ขั้นตอนการวางแผนการประชุม: วิธีวางแผนการประชุม

เป็นที่เข้าใจได้ว่าทำไมผู้คนมักคร่ำครวญเมื่อมีการประชุม อาจใช้เวลานานและไม่มีประสิทธิภาพมากนัก แต่การประชุมมีความสำคัญ เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสื่อสารกับกลุ่มและทำให้กลุ่มนั้นทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น เพื่อขจัดความอัปยศที่ติดมากับการประชุม เรียนรู้การวางแผนการประชุม

การวางแผนการประชุมคืออะไร?

การวางแผนการประชุมกำหนดวาระการประชุม ซึ่งจะรวมถึงผู้ที่จะเข้าร่วม การประชุมจะเกิดขึ้นเมื่อใดและที่ไหน ตลอดจนสิ่งที่จะเกิดขึ้นระหว่างและหลังการประชุม โดยจะจัดโครงสร้างการประชุมเพื่อหลีกเลี่ยงการเสียเวลาอันมีค่าของใครก็ตาม และยังสามารถสร้างแนวทางว่าเมื่อใดใครจะสามารถพูดได้ ใครจะเป็นผู้นำการประชุม และใครเป็นผู้จดรายงานการประชุม

การใช้ ProjectManager ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัล ไม่เพียงแต่สามารถบันทึกวาระการประชุมและแบ่งปันระหว่างผู้เข้าร่วมประชุมเท่านั้น แต่ยังแสดงรายการการดำเนินการทั้งหมดที่สร้างขึ้นในระหว่างการประชุมอีกด้วย งานเหล่านี้สามารถเพิ่มลงในรายการงาน กระดานคัมบัง หรือมุมมองปฏิทิน กำหนดให้กับบุคคลที่มีวันที่ครบกำหนด ลำดับความสำคัญ และหมายเหตุ คุณยังสามารถแนบไฟล์ไปกับงานได้ ดังนั้นเมื่อทุกคนออกจากการประชุม พวกเขาก็สามารถทำงานต่อได้ เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี

เหตุใดการวางแผนการประชุมจึงสำคัญ

การประชุมเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการส่งข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพไปยังกลุ่มคน แน่นอนว่ามีวิธีอื่นๆ เช่น อีเมลหรือเอกสารประกอบ อย่างไรก็ตาม การประชุมจะมีพื้นที่สำหรับคำถามและคำติชม เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนเข้าใจตรงกันก่อนพักการประชุม การประชุมยังสามารถช่วยสร้างความผูกพันในทีมที่จะส่งเสริมการทำงานร่วมกันมากขึ้น

การประชุมเป็นวิธีหลักในการสื่อสารในโครงการ แต่มักทำให้เสียเวลาโดยไม่ได้เพิ่มประสิทธิภาพ Jennifer Bridges, PMP แสดงวิธีวางแผนการประชุมที่มีประสิทธิผล

นี่คือภาพของกระดานไวท์บอร์ดเพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิงของคุณ!

ขั้นตอนการวางแผนการประชุม

เมื่อวางแผนสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิผล คุณต้องถามตัวเองว่าใคร อะไร ทำไม ที่ไหน และอย่างไร คำถามที่มักเกี่ยวข้องกับการสื่อสารมวลชน ต่อไปนี้เป็น 6 ขั้นตอนในการวางแผนการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ:

1. กำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุม

อย่าจัดการประชุมโดยไม่เข้าใจว่าทำไมควรมีการประชุมก่อน ถ้าไม่มีเหตุผลที่ดีในการพบกันก็อย่าพบเจอ แต่ถ้ามีก็ควรกำหนดและเน้นวัตถุประสงค์นั้นให้ชัดเจน คุณไม่ต้องการที่จะกัดมากกว่าที่คุณสามารถเคี้ยวในการประชุม

2. กำหนดเป้าหมายสำหรับการประชุมของคุณ

การประชุมควรได้รับกลุ่มคนจากจุดหนึ่งไปยังอีกจุดหนึ่ง ไม่ว่าจะเป็นการทำให้ชัดเจนในบางหัวข้อหรือมอบหมายงานให้แต่ละคน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเป้าหมายในใจก่อนที่จะเริ่มการประชุม ด้วยวิธีนี้ คุณจะมั่นใจได้ว่าเป้าหมายนั้นสำเร็จลุล่วงก่อนพักการประชุม

3. ระบุว่าใครควรเข้าร่วมประชุม

ทุกคนไม่จำเป็นต้องเข้าร่วมการประชุมทุกครั้ง อย่าเชิญบุคคลที่ไม่มีส่วนได้เสียเข้ามามีส่วนร่วมในสิ่งที่การประชุมกำลังจะหารือ รักษาการเข้าร่วมประชุมให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อของการประชุมในลักษณะใดลักษณะหนึ่ง

4. แจ้งผู้เข้าร่วมล่วงหน้า

ควรประกาศการประชุมโดยมีเวลาเพียงพอที่ทุกคนจะแน่ใจได้ว่ามีเวลาที่กำหนดไว้ในปฏิทิน อย่านัดเจอผู้คนโดยไม่แจ้งให้ทราบล่วงหน้า พวกเขาอาจไม่สามารถเข้าร่วมได้ และแม้ว่าจะทำได้ พวกเขาจะอารมณ์เสียกับเหตุการณ์กะทันหัน มันแสดงถึงความไม่เอาใจใส่ต่อเวลาของพวกเขา

5. เตรียมเนื้อหาสำหรับการประชุมของคุณ

มีวาระเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนการประชุม สิ่งนี้จะให้โครงร่างของสิ่งที่จะกล่าวถึงในระหว่างการประชุม หากคุณต้องการเอกสารสนับสนุนเพื่อแจก โปรดแน่ใจว่าได้พิมพ์เอกสารนั้นก่อนการประชุม สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการทำคือการไม่เตรียมตัว มันไม่เป็นมืออาชีพ

6. กำหนดระยะเวลาการประชุมของคุณ

การประชุมอาจมีแนวโน้มที่จะดำเนินต่อไป หากต้องการหลีกเลี่ยงการประชุมที่ไม่มีวันสิ้นสุด ให้กำหนดเวลา คุณต้องใช้เวลาเท่าไหร่ในการทำตามที่การประชุมต้องการ? นั่นคือระยะเวลาของการประชุม

7. สร้างวาระการประชุม

เราได้กล่าวถึงความจำเป็นสำหรับวาระการประชุมแล้ว ตอนนี้คุณสามารถเขียนได้แล้ว เริ่มต้นด้วยการตัดน้ำแข็งเพื่อให้ทุกคนสบายใจ จากนั้นระบุหัวข้อ รวมถึงสิ่งที่ต้องทำหรือการดำเนินการที่จะต้องทำให้เสร็จก่อนการประชุมครั้งต่อไป

8. เขียนรายงานการประชุม

ควรเลือกเลขานุการเพื่อจัดเก็บรายงานการประชุมซึ่งเป็นบทสรุปสั้น ๆ ของประเด็นสำคัญในระหว่างการประชุม ซึ่งอาจรวมถึงสิ่งที่ผู้นำการประชุมและผู้เข้าร่วมประชุมพูด ตลอดจนรายการการดำเนินการใด ๆ ที่จะดำเนินการก่อนการประชุมครั้งต่อไป

สุดท้าย สิ่งสำคัญคือต้องสร้างรายงานการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าคุณและสมาชิกในทีมของคุณจะไม่ลืมประเด็นสำคัญเกี่ยวกับการประชุมของคุณ เทมเพลตรายงานการประชุมฟรีของเราเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมที่จะช่วยคุณในกระบวนการนี้

ทำสิ่งเหล่านี้ทั้งหมดแล้วสมาชิกในทีมจะไม่คร่ำครวญทุกครั้งที่คุณเรียกประชุม แต่จริงๆ แล้วจะได้รับคำสั่งเดินขบวนและรู้สึกตื่นเต้นกับสิ่งที่ต้องทำต่อไป

ความท้าทายของการวางแผนการประชุม

การประชุมสามารถทำลายการมีอยู่ของสมาชิกในทีมได้ เจนนิเฟอร์กล่าว ไม่ใช่ว่าการประชุมโครงการไม่สำคัญ เพียงแต่ว่าบางครั้งปัญหามากกว่านั้น เช่น:

• มีคนผิดในการประชุมที่ไม่ถูกต้อง
• ขาดการสื่อสารเกี่ยวกับการประชุม
• มีความไม่ชัดเจนในระหว่างการประชุม
• ขาดการวางแผนในการประชุม

เจนนิเฟอร์ตั้งข้อสังเกตว่าหากวางแผนอย่างเหมาะสมจะช่วยแก้ปัญหาอื่นๆ ทั้งหมดที่เธอหยิบยกขึ้นมาได้ นั่นจะทำให้การประชุมมีประสิทธิผลและทีมมีความสุข การติดตามสุขภาพและความสุขของทีมของคุณอาจดูเหมือนไม่สำคัญ แต่ถ้าคุณต้องการให้โครงการประสบความสำเร็จ คุณต้องทำอย่างนั้น

เทมเพลตการวางแผนการประชุมฟรี

ProjectManager มีเทมเพลตการจัดการโครงการฟรีมากมายสำหรับ Excel และ Word ที่คุณสามารถดาวน์โหลดได้ในขณะนี้ มีเทมเพลตที่ครอบคลุมทุกขั้นตอนของโครงการ ซึ่งรวมถึงสามเทมเพลตที่สามารถช่วยให้คุณประสบความสำเร็จในการประชุมมากขึ้น

เทมเพลตรายงานการประชุม

เพื่อให้การจดบันทึกการประชุมง่ายขึ้น ให้ใช้เทมเพลตรายงานการประชุมฟรีของเราสำหรับ Word หากมีพื้นที่สำหรับบันทึกว่าใครเป็นผู้เข้าร่วมประชุม วาระการประชุม และสิ่งที่ได้รับจากการประชุม ตลอดจนเวลาที่จะมีการประชุมครั้งต่อไป

แม่แบบแผนปฏิบัติการ

การประชุมส่วนใหญ่จบลงด้วยรายการดำเนินการที่กำหนดให้ผู้ที่เข้าร่วมประชุมดำเนินการให้เสร็จสิ้นก่อนการประชุมครั้งต่อไป ใช้เทมเพลตแผนปฏิบัติการฟรีของเราสำหรับ Excel เพื่อแสดงรายการงานเหล่านี้ทั้งหมด ใครได้รับมอบหมาย ตารางเวลาสำหรับการดำเนินการให้เสร็จสิ้น และอื่นๆ

เทมเพลตตัวติดตามงาน

เมื่อคุณเริ่มดำเนินงานตามแผนปฏิบัติการของคุณแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องใช้เทมเพลตตัวติดตามงานฟรีของเราสำหรับ Excel เพื่อให้แน่ใจว่างานเสร็จตามกำหนดเวลา คุณสามารถตรวจสอบสถานะของงานของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังดำเนินการอยู่