10 เอกสารสำคัญที่ Product Manager ต้องเตรียม

การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรไปยังวิศวกรรมนั้นเหนือกว่าเพราะมีความสอดคล้องกันมากกว่าในทีมผลิตภัณฑ์ทั้งหมด มีความคงทนมากขึ้น ทำให้มีความรับผิดชอบ” – เบ็น โฮโรวิตซ์

ตามที่ Ben Horowitz สรุปไว้อย่างเหมาะสม การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรเปรียบเสมือนแม่น้ำที่ซึมซับทุกคนที่สัมผัส เช่นเดียวกับในสถานการณ์ทางธุรกิจเช่นกัน

การสื่อสารด้วยการเขียนเป็นวิธีการที่เป็นหนึ่งเดียวกันในการแลกเปลี่ยนข้อมูลเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ที่สมาชิกในทีมทุกคนควรทราบ นี่คือเหตุผลที่ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ใช้เวลาในการดูแลเอกสารของทุกงานที่เกี่ยวข้องกับซอฟต์แวร์

เป็นที่เข้าใจกันว่าการสร้างเอกสารหลายฉบับสำหรับกระบวนการจำนวนมากช่วยให้กระบวนการพัฒนาทั้งหมดมีระเบียบ หลีกเลี่ยงปัญหาที่ไม่คาดคิดซึ่งเกิดจากความเข้าใจผิด

ในการพิจารณาความสำคัญของเอกสารสำหรับผู้จัดการผลิตภัณฑ์ มาดูข้อดีบางประการของการทำเช่นนั้น

เหตุใดผู้จัดการผลิตภัณฑ์จึงควรมุ่งเน้นที่การจัดทำเอกสาร

• เพื่อพัฒนาวิสัยทัศน์ผลิตภัณฑ์ที่แม่นยำ - เอกสารประกอบช่วยให้ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ระบุคำตอบสำหรับ "สาเหตุ" ทั้งหมดในโครงการที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์หลัก การเขียนทุกอย่างช่วยให้ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ทำการตัดสินใจที่สำคัญและรับคำตอบตั้งแต่เริ่มต้นสำหรับคำถามเช่น "ใครคือผลิตภัณฑ์สำหรับ? ” และ “ทำไมจึงต้องพัฒนาแอพ” ซึ่งช่วยลดโอกาสของความสับสนและข้อผิดพลาด

• ความช่วยเหลือที่สำคัญในการวางแผน – “คุณไม่สามารถสรุปได้ว่าผลิตภัณฑ์ของคุณเป็นทางออกที่ดีที่สุด คุณต้องวางแผนเพื่อให้เป็นอย่างนั้น” ก่อนสิ่งอื่นใด การวางแผนเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง เมื่อผู้จัดการบันทึกวิสัยทัศน์ของตนอย่างชัดเจนและมีวาทศิลป์ผ่านการสร้างเรื่องราว การวิ่ง และเป้าหมาย ทีมพัฒนาทั้งหมดจะสามารถสร้างซอฟต์แวร์ที่สอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้ได้

• รองรับการดำเนินการตามกำหนดเวลา – แผนจะไร้ประโยชน์หากไม่ได้ดำเนินการตรงเวลาและในลักษณะที่ถูกต้อง ในการเปลี่ยนวิสัยทัศน์ของแอปให้เป็นแอปพลิเคชันที่ใช้งานได้จริง ผู้จัดการผลิตภัณฑ์จะใช้เอกสารประกอบและสร้างการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรกับนักออกแบบ วิศวกร ฯลฯ เพื่อผลักดันพวกเขาไปในทิศทางที่ถูกต้องและดำเนินการตามแผนที่ชัดเจน

• ให้สมาชิกในทีมรับผิดชอบ – โดยการเก็บเอกสารของงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์ไว้ครบถ้วน ผู้จัดการผลิตภัณฑ์สามารถเข้าถึงข้อมูลมากมายเกี่ยวกับสิ่งที่สมาชิกในทีมกำลังทำ และทำให้พวกเขารับผิดชอบต่อส่วนแบ่งของงาน การบันทึกทุกอย่างทำให้ทุกอย่างเรียบง่ายและโปร่งใส

• ความต้องการของลูกค้าได้รับการเติมเต็ม – ด้วยการจัดทำเอกสารทุกอย่างตั้งแต่แนวคิดของแอปไปจนถึงการวางแผน ผู้จัดการผลิตภัณฑ์สามารถเข้าถึงคุณลักษณะที่ควรรวมไว้ในแอปพลิเคชันและหน้าที่แต่ละอย่างต้องดำเนินการได้อย่างง่ายดาย หลังจากนั้น พวกเขาสามารถส่งต่อการประเมินนี้ไปยังทีมได้อย่างละเอียดและชัดเจน เพื่อให้ผลิตภัณฑ์สุดท้ายตรงตามที่ผู้ใช้ต้องการ

เอกสารที่ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ใช้มากที่สุด

1. เอกสารการวิเคราะห์การแข่งขัน

“วิธีหนึ่งที่จะทราบข้อได้เปรียบที่แท้จริงของคุณคือทำการวิเคราะห์การแข่งขัน”

การวิเคราะห์การแข่งขัน รวมถึงการศึกษาผลิตภัณฑ์และบริการของคู่แข่ง ส่วนแบ่งการตลาด จุดแข็งและจุดอ่อนของคู่แข่ง เอกสารการวิเคราะห์การแข่งขันได้จัดทำขึ้นโดยรวมถึงพารามิเตอร์ที่กล่าวถึงข้างต้นทั้งหมดเพื่อแบ่งปันกับการพัฒนาทั้งหมด ผู้จัดการผลิตภัณฑ์หลังจากศึกษาคู่แข่งอย่างละเอียดแล้วเท่านั้นจึงจะสรุปได้ว่าแอพหรือซอฟต์แวร์ของพวกเขาจะเป็นอย่างไร

ตารางของคู่แข่งในเอกสารอาจมีลักษณะดังนี้:

• ชื่อผู้เข้าแข่งขัน
• URL ของเว็บไซต์ของคู่แข่ง
• จำนวนผู้ใช้ที่แม่นยำ (เพื่อประเมินประสิทธิภาพของผลิตภัณฑ์และบริการ)
• ระยะเวลาการปรากฏตัวของคู่แข่งในตลาด
• ลักษณะเฉพาะและลักษณะเฉพาะของคู่แข่ง
• ค่าบริการ/สินค้า
• หมายเหตุเบ็ดเตล็ด

เนื้อหาในเอกสารอาจแตกต่างกันอย่างมากเนื่องจากมีการวิเคราะห์หลายประเภทที่ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ดำเนินการ การวิเคราะห์ที่โดดเด่นบางส่วน ได้แก่ การวิเคราะห์ความสามารถ แนวการแข่งขัน การวิเคราะห์ความแตกต่างของการแข่งขัน บันไดที่เลียนแบบได้ และการวิเคราะห์ข้อเสนอคุณค่า

2. เอกสารกลยุทธ์ผลิตภัณฑ์และวิสัยทัศน์

วิสัยทัศน์ของผลิตภัณฑ์คือสิ่งที่วาดภาพอนาคตของผลิตภัณฑ์ที่เรามุ่งมั่นที่จะสร้าง สามารถอยู่ในรูปแบบของกระดานเรื่องราว การเล่าเรื่อง หรือต้นแบบที่มุ่งสร้างแรงบันดาลใจให้กับทีม นักลงทุน และพันธมิตรที่มีต่อผลิตภัณฑ์

กลยุทธ์ผลิตภัณฑ์คือลำดับของผลิตภัณฑ์ที่ตั้งใจจะสร้างจนกว่าจะได้ผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย

หนึ่งใน ทักษะที่ดีที่สุดของผู้จัดการผลิตภัณฑ์ที่มีความสามารถ คือการสร้างวิสัยทัศน์ด้านผลิตภัณฑ์ แต่ไม่ใช่แค่นั้น พวกเขาจำเป็นต้องพัฒนากลยุทธ์ผลิตภัณฑ์ที่น่าสนใจเช่นกันเพื่อให้มีมุมมองที่ชัดเจนเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ วิสัยทัศน์ของผลิตภัณฑ์ต้องสร้างแรงบันดาลใจ และกลยุทธ์ผลิตภัณฑ์ต้องมีเจตนาเป็นอย่างยิ่ง ดังนั้น เอกสารจึงถูกสร้างขึ้นเพื่อบันทึกข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการสำรวจว่าผลิตภัณฑ์ใดที่อาจกลายเป็นและวิธีเปลี่ยนวิสัยทัศน์ให้เป็นจริง ในขั้นต้น เอกสารเหล่านี้จะถูกแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อขอความคิดเห็น

3. ข้อกำหนดและเอกสารข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์ (PRDs)

เอกสารข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์เป็นเอกสารแบบ all-in-one เพื่อนำองค์ประกอบที่แตกต่างของแอพมารวมไว้ในที่เดียว เอกสารข้อมูลจำเพาะเป็นเอกสารประเภททั่วไปที่มีคำอธิบายคุณลักษณะของแอป และอื่นๆ

PRD แต่ละรายการอาจแตกต่างกัน เอกสารเหล่านี้สรุปข้อความปัญหาการวิจัย ตัวชี้วัดความสำเร็จ รายการคุณสมบัติ MVP รายละเอียดการใช้งานทางวิศวกรรม และอื่นๆ

PRDs รวมทุกขั้นตอนในภาพรวมของผลิตภัณฑ์ ควบคู่ไปกับการเลือกว่าจะรวมหรือแยกคุณลักษณะบางอย่างและระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้น ผู้จัดการผลิตภัณฑ์เห็นภาพเวลาที่จำเป็นสำหรับกระบวนการพัฒนาโครงการ เข้าใจงบประมาณที่จำเป็นสำหรับกระบวนการพัฒนา และพัฒนาความเข้าใจที่ครอบคลุมร่วมกันระหว่างลูกค้าและทีมพัฒนาโดยใช้เอกสารนี้

4. OKRs, KPIs, ตัวชี้วัดความสำเร็จ

OKR ย่อมาจาก Objective & Key Result เป็นวิธีการที่ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ใช้ในการสร้างวัตถุประสงค์ จากนั้นจึงเข้าถึงผลลัพธ์ของ กระบวนการพัฒนาผลิตภัณฑ์ ที่กำลังดำเนินอยู่ วัตถุประสงค์นำทีมไปสู่เป้าหมายและผลลัพธ์แสดงให้เห็นว่าบรรลุเป้าหมายหรือไม่ ประกอบด้วยคำถามสองข้อที่มีคำตอบในกระบวนการ – “คุณอยากไปที่ไหน” และ “คุณไปถึงที่นั่นหรือไม่”

ในขณะที่ KPI (Key Performance Indicator) เป็นประเภทของการวัดประสิทธิภาพของกระบวนการพัฒนาที่ดำเนินอยู่อย่างต่อเนื่อง ตัวอย่างบางส่วนของ KPI ได้แก่ มูลค่าตลอดช่วงชีวิตของลูกค้าและอัตรา Conversion ระหว่างการทดลองกับลูกค้าในการขาย การเข้าชมเว็บ และอัตรา Conversion ในการตลาด เป็นต้น เอกสารที่เกี่ยวข้องประกอบด้วยเป้าหมายเหล่านี้ทั้งหมดและผลลัพธ์ที่ได้ในระหว่างกระบวนการ

5. เอกสารแผนงาน

ที่มาของรูปภาพ: แผนผลิตภัณฑ์

RoadMaps เป็นหนึ่งในเอกสารหลักและสำคัญที่ผู้จัดการผลิตภัณฑ์คาดหวัง แผนงานเป็นวิธีที่จะทำให้ทีมทราบถึงความสำคัญของผลิตภัณฑ์

ผู้จัดการผลิตภัณฑ์พัฒนาวงจรชีวิตของผลิตภัณฑ์โดยอธิบายว่าต้องทำอะไรเมื่อใดและอย่างไรที่กระบวนการทั้งหมดจะเกิดขึ้น แผนงานคือเอกสารที่รวบรวมของโครงการทั้งหมดที่พัฒนาขึ้นเพื่อสร้างซอฟต์แวร์หรือแอปพลิเคชันให้สำเร็จ เป็นเส้นทางที่สร้างขึ้นโดยผู้จัดการผลิตภัณฑ์ที่ทั้งทีมปฏิบัติตาม สิ่งเหล่านี้สามารถสร้างเป็นเอกสาร Word และสำรับ

6. การออกแบบและต้นแบบเอกสาร

เป็นการยากที่จะตอกย้ำอะไรบางอย่างในครั้งแรก และเป็นจริงด้วย การออกแบบผลิตภัณฑ์ แนวคิดเริ่มต้นอาจไม่ใช่แนวคิดสุดท้ายเนื่องจากมีรูปแบบต่างๆ นับพันที่เกิดขึ้นระหว่างกระบวนการ ดังนั้น ผู้จัดการผลิตภัณฑ์จึงต้องเก็บเอกสารที่มีการเปลี่ยนแปลงและแก้ไขทั้งหมดที่เกิดขึ้นในการออกแบบผลิตภัณฑ์

การสร้างต้นแบบผลิตภัณฑ์มีความแตกต่างอย่างมากสำหรับผู้จัดการผลิตภัณฑ์เมื่อเปรียบเทียบกับวิศวกรหรือนักออกแบบ ในการสร้างต้นแบบ ผู้จัดการผลิตภัณฑ์กำหนดความคาดหวังที่ถูกต้องและปูทางให้ทีมก้าวต่อไป

หากคุณสงสัยว่าเหตุใด Product Manager จึงจำเป็นต้องสร้างเอกสารต้นแบบแอป ให้ดูข้อดีบางประการของการทำเช่นนั้น –

• ขจัดความเสี่ยงจากการตีความผิด
• ทำซ้ำอย่างรวดเร็ว
• เหตุผลของแนวคิดในช่วงต้นของกระบวนการ
• คำติชมทางเทคนิคที่มีคุณภาพเพิ่มขึ้น

7. เอกสารการเดินทางและเรื่องราวของผู้ใช้

เรื่องราวของผู้ใช้และแผนที่การเดินทางของลูกค้าเป็นเครื่องมือสำคัญสองอย่างที่ช่วยให้การพัฒนาแอปพลิเคชันหรือซอฟต์แวร์ใดๆ เป็นไปอย่างราบรื่น ผู้จัดการผลิตภัณฑ์สร้างและจัดการเอกสารสำหรับสองบทบาทนี้เพื่อบันทึกทุกรายละเอียดเล็กน้อย

ในเอกสารเรื่องราวของผู้ใช้ มีการสำรวจความเป็นไปได้ของสาเหตุที่ผู้ใช้จะใช้คุณลักษณะเฉพาะ ผู้จัดการผลิตภัณฑ์สร้างเอกสารของตัวเร่งปฏิกิริยาทุกตัวที่เป็นไปได้ซึ่งจะนำไปสู่ผู้ใช้โดยใช้คุณลักษณะของแอปพลิเคชัน เราสามารถพิจารณาว่าเป็นการเดินทางของผู้ใช้ในระดับจุลภาค

ในขณะที่เส้นทางของผู้ใช้ ประสบการณ์ของผู้ใช้ทั้งหมด ตั้งแต่การซื้อ/ดาวน์โหลดผลิตภัณฑ์ไปจนถึงการใช้คุณลักษณะต่างๆ จะถูกแมปไว้ในเอกสาร ซึ่งจะช่วยให้ผู้จัดการผลิตภัณฑ์อธิบายเพิ่มเติมต่อทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ฯลฯ) และสร้างความไว้วางใจในผลิตภัณฑ์

8. บันทึกประจำรุ่นและขอบเขต

ที่มาของรูปภาพ: แผนผลิตภัณฑ์

ตามชื่อที่แนะนำ บันทึกประจำรุ่นคือเอกสารที่เผยแพร่พร้อมกับการเปิดตัวแอปพลิเคชันชั่วคราว ผู้จัดการผลิตภัณฑ์จะรวบรวมเอกสารนี้เพื่อแจ้งให้ผู้ใช้ทราบเกี่ยวกับข้อกำหนดใหม่ ข้อบกพร่องใดบ้างที่ได้รับการแก้ไข และโฆษณาแอปพลิเคชันหลังจากการอัปเกรด ไม่มีเอกสารสองฉบับที่เหมือนกัน เนื่องจากแอปพลิเคชันแตกต่างกันอย่างมาก

บันทึกขอบเขตเรียกอีกอย่างว่าขอบเขตของเอกสารงาน ในการนี้ ผู้จัดการจะกำหนดขอบเขตของคุณลักษณะที่แอปพลิเคชันหรือซอฟต์แวร์มีอยู่ สิ่งที่คุณสมบัติเหล่านั้นจะอำนวยความสะดวกเป็นต้น.

9. คำแนะนำภายในและคำถามที่พบบ่อย

คำถามที่พบบ่อยภายในส่วนตัวเหล่านี้จัดทำขึ้นสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้ได้รับการอัปเดตด้วยกระบวนการพัฒนาผลิตภัณฑ์ทั้งหมด รูปแบบที่เขียนในคำถามที่พบบ่อยเหล่านี้เรียบง่ายมาก สิ่งนี้อาจมีโครงร่างผลิตภัณฑ์ที่มีองค์ประกอบ UX ที่แข็งแกร่งหรือลิงก์เพื่อแบ่งเอกสารโครงร่าง

คู่มือภายในเหล่านี้ประกอบด้วยข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับวิธีการทำงานของสิ่งต่างๆ ในกระบวนการพัฒนา มีหน้าที่สองประการที่สำคัญสำหรับผู้จัดการผลิตภัณฑ์ – ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลได้รับการบันทึกในลักษณะที่อำนวยความสะดวกในการส่งต่อระหว่างสมาชิกและใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับบทบาทที่เผชิญหน้ากันภายนอกเพื่อช่วยเหลือลูกค้า เช่น การขาย การตลาด การสนับสนุนลูกค้า และ อะไรนะ

10. คู่มือการพบปะลูกค้า

คู่มือการเผชิญหน้าลูกค้าเป็นเอกสารคู่มือผู้ใช้ในรูปแบบคำง่ายๆ ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ขึ้นอยู่กับไหล่ของผู้จัดการผลิตภัณฑ์ในการสร้างเอกสารนี้มีคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีใช้แอปพลิเคชันที่พัฒนาขึ้นนั้น

หากไม่มีสิ่งนี้ ผู้ใช้อาจพบว่าตัวเองอยู่ในความโกลาหลเกี่ยวกับวิธีการใช้งานผลิตภัณฑ์ อย่างน้อยก็ในระยะเริ่มต้น อย่างน้อยก็จนกว่าพวกเขาจะเข้าใจการไหลออกด้วยตนเอง ดังนั้นจึงค่อนข้างชัดเจนว่าเหตุใดเอกสารนี้จึงมีความสำคัญมากจนเป็นหนึ่งในเอกสารที่ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ใช้หรือสร้างขึ้นมากที่สุด

ความคิดสุดท้าย

โดยสรุป เอกสารเหล่านี้คือเอกสาร 10 อันดับแรกที่ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ผู้มีความสามารถใช้มากที่สุด เพื่อที่จะได้สนุกกับกระบวนการจัดการผลิตภัณฑ์ที่มีประสิทธิภาพ

{ตรวจสอบ 5 ไดอะแกรมที่ดีที่สุดที่ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ใช้เพื่ออธิบายแนวคิดการจัดการ}

การแยกข้อมูลของงานออกเป็นเอกสารต่างๆ จะช่วยขจัดโอกาสความเข้าใจผิดและความคลาดเคลื่อน มันทำให้กระบวนการพัฒนาที่มีการจัดการสูงและราบรื่นซึ่งได้รับการบันทึกไว้ในทุกขั้นตอนเล็กน้อย

คำถามที่พบบ่อย

ถาม ผู้จัดการโครงการควรเก็บเอกสารอะไรบ้าง?

เป็นที่ทราบกันดีว่าการจัดเก็บเอกสารเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้จัดการผลิตภัณฑ์ที่มีความชำนาญ คำถามคือเอกสารใดเป็นเอกสารสำคัญ นี่คือรายการเอกสารสำคัญที่ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ทุกคนเก็บไว้

• เอกสารการวิเคราะห์การแข่งขัน
• กลยุทธ์ผลิตภัณฑ์และเอกสารวิสัยทัศน์
• ข้อกำหนดและเอกสารข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์ (PRDs)
• OKRs, KPIs, ตัวชี้วัดความสำเร็จ
• เอกสาร RoadMaps
• การออกแบบและต้นแบบเอกสาร
• เอกสารการเดินทางและเรื่องราวของผู้ใช้
• บันทึกประจำรุ่นและขอบเขต
• คำแนะนำภายในและคำถามที่พบบ่อย
• คู่มือการพบปะลูกค้า

ถาม ควรใช้เวลากี่เปอร์เซ็นต์ในการวางแผน?

เปอร์เซ็นต์เฉลี่ยของเวลาที่ใช้ในการวางแผนคือ 10%

ถาม: MRD และ PRD แตกต่างกันอย่างไร

แม้ว่าบางครั้งคำสองคำนี้อาจมีการแลกเปลี่ยนกัน แต่โดยพื้นฐานแล้วมีความแตกต่างกันโดยธรรมชาติและให้บริการตามวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน

MRD เรียกว่าเอกสารข้อกำหนดของตลาดและใช้เพื่อระบุคำจำกัดความที่มุ่งเน้นของตลาดเป้าหมาย โปรไฟล์ผู้ใช้ และผู้ซื้อ เป็นเอกสารที่กล่าวถึงความต้องการและความต้องการของผู้ใช้บริการ

ในขณะที่ PRD เป็นเอกสารแบบครบวงจรที่รวมองค์ประกอบต่างๆ ของผลิตภัณฑ์ไว้ในที่เดียว เอกสารนี้กำหนดความกว้างและขอบเขตของผลิตภัณฑ์ เพื่อให้ทีมพัฒนาทั้งหมดรู้วิธีพัฒนาผลิตภัณฑ์

ถาม อะไรทำให้ PRD ดี?

PRD เป็นเอกสารสำคัญเพราะช่วยในการวาดภาพรวมของสิ่งที่และวิธีการพัฒนาผลิตภัณฑ์