13 เครื่องมือสื่อสารภายในที่ทุกทีมควรใช้

การสื่อสารเป็นหัวใจขององค์กรส่วนใหญ่

มันเป็นวิธีที่คุณถ่ายทอดคำแนะนำ มันเป็นวิธีที่คุณแก้ปัญหา เป็นวิธีที่คุณแสดงความกังวล มันเป็นวิธีที่คุณสร้างความผูกพัน

มันคือทุกอย่าง

ดังนั้น หากกลยุทธ์การสื่อสารภายในของคุณไม่ได้ผล หรือหากไม่ได้ผลตามที่คุณต้องการ ก็อาจทำให้เกิดปัญหาใหญ่กับธุรกิจของคุณได้

โชคดีที่มีเครื่องมือสื่อสารภายในมากมายที่พร้อมช่วยคุณแก้ปัญหาเหล่านั้น

เครื่องมือสื่อสารภายในที่ดีที่สุด

แล้วเครื่องมือสื่อสารภายในที่ดีที่สุดคืออะไร?

1. Slack (แอพแชทที่ดีที่สุด)

บางครั้งการถามคำถามสั้นๆ และรับคำตอบอย่างรวดเร็วเป็นเรื่องที่ดี หรือเริ่มการสนทนาอย่างเปิดเผยเกี่ยวกับปัญหาเล็กๆ น้อยๆ กับกลุ่มเพื่อนร่วมงานที่ใกล้เคียงที่สุดของคุณ เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการมีการสนทนาที่รวดเร็วและไม่เป็นทางการ แอปแชทก็เหมาะอย่างยิ่ง

ทุกวันนี้ Slack เป็นราชาแห่งการแชททางธุรกิจ – มันไม่สมบูรณ์แบบสำหรับทุกคน และมีเครื่องมือสื่อสารบางอย่างเท่านั้น แต่เป็นวิธีที่ดีในการเริ่มต้น

2. Gmail (โปรแกรมรับส่งเมลที่ดีที่สุด)

ฉันเป็นแฟนตัวยงของอีเมล เนื่องจากอีเมลมีความน่าเชื่อถือ จึงทิ้งบันทึกการสนทนาอย่างถาวร และสามารถติดตามได้ง่าย สำหรับเงินของฉัน Gmail ยังคงเป็นผู้เล่นที่โดดเด่นในขอบเขตอีเมล

ตรวจสอบการจัดอันดับไคลเอนต์อีเมลที่ดีที่สุดของฉัน

และถ้าคุณต้องการใช้ Gmail ให้เกิดประโยชน์สูงสุด เครื่องมือวิเคราะห์อย่าง EmailAnalytics นั้นสมบูรณ์แบบ มันสามารถช่วยคุณติดตามและวิเคราะห์กิจกรรมอีเมลทั้งหมดของทีม ท้ายที่สุดช่วยให้ทีมของคุณ (หรือแม้แต่ทั้งองค์กรของคุณ) มีประสิทธิผลมากขึ้น

3. Jostle (เครื่องมืออินทราเน็ตที่ดีที่สุด)

อินทราเน็ตทำหน้าที่เหมือนศูนย์กลางที่พนักงานทุกคนสามารถสื่อสารกันได้ในทุกวิถีทางที่พวกเขาเลือก ในอินทราเน็ต คุณสามารถแชร์ไฟล์ เช่น รูปภาพ เอกสาร และวิดีโอ คุณสามารถตั้งค่าช่องทางเฉพาะสำหรับกลุ่มบุคคลต่างๆ ภายในองค์กรของคุณ และคุณสามารถปรับปรุงการรับส่งข้อความเมื่อต้องอัปเดตขั้นตอนและการเปลี่ยนแปลงระดับสูงอื่นๆ .

ตัวอย่างที่ดีที่สุดของซอฟต์แวร์อินทราเน็ตคือ Jostle ซึ่งมีฟังก์ชันการสื่อสารภายในธุรกิจที่ครอบคลุม

4. Google Groups (สำหรับจดหมายข่าวของบริษัท)

บ่อยครั้ง คุณจะต้องสื่อสารข้อความเฉพาะเจาะจงไปยังทั้งทีมของคุณพร้อมๆ กัน ผ่านจดหมายข่าวของพนักงาน

คุณไม่จำเป็นต้องมีแพลตฟอร์มเฉพาะเพื่อช่วยในเรื่องนี้ คุณสามารถจัดการจดหมายข่าวของบริษัทด้วยเทมเพลตพื้นฐานและแพลตฟอร์มอีเมลที่มีอยู่

5. Dropbox (สำหรับการแชร์ไฟล์)

คุณจะต้องมีวิธีแชร์ไฟล์กับพนักงานของคุณ (และกับลูกค้าและคู่ค้าภายนอกด้วย)

การจัดเก็บไฟล์ การสำรองข้อมูล การเชิญผู้ทำงานร่วมกันคนอื่น ๆ ไปยังไฟล์ และแม้แต่การส่งไฟล์ไปยังผู้อื่นมักจะสามารถจัดการได้ในตำแหน่งเดียวกัน

หากคุณมีชุดเครื่องมือที่พร้อมใช้งาน เช่น ผ่าน Google Workspace หรือ Office 365 คุณจะมีตัวเลือกการแชร์ไฟล์หลายแบบ มิฉะนั้น คุณสามารถตั้งเป้าที่จะได้รับแพลตฟอร์มการแชร์ไฟล์โดยเฉพาะ เช่น Dropbox

6. Google Workspace (สำหรับการทำงานร่วมกัน)

แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการทำงานในโครงการพร้อมกัน ถ้าคุณมีพนักงานสองคนที่ต้องการทำงานในสเปรดชีตเดียวกันในเวลาเดียวกัน หรือรวบรวมการนำเสนอสไลด์โชว์ที่แชร์ พวกเขาต้องการเครื่องมือที่สามารถช่วยหลีกเลี่ยงการทำงานซ้ำซ้อน และประสานงานกับงานของพวกเขาแทน

Google Workspace อาจเป็นคู่แข่งสำคัญในพื้นที่นี้ เนื่องจากมีเครื่องมือในการทำงานร่วมกันที่ใช้งานง่ายสำหรับเอกสาร Google สเปรดชีต งานนำเสนอ และอื่นๆ

7. Loom (สำหรับอัดหน้าจอ)

ต้องการพูดคุยกับพนักงานของคุณโดยตรงโดยไม่ต้องเปิดการสนทนาหรือเขียนจดหมายข่าวของบริษัทใช่หรือไม่ คุณสามารถสร้าง โฮสต์ สตรีม และบันทึกวิดีโอเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง

บันทึกคำชี้แจงไปยังบริษัทหรือสร้างวิดีโอการฝึกอบรม พนักงานของคุณสามารถรับชมและรับชมวิดีโอซ้ำได้ตามความสะดวก

Loom เป็นตัวเลือกที่ดีที่นี่

8. ซูม (สำหรับวิดีโอแชท)

การสนทนาทางอีเมลและการแชทด้วยการเขียนไม่มีภาษากายและโทนเสียงในการสนทนาทั่วไป ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมการแชทผ่านวิดีโอจึงเป็นส่วนเสริมที่ยอดเยี่ยมสำหรับทีมส่วนใหญ่

ปรับปรุงเวลาตอบกลับอีเมลของทีมคุณ 42.5% ด้วย EmailAnalytics

• 35-50% ของยอดขายไปที่ผู้ขายที่ตอบสนองเป็นอันดับแรก
• ติดตามผลภายในหนึ่งชั่วโมงเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จ 7x
• ผู้เชี่ยวชาญโดยเฉลี่ยใช้เวลา 50% ของวันทำงาน ไปกับอีเมล

ทดลองใช้ฟรี

ตราบใดที่ฟีดวิดีโอของคุณไม่ได้รับผลกระทบจากเวลาในการตอบสนองและปัญหาทางเทคนิค วิธีนี้เป็นวิธีที่รวดเร็วและคุ้มค่าในการสื่อสาร

ปัจจุบัน Zoom เป็นหนึ่งในเครื่องมือสื่อสารภายในบริษัทที่ได้รับความนิยมมากที่สุดสำหรับการสื่อสารผ่านวิดีโอ

9. อาสนะ (สำหรับการทำงานร่วมกันและการจัดการโครงการ)

แพลตฟอร์มการจัดการโครงการช่วยให้คุณสามารถรวมศูนย์การสื่อสารภายในของคุณ การสร้างงาน (และกำหนดเวลา) พูดคุยเกี่ยวกับโครงการในขณะที่พวกเขาเปิดเผย และแม้แต่การถ่ายทอดคำแนะนำ

มีเครื่องมือการจัดการทีมที่ยอดเยี่ยมมากมายในตลาด แต่ Asana เป็นเครื่องมือที่ฉันชอบ

10. Joomla (สำหรับฟอรัม)

ฟอรั่มภายในทำงานเหมือนกับฟอรั่มสาธารณะ ทำให้พนักงานมีโอกาสถามคำถาม เริ่มกระทู้สนทนา และทำงานร่วมกันเพื่อแก้ปัญหา

คุณอาจใช้แพลตฟอร์มอินทราเน็ตสำหรับสิ่งนี้ แต่คุณสามารถสร้างเว็บไซต์ฟอรัมโดยเฉพาะเพื่อจุดประสงค์นี้โดยใช้เครื่องมือเช่น Joomla!

11. ความกล้า (เครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างพอดคาสต์)

พอดคาสต์เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการสื่อสารกับผู้คนจำนวนมาก แต่มักถูกละเลยว่าเป็นหนึ่งในเครื่องมือสื่อสารภายในที่ดีที่สุดสำหรับพนักงานเช่นกัน

ซีอีโอของบริษัทหรือผู้นำคนอื่นๆ อาจจัดพอดแคสต์เป็นประจำเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับอนาคตของบริษัท การตัดสินใจที่สร้างผลกระทบเมื่อเร็วๆ นี้ หรือแม้แต่สัมภาษณ์พนักงานหลายคนเพื่อให้วัฒนธรรมภายในแข็งแกร่งขึ้น

เหนือสิ่งอื่นใด คุณไม่จำเป็นต้องมีเครื่องมือแฟนซีใดๆ เพื่อเริ่มต้น – เพียงแค่ซอฟต์แวร์บันทึกและแก้ไขขั้นพื้นฐาน (เช่น Audacity)

12. โดนัท (สำหรับนำบทสนทนาเกี่ยวกับเครื่องทำน้ำเย็นกลับมาในโลกการทำงานระยะไกล)

คุณเคยพลาดการสนทนา "เครื่องทำน้ำเย็น" กับเพื่อนร่วมงานแบบสุ่มที่ช่วยให้คุณสร้างความผูกพันและทำความรู้จักเพื่อนร่วมงานของคุณมากขึ้นหรือไม่?

ปลั๊กอินการเชื่อมโยงทีมและเครื่องมือสื่อสารภายในอื่นๆ มุ่งเน้นที่การฟื้นฟูความบังเอิญนั้น - และปรับปรุงจุดแข็งของวัฒนธรรมองค์กรของคุณในกระบวนการ

ตัวอย่างเช่น สามารถใช้ Donut เพื่อช่วยให้พนักงานในบริษัทของคุณเชื่อมต่อกันและมีการสนทนาของมนุษย์ในสถานการณ์ที่จะไม่เกิดขึ้นเป็นอย่างอื่น

13. TinyPulse (สำหรับการสำรวจพนักงาน)

แบบสำรวจพนักงานช่วยให้คุณได้รับคำติชมที่สำคัญเกี่ยวกับธุรกิจ ค้นหาว่าพนักงานของคุณรู้สึกอย่างไร และท้ายที่สุด ได้แนวทางในการเปลี่ยนแปลงองค์กรในเชิงบวกมากขึ้น

แม้แต่คำถามง่ายๆ ไม่กี่ข้อที่แจกจ่ายเป็นประจำ ก็สามารถเปลี่ยนแปลงพื้นฐานธุรกิจของคุณให้ดีขึ้นได้

หากคุณมี Google Workspace ฟอร์มเป็นเครื่องมือที่ดี มิฉะนั้น คุณสามารถใช้เครื่องมือสำรวจเฉพาะเช่น TinyPulse

ประโยชน์ของการสื่อสารภายในที่ดีขึ้น

เป็นการยากที่จะพูดเกินจริงว่าเครื่องมือสื่อสารภายในมีคุณค่าเพียงใด

ด้วยการสื่อสารภายในที่ดีขึ้น คุณจะเห็น:

• ผลผลิต ผู้คนทำงานได้เร็วขึ้นและทำงานได้มากขึ้นเมื่อมีเครื่องมือในการสื่อสารที่ดีในการสร้างพื้นฐานให้ตนเองและเชื่อมต่อกับผู้อื่น
• ประสิทธิภาพ. เครื่องมือสื่อสารที่ไม่ดี หรือการไม่มีเครื่องมือสื่อสารภายใน อาจส่งผลให้เสียเวลาและเปลืองแรงเปล่า ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้นเมื่อคุณมีโครงสร้างพื้นฐานที่เหมาะสม
• ความผิดพลาดน้อยลง กี่ครั้งแล้วที่คุณพลาดกำหนดส่งหรือทำการสั่งซื้อผิดพลาดเนื่องจากการสื่อสารผิดพลาด? เครื่องมือสื่อสารภายในที่ดีกว่าจะไม่ลดอัตราข้อผิดพลาดของคุณให้เป็นศูนย์ แต่สามารถลดอัตราข้อผิดพลาดได้อย่างมาก
• การเสริมสร้างวัฒนธรรมองค์กร การสื่อสารภายในยังเกี่ยวกับการสร้างและเสริมสร้างวัฒนธรรมบริษัทของคุณ การสร้างความผูกพันในทีม และการเสริมสร้างค่านิยมหลักขององค์กรของคุณในทุกระดับ
• ความสม่ำเสมอ ยิ่งพนักงานของคุณสื่อสารกันมากเท่าไหร่ คุณจะเห็นความสม่ำเสมอมากขึ้นภายในพนักงาน – และในผลลัพธ์สุดท้ายของคุณ
• ขวัญกำลังใจของพนักงาน เครื่องมือสื่อสารภายในที่ดีสามารถเพิ่มขวัญกำลังใจของพนักงานได้ ด้วยการเชื่อมต่อที่มากขึ้นและตัวเลือกการสื่อสารที่มากขึ้น พนักงานจึงรู้สึกมั่นใจมากขึ้นและรู้สึก "เหมาะสม" กับที่ทำงานมากขึ้น

พร้อมที่จะยกระดับการสื่อสารภายในบริษัทของคุณไปอีกระดับแล้วหรือยัง?

สุดยอด. เราพร้อมที่จะช่วยเหลือ

ฉันมีเครื่องมือถัดไปที่สมบูรณ์แบบที่จะเพิ่มลงในคลังแสงของคุณ: EmailAnalytics

ด้วย EmailAnalytics คุณจะสามารถตรวจทานกิจกรรมอีเมลของทั้งทีมของคุณได้ รวมถึงจำนวนอีเมลที่พวกเขาส่งและรับทุกวัน ผู้ส่งและผู้รับอันดับต้นๆ ของพวกเขา และเวลาตอบกลับโดยเฉลี่ย

เป็นวิธีที่เหมาะในการตรวจสอบประสิทธิภาพการสื่อสารของคุณ และทำการเปลี่ยนแปลงในเชิงบวกเพื่อปรับปรุงโครงสร้างพื้นฐานภายในของคุณ

ลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้งานฟรีวันนี้เพื่อดูว่ามันทำงานอย่างไร!