12 วิธีในการคำนวณและปรับปรุงเวลาตอบสนองลูกค้าเป้าหมาย

คุณมีผู้นำ ที่ที่ดี

แต่สิ่งที่เกิดขึ้นต่อไปจะเป็นตัวกำหนดแนวทางสำหรับปฏิสัมพันธ์การขายทั้งหมดของคุณ และมีบทบาทอย่างมากในการปิดการขายหรือไม่

มีหลายตัวแปรสำคัญ นั่นคือ เวลาตอบสนองของลีดของคุณ

ดังนั้น เวลาตอบสนองลูกค้าเป้าหมายคืออะไร และเหตุใดจึงสำคัญสำหรับกลยุทธ์การขายของคุณ

ดีใจที่คุณถาม!

เวลาตอบสนองลูกค้าเป้าหมายคืออะไร?

ลูกค้าเป้าหมายคือบุคคลที่แสดงความสนใจในผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ

กล่าวอีกนัยหนึ่งนี่คือคนที่แสดงตนว่าเป็นเป้าหมายการขายที่มีศักยภาพ ซึ่งแตกต่างจากผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าซึ่งเหมาะกับรูปแบบของลูกค้าเป้าหมายแต่ยังไม่ได้แสดงความสนใจ

เวลาตอบสนองลูกค้าเป้าหมายคือระยะเวลาที่พนักงานขายของคุณใช้ในการตอบสนองต่อลูกค้าเป้าหมาย

โดยปกติหมายถึงข้อความเริ่มต้น หากลูกค้าเป้าหมายเข้าถึงธุรกิจของคุณ พวกเขาต้องรอนานแค่ไหนก่อนที่จะได้รับการตอบกลับจากใครบางคน

หรืออีกทางหนึ่ง พนักงานขายจะใช้เวลานานเท่าใดในการเข้าถึงบุคคลที่แสดงความสนใจในผลิตภัณฑ์ของคุณและกลายเป็นผู้นำ

การจัดการการตอบสนองลูกค้าเป้าหมายมีความสำคัญเพียงใด?

คุณคงรู้อยู่แล้วว่าเวลาตอบสนองลูกค้าเป้าหมายและการจัดการตอบกลับลูกค้าเป้าหมายมีความสำคัญ และยิ่งเวลาตอบสนองสั้นลงเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น

แต่พวกเขามีความสำคัญแค่ไหน?

หากคุณสามารถลดระยะเวลาตอบสนองของโอกาสในการขายโดยเฉลี่ยได้ คุณจะเห็นอัตราการปิดที่สูงขึ้น การศึกษาหนึ่งพบว่า 35-50% ของยอดขายทั้งหมดไปที่ผู้ขายที่ตอบกลับก่อน อีกรายพบว่าอัตราการปิดโอกาสในการขายของคุณเพิ่มขึ้น 700% หากคุณตอบกลับภายในเวลาไม่ถึงชั่วโมง

หากลูกค้าเป้าหมายเข้าถึงธุรกิจที่แข่งขันกันหลายธุรกิจ และหนึ่งในนั้นตอบสนองอย่างรวดเร็วในขณะที่อีกธุรกิจหนึ่งล่าช้า ผู้ตอบกลับล่วงหน้าอาจจะชนะธุรกิจได้

มีหลายสาเหตุ รวมถึงความจริงที่ว่าลูกค้าส่วนใหญ่ให้ความสำคัญกับบริการ ความรวดเร็วและความฉับไวของคุณได้รับรางวัล

ในทำนองเดียวกัน คุณสมบัติผู้มุ่งหวังของคุณจะลดลง 10 เท่า หากคุณรอนานกว่า 5 นาทีเพื่อตอบกลับ และ 90 เปอร์เซ็นต์ของลูกค้าของคุณต้องการคำตอบ "ทันที" จากคุณ (หมายถึง 10 นาทีหรือน้อยกว่านั้น)

นั่นเป็นแรงกดดันอย่างมากต่อคุณและทีมขายของคุณ

แต่ไม่ต้องกังวล เราอยู่ในนี้ด้วยกัน

วิธีการคำนวณระยะเวลารอคอยสินค้า

คุณสามารถคำนวณเวลาตอบกลับโดยเฉลี่ยได้หลายวิธี

โดยทั่วไป คุณควร ใช้เครื่องมือภายนอก เพื่อช่วยในการคำนวณตัวเลขนี้เพื่อประโยชน์สูงสุดของคุณ

ตัวอย่างเช่น ใน Microsoft Outlook คุณสามารถใช้ MyAnalytics ซึ่งเป็นแอปเพิ่มประสิทธิภาพพนักงานที่เป็นส่วนหนึ่งของ Office 365 หรือใช้เครื่องมือวิเคราะห์อีเมล Outlook อันดับต้นๆ ของเรา

Gmail ผู้ให้บริการอีเมลที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในโลก ไม่มีวิธีการคำนวณเวลาตอบสนองลูกค้าเป้าหมายในตัว

นั่นเป็นเหตุผลที่เราสร้าง EmailAnalytics

EmailAnalytics เป็นเครื่องมือวิเคราะห์สำหรับบัญชี Gmail ของคุณ คุณสามารถเชื่อมต่อกับบัญชีจำนวนเท่าใดก็ได้ (เพื่อให้คุณสามารถสังเกตทีมขายทั้งหมดของคุณได้ในคราวเดียว) และวัดเมตริกต่างๆ มากมาย รวมถึงเวลาตอบสนองโดยเฉลี่ย

ยิ่งไปกว่านั้น คุณจะสามารถเข้าถึงภาพข้อมูลแบบไดนามิกได้ ดังนั้นคุณจึงสามารถสร้างข้อสรุปเกี่ยวกับข้อมูลได้อย่างสังหรณ์ใจ และค้นพบวิธีใหม่ๆ ในการปรับปรุงวิธีการส่งอีเมลของคุณ

12 วิธีในการคำนวณและปรับปรุงเวลาตอบสนองลูกค้าเป้าหมาย

ตกลง เราได้ให้วิธีที่ดีที่สุดในการคำนวณเวลาตอบสนองลูกค้าเป้าหมาย

จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณไม่พึงพอใจกับผลลัพธ์ที่คุณพบ

จะทำอย่างไรถ้าคุณต้องการย่นระยะเวลาตอบสนองของโอกาสในการขายนั้นให้สั้นลง

ด้านล่างนี้ ฉันกำลังบอกกลยุทธ์ที่ดีที่สุด 12 ประการสำหรับการจัดการการตอบสนองลูกค้าเป้าหมาย และลดเวลาที่พนักงานขายของคุณใช้ในการตอบสนองต่อโอกาสในการขายที่เข้ามาในที่สุด

1. นำความคิดทางวิทยาศาสตร์มาใช้

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการการตอบสนองลูกค้าเป้าหมายคือการนำกรอบความคิดทางวิทยาศาสตร์มาใช้

ทำการทดลองเพื่อทดสอบตัวแปรต่างๆ ศึกษาข้อมูล สร้างข้อสรุป อัปเดตสมมติฐานของคุณ และทำซ้ำ

ในขอบเขตของการจัดการการตอบสนองลูกค้าเป้าหมาย นี่หมายถึงการเปลี่ยนตัวแปร เช่น วิธีการจัดการลูกค้าเป้าหมาย วิธีการฝึกอบรมพนักงานขาย และช่องทางการสื่อสารที่คุณใช้ (และวิธีใช้งาน)

การสังเกตและการปรับปรุงซ้ำๆ ในที่สุดจะนำไปสู่การพัฒนาใหม่

2. สร้างเกณฑ์มาตรฐาน

ต่อไป ทำความคุ้นเคยกับการวัดประสิทธิภาพของคุณ กล่าวอีกนัยหนึ่ง เวลาในการตอบสนองลูกค้าเป้าหมายที่ "ดี" คืออะไร และเป้าหมายของคุณคืออะไร

ลูกค้าประมาณ 41% คาดหวังว่าจะได้รับอีเมลตอบกลับภายใน 6 ชั่วโมงหลังจากส่ง และหลายแบรนด์พยายามตอบกลับอีเมลภายใน 10 นาที

ดูคำแนะนำที่ครอบคลุมเกี่ยวกับเวลาตอบกลับอีเมล ซึ่งรวมถึงการศึกษาอื่นๆ ที่น่าสนใจเกี่ยวกับเวลาตอบกลับอีเมล "ที่ยอมรับได้"

คุณควรยิงเพื่อให้ได้เวลาตอบสนองที่เร็วที่สุดไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น แต่คุณควรตั้งความคาดหวังที่เป็นจริงด้วย

3. ทำทุกอย่างที่ทำได้โดยอัตโนมัติ

ทำงานอัตโนมัติในระบบการจัดการลูกค้าเป้าหมายของคุณให้มากที่สุด ตัวอย่างเช่น เมื่อลูกค้าดาวน์โหลดสมุดปกขาวหรือเลือกรับจดหมายข่าวทางอีเมล คุณสามารถส่งต่อข้อมูลของพวกเขาไปยังสมาชิกในทีมขายของคุณได้โดยอัตโนมัติ

ปรับปรุงเวลาตอบกลับอีเมลของทีมคุณ 42.5% ด้วย EmailAnalytics

• 35-50% ของยอดขายไปที่ผู้ขายที่ตอบสนองเป็นอันดับแรก
• ติดตามผลภายในหนึ่งชั่วโมงเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จ 7x
• ผู้เชี่ยวชาญโดยเฉลี่ยใช้เวลา 50% ของวันทำงาน ไปกับอีเมล

ทดลองใช้ฟรี

ระบบอัตโนมัติช่วยให้คุณไม่ต้องออกแรงด้วยตนเอง ซึ่งมักจะช่วยประหยัดทั้งเวลาและเงิน แต่ที่สำคัญกว่านั้นคือ มันเร่งกระบวนการและทำให้สอดคล้องกันมากขึ้น ดังนั้นคุณจึงมีลีดที่หายไปในการสับเปลี่ยนน้อยลงและผลลัพธ์ที่คาดการณ์ได้มากขึ้น

4. กำหนดลูกค้าเป้าหมายอย่างชาญฉลาด

คุณน่าจะมีระบบบางอย่างที่ทำงานเพื่อ "กองหลัง" นำไปสู่สมาชิกคนอื่นในทีมขายของคุณ

ตัวอย่างเช่น ซอฟต์แวร์การจัดการลีดของคุณอาจส่งต่อรายละเอียดของลีดต่างๆ โดยอัตโนมัติไปยังสมาชิกแต่ละคนในทีมของคุณอย่างต่อเนื่อง โดยกระจายลีดอย่างเท่าเทียมกัน หากมีความไร้ประสิทธิภาพหรือความไม่สอดคล้องกันในระบบนี้ มันจะรบกวนเวลาตอบสนองของลีดโดยเฉลี่ยของคุณโดยสิ้นเชิง – ดังนั้นให้หาข้อบกพร่องและปรับปรุงสิ่งนี้เท่าที่คุณจะทำได้

หลีกเลี่ยงการใช้พนักงานขายมากเกินไปและตั้งเป้าให้มีการกระจายอย่างเท่าเทียมกัน

5. ใช้ช่องทางการสื่อสารหลายช่องทาง

สำหรับบทความนี้ส่วนใหญ่ เราเน้นที่อีเมล อีเมลเป็นแพลตฟอร์มการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด (และเป็นสากลที่สุด) สำหรับธุรกิจ

แต่ช่องทางการสื่อสารอื่นๆ ก็มีข้อดีเช่นกัน หากคุณต้องการเร่งเวลาตอบสนอง ให้ตรวจสอบว่าคุณกำลังข้ามไปยังช่องทางที่เป็นไปได้หลายช่องทาง

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทำให้ลีดติดต่อคุณทางโทรศัพท์หรือโซเชียลมีเดียได้อย่างง่ายดาย

6. จัดลำดับความสำคัญโอกาสในการขาย

คุณให้คะแนนโอกาสในการขายของคุณหรือไม่? คุณต้องรู้ว่าลูกค้าเป้าหมายบางคนมีค่ามากกว่าคนอื่นอย่างชัดเจน

ลีดที่เหมาะกับผู้ชมของคุณอย่างสมบูรณ์แบบ มาจากธุรกิจที่ร่ำรวย และผู้ที่ดูเหมือนจะกระตือรือร้นที่จะซื้อจะมีคุณค่าสำหรับแบรนด์ของคุณมากกว่าผู้นำที่อาจเพิ่งเบื่อหน่าย

ตามหลักการแล้ว คุณจะให้เวลาตอบสนองอย่างรวดเร็วกับลีดทุกคนที่เข้าถึงธุรกิจของคุณ แต่ถ้าถูกบังคับให้เลือก คุณควรจัดลำดับความสำคัญของลีดที่ดีที่สุดและได้คะแนนสูงสุดของคุณ

เอียงกลยุทธ์การจัดการการตอบสนองลูกค้าเป้าหมายของคุณเสมอเพื่อสนับสนุนโอกาสอันมีค่าเหล่านี้

7. ส่งเสริมตัวแทนขายของคุณ

เรามุ่งเน้นที่การปรับปรุงเวลาตอบสนอง ดังนั้นโดยธรรมชาติแล้ว เราต้องมุ่งเน้นไปที่ผู้ตอบของเรา – ทีมตัวแทนขายที่รับผิดชอบในการปิดการขาย เราต้องเพิ่มพลังให้พวกเขา!

โอเค แล้วเราจะทำแบบนั้นได้ยังไง?

เราสามารถมอบเครื่องมือ (และเครื่องมือที่ดีกว่า) ให้กับพนักงานขายในการตอบสนองต่อลูกค้าเป้าหมายรายใหม่ๆ ได้ เราสามารถเพิ่มตารางงานของพนักงานขายของเราได้ เพื่อไม่ให้พวกเขาเป็นภาระกับงานยุ่งจนไม่สามารถตอบกลับอย่างรวดเร็วได้

นอกจากนี้เรายังสามารถช่วยให้พนักงานขายเข้าใจว่างานอื่นๆ มีความสำคัญรองลงมา และพวกเขาสามารถออกจากการประชุมด้านการบริหารได้ หากนั่นหมายถึงการจัดหาลูกค้าใหม่ที่มีศักยภาพ

8. สร้างสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกัน

ด้วยเหตุนี้ การออกแบบและส่งเสริมวัฒนธรรมของบริษัทที่สนับสนุนการทำงานร่วมกันจึงเป็นประโยชน์

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมขายของคุณทุกคนรู้ว่าการทำงานร่วมกันเป็นสิ่งสำคัญสำหรับองค์กรของคุณ และผู้คนจะไม่อายที่จะขอหรือให้ความช่วยเหลือ

วิธีนี้จะช่วยให้ตัวแทนขายของคุณดูแลกันและกันได้ง่ายขึ้น

หากมีผู้นำที่ต้องการคำตอบและตัวแทนที่ได้รับมอบหมายไม่ว่างตลอดทั้งวัน ตัวแทนสามารถส่งต่อไปยังตัวแทนรายอื่นที่มีกำหนดการเปิดกว้างมากขึ้น

9. ตั้งทีมและเป้าหมายส่วนบุคคล

เป้าหมายมีความสำคัญต่อการจูงใจผู้คน การกำหนดทิศทาง และการสนับสนุนผลงานที่ดีที่สุดของผู้คน ใช่แล้ว – ตั้งเป้าหมาย!

เมื่อตั้งเป้าหมาย พยายามตั้งทั้งเป้าหมายระดับบุคคลและเป้าหมายที่เน้นทีมเป็นหลัก เป้าหมายของทีมจะส่งเสริมให้ผู้คนทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดและร่วมมือกันเพื่อบรรลุสิ่งที่ดีกว่าสำหรับองค์กร

เป้าหมายส่วนบุคคลจะทำให้คุณมีโอกาสขยายจุดแข็งและจุดอ่อนของพนักงานแต่ละคน และสร้างสมดุลเพื่อบรรลุผลการปฏิบัติงานของแต่ละบุคคลที่สูงขึ้น

คุณจะต้องใช้ทั้งสองอย่างหากต้องการประสบความสำเร็จ

10. เสนอรางวัล

โดยทั่วไปฉันมีแรงจูงใจในตนเอง ฉันชอบทำทุกอย่างให้ดีที่สุด ไม่ว่าจะเจออะไรก็ตาม แต่หลายคนไม่เป็นแบบนี้ พวกเขาต้องการสิ่งที่จับต้องได้มากกว่านี้เล็กน้อยหากพวกเขาพยายามทำให้ดีที่สุด

นั่นเป็นเหตุผลที่คุณควรเสนอรางวัลและสิ่งจูงใจเพื่อให้ตอบสนองลูกค้าเป้าหมายได้เร็วขึ้น หากตัวแทนสามารถรักษาเวลาตอบสนองโดยเฉลี่ยได้ 5 นาทีอย่างสม่ำเสมอ ให้พิจารณาให้โบนัสเป็นเงินหรือจุดจอดรถพิเศษ

แม้แต่รางวัลเล็กๆ น้อยๆ ก็สามารถช่วยส่งเสริมประสิทธิภาพที่ดีขึ้นได้

11. รวบรวมข้อเสนอแนะ

ใช้เวลารวบรวมคำติชม ทั้งจากลูกค้าและจากตัวแทนขายของคุณ ลูกค้าของคุณพอใจกับเวลาตอบสนองที่คุณให้ (และกับการสื่อสารของคุณโดยรวม) หรือไม่?

ตัวแทนขายของคุณมีแนวคิดว่าพวกเขาจะตอบสนองเร็วขึ้นได้อย่างไร มีบางอย่างในองค์กรของคุณหยุดไม่ให้พวกเขาตอบสนองเร็วขึ้นหรือไม่

นี่คือแนวทาง "ตรงจากปากม้า" และมีคุณค่าอย่างเหลือเชื่อ ใช้ความคิดเห็นและข้อเสนอแนะเหล่านี้อย่างจริงจัง และพิจารณาทำการเปลี่ยนแปลงเชิงรุกในกลยุทธ์การขายของคุณเพื่อรองรับพวกเขา

12. ศึกษาข้อมูลและหาวิธีปรับปรุง

ฉันแสดงให้คุณเห็นถึงวิธีการคำนวณเวลาตอบสนองลูกค้าเป้าหมายโดยเฉลี่ยของคุณ ดังนั้นจงนำความรู้นั้นไปใช้ให้เกิดประโยชน์ ขณะที่คุณกำลังดำเนินการอยู่ ให้ศึกษาเมตริกอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมอีเมลของคุณ รวมถึงจำนวนอีเมลที่ส่งและรับ และความยาวของเธรดโดยเฉลี่ย

แนวคิดในที่นี้คือการหาจุดแข็งและจุดอ่อนที่ใหญ่ที่สุดที่เกี่ยวข้องกับพฤติกรรมการสื่อสารทางอีเมลของคุณและหาวิธีแก้ไข

ตราบใดที่คุณยังคงค้นหาแนวคิดใหม่ ทดลอง และปรับปรุง คุณก็จะก้าวหน้าในที่สุด

หากคุณต้องการคำนวณเวลาตอบสนองลูกค้าเป้าหมายและหาวิธีปรับปรุงให้ดีขึ้น คุณต้องมีเครื่องมืออย่าง EmailAnalytics

ผสานรวมกับ Gmail โดยตรงเพื่อสอนทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับนิสัยของพนักงานขายของคุณ

คุณจะได้เรียนรู้ไม่เพียงแค่เวลาตอบกลับโดยเฉลี่ย แต่ยังรวมถึงอีเมลที่ส่งและรับต่อวัน เวลาและวันที่ยุ่งที่สุดของพวกเขา และตัวชี้วัดอื่นๆ อีกนับสิบ

ดูด้วยตัวคุณเอง! เพียงลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้ฟรีวันนี้และลงมือทำ ไม่มีบัตรเครดิต ไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์