แผนปฏิบัติการคืออะไร & ฉันจะสร้างได้อย่างไร? (รวมตัวอย่าง)
เผยแพร่แล้ว: 2022-08-23แผนการจัดการโครงการมีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการใดๆ ในทำนองเดียวกัน แผนการดำเนินงานหรือที่เรียกว่าแผนกลยุทธ์หรือแผนการดำเนินงานเชิงกลยุทธ์ กำหนดขั้นตอนที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการตามกลยุทธ์ ยุทธวิธีหรือการเปลี่ยนแปลงภายในองค์กรหรือโครงการ
หากไม่มีแผนการดำเนินงาน องค์กรของคุณอาจเปิดตัวการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่โดยไม่มีอะไรนอกจากคู่มืออ้างอิงออนไลน์และนักพัฒนาที่เน้นย้ำที่พยายามทำทุกอย่างให้เกิดขึ้น นอกจากแผนการดำเนินงานที่ยอดเยี่ยมแล้ว คุณควรใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อช่วยคุณตลอดกระบวนการดำเนินการ
แผนการดำเนินงานคืออะไร คุณจะสร้างได้อย่างไร และทำอย่างไรจึงจะสำเร็จ ลองมาดูกัน
แผนปฏิบัติการคืออะไร?
แผนการดำเนินงานเป็นเครื่องมือในการจัดการโครงการที่อำนวยความสะดวกในการดำเนินการตามแผนกลยุทธ์สำหรับบริษัทหรือโครงการโดยแบ่งขั้นตอนการดำเนินการออกเป็นขั้นตอนที่เล็กกว่า พร้อมกำหนดไทม์ไลน์ ทีม และทรัพยากรที่จำเป็น
ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตแผนการดำเนินงานฟรี
การวางแผนเชิงกลยุทธ์ดำเนินการในระดับองค์กร กำหนดทิศทางของกลยุทธ์ของบริษัท และจัดสรรทรัพยากรเพื่อทำให้กลยุทธ์นั้นเป็นจริง ดังนั้น แผนการดำเนินงานจึงติดตามขอบของสิ่งนั้น จัดทำแผนที่ว่าจะนำแผนกลยุทธ์ไปปฏิบัติให้ดีที่สุดได้อย่างไรตั้งแต่เริ่มแรก และวิธีจัดการอย่างมีประสิทธิผลเมื่อได้รับการติดตั้ง
ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เช่น ProjectManager ช่วยลดความยุ่งยากในกระบวนการวางแผนการนำไปใช้งานอย่างมาก กำหนดเวลาและดำเนินการตามแผนการดำเนินงานของคุณด้วยแผนภูมิแกนต์ออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพของเรา มอบหมายงาน เชื่อมโยงการพึ่งพา และติดตามความคืบหน้าแบบเรียลไทม์ด้วยแผนภูมิเดียว นอกจากนี้ หากทีมของคุณต้องการทำงานกับสิ่งอื่นที่ไม่ใช่แผนภูมิแกนต์ ซอฟต์แวร์ของเรามีมุมมองโครงการอื่นๆ อีกสี่มุมมองสำหรับการจัดการงาน: รายการงาน กระดานคัมบัง ปฏิทิน และแผ่นงาน ทดลองใช้ฟรีวันนี้
ส่วนประกอบของแผนปฏิบัติการ
ไม่มีโซลูชันมาตรฐานขนาดเดียวที่เหมาะสมกับการสร้างแผนการดำเนินงานของคุณ อย่างไรก็ตาม เราได้สร้างโครงร่างแผนการดำเนินงานสำหรับโครงการของคุณแล้ว นี่คือส่วนประกอบ
- เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการ: เป้าหมายของโครงการคือเป้าหมายสูงสุดของโครงการของคุณ ในขณะที่วัตถุประสงค์คือเป้าหมายหลักหรือความสำเร็จที่ต้องทำให้สำเร็จเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย
- เกณฑ์ความสำเร็จ: ผู้จัดการโครงการต้องบรรลุข้อตกลงกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อกำหนดเกณฑ์ความสำเร็จของโครงการ
- คำชี้แจงขอบเขต: คำสั่งขอบเขตอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับขอบเขตโครงการของคุณ ซึ่งสามารถกำหนดได้ง่ายๆ เป็นงานโครงการที่จะดำเนินการ
- แผนทรัพยากร: สร้างแผนทรัพยากรอย่างง่ายที่สรุปทรัพยากรบุคคล อุปกรณ์ และวัสดุที่จำเป็นสำหรับโครงการของคุณ
- การวิเคราะห์ความเสี่ยง: ใช้เครื่องมือประเมินความเสี่ยง เช่น การวิเคราะห์ SWOT หรือการลงทะเบียนความเสี่ยง มีเครื่องมือต่างๆ ที่มีรายละเอียดระดับต่างๆ สำหรับการวิเคราะห์ความเสี่ยงของคุณ
- ไทม์ไลน์การดำเนินการ: แผนการดำเนินการใดๆ จำเป็นต้องมีไทม์ไลน์ของโครงการที่ชัดเจนเพื่อดำเนินการอย่างถูกต้อง คุณควรใช้เครื่องมือขั้นสูง เช่น แผนภูมิแกนต์เพื่อสร้างแผนภูมิ
- หลักชัยของแผนการ ดำเนินงาน: คุณต้องระบุเป้าหมายสำคัญของแผนการดำเนินงานของคุณ เพื่อให้คุณสามารถติดตามความคืบหน้าได้อย่างง่ายดาย
- บทบาทและความรับผิดชอบของทีม: แผนการดำเนินงานจะไม่ดำเนินการเอง คุณจะต้องกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบให้กับสมาชิกในทีมของคุณ
- เมตริกแผนการดำเนินการ: คุณจะต้องมี KPI, OKR หรือเมตริกประสิทธิภาพอื่นๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อควบคุมความคืบหน้าของแผนการดำเนินงานของคุณได้
วิธีการเขียนแผนการดำเนินงาน
ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อสร้างแผนการดำเนินงานสำหรับโครงการหรือธุรกิจของคุณ คุณยังสามารถพิจารณาใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เช่น ProjectManager เพื่อช่วยคุณในกระบวนการดำเนินการ
1. การวิจัยและการค้นพบ
เริ่มต้นด้วยการระบุสิ่งที่คุณต้องการสำหรับการดำเนินการตามแผนการดำเนินงานของคุณ:
- ทีมใดต้องมีส่วนร่วมเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์
- ต้องใช้เวลานานแค่ไหนในการทำให้เป้าหมายเชิงกลยุทธ์เกิดขึ้น?
- สิ่งที่ควรได้รับการจัดสรรจากจุดยืนด้านงบประมาณและทรัพยากร?
โดยการสัมภาษณ์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย คู่ค้าหลัก ลูกค้า และสมาชิกในทีม คุณสามารถกำหนดงานที่สำคัญที่สุดที่จำเป็นและจัดลำดับความสำคัญตามนั้น ในขั้นตอนนี้ คุณควรระบุเป้าหมายทั้งหมดที่คุณต้องการบรรลุเพื่อรวมแผนกลยุทธ์เข้ากับแผนการดำเนินงาน ทุกอย่างต้องเชื่อมโยงกับแผนกลยุทธ์นั้นเพื่อให้แผนการดำเนินงานของคุณทำงาน
2. กำหนดสมมติฐานและความเสี่ยง
สิ่งนี้ทำหน้าที่เป็นส่วนเสริมของระยะการวิจัยและการค้นพบ แต่สิ่งสำคัญคือต้องชี้ให้เห็นถึงสมมติฐานและความเสี่ยงในแผนการดำเนินงานของคุณ ซึ่งอาจรวมถึงสิ่งใดก็ตามที่อาจส่งผลต่อการดำเนินการตามแผนการดำเนินงาน เช่น วันหยุดพักผ่อนที่ได้รับค่าจ้างหรือวันหยุดที่คุณไม่ได้คำนึงถึงไทม์ไลน์ของคุณ ข้อจำกัดด้านงบประมาณ การสูญเสียบุคลากร ความไม่มั่นคงของตลาด หรือแม้แต่เครื่องมือที่ต้องมีการซ่อมแซมก่อนที่จะเริ่มใช้งาน
3. กำหนดความรับผิดชอบ
แต่ละกิจกรรมในแผนการดำเนินงานของคุณต้องมีแชมเปี้ยนหลักเพื่อเป็นเจ้าของ เพื่อให้งานได้รับการมอบหมายอย่างเหมาะสม แชมเปี้ยนนี้จะต้องทำการมอบหมาย ซึ่งหมายความว่าพวกเขาทำให้แน่ใจว่าระบบทั้งหมดทำงานตามปกติ ติดตามประสิทธิภาพการทำงานของทีมและอื่น ๆ ซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการมีความจำเป็นอย่างยิ่งในด้านนี้
หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมว่าซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการสามารถช่วยคุณจัดทำแผนผังทุกขั้นตอนของแผนการดำเนินโครงการของคุณได้อย่างไร รวมถึงการกำหนดงาน ให้ชมวิดีโอสั้น ๆ ด้านล่าง ด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์ มันง่ายที่จะสร้างแผนรายละเอียดที่ทุกคนสามารถอ้างอิงได้ เพื่อให้ทุกคนทำงานเสร็จตรงเวลา
4. กำหนดกิจกรรม
ถัดไป คุณต้องทำกิจกรรมเล็กๆ น้อยๆ ให้เสร็จเพื่อวางแผนของคุณ เริ่มต้นด้วยการถามตัวเองด้วยคำถามต่อไปนี้:
- ขั้นตอนหรือเหตุการณ์สำคัญที่ประกอบเป็นแผนมีอะไรบ้าง
- กิจกรรมที่จำเป็นในการทำแต่ละขั้นตอนคืออะไร?
- ใครบ้างที่ต้องมีส่วนร่วมในแผน?
- ข้อกำหนดของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคืออะไร?
- ควรจัดสรรทรัพยากรอะไรบ้าง?
- มีเหตุการณ์สำคัญใด ๆ ที่เราต้องระบุหรือไม่?
- อะไรคือความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับสมมติฐานที่เราระบุไว้?
- มีการพึ่งพาสำหรับงานใด ๆ หรือไม่?
เมื่อสรุปกิจกรรมทั้งหมดแล้ว ทรัพยากรทั้งหมดจะแสดงรายการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดได้รับการอนุมัติ (แต่ยังไม่มีการดำเนินการใดๆ ในตอนนี้) คุณสามารถพิจารณาว่าแผนการดำเนินงานของคุณเสร็จสมบูรณ์และพร้อมสำหรับการดำเนินการ
ตัวอย่างแผนการดำเนินงาน
แผนการดำเนินงานถูกใช้โดยบริษัทต่างๆ ในอุตสาหกรรมต่างๆ เป็นประจำทุกวัน ต่อไปนี้คือตัวอย่างแผนการใช้งานอย่างง่ายที่เราสร้างขึ้นโดยใช้ ProjectManager เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจวิธีการทำงานของแผนการใช้งานได้ดีขึ้น ลองนึกภาพว่าทีมพัฒนาซอฟต์แวร์กำลังสร้างแอปใหม่
- เป้าหมายของโครงการ: สร้างแอปใหม่
- วัตถุประสงค์: เหตุการณ์สำคัญทั้งหมดที่ต้องทำให้สำเร็จเพื่อบรรลุเป้าหมายสูงสุดนั้น
- เกณฑ์ความสำเร็จ: ทีมพัฒนาจำเป็นต้องสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการและตกลงตามเกณฑ์ความสำเร็จ
- คำชี้แจงขอบเขต: นี่คือที่ที่ทีมพัฒนาจะบันทึกงานทั้งหมดที่จำเป็นในการพัฒนาแอป งานนั้นแบ่งออกเป็นงาน ซึ่งเรียกว่าเรื่องราวของผู้ใช้ในการพัฒนาผลิตภัณฑ์และซอฟต์แวร์ ในที่นี้ ทีมงานยังต้องสังเกตข้อยกเว้นทั้งหมด ซึ่งหมายถึงทุกอย่างที่จะไม่ทำ
- แผนทรัพยากร: ในกรณีนี้ ทรัพยากรล้วนเป็นผู้เชี่ยวชาญที่เกี่ยวข้องในกระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์ รวมถึงอุปกรณ์ใดๆ ที่ทีมต้องการ
- การวิเคราะห์ความเสี่ยง: การใช้การลงทะเบียนความเสี่ยง ผู้จัดการผลิตภัณฑ์สามารถระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมดที่อาจส่งผลต่อกระบวนการพัฒนาแอปได้
- ไทม์ไลน์ เหตุการณ์สำคัญ และเมตริก: นี่คือรูปภาพของไทม์ไลน์ของแผนการใช้งานที่เราสร้างขึ้นโดยใช้มุมมองแผนภูมิ Gantt ของ ProjectManager สัญลักษณ์เพชรแสดงถึงเหตุการณ์สำคัญของแผนการดำเนินงาน
- บทบาทและความรับผิดชอบของทีม: ในทำนองเดียวกัน เราใช้บอร์ดคัมบังเพื่อมอบหมายงานแผนการดำเนินงานให้กับสมาชิกในทีมตามบทบาทและความรับผิดชอบของพวกเขา
ประโยชน์ของแผนการดำเนินงาน
แผนการดำเนินงานมีบทบาทสำคัญในความสำเร็จของแผนกลยุทธ์โดยรวมของคุณ แต่ยิ่งไปกว่านั้น การสื่อสารทั้งแผนกลยุทธ์และการดำเนินการตามแผนดังกล่าวกับสมาชิกในทีมของคุณช่วยให้พวกเขารู้สึกราวกับว่าพวกเขามีความเป็นเจ้าของภายในทิศทางระยะยาวของบริษัท
เพิ่มความร่วมมือ
แผนการดำเนินงานที่ได้รับการสื่อสารอย่างดียังช่วยเพิ่มความร่วมมือในทุกทีมตลอดทุกขั้นตอนของกระบวนการดำเนินการ การทำงานในไซโลทำได้ง่าย—คุณทราบดีว่ากระบวนการประจำวันของคุณคืออะไรและต้องดำเนินการอย่างไร แต่การเอื้อมมือข้ามทางเดินและทำให้แน่ใจว่าทีมของคุณสอดคล้องกับเป้าหมายของโครงการที่คุณพยายามจะบรรลุด้วยหรือไม่ นั่นเป็นอีกเรื่องหนึ่งโดยสิ้นเชิง แต่ด้วยแผนการดำเนินงานที่มีอยู่ จะช่วยลดความแตกแยกได้ง่ายขึ้นเล็กน้อย
ซื้อใน
นอกจากนี้ ด้วยแผนการดำเนินงานที่ได้รับการวิจัยอย่างถี่ถ้วนและกำหนดไว้อย่างชัดเจน คุณสามารถรับประกันการซื้อจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและพันธมิตรหลักที่เกี่ยวข้องกับโครงการ และไม่ว่าคุณจะอยู่ในเหตุการณ์สำคัญระดับใด คุณก็สามารถรับการซื้ออีกครั้งครั้งแล้วครั้งเล่าด้วยเอกสารที่เหมาะสม
คำแนะนำ
ในท้ายที่สุด ประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดของแผนการดำเนินงานคือการทำให้บริษัทบรรลุเป้าหมายระยะยาวได้ง่ายขึ้นมาก เมื่อทุกคนในทุกทีมรู้ดีว่าคุณต้องการทำอะไรให้สำเร็จและต้องทำอย่างไร จะทำให้สำเร็จได้ง่าย
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับแผนการดำเนินงาน
มีอะไรเพิ่มเติมให้ทราบเกี่ยวกับแผนการดำเนินงาน เป็นเรื่องใหญ่และเราได้พยายามทำให้ละเอียดที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่หากคุณมีคำถามเพิ่มเติม หวังว่าเราจะได้คำตอบที่ด้านล่างนี้
อะไรคือความแตกต่างระหว่างแผนปฏิบัติการและแผนปฏิบัติการ?
ความแตกต่างหลัก ระหว่างแผนปฏิบัติการและแผนปฏิบัติการคือ แผนปฏิบัติการมุ่งเน้นไปที่การอธิบายแพ็คเกจงานและงานเท่านั้น ในขณะที่แผนปฏิบัติการมีความเป็นองค์รวมมากกว่า และระบุตัวแปรอื่น ๆ ที่ส่งผลต่อกระบวนการดำเนินการ เช่น ความเสี่ยง ทรัพยากร และบทบาทของทีม & ความรับผิดชอบ
แผนการดำเนินงานในธุรกิจคืออะไร?
แผนการดำเนินงานทางธุรกิจคือชุดของขั้นตอนที่บริษัทปฏิบัติตามเพื่อดำเนินการตามแผนกลยุทธ์และบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจทั้งหมดที่อธิบายไว้ที่นั่น
แผนการดำเนินงานในการบริหารโครงการคืออะไร?
แผนการดำเนินงานมีประโยชน์หลายอย่างในการจัดการโครงการ เป็นเครื่องมือในการวางแผนที่ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถควบคุมโครงการขนาดเล็กภายในแผนโครงการของตนได้ ตัวอย่างเช่น พวกเขาอาจต้องการแผนการดำเนินงานเพื่อดำเนินการลดความเสี่ยง เปลี่ยนแปลงคำขอ หรือสร้างผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจง
วิธีการจัดทำแผนการดำเนินงานด้วย ProjectManager
การสร้างและจัดการแผนการดำเนินงานถือเป็นความรับผิดชอบที่ยิ่งใหญ่และต้องอาศัยความพากเพียร ความอดทน และทักษะในองค์กรที่ยอดเยี่ยม
เมื่อพูดถึงแผนการดำเนินโครงการ มีหลายวิธีในการสร้างแผนที่เหมาะสมที่สุดสำหรับทีมของคุณ ด้วย ProjectManager คุณจะสามารถเข้าถึงทั้งการวางแผนแบบ Agile และ Waterfall เพื่อให้คุณสามารถวางแผนในระยะเวลาสั้นๆ สำหรับโครงการขนาดใหญ่หรือขนาดเล็ก ติดตามปัญหา และทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดาย ลองใช้บอร์ดคัมบังเพื่อจัดการงานในมือหรือสร้างเวิร์กโฟลว์ในแผนก
การเปลี่ยนกิจกรรมหลังจากการประชุมครั้งสำคัญกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย? คุณสามารถอัปเดตแผนการใช้งานของคุณได้อย่างง่ายดายด้วยคุณสมบัติซอฟต์แวร์ของเรา เพิ่มงานใหม่ กำหนดวันครบกำหนด และติดตามว่าทีมของคุณอยู่ในกิจกรรมปัจจุบันมากแค่ไหน
แผนการดำเนินงานเป็นแกนหลักของแผนกลยุทธ์โดยรวมขององค์กร ด้วย ProjectManager ให้องค์กรของคุณมีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่พวกเขาต้องการเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับทรัพยากรทั้งหมดที่จำเป็น ดูกิจกรรมในรายการของพวกเขา และทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดาย ลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้งานฟรี 30 วันของเราวันนี้