กระบวนการประเมินโครงการ: ความหมาย วิธีการ และขั้นตอน

การจัดการโปรเจ็กต์ที่มีชิ้นส่วนเคลื่อนไหวจำนวนมากอาจเป็นเรื่องยากที่จะพูด แต่การประเมินโครงการได้รับการออกแบบมาเพื่อทำให้กระบวนการง่ายขึ้นมาก ทุกโครงการเริ่มต้นด้วยการวางแผนอย่าง รอบคอบ — เขาจะกำหนดขั้นตอนสำหรับขั้นตอนการดำเนินการของโครงการ ในขณะที่การประเมิน แผน และกำหนดการจะชี้นำทีมโครงการในขณะที่พวกเขาทำงานและส่งมอบให้เสร็จสิ้น

แต่ถึงแม้จะมีกระบวนการประเมินโครงการอยู่แล้ว การจัดการโครงการให้ประสบความสำเร็จก็ไม่ง่ายอย่างที่คิด ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องติดตามค่าใช้จ่าย งาน และเวลาตลอดวงจรชีวิตโครงการทั้งหมด เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปตามที่วางแผนไว้ ในการทำเช่นนั้น พวกเขาใช้กระบวนการประเมินผลโครงการและใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อช่วยจัดการงานของทีมนอกเหนือจากการวางแผนและประเมินผลการปฏิบัติงานของโครงการ

การประเมินโครงการคืออะไร?

การประเมินโครงการเป็นกระบวนการวัดความสำเร็จของโครงการ โปรแกรม หรือพอร์ตโฟลิโอ ทำได้โดยการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับโครงการและใช้วิธีการประเมินที่ช่วยให้ผู้ประเมินสามารถค้นหาโอกาสในการปรับปรุงประสิทธิภาพได้ การประเมินโครงการยังมีความสำคัญอย่างยิ่งเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอัปเดตสถานะโครงการและการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่อาจจำเป็นต่องบประมาณหรือกำหนดการ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพซึ่งมีคุณลักษณะการติดตามและการรายงานทั้งหมดที่คุณต้องการสำหรับกระบวนการประเมินโครงการของคุณ แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของเราช่วยให้คุณติดตามค่าใช้จ่าย งาน และงบประมาณ และคุณสามารถสร้างรายงานได้ในเวลาไม่กี่นาที เริ่มต้นฟรีวันนี้!

ทุกแง่มุมของโครงการ เช่น ต้นทุน ขอบเขต ความเสี่ยง หรือผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) จะถูกวัดเพื่อตรวจสอบว่ากำลังดำเนินการตามแผนที่วางไว้หรือไม่ หากมีการกระแทกบนท้องถนน ข้อมูลนี้สามารถแจ้งได้ว่าโครงการจะปรับปรุงได้อย่างไร โดยพื้นฐานแล้ว คุณกำลังถามโปรเจ็กต์ด้วยชุดคำถามที่ออกแบบมาเพื่อค้นหาว่าสิ่งใดใช้ได้ผล สิ่งที่สามารถปรับปรุงได้ และโครงการมีประโยชน์หรือไม่ เครื่องมือเช่นแดชบอร์ดโครงการและตัวติดตามช่วยในกระบวนการประเมินโดยทำให้ข้อมูลสำคัญพร้อมใช้งาน

กระบวนการประเมินผลโครงการมีมานานพอๆ กับตัวโครงการเอง แต่เมื่อพูดถึงศาสตร์ของการจัดการโครงการ การประเมินโครงการสามารถแบ่งออกเป็นสามประเภทหรือวิธีการหลัก: การประเมินก่อนโครงการ การประเมินอย่างต่อเนื่อง และการประเมินหลังโครงการ มาดูกระบวนการประเมินโครงการกัน ว่าเกี่ยวข้องกับอะไร และคุณจะปรับปรุงเทคนิคได้อย่างไร

เกณฑ์การประเมินโครงการ

รายละเอียดเฉพาะของเกณฑ์การประเมินโครงการแตกต่างกันไปในแต่ละโครงการหรือองค์กรหนึ่งไปอีกองค์กรหนึ่ง โดยทั่วไป กระบวนการประเมินโครงการจะครอบคลุมข้อจำกัดของโครงการ ซึ่งรวมถึงเวลา ต้นทุน ขอบเขต ทรัพยากร ความเสี่ยง และคุณภาพ นอกจากนี้ องค์กรอาจเพิ่มเป้าหมายทางธุรกิจ วัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ และตัวชี้วัดอื่นๆ ของตนเอง

วิธีการประเมินโครงการ

มีสามจุดในโครงการที่ต้องการการประเมินมากที่สุด แม้ว่าคุณจะสามารถประเมินโครงการของคุณได้ทุกเมื่อ แต่สิ่งเหล่านี้คือจุดที่คุณควรกำหนดกระบวนการอย่างเป็นทางการ

1. การประเมินก่อนโครงการ

ในแง่หนึ่ง คุณกำลังประเมินโครงการล่วงหน้าเมื่อคุณเขียนกฎบัตรโครงการเพื่อนำเสนอต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย คุณไม่สามารถวางแผน พนักงาน และควบคุมโครงการใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากคุณไม่ได้ประเมินมันในตอนแรก การประเมินก่อนโครงการเป็นวิธีเดียวที่คุณสามารถกำหนดประสิทธิภาพของโครงการก่อนดำเนินการได้

2. การประเมินโครงการอย่างต่อเนื่อง

เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการของคุณดำเนินไปตามแผนที่วางไว้และเป็นไปตามกำหนดการและเป้าหมายด้านงบประมาณทั้งหมดที่คุณกำหนดไว้ คุณจำเป็นต้องติดตามตรวจสอบและรายงานงานของคุณในแบบเรียลไทม์อยู่เสมอ การใช้เมตริกของโครงการเท่านั้นที่จะสามารถวัดความสำเร็จของโครงการได้ และคุณบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการหรือไม่ ขอแนะนำอย่างยิ่งให้คุณใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสำหรับการประเมินโครงการแบบเรียลไทม์และต่อเนื่อง

3. การประเมินหลังโครงการ

คิดว่านี่เป็นการชันสูตรพลิกศพ การประเมินหลังโครงการคือเมื่อคุณอ่านเอกสารของโครงการ สัมภาษณ์ทีมงานและหลักการของโครงการ และวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เพื่อให้คุณเข้าใจว่าสิ่งใดได้ผลและสิ่งใดที่ผิดพลาด การพัฒนาภาพที่ชัดเจนนี้เท่านั้นที่จะสามารถแก้ไขปัญหาในโครงการที่จะเกิดขึ้นได้

ขั้นตอนการประเมินโครงการ

ไม่ว่าคุณจะเลือกดำเนินการประเมินโครงการเมื่อใด กระบวนการจะมีสี่ขั้นตอนเสมอ: การวางแผน การนำไปใช้งาน การทำให้เสร็จสมบูรณ์ และการเผยแพร่รายงาน

1. การวางแผน

เป้าหมายสูงสุดของขั้นตอนนี้คือการสร้างแผนการประเมินโครงการ ซึ่งเป็นเอกสารที่อธิบายรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับกระบวนการประเมินโครงการขององค์กรของคุณ เมื่อวางแผนสำหรับการประเมินโครงการ การระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาวของพวกเขาคืออะไร คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของคุณสำหรับโครงการมีความชัดเจน และสิ่งสำคัญคือต้องกำหนดเกณฑ์ที่จะบอกคุณว่าเป้าหมายและวัตถุเหล่านี้บรรลุผลหรือไม่

ดังนั้น คุณจะต้องเขียนชุดคำถามเพื่อตั้งคำถามกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย แบบสอบถามเหล่านี้ควรรวมหัวเรื่อง เช่น กรอบงานโครงการ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด และตัวชี้วัดที่กำหนดความสำเร็จ

การรวมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในแผนการประเมินโครงการของคุณ คุณจะได้รับทิศทางในระหว่างโครงการในขณะเดียวกันก็พัฒนาความสัมพันธ์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย พวกเขาจะได้รับรายงานความคืบหน้าจากคุณตลอดช่วงของโปรเจ็กต์ และด้วยการสร้างความสัมพันธ์เริ่มต้นนี้ คุณก็จะได้รับความเชื่อมั่นจากพวกเขาว่าคุณสามารถจัดการโปรเจ็กต์จนพอใจได้

2. การดำเนินการ

ในขณะที่โครงการกำลังทำงาน คุณต้องตรวจสอบทุกด้านเพื่อให้แน่ใจว่าคุณตรงตามกำหนดการและงบประมาณ สิ่งหนึ่งที่คุณควรตรวจสอบในระหว่างโครงการคือเปอร์เซ็นต์ที่เสร็จสมบูรณ์ นี่คือสิ่งที่คุณควรทำเมื่อสร้างรายงานสถานะและพบปะกับทีมของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังดำเนินการตามเป้าหมาย ให้ทีมรับผิดชอบในการส่งมอบงานที่ตรงเวลา และรักษาวันที่พื้นฐานเพื่อทราบเมื่องานถึงกำหนดส่ง

อย่าลืมติดตามคุณภาพ ไม่สำคัญว่าคุณจะส่งมอบโครงการภายในกรอบเวลาที่กำหนดหรือไม่หากผลิตภัณฑ์ไม่ดี รักษาการตรวจสอบคุณภาพและอย่ามอบหมายความรับผิดชอบนั้น แทนที่จะรับมันด้วยตัวเอง

การรักษาความสัมพันธ์ที่ใกล้ชิดกับงบประมาณโครงการมีความสำคัญพอๆ กับการติดตามกำหนดการและคุณภาพ จับตาดูค่าใช้จ่าย พวกเขาจะผันผวนตลอดทั้งโครงการจึงไม่ต้องตกใจ อย่างไรก็ตาม จงโปร่งใสหากคุณสังเกตเห็นความต้องการเงินทุนที่เพิ่มขึ้น แจ้งให้คณะกรรมการดำเนินการทราบโดยเร็วที่สุด จะได้ไม่ต้องแปลกใจ

3. เสร็จสิ้น

เมื่อคุณทำโปรเจ็กต์เสร็จแล้ว คุณยังมีงานต้องทำ คุณจะต้องนำข้อมูลที่รวบรวมมาในการประเมินและเรียนรู้จากข้อมูลดังกล่าว เพื่อที่จะสามารถแก้ไขปัญหาที่คุณค้นพบในกระบวนการได้ พิจารณาผลกระทบในระยะสั้นและระยะยาวของสิ่งที่คุณได้เรียนรู้ในการประเมิน

4. การรายงานและการเผยแพร่

เมื่อการประเมินเสร็จสิ้น คุณจะต้องบันทึกผลลัพธ์ ในการดำเนินการดังกล่าว คุณจะต้องสร้างรายงานการประเมินโครงการ ซึ่งเป็นเอกสารที่ให้บทเรียนสำหรับอนาคต ส่งรายงานของคุณไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้พวกเขาได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการ

คุณจะเผยแพร่รายงานอย่างไร อาจมีโปรโตคอลสำหรับสิ่งนี้ที่กำหนดไว้แล้วในองค์กรของคุณ บางทีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาจต้องการการประชุมเพื่อให้ได้ผลลัพธ์แบบเห็นหน้ากัน หรือบางทีพวกเขาอาจชอบ PDF ที่มีแผนภูมิและกราฟที่อ่านง่าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้จักผู้ชมของคุณและปรับแต่งรายงานของคุณให้เหมาะกับพวกเขา

ประโยชน์ของการประเมินโครงการ

การประเมินโครงการเป็นสิ่งที่แนะนำให้ทำเสมอ และสามารถนำประโยชน์มากมายมาสู่องค์กรของคุณ ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น มีหลายแง่มุมที่สามารถวัดได้ผ่านกระบวนการประเมินโครงการ ขึ้นอยู่กับคุณและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการตัดสินใจเลือกปัจจัยที่สำคัญที่สุดที่ต้องพิจารณา ต่อไปนี้คือประโยชน์หลักบางประการของการนำกระบวนการประเมินโครงการไปใช้

• การจัดการโครงการที่ดีขึ้น: การประเมินโครงการช่วยให้คุณค้นหาส่วนต่างๆ ของการปรับปรุงได้อย่างง่ายดายเมื่อต้องจัดการต้นทุน งาน ทรัพยากร และเวลา
• ปรับปรุงประสิทธิภาพของทีม: การประเมินโครงการช่วยให้คุณติดตามประสิทธิภาพของทีมและเพิ่มความรับผิดชอบ
• การวางแผนโครงการที่ดีขึ้น: ช่วยให้คุณเปรียบเทียบพื้นฐานโครงการของคุณกับประสิทธิภาพของโครงการจริงเพื่อการวางแผนและการประเมินที่ดีขึ้น
• ช่วยในการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: การมีความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จในฐานะผู้จัดการโครงการ การสร้างรายงานการประเมินโครงการเป็นสิ่งสำคัญมากในการอัพเดทให้ทันสมัยอยู่เสมอ

ProjectManager ปรับปรุงกระบวนการประเมินโครงการอย่างไร

เพื่อยกระดับการประเมินโครงการของคุณไปอีกระดับ คุณจะต้องการ ProjectManager ซึ่งเป็นเครื่องมือการจัดการงานออนไลน์พร้อมแดชบอร์ดแบบสดที่ส่งข้อมูลแบบเรียลไทม์ เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบสิ่งที่เกิดขึ้นตอนนี้ เมื่อเทียบกับสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อวานนี้

ด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของ ProjectManager การประเมินโครงการจะถูกวัดตามเวลาจริงเพื่อให้คุณอัปเดตอยู่เสมอ ตัวเลขจะแสดงเป็นกราฟและแผนภูมิที่มีสีสัน กรองข้อมูลเพื่อแสดงข้อมูลที่คุณต้องการหรือเจาะลึกเพื่อให้ได้ภาพที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น กราฟและแผนภูมิเหล่านี้ยังสามารถแชร์ด้วยการกดแป้นพิมพ์ คุณสามารถติดตามปริมาณงานและงานได้ เนื่องจากทีมของคุณกำลังอัปเดตสถานะของพวกเขาในแบบเรียลไทม์ ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดและในเวลาใดก็ตามที่พวกเขาทำงานให้เสร็จสิ้น

การประเมินโครงการด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของ ProjectManager ทำให้ง่ายต่อการผ่านขั้นตอนการประเมินในระหว่างวิวัฒนาการของโครงการ นอกจากนี้ยังให้ข้อมูลที่มีค่าในภายหลัง กระบวนการประเมินผลโครงการสามารถสนุกได้ด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม อย่าลังเลที่จะใช้เครื่องมือการรายงานอัตโนมัติของเราเพื่อสร้างรายงานโครงการแบบดั้งเดิมอย่างรวดเร็ว ช่วยให้คุณปรับปรุงทั้งความถูกต้องและประสิทธิภาพของกระบวนการประเมินผลของคุณ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนคลาวด์ที่มีชุดเครื่องมืออันทรงพลังสำหรับทุกขั้นตอนของโครงการของคุณ รวมถึงแดชบอร์ดสดและเครื่องมือการรายงาน ซอฟต์แวร์ของเราจะรวบรวมข้อมูลโครงการแบบเรียลไทม์และทีมของคุณได้รับข้อมูลอย่างต่อเนื่องในขณะที่พวกเขาดำเนินการตามภารกิจ ดูว่าการติดตาม ประเมินผล และการรายงานสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพได้อย่างไรด้วยการทดลองใช้ฟรี 30 วันวันนี้!