เรียนรู้การใช้เว็บบุ๊กและทำงานให้เสร็จมากขึ้น: 5 สูตรการทำงานอัตโนมัติ

ฮาร์วีย์ แมคเคย์ นักธุรกิจ นักเขียน และคอลัมนิสต์เคยกล่าวไว้ว่า "เวลามีอิสระ แต่มันประเมินค่าไม่ได้" พลังของวิธีที่เราใช้ในแต่ละนาทีของวันมีศักยภาพที่จะเปลี่ยนแปลงชีวิตของเรา แม้กระทั่งเปลี่ยนโลก ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะทำงานหรือเป็นเจ้าของธุรกิจ การควบคุมเวลาของคุณจะนำไปสู่ประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่สูงขึ้น

เวลามีอิสระแต่ไม่มีค่า

แล้วคุณใช้เวลาในแต่ละวันอย่างไร? เราทุกคนต่างมีช่วงเวลาที่เราติดอยู่กับการทำบางสิ่งที่พรสวรรค์ของเราไม่เหมาะที่สุด (เช่น การทำความสะอาดตู้เย็นในห้องนอน) และฝันถึงโครงการที่ยากจะเข้าใจเหล่านั้นที่เราอยากจัดการถ้าเรามีเวลามากขึ้น ท้ายที่สุด เวลาคือเงิน ดังนั้นการนำวิธีการต่างๆ มาใช้เพื่อประหยัดเวลาจึงเป็นแนวทางที่มั่นคงในการขยายธุรกิจของเรา

ด้วยตารางงานที่แน่นหนา การค้นหาเวลาสำหรับตัวเราเองจึงเป็นเรื่องยาก เราจึงอยู่ท่ามกลางแอปและแกดเจ็ตที่ช่วยประหยัดเวลาได้มากมาย วิธีหนึ่งที่เทคโนโลยีช่วยให้เราประหยัดเวลาได้ก็คือการทำงานเล็กๆ น้อยๆ ซ้ำๆ ให้เป็นอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น อีเมลอัตโนมัติช่วยให้เราติดต่อกับลูกค้าอยู่เสมอ แจ้งให้พวกเขาทราบเกี่ยวกับโปรโมชั่น การแจกของรางวัล การอัปเดตฟีเจอร์ หรือแม้แต่การตอบกลับอย่างรวดเร็วเมื่อมีข้อกังวลหรือคำถาม

สิ่งที่คุณอาจไม่รู้ก็คือมีมหาสมุทรของความเป็นไปได้ในการบูรณาการ และคุณไม่จำเป็นต้องเป็นผู้ดูแลระบบเว็บหรือวิศวกรซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์เพื่อตั้งค่า ต้องขอบคุณแอปพลิเคชันการรวม เช่น Zapier การตั้งค่าการผสานรวมแบบกำหนดเองนั้นพร้อมให้บริการแก่คนจำนวนมาก

ในบทความนี้ ฉันจะแสดงสูตรการผสานรวมห้าสูตรที่จะเชื่อมต่อแบบฟอร์ม ShortStack กับแอปพลิเคชันต่างๆ ที่คุณอาจใช้อยู่แล้วทุกวัน Zapier ทำงานโดยตรงกับ webhook ของ ShortStack ดังนั้น หากทั้ง 5 แอปนี้ไม่มีอยู่ใน wheelhouse ของคุณ ก็มีแอปให้เลือกมากกว่าพันรายการ

เว็บฮุคคืออะไร?

Webhook ดูเหมือนจะเป็นศัพท์เทคนิคที่น่ากลัว แต่ฉันรับรองกับคุณ คุณก็กลายเป็นผู้เชี่ยวชาญเว็บบุ๊กได้เช่นกัน Webhooks ถูกกำหนดให้เป็น "การเรียกกลับ HTTP ที่ผู้ใช้กำหนด" แต่วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำความเข้าใจว่าเว็บฮุคคืออะไร คือการเข้าใจว่ามันทำงานอย่างไร เว็บฮุคถูกทริกเกอร์โดยเหตุการณ์ ซึ่งในขณะนั้น จะส่งข้อมูลไปยังแอปพลิเคชันอื่น แค่นั้นแหละ!

Webhooks ถูกกำหนดให้เป็น "การเรียกกลับ HTTP ที่ผู้ใช้กำหนด"

ตัวอย่างง่ายๆ ของเว็บฮุคคือระหว่างแบบฟอร์มการสมัครกับบริการการตลาดผ่านอีเมลของคุณ เช่น MailChimp เว็บฮุคสามารถตั้งค่าให้ส่งข้อมูลที่ส่งมาในแบบฟอร์มได้ เช่น ชื่อ ที่อยู่อีเมล และไม่ว่าพวกเขาต้องการสมัครรับข้อมูลหรือไม่ก็ตาม ไปยังรายชื่ออีเมลของคุณโดยตรง (ตราบใดที่พวกเขาเลือกสมัครรับรายการของคุณ) อย่างที่คุณเห็น การผสานการทำงานแบบอัตโนมัติช่วยให้คุณไม่ต้องออกแรงด้วยตนเองในการส่งออกข้อมูล กรองข้อมูล จากนั้นนำเข้าไปยังแอปอื่น

วิธีผสานรวมแอปพลิเคชันกับเว็บฮุค ShortStack โดยใช้ Zapier

ขั้นแรก ใน ShortStack ให้สร้างแคมเปญที่มีแบบฟอร์มการสมัคร หากคุณเพิ่งเริ่มใช้ ShortStack คู่มือเริ่มต้นใช้งานนี้จะแสดงให้คุณเห็นถึงขั้นตอนการดำเนินการ คุณจะต้องเผยแพร่แคมเปญของคุณก่อนจึงจะสามารถตั้งค่าเว็บฮุคได้

เมื่อคุณมีแคมเปญสดพร้อมแบบฟอร์มการสมัคร วิดีโอด้านบนจะแนะนำคุณเกี่ยวกับการตั้งค่า zap โดยใช้เว็บฮุค ShortStack และแอปของบุคคลที่สามอื่น แอพในวิดีโอนี้คือ VerticalResponse แต่ขั้นตอนแรก — การตั้งค่าเว็บฮุคใน ShortStack และจับตะขอใน Zapier — จะเหมือนกันสำหรับสูตรการรวมทั้งหมดในบทความนี้หรือสำหรับสิ่งที่คุณต้องการตั้งค่า ด้วยตัวคุณเอง.

5 สูตรการทำงานอัตโนมัติที่คุณสามารถใช้ได้ในธุรกิจของคุณ

ส่งผลงานประกวดหรือแจกของรางวัลไปที่ Slack

Slack คือเครื่องมือส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีที่เปลี่ยนวิธีการทำงานให้เสร็จลุล่วง Slack ครองตลาดแอพส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีด้วยเหตุผลที่ดี – มันรวมเข้ากับแอปพลิเคชั่นจำนวนมากได้อย่างง่ายดาย มีเครื่องมือสำหรับการจัดระเบียบและดึงข้อมูลอย่างรวดเร็ว

สำหรับการผสานรวมนี้ Slack จะให้วิธีง่ายๆ แก่คุณในการติดตามรายการประกวดหรือรายการแบบฟอร์มประเภทใดก็ได้โดยไม่ต้องลงชื่อเข้าใช้แอป ShortStack ซึ่งจะมีลักษณะดังนี้:

เมื่อตั้งค่า zap ของคุณ ให้เลือก Slack คุณมีตัวเลือกมากมายสำหรับวิธีที่คุณต้องการให้ส่งข้อมูลรายการของคุณ คุณสามารถส่งข้อมูลไปยังแชนเนลได้อย่างหย่อนคล้อย — นี่เป็นสิ่งที่ดีถ้าจำเป็นต้องมีการทำงานร่วมกันเป็นทีม หรือคุณสามารถส่งข้อมูลถึงคุณโดยตรงผ่าน Slackbot ที่เป็นมิตรของคุณ

เมื่อตั้งค่าเทมเพลตสำหรับการรวม Slack คุณจะสามารถเลือกฟิลด์ของฟอร์มที่คุณต้องการรวมไว้ในข้อความ Slack อย่างที่คุณเห็นที่นี่ ฉันได้เลือกฟิลด์ชื่อเต็มและฟิลด์แบบกำหนดเอง 2 ที่จะส่งถึงฉันผ่าน Slackbot

Slack ให้ตัวเลือกการปรับแต่งที่สนุกจริงๆ แก่คุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถปรับแต่งบอทที่ส่งรายการได้ ฉันไม่สามารถนึกถึงแอปพลิเคชันที่ใช้งานได้จริงสำหรับสิ่งนี้นอกเหนือจากการสร้างความประทับใจให้เพื่อนร่วมงานของคุณ แต่เดี๋ยวก่อน! ขอให้สนุกกับมัน

และเช่นเคย ทดสอบการปะทะของคุณ!

รวบรวมลูกค้าเป้าหมายและโอกาสในการขายใน Pipedrive

Pipedrive เป็นแอปพลิเคชันการจัดการลูกค้าที่เรียบง่าย ซึ่งช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูลผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าและมอบหมายงานในขั้นตอนต่อไปเพื่อให้วงล้อของการขายเคลื่อนไหวได้

เมื่อเพิ่มปริมาณการเข้าชมเว็บไซต์ของคุณ ให้รวบรวมข้อมูลลูกค้าเป้าหมายที่ผ่านการรับรองในแบบฟอร์มการป้อนข้อมูลที่ฝังไว้ จากนั้นส่งข้อมูลผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าและทำให้การมอบหมายงานเป็นแบบอัตโนมัติ เพื่อให้ทีมขายของคุณสามารถก้าวไปอีกขั้นในการเปลี่ยนผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า

ต่อไปนี้คือตัวอย่างโอกาสในการขายที่ส่งแบบฟอร์มการสมัคร

ด้วยการผสานรวมประเภทนี้ โอกาสในการขายจะถูกเพิ่มโดยตรงไปยัง Pipedrive โดยมีการมอบหมายให้ทีมขายติดตามผล นี่คือสิ่งที่จะดูเหมือนใน Pipedrive เมื่อได้รับ

เมื่อตั้งค่า zap ของคุณ ตัวเลือกของคุณจะตรงไปตรงมามาก เมื่อรวบรวมผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า คุณจะต้องเลือก "สร้างบุคคล"

การทำแผนที่ฟิลด์สำหรับการรวมระบบของคุณนั้นค่อนข้างตรงไปตรงมาด้วย Pipedrive อย่างที่คุณเห็น แพลตฟอร์มจะจัดระเบียบข้อมูลติดต่อพื้นฐาน รวมทั้งมอบหมายผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าใหม่ให้กับสมาชิกในทีมของคุณ คุณจะสามารถจัดเก็บข้อมูลฟิลด์ที่กำหนดเองได้เช่นกัน

อย่าลืมทดสอบ Zap ของคุณ!

รวบรวมข้อมูลผู้ลงทะเบียนและผู้เข้าร่วมสำหรับการสัมมนาผ่านเว็บด้วย GoToMeeting

GoToMeeting เป็นแอปพลิเคชั่นการสัมมนาผ่านเว็บที่ใช้กันอย่างแพร่หลายพร้อมเสียงระฆังและเสียงนกหวีดที่คุณต้องการพูดคุยกับคนกลุ่มใหญ่ด้วยวิธีการทางดิจิทัล การสัมมนาผ่านเว็บเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้ธุรกิจของคุณเติบโต – ไม่ว่าจะเป็นการช่วยให้ผู้ใช้ซอฟต์แวร์ของคุณประสบความสำเร็จมากขึ้น เพื่อช่วยคุณขายผลิตภัณฑ์ของคุณ หรือเพียงเพื่อดึงดูดความสนใจในบริการหรือหลักสูตรออนไลน์เชิงลึก ใช้แบบฟอร์มการสมัครเพื่อรวบรวมข้อมูลผู้ลงทะเบียนสำหรับการสัมมนาผ่านเว็บของคุณ เพื่อให้คุณทราบข้อมูลเพิ่มเติมเล็กน้อยเกี่ยวกับผู้ชมที่คุณจะพูดด้วย

เนื่องจากการสัมมนาผ่านเว็บของฉันถูกสร้างขึ้นแล้ว ฉันจะเลือก “สร้างผู้ลงทะเบียน” สำหรับการทำงานอัตโนมัตินี้

ขั้นต่อไป เมื่อทำแผนที่ฟิลด์ของคุณ ให้ตัดสินใจว่าคุณต้องการใช้ข้อมูลใดในการลงทะเบียนผู้เข้าร่วม

อย่าลืมทดสอบการปะทะของคุณ!

ดึงแนวคิดโครงการหรือความคิดเห็นของลูกค้าโดยตรงไปยังระบบการจัดการงานอย่างอาสนะ

อาสนะช่วยให้เกียร์หมุนอยู่ในเครื่องจักรที่ทำงานที่มีการหล่อลื่นอย่างดี ทุกอย่างสามารถกำหนดและจัดการได้ภายในอาสนะ ตั้งแต่โปรเจ็กต์ภาพรวมไปจนถึงงานย่อยที่ประกอบเป็นโปรเจ็กต์เหล่านั้น คุณไม่จำเป็นต้องสงสัยว่า "พวกเขากำลังทำอะไรอยู่" ด้วยความโปร่งใสที่นำเสนอโดยแอปการจัดการงานนี้

คุณเคยได้ยินความคิดดีๆ แล้วคิดว่า "ฉันต้องจดไว้!" ทันใดนั้น ความฟุ้งซ่านอื่นก็เข้ามาสกัดกั้น และความคิดที่ดีก็จะหายไปตลอดกาล ด้วยการผสานรวมกับ Asana คุณสามารถรวบรวมกระแสความคิดนั้นลงในโครงการได้ จากนั้น โครงการสามารถแบ่งตามงานและมอบหมายได้ โว้ว! ไม่มีความคิดที่สูญหายอีกต่อไป

แนวคิดโครงการสามารถรวบรวมได้จากพนักงานภายในของคุณ แต่ยังสามารถรวบรวมเป็นข้อเสนอแนะจากลูกค้าของคุณได้ ไม่ว่าแบบฟอร์มการสมัครของคุณเป็นแบบภายในหรือแบบเปิดเผยต่อสาธารณะ ต่อไปนี้คือวิธีตั้งค่าการผสานรวมกับ Asana

เนื่องจากเราจะรวบรวมแนวคิดใหม่ๆ จากพนักงานหรือลูกค้าของเรา ให้เลือก "สร้างโครงการ"

เมื่อจับคู่ฟิลด์จากแบบฟอร์มของคุณกับอาสนะ คุณจะต้องจำการตั้งค่าอาสนะปัจจุบันของคุณ สำหรับการผสานรวมนี้ โปรเจ็กต์ใหม่จะถูกมอบหมายให้กับทีมเฉพาะ นอกจากนี้ เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการให้ข้อมูลในช่องแบบฟอร์ม ฉันกำลังเพิ่มชื่อ คำอธิบายโครงการ และรูปภาพ (หากมีการส่ง) ในโครงการใหม่ ในส่วนหมายเหตุ ฉันกำลังเพิ่มวันที่และเวลาที่ส่งแนวคิดนี้

เตือน! ทดสอบการปะทะของคุณ!

การทำงานอัตโนมัติแบบไม่มีเว็บฮุค

ด้วย ShortStack มีหลายวิธีที่คุณสามารถทำให้ธุรกิจของคุณเป็นแบบอัตโนมัติโดยไม่ต้องยุ่งยากกับเว็บฮุค

สร้างคำร้องขอความช่วยเหลือและการสนับสนุนใน Zendesk

ไม่ว่าคุณจะอยู่ในธุรกิจประเภทใด หากคุณมีทีมพนักงานที่ได้รับมอบหมายให้ช่วยเหลือลูกค้า ลูกค้าที่ให้การสนับสนุนลูกค้าอย่าง Zendesk ก็เป็นสิ่งที่ต้องมี Zendesk ช่วยคุณจัดระเบียบคำขอความช่วยเหลือใหม่และติดตามการสื่อสารก่อนหน้านี้

ข้อดีอย่างหนึ่งของการใช้ Zendesk เพื่อรวบรวมคำขอรับการสนับสนุน กล่าวคือ บัญชีอีเมลคือ หลายคนสามารถช่วยจัดการคำขอจากอินเทอร์เฟซเดียวกันได้ เมื่อใช้อีเมล คนๆ หนึ่งจะได้รับคำขอ และอาจไม่ได้ดูคอมพิวเตอร์เสมอไป

ในกรณีการใช้งานนี้ จะใช้แบบฟอร์มเพื่อตรวจสอบลูกค้าใหม่ เพื่อดูว่าประสบการณ์ของพวกเขาเป็นอย่างไรบ้าง และสอบถามว่าพวกเขาต้องการความช่วยเหลือหรือไม่

ในการดำเนินการนี้ ให้สร้างแบบฟอร์มรายการที่แสดงภายในแอพหรือร้านค้าออนไลน์ของคุณ รวบรวมข้อมูลการเริ่มต้นใช้งานจากลูกค้าของคุณ เมื่อคุณเพิ่มที่อยู่อีเมลสนับสนุนของคุณลงใน Form Designer ของ ShortStack ข้อมูลนั้นจะถูกส่งตรงไปยัง Zendesk ซึ่งเจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนที่ผ่านการฝึกอบรมของคุณสามารถระบุได้

ตั้งค่าระบบอีเมลอัตโนมัติภายใน ShortStack

ข้อดีอย่างหนึ่งของการใช้ ShortStack ควบคู่ไปกับแอปของบริษัทอื่นคือรายการต่างๆ จะถูกจัดเก็บไว้ในบัญชี ShortStack ของคุณ รวมทั้งภายในแอปที่คุณผสานการทำงานด้วย นอกจากนี้ ShortStack ยังมีระบบอีเมลอัตโนมัติจำนวนมากที่ทำให้การรวบรวมรายการและการติดตามอีเมลเป็นกระบวนการที่ราบรื่นและราบรื่น ดังนั้น ด้วยรายการที่คุณรวบรวมไว้ในแบบฟอร์มการสมัครของคุณ ให้ตั้งค่าอีเมลตอบกลับอัตโนมัติ (เรียกใช้ทันทีหลังจากป้อนแบบฟอร์ม) อีเมลติดตามผล (ส่งตามจำนวนวันที่ระบุหลังจากรวบรวมรายการ) หรืออีเมลตามกำหนดการ (ส่งตามวันและเวลาที่กำหนด ไม่ว่าจะรวบรวมรายการเมื่อใด)

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าแคมเปญอีเมลที่ประสบความสำเร็จด้วย ShortStack ในบทความนี้

—

ครั้งต่อไปที่คุณสามารถลอกตัวเองออกจากงานที่ไม่ได้ให้บริการกับธุรกิจของคุณได้ ใช้เวลาสักครู่เพื่อเรียกดูข้อเสนอการผสานรวมแอปที่ไม่มีที่สิ้นสุดของ Zapier ท้ายที่สุด การลงทุนเพียงเล็กน้อยในการตั้งค่าระบบอัตโนมัติอาจคุ้มค่าในระยะยาว ในการเริ่มระบบ ระบบอัตโนมัติสามารถช่วยให้คุณเชื่อมต่อได้ดีขึ้น (กับลูกค้าและพนักงาน) และจัดระเบียบได้