การจัดการงานที่เกิดซ้ำในการจัดการโครงการ

มันเกิดขึ้นกับเราทุกคน ขาดประชุมหรืองานสำคัญที่เกิดขึ้นทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน เมื่อเราเจาะลึกลงไปในงานของเราแล้ว การจดจำงานที่เกิดซ้ำอาจเป็นเรื่องยาก ในการจัดการโครงการ การมองข้ามงานที่เกิดซ้ำสามารถส่งโครงการออกนอกลู่นอกทางได้อย่างรวดเร็ว หรือสมาชิกในทีมอาจพลาดการอัปเดตที่สำคัญ

การทำงานที่เกิดซ้ำเป็นส่วนหนึ่งของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเป็นสิ่งสำคัญ ถ้าไม่เชื่อลองโน้มน้าวใจคุณดูสิ ขั้นแรก เรามาชี้แจงว่างานที่เกิดซ้ำคืออะไรและรวมตัวอย่างทั่วไปบางส่วนไว้ด้วย จากนั้นเราจะหารือเกี่ยวกับวิธีจัดกำหนดการงานที่เกิดซ้ำใน ProjectManager เพื่อให้คุณไม่ต้องกังวลว่าจะพลาดอีก

งานที่เกิดซ้ำคืออะไร?

งานที่เกิดซ้ำคืองานที่เกิดขึ้นเป็นประจำ ในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ งานที่เกิดซ้ำเป็นงานที่สามารถตั้งค่าให้แจ้งเตือนผู้ใช้ว่าถึงกำหนดในแต่ละวัน สัปดาห์ เดือน หรืออะไรก็ตามที่ความถี่ของงานนั้นเกิดขึ้น

การใช้งานที่เกิดซ้ำช่วยปรับปรุงกระบวนการ ทำให้ทีมไม่ต้องใช้เครื่องมืออื่นๆ เช่น ปฏิทินออนไลน์หรือรายการสิ่งที่ต้องทำจริงๆ เพื่อให้งานเหล่านั้นอยู่ในใจเป็นอันดับแรก สามารถใช้พื้นที่ทางจิตใจมากขึ้นในการทำงานแทนที่จะเสียสมาธิหรือพลาดงานสำคัญที่เกิดขึ้นซ้ำๆ

ยิ่งซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถทำให้กระบวนการเป็นไปโดยอัตโนมัติมากเท่าไร สมาชิกในทีมก็จะยิ่งมีเวลาน้อยลงจากงานของพวกเขา แม้ว่าปฏิทินออนไลน์หรือสมาร์ทโฟนจะมีประโยชน์ แต่การออกจากเครื่องมือหมายถึงการหยุดงานชั่วคราวและทำให้คุณทำงานช้าลง

ProjectManager ให้ตัวเลือกมากมายสำหรับการจัดการงาน เช่น เวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองบนบอร์ดคัมบังและระบบอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ฟังก์ชันการทำงานที่เกิดซ้ำของเราช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างและแก้ไขชุดของงานที่ทำซ้ำได้ และทำงานได้กับมุมมองโครงการทั้งหมดของเรา ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถทำงานกับเครื่องมือที่คุณต้องการและรับการแจ้งเตือนอัตโนมัติที่แจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับงานที่เกิดซ้ำที่กำลังจะเกิดขึ้น ไม่มีวิธีแก้ปัญหาอีกต่อไป เช่น การสร้างงานเฉพาะเพื่อเตือนคุณตลอดทั้งโครงการ โครงการที่เกิดซ้ำช่วยประหยัดเวลาและทำให้ทีมมีประสิทธิผล เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี

ตัวอย่างงานที่เกิดซ้ำ

แม้ว่างานเหล่านี้อาจดูเหมือนเล็กน้อย แต่งานที่เกิดซ้ำมีความสำคัญในการจัดการโครงการ การแสดงให้เห็นความหลากหลายและความถี่ของงานที่เกิดซ้ำสามารถพิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์ในการทำความเข้าใจว่างานเหล่านั้นมีความสำคัญต่อการจัดการงานเพียงใด มาดูตัวอย่างงานที่เกิดซ้ำกัน

การประชุม

ตัวอย่างที่ชัดเจนที่สุดของงานที่เกิดซ้ำคือการประชุม คุณอาจมีการประชุมเดี่ยวทุกวันหรืออย่างน้อยทุกสัปดาห์กับทีมของคุณ จากนั้นมีการประชุมทั่วทั้งบริษัท การประชุมข้ามแผนกเพื่อส่งเสริมการทำงานร่วมกัน เป็นต้น

แต่การประชุมมีความสำคัญ ใช่ พวกเขารู้สึกเหมือนดูดเวลา แต่ด้วยวาระที่เหมาะสม พวกเขาเป็นพาหนะที่ยอดเยี่ยมในการส่งข้อมูลโครงการที่เกี่ยวข้อง แม้แต่การพลาดการประชุมเพียงครั้งเดียวก็อาจส่งผลเสียต่อโครงการได้ แต่ถ้าคุณยุ่งกับงานมากเกินไป คุณจะพลาดการประชุมได้ง่ายๆ นี่คือที่ที่งานที่เกิดซ้ำสามารถช่วยเตือนคุณเกี่ยวกับการประชุมโครงการของคุณ

รายงาน

แน่นอน การประชุมทีมหรือบริษัทเป็นงานที่เกิดซ้ำประเภทเดียวเท่านั้น ผู้จัดการโครงการมีรายงานสถานะที่พวกเขามักจะดำเนินการเป็นประจำทุกสัปดาห์ สิ่งเหล่านี้ทำให้ผู้จัดการโครงการทราบถึงความคืบหน้าและประสิทธิภาพของทีมหรือแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบ ซึ่งทั้งสองอย่างนี้มีความสำคัญอย่างยิ่ง

หากไม่มีการติดตามโครงการของคุณ มีแนวโน้มว่าจะล่าช้ากว่ากำหนดหรือเกินงบประมาณ ซึ่งอาจนำไปสู่การใช้จ่ายมากเกินไปหรือแย่กว่านั้น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำเป็นต้องติดตามข่าวสารอยู่เสมอเพื่อจัดการความคาดหวังของพวกเขาและตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงการเดินหน้าต่อไปตามแผนที่วางไว้

ตัวอย่างอื่นๆ ของงานที่เกิดซ้ำอาจเป็นประเภทการประชุมอื่นๆ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมกับผู้บริหารหรือลูกค้า มีรายงานอื่นๆ ด้วยเช่นกัน นอกเหนือจากรายงานสถานะ รายงานโครงการจำเป็นต้องจัดกำหนดการเป็นงานที่เกิดซ้ำเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีกำหนดเวลาใดที่ผ่านไปโดยไม่มีใครสังเกตเห็น

วิธีกำหนดเวลางานที่เกิดซ้ำด้วย ProjectManager

ProjectManager มีงานที่เกิดซ้ำซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของฟีเจอร์การจัดการงานที่ใหญ่ขึ้น และช่วยให้ผู้ใช้ไม่ต้องสร้างงานแต่ละอย่างแยกกัน การใช้คุณสมบัติงานที่เกิดซ้ำของเราช่วยให้คุณสร้างงานเดียวและกำหนดความถี่ให้ตรงกับความต้องการของคุณ

เมื่อคุณเปิดการ์ดงาน คุณสามารถเพิ่มคำอธิบาย ปรับแต่งแท็ก วันครบกำหนด ลำดับความสำคัญ เพิ่มไฟล์แนบ และแสดงความคิดเห็น งานใดๆ บนซอฟต์แวร์ของเราสามารถเปลี่ยนเป็นงานที่เกิดซ้ำได้ สิ่งที่คุณต้องทำคืออัปเดตการตั้งค่าการเกิดซ้ำในการ์ดงานซึ่งอยู่ระหว่างวันครบกำหนดของงานและลำดับความสำคัญ

ในการตั้งค่าเมื่อเกิดซ้ำ ให้คลิก การเกิดซ้ำ เพื่อสร้างหน้าต่างป๊อปอัป ค่าเริ่มต้นถูกตั้งค่าเป็นไม่เกิดซ้ำ และเมนูแบบเลื่อนลงให้คุณเลือกได้ว่าจะเกิดซ้ำรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน หรือเป็นปี หมายเหตุ: คุณสามารถทำงานซ้ำได้ในวันทำงานและวันธรรมดา

ถัดไป เนื่องจากเป็นโครงการ จึงต้องมีวันที่สิ้นสุด ภายใต้ "สิ้นสุด" คุณสามารถคลิกที่ปุ่มเพื่อเปิดไอคอนปฏิทินและเลือกวันที่ที่คุณต้องการให้งานที่เกิดซ้ำสิ้นสุดลง หรือคุณสามารถเลือกปุ่ม "หลัง" และกำหนดเวลาตามจำนวนงานหรือเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นสำหรับงานที่เกิดซ้ำหลังจากที่งานนั้นสิ้นสุดลง เมื่อคุณกดบันทึก คุณก็เสร็จสิ้น

คุณสามารถแก้ไขงานที่เกิดซ้ำได้เช่นเดียวกับที่คุณทำกับงานใดๆ บนเครื่องมือ อัปเดตงานหนึ่งงานและการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นสะท้อนถึงงานที่เกิดซ้ำทั้งหมด คุณยังสามารถใช้การเปลี่ยนแปลงกับแต่ละงานนั้น

งานที่เกิดซ้ำจะแสดงในมุมมองโครงการ ซอฟต์แวร์ของเรามีมุมมองโครงการที่หลากหลาย เนื่องจากเราเข้าใจว่าสิ่งที่ผู้จัดการโครงการอาจต้องใช้ในการวางแผนโครงการไม่ใช่เครื่องมือเดียวกับที่ทีมโครงการใช้เพื่อดำเนินการตามแผนนั้น ด้านล่างนี้เป็นคุณสมบัติที่สามารถมีงานที่เกิดซ้ำได้

บอร์ด Kanban

บอร์ด Kanban เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการแสดงภาพขั้นตอนการทำงานของโครงการ พวกเขามีการ์ดที่แสดงถึงงานที่ย้ายจากคอลัมน์หนึ่งไปยังอีกคอลัมน์หนึ่งเมื่องานนั้นย้ายจากขั้นตอนการผลิตหนึ่งไปยังอีกขั้นตอนหนึ่ง เครื่องมือสามารถปรับแต่งได้เพื่อให้แต่ละชื่อคอลัมน์ตรงกับรอบโครงการของคุณ

รายการงาน

เครื่องมืออีกอย่างที่ทีมโครงการโปรดปรานคือรายการงาน นี่เป็นมากกว่ารายการสิ่งที่ต้องทำ แต่เป็นคอลเลกชันของงานของคุณที่แสดงลำดับความสำคัญของงาน วันครบกำหนด ใครได้รับมอบหมาย สถานะของงาน และเปอร์เซ็นต์ที่เสร็จสมบูรณ์

ปฏิทินโครงการ

มุมมองปฏิทินโครงการคือโครงการที่ดูในรูปแบบของปฏิทินคลาสสิก โดยจะแสดงเดือน วันที่ ปริมาณงาน และโครงการ คุณสามารถแสดงปฏิทินเพื่อแสดงวันครบกำหนดและระยะเวลาหรืองานและผู้รับมอบหมาย เป็นภาพรวมที่ดีของวันสำคัญและเป็นมุมมองยอดนิยมสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ไม่สนใจที่จะหลงทางในวัชพืช

แผนภูมิแกนต์

แผนภูมิแกนต์เป็นหนึ่งในเครื่องมือการจัดการโครงการที่เป็นที่นิยมมาก พวกเขาจัดระเบียบงานของคุณ เชื่อมโยงการพึ่งพา และสามารถระบุเหตุการณ์สำคัญของโครงการ เป็นเครื่องมือในการวางแผนและจัดตารางเวลาที่จำเป็น สิ่งที่ทำให้แผนภูมิ Gantt ของเราไม่เหมือนใครคือคุณสามารถกรองหาเส้นทางวิกฤตและกำหนดเส้นฐานได้ เมื่อคุณตั้งค่าพื้นฐานแล้ว คุณสามารถติดตามความพยายามที่วางแผนไว้เทียบกับความพยายามจริงแบบเรียลไทม์เพื่อช่วยให้คุณทำตามกำหนดเวลาได้

แผ่นบันทึกเวลา

แผ่นบันทึกเวลาเป็นเอกสารที่ปลอดภัยซึ่งเพิ่มงานจากหลายโครงการและป้อนอัตโนมัติตามต้องการ เมื่อส่งแล้ว พวกเขาจะถูกล็อคและส่งไปยังบุคคลที่มีอำนาจในการอนุมัติ เนื่องจากโดยปกติแล้วใบบันทึกเวลาจะถูกส่งทุกสัปดาห์ การมีงานที่เกิดซ้ำจะช่วยให้สมาชิกในทีมทำสิ่งนั้นได้ตรงเวลา และผู้จัดการจะตรวจสอบอย่างรวดเร็ว

เทมเพลตการจัดการงาน

งานที่เกิดซ้ำเป็นส่วนสำคัญของการจัดการเวลาและเป็นคุณสมบัติที่มีประโยชน์ในซอฟต์แวร์ของเรา แต่ถ้าคุณยังไม่พร้อมที่จะเปลี่ยนไปใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เรามีเทมเพลตการจัดการโครงการฟรีมากมาย เนื่องจากเราได้พูดถึงการจัดการงาน ต่อไปนี้เป็นเทมเพลตการจัดการงานฟรีบางส่วนที่คุณสามารถดาวน์โหลดได้ในขณะนี้

เทมเพลตโครงสร้างการแบ่งงาน

ก่อนที่คุณจะสามารถจัดการงานของคุณได้ คุณต้องรู้ว่างานเหล่านั้นคืออะไร โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) เป็นไดอะแกรมต้นไม้แบบลำดับชั้นที่ช่วยให้คุณระบุโครงการที่ส่งมอบได้และงานที่จำเป็นในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น ดาวน์โหลดเทมเพลตโครงสร้างการแบ่งงานฟรีของเราสำหรับ Excel และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่พลาดการส่งมอบที่สำคัญเมื่อวางแผนงานของคุณ

เทมเพลตแผนภูมิแกนต์

ตามที่ระบุไว้ แผนภูมิ Gantt เป็นเครื่องมือจัดการงานยอดนิยม พวกเขาแสดงรายการงานทั้งหมดของคุณแล้วแสดงบนไทม์ไลน์ คุณสามารถดูโครงการทั้งหมดได้ในที่เดียว ซึ่งช่วยให้คุณจัดการทรัพยากรได้ดีขึ้น ใช้เทมเพลตแผนภูมิแกนต์ฟรีสำหรับ Excel เพื่อติดตามงานโครงการของคุณด้วยภาพ

เทมเพลตตัวติดตามงานโครงการ

การมีงานประจำเป็นสิ่งสำคัญ แต่ความสามารถในการติดตามงานของคุณก็เช่นกัน เพื่อดูว่าคุณทำตามกำหนดเวลาหรือไม่ การใช้เทมเพลตติดตามงานโครงการฟรีของเราสำหรับ Excel ช่วยให้คุณแสดงรายการงาน วันที่ครบกำหนด ลำดับความสำคัญ และที่สำคัญที่สุดคือสถานะ ด้วยวิธีนี้คุณสามารถดูได้อย่างรวดเร็วว่างานใดตรงเวลา

เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง

นอกจากจะมีซอฟต์แวร์ออนไลน์และเทมเพลตที่ดาวน์โหลดได้ฟรีสำหรับ Excel และ Word แล้ว ProjectManager ยังเป็นศูนย์กลางออนไลน์สำหรับการจัดการโครงการทุกอย่าง เราเผยแพร่บล็อกรายสัปดาห์และมีวิดีโอแนะนำ คำแนะนำ และเอกสารรายงาน นี่คือตัวอย่างเนื้อหาฟรีของเราที่เกี่ยวข้องกับการจัดการงาน

• คู่มือขั้นสูงสุดในการจัดการงาน
• คู่มือขั้นสูงสำหรับรายการงาน
• 4 สิ่งที่ทุกเครื่องมือจัดการงานต้องการ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้คุณวางแผน จัดการ และติดตามงานของคุณ ใช้งานที่เกิดซ้ำ ระบบอัตโนมัติ และคุณสมบัติการจัดการงานอื่นๆ เพื่อให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและโครงการของคุณตรงเวลา เครื่องมือการจัดการความเสี่ยงช่วยให้คุณจัดการปัญหาที่เกิดขึ้นและการจัดการทรัพยากรช่วยให้ภาระงานของทีมของคุณสมดุล เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี