Lean Portfolio Management คืออะไร? คู่มือฉบับย่อ

การมีโครงการมากมายที่ต้องจัดการในพอร์ตโฟลิโออาจเป็นเรื่องที่น่ากังวล คุณต้องวางกลยุทธ์และวางแผนการจัดสรรทรัพยากรเพื่อให้แน่ใจว่าทุกโครงการมีสิ่งที่จำเป็นเมื่อต้องการ มีหลายวิธีในการทำเช่นนี้และหนึ่งในนั้นคือการจัดการพอร์ตโฟลิโอแบบลีน

ขั้นแรกให้กำหนดการจัดการพอร์ตการลงทุนแบบลีนแล้วเจาะลึกวิธีการทำงาน สิ่งนี้จะช่วยให้คุณทราบว่าเป็นกลยุทธ์ที่เหมาะสมในการดำเนินการจัดการพอร์ตโฟลิโอของคุณหรือไม่ นอกจากนี้ เราจะอธิบายด้วยว่าควรใช้การจัดการพอร์ตการลงทุนแบบลีนเมื่อใด และซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยคุณจัดการพอร์ตการลงทุนของคุณได้ดีขึ้นได้อย่างไร

Lean Portfolio Management คืออะไร?

การจัดการพอร์ตโฟลิโอแบบลีนเป็นกระบวนการที่กลยุทธ์สอดคล้องกับการดำเนินการโดยใช้แนวทางแบบลีนและการดำเนินงานและการกำกับดูแลพอร์ตโฟลิโอที่คล่องตัว การจัดการโครงการแบบ Lean เป็นส่วนหนึ่งของวิธีการที่คล่องตัวซึ่งมีจุดมุ่งหมายเพื่อเพิ่มมูลค่าของลูกค้าโดยการกำจัดของเสียจากโครงการ

ทีมผู้นำระดับสูงจะใช้หลักการแบบลีนในการจัดการพอร์ตโฟลิโอ ทีมจัดการพอร์ตโฟลิโอเรียนรู้เกี่ยวกับกลยุทธ์ระดับองค์กรและวิธีดำเนินการตามกลยุทธ์นั้นโดยการจัดสรรงบประมาณ ในการทำเช่นนั้น พอร์ตการลงทุนจะได้รับการจัดการตลอดวงจรชีวิตการลงทุนผ่านการพัฒนาที่คล่องตัวและกลยุทธ์ทางธุรกิจ

การจัดการผลงานแบบลีนทำได้โดยใช้หลักการห้าประการของลีน หลักการเหล่านี้คือการนิยามคุณค่า การแมปสายธารแห่งคุณค่า การสร้างกระแส การสร้างแรงดึง และการแสวงหาความสมบูรณ์แบบ พวกเขากำหนดกรอบการทำงานสำหรับการสร้างองค์กรที่มีประสิทธิภาพสำหรับโครงการทั้งหมดในพอร์ตโฟลิโอ ผู้จัดการพอร์ตโฟลิโอสามารถค้นหาความไร้ประสิทธิภาพและนำออกเพื่อเพิ่มมูลค่าและลดต้นทุน

แน่นอนคุณต้องค้นหาความไร้ประสิทธิภาพเหล่านั้นก่อน ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการพอร์ตโฟลิโอออนไลน์ที่ให้ข้อมูลตามเวลาจริงเพื่อให้ตัดสินใจได้ดีขึ้นเมื่อจัดการพอร์ตโฟลิโอ เรามีเครื่องมือการจัดการพอร์ตโฟลิโอแบบลีน เช่น แดชบอร์ดพอร์ตโฟลิโอแบบสดที่รวบรวมหกเมตริกทั่วทั้งพอร์ตโฟลิโอ เพื่อให้ได้มุมมองระดับสูงของประสิทธิภาพและความคืบหน้า ไม่จำเป็นต้องมีการตั้งค่า เราพร้อมเมื่อคุณพร้อม เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี

หลักการลีน 5 ประการคืออะไร?

เราได้กล่าวถึงหลักการแบบลีนทั้ง 5 ประการแล้ว แต่เมื่อเห็นว่าหลักการเหล่านี้มีความสำคัญต่อการจัดการพอร์ตโฟลิโอแบบลีนเพียงใด จึงสมควรได้รับการอธิบายเล็กน้อย

1. ค่า

สิ่งนี้ถูกกำหนดโดยความต้องการของลูกค้าจากพอร์ตโฟลิโอ สิ่งที่ต้องคำนึงถึงคือไทม์ไลน์สำหรับการผลิตและการส่งมอบผลิตภัณฑ์ ราคา และข้อกำหนดหรือความคาดหวังที่จะตอบสนอง

2. การทำแผนที่สายธารแห่งคุณค่า

คุณค่าคือเป้าหมายสุดท้าย และตอนนี้คุณต้องแมปสายธารคุณค่าซึ่งรวมถึงขั้นตอนและกระบวนการทั้งหมดที่กำหนดความสำเร็จสำหรับพอร์ตโฟลิโอ ซึ่งหมายถึงทุกอย่างตั้งแต่วัตถุดิบจนถึงการส่งมอบผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย ประเด็นคือการระบุสิ่งที่ไม่สร้างมูลค่าและกำจัดของเสียนั้น

3. การสร้างโฟลว์

ขั้นแรก คุณต้องค้นหาและนำของเสียออกจากสายธารแห่งคุณค่าของคุณ จากนั้นคุณต้องแน่ใจว่าขั้นตอนนั้นไหลลื่น ไม่ควรมีการหยุดชะงัก ความล่าช้า หรือปัญหาคอขวด การดำเนินการนี้อาจเป็นเรื่องยากเมื่อต้องรับมือกับทีมข้ามสายงาน แต่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานหากคุณทำสำเร็จ

4. สร้างการดึง

โฟลว์จะส่งคุณค่าให้กับลูกค้าได้เร็วขึ้น ซึ่งหมายความว่าลูกค้าสามารถดึงสินค้าได้ในเวลาน้อยกว่าที่เคยได้รับ สิ่งนี้ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการกักตุนวัสดุ และเพิ่มความคล่องตัวให้กับสินค้าคงคลังของคุณ ช่วยประหยัดเงินสำหรับทั้งผู้ผลิตและลูกค้า

5. การแสวงหาความสมบูรณ์แบบ

ความสมบูรณ์แบบเป็นเป้าหมายที่ไม่สามารถบรรลุได้ แต่การแสวงหาความสมบูรณ์แบบนั้นช่วยลดของเสียและมอบคุณค่าที่มากขึ้นให้กับลูกค้า นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องการให้ความคิดแบบลีนเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมองค์กรของคุณ ทุกคนที่ทำงานให้กับคุณควรมีส่วนร่วมในการจัดการพอร์ตโฟลิโอแบบลีนประเภทนี้ เมื่อคุณมาถึงขั้นตอนนี้ คุณจะกลับมาที่จุดเริ่มต้นเมื่อลีนไม่มีวันหยุด

เมื่อใดควรใช้การจัดการพอร์ตโฟลิโอแบบลีน

การจัดการพอร์ตโฟลิโอแบบ Lean จะใช้ตลอดวงจรชีวิตของพอร์ตโฟลิโอของคุณ ใช้ในระหว่างการจัดการพอร์ตโฟลิโอเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการทั้งหมดจะเป็นไปตามผลลัพธ์เชิงกลยุทธ์ทางธุรกิจของคุณ ในขณะที่ปรับปรุงการตัดสินใจลงทุน

ที่สำคัญกว่านั้นคือใครใช้การจัดการพอร์ตโฟลิโอแบบลีนและเครื่องมือการจัดการพอร์ตโฟลิโอแบบลีนเพื่อจัดการพอร์ตโฟลิโอ เหล่านี้คือบุคคลระดับสูงในองค์กร ตัวอย่างเช่น ผู้นำในการบริหารมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการนำไปปฏิบัติอย่างมีประสิทธิภาพ พวกเขาสร้างวัฒนธรรมของบริษัทและช่วยให้องค์กรแบบลีนเติบโตภายใต้สภาพอากาศเช่นนั้น นอกจากนี้ยังเป็นผู้นำด้วยตัวอย่าง

ผู้เล่นหลักของ Lean Portfolio Management

แน่นอนว่าผู้จัดการและหัวหน้างานก็มีส่วนร่วมด้วย พวกเขาจะนำผลกระทบของการคิดแบบลีนมาใช้ในแต่ละวัน เนื่องจากพวกเขามีหน้าที่รับผิดชอบในการปรับใช้เทคนิคแบบลีนและใช้เครื่องมือการจัดการพอร์ตโฟลิโอแบบลีน ผู้จัดการและหัวหน้างานกำลังฝึกสอนทีมที่กำลังดำเนินงานในโครงการในพอร์ตโฟลิโอ ซึ่งควรจะทำงานในลักษณะลีน

หากคุณมีผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่องในบริษัทของคุณ พวกเขาก็เป็นกุญแจสำคัญในการทำให้การจัดการพอร์ตโฟลิโอแบบลีนทำงานได้ พวกเขาเป็นทรัพยากรที่มีค่าที่ทีมควรได้รับ แม้แต่พนักงานแนวหน้า ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ลูกค้า ซัพพลายเออร์ และพนักงานจัดซื้อจัดจ้าง ล้วนต้องมีส่วนร่วมกับการจัดการพอร์ตโฟลิโอแบบลีนเพื่อลดของเสียและเพิ่มมูลค่าให้กับลูกค้า

ขั้นตอนการจัดการผลงานแบบลีน

เพื่อให้การจัดการผลงานแบบลีนมีประสิทธิภาพ จะต้องดำเนินการทั่วทั้งองค์กร ออกแบบมาเพื่อปรับปรุงทุกแผนกในทุกระดับของมูลค่าเชิงกลยุทธ์แบบองค์รวม เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น ขอแนะนำให้ปฏิบัติตามขั้นตอนการจัดการพอร์ตโฟลิโอแบบลีนแปดขั้นตอนเหล่านี้

กำหนดหัวข้อเชิงกลยุทธ์

เริ่มต้นด้วยการหาธีมที่สะท้อนถึงลำดับความสำคัญเชิงกลยุทธ์ของคุณโดยการกำหนดกลยุทธ์ เปลี่ยนให้เป็นการลงทุน และกำหนดเป้าหมายให้กับพวกเขา สิ่งเหล่านี้ควรสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ของพอร์ตโฟลิโอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสร้างวัตถุประสงค์และเมตริกที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนเพื่อวัดประสิทธิภาพ การใช้แผนงานช่วยให้เห็นพอร์ตโฟลิโอในโครงการต่างๆ และความสัมพันธ์ระหว่างกัน แผนงานยังทำหน้าที่เป็นช่องทางการสื่อสารสำหรับทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

กองทุน จัดการ และจัดสรรสายธารแห่งคุณค่า

สายธารคุณค่าคือกิจกรรมที่กำหนดกลยุทธ์และวัตถุประสงค์ของคุณเพื่อส่งมอบคุณค่าให้กับลูกค้าและธุรกิจของคุณ กล่าวอีกนัยหนึ่งคือการจัดการลงทุนให้สอดคล้องกับผลตอบแทน ที่นี่ คุณจะวางแผนจากระดับบนลงล่างงบประมาณของคุณ ประเมินเงินทุนที่คุณต้องการด้วยการวางแผนการจัดการต้นทุน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบต้นทุนตามแผนเทียบกับต้นทุนจริงของคุณเพื่อให้เป็นไปตามแผนและจัดสรรใหม่ตามความจำเป็น

จัดการความต้องการ

ความต้องการ ไม่ว่าจะเป็นการดำเนินการหรือจากคำขอของลูกค้า ควรได้รับการจัดลำดับความสำคัญเทียบกับลำดับความสำคัญเชิงกลยุทธ์ของคุณและดำเนินการหลังจากทบทวนต้นทุนและผลประโยชน์โดยประมาณที่คาดไว้ สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานในสายธารแห่งคุณค่าและปรับเปลี่ยนการทำงานตามความต้องการ

ใช้การวางแผนที่ต่อเนื่องและปรับเปลี่ยนได้พร้อมโรดแมป

แผนไม่ได้ถูกสกัดด้วยหิน ในการจัดการพอร์ตโฟลิโอแบบลีน เราต้องทบทวนและปรับให้เข้ากับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องเพื่อรักษามูลค่าและกำจัดความสูญเปล่า แผนงานโครงการเป็นเครื่องมือที่มีค่าในกระบวนการนี้ เนื่องจากช่วยผู้จัดการพอร์ตโฟลิโอโดยให้ภาพรวมแก่พวกเขา ซึ่งพวกเขาสามารถจัดสรรทรัพยากรใหม่อย่างมีกลยุทธ์เพื่อรักษามูลค่าในขณะที่กำจัดความสูญเปล่า ลองใช้เทมเพลตแผนงานของเราเพื่อเริ่มต้น

รับของคุณฟรี

เทมเพลตแผนงาน

ใช้เทมเพลต Roadmap ฟรีนี้สำหรับ Excel เพื่อจัดการโครงการของคุณให้ดียิ่งขึ้น

ดาวน์โหลดไฟล์เอ็กเซล

เพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากร

ใช้ความจุทรัพยากรที่มีอยู่ของคุณให้เต็มที่และยังคงมีความยืดหยุ่น เพื่อให้คุณสามารถจัดสรรใหม่เมื่อคุณปรับแผน สิ่งนี้ต้องการการประมาณการทรัพยากรที่แม่นยำ การจัดการทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญและควรเป็นส่วนหนึ่งของเครื่องมือการจัดการพอร์ตการลงทุนแบบลีนที่คุณใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากรของคุณ

สนับสนุนการจัดส่งและการรายงานอย่างต่อเนื่อง

การส่งมอบอย่างต่อเนื่องเป็นหลักการพัฒนาที่คล่องตัวซึ่งมักจะรวมอยู่ในการจัดการพอร์ตโฟลิโอแบบลีนซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของสายธารแห่งคุณค่า ในการทำเช่นนี้ ผู้จัดการพอร์ตโฟลิโอต้องการข้อมูลแบบเรียลไทม์เพื่อทำการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นเกี่ยวกับการสร้างมูลค่าและต้นทุน

ควบคุมผลลัพธ์ทางธุรกิจ

ติดตามวัตถุประสงค์ของคุณด้วยเมตริกที่กำหนดและตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) เพื่อกำหนดผลต่างในแผนของคุณ และกำหนดตัวเลือกในการแก้ไขและดำเนินการปรับเปลี่ยนเพื่อลดการหยุดชะงักที่จะส่งผลกระทบต่อสายธารคุณค่าของคุณ สิ่งนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดและบรรลุวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ของคุณ

ดำเนินการตามธรรมาภิบาลแบบลีน

การกำกับดูแลแบบลีนจะดูแลและตัดสินใจเกี่ยวกับการคาดการณ์และการจัดทำงบประมาณ การวัดประสิทธิภาพของพอร์ตโฟลิโอ และประสานงานการปฏิบัติตามอย่างต่อเนื่อง ด้วยวิธีนี้ ขั้นตอนที่คุณดำเนินการเพื่อใช้การจัดการพอร์ตโฟลิโอแบบลีนจะได้รับการตรวจสอบและปรับปรุงอยู่เสมอ เพื่อปรับปรุงมูลค่าและกำจัดความสูญเปล่า

ผู้จัดการโครงการและการจัดการผลงานแบบลีน

การใช้เครื่องมือการจัดการพอร์ตโฟลิโอแบบลีน เช่น ProjectManager เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการดำเนินการและจัดการพอร์ตโฟลิโอแบบลีนของคุณให้ประสบความสำเร็จ ซอฟต์แวร์ของเราใช้ระบบคลาวด์ หมายความว่าคุณจะได้รับข้อมูลแบบเรียลไทม์เพื่อการตัดสินใจที่ดีขึ้น เรามีมุมมองโครงการที่หลากหลาย เช่น แผนภูมิแกนต์ บอร์ดคัมบัง รายการงาน ปฏิทิน และอื่นๆ เพื่อให้ทุกแผนกสามารถใช้เครื่องมือที่ต้องการได้ มุมมองทั้งหมดอัปเดตตามเวลาจริงเพื่อให้มีแหล่งที่มาของความจริง

ดำเนินการให้สอดคล้องกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ตามแผนงาน

การจัดการพอร์ตโฟลิโอแบบ Lean ขึ้นอยู่กับความสามารถในการดูโครงการทั้งหมดของคุณในที่เดียว คุณต้องสังเกตว่ามันสัมพันธ์กันอย่างไร ต้องการอะไร เมื่อไหร่ มุมมองแผนงานพอร์ตโฟลิโอของเราแสดงทุกโครงการในพอร์ตโฟลิโอของคุณในไทม์ไลน์ของแผนภูมิ Gantt คุณเห็นวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดในพอร์ตโฟลิโอของคุณ เพื่อช่วยให้คุณจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น แผนงานสามารถปรับแต่งและกรองเพื่อแสดงสิ่งที่คุณต้องดูเพื่อให้แน่ใจว่าคุณบรรลุวัตถุประสงค์

รักษาภาระงานของทีมของคุณให้สมดุล

เพื่อกำจัดของเสียและเพิ่มมูลค่าให้กับลูกค้า คุณต้องเพิ่มกำลังคนของคุณโดยไม่จัดสรรมากเกินไปและเผาทิ้ง เครื่องมือการจัดการทรัพยากรของเราช่วยให้คุณเห็นความพร้อมของทีม รวมถึงวันหยุดทั่วโลก แต่ยังดูแลปริมาณงานของพวกเขาในพอร์ตโฟลิโอของคุณ แผนภูมิปริมาณงานที่มีรหัสสีทำให้ง่ายต่อการดูว่าใครจัดสรรเกินและใครจัดสรรน้อยไป ระหว่างลาพักร้อนหรือได้รับมอบหมายงาน คุณสามารถจัดสรรใหม่ได้โดยตรงจากมุมมองแผนภูมิเพื่อสร้างสมดุลให้กับปริมาณงานและทำให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

คุณยังสามารถปรับแต่งรายงานและรับสถานะพอร์ตโฟลิโอที่สร้างขึ้นด้วยการกดแป้นพิมพ์เพียงไม่กี่ครั้ง มีรายงานอื่นๆ ด้วย เช่น แผ่นเวลา ปริมาณงาน ผลต่าง และอื่นๆ รายงานทั้งหมดสามารถกรองเพื่อดูเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการ จากนั้นจึงแชร์ในรูปแบบต่างๆ กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณได้อย่างง่ายดาย เพื่อให้พวกเขาอัปเดตอยู่เสมอ

เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง

ProjectManager ไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือการจัดการพอร์ตโฟลิโอแบบลีนเท่านั้น แต่ยังเป็นศูนย์กลางการจัดการโครงการชั้นนำทางออนไลน์อีกด้วย เราเผยแพร่บล็อกหลายบล็อกทุกสัปดาห์และมีวิดีโอแนะนำ คำแนะนำ และเทมเพลตฟรีสำหรับ Excel และ Word ที่คุณสามารถดาวน์โหลดเพื่อช่วยในการจัดการพอร์ตโฟลิโอของคุณ นี่เป็นเพียงเนื้อหาบางส่วนของเราที่เกี่ยวข้องกับการจัดการพอร์ตโฟลิโอ

• หลักการลีน 5 ประการ: คำจำกัดความและวิธีการใช้
• การผลิตแบบลีนคืออะไร?
• คู่มือขั้นสูงสำหรับสำนักงานบริหารโครงการ (PMO)
• คู่มือขั้นสูงสำหรับการจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการ
• ซอฟต์แวร์การจัดการผลงานโครงการ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยดำเนินการจัดการพอร์ตโฟลิโอแบบลีน ซอฟต์แวร์ที่ยืดหยุ่นของเราสามารถทำงานได้ในสภาพแวดล้อมที่คล่องตัว วิธีการแบบดั้งเดิม เช่น Waterfall หรือแบบผสมผสานสำหรับทีมข้ามสายงาน ใช้คุณสมบัติการจัดการงาน ทรัพยากร และความเสี่ยงเพื่อให้โครงการ พอร์ตโฟลิโอ หรือโปรแกรมของคุณเป็นไปตามแผน เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี