วิธีเขียนสรุปโครงการ (รวมเทมเพลตฟรี)

มีงานมากมายที่เกี่ยวข้องในการขออนุมัติโครงการ คุณต้องโน้มน้าวผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือลูกค้าว่าโครงการนั้นคุ้มค่า สิ่งนี้ควรทำล่วงหน้าและมักจะสำเร็จผ่านการสรุปโครงการ

นั่นเป็นความรับผิดชอบอย่างมากสำหรับการสรุปโครงการ ซึ่งตามคำนิยามคือภาพรวมสั้นๆ ของโครงการ ดังนั้นไม่มีอะไรจะเสียได้ ทุกคำพูดต้องได้รับการพิสูจน์ว่าโครงการเป็นไปได้และจะให้ผลตอบแทนจากการลงทุน

สรุปโครงการคืออะไร?

ในการเริ่มต้น เรามานิยามคำศัพท์กันก่อน สรุปโครงการคือเอกสารหรือส่วนหนึ่งของเอกสารขนาดใหญ่ที่ครอบคลุมแต่กระชับในการให้ภาพรวมของโครงการที่เสนอ รวมถึงรายละเอียดที่สำคัญ นอกจากนี้ยังสรุปวัตถุประสงค์ของโครงการ ข้อมูลความเป็นมา เพื่อวางไว้ในบริบท ความต้องการ ปัญหา การวิเคราะห์ และจบลงด้วยข้อสรุป

ในขณะที่บทสรุปโครงการสามารถเป็นเอกสารแบบสแตนด์อโลนหรือคำนำของเอกสารโครงการประเภทอื่นๆ ได้ โดยทั่วไปจะใช้เป็นบทนำสำหรับข้อเสนอโครงการ ตามที่ระบุไว้ บทสรุปโครงการต้องดึงดูดผู้อ่าน เช่นเดียวกับประโยคเปิดในหนังสือที่ทำให้คุณอ่านต่อไป สรุปโครงการจะต้องดึงดูดความสนใจของคุณและดึงคุณเข้าสู่ข้อเสนอโครงการ

หากทำถูกต้อง การสรุปโครงการจะนำลูกค้าไปสู่ข้อเสนอโครงการและเมื่อพวกเขาทำเสร็จแล้ว พวกเขาก็จะอนุมัติงาน การมีเอกสารประกอบทั้งหมดในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเป็นเรื่องดี เพื่อให้คุณเปลี่ยนสรุปโครงการเป็นแผนโครงการได้อย่างง่ายดาย ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์พร้อมพื้นที่จัดเก็บไฟล์ไม่จำกัดเพื่อทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางสำหรับเอกสารประกอบโครงการของคุณ หากคุณรวบรวมข้อเสนอโครงการในมุมมองรายการของเรา คุณสามารถสลับไปที่แผนภูมิ Gantt ได้ง่ายๆ ซึ่งคุณสามารถสร้างกำหนดการแบบภาพบนไทม์ไลน์ได้ เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี

เมื่อใดที่คุณควรใช้สรุปโครงการ

สรุปโครงการถูกสร้างขึ้นระหว่างการนำเสนอโครงการ ให้มุมมองภาพใหญ่ของโครงการ รวมถึงคำอธิบายโดยย่อและส่วนสำคัญ นี่คือที่ที่คุณจะเริ่มกำหนดเป้าหมายของโครงการ กำหนดการของงานที่ต้องดำเนินการเพื่อส่งมอบโครงการ การประมาณงบประมาณ ฯลฯ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจแผนพื้นฐาน

สรุปโครงการอาจเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของข้อเสนอโครงการของคุณ เนื่องจากเป็นครั้งแรกที่ผู้อ่านจะได้สัมผัสกับโครงการ และทำไมคุณถึงเชื่อว่ามันคุ้มค่าที่จะดำเนินการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำการวิจัยอย่างถี่ถ้วนเพื่อสร้างบทสรุปโครงการที่รอบด้าน สิ่งนี้สามารถช่วยโน้มน้าวให้ลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเห็นคุณค่าของโครงการ

แม้ว่าข้อเสนอโครงการจะเปิดขึ้นพร้อมกับสรุปโครงการ ไม่ใช่เรื่องแปลกที่ส่วนนี้จะเป็นส่วนสุดท้ายที่เขียนขึ้น หากคุณค้นคว้าหัวข้ออย่างละเอียด คุณจะต้องแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในส่วนอื่นๆ ของข้อเสนอโครงการ ดังนั้น เมื่อคุณทำข้อเสนอเสร็จแล้ว คุณจะมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการสร้างบทสรุปสำหรับผู้บริหารอย่างเหมาะสม

สิ่งที่ควรรวมไว้ในบทสรุปโครงการ?

บทสรุปโครงการควรสั้น แต่คุณไม่ต้องการทำให้โครงการสั้นลงและไม่ให้บทสรุปเพียงพอที่จะขายโครงการให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือลูกค้า คุณจะต้องหลีกเลี่ยงศัพท์แสงและข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์หรือเป็นความลับ เช่น ความลับทางการค้า เขียนเป็นประโยคธรรมดาที่เข้าใจง่าย สรุปโครงการไม่ควรยากที่จะเข้าใจ

ข้อมูลโครงการ

คุณจะเริ่มต้นด้วยการสรุปข้อมูลระดับสูงเกี่ยวกับโครงการ รวมถึง:

• ชื่อโครงการ
• ผู้จัดการโครงการ
• ผู้สนับสนุนโครงการ
• วันที่

คุณสามารถเพิ่มทีมโครงการได้หากพวกเขารวมตัวกันที่จุดนี้ คุณควรให้ภาพรวมคร่าวๆ ของโครงการ เป้าหมายและวัตถุประสงค์ ผลประโยชน์ ฯลฯ จดบันทึกสิ่งที่คุณกำลังจะบรรลุและทำอย่างไร นอกจากนี้ เมื่อต้องรับมือกับโครงการนอกองค์กรของคุณ ขอแนะนำให้มีภูมิหลัง

ตารางโปรเจ็ค

กำหนดการโครงการคือลำดับเวลาที่แสดงโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ ในไทม์ไลน์นั้นเป็นกิจกรรมและงานที่ต้องดำเนินการเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จของโครงการสุดท้าย ซึ่งรวมถึงวันที่ ระยะเวลา เหตุการณ์สำคัญ และการส่งมอบทั้งหมด คุณไม่จำเป็นต้องละเอียดถี่ถ้วนเหมือนตอนวางแผนโครงการ แต่จำเป็นต้องมีโครงร่างสั้นๆ

งบประมาณโครงการ

งบประมาณมักจะรวมอยู่ในกำหนดการของโครงการและไม่ใช่การคาดการณ์ต้นทุนโดยละเอียด แต่ก็ยังเป็นองค์ประกอบที่สำคัญและควรรวมไว้ด้วย คุณจะต้องจัดทำประมาณการทางการเงินเพื่อแสดงว่าโครงการจะมีราคาเท่าใดและคาดว่าจะได้รับผลตอบแทนประเภทใด พื้นฐานงบประมาณก็มีประโยชน์เช่นกัน

แผนทรัพยากร

เพื่อช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้าใจโครงการมากขึ้น คุณต้องการรวมรายการทรัพยากร ทรัพยากรคือทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ ซึ่งรวมถึงทีมงานโครงการ วัสดุ อุปกรณ์ ฯลฯ

ภาพรวมการบริหารความเสี่ยง

ทุกโครงการมีความเสี่ยงโดยธรรมชาติ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการทราบว่าความเสี่ยงใดที่คุณระบุว่าอาจเกิดขึ้นในโครงการ ผลกระทบของพวกเขา และคุณจะบรรเทาได้อย่างไร ซึ่งรวมถึงสิ่งกีดขวางบนถนนและความท้าทาย—สิ่งใดก็ตามที่จะส่งผลกระทบต่อขอบเขต ต้นทุน และเวลาของโครงการ สรุปแผนการจัดการความเสี่ยงของคุณโดยสังเขป คุณสามารถลงรายละเอียดได้หากโครงการได้รับการอนุมัติ

วิธีเขียนสรุปโครงการ

เราได้กล่าวถึงองค์ประกอบพื้นฐานของการสรุปโครงการแล้ว ทีนี้มาดูวิธีการเขียนกัน แม้ว่าการสรุปโครงการจะสั้นตามคำจำกัดความ แต่การวิจัยก็กว้างขวาง ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณทำงานได้อย่างครบถ้วน

1. พูดคุยกับทีมของคุณ

ไม่มีใครพร้อมที่จะจัดการกับความท้าทายของบทสรุปโครงการ คุณต้องรวบรวมทีมโครงการของคุณ พวกเขาคือผู้ที่จะดำเนินโครงการในแนวหน้า พวกเขามีความเชี่ยวชาญและความรู้ ใช้เป็นแหล่งข้อมูลเมื่อคุณค้นคว้าโครงการ

2. รู้จักผู้ชมของคุณ

การวิจัยเป็นส่วนหนึ่งของการโน้มน้าวใจผู้มีส่วนได้ส่วนเสียถึงคุณค่าของโครงการ วิธีที่คุณนำเสนอเป็นอย่างอื่น คุณต้องพูดภาษาของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย น้ำเสียง การเลือกใช้คำ และอื่นๆ ทั้งหมดจะเปลี่ยนไปไม่ว่าคุณจะพูดกับลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแง่ของอุตสาหกรรม คุณจะจัดการกับการก่อสร้างที่แตกต่างจากการผลิตหรือไอที

3. กำหนดวัตถุประสงค์ของคุณ

คุณจะต้องทำให้ชัดเจนว่าวัตถุประสงค์ของโครงการคืออะไร และอะไรบ่งชี้ว่าโครงการเสร็จสมบูรณ์แล้ว ซึ่งต้องมีการแบ่งปันเมตริกที่คุณจะใช้ในการวัดผลโครงการ คุณต้องทราบจุดประสงค์ของโครงการด้วย ซึ่งคล้ายกับพันธกิจของโครงการ

4. เขียนสรุปโครงการของคุณ

ทำงานร่วมกับทีมของคุณเพื่อเขียนสรุปโครงการที่ชัดเจนและรัดกุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รวมองค์ประกอบทั้งหมดที่เรากล่าวถึงข้างต้น อย่าลืมตรวจทานสรุปโครงการเพราะไม่มีอะไรดูไม่เป็นมืออาชีพมากไปกว่าไวยากรณ์ที่ไม่ดีหรือการสะกดคำผิด

เทมเพลตสรุปโครงการ

การเขียนสรุปโครงการต้องใช้การเตรียมการอย่างมาก สิ่งหนึ่งที่คุณไม่ควรกังวลคือรูปแบบ ใช้เทมเพลตสรุปโครงการฟรีของเราสำหรับ Word และคุณจะต้องกรอกข้อมูลในช่องว่าง มีทุกสิ่งที่คุณต้องการและแม่แบบสรุปโครงการสามารถปรับแต่งได้ คุณจึงสามารถเพิ่มโลโก้และแก้ไขเอกสารให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของโครงการที่คุณกำลังเสนอได้

เทมเพลตการจัดการโครงการอื่นๆ เพื่อช่วยสร้างสรุปโครงการ

สรุปโครงการเป็นหนึ่งในเทมเพลตการจัดการโครงการฟรีหลายสิบแบบที่เรามีสำหรับทั้ง Excel และ Word มีเทมเพลตสำหรับทุกขั้นตอนของโครงการ ต่อไปนี้เป็นข้อมูลบางส่วนที่เกี่ยวข้องกับสรุปโครงการ

เทมเพลตข้อเสนองบประมาณ

คุณสามารถประเมินค่าใช้จ่ายของโครงการด้วยเทมเพลตข้อเสนองบประมาณฟรีสำหรับ Excel แสดงให้ผู้มีส่วนได้เสียที่มีศักยภาพว่าโครงการจะมีราคาเท่าใด ตั้งแต่เงินเดือนไปจนถึงวัสดุและอุปกรณ์ นอกจากนี้ยังมีพื้นที่สำหรับเพิ่มค่าเดินทาง การสื่อสาร และค่าใช้จ่ายทางตรงและทางอ้อมอื่นๆ

เทมเพลตไทม์ไลน์ของโครงการ

บทสรุปโครงการจำเป็นต้องรวมไทม์ไลน์โครงการโดยสังเขป เทมเพลตไทม์ไลน์โครงการฟรีสำหรับ Excel สามารถช่วยได้ มีคอลัมน์ทางด้านซ้ายซึ่งคุณสามารถเพิ่มงาน วันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด ตลอดจนระยะเวลา ซึ่งจากนั้นจะเติมเส้นเวลาภาพทางด้านขวาโดยอัตโนมัติ

เทมเพลตข้อเสนอโครงการ

สรุปโครงการเป็นส่วนหนึ่งของข้อเสนอโครงการขนาดใหญ่ คุณต้องมีหนึ่งโครงการจึงจะได้รับการอนุมัติและได้รับเงินสนับสนุน เทมเพลตข้อเสนอโครงการฟรีของเราสำหรับ Word มีทุกอย่างตั้งแต่การสรุปไปจนถึงโซลูชัน การนำไปใช้ ไปจนถึงการส่งมอบ

ProjectManager เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการติดตามโครงการของคุณ

เทมเพลตสามารถช่วยคุณจัดระเบียบความคิดของคุณและนำเสนอบทสรุปและข้อเสนอโครงการที่ยอดเยี่ยม แต่เมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว คุณจะต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อวางแผน จัดการ และติดตามงาน ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ออนไลน์ที่ช่วยให้ทีมทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในขณะที่ให้เครื่องมือผู้จัดการในการตรวจสอบการทำงานแบบเรียลไทม์

ติดตามความคืบหน้าด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์

เมื่อคุณมีกำหนดการโครงการของคุณในแผนภูมิ Gantt ที่มีประสิทธิภาพของเราแล้ว คุณสามารถตั้งค่าพื้นฐาน ซึ่งจะทำให้คุณสามารถติดตามความพยายามที่วางแผนไว้เทียบกับความพยายามจริงได้แบบเรียลไทม์ ข้อมูลนี้ยังป้อนเข้าสู่แดชบอร์ดตามเวลาจริงของเราและแสดงเป็นกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่าย คุณจะได้รับมุมมองระดับสูงของความคืบหน้าและประสิทธิภาพของโครงการของคุณได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ แตกต่างจากผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์คู่แข่งตรงที่ไม่มีการกำหนดค่าที่ใช้เวลานาน พร้อมเมื่อคุณพร้อม

เจาะลึกข้อมูลด้วยรายงานที่ปรับแต่งได้

เมื่อคุณต้องการดูรายละเอียดมากกว่าที่แดชบอร์ดสามารถให้ได้ ให้สร้างรายงาน คุณสามารถทำได้ด้วยการกดแป้นพิมพ์ 2-3 ครั้ง จากนั้นปรับแต่งให้แสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการดู รับรายงานสถานะและพอร์ตโฟลิโอ รวมถึงผลต่าง ปริมาณงาน และอื่นๆ รายงานทั้งหมดสามารถแชร์ในรูปแบบต่างๆ ได้อย่างง่ายดายกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้อัปเดตอยู่เสมอ

แน่นอน คุณต้องทำมากกว่าการตรวจสอบและติดตามโครงการของคุณแบบเรียลไทม์เพื่อส่งมอบโครงการของคุณตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ นั่นเป็นเหตุผลที่เรามีคุณสมบัติที่จะช่วยคุณจัดการความเสี่ยง งาน และทรัพยากร เครื่องมือของเราทำให้การเข้าร่วมทีมของคุณรวดเร็วและง่ายดาย และช่วยให้พวกเขาทำงานร่วมกัน เพิ่มความคิดเห็นในงาน และแชร์ไฟล์ เราช่วยคุณเปลี่ยนบทสรุปโครงการให้เป็นความสำเร็จของโครงการ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งให้เครื่องมือในการบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการ รับข้อมูลแบบเรียลไทม์เพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น และให้แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันแก่ทีมของคุณที่ช่วยให้พวกเขาทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น เข้าร่วมทีมที่ Avis, Nestle และ Siemens ที่ใช้เครื่องมือของเรา เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี