เคล็ดลับและเทมเพลตในการประชุมสำหรับการโทรลูกค้าการตลาดดิจิทัล

คุณพบว่าตัวเองตะเกียกตะกายระหว่างการประชุมกับลูกค้าหรือไม่? จัดการกับคำถามประสิทธิภาพที่ไม่คาดคิดหรือโปรโมชั่นใหม่ที่ลูกค้าได้เด้งขึ้นมาในทีมของคุณในนาทีสุดท้าย? หรือบางทีอาจมีส่วนร่วมในเกมสมัยเก่าของการประชุมที่น่าอึดอัดใจ? การประชุมควรรู้สึกมีประสิทธิผลและขับเคลื่อนทีมของคุณไปข้างหน้าด้วยกัน การประชุมไม่ควรทำให้เสียสมาธิหรือทำให้เสียสมาธิและต้องมีการอภิปรายหัวข้อ PPC ที่เหมาะสมเพื่อให้ความสัมพันธ์ของคุณก้าวไปข้างหน้าสู่เป้าหมายร่วมกัน

รากฐานของการประชุมที่ดีคือระเบียบวาระที่จัดทำขึ้นอย่างดีซึ่งส่งไปล่วงหน้าก่อนการประชุม ในทางที่ดีควรเป็นวันก่อนการประชุม เพื่อให้ทุกฝ่ายมีเวลาทบทวนหรือเพิ่มประเด็นพูดคุยที่พวกเขาแนะนำ ด้านล่างนี้คือคำแนะนำบางประการเกี่ยวกับการกำหนดวาระการประชุมด้านการตลาดดิจิทัลที่นำไปดำเนินการได้ด้วยเทมเพลต 2 แบบที่คุณสามารถใช้สำหรับการประชุมในอนาคตของคุณเองได้

เหตุใดวาระจึงมีความสำคัญต่อความสำเร็จของการประชุม

มีสาเหตุหลายประการ:

1) วาระกำหนดความคาดหวังว่าจะใช้เวลาอย่างไร ใครจะเข้าร่วม และหัวข้อที่จะกล่าวถึง

2) วาระลดความว้าวุ่นใจ & กำจัดหน่อ, บทสนทนา "เส้นทางกระต่าย"

3) ระเบียบวาระการประชุมที่สร้างขึ้นมาอย่างดีช่วยให้ลูกค้าของคุณรู้สึกได้ยิน

4) วาระสามารถเป็นบันทึกการติดตามผลงานที่ทำในบัญชีได้

• หากคุณกำลังส่งวาระการประชุมผ่านซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ เช่น Basecamp หรือ Asana – ทั้งหมดดีกว่า! คุณจะมีบันทึกการทำงานของหัวข้อทั้งหมดที่กล่าวถึงและการตัดสินใจ การส่งวาระการประชุมผ่านอีเมลนั้นทำได้ แต่การติดตามการสนทนาในอดีตเป็นเรื่องที่ลำบาก

5) วาระที่อนุญาตให้ทุกฝ่ายออกจากการประชุมอย่างมั่นใจและมั่นใจได้ว่าขั้นตอนต่อไปจะต้องดำเนินการอย่างไรและต้องดำเนินการอย่างไร

กับที่กล่าวว่า - อะไรทำให้วาระที่ดี? Hanapin ต้องการให้การประชุมกับลูกค้าทั้งหมดมีองค์ประกอบสำคัญบางประการที่เจาะจงกับความต้องการของนักการตลาดดิจิทัล:

1. รับบริการทำความสะอาดให้พ้นทางก่อน

รายการทำความสะอาดอาจรวมถึง:

• กำหนดระยะเวลาการประชุมไว้ล่วงหน้า ในกรณีที่คุณมีการหยุดอย่างหนักและจำเป็นต้องจำกัดระยะเวลาของการประชุม
• พูดคุยเกี่ยวกับการขาดสมาชิกในทีม การเพิ่มเติม วันหยุดที่จะมาถึง ที่อาจขัดจังหวะเวิร์กโฟลว์ ฯลฯ
• หากจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนเวลาการประชุมในอนาคต QBR ที่กำหนดเวลาไว้ หรือทีมเพิ่มเติมจะต้องวนซ้ำในประเภทการประชุมที่เฉพาะเจาะจง เช่น การตรวจทานโฆษณา การตรวจสอบโฆษณาบน Facebook การติดต่อกับการขายเกี่ยวกับสัญญา ฯลฯ – ทำการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นและส่ง ปฏิทินเชิญในขณะที่ทุกฝ่ายยังอยู่ในสายถ้าเป็นไปได้! การประสานงานการเชิญเข้าร่วมการประชุมเป็นเรื่องยากและใช้เวลานานในการดำเนินการผ่านอีเมล ดังนั้นให้ใช้ประโยชน์จากการสนทนาแบบเรียลไทม์เพื่อเตรียมการประชุมในอนาคตให้พ้นทาง

2. หลีกเลี่ยงความประหลาดใจ: ให้ลูกค้า "มีอะไรใหม่" สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย

• หัวข้อย่อยของวาระการประชุมนี้ทำได้ง่ายๆ เพียง: “บริษัทลูกค้า / การอัปเดตอุตสาหกรรม”
• ติดตามผลกับลูกค้าด้วยวาจาเพื่อดูว่ามีสิ่งใดที่กดดันใจพวกเขาในช่วงหลังๆ นี้หรือไม่ พวกเขามีโปรโมชั่นใหม่มาหรือไม่? ทีมเนื้อหาของพวกเขากำลังเปิดตัวโครงการใหม่หรือไม่? มีการผลิตวิดีโอหรือไม่? การสนทนาด้านงบประมาณเกิดขึ้นภายในหรือไม่ ให้เวลาลูกค้าในการทำความเข้าใจเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในอุตสาหกรรมของพวกเขา ขั้นตอนนี้มีความสำคัญต่อเอเจนซีที่บางครั้งอาจรู้สึกไม่เชื่อมต่อกับอุตสาหกรรมของลูกค้า ในฐานะพันธมิตรที่เชื่อถือได้ คุณควรทราบเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในอุตสาหกรรมของพวกเขามากพอๆ กับที่ลูกค้าทำ มันจะส่งผลต่อกลยุทธ์ทางการตลาดของคุณเสมอ!

3. รวมประมาณการงบประมาณรายเดือนหรือรายไตรมาส

• แตะตามวิธีคาดการณ์การใช้จ่ายงบประมาณ
• สิ่งนี้จะหลีกเลี่ยงการสนทนาที่น่ารังเกียจเกี่ยวกับการจัดสรรงบประมาณ นอกจากนี้ยังสามารถป้อนเข้าสู่การสนทนาด้านประสิทธิภาพหากคุณเห็นโอกาสบางอย่างในการใช้จ่ายงบประมาณไปยังแคมเปญหรือช่องทาง KPI rockstar ให้ดีขึ้น

4. ทำให้ส่วนการอัปเดตประสิทธิภาพ เรียบง่ายและซับซ้อนผ่านการสนทนาหรือรายงานไฮเปอร์ลิงก์ / ภาพหน้าจอ

กลยุทธ์ ผู้ชม การกำหนดเป้าหมาย แคมเปญ... การอัปเดตประสิทธิภาพอาจซับซ้อนเกินไปอย่างรวดเร็ว ในวาระเร่งด่วน การอัปเดตประสิทธิภาพสามารถแบ่งออกเป็น 3 ส่วน:

1) สิ่งที่ทำได้ดี:

• มีการทดสอบที่ตรงตามหรือเกินเป้าหมาย KPI หรือไม่?
• มาที่การประชุมพร้อมคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการใช้ประโยชน์จากชัยชนะหลัก ไม่ว่าจะโดยการเปลี่ยนงบประมาณ ขยายการกำหนดเป้าหมายมากขึ้นไปในทิศทางของการเติบโตในเชิงบวก หรือการขยายการทดสอบเล็กน้อย

2) สิ่งที่ทำผลงานได้ไม่ดี:

• อะไรทำให้เกิดความล่าช้าในการทำงาน?
• เราจะทำอย่างไรกับจุดที่เจ็บเหล่านี้ และ ETA ของการกระทำเหล่านี้คืออะไร?

3) ขั้นตอนถัดไป:

• การดำเนินการที่มีรายละเอียดว่าใครจะทำ
• ทุกการกระทำควรเชื่อมโยงกับวันที่เสมอ - กำหนดเวลาที่ลูกค้าสามารถคาดหวังว่างานจะเสร็จสมบูรณ์ หรือวันที่ทีมของคุณสามารถคาดหวังข้อเสนอแนะหรือทรัพย์สินจากลูกค้า จำไว้ว่า ETA ไม่ได้มีไว้สำหรับคุณเท่านั้น! สิ่งเหล่านี้จะถูกนำไปใช้กับทุกโครงการโดยไม่คำนึงถึงว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบโมเมนตัมไปข้างหน้า

5. เกร็ดความรู้เล็กๆ น้อยๆ ในการสร้างวาระสำหรับนักการตลาดดิจิทัล:

• รวมรายละเอียดการประชุม เช่น ลิงก์การแชร์หน้าจอ หมายเลขโทรศัพท์ และหมุด เพื่อให้ลูกค้าไม่ต้องเจาะลึกคำเชิญในปฏิทินเพื่อดูข้อมูลนี้
• ไม่มีใครชอบวาระใหญ่!
  • แทนที่จะวางย่อหน้าข้อมูลเกี่ยวกับการตรวจสอบล่าสุดหรือโครงการพร้อมกับไฟล์แนบขนาดใหญ่ ให้อ้างอิงอีเมลอื่นเกี่ยวกับโครงการหรือ ใช้ไฮเปอร์ลิงก์ในกำหนดการ เพื่อให้ทุกฝ่ายสามารถเข้าถึงเธรดโครงการใน Basecamp หรือ Asana, Google เอกสาร และชีตได้อย่างง่ายดาย ฯลฯ วิธีนี้จะทำให้วาระการประชุมไม่รกและตรงประเด็น
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวันประชุมรวมอยู่ในหัวเรื่องของอีเมลหรือข้อความ
  • วิธีนี้ทำให้การย้อนดูวาระเก่าๆ ง่ายขึ้นมากเมื่อคุณสนใจช่วงเวลาทางประวัติศาสตร์บางช่วงในความสัมพันธ์ระหว่างเอเจนซีกับลูกค้า
  • สิ่งนี้ใช้ได้กับรายงานหรือเอกสารการตรวจสอบด้วย – ระบุว่ารายงานเสร็จสิ้นเมื่อใดและช่วงเวลาของข้อมูลที่ถูกดึงมาเพื่อตรวจสอบ
• ใช้ภาษา "เรา" แทน "ฉันจะส่งรายงานนี้ให้คุณภายในวันศุกร์" หากคุณมีสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ที่มุ่งมั่นที่จะทำงานในบัญชี การดำเนินการนี้ถือเป็นการยอมรับการมีส่วนร่วมของพวกเขาและเป็นการปลูกฝังความมั่นใจในทีม ท้ายที่สุดเอเจนซี่ก็คือทีมและความสัมพันธ์ระหว่างเอเจนซี่กับลูกค้าก็คือทีมเช่นกัน! ที่นี่ไม่มีใครทำงานคนเดียว เช่นเดียวกับการโทรออกเฉพาะสมาชิกในทีม เว้นแต่คุณต้องการเตรียมลูกค้าให้พร้อมรับอีเมลจากสมาชิกในทีมคนใดคนหนึ่ง

แม่แบบวาระการประชุม:

ตัวอย่างที่ 1: เวอร์ชันย่อ

สวัสดีตอนบ่าย โปรดดูรายงานผลการปฏิบัติงานประจำสัปดาห์ที่แนบมาด้วย [เอกสารแผนงานและสถานะ 90 วันอยู่ที่ไฮเปอร์ลิงก์นี้]

เราหวังว่าจะได้พูดคุยกับคุณในวันพรุ่งนี้เวลา 15:30 น. EST

วาระการประชุม

• ข้อมูลบริษัท / อุตสาหกรรม
• การกำหนดอัตรางบประมาณ
• การปรับปรุงประสิทธิภาพ:
  • Google Ads ที่มีประสิทธิภาพสูง / จุดปัญหา & ขั้นตอนต่อไป
  • โฆษณาบน Facebook ที่มีผลงานดีเด่น / จุดที่มีปัญหา & ขั้นตอนต่อไป
• รายการดำเนินการ:
  • ส่วนขยายโฆษณา (วันที่ ETA)
  • X รีวิว (วันที่ ETA)
  • เปิดตัวโปรโมชั่น (วันที่ ETA)

ตัวอย่างที่ 2: เวอร์ชันโดยละเอียด

เรื่อง: X Client / Agency Name Digital Marketing Meeting Agenda – 13 พฤศจิกายน 2562

สวัสดีตอนเช้า ชื่อลูกค้าและทีมงาน

ด้านล่างนี้คือลิงก์ไปยังเอกสารสถานะและวาระการประชุมของเราในวันพรุ่งนี้ เวลา 11.00 น. EST โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณต้องการเพิ่มประเด็นเพิ่มเติมในการสนทนาของเรา เราตั้งตารอการโทรของเราในวันพรุ่งนี้! ข้อมูลการประชุม: Google Hangout Link สำหรับการแชร์หน้าจอ
โทรศัพท์: XXX-XXX-XXXX
ปักหมุด: ?XXXXXXX# [Status Doc Link]

13 พฤศจิกายน 2562 วาระการประชุม:

1. แม่บ้านทำความสะอาด

• การตรวจสอบการแสดงผลของ Google เสร็จสมบูรณ์: กำหนดเวลาในการตรวจสอบ
• หมายเหตุ: เราจะไม่มีการประชุมในสัปดาห์วันขอบคุณพระเจ้า (27 พฤศจิกายน)

2. บริษัทลูกค้า/ ข้อมูลอัพเดตอุตสาหกรรม

3. 1-12 พฤศจิกายน MTD Budget Pacing & ภาพรวมประสิทธิภาพ

• ค้นหาโดย Google: $X | การแปลง X | CPA: $X – ทำงานตามเป้าหมายของงบประมาณที่เหมาะสม (เรากำลังเพิ่มการใช้จ่ายของแคมเปญ X เพื่อปิดช่องว่างเนื่องจากมี CPL คุณภาพสูงและต่ำ)
  • การค้นหาแบรนด์: $X | การแปลง X | CPA: $X
  • การค้นหาที่ไม่ใช่แบรนด์: $X | การแปลง X | CPA: $X
• ดิสเพลย์ของ Google: $X | การแปลง X | CPA: $X – ใช้ % เกินอัตรางบประมาณที่เหมาะสม
• โฆษณา Facebook/Instagram: $X | การแปลง X | CPA: $X – กำลังทำงาน % ภายใต้อัตรางบประมาณที่เหมาะสม

4. ตรวจสอบประสิทธิภาพรายสัปดาห์

[ลิงก์ไปยังรายงานประจำสัปดาห์]

• นักแสดงชั้นนำ:
  • บันทึกย่อเกี่ยวกับประสิทธิภาพ – สิ่งที่ทำได้ดี วิธีใช้ประโยชน์จากโอกาสเหล่านี้
• จุดที่มีปัญหา:
  • สิ่งที่ใช้ไม่ได้ผลและสิ่งที่เราสามารถทำได้เพื่อปรับปรุง [ไฮเปอร์ลิงก์เพื่อรายงานว่าเราตรวจสอบผู้ปฏิบัติงานที่ผลงานไม่ดี - เพื่อคัดกรองการแชร์และอภิปรายระหว่างการประชุม]

5. ขั้นตอนถัดไป – รายการการดำเนินการ & ETAs

• ลูกค้า:
  • เรารอการตรวจสอบ X และอนุมัติก่อนที่จะเปิดตัวแคมเปญ Y กทพ: 15 พฤศจิกายน
• หน่วยงาน:
  • เสร็จสิ้นเมื่อเร็ว ๆ นี้: การตัดแบบไม่มีแบรนด์เสร็จสิ้นในวันที่ 11-12 พ.ย.
  • กลุ่มโฆษณา X จะเปิดตัวในวันจันทร์ที่ 18 พฤศจิกายน
  • การสร้างแผ่นกำหนดอัตรางบประมาณใหม่ – ETA: 18 พ.ย.
  • การปรับแต่ง/ขยายโฆษณาในพื้นที่ของ Google – 25 พ.ย.
  • ตรวจทานคำค้นหาจะแล้วเสร็จ 27 พ.ย.

คุณจะค้นพบโดยธรรมชาติผ่านการทำความรู้จักกับลูกค้าของคุณว่าพวกเขาชอบวาระการประชุมประเภทใด ไม่ว่าพวกเขาต้องการรายละเอียดมากมายหรือเพียงแค่โครงร่างการสนทนาสั้นๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำให้มันง่าย ดำเนินการได้ คาดการณ์ได้ วาระไม่ควรใช้เวลานานแต่จะทำงานได้ดีในการสนทนาโดยตรงและกำหนดลำดับความสำคัญของงานเมื่อคุณสร้างความสัมพันธ์ด้านการตลาดดิจิทัลกับลูกค้าของคุณในฐานะเอเจนซีที่เชื่อถือได้

นอกจากนี้ อย่าลืมส่งการประชุมสั้นๆ เพื่อติดตามขั้นตอนถัดไปหลังการประชุมของคุณ! สามารถทำได้ง่ายๆ เพียงแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าคุณได้เพิ่มขั้นตอนถัดไปและ ETA ลงในเอกสารสถานะของพวกเขา หรืออาจอยู่ในรูปแบบของรายการซักผ้าของการดำเนินการถัดไปในบัญชี สิ่งนี้จะทำให้ทุกคนสบายใจและสร้างความคาดหวังในแต่ละสัปดาห์