วิธีจัดการโครงการเฉพาะกิจและคำขอเฉพาะกิจ

โครงการไม่ค่อยเป็นไปตามแผนที่วางไว้ มีความเป็นไปได้เสมอที่จะได้รับข้อมูลใหม่ การอัปเดตโครงการหรือผลิตภัณฑ์ บทวิจารณ์ หรือคำขอในนาทีสุดท้ายจำนวนเท่าใดก็ได้ คุณจัดการกับคำขอเฉพาะกิจเหล่านี้อย่างไร

เฉพาะกิจหมายความว่ามีความเฉพาะเจาะจง—บางสิ่งที่จะไม่ทำซ้ำ โครงการเฉพาะกิจและคำขอเฉพาะกิจจะเกิดขึ้นในการจัดการโครงการ และคุณจำเป็นต้องรู้วิธีจัดการกับสิ่งเหล่านี้

โครงการ Ad-Hoc คืออะไร?

โครงการเฉพาะกิจคือโครงการที่เกิดขึ้นโดยไม่คาดคิด ซึ่งมักจะเป็นการตอบสนองต่อปัญหา โปรเจ็กต์มักจะถูกกำหนดไว้ล่วงหน้าเกือบทุกครั้ง แต่โปรเจ็กต์เฉพาะกิจจะผุดขึ้นตามทีมโดยไม่มีเวลาสำหรับการวางแผนล่วงหน้าใดๆ

นั่นเป็นหนึ่งในสิ่งที่ทำให้โครงการเฉพาะกิจแตกต่างจากโครงการดั้งเดิมในการจัดการโครงการ อีกประการหนึ่งคือโครงการเฉพาะกิจมักจะมีการตอบสนองอย่างรวดเร็ว โครงการเฉพาะกิจยังมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายเดียว (หรือกลุ่มคน) และมีแนวโน้มที่จะใช้ทรัพยากรน้อยลง รวมถึงสมาชิกในทีม

โดยสรุป โครงการเฉพาะกิจคือเมื่อมีบางอย่างเกิดขึ้นซึ่งต้องการการตอบสนองทันที เช่นเดียวกับโครงการอื่นๆ มีเวลาจำกัดในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น แต่กรอบเวลามักจะแน่นแฟ้นเสมอ

วิธีจัดการโครงการเฉพาะกิจ: 5 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

เนื่องจากโครงการเฉพาะกิจดูเหมือนจะมาจากไหนก็ไม่รู้ มักไม่ได้รับความสนใจว่าโครงการที่ตั้งใจไว้มากกว่าจะได้รับ อย่างไรก็ตาม คุณยังต้องติดตามและรายงานความคืบหน้าเพื่อให้เป็นไปตามการริเริ่มเชิงกลยุทธ์ของคุณ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดประการหนึ่งสำหรับการจัดการโครงการเฉพาะกิจคือการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่ให้คุณวางแผน กำหนดเวลา และติดตามโครงการของคุณแบบเรียลไทม์ ตรวจสอบทรัพยากรและเวลาของทีมของคุณด้วยแดชบอร์ดสด ไม่จำเป็นต้องตั้งค่าใดๆ ProjectManager รวบรวมและคำนวณข้อมูล จากนั้นแสดงเวลา ต้นทุน ความแปรปรวน และอื่นๆ เหมือนกับรายงานสถานะทันทีสำหรับโครงการเฉพาะกิจของคุณ ลองใช้ ProjectManager ฟรีวันนี้

1. อย่าละเลยความเสี่ยง

มันง่ายที่จะหักมุมเมื่อเวลามีความสำคัญ โครงการเฉพาะกิจมักจะมีเทปสีแดงน้อยกว่า แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณควรเพิกเฉยต่อการประเมินความเสี่ยง การวิเคราะห์ทางการเงินใดๆ จะบอกคุณว่าความเสี่ยงสามารถทำลายโครงการได้ แม้ว่าคุณจะไม่มีเวลาสำหรับแผนการจัดการความเสี่ยงเต็มรูปแบบ แต่คุณต้องจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงที่มีโอกาสเป็นไปได้และอาจส่งผลกระทบในทางลบต่อโครงการ

2. ยืดหยุ่นได้

ไม่ว่าคุณจะใช้วิธีการใดกับโครงการของคุณ คุณจะไม่มีเวลาสำหรับการวางแผนขั้นสูงของโครงสร้างน้ำตก แนวทางโครงการที่คล่องตัวเหมาะกับโครงการเฉพาะกิจมากกว่า พวกมันเป็นแบบวนซ้ำมากกว่า ช่วยให้คุณหมุนได้อย่างรวดเร็วตามต้องการ และมักจะทำงานกับกลุ่มที่เล็กกว่าในการวิ่งระยะสั้นขนาดเล็ก

ที่เกี่ยวข้อง: Agile vs Waterfall และการเพิ่มขึ้นของโครงการไฮบริด

3. คุณยังต้องการแผน

ไม่มีเวลาเพียงพอที่จะดำเนินการตรวจสอบวิเคราะห์สถานะทั้งหมด เช่น การประเมินต้นทุน ซึ่งจะทำให้โครงการแบบดั้งเดิมเริ่มต้นขึ้น แต่แม้แต่โครงการเฉพาะกิจก็ต้องการทิศทาง การไม่มีแผนหรือร้องขอการจัดการเพื่อจัดการทรัพยากรของคุณ กำหนดเวลาและจัดลำดับความสำคัญและมอบหมายงานจะส่งผลย้อนกลับและสร้างไทม์ไลน์ที่ยาวกว่าที่คุณสามารถจ่ายได้

4. สร้างมาตรฐานการของาน

มีหลายวิธีในการเร่งความเร็วเวิร์กโฟลว์ เช่น อีเมล ข้อความ ข้อความเสียง หรือการแลกเปลี่ยนด่วนต่อหน้า วิธีการเหล่านี้อาจรู้สึกราวกับว่ากำลังเร่งกระบวนการ แต่ในความเป็นจริง มันสร้างปัญหา สร้างเวิร์กโฟลว์ที่เป็นไปตามรูปแบบที่ตั้งไว้ซึ่งทุกคนสามารถรวมศูนย์ เข้าถึงได้โดยทุกคน จัดลำดับความสำคัญ หรือแม้แต่แสดงความคิดเห็นเพื่อส่งเสริมการทำงานร่วมกัน

5. อำนวยความสะดวกความโปร่งใส

ทุกคนในทีมโครงการควรมองเห็นทุกแง่มุมของโครงการ ซึ่งหมายถึงการอัปเดตและการเปลี่ยนแปลงใดๆ ต้องมีแหล่งความจริงศูนย์กลางที่ช่วยให้ทีมแบบไฮบริด ทัศนวิสัยที่พวกเขาต้องการ ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ห่างไกล ในแผนกต่าง ๆ หรือใช้เครื่องมือต่าง ๆ

เครื่องมือสำหรับการจัดการโครงการเฉพาะกิจ

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมีคุณสมบัติที่ช่วยให้คุณควบคุมโครงการและโครงการเฉพาะกิจได้ คุณสามารถใช้มันเพื่อรวมทีมและมอบหมายงานให้กับพวกเขา โดยมีกำหนดเวลา คำอธิบาย และลำดับความสำคัญ สิ่งนี้ช่วยให้คุณได้ลูกบอลกลิ้งอย่างรวดเร็วและรวดเร็วในทีมของคุณ

ทีมต้องการเครื่องมือในการทำงานร่วมกันเพื่อให้พวกเขาสามารถสื่อสารและทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น ซึ่งอาจเป็นส่วนหนึ่งของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการหรือแอปแชทและส่งข้อความที่เชื่อมต่อทีมได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ใด

สุดท้าย คุณต้องมีเครื่องมือที่สร้างรายงาน ทั้งเพื่อจัดการโครงการและแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบความคืบหน้าเกี่ยวกับความคืบหน้า รายงานเหล่านี้ควรสามารถกรองข้อมูลเพื่อให้คุณสามารถส่งรายละเอียดที่ผู้จัดการโครงการต้องการรวมถึงรายงานทั่วไปสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ยิ่งแบ่งปันรายงานเหล่านี้ได้ง่ายกว่า ก็ยิ่งดี

คำขอเฉพาะกิจคืออะไร?

คำขอเฉพาะกิจหรืองานเฉพาะกิจคือคำขอที่ไม่ได้วางแผนไว้ โครงการเฉพาะกิจเป็นโครงการที่ใหญ่กว่า แต่คำจำกัดความก็เหมือนกัน พวกเขาอยู่นอกขอบเขตโครงการ

อีกวิธีหนึ่งในการดูคำขอเฉพาะกิจคือการหยุดชะงักและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีม พวกเขาดึงคุณออกจากโครงการและอาจทำให้เกิดความล่าช้าและเสียเงิน สถานการณ์ที่แย่ที่สุด: คำขอเฉพาะกิจอาจทำให้โครงการตกรางและนำไปสู่ความล้มเหลวได้

คำขอเฉพาะกิจสามารถเป็นอะไรก็ได้จากการประชุมที่เรียกในนาทีสุดท้าย ดึงคุณออกจากงานตามกำหนดเวลา อาจเป็นงานเอกสาร มอบหมายอีกครั้งในนาทีสุดท้าย หรืองานที่ได้รับมอบหมายใหม่ แม้แต่การตอบอีเมลก็อาจอยู่ภายใต้คำขอเฉพาะกิจ อะไรก็ตามที่คุณไม่รู้ว่ากำลังมาซึ่งจะพาคุณออกจากงานหลักของคุณคือคำขอเฉพาะกิจ

วิธีจัดการคำขอเฉพาะกิจ: 5 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

เช่นเดียวกับที่คุณจะจัดการโครงการเฉพาะกิจ คำขอเฉพาะกิจสามารถควบคุมได้ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

การมีเครื่องมือการจัดการงานจะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญ ทำงานร่วมกัน ตรวจสอบและรายงานความคืบหน้าของคำขอเฉพาะกิจของคุณ ต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรคำนึงถึงเมื่อจัดการคำขอเฉพาะกิจ

1. แผน

ใช่แผน แม้ว่าคุณจะไม่สามารถวางแผนสำหรับบางสิ่งที่คุณไม่รู้ว่าจะเกิดขึ้น แต่คุณสามารถตั้งค่าเบาะรองนั่งให้เพียงพอในแต่ละวันเพื่อให้คุณตอบสนองต่อคำขอเฉพาะกิจได้โดยไม่ส่งผลเสียต่อกำหนดการของคุณ ใช้โครงสร้างการแบ่งงานเพื่อแมปคำขอเฉพาะกิจ

หากคุณอนุญาตให้ใช้แนวทางการจัดการโครงการที่คล่องตัวในการทำงานของคุณ วิธีนี้จะช่วยให้มีความยืดหยุ่นมากขึ้น คุณจึงเปลี่ยนงานจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่งได้โดยรู้วิธีจัดลำดับความสำคัญของงานนั้นและคงการสื่อสารร่วมกันกับส่วนที่เหลือในทีมของคุณ การจัดการงานเฉพาะกิจในระบบเฉพาะกิจเป็นวิธีหนึ่งในการติดตาม

2. กรองคำขอเฉพาะกิจ

จะมีคำขอเฉพาะกิจอยู่เสมอและบางคำขอต้องได้รับการจัดการทันที คำขออื่นๆ อาจรอและอาจมีบางอย่างที่คุณมองข้ามไป แต่บางครั้งมันก็มาพร้อมกับความถี่ที่ดีและสามารถครอบงำได้

หัวหน้าทีมควรเป็นคนตรงประเด็นสำหรับคำขอเฉพาะกิจทั้งหมดเพื่อให้ทีมจดจ่อกับงานของตน จากนั้นหัวหน้าทีมสามารถจัดลำดับความสำคัญของคำขอเฉพาะกิจและมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมที่มีความสามารถที่จะทำได้

3. มีกระบวนการ

คุณต้องมีกระบวนการสำหรับงานที่วางแผนไว้ และคุณต้องการกระบวนการสำหรับคำขอเฉพาะกิจด้วย เพียงเพราะเป็นคำขอเฉพาะกิจไม่ได้หมายความว่าจะไม่สามารถอยู่ในระบบและติดตามได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำขอเฉพาะกิจทั้งหมดอยู่ในเครื่องมือการจัดการงานที่คุณใช้อยู่

คำขอเหล่านี้ควรส่งในเครื่องมือด้วย แต่บางครั้งก็ไม่เป็นเช่นนั้น ไม่ว่าจะเกิดขึ้นที่ไหน คำขอเฉพาะกิจต้องอยู่ในเครื่องมือเพื่อให้สามารถจัดการได้

4. ติดตามความคืบหน้า

หากไม่มีเครื่องมือในการติดตามความก้าวหน้าของคุณ แสดงว่าคุณตาบอด คุณต้องจัดการคำขอเฉพาะกิจ ซึ่งหมายถึงการรู้ปริมาณงานของทีมของคุณในแบบเรียลไทม์ เพื่อให้คุณสามารถกำหนดคำขอเฉพาะกิจ แล้วติดตามความคืบหน้าของงานได้

ดังนั้น คุณต้องการทำงานกับเครื่องมือบนคลาวด์ที่ให้ข้อมูลสดแก่คุณ เพื่อให้คุณรู้ว่างานและทีมอยู่ที่ไหนในตอนนี้ ไม่ใช่เมื่อวาน

5. จัดสรรทรัพยากร

ความสามารถในการจัดการทรัพยากรเฉพาะกิจต้องใช้เครื่องมือการจัดการทรัพยากรที่ช่วยให้คุณสามารถจัดสรรทรัพยากรใหม่ได้ตามความจำเป็นเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงโดยไม่ส่งผลกระทบต่องานอื่นๆ ที่กำลังดำเนินการอยู่

บางครั้งนั่นอาจหมายถึงการขอสมาชิกในทีมเพิ่มเติมเพื่อจัดการคำขอเฉพาะกิจ การมีเครื่องมือการจัดการทรัพยากรที่สามารถแสดงการจัดสรรปัจจุบันของทีมของคุณจะช่วยให้คุณขายเคสได้ดีขึ้น

ProjectManager ช่วยโปรเจ็กต์เฉพาะกิจอย่างไร

ProjectManager เป็นเครื่องมือจัดการงานบนคลาวด์ที่ยืดหยุ่นเพียงพอที่จะจัดการโครงการเฉพาะกิจ การแจ้งเตือนอัตโนมัติทางอีเมลและในเครื่องมือสร้างมาตรฐานให้กับกระบวนการขอเฉพาะกิจ จากนั้นทีมสามารถมอบหมายและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์กับผู้จัดการความโปร่งใสและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่จำเป็นในการติดตามความพยายามของพวกเขา

รับคำขอใหม่บนกระดาน Kanban

คุณสามารถเพิ่มคำขอเฉพาะกิจลงในบอร์ดคัมบังเพื่อให้สามารถรวมเข้ากับเวิร์กโฟลว์ที่ใหญ่ขึ้นได้ ผู้จัดการสามารถกำหนดลำดับความสำคัญ เพิ่มคำอธิบาย และมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม จากนั้นทีมสามารถจัดการงานในมือและวางแผนการวิ่งร่วมกันโดยแสดงความคิดเห็นที่ระดับงาน ในขณะเดียวกัน ผู้จัดการโครงการมีความโปร่งใสในกระบวนการ และสามารถเห็นปัญหาคอขวดในอนาคต และจัดสรรทรัพยากรใหม่เพื่อแก้ไขปัญหา

จัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ

เพื่อที่จะทราบว่าใครในทีมมีความสามารถที่จะทำตามคำขอเฉพาะกิจ ProjectManager มีคุณสมบัติการจัดการทรัพยากรแบบเรียลไทม์ เช่น แผนภูมิปริมาณงาน แผนภูมิปริมาณงานมีรหัสสีเพื่อให้ง่ายต่อการดูว่าใครมีงานมอบหมายมากเกินไปหรือน้อยเกินไป ผู้จัดการโครงการสามารถสร้างสมดุลของปริมาณงานและทำการมอบหมายที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น

สร้างรายงานความก้าวหน้าสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ส่งคำขอเฉพาะกิจจะต้องการทราบว่างานเป็นอย่างไร นั่นคือที่มาของคุณสมบัติการรายงานของ ProjectManager สร้างความแปรปรวน แผ่นเวลา และรายงานอื่นๆ ด้วยคลิกเดียว รายงานทั้งหมดสามารถกรองเพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการแชร์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแล้วส่งต่อเป็น PDF หรือพิมพ์ออกมา

ProjectManager ออกแบบมาเพื่อจัดการโครงการทุกประเภท รวมถึงโครงการเฉพาะกิจ ไม่ว่าทีมของคุณจะอยู่ภายใต้หลังคาเดียวกันหรือกระจายออกไป ด้วยไทม์ชีทที่ปลอดภัย คุณจะทราบสถานะการทำงานของทีมในงานของพวกเขาเสมอ โดยไม่คำนึงถึงสถานที่หรือแผนกในองค์กร การมีการควบคุมและการมองเห็นแบบนี้ช่วยป้องกันไม่ให้คำขอเฉพาะกิจลดประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งจัดการงานและเชื่อมต่อทีมไฮบริด มีความยืดหยุ่นในการจัดการคำขอเฉพาะกิจ และคุณและทีมของคุณทำงานอย่างมีประสิทธิผล เข้าร่วมกับผู้คนนับหมื่นที่ใช้ซอฟต์แวร์ของเราในองค์กรตั้งแต่ NASA ไปจนถึง Nestles และ Siemens ทดลองใช้ ProjectManager วันนี้ ฟรี!