วิธีเขียนคำอธิบายโครงการ: คู่มือฉบับย่อ

คำอธิบายโครงการดูเหมือนจะอธิบายได้ในตัว แต่อย่าดูถูกคำอธิบายโครงการที่เขียนอย่างดีเพราะมันจะทำให้โครงการของคุณประสบความสำเร็จ ทำหน้าที่เป็นเครื่องมือสื่อสารสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและแบ่งปันวิสัยทัศน์โครงการในรูปแบบที่ชัดเจนและดำเนินการได้

เรามาคุยกันว่าคำอธิบายโครงการคืออะไร ทำไมจึงสำคัญ และเขียนอย่างไรให้เกิดผลกระทบ จากนั้นเราจะนำเสนอเทมเพลตการจัดการโครงการฟรีบางส่วนที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นและแสดงให้เห็นว่าเครื่องมือการจัดการโครงการช่วยเปลี่ยนคำอธิบายโครงการให้เป็นจริงได้อย่างไร

คำอธิบายโครงการคืออะไร?

คำอธิบายโครงการสรุปรายละเอียดของโครงการหนึ่ง รวมถึงขั้นตอนและกระบวนการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องในเอกสารฉบับเดียว กล่าวถึงปัญหาที่ริเริ่มโครงการและเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ต้องการ

แต่ไม่จำเป็นต้องหยุดเพียงแค่นั้น คำอธิบายโครงการยังสามารถนำไปสู่การวางแผน รวมถึงกิจกรรมที่ทีมจะดำเนินการ ลำดับเวลา และแม้แต่ตำแหน่งที่ตั้งของโครงการ ประโยชน์ของโครงการมีระบุไว้ในรายละเอียดโครงการด้วย

สิ่งนี้ทำในขั้นตอนเริ่มต้นของโครงการและจะถูกอ้างถึงตลอดทั้งโครงการเป็นการทบทวน ผู้จัดการโครงการมีหน้าที่เขียนคำอธิบายโครงการและช่วยแนะนำผู้จัดการโครงการและทีมงานของพวกเขาตลอดวงจรชีวิตของโครงการ

คำอธิบายโครงการคือการตั้งค่าและการดำเนินโครงการคือการส่งมอบ แต่คำอธิบายโครงการ แม้จะมีประโยชน์เพียงใด จะไม่จัดการและติดตามโครงการของคุณเพื่อช่วยให้เป็นไปตามกำหนดเวลา สิ่งที่คุณต้องการคือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่ช่วยให้คุณวางแผน จัดการ และติดตามโครงการของคุณแบบเรียลไทม์เพื่อทำการตัดสินใจอย่างลึกซึ้งยิ่งขึ้น เปลี่ยนรายละเอียดโครงการของคุณให้เป็นแผนการดำเนินการด้วยแผนภูมิ Gantt ที่มีประสิทธิภาพของเรา จัดระเบียบงานบนไทม์ไลน์ภาพ เชื่อมโยงการพึ่งพาทั้งสี่ และกรองเส้นทางที่สำคัญ จากนั้นตั้งค่าพื้นฐานและติดตามผลต่างของโครงการเพื่อจัดการต้นทุนและเวลาได้ดียิ่งขึ้น เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี

คำอธิบายโครงการเทียบกับข้อเสนอโครงการ

คำอธิบายโครงการเป็นส่วนหนึ่งของข้อเสนอโครงการขนาดใหญ่ แม้ว่าคำอธิบายโครงการจะครอบคลุมเนื้อหามากมาย แต่จริงๆ แล้วเป็นมุมมองระดับสูงของโครงการมากกว่า ในขณะที่บางคนขยายคำอธิบายเพื่อรวมการวางแผนเพิ่มเติมกับวัตถุประสงค์ แต่ก็ยังดูคร่าว ๆ

ข้อเสนอโครงการเป็นเอกสารที่กว้างขวางมากขึ้น ในบริบทนี้ คำอธิบายโครงการเป็นเพียงบทสรุปของสิ่งที่จะได้รับในข้อเสนอโครงการที่ใหญ่ขึ้น ซึ่งจะสรุปโครงร่างนั้น ข้อเสนอโครงการบางครั้งจะอ้างถึงคำอธิบายโครงการเป็นบทสรุปสำหรับผู้บริหาร ไม่ว่าจะเรียกอะไรก็ตาม มันนำไปสู่ภาพรวมที่ใหญ่ขึ้น

โดยปกติแล้ว ข้อเสนอโครงการจะมีรายละเอียดเชิงลึกมากขึ้น มีส่วนเกี่ยวกับความเป็นมาหรือประวัติของโครงการก่อนหน้า ข้อกำหนดสำหรับโครงการ แนวทาง เช่น เทคนิคและทักษะในการดำเนินโครงการ และสุดท้ายคือผู้มีอำนาจตัดสินใจในโครงการ

คำอธิบายโครงการเทียบกับสรุปโครงการ

คำอธิบายโครงการไม่ใช่บทสรุปโครงการ แม้ว่าอาจฟังดูเหมือนกัน ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว คำอธิบายโครงการเป็นภาพรวมระดับสูงของโครงการที่กำลังเสนอ โดยปกติจะเป็นการเปิดข้อเสนอโครงการเมื่อมีการนำเสนอโครงการ

วัตถุประสงค์ของโครงการได้อธิบายไว้ในรายละเอียดโครงการ นอกจากนี้ยังอธิบายสั้น ๆ ว่าโครงการจะดำเนินการอย่างไรและมีแผนจะบรรลุผลอย่างไร สรุปโครงการมีรายละเอียดมากขึ้น มันเหมือนกับข้อเสนอโครงการที่กำหนดไว้ข้างต้นตรงที่มันจะเข้าสู่ความเป็นมา กระบวนการ และอื่นๆ

อย่างไรก็ตาม คำศัพท์เหล่านี้มักจะใช้เพื่ออธิบายสิ่งต่างๆ สรุปโครงการมักใช้เป็นคำอธิบายโครงการเป็นการแนะนำข้อเสนอโครงการ ไม่ว่าคุณจะเรียกมันว่าอะไรก็ตาม ในบริบทนี้ พวกมันมีคำจำกัดความเหมือนกันในการเป็นภาพรวมโดยย่อของโครงการ

วิธีเขียนคำอธิบายโครงการ: 6 ขั้นตอนสำคัญ

การเขียนรายละเอียดโครงการนั้นยากกว่าที่คิด ใช่ มันสั้น แต่นั่นหมายความว่าทุกคำต้องมีความหมาย เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ คุณต้องเข้าใจโครงการทั้งภายในและภายนอก ตั้งแต่วัตถุประสงค์ไปจนถึงขอบเขต แต่โครงการได้รับการอธิบายอย่างเรียบง่ายโดยไม่ทิ้งรายละเอียดที่สำคัญใดๆ

ที่กล่าวว่าควรรวมทุกอย่างที่สำคัญต่อแผนโครงการไว้ด้วย คุณไม่ต้องการละเว้นสิ่งที่เกี่ยวข้องหรือทิ้งสิ่งที่ล้าสมัย ทุกอย่างในรายละเอียดโครงการควรเชื่อมโยงกับวัตถุประสงค์ของโครงการ ตอนนี้คุณก็พร้อมที่จะเขียนรายละเอียดโครงการแล้ว ซึ่งควรทำตามหกขั้นตอนนี้

1. สรุป

เริ่มต้นด้วยโครงร่างที่ควรมีความยาวเพียงไม่กี่บรรทัด แต่ตอบคำถามว่าใคร ทำอะไร ที่ไหน อย่างไร และทำไมของโครงการ

2. กำหนด

อธิบายเหตุผลของโครงการ เช่น ปัญหาที่แก้ได้หรือส่วนที่เติมเต็ม สิ่งนี้จะกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ

3. ให้เหตุผล

แสดงให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการของคุณเห็นว่าเหตุใดโครงการนี้จึงคุ้มค่ากับการลงทุน พิสูจน์ว่าพวกเขาจะได้รับผลตอบแทนที่ดีและอธิบายเมตริกของคุณหากจำเป็น

4. ประเมินผล

ทำการวิเคราะห์ต้นทุน-ผลประโยชน์ และแสดงว่าคุณวางแผนที่จะวัดกำไรเหล่านั้นเทียบกับต้นทุนของโครงการอย่างไร

5. อธิบายแนวทางโครงการ

ที่นี่คุณต้องการอธิบายสั้น ๆ ว่าคุณจะบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการได้อย่างไร อธิบายวิธีการจัดการโครงการและทรัพยากรที่จะใช้

6. ประเมินไทม์ไลน์

คาดการณ์ระยะเวลาของโครงการ รวมถึงชั่วโมงการทำงานและทรัพยากรสำหรับแต่ละช่วงของวงจรชีวิตของโครงการ

คุณควรเขียนคำอธิบายโครงการเมื่อใด

ตอนนี้คุณทราบสาเหตุและวิธีการสำหรับคำอธิบายโครงการแล้ว ก็ถึงเวลาสำรวจว่าเมื่อใด เห็นได้ชัดว่า คำอธิบายโครงการเป็นหนึ่งในสิ่งแรกที่คุณจะเขียน เนื่องจากมักจะนำไปสู่การเสนอโครงการ

การเขียนคำอธิบายโครงการเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนเริ่มต้นของวงจรชีวิตของโครงการ นี่คือจุดที่โครงการถูกกำหนด ประเมิน และอาจได้รับอนุญาตจากผู้สนับสนุนโครงการ

ไม่ควรเขียนบทสรุปจนกว่าคุณจะสร้างรากฐานของการกำหนดสิ่งที่ส่งมอบที่สำคัญ ความเสี่ยง การประมาณการต้นทุนและทรัพยากร ปริมาณงานที่ต้องทำขึ้นอยู่กับขนาดของโครงการที่ใหญ่หรือซับซ้อน

เหตุใดการเขียนรายละเอียดโครงการจึงมีความสำคัญ

รายละเอียดโครงการคือจุดเริ่มต้นในการพยายามพิสูจน์ความถูกต้องของโครงการและผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ควรทำให้ผู้อ่าน ไม่ว่าจะเป็นลูกค้า ผู้สนับสนุน หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เข้าใจโครงการและเหตุใดจึงเหมาะสำหรับพวกเขา

นอกจากนี้ยังทำหน้าที่เป็นพิมพ์เขียวหรือแผนงานสำหรับโครงการ คำอธิบายโครงการประกอบด้วยข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับโครงการ ซึ่งรวมถึงการดูค่าใช้จ่ายและระยะเวลาโดยสังเขป ซึ่งทั้งหมดนี้จะทำให้ชัดเจนว่าต้องใช้อะไรบ้างในการดำเนินโครงการ

สิ่งที่คุณทำไม่ใช่แค่การขายโครงการ แต่ยังกำหนดความคาดหวังของโครงการที่เป็นจริงด้วย จำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะต้องทราบวัตถุประสงค์หลักและเวลาและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการบรรลุวัตถุประสงค์ดังกล่าว ด้วยวิธีนี้ หากโครงการได้รับการอนุมัติ การจัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะง่ายขึ้น เพราะคุณได้สร้างพื้นฐานไว้แล้ว

เทมเพลตการจัดการโครงการฟรี

เพื่อช่วยคุณเขียนคำอธิบายโครงการอย่างละเอียด ProjectManager มีเทมเพลตฟรีเพื่อให้คุณเริ่มต้นได้ล่วงหน้า ไซต์ของเรามีเทมเพลตการจัดการโครงการฟรีมากมายสำหรับ Excel และ Word ซึ่งครอบคลุมทุกขั้นตอนของโครงการ ต่อไปนี้เป็นเพียงบางส่วนที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อของเรา

เทมเพลตสรุปผู้บริหาร

บทสรุปสำหรับผู้บริหารนั้นใกล้เคียงกับคำอธิบายผลิตภัณฑ์มาก ครอบคลุมเนื้อหาที่คล้ายกันและสามารถใช้แทนกันได้กับคำอธิบายโครงการ การใช้เทมเพลตสรุปสำหรับผู้บริหารฟรีของเราสำหรับ Word จะระบุทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องกรอกสำหรับคำอธิบายโครงการอย่างละเอียด

เทมเพลตข้อเสนอโครงการ

คำอธิบายโครงการหรือบทสรุปสำหรับผู้บริหารเป็นส่วนแรกของข้อเสนอโครงการใดๆ เนื่องจากคุณจะต้องเขียนคำอธิบายและข้อเสนอ เทมเพลตข้อเสนอโครงการฟรีสำหรับ Word จึงมีบทนำและข้อมูลสำคัญอื่นๆ ทั้งหมดที่คุณต้องรวมไว้เพื่อขออนุมัติ

เทมเพลตงบประมาณโครงการ

คุณจะต้องประเมินค่าใช้จ่ายของโครงการในรายละเอียดโครงการของคุณ เทมเพลตงบประมาณโครงการของเราสำหรับ Excel มีรายละเอียดมากกว่าสิ่งที่คุณต้องการ แต่งานทั้งหมดนั้นจะมีประโยชน์หากโครงการได้รับการอนุมัติและคุณต้องสร้างงบประมาณ

ProjectManager เปลี่ยนคำอธิบายโครงการเป็นแผนโครงการได้อย่างไร

รายละเอียดโครงการจะนำไปสู่โครงการที่ได้รับอนุมัติ ตอนนี้ คุณจะต้องเปลี่ยนองค์ประกอบที่คุณแตะต้องให้เป็นแผนโครงการที่ใช้การได้ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่มีเครื่องมือแบบเรียลไทม์เพื่อช่วยให้คุณบรรลุวัตถุประสงค์โดยไม่ต้องทำเกินกำหนดเวลาหรืองบประมาณ

ใช้เครื่องมือที่คุณต้องการ

แม้ว่าแผนภูมิ Gantt นั้นยอดเยี่ยมสำหรับผู้จัดการโครงการในการวางแผนกำหนดการของพวกเขาด้วยภาพ แต่ก็ไม่ใช่สิ่งที่ดีที่สุดสำหรับทีมเมื่องานที่ได้รับมอบหมายให้ดำเนินการ นั่นเป็นเหตุผลที่เราเสนอมุมมองหลายโครงการ ซึ่งทั้งหมดจะได้รับการอัปเดตพร้อมกันแบบเรียลไทม์ ตอนนี้ทีมสามารถเลือกเครื่องมือที่พวกเขาต้องการทำงานด้วย ไม่ว่าจะเป็นรายการงานที่มีประสิทธิภาพของเราหรือเวิร์กโฟลว์ที่มองเห็นได้ของบอร์ดคัมบัง

ตรวจสอบความคืบหน้าและประสิทธิภาพแบบเรียลไทม์

การให้อิสระแก่ทีมในการทำงานตามที่พวกเขาต้องการไม่ได้หมายความว่าคุณจะจัดการพวกเขาไม่ได้ แดชบอร์ดตามเวลาจริงของเรารวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับเวลา ค่าใช้จ่าย ปริมาณงาน และอื่นๆ โดยอัตโนมัติ จากนั้นจะคำนวณและแสดงเมตริกเหล่านี้ในรูปแบบกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่าย เหนือสิ่งอื่นใด ไม่จำเป็นต้องตั้งค่าเหมือนกับคู่แข่งรุ่นไลท์เวท มันเป็นปลั๊กแอนด์เพลย์

แน่นอนว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณก็ต้องการติดตามความคืบหน้าเช่นกัน พวกเขาไม่ต้องการมุมมองระดับสูงของแดชบอร์ด ซึ่งเป็นเหตุผลที่เรายังมีรายงานที่ปรับแต่งได้ซึ่งสามารถให้รายละเอียดได้มากขึ้น ใช้เวลาเพียงไม่กี่การกดแป้นพิมพ์เพื่อสร้างรายงานสถานะ รายงานผลต่างโครงการ และอื่นๆ จากนั้นแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างง่ายดาย

เนื้อหาคำอธิบายโครงการที่เกี่ยวข้อง

เราได้กล่าวถึงบทสรุปสำหรับผู้บริหาร ข้อเสนอโครงการ และอื่นๆ หากคุณต้องการดูข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติม ด้านล่างนี้คือเนื้อหาที่เกี่ยวข้องบางส่วน โปรดจำไว้ว่า ProjectManager เป็นมากกว่าการเพิ่มขีดความสามารถของซอฟต์แวร์ นอกจากนี้ เรายังเป็นศูนย์กลางออนไลน์สำหรับการจัดการโครงการทั้งหมด การเผยแพร่บล็อกทุกสัปดาห์ และเสนอคำแนะนำและเทมเพลตฟรี

1. วิธีเขียนบทสรุปสำหรับผู้บริหาร: คู่มือฉบับย่อ
2. วิธีเขียนข้อเสนอโครงการ (รวมขั้นตอนและเทมเพลต)
3. คู่มือการวางแผนโครงการ
4. คู่มือการจัดตารางโครงการ
5. 7 ขั้นตอนสำหรับงบประมาณโครงการที่ประสบความสำเร็จ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้คุณวางแผน จัดการ และติดตามโครงการของคุณแบบเรียลไทม์ ฟีเจอร์การจัดการความเสี่ยง การจัดการงาน และการจัดการทรัพยากรช่วยให้คุณทำงานตามกำหนดเวลาและงบประมาณ เข้าร่วมทีมที่ Avis, Nestle และ Siemens ที่ใช้ซอฟต์แวร์ของเราเพื่อมอบความสำเร็จ เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี