ระบบสารสนเทศคืออะไร? ระบบการจัดการข้อมูล

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการคืออะไร?

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS) คือชุดของซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ ข้อมูล หรือกระบวนการที่ช่วยในการรวบรวม จัดระเบียบ วิเคราะห์ และแจกจ่ายข้อมูล กล่าวง่ายๆ ก็คือ MIS ช่วยรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆ รวบรวม และนำเสนอไปยังเครื่องวิเคราะห์

โดยทั่วไป MIS จะรวมข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ ซึ่งอาจรวมถึงระบบการวางแผนทรัพยากรขององค์กร (ERP) แพลตฟอร์มการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ตลอดจนโซลูชันการจัดการห่วงโซ่อุปทาน (SCM) ระบบเหล่านี้ให้ภาพรวมที่ครอบคลุมเกี่ยวกับประสิทธิภาพของการดำเนินงานขององค์กร

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการมีหลายประเภท หากต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติม โปรดอ่านบทความนี้เกี่ยวกับประเภทของ MIS

ระบบ MIS ต่างๆ สามารถมีบทบาทสำคัญในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ ปรับกระบวนการทางธุรกิจต่างๆ ที่ใช้ในองค์กรให้เหมาะสม และยังขับเคลื่อนความสำเร็จขององค์กรอีกด้วย หากคุณเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรและเป็นสมาชิกอาวุโสขององค์กร คุณจะได้รับการสนับสนุนมากมายหากคุณใช้ MIS

เหตุใดระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS) จึงมีความสำคัญ

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการมีประโยชน์หลายประการ มี 7 รายการที่อธิบายไว้ด้านล่าง

1. การตัดสินใจด้วยข้อมูล : MIS ช่วยให้องค์กรรวบรวมข้อมูลได้ทันท่วงทีและแม่นยำ ซึ่งจะช่วยในการตัดสินใจด้วยข้อมูล
2. การดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพ : MIS ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานเนื่องจากปรับปรุงกระบวนการและทำให้งานประจำเป็นแบบอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังช่วยลดต้นทุนและเพิ่มผลผลิต
3. การสื่อสารที่ดีขึ้น : เนื่องจาก MIS ช่วยผู้มีอำนาจตัดสินใจ จึงช่วยส่งเสริมการสื่อสารที่ดีขึ้นในองค์กร
4. ตรวจสอบประสิทธิภาพ : MIS ช่วยตรวจสอบประสิทธิภาพผ่าน KPI และเมตริกการวัดอื่นๆ
5. การวางแผนเชิงกลยุทธ์และการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ : MIS ช่วยองค์กรในการวางแผนเชิงกลยุทธ์และการตัดสินใจ เนื่องจากทำให้มองเห็นภาพรวมของทั้งองค์กรและการดำเนินงานทั้งหมด
6. การบริหารความเสี่ยง : ผู้มีอำนาจตัดสินใจสามารถระบุความเสี่ยงล่วงหน้าได้เมื่อเขามี MIS อยู่ในมือ ความเสี่ยงเหล่านี้อาจเกิดขึ้นจากภายนอกหรือภายในองค์กร
7. ความได้เปรียบทางการแข่งขัน : องค์กรที่มี MIS ที่มีรายละเอียดมีความได้เปรียบในการแข่งขันเหนือองค์กรอื่นที่ไม่มี MIS

หน้าที่ของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

มี 5 หน้าที่ที่แตกต่างกันที่ดำเนินการโดยระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ เหล่านี้คือ

• การรวบรวมข้อมูล : MIS รวบรวมข้อมูลจากแหล่งภายในและแหล่งภายนอกต่างๆ สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงแนวโน้มของตลาด การโต้ตอบกับลูกค้าภายในและข้อมูลลูกค้า รายงานการขาย รายงานทางการเงิน และอื่นๆ ให้ภาพรวมโดยรวมของสภาพแวดล้อมและการดำเนินงานขององค์กร
• การประมวลผลข้อมูล : MIS ช่วยให้ธุรกิจประมวลผลข้อมูลและสารสนเทศจำนวนมาก โดยระบุแนวโน้ม รูปแบบ และความผิดปกติต่างๆ ข้อมูลจะถูกแปลงเป็นข้อมูลที่มีความหมายและเป็นประโยชน์ซึ่งสามารถดำเนินการได้
• การสนับสนุนการตัดสินใจ : เหตุผลหลักที่ทำให้ซอฟต์แวร์วิเคราะห์ธุรกิจเช่น Microsoft Business Intelligence ถือกำเนิดขึ้นก็คือ ซอฟต์แวร์เหล่านี้ช่วยให้ตัดสินใจได้เร็วขึ้น MIS ช่วยผู้จัดการและผู้มีอำนาจตัดสินใจด้วยการให้ข้อมูลที่ถูกต้องและทันเวลา ข้อมูลนี้สามารถช่วยให้ผู้จัดการระบุความเสี่ยง โอกาส และมาตรการปรับปรุงธุรกิจ
• การตรวจสอบประสิทธิภาพ : ทุกแผนที่ดำเนินการจะต้องมีการวัดผลเพื่อให้มีประสิทธิภาพ MIS ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณตัดสินใจได้ดีขึ้น แต่ยังช่วยตรวจสอบประสิทธิภาพอีกด้วย สามารถติดตาม KPI เป้าหมายเชิงกลยุทธ์ และการวัดประสิทธิภาพต่างๆ ผ่าน MIS
• การเผยแพร่ข้อมูล : การรวมระบบการสื่อสารเข้ากับ MIS ยังช่วยให้การเผยแพร่ข้อมูล เทคโนโลยี MIS สามารถช่วยรักษาความโปร่งใสและความรับผิดชอบในการดาวน์โหลด สามารถช่วยกระจายข้อมูลที่เกี่ยวข้องไปยังพนักงาน ผู้จัดการ และผู้มีอำนาจตัดสินใจทั่วทั้งองค์กร

ส่วนประกอบของ MIS (ระบบคอมพิวเตอร์)

MIS อาจเรียบง่ายเหมือนแล็ปท็อปหรือระบบคอมพิวเตอร์อื่นๆ หรืออาจซับซ้อนเท่ากับการมีเซิร์ฟเวอร์หลายเครื่องและระบบจัดการข้อมูลที่สมบูรณ์ ขนาดของระบบสารสนเทศเปลี่ยนแปลงตามขนาดขององค์กร อย่างไรก็ตาม โดยทั่วไปแล้ว สิ่งเหล่านี้คือส่วนประกอบของ MIS

ลักษณะของระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการโดยทั่วไปจำเป็นต้องมีลักษณะและความสามารถที่หลากหลาย ลักษณะ MIS บางประการคือ

• ต้องมีความยืดหยุ่น : MIS จำเป็นต้องปรับให้เข้ากับความต้องการทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลง
• ต้องปรับขนาดได้ : องค์กรสามารถเพิ่มหรือลดขนาดได้ และ MIS ควรปรับขนาดตามนั้น
• ควรเป็นมิตรกับผู้ใช้ : ซอฟต์แวร์เป็นดาบสองคมและหาก MIS ไม่สามารถใช้งานได้ง่าย ก็จะสร้างความยุ่งยากมากกว่าจะช่วยผู้มีอำนาจตัดสินใจ
• ควรสอดคล้องกับความถูกต้อง : ความน่าเชื่อถือของข้อมูลและการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลจำเป็นต้องดำเนินการอย่างสม่ำเสมอ มิฉะนั้น จะให้ข้อมูลเท็จ
• ควรรวมเข้ากับระบบต่างๆ : องค์กรสามารถมีการดำเนินงานที่หลากหลายและอาจใช้ระบบ ERP และ CRM อยู่แล้ว MIS ควรรวมเข้ากับระบบเหล่านี้ได้อย่างง่ายดาย
• ควรปรับแต่งได้ : ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับผู้จัดการอาจมีการเปลี่ยนแปลง ดังนั้น MIS จึงควรปรับแต่งได้ และอำนาจควรอยู่ในมือของผู้ใช้
• ควรมีความปลอดภัย : MIS มีความสำคัญต่อการทำงานขององค์กร ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีความปลอดภัยและมีการสำรองข้อมูลเป็นประจำ องค์กรไม่ควรสูญเสียข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

ข้อจำกัดของ MIS

MIS ไม่ได้มีประสิทธิภาพทั้งหมดและมีข้อจำกัดบางประการของ MIS ข้อจำกัดบางประการคือ

• ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ : แม้ว่า MIS มีแนวโน้มที่จะให้ข้อได้เปรียบในการแข่งขัน แต่ก็อาจมีค่าใช้จ่ายสูงในการดำเนินการ
• การต่อต้านการเปลี่ยนแปลง : MIS สามารถก่อให้เกิดการต่อต้านการเปลี่ยนแปลงได้ เนื่องจากพนักงานจำเป็นต้องได้รับการฝึกอบรมและจำเป็นต้องปรับตัวให้เข้ากับมัน
• ความซับซ้อนอาจส่งผลเสียมากกว่าความช่วยเหลือ : หาก MIS มีลักษณะซับซ้อนและใช้งานยาก ก็จะส่งผลเสียมากกว่าช่วยองค์กร
• คุณภาพของข้อมูล : คุณภาพของข้อมูลต้องสูงมากเพื่อให้ MIS มีประโยชน์ ต้องให้ความสำคัญเป็นอย่างมากในการรวบรวมข้อมูลที่ถูกต้อง
• ความเสี่ยงจากการหยุดทำงานและความปลอดภัย : เนื่องจากข้อมูลที่เก็บไว้ใน MIS นั้นมีความละเอียดอ่อน จึงมีความเสี่ยงด้านความปลอดภัยและความเสี่ยงของปัญหาทางเทคนิคที่ขัดขวางการดำเนินงานของบริษัทอยู่เสมอ ต้องวัดความเสี่ยงเหล่านี้เทียบกับประโยชน์ของ MIS

โดยสรุป ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการกลายเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจในการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจและเติบโตในภูมิทัศน์ทางธุรกิจที่มีการแข่งขันสูงและมีพลวัต

ชอบโพสต์นี้? ตรวจสอบบทความโดยละเอียดใน หัวข้อการจัดการ

หรือลองดูที่ Marketing91 Academy ซึ่งให้คุณเข้าถึงหลักสูตรการตลาดมากกว่า 10 หลักสูตรและกรณีศึกษากว่า 100 รายการ