ยกระดับเกมอีเมลของคุณ: วิธีเขียนอีเมลที่ได้ผลลัพธ์

เผยแพร่แล้ว: 2023-03-04
คุณต้องการทราบวิธีการเขียนอีเมลที่น่าประทับใจซึ่งสร้างความสัมพันธ์และได้ผลลัพธ์หรือไม่? คุณมาถูกที่แล้ว การเขียนอีเมลที่ยอดเยี่ยมนั้นคล้ายกับการเขียนจดหมายข่าว คุณต้องจัดโครงสร้างข้อความ ใช้ภาษาที่มีประสิทธิภาพ และพิสูจน์อักษรเพื่อความสมบูรณ์แบบ แต่มีความแตกต่างเล็กน้อยบางประการสำหรับอีเมลที่แยกความแตกต่างระหว่างข้อความที่เลอะเทอะ ไม่เป็นมืออาชีพที่ลงเอยในถังขยะ กับอีเมลที่มีประสิทธิภาพและเขียนอย่างดีซึ่งโดดเด่นในกล่องจดหมายที่มีผู้คนหนาแน่น

ดังนั้น อะไรทำให้อีเมลที่ดี ดี ? โดยทั่วไปแล้วอีเมลเหล่านี้จะกล่าวถึงสิ่งต่อไปนี้:

  • คุณคือใครและสิ่งที่คุณนำเสนอ
  • ข้อเสนอของคุณช่วยผู้รับได้อย่างไร
  • ขั้นตอนใดที่ผู้รับสามารถทำได้เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม
ในคู่มือนี้ เราจะแบ่งปันบทสรุปทีละขั้นตอนเพื่อช่วยยกระดับเกมอีเมลของคุณโดยระบุตัวชี้เหล่านี้และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดอื่นๆ มาเริ่มกันเลย.

ขั้นตอนที่ 1: สร้างเค้าร่างอีเมล

อีเมลของคุณอาจเป็นโอกาสเดียวในการเชื่อมต่อกับผู้รับ ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้อง:
  • รู้ว่าคุณต้องการสื่อสารอะไรผ่านอีเมล
  • จัดสำเนาอีเมลให้ตรงกับข้อความหลัก—เพิ่มประสิทธิภาพแต่ละคำเพื่อให้ผู้รับดำเนินการตามที่ตั้งใจไว้
วิธีที่ง่ายที่สุดในการใช้พอยน์เตอร์เหล่านี้คือกำหนดวัตถุประสงค์ของอีเมลและสร้างโครงร่างว่าควรมีลักษณะอย่างไร

รู้จักผู้รับ

คุณกำลังเขียนอีเมลถึงใคร ด้วยเหตุผลทางธุรกิจหรือเปล่า? คุณเคยติดต่อบุคคลนี้มาก่อนหรือไม่? หากคุณกำลังเขียนอีเมลที่เย็นชา การใช้ภาษาและน้ำเสียงที่เป็นทางการจะสมเหตุสมผล เนื่องจากนี่เป็นครั้งแรกที่คุณติดต่อกับผู้รับ ในทำนองเดียวกัน น้ำเสียงสบายๆ หรือเป็นมิตรก็เหมาะสมเมื่อส่งอีเมลถึงเพื่อนหรือคนที่คุณทำธุรกิจด้วยมาระยะหนึ่งแล้ว จากนั้นให้นึกถึงการกระทำที่คุณต้องการให้ผู้รับทำ คุณต้องการแบ่งปันข้อมูล เชิญพวกเขาเข้าร่วมกิจกรรม จัดการประชุม หรือทำอย่างอื่นหรือไม่? การกำหนดเจตนาที่อยู่เบื้องหลังอีเมลของคุณจะช่วยให้คุณกำหนดโทนเสียงและวลีที่เหมาะสมให้กับอีเมลของคุณได้อย่างถูกต้อง

กำหนดหัวข้ออีเมลของคุณ

เพื่อให้อีเมลของคุณตัดความยุ่งเหยิงทั้งหมดในกล่องจดหมายของผู้รับ คุณต้องเชี่ยวชาญในศิลปะของข้อความที่กระชับและน่าสนใจ และในการทำเช่นนี้ ก่อนอื่นคุณต้องกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายของอีเมลของคุณ—และยึดมั่นในสิ่งนั้น คุณอาจถูกล่อลวงให้รวมสิ่งดีๆ เกี่ยวกับบริษัทของคุณ คิด: เรื่องราวของแบรนด์ คำรับรองจากลูกค้า และผู้เชี่ยวชาญที่ทำงานในบริษัทของคุณ แต่อีเมลของคุณ ไม่ใช่ ที่สำหรับข้อมูลทั้งหมดนี้ บางทีเมื่อคุณเขียนบล็อกหรือหน้า 'เกี่ยวกับเรา' ของบริษัทของคุณ แต่ไม่ใช่อีเมลอย่างแน่นอน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการให้ผู้รับจัดการประชุม อย่าให้ประวัติของคุณ แนะนำเกี่ยวกับบริษัทของคุณ และทุกความสำเร็จ ให้แนะนำตัวเองสั้น ๆ และบอกพวกเขาเกี่ยวกับปัญหาที่ผลิตภัณฑ์ของคุณสามารถแก้ไขได้ คุณต้องการให้คุณค่าโดยไม่ทำให้ผู้รับเสียสมาธิ

สร้างโครงร่างอีเมลทางจิต

เมื่อคุณกำหนดกลุ่มเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของอีเมลแล้ว ให้พิจารณาคำถามต่อไปนี้เพื่อสร้างภาพในใจว่าอีเมลของคุณควรมีลักษณะอย่างไร:
  • คุณมีที่อยู่อีเมลที่ถูกต้องของผู้รับหรือไม่?
  • ภาษาหรือจุดทริกเกอร์ใดที่สามารถให้ผู้รับดำเนินการตามเป้าหมายที่ตั้งใจไว้ของอีเมล (เช่น ลงทะเบียนสำหรับการสัมมนาผ่านเว็บหรือกำหนดการประชุม)
  • จำเป็นต้องมีไฟล์แนบ เช่น กรณีศึกษา Google เอกสาร หรือรายงานทางธุรกิจหรือไม่
  • คุณควรเพิ่มคำกระตุ้นการตัดสินใจ (CTA) หรือลิงก์หรือไม่ ถ้าใช่ มีกี่ตัว?
  • จุดที่สำคัญที่สุดที่อีเมลของคุณต้องครอบคลุมคืออะไร?
  • ภาพหน้าจอหรือรูปภาพจะช่วยชี้แจงประเด็นเหล่านี้เพิ่มเติมหรือไม่
คุณควรมีโครงร่างสั้น ๆ เพื่อเป็นแนวทางในการเขียนของคุณในขั้นตอนนี้ คุณยังสามารถแปลงโครงร่างเป็นเทมเพลตหรือใช้เป็นรายการตรวจสอบ ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องเริ่มต้นใหม่ตั้งแต่ต้นทุกครั้งที่เขียนอีเมล

ขั้นตอนที่ 2: เขียนหัวเรื่องอีเมลที่ดึงดูดความสนใจ

เนื่องจากสิ่งแรกที่ผู้รับเห็น หัวเรื่องอีเมลของคุณจะเป็นตัวกำหนดว่าผู้รับจะเปิดอีเมลของคุณหรือไม่ การวิจัยชี้ให้เห็นว่า 47% ของผู้รับอีเมลเปิดอีเมล และ 69% รายงานว่าอีเมลเป็นสแปม ทั้งหมดนี้ขึ้นอยู่กับบรรทัดเรื่องเท่านั้น บรรทัดนี้ควรดึงดูดใจมากพอที่ผู้รับจะเปิดอีเมล แต่ในขณะเดียวกันก็ควรแสดงตัวอย่างข้อความที่คุณต้องการสื่อสาร หากหัวเรื่องของคุณไม่น่าสนใจ อีเมลของคุณจะจบลงในถังขยะ ไม่สำคัญว่าสำเนาจริงจะเขียนได้ดีเพียงใด แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการที่ควรทราบมีดังนี้

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับหัวเรื่องอีเมล

  • ทำให้สั้นภายในเก้าคำและ 60 ตัวอักษร มิฉะนั้น หัวเรื่องของคุณอาจถูกตัดออกในกล่องจดหมาย
ตัวอย่าง: หยุดเสียเวลากับ {Prospect Pain Point}
  • เน้นวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณในประโยคเดียว เสนอขอเฉพาะที่สื่อสารถึงประโยชน์ของผลิตภัณฑ์ของคุณหรือเรียกความสนใจของพวกเขาไปที่ข้อตกลงเฉพาะ
ตัวอย่าง: ขอการแสดงตนของคุณที่ {กิจกรรม}
  • เฉพาะเจาะจง. หลีกเลี่ยงภาษาที่คลุมเครือหรือหยาบคาย
ตัวอย่าง โอกาสสุดท้าย! {Offer or Discount} ใน {Product Name} ในฤดูร้อนนี้
  • เพิ่มสัมผัสส่วนบุคคล พิจารณาใช้ชื่อผู้รับเพื่อดึงดูดความสนใจ
ตัวอย่าง: {ชื่อผู้ติดต่อร่วมกัน} แนะนำให้ฉันติดต่อคุณ {ชื่อผู้รับ}
  • ใช้คำพูดที่ทรงพลังเพื่อกระตุ้นการกระทำ ดียิ่งขึ้นถ้าคุณเริ่มต้นด้วยคำกริยาการกระทำ
ตัวอย่าง: เรียนรู้วิธีที่ดีกว่าในการ {ชื่องาน} เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ลองใช้ Subject Line Tester ของ CoSchedule ฟรี เพื่อช่วยสร้างหัวเรื่องให้สะดุดตา

ขั้นตอนที่ 3: ทักทายผู้รับอีเมล

อีเมลของคุณควรเริ่มต้นด้วยคำทักทายที่เหมาะสม ซึ่งรวมถึงคำทักทายและประโยคเปิด เรามาคุยกันอย่างรวดเร็วถึงวิธีการทำให้แต่ละองค์ประกอบถูกต้อง

ตั้งเสียงที่ถูกต้องด้วยคำทักทาย

คำทักทายที่คุณเลือกควรขึ้นอยู่กับสถานการณ์ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ ข้อความ “เรียน {ชื่อผู้รับ}” เป็นวิธีที่ดีกว่าในการเริ่มข้อความของคุณ แต่ถ้าคุณส่งอีเมลถึงคนที่คุณรู้จัก ควรใช้ "สวัสดี {ชื่อผู้รับ}" หรือ "สวัสดี {ชื่อผู้รับ}" อย่าสะกดชื่อใครบางคนผิดหรือเรียกพวกเขาด้วยคำทักทายที่ไม่ถูกต้อง นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเมื่อส่งอีเมลเย็น ๆ เนื่องจากเป็นตัวกำหนดความเป็นไปได้ที่คุณจะได้รับคำตอบ โค้ชธุรกิจ Barbara Pachter แนะนำให้เลิกใช้สำนวนที่ไม่เป็นทางการ เช่น 'Hey' และ 'Yo' ในหนังสือ The Essentials of Business Etiquette ของเธอ

ลักษณะที่ผ่อนคลายของงานเขียนของเราไม่ควรส่งผลต่อคำทักทายในอีเมล เฮ้ เป็นคำทักทายที่ไม่เป็นทางการมาก และโดยทั่วไปแล้ว ไม่ควรใช้ในที่ทำงาน และ Yo ก็ไม่เป็นไรเช่นกัน

- บาร์บารา แพชเตอร์

ต่อไปนี้คือคำทักทาย "อย่า" ที่ควรหลีกเลี่ยง:
  • คำทักทายที่เป็นทางการมากเกินไป เช่น 'ท่าน' และ 'ท่านผู้หญิง'
  • การใช้คำเปิดทั่วไปและไม่น่าตื่นเต้น เช่น 'ผู้ที่อาจเกี่ยวข้อง'
  • คำทักทายเฉพาะเวลา เช่น 'อรุณสวัสดิ์' หรือ 'ราตรีสวัสดิ์' (หากคุณไม่ทราบเขตเวลาของผู้รับ)
  • ระบุตำแหน่งงานของผู้รับ (Dear job_title)
  • ลงท้ายด้วยเครื่องหมายอัศเจรีย์ ('สวัสดี Nathan!!!')

มาพร้อมกับเครื่องเปิดที่ดึงดูดความสนใจ

ณ จุดนี้ คุณมีเวลาเพียงเจ็ดวินาทีในการดึงความสนใจของผู้รับและบังคับให้พวกเขาอ่านอีเมลที่เหลือของคุณต่อไป บรรทัดเริ่มต้นที่ชัดเจนคือตั๋วของคุณเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน เช่น: ตัวอย่างของความสนใจที่ได้รับพาดหัวอีเมล หากคุณกำลังแนะนำตัวเอง ให้เปิดด้วยสิ่งที่จะทำให้ผู้รับสนใจ ต่อไปนี้คือเทมเพลตอีเมลที่ระบุว่าโอกาสในการเป็นพันธมิตรจะเป็นประโยชน์ต่อผู้รับได้อย่างไร: เทมเพลตอีเมลพันธมิตรที่เป็นไปได้ ต่อไปนี้คือแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดมาตรฐานบางประการที่ควรนำไปใช้เมื่อเขียนอีเมลแนะนำตัว:
  • จำกัดการแนะนำของคุณไว้ที่ 1-2 ประโยค
  • หลีกเลี่ยงการเพิ่มข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องหรือรายละเอียดที่ไม่จำเป็น
  • พิจารณาไฮเปอร์ลิงก์โปรไฟล์ LinkedIn หรือเว็บไซต์ของคุณเพื่อให้บริบทเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวคุณ
  • หากคุณเคยพบหรือพูดคุยกับผู้รับก่อนหน้านี้ ให้พูดถึงอินสแตนซ์สั้นๆ เพื่อหาจุดติดต่อทั่วไป
หลีกเลี่ยงการส่งคำนำทั่วไปที่ทำให้ผู้อ่านรู้สึกว่าพวกเขาเป็นหนึ่งในผู้รับจำนวนมาก ให้ทำการวิจัยเล็กน้อยแทน (คิดว่า: ค้นหาโปรไฟล์โซเชียลมีเดียหรืออ้างอิงถึงเพื่อนร่วมงานร่วมกัน) เพื่อเพิ่มสัมผัสที่เป็นส่วนตัว ข้ามส่วนนี้หากคุณส่งอีเมลถึงคนที่รู้จักคุณอยู่แล้ว ในกรณีนี้ ให้เริ่มด้วยคำพูดที่ไพเราะ (เช่น “หวังว่าคุณจะมีวันที่ดี!) และมุ่งไปที่ร่างกาย

ขั้นตอนที่ 4: เขียนเนื้อหาของอีเมลของคุณ

นี่คือส่วนสำคัญของอีเมลที่คุณจะแชร์ข้อความทั้งหมด ผู้อ่านของคุณอาจไม่มีเวลาอ่านอีเมลยาวๆ หากคุณไม่ต้องการให้พวกเขาอ่านผ่านข้อความของคุณ—หรือข้ามไปทั้งหมด—จงใช้ข้อความสั้น ๆ และตรงประเด็น ใช้กลยุทธ์ BLUF เพื่อช่วยให้พวกเขาเข้าใจเจตนาของอีเมลของคุณ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการเขียน Bottom Line Up Front เพื่อตอบคำถาม 5Ws ของผู้รับอย่างรวดเร็ว: ใคร อะไร ที่ไหน เมื่อไร และทำไม นี่คือตัวอย่างที่ดี: ตัวอย่างข้อความเนื้อหาอีเมล แหล่งที่มา คุณควรเพิ่มประสิทธิภาพอีเมลของคุณเพื่อให้สามารถอ่านและสแกนได้ ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับในการเขียนเนื้อหาอีเมลที่ยอดเยี่ยม:
  • ทำให้ประโยคและย่อหน้าของคุณสั้น
  • เพิ่มหัวข้อย่อยเมื่อเป็นไปได้
  • หลีกเลี่ยงศัพท์แสงทางเทคนิคและคำฟุ่มเฟือย
  • ใช้การจัดรูปแบบมาตรฐาน ใช้ตัวหนา ตัวเอียง และขีดเส้นใต้เพื่อเน้นประเด็นสำคัญ
  • อย่าถือว่าผู้อ่านมีความรู้ แบ่งข้อความของคุณและให้ข้อมูลที่จำเป็นเสมอ
เป็นที่ยอมรับว่าส่วนเนื้อหาของอีเมลของคุณอาจดูยุ่งยาก วิธีที่ดีที่สุดในการเขียนสิ่งนี้คือ:
  1. พิจารณาประเด็นหลักจากอีเมลของคุณ
  2. ลองนึกถึง CTA เฉพาะที่คุณต้องการให้ผู้รับทำ
  3. เขียนอีเมล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกบรรทัดที่คุณเพิ่มช่วยคุณด้วยตัวชี้สองตัวข้างต้น

ขั้นตอนที่ 5: สิ้นสุดด้วย CTA ที่มีประสิทธิภาพและการออกจากระบบ

วิธีลงท้ายอีเมลมีความสำคัญพอๆ กับวิธีเริ่มต้น อย่าปล่อยให้ผู้รับค้างหลังจากสื่อสารข้อความของคุณ สรุปทุกอย่างในหนึ่งถึงสองประโยค และเพิ่ม CTA เพื่อให้ขั้นตอนต่อไป ตัวอย่าง ได้แก่:
  • เป็นไปได้ไหมที่จะจัดตารางการประชุมเพื่อดื่มกาแฟเพื่อหารือเกี่ยวกับเรื่องนี้เพิ่มเติม
  • โปรดตอบกลับอีเมลนี้พร้อมข้อมูลที่ต้องการ
  • โปรดจองช่วงเวลาใน Calendly ของฉันเพื่อนัดหมายการโทรเกี่ยวกับเรื่องนี้
ตรวจสอบให้แน่ใจว่า CTA ของคุณโน้มน้าวใจและเน้นย้ำถึงความสำคัญของการดำเนินการ ทำสิ่งนี้ให้ถูกต้อง แล้วคุณจะมีโอกาสสูงที่จะได้รับการตอบกลับในเชิงบวก จากนั้นเพิ่มข้อความปิดท้าย (เช่น 'รอคอยที่จะได้ร่วมงานกับคุณ' หรือ 'รอการตอบกลับในเชิงบวกของคุณ เพื่อดำเนินการต่อไป') และลงชื่อออก ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของอีเมลและความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ คิด:
  • ขอแสดงความนับถืออย่างสูง
  • ขอแสดงความนับถือ
  • ความนับถือ
  • ขอแสดงความนับถือ
  • ดีที่สุด
  • ขอแสดงความนับถือ
  • ขอบคุณ
  • ไชโย
  • ด้วยความเคารพ
  • คุยกันเร็วๆ นี้
อย่ามองข้ามงบปิดของคุณ การลงชื่อผิดอาจสร้างความประทับใจที่ไม่ดี ทำให้คุณดูไม่เป็นมืออาชีพหรือคุ้นเคยเกินไป

ขั้นตอนที่ 6: พิสูจน์อักษรและแก้ไขอีเมลของคุณ

ลองนึกภาพว่าใช้เวลาหลายชั่วโมงในการสร้างอีเมลที่สมบูรณ์แบบ แต่กลับถูกมองข้ามเพราะเต็มไปด้วยข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ นั่นเป็นเหตุผลที่สำคัญมากในการพิสูจน์อักษรอีเมลของคุณ แต่การพิสูจน์อักษรเพียงอย่างเดียวนั้นไม่เพียงพอ คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่าสำเนาอีเมลของคุณฟังดูเป็นมนุษย์ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับการเขียนข้อความโฆษณาทางอีเมลเพื่อทำให้สำเนาอีเมลของคุณโดดเด่นและใช้งานได้จริง:

หลีกเลี่ยงการทำซ้ำ

อ่านประโยคของคุณออกมาดัง ๆ คุณกำลังพูดซ้ำคำในย่อหน้าเดียวกัน หรือแม้กระทั่งในประโยคหรือไม่? แม้ว่านี่จะไม่ใช่ความผิดทางการเขียนที่เลวร้ายที่สุด แต่ก็อาจทำให้สำเนาของคุณฟังดูซ้ำซากและทำให้ผู้อ่านเสียอรรถรสได้ สังเกตคำที่ใช้บ่อยที่สุดต่อไปนี้:
  • เท่านั้น
  • ข้อมูล
  • อีกด้วย
  • แค่
  • รายการ
  • คำสั่ง
  • สม่ำเสมอ
  • ขอ
  • รายงาน
  • เสมอ
คุณยังสามารถเรียกใช้สำเนาของคุณโดยเพื่อนร่วมงานก่อนที่จะกด 'ส่ง' ดวงตาคู่ที่สองจะช่วยคุณลบคำที่ใช้มากเกินไปหรือคำซ้ำๆ ที่คุณอาจพลาดไป

ใช้เครื่องหมายจุลภาคของ Oxford

เมื่อคิดถึงวิธีการเขียนอีเมล คนทั่วไปมักยกย่องหรือรังเกียจเครื่องหมายจุลภาคของ Oxford นอกจากนี้ คุณยังอาจมีความคิดเห็นที่รุนแรงเกี่ยวกับเรื่องนี้ แต่โดยทั่วไปแล้วควรใช้ความคิดเห็นเหล่านี้ในอีเมลเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนหรือการสื่อสารที่ผิดพลาด

ตัดประโยคที่ยาวเกินไป

เรามักจะได้รับอีเมลที่เป็นเพียงบล็อกข้อความขนาดมหึมาเหล่านี้ แต่บ่อยแค่ไหนที่คุณอ่านผ่านๆ แทนที่จะอ่านทั้งหมด สลับประโยคที่ทำตามได้ยากหรือไม่ชัดเจนด้วยประโยคที่กระชับซึ่งเน้นที่เรื่องในมือเพื่อให้ได้คำตอบที่น่าพอใจหรือคำตอบใดๆ ปิดท้ายด้วย CTA เพื่อให้ผู้อ่านรู้ว่าต้องทำอะไรต่อไป และชัดเจนว่าคุณเปิดรับคำถามและติดตามผลหากจำเป็น

ตรวจสอบการจัดรูปแบบและแบบอักษร

คุณจะตอบสนองอย่างไรหากได้รับอีเมลต่อไปนี้: ตรวจสอบปัญหาเกี่ยวกับการจัดรูปแบบและแบบอักษรของอีเมล คงลบทิ้งแล้วถือว่าหลอกลวงใช่ไหม? การเพิ่มรูปภาพหรือ GIF ลงในอีเมลไม่ใช่เรื่องผิด แต่มีวิธีที่จะแก้ไขได้ เพื่อไม่ให้ดูเสียสมาธิหรือส่งเสียงดังรบกวน ตัวอย่างเช่น การใช้ขนาดตัวอักษรและสีที่แตกต่างกันหลายๆ แบบอาจทำให้รู้สึกหนักใจ ข้อความของคุณมักจะหายไปพร้อมกับองค์ประกอบหลายอย่างที่แย่งชิงความสนใจจากผู้อ่าน ตามกฎแล้ว การยึดติดกับรูปแบบ ขนาด และสีแบบอักษรเดียวจะดีกว่า

เสียงมนุษย์

ผู้รับของคุณเป็นคนจริง ดังนั้นใช้ภาษาที่ฟังดูเหมือนเป็นสิ่งที่คุณจะพูด การเขียนประโยคที่ฟังดูเหมือนหุ่นยนต์พิมพ์หรือหลุดมาจากยุควิกตอเรียนนั้นไม่ได้ช่วยอะไรคุณเลยในการได้รับการตอบสนองที่ดีจากผู้อ่าน ให้อีเมลของคุณมีลักษณะที่เป็นธรรมชาติมากขึ้นแทน เขียนราวกับว่าคนที่คุณพูดด้วยนั่งอยู่ข้างๆ คุณในร้านกาแฟ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพูดว่า “สวัสดี ฉันหวังว่าอากาศจะดีในที่ที่คุณอยู่” ให้พูดประมาณว่า “สวัสดี หวังว่าคุณจะสบายดีนะ”

ขั้นตอนที่ 7: ใช้ลายเซ็นอีเมลระดับมืออาชีพ

แม้ว่าจะไม่จำเป็น แต่ลายเซ็นอีเมลแบบมืออาชีพจะช่วยพิสูจน์ความถูกต้องของคุณได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้รับมีบริบทเพิ่มเติมเกี่ยวกับบทบาทและบริษัทของคุณ ใช้สิ่งนี้ตัวอย่างเช่น: ลายเซ็นอีเมลระดับมืออาชีพของ James Smith ซึ่งรวมถึง:
  • ยิงหัว
  • ชื่อเต็ม
  • บทบาท
  • บริษัท
  • เว็บไซต์
  • ข้อมูลติดต่อ
  • ลิงก์ไปยังโปรไฟล์โซเชียลมีเดีย
คุณมีทุกสิ่งที่จำเป็นในการติดต่อ ทั้งหมดในที่เดียว ฉลาดใช่ไหม? ยิ่งไปกว่านั้น บริการและแพลตฟอร์มอีเมลส่วนใหญ่ เช่น Gmail และ Outlook ให้คุณแนบลายเซ็นอีเมลอัตโนมัติกับอีเมลทุกฉบับ คุณจึงไม่ต้องเพิ่มลายเซ็นสำหรับอีเมลแต่ละฉบับด้วยตนเอง แน่นอน คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงตามวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณได้ตลอดเวลา เพื่อให้ได้รับการตอบสนองที่ดีขึ้นและรวมข้อมูลเพิ่มเติมที่ตอบสนองเป้าหมายของคุณ

ตาของคุณเพื่อส่งอีเมลที่ยอดเยี่ยม

การเขียนอีเมลที่ดีเป็นศิลปะที่ต้องใช้เวลา แต่ถ้าคุณทำตามขั้นตอนของเราอย่างขยันขันแข็ง คุณจะเห็นการปรับปรุงอย่างมากในอัตราการเปิดและคลิกผ่านของคุณ นี่คือคำตอบที่ดีกว่าสำหรับคุณ!