วิธีเขียนเอกสารไวท์เปเปอร์สำหรับธุรกิจของคุณ

เมื่อสร้างกลยุทธ์เนื้อหา คุณควรพิจารณาสร้างเนื้อหาประเภทต่างๆ ที่สอดคล้องกับแต่ละขั้นตอนของช่องทาง

บ่อยครั้งกว่านั้น ธุรกิจต่างๆ ดูเหมือนจะเชี่ยวชาญในรูปแบบทั่วไป เช่น บล็อกโพสต์, eBook, วิดีโอ, กรณีศึกษา และพอดแคสต์ได้อย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตาม มีความเข้าใจผิดทั่วไปเกี่ยวกับธรรมชาติและจุดประสงค์ของเอกสารทางเทคนิค

เนื่องจากรูปแบบนี้เป็นรูปแบบที่สำคัญสำหรับครึ่งล่างของช่องทางเนื้อหา การทำผิดอาจทำให้ Conversion ของธุรกิจลดลงได้

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงเอกสารทางเทคนิคและให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการสร้างเอกสารเหล่านี้

อ่านแล้วจดบันทึก!

สมุดปกขาวคืออะไร?

ในธุรกิจ สมุดปกขาวเป็นเนื้อหารูปแบบยาวที่ให้ข้อมูลผู้เชี่ยวชาญในหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรม เฉพาะกลุ่ม และ/หรือผลิตภัณฑ์ของบริษัท

เอกสารไวท์เปเปอร์สามารถมีได้ตั้งแต่ 4,000 ถึง 20,000 คำ หรือระหว่าง 6 ถึง 70 หน้า ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับหัวข้อ

สิ่งที่ทำให้สมุดปกขาวแตกต่างจากรูปแบบอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกัน เช่น กรณีศึกษา eBook และบล็อกโพสต์ คือรูปแบบ ความลึก และประเภทของข้อมูลที่มีอยู่ในเนื้อหา

เอกสารรายงานต่างจากรูปแบบการตลาดดิจิทัลอื่นๆ ตรงที่ต้องใช้แนวทางวิชาการค่อนข้างมาก ด้วยเหตุนี้ ข้อมูลในนั้นจึงถูกย่อให้เล็กลง เมื่อเทียบกับรูปแบบอื่นๆ ที่ได้รับความนิยมมากกว่า

นอกจากนี้ ยังคาดหวังให้สร้างขึ้นโดยผู้ที่ไม่เพียงแต่มีความรู้เชิงลึกในเรื่องนั้นๆ แต่ยังรวมถึงประสบการณ์ และความเข้าใจแบบองค์รวมของผู้ชม อุตสาหกรรม และหัวข้อที่เกี่ยวข้องอื่นๆ

เช่นเดียวกับเอกสารทางวิชาการ ในเอกสารปกขาว ข้อเท็จจริงจะต้องได้รับการสนับสนุนโดยอ้างอิงแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้

ประเภทของสมุดปกขาว

โดยทั่วไปแล้ว เอกสารรายงานจะมีอยู่ 2 ประเภท ได้แก่ เน้นผลิตภัณฑ์และเน้นอุตสาหกรรม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับหัวข้อ

สินค้าที่มุ่งเน้น

เอกสารไวท์เปเปอร์ประเภทที่เน้นผลิตภัณฑ์สามารถใช้สำหรับผลิตภัณฑ์ที่เป็นนวัตกรรมใหม่เพื่ออธิบายเทคโนโลยีและคุณลักษณะโดยเจาะลึกในด้านเทคนิคเพิ่มเติม

แม้ว่าผลิตภัณฑ์จะไม่ใช่ของใหม่ แต่เนื้อหาประเภทนี้ยังสามารถใช้เป็นข้อมูลในเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีการทำงาน และสิ่งที่ทำให้แตกต่างจากโซลูชันอื่นๆ ในตลาด

เอกสารรายงานยังสามารถใช้เป็นรูปแบบกรณีศึกษาทางเลือกที่ให้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการเบื้องหลังเรื่องราวความสำเร็จของลูกค้า และวิธีที่บริษัททำให้มันเกิดขึ้น

อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าคุณจะเลือกแนวทางใด พึงระลึกไว้เสมอว่าเอกสารปกขาวจะไม่ถูกนำมาใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการส่งเสริมการขาย ดังที่ได้กล่าวมาแล้ว สไตล์ควรเป็นแนววิชาการและการศึกษา แม้ว่าคุณกำลังพูดถึงผลิตภัณฑ์ของคุณเองก็ตาม

มุ่งเน้นอุตสาหกรรม

เอกสารไวท์เปเปอร์ที่เน้นอุตสาหกรรมจะเจาะลึกในหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับเฉพาะบริษัทและสาขาที่เชี่ยวชาญ

พวกเขาสามารถให้ข้อมูลที่อาจเป็นที่สนใจของผู้ชม ค้นหาวิธีแก้ปัญหา หรือนำเสนอการใช้งานจริงอื่นๆ ในชีวิตประจำวันของลูกค้าของบริษัท

แม้ว่าเอกสารไวท์เปเปอร์เหล่านี้อาจไม่ได้กล่าวถึงผลิตภัณฑ์และบริการของบริษัทโดยตรง แต่จะให้บริการเพื่อสรุปความต้องการที่เกี่ยวข้อง และเน้นประเด็นที่ผลิตภัณฑ์สามารถแก้ไขได้

ตัวอย่างเช่น บริษัทที่ให้บริการซอฟต์แวร์การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) สามารถสร้างเอกสารไวท์เปเปอร์ที่แสดงให้เห็นว่าการขาดความสม่ำเสมอในประสบการณ์ของลูกค้าในช่องทางต่างๆ จะส่งผลต่อการรักษาลูกค้าและรายได้อย่างไร

ธุรกิจไม่จำเป็นต้องพูดว่า "ผลิตภัณฑ์ของเราแก้ปัญหานั้น" จำเป็นต้องแสดงให้เห็นว่าเข้าใจปัญหา สามารถสำรองข้อมูลด้วยข้อเท็จจริงโดยการจัดหาข้อมูลจากแหล่งต่างๆ และวิเคราะห์รากของปัญหา

วัตถุประสงค์ของสมุดปกขาวคืออะไร?

ดังที่กล่าวไว้ เอกสารรายงานจะอยู่ในครึ่งล่างของช่องทางเนื้อหา ซึ่งหมายความว่าผู้ชมของพวกเขาประกอบด้วยผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าที่มีส่วนร่วมและสนใจในผลิตภัณฑ์และบริการของบริษัทอยู่แล้ว หรือค้นหาโซลูชันที่คล้ายกัน

เนื่องจากเอกสารทางเทคนิคดังกล่าวมีวัตถุประสงค์ดังต่อไปนี้:

• แม่เหล็กตะกั่ว พวกเขาสามารถกลายเป็นแม่เหล็กนำที่มีประสิทธิภาพซึ่งดึงดูดลูกค้าเป้าหมายคุณภาพสูงที่มีศักยภาพที่จะกลายเป็นลูกค้าที่มีศักยภาพ
• ลูกค้าค้นหาสินทรัพย์ เอกสารไวท์เปเปอร์สามารถใช้ในการหาลูกค้าและนำเสนอต่อลูกค้าเป้าหมายที่โดดเด่นเพื่อแสดงความเชี่ยวชาญของบริษัท ตลอดจนคุณภาพและฟังก์ชันการทำงานของผลิตภัณฑ์
• ความคิด-ความเป็นผู้นำ. หากเอกสารไวท์เปเปอร์ถูกนำไปใช้อย่างเหมาะสมและให้ข้อมูลที่มีค่าและมีความหมายอย่างแท้จริง เอกสารดังกล่าวอาจส่งผลต่อชื่อเสียงของธุรกิจในฐานะผู้นำทางความคิดในอุตสาหกรรม
• ผู้สนับสนุนการขาย เช่นเดียวกับเนื้อหาส่วนใหญ่ จุดประสงค์สูงสุดของเอกสารปกขาวคือเพื่อเพิ่มยอดขายของบริษัท

ในการทำสิ่งเหล่านี้ เอกสารไวท์เปเปอร์จะต้องเขียนได้ดี มีความเกี่ยวข้อง และลึกซึ้ง

วิธีเขียนเอกสารไวท์เปเปอร์สำหรับธุรกิจของคุณ

ไม่ว่าคุณจะตัดสินใจสร้างเอกสารทางเทคนิคประเภทใด โดยทั่วไปมี 7 ขั้นตอนที่ต้องพิจารณา:

1. เลือกหัวข้อ

หัวข้อของสมุดปกขาวของคุณควรเกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณและให้แนวทางแก้ไขปัญหา

เพื่อให้สามารถสร้างเนื้อหาที่มีคุณค่าได้ ให้พิจารณารายการปัญหาเร่งด่วนที่สุดที่ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณเผชิญ สิ่งเหล่านี้สามารถระบุได้โดยใช้การวิจัยตลาด เสียงของการวิจัยลูกค้า การศึกษากรณีการสนับสนุนลูกค้า การวิเคราะห์พฤติกรรม และอื่นๆ

แม้ว่าการให้ความสำคัญกับความต้องการและจุดปวดที่ชัดเจนกว่าจะง่ายกว่า แต่ให้พิจารณาเลือกปัญหาที่ซ่อนอยู่ซึ่งลูกค้าของคุณอาจยังไม่รู้ด้วยซ้ำ

แน่นอนว่าเป้าหมายไม่ใช่การสร้างปัญหาและหาวิธีแก้ปัญหาในจินตนาการ แต่เพื่อสร้างความตระหนักรู้

เมื่อคุณมีรายการปัญหาที่เป็นไปได้แล้ว ให้อ้างอิงโยงกับเป้าหมายธุรกิจและคุณค่าที่นำเสนอ

จุดติดต่อระหว่างพวกเขาจะช่วยให้คุณระดมความคิดเกี่ยวกับวิธีใช้ความรู้และความเชี่ยวชาญของคุณ ตลอดจนข้อมูลของอุตสาหกรรมที่คุณมีอยู่ เพื่อให้ข้อมูลเฉพาะทางที่จะช่วยให้ลูกค้าของคุณแก้ไขปัญหาได้

2. ค้นคว้าหัวข้อ

ข้อมูลที่คุณระบุในเอกสารไวท์เปเปอร์ของคุณจะต้องไม่เพียงแค่อิงจากความรู้และประสบการณ์ของคุณเท่านั้นแต่ต้องอาศัยข้อเท็จจริงที่มั่นคงด้วย

เมื่อคุณเลือกหัวข้อแล้ว คุณควรศึกษาการศึกษาที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรม หนังสือ สิ่งพิมพ์ เอกสารทางวิทยาศาสตร์ และสิ่งอื่นใดที่อาจช่วยคุณในเรื่องกระดาษและช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือของคุณ

แหล่งข้อมูลดังกล่าวจะช่วยให้คุณเข้าใจแนวคิดของคุณได้ดีขึ้น และนำทางไปยังสมุดปกขาวของคุณ

นอกจากนี้ การอ้างอิงข้อมูลที่มีชื่อเสียง เนื้อหาของคุณจะดูมีค่ามากขึ้น และให้ความรู้สึกปลอดภัยแก่ผู้อ่านเพราะคุณจะดูน่าเชื่อถือมากขึ้น

3. เค้าร่างแล้วสร้างเนื้อหาของคุณ

เมื่อเขียนเอกสารไวท์เปเปอร์ ให้เริ่มต้นด้วยการสรุปโครงสร้างของข้อความและสรุปว่าแต่ละส่วนจะเน้นไปที่อะไร

สิ่งนี้จะช่วยให้คุณตรงประเด็นแทนที่จะหลงประเด็นหลัก

เมื่อแนวคิดถูกร่างไว้อย่างชัดเจนแล้ว คุณสามารถลงมือเขียนจริงและขยายในแต่ละส่วนได้

4. สร้างกราฟิก

หากหัวข้อเรียกร้อง คุณควรพิจารณาจัดทำแผนภูมิและกราฟิกที่แสดงข้อมูลเป็นภาพ

เนื่องจากเอกสารไวท์เปเปอร์ให้ข้อมูลทางเทคนิคอย่างย่อและบ่อยครั้ง กราฟิกสามารถเพิ่มคุณค่าของเนื้อหาได้อย่างแท้จริง และช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจหัวข้อนี้มากขึ้น

เพื่อให้มั่นใจในคุณภาพของภาพจริง ขอแนะนำให้จ้างนักออกแบบกราฟิกมืออาชีพมาปรับใช้

5. โครงสร้างและรูปแบบเอกสาร

เนื่องจากเป็นกระดาษประเภทวิชาการมากกว่าเนื้อหาการตลาดดิจิทัล เอกสารรายงานจึงจำเป็นต้องมีโครงสร้างเฉพาะ

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการ วิธีที่ดีที่สุดคือนำการจัดรูปแบบไปใช้เมื่อคุณพร้อมสำหรับเนื้อหาหลัก

โครงสร้างเอกสารไวท์เปเปอร์ประกอบด้วยองค์ประกอบต่อไปนี้:

1. หน้าชื่อเรื่อง หน้าแรกประกอบด้วยชื่อบทความ ชื่อบริษัท และผู้เขียน
2. สารบัญ. ตามชื่อที่แนะนำ ในที่นี้ คุณควรระบุส่วนทั้งหมดของเนื้อหาและหน้าที่เกี่ยวข้องซึ่งผู้อ่านสามารถค้นหาได้
3. สรุป. ขึ้นอยู่กับความชอบของคุณ คุณสามารถเริ่มต้นด้วยบทสรุปของเป้าหมายของบทความ และไฮไลท์และข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญที่สุดที่ครอบคลุม สิ่งนี้สามารถดึงดูดผู้อ่าน และช่วยให้พวกเขาเข้าใจและนำทางเนื้อหาได้ดีขึ้น
4. บทนำ. ในส่วนนี้ คุณควรแนะนำผู้อ่านเกี่ยวกับปัญหา และวิธีการที่ใช้ในบทความ (ถ้ามี)
5. ร่างกาย. นี่คือส่วนหลักของเอกสารไวท์เปเปอร์ ควรมีข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการสื่อถึงผู้อ่าน ซึ่งรวมถึงปัญหา (จุดปวดหรือความจำเป็น) สาเหตุและสาเหตุ สิ่งที่ทำให้รุนแรงขึ้น และแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้
6. พจนานุกรมคำศัพท์ หากคุณกำลังใช้คำศัพท์ที่ซับซ้อนในเนื้อหาของคุณ คุณควรพิจารณาเพิ่มพจนานุกรมหรือเชิงอรรถอธิบาย ซึ่งจะช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจสิ่งที่คุณกำลังพูดถึงได้ดีขึ้น ด้วยวิธีนี้ คุณจะยังคงให้ความสนใจและป้องกันไม่ให้พวกเขาทิ้งเอกสารไว้ในเงื่อนไขที่ซับซ้อนของ Google
7. บทสรุป. ส่วนนี้ควรมีประเด็นสำคัญจากสมุดปกขาว
8. ข้อมูลอ้างอิง รายการทรัพยากร การศึกษา การวิจัย สถิติ และวรรณกรรมที่ใช้ในการเขียนเอกสารไวท์เปเปอร์

6. การแก้ไข

การแก้ไขควรเกิดขึ้นสองครั้งระหว่างกระบวนการเขียน

ครั้งแรกควรเป็นเมื่อคุณพร้อมกับเนื้อหาของข้อความ และครั้งที่สอง เมื่อคุณมีเนื้อหาทั้งหมดที่เขียนและจัดโครงสร้างพร้อมกับกราฟิกและข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

ด้วยวิธีนี้ คุณจะมั่นใจได้ว่าไม่มีการสะกดคำและไวยากรณ์ผิดพลาด และจะไม่มีการพิมพ์ผิดโดยไม่ได้ตั้งใจหรือปัญหาอื่นๆ เกิดขึ้นระหว่างการจัดรูปแบบ

เพื่อเพิ่มคุณภาพงานของคุณ คุณควรให้บรรณาธิการมืออาชีพตรวจทาน

7. การทดสอบและการปรับปรุงผู้ใช้

เมื่อผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายพร้อมแล้ว คุณควรพิจารณาแสดงให้กลุ่มตัวอย่างผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าดู ขอความคิดเห็น ความคิดเห็น และข้อเสนอแนะจากพวกเขา

ด้วยวิธีนี้ คุณจะมั่นใจได้ว่าเอกสารรายงานนี้ให้คุณค่าและจะตอบสนองวัตถุประสงค์ได้อย่างถูกต้อง

เคล็ดลับในการเขียนเอกสารรายงาน

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์บางประการที่ควรปฏิบัติตามเมื่อเขียนเอกสารทางเทคนิคสำหรับธุรกิจของคุณ:

• อยู่ในจุด ละเว้นจากการเพิ่มข้อมูลที่ไม่จำเป็นซึ่งไม่ส่งผลต่อมูลค่าโดยรวมของเนื้อหา และ/หรือเบี่ยงเบนจากหัวข้อ
• ยึดติดกับข้อเท็จจริง หลีกเลี่ยงสมมติฐานและ/หรือทฤษฎีที่คุณไม่สามารถพิสูจน์ได้ และให้เฉพาะข้อมูลที่สามารถตรวจสอบและตรวจสอบได้เท่านั้น
• เพิ่มรายการอ้างอิง ระบุรายการแหล่งข้อมูลที่คุณใช้ในการวิจัยของคุณ รวมถึงเอกสาร เอกสาร หนังสือ การศึกษา ฯลฯ หากคุณกำลังใช้งานวิจัยของคุณเอง ให้ระบุลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลนั้นด้วย
• กระชับ. คุณต้องกระชับและควบคุมตัวเองไม่ให้เติมคำฟุ่มเฟือย ใช้คำอุปมา คำคุณศัพท์ เรื่องราว และอื่นๆ แม้ว่าสิ่งเหล่านี้จะเป็นที่นิยมในบล็อกและรูปแบบอื่นๆ แต่ก็ไม่มีที่ในสมุดปกขาว
• ให้คุณค่า ข้อมูลที่คุณให้ควรโน้มน้าวผู้อ่านถึงความเชี่ยวชาญของคุณ นอกจากนี้ ยังต้องแสดง (หรือบอกใบ้) ว่าธุรกิจของคุณเป็นพันธมิตรที่พวกเขาต้องการเพื่อทำให้ชีวิตของพวกเขาดีขึ้น
• ให้มันเป็นมืออาชีพ เอกสารไวท์เปเปอร์เป็นเอกสารที่จริงจัง และควรเป็นไปตามความคาดหวังของผู้อ่าน รักษาน้ำเสียงระดับมืออาชีพ จัดโครงสร้างเนื้อหาให้ดี และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดเตรียมกราฟิกคุณภาพสูง
• พึ่งพาผู้เชี่ยวชาญ ในขณะที่เนื้อหาทางธุรกิจและการตลาดถูกสร้างขึ้นโดยนักการตลาด เอกสารรายงานจะต้องเขียนโดยผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน มิฉะนั้นอาจไม่มีค่าเท่ากัน

บรรทัดล่าง

เมื่อพูดถึงประเภทเนื้อหาการตลาดดิจิทัล เอกสารรายงานจะซับซ้อนพอๆ กับที่เป็นมา

พวกเขาต้องการความรู้เชิงลึกของวิชาที่มีอยู่ วิธีการทางวิชาการ และทัศนคติที่ตรงประเด็น

นอกจากนี้ การสร้างรูปแบบเหล่านี้ใช้เวลานานกว่ารูปแบบเนื้อหาทั่วไปอื่นๆ ในช่องทาง

อย่างไรก็ตาม พวกเขาสามารถนำมาซึ่งคุณภาพสูงสุดของลีด และมีส่วนในการแปลงและรายได้ของบริษัท ดังนั้นพวกเขาจึงคุ้มค่ากับความพยายามทั้งหมด