วิธีเขียนจดหมายอย่างมืออาชีพและสร้างความประทับใจไม่รู้ลืม

อาจมีบางครั้งในอาชีพการงานของคุณที่คุณจำเป็นต้องเขียนจดหมายสมัครงาน ไม่ว่าจะเป็นการสมัครงาน ขอความกรุณา หรือแม้กระทั่งลาออกอย่างสุภาพ การเขียนจดหมายอย่างมืออาชีพอาจดูเหมือนเป็นงานที่น่ากลัวในตอนแรก คุณอาจกำลังถามตัวเองว่า:

• ฉันต้องใส่ข้อมูลอะไรบ้าง?
• น้ำเสียงของฉันควรเป็นอย่างไร?
• ฉันจะเข้าใจประเด็นโดยไม่ฟังดูเรียกร้องเกินไปได้อย่างไร

ในคำแนะนำนี้ ฉันจะแสดงวิธีการเขียนจดหมายอย่างมืออาชีพที่สื่อถึงประเด็นของคุณและสร้างความประทับใจในเชิงบวกและยั่งยืน

วิธีการเขียนจดหมายอย่างมืออาชีพ

การเขียนจดหมายอย่างมืออาชีพเป็นทักษะของตนเอง อย่างไรก็ตาม หากคุณรู้วิธีเขียนบล็อกโพสต์หรือคุณเคยเขียนจดหมายข่าวสำหรับรายชื่ออีเมลของบริษัทมาก่อน คุณก็น่าจะรู้มาบ้างแล้วเกี่ยวกับการเขียนอย่างเป็นทางการ การไม่จัดการกับสิ่งเหล่านี้จะลดคุณภาพของข้อความโดยรวมที่คุณพยายามสื่อ ด้วยเหตุนี้เรามาเริ่มกันเลย

1. กำหนดวัตถุประสงค์ของจดหมายของคุณ

หากคุณกำลังศึกษาวิธีการเขียนจดหมายแบบมืออาชีพ คุณอาจมีเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจงอยู่ในใจ จากประสบการณ์ของฉัน จุดประสงค์ของจดหมายของคุณมักจะอยู่ในหนึ่งในสามกลุ่ม:

1. คุณกำลังร้องขออะไรบางอย่าง
2. คุณกำลังให้ข้อมูล
3. คุณกำลังตอบสนองต่อคำขอ

จุดประสงค์ของจดหมายจะเป็นตัวกำหนดว่าคุณควรจัดโครงสร้างอย่างไร ในระดับสูง คุณจะต้องจัดโครงสร้างจดหมายด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งจากสามวิธี

จุดประสงค์ #1: ขออะไรบางอย่าง

หากคุณขอบางสิ่งในจดหมาย คุณควรจัดโครงสร้างจดหมายดังนี้ บทนำ: ระบุจุดประสงค์ของจดหมาย อธิบายว่าทำไมคุณถึงเขียน และเสนอคุณค่าบางอย่างเพื่อตอบแทนผู้รับ เนื้อหา: ให้รายละเอียดเกี่ยวกับคำขอและข้อมูลพื้นฐานที่เกี่ยวข้อง สรุป: ย้ำคำขอของคุณและระบุคำกระตุ้นการตัดสินใจที่ชัดเจน

วัตถุประสงค์ #2: การให้ข้อมูล

หากคุณกำลังให้ข้อมูลในจดหมาย คุณควรจัดโครงสร้างจดหมายดังนี้ บทนำ: ระบุจุดประสงค์ของจดหมายและแบ่งปันว่าข้อมูลนั้นเกี่ยวกับอะไร เนื้อหา: ให้ข้อมูลที่คุณแชร์ สรุป: ขอขอบคุณผู้อ่านที่สละเวลาและความสนใจ และให้ข้อมูลติดต่อที่จำเป็น

วัตถุประสงค์ #3: ตอบสนองต่อคำขอ

หากคุณกำลังตอบกลับคำขอในจดหมาย คุณควรจัดโครงสร้างจดหมายดังนี้ บทนำ: รับทราบคำขอและขอบคุณผู้อ่านสำหรับคำถามของพวกเขา เนื้อความ: ตอบสนองต่อคำขอ สรุป: ย้ำคำตอบของคุณและขอให้ผู้อ่านติดต่อคุณหากพวกเขาต้องการคำชี้แจงเพิ่มเติม

2. รวบรวมข้อมูลและการวิจัยที่จำเป็น

ในความคิดของฉัน ขั้นตอนนี้เป็นส่วนสำคัญที่สุดของกระบวนการเขียนจดหมายทั้งหมด นั่นเป็นเพราะขั้นตอนการวิจัยช่วยให้คุณสามารถดึงข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่คุณกำลังพูดถึงเพื่อช่วยสร้างสายสัมพันธ์ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณเขียนเอกสารไวท์เปเปอร์ที่มีการแปลงสูงสำหรับธุรกิจ และต้องการเข้าถึงผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าเย็นชาเพราะคุณคิดว่าพวกเขาเหมาะสม จดหมายทั่วไปที่ขอเวลา 15 นาทีมักจะไม่ได้รับการตอบกลับ อย่างไรก็ตาม หากคุณสามารถค้นคว้าข้อมูลของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าโดยค้นหาผลงานในอดีตของพวกเขาและค้นหาสิ่งที่พวกเขาชอบ/ไม่ชอบ คุณสามารถสร้าง "บุคลิกภาพออนไลน์" ของพวกเขาได้ สถานที่ที่ดีสองแห่งในการเริ่มรวบรวมข้อมูลมีทั้งบน LinkedIn หรือหากบริษัทได้เขียนหน้าข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับเรา ใช้โปรไฟล์ LinkedIn ของฉันเป็นตัวอย่าง คุณสามารถเลื่อนลงไปที่ส่วนสิ่งพิมพ์เพื่อดูว่าผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณเพิ่งเผยแพร่บทความใด ๆ เมื่อเร็ว ๆ นี้ แหล่งที่มา คุณสามารถอ่านบทความเหล่านี้และชมเชย ถามคำถาม หรือให้ข้อมูลเชิงลึกโดยตรงในจดหมายของคุณ พยายามระบุให้เจาะจงที่สุดเท่าที่จะทำได้ และอย่าเขียนแค่ว่า: “ฉันอ่านบทความของคุณแล้วรู้สึกสนุกกับมันมาก!” เป็นวิธีที่กว้างเกินไปและให้ความรู้สึกว่าคุณไม่ได้อ่านบทความเลย ให้ลองเขียนสิ่งที่ให้คุณค่าแก่พวกเขาเช่นนี้: “ฉันอ่านบทความของคุณ [ชื่อบทความ] และคิดว่าเคล็ดลับ #7 เกี่ยวกับ [หัวข้อ] เป็นประเด็นที่ดี ฉันมีข้อมูลของฉันเอง ฉันอยากแบ่งปันกับคุณเพื่อช่วยหนุนข้อโต้แย้งของคุณ หากคุณสนใจ” ในทันที คุณกำลังให้คุณค่าแก่ผู้รับจดหมายของคุณ ซึ่งจะเป็นการเพิ่มโอกาสที่พวกเขาจะอ่านจดหมายที่เหลือและดำเนินการตามคำขอของคุณ คุณยังสามารถใช้หน้าเกี่ยวกับเราของบริษัทเพื่อรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบุคคลที่คุณติดต่อด้วย ใช้หน้าเกี่ยวกับเราของ Canny เช่น: ที่มา หน้านี้มีรายละเอียดส่วนบุคคลเล็กน้อยเกี่ยวกับทุกคนในทีม เช่น งานอดิเรก ประสบการณ์การทำงานที่ผ่านมา และเรื่องตลกขบขัน นี่เป็นอีกวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสร้าง "บุคลิกภาพออนไลน์" ให้กับบุคคลที่คุณกำลังเขียนจดหมายถึง

3. ร่างจดหมาย

เมื่อคุณทราบวัตถุประสงค์ของจดหมายและรวบรวมข้อมูลเบื้องต้นแล้ว เรามาทำความเข้าใจวิธีการเขียนจดหมายอย่างมืออาชีพทีละส่วนกัน

ส่วนที่ 1: ส่วนหัว

ส่วนแรกของจดหมายมืออาชีพควรมีข้อมูลการติดต่อของทั้งผู้ส่งและผู้รับ ข้อมูลนี้จะบอกผู้อ่านอย่างชัดเจนว่าจดหมายมาจากใครและใครคือผู้รับ ส่วนนี้ควรรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

• ชื่อของคุณ
• ตำแหน่งงานของคุณ
• ชื่อบริษัทของคุณ (ถ้ามี)
• ที่อยู่เต็มของคุณ
• ข้อมูลติดต่อของคุณ (โทรศัพท์และอีเมล)
• วันที่
• ชื่อผู้รับ
• ชื่องานของผู้รับ
• ชื่อบริษัทผู้รับ
• ที่อยู่บริษัทของผู้รับ

ส่วนที่ 2: คำทักทาย

ในจดหมายอาชีพส่วนใหญ่ คำทักทายจะขึ้นต้นด้วย “Dear” ตามด้วย:

• นาย.
• นาง.
• นางสาว.
• นางสาว.
• ดร.
• หรือตำแหน่ง (เช่น ศาสตราจารย์)

คำทักทายลงท้ายด้วยนามสกุลของผู้รับ ตัวอย่างเช่น: “Dear Mr. Doe” หากคุณไม่ได้เขียนถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่งแต่เขียนถึงแผนกของบริษัท คุณสามารถใช้ “To Whom It May Concern”

ส่วนที่ 3: เนื้อหาของจดหมาย

นี่คือส่วนหลักของจดหมายที่คุณสื่อสารข้อความของคุณ เนื้อหาควรมีสี่ย่อหน้าต่อไปนี้:

1. ย่อหน้าแรกควรรีบแนะนำตัวเอง ตามด้วยประโยคที่ให้คุณค่าแก่ผู้รับ * คุณไม่จำเป็นต้องดำเนินการนี้หากคุณตอบกลับคำขอหรือให้ข้อมูล อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังร้องขอบางสิ่ง การให้คุณค่าจะเพิ่มโอกาสที่คุณจะได้รับคำตอบ*
2. ย่อหน้าที่สองควรอธิบายว่าเหตุใดคุณจึงติดต่อผู้รับ
3. ย่อหน้าที่สามควรมีหนึ่งหรือสองประโยคเกี่ยวกับคุณหรือบริษัทของคุณเพื่อให้ผู้รับทราบข้อมูลเบื้องหลัง
4. ย่อหน้าที่สี่ควรย้ำคำขอของคุณและอธิบายว่าคำขอนั้นมีประโยชน์อย่างไร ตามด้วย CTA สั้นๆ

ส่วนที่ 4: การปิด

สุดท้ายนี้ คุณควรขอบคุณผู้รับที่สละเวลาและจบจดหมายด้วยข้อความง่ายๆ ว่า "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ"

ส่วนที่ 5: ลายเซ็น

รวมลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือของคุณตามด้วยชื่อที่พิมพ์ของคุณ

ส่วนที่ 6: สิ่งที่แนบมา (ไม่จำเป็น)

หากคุณจะรวมเอกสารหรือวัสดุใด ๆ ไว้กับจดหมาย คุณควรแสดงรายการไว้ที่นี่ ซึ่งอาจรวมถึงประวัติย่อ เอกสารอ้างอิง โบรชัวร์การขาย หรือเอกสารอื่นๆ

ส่วนที่ 7: Postscript (ไม่บังคับ)

คำลงท้ายคือข้อความสั้น ๆ ที่เพิ่มลงท้ายสุดของจดหมาย โดยทั่วไปจะเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมหรือเน้นประเด็นเฉพาะ ส่วนนี้เป็นทางเลือก แต่ช่วยให้จดหมายของคุณโดดเด่น

4. แก้ไขและพิสูจน์อักษรจดหมาย

เมื่อคุณเขียนร่างสุดท้ายแล้ว ก็ถึงเวลาแก้ไขและพิสูจน์อักษรจดหมายของคุณ ขั้นตอนนี้มีความสำคัญไม่ว่าคุณจะเขียนอะไร ไม่ว่าจะเป็นข่าวประชาสัมพันธ์ แคมเปญทางอีเมล หรือข้อมูลอ้างอิงสำหรับเพื่อนร่วมงานคนก่อน การแก้ไขเกี่ยวข้องกับการแก้ไขเนื้อหาของจดหมายเพื่อให้แน่ใจว่าชัดเจน รัดกุม และเขียนได้ดี เพื่อช่วยในกระบวนการแก้ไข ฉันชอบวางเนื้อหาในจดหมายของฉันลงในแอพ Hemingway แอปนี้ให้คะแนนความสามารถในการอ่านเพื่อบอกคุณว่าการอ่านนั้นง่ายเพียงใด นอกจากนี้ยังเน้นกรรมวาจก การใช้คำวิเศษณ์ และการใช้คำแทนกัน แหล่งที่มา เมื่อฉันได้คะแนนความสามารถในการอ่านที่ฉันพอใจแล้ว ฉันจะวางเนื้อหาลงใน Grammarly เพื่อพิสูจน์อักษร แอปนี้ยอดเยี่ยมสำหรับการตรวจจับข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือการสะกดคำที่คุณอาจทำระหว่างทาง คุณควรให้เพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัวอ่านจดหมายของคุณด้วย สายตาที่สดใสมักจะสามารถจับข้อผิดพลาดที่คุณอาจพลาดไป ใช้เวลาในการตรวจทานและตรวจทานจดหมายอย่างถี่ถ้วนก่อนส่งเพื่อให้แน่ใจว่าจดหมายถูกต้องและปราศจากข้อผิดพลาด ขั้นตอนนี้จะช่วยสร้างความประทับใจในเชิงบวกและเพิ่มโอกาสที่จดหมายจะได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ

ตัวอย่างเทมเพลท

หากไม่มีตัวอย่าง อาจเป็นเรื่องยากที่จะนึกภาพวิธีการเขียนจดหมายแบบมืออาชีพ ฉันได้สร้างเทมเพลตตัวอย่างไว้ด้านล่างเพื่อสรุปว่าจดหมายมืออาชีพมาตรฐานควรมีลักษณะอย่างไร ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของจดหมายของคุณ ส่วนต่างๆ ของร่างกายอาจต้องปรับเปลี่ยน เทมเพลตนี้จะให้จุดเริ่มต้นแก่คุณ หัวเรื่อง ชื่อของคุณ ตำแหน่งงานของคุณ ชื่อบริษัทของคุณ (ถ้ามี) ที่อยู่แบบเต็มของคุณ (หรือที่อยู่บริษัท) หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ ที่อยู่อีเมลของคุณ วันที่แบบเต็ม (เช่น 3 มกราคม 2023) ชื่อผู้รับ ตำแหน่งงานของผู้รับ ชื่อบริษัทของผู้รับ (ถ้ามี) ของผู้รับหรือ ที่อยู่ของบริษัท คำ ทักทาย เรียน [ชื่อผู้รับ] เนื้อความในจดหมาย ฉันชื่อ [ชื่อของคุณ] และฉันคิดว่าคุณได้ทำประเด็นที่ดีใน [วิดีโอ บทความ พ็อดคาสท์] ล่าสุดของคุณเกี่ยวกับ [หัวข้อ] [ให้คุณค่าหนึ่งประโยคที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อเพื่อช่วยสร้างสายสัมพันธ์และดึงดูดให้พวกเขากลับมาหาคุณ] วันนี้ฉันเขียนถึงคุณเพื่อขอ [คำขอของคุณในหนึ่งหรือสองประโยค] ฉันคือ [อธิบายตัวเองหรือธุรกิจของคุณในหนึ่งประโยค] ฉันเชื่อว่า [อธิบายว่าทำไมคุณถึงคิดว่าคำขอของคุณเหมาะสมหรือจะเป็นประโยชน์ต่อพวกเขาในทางใดทางหนึ่งอย่างไร] เรายินดีอย่างยิ่งที่จะพูดคุยเรื่องนี้กับคุณเพิ่มเติมและตอบคำถามใดๆ ที่คุณอาจมี ปิด ขอขอบคุณที่สละเวลา และเราหวังว่าจะได้รับการติดต่อจากคุณเร็วๆ นี้ ขอแสดงความนับถือ ลายเซ็น [ลายเซ็น] [ชื่อของคุณ] เอกสาร แนบ ฉันได้รวม [ให้รายการเอกสารเพิ่มเติมที่คุณรวมไว้ในจดหมายของคุณ] จดหมายลงท้าย ป.ล. [รวมจดหมายลงท้ายสั้น ๆ เพื่อทำให้ข้อความของคุณโดดเด่น พยายามรวมสิ่งที่คุณค้นพบจากขั้นตอนการวิจัย]

พิมพ์และส่งจดหมาย

เว้นแต่ว่าลายมือของคุณจะดีเลิศ เป็นไปได้มากว่าคุณจะพิมพ์จดหมายของคุณบนคอมพิวเตอร์แล้วพิมพ์ฉบับสุดท้ายเพื่อเพิ่มลายเซ็นของคุณ แต่ยังไงก็ตาม ถ้าคุณสามารถเขียนจดหมายฉบับสมบูรณ์ด้วยฝีมือการคัดลายมือที่ยอดเยี่ยม ก็ลงมือเลย! มันจะเพิ่มความเป็นส่วนตัวให้กับการติดต่อของคุณอย่างแน่นอน

แบบอักษร

ก่อนที่จะรีบวิ่งไปที่เครื่องพิมพ์และรับจดหมายระดับมืออาชีพที่พิมพ์ใหม่ คุณจะต้องแน่ใจว่าความสวยงามโดยรวมของจดหมายนั้นอยู่ในเกณฑ์มาตรฐาน เนื่องจากคุณจะไม่เพิ่มรูปภาพหรือสีใดๆ เลย ทั้งหมดนี้ขึ้นอยู่กับฟอนต์ที่คุณเลือก แบบอักษรทั่วไปสองสามแบบที่ใช้ในจดหมายมืออาชีพ ได้แก่ :

• ไทมส์นิวโรมัน
• แอเรียล
• เวอร์ดาน่า
• คาลิบรี

ฉันยังแนะนำให้ใช้ขนาดตัวอักษร 12

กระดาษ

เมื่อเลือกกระดาษ สิ่งสำคัญคือต้องเลือกใช้สิ่งที่มีคุณภาพสูงซึ่งบ่งบอกถึงความเป็นมืออาชีพ ต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรทราบ:

• ควรเป็นหุ้นจำนวนมากโดยควรมีลายน้ำ
• สีควรเป็นสีกลางๆ เช่น สีขาวหรือสีงาช้าง
• ขนาดโดยทั่วไปควรเป็น 8.5x11 นิ้ว

หลีกเลี่ยงการใช้กระดาษบาง บอบบาง หรือกระดาษที่มีคุณภาพต่ำ นอกจากนี้ อย่าใช้กระดาษที่มีสีสันหรือลวดลายหากคุณจะส่งจดหมายธุรกิจ ติดสีกลางเพื่อให้ดูสวยงามและเป็นมืออาชีพ

ซองจดหมาย

คุณควรจ่าหน้าซองอย่างเป็นทางการถึงผู้รับ รวมถึงชื่อ ชื่อตำแหน่ง ชื่อบริษัท และที่อยู่แบบเต็ม ที่อยู่ผู้ส่งควรรวมอยู่ในซองจดหมายด้วย โดยทั่วไปจะอยู่ที่มุมซ้ายบน เมื่อจดหมายจ่าหน้าซอง ปิดผนึก และประทับตราอย่างถูกต้องแล้ว คุณควรส่งจดหมายผ่านบริการไปรษณีย์ติดตามเพื่อให้แน่ใจว่าจดหมายถึงปลายทาง นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการโต้ตอบที่มีความสำคัญต่อเวลา

รับเขียน

ใช้เทมเพลตและตัวอย่างเหล่านี้ในครั้งต่อไปที่คุณต้องการเขียนจดหมาย ด้วยเคล็ดลับเหล่านี้ ตอนนี้คุณมีสิ่งที่จำเป็นสำหรับการเขียนจดหมายแบบมืออาชีพที่สมบูรณ์แบบและได้ผลลัพธ์