วิธีการเขียนแผนปฏิบัติการ (รวมตัวอย่าง)

แผนปฏิบัติการคืออะไร?

ในการจัดการโครงการ แผนปฏิบัติการคือเอกสารที่แสดงรายการขั้นตอนการดำเนินการที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการ ดังนั้น แผนปฏิบัติการจะอธิบายว่าทรัพยากรใดที่คุณต้องการเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย สร้างไทม์ไลน์สำหรับงานหรือรายการดำเนินการ และกำหนดว่าสมาชิกในทีมคนใดที่คุณจะต้องทำทั้งหมด เราจะกำหนดเป้าหมายของโครงการ วัตถุประสงค์ของโครงการ รายการดำเนินการ และขั้นตอนการดำเนินการในภายหลังในคู่มือนี้

แผนปฏิบัติการจัดทำเอกสารการดำเนินการตามแผนโครงการ กล่าวคือ เป็นรายการโดยละเอียดของงานที่ต้องทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของโครงการ รวมทั้งขั้นตอนการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับการเริ่มต้นโครงการจนจบ แผนปฏิบัติการคล้ายกับแผนการดำเนินโครงการและมีประโยชน์มากในระหว่างขั้นตอนการวางแผนโครงการและการดำเนินการโครงการ

ไม่เพียงแต่คุณจะทราบขั้นตอนการดำเนินการและไทม์ไลน์เท่านั้น แต่คุณยังกำหนดได้ว่าจะรวมกลุ่มใครเพื่อให้ทีมโครงการของคุณทำงานเหล่านี้

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตแผนปฏิบัติการฟรี

วิธีการเขียนแผนปฏิบัติการสำหรับการบริหารโครงการใน 10 ขั้นตอน

ประโยชน์ของแผนปฏิบัติการนั้นง่ายมาก ตอนนี้คุณได้สรุปขั้นตอนการดำเนินการและทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของโครงการที่คุณระบุไว้ เมื่อรวบรวมทั้งหมดนี้ไว้ในเอกสารการจัดการโครงการฉบับเดียว คุณจะวางแผนวิธีดำเนินการตามแผนโครงการได้สำเร็จมากขึ้น

ผู้คนมักถูกครอบงำโดยศัพท์แสงในการจัดการโครงการเมื่อต้องวางแผนโครงการ แต่คำว่า การกระทำ ที่ทุกคนเข้าใจได้ พื้นฐานในการจัดทำแผนปฏิบัติการร่วมกันสำหรับโครงการใดๆ ตามขั้นตอนพื้นฐานการวางแผนโครงการสี่เหล่านี้:

1. กำหนดเป้าหมายโครงการของคุณ

เป้าหมายของโครงการและวัตถุประสงค์ของโครงการมีความแตกต่างกัน เป้าหมายของโครงการหมายถึงเป้าหมายระดับสูงที่โครงการจะบรรลุ โดยทั่วไปจะสอดคล้องกับการวางแผนเชิงกลยุทธ์และวัตถุประสงค์ทางธุรกิจขององค์กร

2. กำหนดวัตถุประสงค์โครงการของคุณ

วัตถุประสงค์ของโครงการมีความเฉพาะเจาะจงมากกว่าเป้าหมายของโครงการ วัตถุประสงค์ของโครงการหมายถึงผลงานและเหตุการณ์สำคัญที่ต้องทำให้สำเร็จเพื่อให้บรรลุเป้าหมายโครงการของคุณ

3. กำหนดขั้นตอนการดำเนินการ

ขั้นตอนการดำเนินการคือกลุ่มของงานที่เกี่ยวข้องหรือรายการดำเนินการที่ต้องดำเนินการเพื่อสร้างผลงานที่ส่งมอบของโครงการ

4. ระบุและจัดลำดับความสำคัญของรายการการดำเนินการ

รายการดำเนินการเป็นงานเล็กๆ แต่ละรายการที่ประกอบเป็นขั้นตอนการดำเนินการที่ระบุไว้ในแผนปฏิบัติการของคุณ ขั้นแรก คุณต้องระบุการขึ้นต่อกันของงาน จากนั้นกำหนดรายการการดำเนินการเหล่านั้นเป็นระดับความสำคัญเพื่อให้ดำเนินการตามลำดับ

5. กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ

เมื่อคุณได้แบ่งงานที่จำเป็นเพื่อให้แผนปฏิบัติการของคุณสำเร็จ คุณจะต้องมอบหมายรายการดำเนินการให้กับสมาชิกในทีมโครงการของคุณและกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของพวกเขา

6. จัดสรรทรัพยากร

เช่นเดียวกับแผนโครงการของคุณ แผนปฏิบัติการของคุณมีความต้องการทรัพยากร การระบุขั้นตอนการดำเนินการและรายการดำเนินการจะช่วยให้คุณเข้าใจว่าทรัพยากรใดบ้างที่จำเป็นสำหรับแต่ละงานและจัดสรรตามนั้น

7. ตั้งเป้าหมายที่ชาญฉลาด

แผนปฏิบัติการของคุณต้องได้รับการตรวจสอบและควบคุมเพื่อวัดประสิทธิภาพ นั่นเป็นเหตุผลสำคัญที่คุณจะต้องตั้งเป้าหมาย SMART สำหรับรายการการดำเนินการ ขั้นตอนการดำเนินการ และวัตถุประสงค์ของโครงการของคุณ เป้าหมาย SMART หมายถึงเฉพาะ วัดได้ บรรลุได้ เกี่ยวข้องและทันเวลา

8. กำหนดเส้นเวลาสำหรับแผนปฏิบัติการของคุณ

ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณจะต้องพยายามอย่างเต็มที่เพื่อประเมินว่าจะใช้เวลานานแค่ไหนในการดำเนินรายการดำเนินการและขั้นตอนการดำเนินการให้เสร็จสิ้น เมื่อคุณทำเช่นนั้น คุณจะมีไทม์ไลน์ คุณสามารถใช้เทคนิคการจัดการโครงการ เช่น แผนภูมิ PERT หรือวิธีเส้นทางวิกฤติเพื่อประเมินระยะเวลาของแผนปฏิบัติการโครงการได้ดียิ่งขึ้น

9. เขียนเทมเพลตแผนปฏิบัติการ

สร้างหรือใช้เทมเพลตแผนปฏิบัติการอย่างง่ายเพื่อรวบรวมงาน กำหนดเวลา และงานที่มอบหมาย นี่คือที่ที่ทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับงานดำเนินไปในแผนปฏิบัติการโครงการของคุณ ดังนั้นคุณจึงมีที่สำหรับข้อมูลสำคัญทั้งหมดนี้

การเขียนเทมเพลตแผนปฏิบัติการเป็นความคิดที่ดี เพราะคุณจะต้องใช้รูปแบบนั้นตลอดทั้งโครงการ นั่นเป็นเหตุผลที่เราได้สร้างเทมเพลตแผนปฏิบัติการฟรีที่คุณสามารถดาวน์โหลดได้

10. ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ

ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการเพื่อให้คุณมีงานทำ ProjectManager มีคุณสมบัติการวางแผนโครงการที่ช่วยคุณตรวจสอบและรายงานความคืบหน้าและประสิทธิภาพของโครงการ รับมุมมองระดับสูงของแผนปฏิบัติการด้วยแดชบอร์ดสดของเรา เราไม่ให้คุณตั้งค่าแดชบอร์ดต่างจากเครื่องมืออื่นๆ

พร้อมสำหรับการใช้งานทันทีที่คุณเปิดเครื่องมือการวางแผนโครงการของเรา ยิ่งไปกว่านั้น เราคำนวณเมตริกต่างๆ เช่น ความแปรปรวนของโครงการ ปริมาณงาน และอื่นๆ แสดงในแผนภูมิและกราฟที่อ่านง่าย แบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้ข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับขั้นตอนการดำเนินการเมื่อใดก็ได้ที่ต้องการ ฟังดูเข้าท่า? ลองใช้เครื่องมือของเราฟรีโดยทดลองใช้งาน 30 วันนี้

เคล็ดลับในการเขียนแผนปฏิบัติการ

เมื่อคุณมีแผนปฏิบัติการแล้ว คุณจะทำงานร่วมกับแผนดังกล่าวเพื่อดำเนินโครงการที่ประสบความสำเร็จอย่างไร ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการที่จะช่วยคุณในการดำเนินการตามแผนปฏิบัติการของคุณ:

• มุ่งเน้นไปที่ลำดับความสำคัญและสิ่งที่ครบกำหนดในขณะนี้เมื่อระบุขั้นตอนการดำเนินการและกำหนดไทม์ไลน์ของแผนปฏิบัติการ
• ทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้นขั้นตอนการดำเนินการเสร็จสมบูรณ์แล้ว
• ให้สมาชิกในทีมของคุณทำงานบนแพลตฟอร์มการจัดการโครงการเดียว
• ตั้งค่าการแจ้งเตือน
• อภิปรายงานที่ค้างอยู่หรืองานล่าสุด

ตัวอย่างแผนปฏิบัติการ

ทำตามตัวอย่างนี้เพื่อดูว่าโดยทั่วไปแล้วแผนปฏิบัติการจะวางอย่างไรโดยใช้ซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการ

งาน

ProjectManager สามารถช่วยคุณสร้างแผนปฏิบัติการและดำเนินการได้ รวบรวมงานขั้นตอนการดำเนินการทั้งหมดของคุณในมุมมองรายการของเรา ซึ่งทำมากกว่าแอปรายการสิ่งที่ต้องทำที่มีน้ำหนักเบา แตกต่างจากพวกเขา เราสามารถจัดลำดับความสำคัญของรายการการดำเนินการ ปรับแต่งแท็ก และแสดงเปอร์เซ็นต์ที่เสร็จสมบูรณ์สำหรับแต่ละงาน ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ของเราให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์แก่คุณเพื่อช่วยคุณสร้างแผนปฏิบัติการและปฏิบัติตามแผน

หมายเหตุ ขั้นตอนและการมอบหมาย

สิ่งสำคัญคือต้องจดบันทึกทุกขั้นตอนของไทม์ไลน์ของโครงการเพื่อให้ทราบว่าขั้นตอนการดำเนินการและงานใดที่จะเกิดขึ้น และเมื่อใด คุณจะต้องกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบเพื่อให้แน่ใจว่างานดำเนินไปอย่างถูกต้อง

ติดตามความคืบหน้า

เมื่อคุณเริ่มโครงการ คุณจะต้องจัดทำแผนภูมิความคืบหน้าของงานที่ทำอยู่ สิ่งนี้นำเราไปสู่ไทม์ไลน์ ซึ่งคุณจะมีวันที่เริ่มต้นและวันครบกำหนดสำหรับงานแต่ละงานของคุณ รวมถึงระยะเวลาที่คุณวางแผนว่าจะใช้เวลา ดังนั้นคุณสามารถใช้สิ่งนี้เป็นพื้นฐานและให้แน่ใจว่าคุณยังคงอยู่ ตามเป้าหมาย คุณสามารถสร้างไทม์ไลน์โครงการของคุณบนแผนภูมิแกนต์

หมายเหตุทรัพยากร

สุดท้าย แผนปฏิบัติการของคุณจะแสดงรายการทรัพยากร ใครเป็นผู้รับผิดชอบงานใดและวัสดุใดบ้างที่เกี่ยวข้อง? ค่าใช้จ่ายเหล่านั้นคืออะไร? คุณควรมีส่วนในแผนปฏิบัติการสำหรับบันทึกย่อที่ไม่จัดอยู่ในหมวดหมู่อื่นๆ ProjectManager มีคุณลักษณะการจัดการทรัพยากรที่ช่วยให้คุณสามารถจัดสรรทรัพยากรสำหรับแต่ละขั้นตอนการดำเนินการและงานของแผนปฏิบัติการของคุณได้

จัดการโครงการของคุณด้วยแผนปฏิบัติการ

การทำแผนร่วมกันเป็นเพียงส่วนแรกของการจัดการโครงการ จำไว้ว่าไม่ใช่สิ่งที่ต้องเขียนและทิ้ง แต่เป็นเอกสารที่มีชีวิตที่ควรติดตามคุณตลอดวงจรชีวิตของโครงการ Jennifer Bridges, PMP, เสนอเคล็ดลับเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเขียนแผนปฏิบัติการในวิดีโอด้านล่าง

นี่คือภาพหน้าจอสำหรับการอ้างอิงของคุณ:

ProjectManager สามารถช่วยแผนปฏิบัติการของคุณได้อย่างไร

หากคุณต้องการจัดทำแผนปฏิบัติการและดำเนินการตามแผนโดยดำเนินการ ตรวจสอบ และรายงานเกี่ยวกับโครงการ คุณจะต้องการ ProjectManager ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ของเราสามารถนำเข้าแผนปฏิบัติการของคุณลงในแผนภูมิแกนต์ออนไลน์ได้ ตอนนี้คุณสามารถจัดระเบียบงาน เชื่อมโยงการขึ้นต่อกัน และกำหนดเหตุการณ์สำคัญได้ มากกว่านั้น คุณสามารถกรองหาเส้นทางวิกฤติได้ เมื่อคุณจัดกำหนดการเสร็จแล้ว ให้ตั้งค่าพื้นฐาน วิธีนี้ช่วยให้คุณเห็นความคืบหน้าที่วางแผนไว้และความคืบหน้าจริงของโครงการได้เสมอเพื่อช่วยให้คุณติดตามได้ ลองใช้เครื่องมือของเราได้ฟรีวันนี้

จากที่นั่น คุณสามารถมอบหมายงานและมอบแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันให้กับทีมเพื่อแสดงความคิดเห็นและแบ่งปันเอกสารที่เกี่ยวข้อง งานที่เกี่ยวข้องกันสามารถเชื่อมโยงได้เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวด และเมื่อสิ่งต่างๆ เปลี่ยนไป คุณก็สามารถแก้ไขกำหนดการได้อย่างง่ายดายเพียงแค่ลากและวางวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด