8 ขั้นตอนเพื่อการจัดการปัญหาที่ดีขึ้น

เกิดปัญหาขึ้น และถ้าคุณต้องการให้โครงการของคุณประสบความสำเร็จ คุณต้องมีแผนในการตอบสนองต่อปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ขั้นตอนเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจัดการปัญหาที่เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและเป็นหัวใจสำคัญของการจัดการโครงการที่ดี

การจัดการปัญหาคืออะไร?

ปัญหาคือสิ่งที่เกิดขึ้นในโครงการของคุณเพื่อส่งผลต่อแผน ปัญหาอาจจะกำหนดความเสี่ยงไว้ก่อนหน้านี้หรือไม่ สิ่งที่คุณต้องการหลีกเลี่ยงคือรูปแบบของความจำเสื่อมของโครงการโดยรวมที่ปัญหาเกิดขึ้นและไม่เคยได้รับการแก้ไข (ปัญหาต่าง ๆ มีวิธีตลก ๆ ในการฟื้นคืนเมื่อพวกเขาไม่ได้รับการแก้ไข)

การจัดการปัญหาในโครงการเริ่มต้นด้วยแผนที่กำหนดกิจกรรมและกฎเกณฑ์ทางธุรกิจเพื่อจัดการและควบคุมปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างโครงการ

ประเภทของปัญหาโครงการ

แน่นอน สิ่งแรกที่คุณต้องทำสำหรับการจัดการปัญหาคือการระบุปัญหา อาจมีหลายประเด็น ซึ่งบางประเด็นอยู่ภายใต้สี่หมวดหมู่นี้

1. ปัญหาสำคัญ: ปัญหา ที่อาจขัดขวางความคืบหน้าหรือความสำเร็จของโครงการและต้องให้ความสนใจทันที
2. โอกาส: ไม่ใช่ทุกปัญหาที่ไม่ดี บางอย่างสามารถเสนอโอกาสที่ไม่คาดฝันได้
3. ข้อกังวล: ไม่ใช่ปัญหาใหญ่ แต่เป็นสิ่งที่คุณต้องการทราบ เพราะมันสามารถพัฒนาเป็นสิ่งที่ต้องให้ความสนใจ
4. สถานการณ์: เป็นอีกประเด็นหนึ่งที่อาจเป็นปัญหาหรือปัญหาใหญ่ แต่พัฒนาจากมุมมองสถานการณ์

ตัวอย่างของปัญหาเหล่านี้ ได้แก่ ปัญหากับพนักงานของซัพพลายเออร์ ความล้มเหลวทางเทคนิค การขาดแคลนวัสดุหรือความล่าช้า และการเลื่อนตำแหน่งที่ประสบความสำเร็จอย่างมาก คุณสามารถเริ่มต้นบันทึกปัญหาของคุณด้วยเทมเพลตการติดตามปัญหาฟรีของเรา

เทมเพลตนั้นยอดเยี่ยม แต่ไม่มีความสามารถในการจัดการปัญหาของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ProjectManager มีมุมมองโครงการหลายแบบที่ช่วยให้ทุกคนในทีมทำงานได้ตามที่พวกเขาต้องการ ตัวอย่างเช่น มีมุมมองรายการงานที่สามารถรวบรวมงานของสมาชิกในทีมที่เกี่ยวข้องกับปัญหาหรือหลายประเด็น ดูลำดับความสำคัญ สถานะ และอื่นๆ เริ่มต้นกับ ProjectManager ฟรีวันนี้!

8 ขั้นตอนเพื่อการจัดการปัญหาที่สม่ำเสมอ

มีความรู้มากมายเกี่ยวกับการจัดการปัญหา เป็นหัวข้อใหญ่และเป็นเรื่องที่ผู้จัดการโครงการทุกคนต้องเผชิญในระหว่างโครงการ

ต่างจากความเสี่ยง ปัญหาไม่ใช่ปัญหาที่อาจเกิดขึ้น มีปัญหาเกิดขึ้นในที่นี่และเดี๋ยวนี้

การจัดการปัญหาไม่ต่างจากการจัดการโครงการที่ต้องใช้กระบวนการและแผนในการนำกลยุทธ์ไปใช้ ขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้คุณมีกรอบงานในการควบคุมปัญหาที่เกิดขึ้นในโครงการของคุณ

1. สร้างการลงทะเบียน

วิธีเดียวที่จะเริ่มต้นคือการระบุปัญหาและรวบรวมไว้ในเอกสารเพื่อให้คุณสามารถเริ่มตอบสนองและติดตามความคืบหน้าในการแก้ไขปัญหาได้ ตามหลักการแล้ว ให้สร้างเอกสารการทำงานร่วมกันทางออนไลน์ ในทำนองเดียวกัน คุณอาจจัดการความเสี่ยงหรือการเปลี่ยนแปลง คุณต้องการจัดการปัญหาโดยการติดตามในบันทึกหรือการลงทะเบียน หากไม่มีกระบวนการหรือเครื่องมือในการรายงานปัญหา จะหายไปในการสับเปลี่ยนของโครงการ คุณต้องรายงานปัญหาและแจ้งผู้อื่นเพื่อให้ผู้อื่นสามารถยืนยันได้ว่าปัญหายังคงอยู่หรือไม่

2. รายงานด่วน

เวลาเป็นสิ่งสำคัญ หากคุณปล่อยให้การรายงานล่าช้า คุณจะสูญเสียโอกาสในการแก้ไขปัญหาก่อนที่จะมีขนาดใหญ่เกินกว่าจะแก้ไขหรือต้องใช้ทรัพยากรจำนวนมากจนเป็นอุปสรรคต่อโครงการ การสื่อสารเป็นกุญแจสำคัญและต้องเปิดช่องทางต่างๆ เพื่อให้ข้อมูลนั้นออกไปยังบุคคลที่เหมาะสมโดยเร็วที่สุด หากคุณกำลังรายงานอย่างทันท่วงที คุณควรแก้ไขโดยทันที การนั่งอยู่ในประเด็นที่ทราบเป็นการถามหาปัญหา

3. บันทึกปัญหา

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้คนรู้ว่าใครสามารถบันทึกปัญหาได้และพวกเขาทำเช่นนั้น หากไม่มีใครบันทึกปัญหา แสดงว่าคุณมีปัญหาในการถอดรหัส นั่นทำให้เกิดรอยร้าวมากขึ้นในโครงการของคุณจนกว่ามันจะแตกสลายในที่สุด คุณต้องการเก็บบันทึกรายละเอียดของกระบวนการนี้ ไม่มีอะไรเล็กเกินไป อาจดูเหมือนไม่มีนัยสำคัญสำหรับคุณ แต่อาจเป็นกุญแจสำคัญในการปลดล็อกวิธีแก้ไขปัญหา นอกจากนี้ บันทึกยังมีเครื่องมือเก็บถาวรสำหรับการใช้งานในอนาคต

4. กำหนดการดำเนินการ

ใส่ชื่อไว้ข้างๆ การกระทำด้วย ดังนั้นจึงมีการกำหนดความรับผิดชอบที่ชัดเจน ปัญหาจะแก้ไขได้ก็ต่อเมื่อมีความเป็นเจ้าของที่ชัดเจน คือ ผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ระบุ ติดตาม และปิดปัญหา คุณต้องมีคนที่คอยชี้ประเด็นซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับปัญหานั้นและไม่ดำเนินการต่อไปจนกว่าปัญหาจะปิด ความรับผิดชอบเป็นสิ่งสำคัญในการจัดการปัญหา

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตแผนปฏิบัติการฟรี

5. ติดตามความคืบหน้า

ผู้คนกำลังติดตามรายการการกระทำของพวกเขาหรือไม่? ตรวจสอบสถานะอย่างสม่ำเสมอ สถานะของปัญหาคือความแตกต่างที่สำคัญ หากปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว แต่ทรัพยากรยังคงทำงานโดยไม่จำเป็น นั่นก็เป็นปัญหาอื่น แจ้งทุกคนบ่อยๆ เพื่อป้องกันการจัดสรรทรัพยากรที่ไม่จำเป็นให้กับปัญหา คุณต้องการความโปร่งใสอย่างสมบูรณ์ ทุกคนต้องทราบสถานะของปัญหาเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด แดชบอร์ดโครงการสามารถแจ้งให้ทุกคนทราบถึงสถานะปัญหา

6. ประเมินผลกระทบ

กำหนดมาตราส่วนการเลื่อนระดับและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการวัดการดำเนินการ แต่เพิ่มขึ้นอย่างเหมาะสม คุณคงไม่อยากทิ้งทรัพยากรทั้งหมดของคุณไปในที่ที่จำเป็นเท่านั้น ที่กล่าวว่า คุณไม่ต้องการสร้างสิ่งกีดขวางบนถนนที่ไม่จำเป็นใดๆ เพื่อขัดขวางการฟื้นตัวอย่างรวดเร็ว

7. อนุมัติมติ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าปัญหาได้รับการตรวจสอบอีกครั้งหลังจากที่มีการทำเครื่องหมายว่าแก้ไขแล้ว แม้ว่าจะมีเจ้าของปัญหา แต่ก็ต้องมีคนที่จัดการกระบวนการเพื่อให้สามารถตรวจสอบงานและให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับโครงการโดยรวมและเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กร ครั้งเดียวเท่านั้นที่เป็ดเหล่านั้นอยู่ในแถวที่สามารถปิดปัญหาได้

8. ปิดมันออก

นั่นคือเมื่อเรามาถึงขั้นตอนสุดท้ายของเรา ปิดประเด็น. ย้ายปัญหาที่แก้ไขแล้วออกจากรายการ รู้สึกดีใช่มั้ย?

เทมเพลตฟรีเพื่อช่วยในการจัดการปัญหา

การจัดการปัญหาเป็นเรื่องยากหากไม่มีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อเชื่อมต่อทีมแบบเรียลไทม์ และช่วยให้ผู้จัดการติดตามปัญหาเหล่านั้นขณะที่พวกเขาดำเนินการแก้ไข แต่ถ้าคุณยังไม่พร้อมที่จะลงทุนในเครื่องมือเหล่านั้น มีวิธีอื่นในการจัดการกระบวนการจัดการปัญหา ProjectManager มีเทมเพลตการจัดการโครงการฟรีมากมายที่สามารถช่วยได้ นี่เป็นเพียงไม่กี่

เทมเพลตการติดตามปัญหา

เทมเพลตการติดตามปัญหาฟรีสำหรับ Excel มีทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อบันทึก ติดตาม และแก้ไขปัญหาตามที่ปรากฏในโครงการของคุณ มีคอลัมน์สำหรับอธิบายปัญหาและสังเกตผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นกับโครงการ เมนูแบบเลื่อนลงช่วยให้คุณกำหนดลำดับความสำคัญได้ เพื่อให้คุณรู้ว่าต้องทำอะไรก่อน เจ้าของปัญหา วันที่ และสถานะจะถูกรวบรวมไว้ในเทมเพลตด้วย

เทมเพลตแดชบอร์ดโครงการ

เมื่อคุณมีเทมเพลตการติดตามปัญหาแล้ว คุณจะต้องเสริมด้วยเทมเพลตแดชบอร์ดโครงการฟรีสำหรับ Excel แม้ว่าจะไม่อัปเดตตามเวลาจริงเหมือนในซอฟต์แวร์ของเรา แต่คุณสามารถดูใช้เพื่อติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพของทีมของคุณขณะที่พวกเขาทำงานเพื่อแก้ไขปัญหาของโครงการ

แม่แบบรายงานสถานะโครงการ

คุณมีปัญหาในเทมเพลตที่สามารถช่วยคุณติดตามความคืบหน้าได้ แต่คุณจะต้องรายงานความคืบหน้านั้นต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณด้วย นั่นคือที่ที่เทมเพลตรายงานสถานะโครงการฟรีของเราสำหรับ Excel มีประโยชน์ มีพื้นที่สำหรับข้อมูลที่คุณต้องการเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอัปเดตที่นี่ ตั้งแต่ไฮไลต์ของโครงการหลักไปจนถึงรายการดำเนินการที่ต้องการความสนใจทันที

3 สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงในกระบวนการจัดการปัญหาของคุณ

มีหลายสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อช่วยในกระบวนการจัดการปัญหาของคุณ สิ่งเหล่านั้นที่คุณต้องหลีกเลี่ยงก็สำคัญไม่แพ้กัน เมื่อทำงานเกี่ยวกับการจัดการปัญหา คุณต้องไม่ตกอยู่ในแนวปฏิบัติที่ไม่ดีเหล่านี้

1. ไม่ใช้บันทึกปัญหา: อาจรู้สึกว่าบันทึกปัญหาเป็นเพียงเอกสารที่ไร้ประโยชน์อีกชิ้นหนึ่ง เมื่อมีปัญหาเกิดขึ้น ก็แค่แก้ไข แต่บันทึกปัญหาเป็นที่ที่ทีมสามารถระบุปัญหาได้ ผู้จัดการสามารถวิเคราะห์ ติดตาม และบันทึกวิธีแก้ปัญหาเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต
2. ไม่ระบุประเภทปัญหา: การทราบประเภทของปัญหาที่คุณกำลังเผชิญอยู่ช่วยให้คุณติดตามและกำหนดสมาชิกในทีมที่เหมาะสมได้ มีความแตกต่างระหว่างปัญหาทางเทคนิค กระบวนการทางธุรกิจ และทรัพยากร และต้องใช้แนวทางที่แตกต่างกัน
3. ไม่สังเกตสถานะปัญหา: อาจรู้สึกเหมือนเป็นการเสียเวลาอีกครั้ง แต่การรู้สถานะของปัญหา (เปิด สอบสวน ดำเนินการ ยกระดับหรือแก้ไข) เป็นสิ่งสำคัญในการติดตามปัญหาตลอดโครงการของคุณ

ProjectManager และการจัดการปัญหา

ปัญหาที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ พวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการโครงการใดๆ นั่นเป็นเหตุผลที่ ProjectManager ซึ่งเป็นโครงการบนคลาวด์และซอฟต์แวร์การจัดการงาน มีเครื่องมือการจัดการปัญหาอย่างง่ายที่ติดตามปัญหาในแบบเรียลไทม์

บอร์ด Kanban สำหรับเวิร์กโฟลว์การจัดการปัญหา

รับความโปร่งใสในกระบวนการของทีมของคุณในขณะที่พวกเขาระบุและแก้ไขปัญหาโครงการด้วยบอร์ดคัมบัง การดูโปรเจ็กต์หลายรายการหมายความว่าผู้จัดการสามารถวางแผนด้วยแผนภูมิแกนต์ ในขณะที่ทีมทำงานกับบอร์ดคัมบังที่อนุญาตให้จัดการงานในมือและวางแผนการวิ่งร่วมกัน ผู้จัดการสามารถปรับแต่งเวิร์กโฟลว์เพื่ออนุมัติงานโดยอัตโนมัติ และดูแลงานของพวกเขาเพื่อจัดสรรทรัพยากรใหม่ตามความจำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวด

แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์สำหรับการติดตามปัญหา

มีการกำกับดูแลเพิ่มเติมด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ที่ไม่ต้องตั้งค่า แดชบอร์ดแบบสดจะบันทึกข้อมูลโครงการโดยอัตโนมัติ ประมวลผลตัวเลข และแสดงเวลา ค่าใช้จ่าย และตัวชี้วัดเพิ่มเติมบนกราฟและแผนภูมิที่มีสีสัน

รายงานเพื่อปรับแต่งกระบวนการจัดการปัญหาของคุณ

การรายงานในคลิกเดียวช่วยให้คุณทราบความคืบหน้าและให้ข้อมูลโดยละเอียดสำหรับการนำเสนอวิธีแก้ไขปัญหาแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย รายงานทั้งหมด ตั้งแต่รายงานสถานะไปจนถึงแผ่นเวลา สามารถกรองให้แสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการดูได้ แบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในรูปแบบ PDF หรืองานพิมพ์

เมื่อคุณรวมทุกอย่างเข้าด้วยกัน ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ในอุดมคติสำหรับการจัดการปัญหาของโครงการ เริ่มต้นฟรีวันนี้!

หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหาของโครงการ โปรดดูวิดีโอแนะนำด้านล่าง

ดูวิดีโอเกี่ยวกับการจัดการปัญหาโครงการ

หากคุณเป็นผู้เรียนแบบเห็นภาพมากขึ้น ProjectManager ช่วยคุณได้ เรามีวิดีโอฝึกอบรมหลายร้อยรายการบนไซต์ของเรา และโพสต์บล็อกอีกมากมายที่เน้นไปที่การจัดการโครงการทุกด้าน ในวิดีโอแนะนำนี้ Jennifer Bridges, PMP จะให้ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับการจัดการปัญหาของโครงการ

นี่คือภาพหน้าจอสำหรับการอ้างอิงของคุณ

ขอให้โชคดีกับโครงการของคุณ!

เคล็ดลับจากมือโปร: ปัญหาอาจเป็นความเสี่ยงที่เกิดขึ้นในโครงการของคุณ ดังนั้นจึงควรทำความเข้าใจกับวิธีจัดการความเสี่ยงของโครงการ มีกระบวนการในการจัดการความเสี่ยงที่สามารถช่วยในการจัดการปัญหาได้