็ดลับการส่งอีเมลที่จำเป็นเพื่อการวัดผลที่ดี

ทำไมการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพจึงเป็นเรื่องสำคัญ

อีเมลมีมานานกว่า 40 ปีแล้ว แต่ก็ยังเป็นช่องทางยอดนิยมสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจ เชี่ยวชาญในศิลปะการเขียนอีเมลที่ดี และคุณสามารถปลดล็อกโอกาสที่ดูเหมือนจะเอื้อมไม่ถึง

ในความเป็นจริง ข้อตกลงที่ใหญ่ที่สุดในประวัติศาสตร์ธุรกิจบางรายการเริ่มต้นด้วยอีเมลที่เขียนอย่างดี และสตาร์ทอัพจำนวนมากสามารถระดมทุนหลายล้านดอลลาร์โดยติดต่อกับ VC ทางอีเมล

แน่นอน การเข้าถึงผลลัพธ์ในระดับนี้ต้องใช้ทักษะ แม้ว่าคุณจะเป็นนักสื่อสารที่ยอดเยี่ยม แต่การเขียนอีเมลระดับมืออาชีพที่มีประสิทธิภาพนั้นค่อนข้างยุ่งยากอย่างน่าประหลาดใจ

เหตุผลคือคำที่เขียนสามารถตีความผิดได้ง่าย เรื่องตลกที่ใช้ได้ดีเมื่อมาพร้อมกับรอยยิ้มทะเล้นอาจถือเป็นการดูถูกในอีเมล

สิ่งนี้ไม่ได้เกิดขึ้นบ่อยนักเมื่อคุณรู้ลักษณะของอีกฝ่ายหนึ่ง แต่ถ้าคุณกำลังคุยกับคนรู้จักหรือเพิ่งติดต่อธุรกิจใหม่ ๆ โอกาสที่จะเข้าใจผิดก็มีสูงทีเดียว

การพัฒนาทักษะการเขียนอีเมลของคุณจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านี้และรับประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้นได้

วิธีเขียนอีเมลระดับมืออาชีพที่ยอดเยี่ยม

เพียงพอกับทฤษฎี มาทำธุรกิจกันเถอะ

อีเมลที่มีประสิทธิภาพสามารถมีได้หลายรูปแบบ แต่ถ้าคุณเปรียบเทียบข้อความที่ประสบความสำเร็จสองข้อความ คุณอาจเริ่มสังเกตเห็นความคล้ายคลึงกันบางประการ

ต่อไปนี้เป็นส่วนประกอบที่จำเป็นสำหรับการจัดทำอีเมลระดับมืออาชีพที่ยอดเยี่ยม:

1) เริ่มต้นด้วยหัวเรื่องอีเมลที่กระชับ

ส่วนที่สำคัญที่สุดส่วนหนึ่งในอีเมลของคุณไม่ได้อยู่ในข้อความจริงๆ มันคือหัวเรื่อง

การวิจัยแสดงให้เห็นว่าผู้คน 33% เปิดอีเมลตามหัวเรื่อง หากคุณกำลังพยายามติดต่อกับคนที่ได้รับอีเมลเป็นร้อยๆ ฉบับทุกวัน คุณควรใช้หัวเรื่องเพื่อดึงดูดความสนใจของพวกเขา

การศึกษาอีเมลกว่า 260 ล้านฉบับพบว่า หัวเรื่องยาวไม่เกิน 10 คำ มีแนวโน้มที่จะทำงานได้ดีที่สุด การปฏิบัติตามกฎนี้หมายความว่าคุณอาจเข้าถึงประเด็นได้ตรงประเด็น ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญเมื่อคุณพยายามติดต่อผู้บริหารหรือเจ้าของธุรกิจที่มีงานยุ่ง

หากคุณกำลังติดต่อกับใครเป็นครั้งแรก การกำหนดหัวเรื่องในแบบของคุณ ก็เป็นความคิดที่ดีเช่นกัน สำหรับอีเมลแบบมืออาชีพประเภทนี้ ให้พิจารณาระบุชื่อผู้รับ มันสามารถเพิ่มอัตราการเปิดของคุณเป็นสองเท่า 2) ใช้คำทักทายให้ถูกประเภท

ในบางบริบท การพูดว่า “สวัสดี” หรือ “เฮ้” อย่างไม่เป็นทางการเป็นวิธีที่ดีอย่างยิ่งในการเปิดการสนทนา แต่ในอีเมลแบบมืออาชีพ คุณควรแสดงคำทักทายที่เป็นทางการมากกว่านี้สักหน่อย

เราขอแนะนำให้ใช้รูปแบบ “เรียน [ผู้ติดต่อ]” ที่ผ่านการทดลองและทดสอบแล้ว สิ่งนี้อาจดูล้าสมัยไปเล็กน้อย โดยเฉพาะในวัฒนธรรมของสหรัฐฯ แต่การให้เกียรติไม่เคยทำร้ายใคร

หากคุณมีความเกี่ยวข้องกับบุคคลที่คุณกำลังติดต่อ คุณสามารถ ใช้ชื่อจริง : “เรียน แอนดรูว์”

สำหรับการติดต่อครั้งแรกหรือใครก็ตามในห้องประชุม คุณอาจพิจารณา ใช้นามสกุลของพวกเขา แทน: “เรียน คุณสมิธ”

จะทำอย่างไรถ้าคุณไม่ทราบชื่อของบุคคลนั้น ทางออกที่ปลอดภัยคือใช้ ชื่อเต็ม ของพวกเขา: “Dear Andrew Smith”

อย่างไรก็ตาม ใช้วิธีการนี้เมื่อคุณต้องการเท่านั้น ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ผู้ส่งสแปมและสแกมเมอร์ใช้คำทักทายชื่อเต็มเพื่อปรับแต่งข้อความของพวกเขา คุณไม่ต้องการเชื่อมโยงกับกลุ่มนั้น!

อีกกลุ่มหนึ่งที่คุณอาจไม่ต้องการให้เกี่ยวข้องด้วยคือกลุ่มนักพูดโบราณ ดังนั้น "ผู้ที่อาจเกี่ยวข้องด้วย" จะถูกทิ้งไว้ในหนังสือประวัติศาสตร์

หากคุณกำลังจะเลือกคำทักทายแบบดั้งเดิม “Dear Sir/Madam” สามารถใช้ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการสมัครงานและอีเมลรูปแบบจดหมาย เพียงจำไว้ว่ามันอาจดูไม่มีตัวตน

3) เริ่มด้วยความสุภาพ

แม้ว่าอีเมลระดับมืออาชีพจะเกี่ยวกับธุรกิจ แต่คุณยังคงส่งอีเมลถึงมนุษย์ เป็นความคิดที่ดีที่จะถือว่าพวกเขาเป็นหนึ่งเดียวกัน

เมื่อทักทายกันเสร็จแล้ว ให้แสดงมารยาทเล็กๆ น้อยๆ บางคนจะเพิกเฉย แต่คนอื่นๆ จะชื่นชมความจริงที่ว่าคุณปฏิบัติต่อพวกเขาด้วยความเคารพ แทนที่จะเป็นการเดินขาย

นี่คือตัวอย่างของมารยาททางอีเมลที่ดี:

• ขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณ
• ยินดีที่ได้พบคุณ
• ขอบคุณที่มาพบกับเราก่อนหน้านี้ในวันนี้

หากคุณรู้จักผู้รับแล้ว คุณสามารถทำให้เป็นส่วนตัวมากขึ้น:

• ฉันหวังว่าคุณมีวันหยุดสุดสัปดาห์ที่ดี
• ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณดี

อย่าไปลงน้ำกับคนที่น่ารัก โปรดจำไว้ว่าคุณยังคงเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการที่นี่ ไม่ใช่การเช็คอินกับเพื่อน

4) ไปที่จุด

เราทุกคนรู้จักใครบางคนที่เขียนย่อหน้าโหลเมื่อสองสามประโยคก็เพียงพอแล้ว อย่าเป็นคนๆนั้น

เมื่อทักทายกันเสร็จแล้ว ก็เข้าประเด็นกันเลย โดยเฉพาะอย่างยิ่ง อธิบายว่าเหตุใดคุณจึงส่งอีเมล พยายามทำให้จุดประสงค์ของคุณชัดเจนด้วยประโยคเดียว:

• ฉันเขียนเพื่อแสดงความสนใจในตำแหน่งผู้จัดการที่ว่าง
• เรากำลังมองหาที่ปรึกษาที่จะช่วยแนะนำเราตลอดปีที่กำลังจะมาถึง และผู้ติดต่อคนหนึ่งบอกฉันว่าคุณมีความรู้อย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับอุตสาหกรรมของเรา
• ฉันเขียนมาเพื่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการทำความสะอาดของคุณ

คุณอาจรวมคำอธิบายหนึ่งประโยคและบรรทัดแสดงความสุภาพไว้ในย่อหน้าสั้นๆ ได้:

• ขอบคุณที่เจอกันวันก่อน ฉันเขียนวันนี้เพื่อดูว่าคุณต้องการดำเนินการตามข้อเสนอตามที่คุยกันไว้หรือไม่
• ยินดีที่ได้พบคุณในช่วงสุดสัปดาห์ เนื่องจากบริษัทของเราดูเหมือนจะมีอะไรที่เหมือนกันมาก ฉันสงสัยว่าคุณจะสนใจบริการของเราหรือไม่

อาจเป็นการดึงดูดให้ลงรายละเอียดเพิ่มเติมที่นี่ แต่ต้านทานการกระตุ้น ถ้ามีคนอ่านสองประโยคแรกของคุณและทิ้งอีเมลไว้ คุณก็คงไม่โน้มน้าวพวกเขาอยู่ดี

ในทางกลับกัน การแนะนำสั้น ๆ สั้น ๆ มีแนวโน้มที่จะดึงดูดความสนใจของคนที่ต้องการมีส่วนร่วม

5) โรยในบางบริบท

ความกระชับเป็นสิ่งสำคัญในการเขียนแบบมืออาชีพ แต่ถ้าคุณขออะไรบางอย่าง คุณควรใช้เวลาในการอธิบายว่าทำไม

ในส่วนที่สองของอีเมล ให้ระบุบริบทเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการบรรลุ คุณยังสามารถพูดถึงสาเหตุที่อาจช่วยผู้รับ:

• บริษัทของเรามีเป้าหมายที่จะเติบโตเป็นตัวเลขสามหลักในอีก 18 เดือนข้างหน้า และเราจะยินดีเป็นอย่างยิ่งหากคุณสามารถช่วยเราบรรลุเป้าหมายดังกล่าวได้
• หากเราสามารถตกลงข้อเสนอในสัปดาห์นี้ได้ จะทำให้เรามีเวลาในการสร้างกลยุทธ์ก่อนงานของคุณ
• ฉันสนใจตำแหน่งนี้เพราะฉันมีใจรักในอุตสาหกรรมนี้ และต้องการทำงานจากระยะไกล

เพียงหนึ่งหรือสองประโยคที่สร้างขึ้นอย่างระมัดระวังน่าจะเพียงพอแล้ว

6) รวมคำกระตุ้นการตัดสินใจที่ชัดเจน

ไม่ว่าคุณหวังว่าจะได้รับการตอบกลับประเภทใดจากอีเมลของคุณ คุณควรรวมคำกระตุ้นการตัดสินใจไว้ด้วย ซึ่งจะเป็นการดีที่ควรทำได้อย่างรวดเร็ว

พวกเราหลายคนมีนิสัยชอบอ่านอีเมลธุรกิจในตอนเช้าและคิดว่า “ฉันจะจัดการเรื่องนี้ในภายหลัง” ปัญหาคืองานดังกล่าวถูกลืมได้ง่าย

การเพิ่มข้อความแจ้งในขั้นตอนต่อๆ ไปของอีเมล คุณมีแนวโน้มที่จะกระตุ้นการดำเนินการในทันที ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเสนอเวลาและวันที่สำหรับการประชุมและใส่ลิงก์ไปยังคำเชิญในปฏิทิน หรือเพียงแค่ขอให้ผู้รับแบ่งปันความคิดของพวกเขา

7) ลงชื่อออกอย่างมีสไตล์

หลายคนเชื่อว่าส่วนปิดของข้อความอีเมลที่เป็นทางการนั้นเขียนยาก คุณควรใส่คำว่า “ขอแสดงความนับถือ” หรือ “ขอแสดงความนับถืออย่างดีที่สุด”? บางที "ขอบคุณมาก" อาจเป็นการปิดอีเมลที่ดีกว่า

ความจริงก็คือสิ่งเหล่านี้น่าจะได้รับการตอบรับเป็นอย่างดี กุญแจสำคัญคือการจับคู่การลงชื่อออกกับอีเมลที่เหมาะสม นี่คือคำแนะนำโดยย่อ:

• การสมัคร / ติดต่ออย่างเป็นทางการ: ขอแสดงความนับถืออย่างสูง ขอบคุณมาก ขอแสดงความนับถือ (อันนี้เชยไปหน่อย)
• คนที่คุณรู้จัก: ขอแสดงความนับถือ ดีที่สุด ขอบคุณมาก

การตกแต่งขั้นสุดท้ายในข้อความใด ๆ คือลายเซ็นอีเมล ชื่อที่เรียบง่าย เช่น ชื่อของคุณ ตำแหน่งงานของคุณ (หากเกี่ยวข้อง) และชื่อบริษัทของคุณก็ใช้ได้

อย่างไรก็ตาม อย่ามองข้ามพลังของลายเซ็นอีเมลที่ดี ใต้ชื่อของคุณ คุณมีพื้นที่ที่คุณสามารถ:

• เพิ่มข้อมูลติดต่อของคุณ
• รวม headshot แบบมืออาชีพ
• อวดรางวัลของคุณ
• แสดงโพสต์โซเชียลมีเดียล่าสุดของคุณ
• และอื่น ๆ

หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อนี้ โปรดดูคำแนะนำของเราในการสร้างลายเซ็นอีเมล ซึ่งมีเทมเพลตที่ยอดเยี่ยมมากมายเพื่อเป็นแรงบันดาลใจ

เคล็ดลับสำคัญสำหรับการเขียนอีเมลที่ดีขึ้น

คุณสามารถคิดว่าขั้นตอนข้างต้นเป็นแบบพิมพ์เขียวสำหรับการเขียนอีเมลแบบมืออาชีพ ทำตามสูตรและคุณควรจะสร้างความประทับใจให้กับคนสำคัญ

แต่ถ้าคุณต้องการยกระดับทักษะการเขียนอีเมล เราขอแนะนำให้ใช้เทคนิคบางอย่างด้านล่าง:

คิดเกี่ยวกับการจัดรูปแบบอีเมล

แม้ว่าเนื้อหาในอีเมลของคุณจะเป็นจุดโฟกัสอย่างชัดเจน แต่ก็ควรคำนึงถึงการจัดรูปแบบด้วยเช่นกัน

สิ่งนี้เริ่มต้นด้วยการเลือกแบบอักษรของคุณ Papyrus และ Comic Sans จะเปลี่ยนอีเมลของคุณให้กลายเป็นเรื่องตลกขบขัน Arial นั้นดี แต่ค่อนข้างจืดชืด แบบอักษร Sans-serif เช่น Verdana และ Helvetica มีความน่าสนใจมากกว่า แต่ก็ยังสามารถอ่านได้สูงและมีความเป็นมืออาชีพ หากคุณต้องการเลือกแบบอักษรเซอริฟ Georgia เป็นตัวเลือกที่ดี

นอกจากแบบอักษรแล้ว เราขอแนะนำให้ใช้ตัวแบ่งบรรทัดจำนวนมากในอีเมลของคุณ การแบ่งย่อหน้ายาวออกเป็นส่วนๆ ทำให้อ่านง่ายขึ้น โดยเฉพาะในแอปอีเมลบนมือถือบางแอป

รู้จักบุคคลที่คุณกำลังเขียนถึง

ก่อนที่คุณจะเขียนอีเมลแบบมืออาชีพถึงใครก็ตาม คุณจำเป็นต้องรู้ว่าคุณกำลังส่งอีเมลถึงใคร

โดยเริ่มจากชื่อผู้รับและชื่อบริษัทที่ผู้รับทำงาน นอกจากนี้ คุณควรค้นหาตำแหน่งที่พวกเขาดำรงตำแหน่ง และข่าวสำคัญใดๆ ที่เกิดขึ้นจากชีวิตการทำงานหรือองค์กรของพวกเขา

ข้อมูลเพิ่มเติมนี้สามารถช่วยคุณสร้างข้อความที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น ซึ่งทำให้คุณมีโอกาสประสบความสำเร็จมากขึ้น

พิสูจน์อักษรอีเมลของคุณเสมอ

ไม่ว่าจะเป็นการขอเลื่อนตำแหน่งจากหัวหน้าหรือพยายามติดต่อกับลีดที่มีมูลค่าสูง คุณอาจต้องการเป็นคนที่มีความสามารถและเป็นมืออาชีพ

อีเมลที่เขียนดีสามารถสร้างภาพนี้ได้ แต่เพียงแค่พิมพ์ผิดสองสามคำเพื่อให้ชื่อเสียงของคุณพังลง

ดังนั้น ตรวจสอบเนื้อความของอีเมลและหัวเรื่องของคุณอีกครั้งก่อนกดส่ง

หากคุณกังวลว่าจะพลาดข้อผิดพลาด คุณสามารถตั้งค่าความล่าช้าในการส่งใน Gmail, Outlook และแพลตฟอร์มอีเมลอื่นๆ หลังจากกดส่งไม่กี่วินาที คุณจะมีตัวเลือกในการยกเลิกและเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้าย

ติดตาม

เมื่อคุณติดต่อ CEO หรือผู้บริหารคนอื่นๆ แล้วไม่ได้รับการติดต่อกลับ อาจเป็นไปได้ว่าพวกเขาพลาดข้อความของคุณไป

หลังจากผ่านไปสองสามวัน อย่ากลัวที่จะส่งอีเมลติดตามผล กรณีที่เลวร้ายที่สุดคือพวกเขาจะเพิกเฉยต่อการติดตามผล — แต่อาจบันทึกการสมัครงานของคุณได้

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีที่อยู่อีเมลที่ถูกต้อง

การเขียนอีเมลดีๆ สักฉบับจะไม่มีประโยชน์หากข้อความนั้นไม่ถึงผู้รับที่ต้องการ สิ่งนี้อาจดูเหมือนชัดเจน แต่การวิจัยชี้ให้เห็นว่าพวกเราเกินครึ่งส่งข้อความถึงบุคคลหรือที่อยู่อีเมลผิด

ก่อนที่คุณจะส่งแบบร่าง โปรดตรวจสอบที่อยู่ วิธีที่เร็วที่สุดคือใช้เครื่องมืออย่าง NeverBounce แพลตฟอร์มของเราให้คุณตรวจสอบความถูกต้องของรายชื่ออีเมลทั้งหมดของคุณ ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องคิดอีก

ลงทะเบียนฟรีเพื่อลองใช้ NeverBounce ด้วยตัวคุณเอง และค้นพบว่าเหตุใด ผู้ใช้ 125,000 ราย จึงไว้วางใจแพลตฟอร์มของเราทุกวัน