วิธีเขียนรายงาน: กระบวนการง่ายๆ ทีละขั้นตอน

การรู้วิธีการเขียนรายงานเป็นทักษะสำคัญที่นักการตลาดทุกคนที่ต้องการแข่งขันและมีงานทำต้องเรียนรู้ แม้ว่ากลยุทธ์ที่คุณใช้เมื่อเร็วๆ นี้ได้ผลอย่างชัดเจน แต่มีโอกาสที่หัวหน้าของคุณจะไม่พอใจเพียงแค่รู้ว่าความพยายามทางการตลาดของคุณประสบความสำเร็จ พวกเขายังคงต้องการดูรายงานที่แสดงอย่างชัดเจนว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่ การทดลองใดได้ผล และแนวคิดใดที่ทำให้พวกเขาผิดหวัง แล้วคุณจะเขียนรายงานนี้อย่างไร? คุณจะเริ่มต้นที่ไหน สิ่งที่คุณควรรวมไว้ในนั้น? คุณจัดโครงสร้างแต่ละส่วนอย่างไร ในบทความนี้ ฉันจะแบ่งปันวิธีการทีละขั้นตอนของฉันในการเขียนรายงานที่มีประสิทธิภาพและผ่านการคิดมาอย่างดี ซึ่งจะทำให้ผู้อ่านประทับใจทุกครั้ง

รายงานคืออะไร?

รายงานคือเอกสารทางการที่ให้การวิเคราะห์เชิงลึกของการวิจัย ความคิดริเริ่ม โครงการ หรือการรณรงค์ที่กำลังดำเนินอยู่หรือเสร็จสิ้นซึ่งเกี่ยวข้องกับงานของคุณ จุดประสงค์ของรายงานคือการประเมินความคืบหน้าของคุณ จดบันทึกปัญหาหรืออุปสรรคที่ส่งผลกระทบต่อผลลัพธ์ของคุณ และสรุปผลเพื่อแจ้งการตัดสินใจในอนาคต มีรายงานประเภทต่างๆ ที่คุณอาจต้องสร้าง ขึ้นอยู่กับแง่มุมของการตลาดที่คุณเชี่ยวชาญ ซึ่งรวมถึง:

• รายงานการตลาดโซเชียลมีเดีย
• รายงานการตลาดทางอีเมล
• รายงานการตลาดเนื้อหา
• รายงานการตลาด PPC
• รายงานการตลาดทั่วไป

ไม่ว่าคุณจะเขียนประเภทใด รายงานการตลาดทั้งหมดจะดำเนินไปในลักษณะเดียวกัน โดยแสดงกิจกรรมที่เกิดขึ้น วิธีดำเนินการ และผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นหรือมีแนวโน้มที่จะสร้างขึ้น

ทำไมคุณต้องเขียนรายงาน

อะไรคือจุดประสงค์ของการใช้เวลาในการหาวิธีเขียนรายงาน ในเมื่อคุณสามารถกำหนดทิศทางพลังงานนั้นไปสู่การพยายามดึงดูด มีส่วนร่วม เปลี่ยนใจเลื่อมใส และทำให้ลูกค้าพึงพอใจ นี่เป็นคำถามที่นักการตลาดเกือบทุกคนที่ต้องเขียนรายงานถามถึงจุดหนึ่ง ดังนั้น ในขณะที่คุณ (จำใจ) เตรียมสร้างรายงานฉบับแรกหรือฉบับถัดไป เรามาพิจารณาถึงประโยชน์ที่สำคัญที่สุดบางประการที่คุณและทีมของคุณจะได้รับจากการรายงานเป็นประจำ:

• การติดตามความคืบหน้า - หากคุณไม่รู้วิธีเขียนรายงาน คุณจะไม่รู้ว่าความพยายามทางการตลาดของคุณทำให้คุณเข้าใกล้เป้าหมายมากขึ้นหรือไม่ รายงานจะบอกคุณว่ากลยุทธ์ใดทำงานได้ดีและกลยุทธ์ใดมีประสิทธิภาพต่ำ คุณจึงสามารถปรับเปลี่ยนหรือเปลี่ยนทิศทางได้อย่างรวดเร็ว
• บทพิสูจน์แห่งความสำเร็จ - ไม่ใช่ทุกคนที่เชื่อว่าการตลาดคือการลงทุนที่คุ้มค่า รายงานที่คุณสร้างสามารถใช้เป็นอาวุธในการต่อสู้กับโรงเรียนแห่งความคิดที่มองไม่ชัดนี้ และพิสูจน์ว่างานที่คุณกำลังทำอยู่นั้นเพิ่มมูลค่าให้กับธุรกิจ
• การจัดตำแหน่งที่ดีขึ้นระหว่างทีม - การรายงานช่วยให้ความรู้และแจ้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในด้านการตลาดและสิ่งที่พวกเขาคาดหวังได้ในอนาคต ช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานของบริษัท ทิศทางของบริษัท และสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้เพื่อช่วยให้บริษัทไปถึงจุดนั้น
• ความโปร่งใสที่มากขึ้น - เมื่อเจ้านายหรือลูกค้าของคุณสามารถเห็นได้อย่างแน่นอนว่างบประมาณการตลาดที่ใช้ไปและเชื่อมโยงกับผลลัพธ์ที่สร้างขึ้น พวกเขาจะรู้สึกผ่อนคลายมากขึ้นเมื่อรู้ว่าการลงทุนของพวกเขาให้ผลตอบแทนที่ดี
• การตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล - การรายงานช่วยให้คุณทราบว่าแคมเปญและกลยุทธ์ของคุณทำงานได้ดีเพียงใด และผลกระทบต่อเป้าหมายทางธุรกิจ เช่น การสร้างโอกาสในการขาย การรักษาลูกค้า และการเติบโตของรายได้อย่างไร ข้อมูลนี้จะช่วยให้คุณมองเห็นแนวโน้ม สร้างจากแนวคิดที่ประสบความสำเร็จ และทำการตัดสินใจทางการตลาดอย่างรอบรู้ แทนที่จะอาศัยการคาดเดาและสัญชาตญาณ

ความจริงก็คือการเขียนรายงานที่ดีต้องมีการฝึกฝน ยิ่งคุณเขียนมากเท่าไหร่ คุณก็จะยิ่งสื่อสารและนำเสนอข้อความของคุณอย่างรวบรัดได้ดียิ่งขึ้นเท่านั้น ไม่ว่าคุณกำลังสร้างรายงานฉบับแรกหรือกำลังมองหาเคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณ ‌ปรับปรุงกระบวนการและปรับปรุงคุณภาพรายงานของคุณ โปรดปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เหล่านี้ซึ่งฉันใช้เสมอเมื่อเขียนรายงาน วิธีเขียนรายงานใน 6 ขั้นตอน:

1. พิจารณาวัตถุประสงค์ของรายงาน
2. ค้นหาว่าผู้ชมของคุณต้องการดูอะไร
3. ตัดสินใจว่าข้อมูลใดที่คุณจะรวมไว้
4. รวบรวมข้อมูลและภาพของคุณ
5. ร่างเนื้อหาของรายงานของคุณ
6. ตรวจสอบและแก้ไขรายงานของคุณ

1. พิจารณาวัตถุประสงค์ของรายงาน

สิ่งแรกที่ฉันทำคือคิดถึงเหตุผลที่ฉันสร้างรายงานและสิ่งที่ควรจะทำให้สำเร็จ หากคุณไม่เริ่มต้นด้วยแนวคิดที่ชัดเจนว่าเหตุใดคุณจึงเขียนรายงาน คุณอาจลงเอยด้วยการรวมข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องและสร้างรายงานที่ตั้งคำถามมากกว่าที่จะตอบ ดังนั้นให้ถามตัวเองว่า: อะไรคือประเด็นของรายงานนี้? ฉันต้องการแบ่งปันข้อมูลอะไร ฉันต้องการให้ผู้อ่านเรียนรู้อะไรจากมัน บางทีจุดประสงค์ก็เพื่อพิสูจน์การใช้จ่ายด้านการตลาดของคุณ แสดงให้เห็นว่าแคมเปญประสบความสำเร็จเพียงใด เพื่ออธิบายว่าคุณต้องการมือที่เชี่ยวชาญมากขึ้นเพื่อจัดการความพยายามในการเติบโต การมีเป้าหมายในใจจะช่วยให้คุณเน้นขอบเขตของรายงานไปที่ข้อมูลที่สำคัญที่สุด

2. ค้นหาว่าผู้ชมของคุณต้องการดูอะไร

สิ่งต่อไปที่ฉันพิจารณาคือรายงานนี้มีไว้สำหรับใคร ถ้าฉันสร้างรายงานเฉพาะสำหรับทีมการตลาด ฉันสามารถใส่ศัพท์เฉพาะ ไม่เป็นทางการมากขึ้น และแบ่งปันความคิดที่ไม่กรองของฉันเกี่ยวกับแนวโน้มหรือความสำเร็จและความล้มเหลวของกลยุทธ์ของเรา ฉันไม่สามารถทำเช่นนั้นกับรายงานสำหรับ CEO สมาชิกคณะกรรมการ หรือนักลงทุนภายนอก พวกเขาจะไม่สนใจที่จะดูรายละเอียดเมตริกและตัวเลข และสนใจมากขึ้นว่าตัวเลขเหล่านั้นแปลงเป็น ROI และรายได้ของธุรกิจอย่างไร ในฐานะผู้รับผิดชอบในการเขียนบล็อกโพสต์และด้านอื่นๆ ของการตลาดดิจิทัล ข้อมูลทั้งหมดที่คุณสร้างขึ้นอาจมีความสำคัญ แต่ทีมผู้บริหารจะค้นพบการทดสอบ AB ที่คุณทำในขณะที่สร้างจดหมายข่าวหรือไม่ หรือจำนวนการเปิดและการคลิกผ่านที่สร้างขึ้นมีความเกี่ยวข้องหรือไม่ ดังนั้นก่อนที่คุณจะลงมือเขียนรายงาน ให้ถามตัวเองว่า ใครคือผู้ฟังของฉัน และพวกเขาต้องการรู้อะไร ตัวอย่างเช่น ผู้อำนวยการฝ่ายการเงินต้องการทราบว่าการใช้จ่ายด้านการตลาดของคุณมีส่วนสนับสนุนการขายและมีอิทธิพลต่อผลกำไรอย่างไร ในทางกลับกัน หัวหน้าฝ่ายการตลาดจะต้องการนำเสนอภาพรวมของแคมเปญการตลาดต่างๆ และผลกระทบที่มีต่อ Conversion การสร้างโอกาสในการขาย และเมตริกความสามารถในการทำกำไรอื่นๆ การทำความเข้าใจว่าคุณกำลังรายงานถึงใครจะช่วยให้คุณวางแผนการเขียนรายงานและปรับแต่งน้ำเสียง ภาษา และเนื้อหาให้สอดคล้องกับความคาดหวังได้ดีขึ้น

3. ตัดสินใจว่าข้อมูลใดที่คุณจะรวมไว้

นี่คือจุดที่ฉันสร้างโครงร่างสำหรับรายงานของฉัน และค้นหาจุดข้อมูลที่ฉันจะรวมไว้เพื่อให้แน่ใจว่ารายงานมีความเกี่ยวข้องและนำไปปฏิบัติได้ ตามปกติแล้ว ขอบเขตของรายงานจะขึ้นอยู่กับหัวเรื่อง เช่น สื่อสังคมออนไลน์ โฆษณาที่เสียค่าใช้จ่าย SEO อีเมล ฯลฯ และจำนวนแพลตฟอร์มที่คุณจะจัดหาข้อมูลมา อย่างไรก็ตาม ฉันพบว่าการสร้างโครงร่างช่วยให้ฉันทราบวิธีจัดโครงสร้างการไหลเวียนของข้อมูล และระบุว่าฉันต้องไปที่ไหนเพื่อหาข้อมูล ผลลัพธ์ และทรัพยากรที่จำเป็นในการจัดทำรายงาน โครงร่างไม่จำเป็นต้องเจาะลึกรายละเอียดมากเกินไป ควรเป็นเพียงโครงร่างของส่วนสำคัญและส่วนย่อยที่คุณต้องการรวมไว้ในรายงานของคุณตามวัตถุประสงค์ของรายงาน ตัวอย่างเช่น เค้าโครงของคุณสามารถมีลักษณะดังนี้:

4. เรียงข้อมูลและภาพของคุณ

ตอนนี้ฉันรู้จุดประสงค์ของรายงานของฉัน กลุ่มเป้าหมายที่ฉันเขียน และสิ่งที่จะครอบคลุม ขั้นตอนต่อไปคือเริ่มรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับรายงาน ฉันมักจะเริ่มต้นด้วยการสร้างรายการเมตริกที่เกี่ยวข้องซึ่งควรแสดงในรายงานของฉันตามวัตถุประสงค์และโครงร่างที่ฉันร่างไว้ก่อนหน้านี้ สิ่งต่อไปที่ต้องทำคือจดบันทึกแพลตฟอร์มที่ฉันจะจัดหามาตรวัดและข้อมูลแต่ละรายการเหล่านั้น จากนั้นฉันเพิ่มข้อมูลทั้งหมดนี้ลงในโครงร่างของฉันตามหัวข้อและหัวข้อย่อยที่อยู่ภายใต้ ฉันแนะนำให้สร้างภาพเพื่อประกอบข้อมูลของคุณ เพื่อให้รายงานของคุณไม่เต็มไปด้วยตัวเลขและข้อความที่น่าเบื่อ คุณสามารถใช้แผนภูมิ รูปภาพ กราฟ ไอคอน อินโฟกราฟิก และอื่นๆ เพื่อแสดงภาพเนื้อหาของคุณและขับเคลื่อนกลับบ้านไปยังจุดที่ข้อมูลของคุณกำลังสร้างขึ้น เมื่อเสร็จแล้วก็ได้เวลาเริ่มเขียน

5. ร่างเนื้อหาของรายงานของคุณ

ถ้าเช่นฉัน คุณเป็นคนประเภทที่ต้องการให้ไอเดียของคุณสมบูรณ์แบบก่อนที่คุณจะวางมันลงบนหน้ากระดาษ คุณต้องเรียนรู้ที่จะปล่อยวางความสมบูรณ์แบบและเริ่มเขียน ร่างแรกของรายงานของคุณอาจจะออกมาดูหยาบๆ หน่อย แต่คุณมีเวลาอีกมากที่จะแก้ไขมันให้เป็นรูปเป็นร่างในภายหลัง สิ่งที่สำคัญที่สุด ณ จุดนี้คือการสรุปประเด็นหลักทั้งหมดและการจัดระเบียบข้อมูลของคุณบนหน้า วิธีเขียนแบบร่างจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์และเนื้อหาของรายงาน แต่การทำตามโครงสร้างด้านล่างมักจะเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี

สรุปข้อค้นพบที่สำคัญของคุณ

หน้าแรกของรายงานของคุณควรแสดงข้อมูลสรุปของรายงาน เน้นเมตริกที่สำคัญ ตลอดจนความสำเร็จและความล้มเหลวของความพยายามทางการตลาดของคุณในช่วงเวลาที่อยู่ระหว่างการพิจารณา อธิบายว่าเหตุใดสิ่งต่างๆ จึงกลายเป็นแบบเดิม ปัญหาที่คุณพบระหว่างดำเนินการแคมเปญ และประเด็นสำคัญจากประสิทธิภาพที่บันทึกไว้ จากนั้นหารือเกี่ยวกับกลยุทธ์ที่คุณจะใช้ในอนาคตตามสิ่งที่คุณค้นพบ สรุปเป็นสิ่งแรกที่ผู้อ่านจะพบในรายงานของคุณและจะเป็นตัวตัดสินว่าพวกเขาจะอ่านรายงานที่เหลือหรือจะโยนทิ้งไป ดังนั้นจงสร้างมันให้ดีที่สุดเท่าที่คุณจะทำได้ อย่างไรก็ตาม ฉันแนะนำให้รอเพื่อเขียนสรุป หลังจากที่คุณได้เขียนส่วนอื่นๆ ของรายงานแล้ว วิธีนี้ทำให้คุณสามารถสรุปเนื้อหาของเอกสารได้อย่างถูกต้อง

2. สร้างบทนำ

ส่วนนี้เป็นทางเลือก ฉันไม่ได้รวมไว้ในรายงานส่วนใหญ่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งที่มีไว้สำหรับใช้ในแผนกหรือภายในบริษัท เนื่องจากผู้อ่านที่ต้องการทราบอยู่แล้วว่ารายงานเกี่ยวกับอะไร แต่ถ้ารายงานของคุณมีไว้เพื่อให้นักลงทุนภายนอกหรือคณะกรรมการบริหารอ่าน คุณสามารถใช้ส่วนบทนำเพื่ออธิบายว่ารายงานของคุณเกี่ยวกับอะไร ครอบคลุมอะไร และเพิ่มบริบทอื่นๆ ที่พวกเขาอาจต้องการ

3. ดำดิ่งสู่เนื้อหาของรายงาน

เนื้อหาของรายงานคือส่วนที่คุณจะได้เกร็งกล้ามเนื้อในการเขียนเพราะเป็นส่วนที่ยาวที่สุด ข้อมูลทั้งหมดที่คุณรวบรวมไว้ก่อนหน้านี้จะถูกแทรกพร้อมกับคำอธิบายโดยละเอียด การวิเคราะห์ และการเปรียบเทียบเพื่อเพิ่มบริบทให้กับตัวเลข ไม่เพียงพอที่จะบอกว่าคุณสร้างโอกาสในการขายเพิ่มขึ้น 20% จากการจัดทำเอกสารไวท์เปเปอร์ในเดือนที่แล้วและปล่อยไว้อย่างนั้น คุณต้องพูดถึงว่ามันเกิดขึ้นได้อย่างไร เอกสารไวท์เปเปอร์ฉบับใดที่นำไปสู่โอกาสในการขายมากที่สุด และอะไรที่พิเศษเกี่ยวกับเรื่องนี้ การอธิบายเมตริก ความสำเร็จ และแม้แต่ผลลัพธ์ที่ไม่ดีจะทำให้ผู้อ่านเข้าใจได้ดีขึ้นว่าเกิดอะไรขึ้น มันจะช่วยสร้างความประทับใจที่ถูกต้องของกลยุทธ์ที่สนับสนุนกิจกรรมทางการตลาดของคุณ อย่าซ่อนหรือบิดเบือนข้อมูลเชิงลบ แค่ซื่อสัตย์เกี่ยวกับสาเหตุและบอกว่าคุณวางแผนจะแก้ไขอย่างไร ใช้รายงานนี้เป็นตัวอย่างของการเจาะลึกเนื้อหาของรายงาน อธิบายทุกเมตริก ข้อมูล และแม้แต่เหตุผลที่เป็นไปได้ที่นำไปสู่ผลลัพธ์

4. แนะนำแผนปฏิบัติการ

นี่คือส่วนสรุปของรายงานที่คุณจะได้สรุปสิ่งที่คุณค้นพบและหารือเกี่ยวกับความหมายที่มีต่อบริษัทของคุณ ฉันต้องการก้าวไปอีกขั้นโดยแนะนำขั้นตอนต่อไปที่ควรดำเนินการเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและช่วยให้ธุรกิจได้เปรียบในการแข่งขัน ดังนั้น หากหลังจากประเมินข้อมูลและผลลัพธ์แล้ว คุณคิดว่าบริษัทของคุณจะได้รับประโยชน์จากงบประมาณที่เพิ่มขึ้นสำหรับโฆษณาแบบเสียเงินหรือจากการทำตามกลยุทธ์เฉพาะ เช่น การตลาดแบบอินฟลูเอนเซอร์หรือการเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ อย่าลังเลที่จะแนะนำ ตราบใดที่รายงานของคุณน่าสนใจและคุณได้แสดงความรู้และความเชี่ยวชาญของคุณ ‌ผู้ที่อยู่ในระดับสูงมักจะยอมรับและเชื่อถือคำแนะนำของคุณ เคล็ดลับ: คุณสามารถใช้เทมเพลตรายงานการตลาดเพื่อแสดงข้อมูลของคุณและใช้เวลาของคุณอย่างมีวิจารณญาณมากขึ้น

6. ตรวจสอบและแก้ไขรายงานของคุณ

การแก้ไขคือขั้นตอนสุดท้ายของการเขียนรายงาน และเป็นสิ่งที่ฉันชอบเพราะเป็นโอกาสที่ฉันจะได้ทำให้เอกสารของฉันโดดเด่น หลังจากร่างเสร็จแล้ว ฉันชอบที่จะพักไว้สักสองสามชั่วโมงหรือหลายวัน เพื่อที่ฉันจะได้กลับไปแก้ไขและเริ่มแก้ไขด้วยสายตาที่สดใส การทำเช่นนี้ช่วยให้ฉันสามารถจับข้อผิดพลาดที่ฉันอาจไม่ได้สังเกตขณะเขียน อ่านสิ่งที่คุณเขียนและลบส่วนที่ดูเหมือนไม่จำเป็นหรือไม่เกี่ยวข้องเพื่อให้รายงานของคุณกระชับและมีประสิทธิภาพ ระวังการพิมพ์ผิดและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ และตรวจสอบข้อมูลของคุณอย่างละเอียดเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้อง แยกข้อความยาวๆ ออกและตรวจดูให้แน่ใจว่ารายงานมีการเล่าเรื่องที่เชื่อมโยงข้อมูลทั้งหมดเข้าด้วยกัน รายงานของคุณควรแสดงความคืบหน้าที่คุณได้ทำ แก้ไขปัญหาที่คุณประสบอยู่ และแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกที่นำไปใช้ได้จริงซึ่งสามารถนำมาใช้ในการตัดสินใจที่มีผลกระทบต่อธุรกิจ เป็นหนึ่งในเครื่องมือสื่อสารที่ทรงพลังที่สุดที่คุณมีในคลังแสงของคุณ และคุณสามารถเรียนรู้วิธีใช้งานโดยใช้แนวทางที่ฉันได้อธิบายไว้ในบทความนี้ มีความสุขในการรายงาน!