เทมเพลตอีเมลคำขอประชุม + หัวเรื่อง

ไม่มีความลับ: ผู้บริหารระดับสูงและผู้จัดการที่มีอำนาจในการตัดสินใจมีงานยุ่ง หากคุณกำลังส่งอีเมลแบบเย็นชาและโทรแบบปกติ ส่งอีเมลคำขอประชุมทางธุรกิจ หรือพยายามเสนอให้ผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าทราบโดยไม่ได้แจ้งล่วงหน้า คนเหล่านี้มักใช้ตารางงานที่ยุ่งเป็นข้ออ้างในการปัดเป่าคุณก่อนที่คุณจะมีโอกาส เพื่อพิสูจน์คุณค่าของคุณ

วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการดึงดูดความสนใจคือการพบปะกับพวกเขาในที่ซึ่งพวกเขาใช้เวลาส่วนใหญ่อยู่แล้ว: ในกล่องจดหมาย คนทั่วไปใช้เวลาอ่าน เขียน และตอบอีเมลมากกว่าสี่ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ดังนั้นจึงมีโอกาสดีที่คุณจะติดต่อพวกเขาที่นั่นได้

อีเมลขอประชุมคืออะไร?

อีเมลการเรียกประชุมคืออีเมลใดๆ ที่ส่งเพื่อขอนัดประชุมกับผู้อื่น ปกติจะถามผู้รับว่ามีเวลาคุยหรือนัดคุย สิ่งนี้ใช้ได้กับทั้งการประชุมเสมือนและการประชุมแบบตัวต่อตัว

โดยปกติการประชุมจะครอบคลุมหัวข้อเฉพาะในเชิงลึก ในหลายกรณี สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่ต้องดำเนินการซึ่งจำเป็นต้องมีการตัดสินใจ ตัวอย่างเช่น บางคนอาจส่งอีเมลการเรียกประชุมเพื่อพยายามจัดตารางเวลาเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับงบประมาณของธุรกิจหรือการริเริ่มทางการตลาด

แน่นอนว่ามีหลายวิธีในการขอกำหนดการประชุม ไม่ว่าจะเป็นทางโทรศัพท์ ต่อหน้า หรือทางอีเมล อย่างไรก็ตาม การส่งอีเมลคำเชิญเข้าร่วมการประชุมเป็นวิธีที่ดีเป็นพิเศษ เนื่องจากช่วยให้ผู้ใช้สามารถวางแผนคำพูดและน้ำเสียงของตนได้อย่างรอบคอบ หลีกเลี่ยงความผิดพลาดหรือความซุ่มซ่ามที่น่าอับอายที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการสนทนาที่ฉับไว

นอกจากนี้ การส่งอีเมลเรียกประชุมยังเป็นวิธีที่ง่ายกว่าในการติดตามแผนงานของคุณ ดังนั้นทั้งสองฝ่ายจึงสามารถเพิ่มเวลาและวันที่เสนอของการประชุมในปฏิทินของตนได้อย่างรวดเร็ว หรือกลับไปที่อีเมลเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต

การส่งอีเมลการเรียกประชุมเป็นขั้นตอนพื้นฐานขั้นแรกที่จำเป็นในการดำเนินการตามกำหนดเวลาของบุคคลที่มีงานยุ่ง ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถเพิ่มโอกาสในการได้รับการตอบรับในเชิงบวก

1. ก่อนที่คุณจะส่งอีเมลการเรียกประชุม
2. ทำให้ลำดับการเผยแพร่ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ
3. เทมเพลตอีเมลคำขอประชุม
4. ตรวจสอบข้อผิดพลาดการสะกดและไวยากรณ์ซ้ำอีกครั้ง
5. ติดตามโอกาสของคุณ
6. วิธีใช้เทมเพลตอีเมล
7. อุ่นเครื่องอนาคตบนโซเชียลมีเดีย

ก่อนที่คุณจะส่งอีเมลการเรียกประชุม

จำไว้ว่า ผู้คนได้รับอีเมลจำนวนมาก ดังนั้นจงนับคุณให้ดี อีเมลการเรียกประชุมที่มีประสิทธิภาพเป็นตัวกำหนดเสียงของการประชุมเอง คุณคงไม่อยากปล่อยให้ความผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ (แต่ทำง่าย) ทำให้คุณไม่ได้สิ่งที่ต้องการ

วิธีค้นหาและยืนยันที่อยู่อีเมล

ขั้นแรก หาข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่คุณกำลังส่งอีเมลถึงเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นคนที่คุณต้องการติดต่อสื่อสารด้วย จากนั้น หากคุณแน่ใจว่าคุณมีบุคคลที่เหมาะสม ให้ตรวจสอบชื่อ การสะกด ตำแหน่งงาน ชื่อบริษัท และข้อมูลติดต่อของพวกเขา

ข้อมูลติดต่อที่ไม่ถูกต้องทำให้พนักงานขายเสียเวลา 27.3% ในแต่ละปี และอีเมลที่ส่งถึงผิดคนอาจทำให้ไม่ได้รับการตอบกลับ พวกเขายังสามารถทำให้ความน่าเชื่อถือของคุณได้รับความนิยม

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีอีเมลที่ถูกต้อง คุณสามารถใช้เครื่องมือที่ออกแบบมาเฉพาะสำหรับการยืนยันอีเมล:

• ตัวอย่างเช่น Voila Norbert ตรวจสอบอีเมลเพื่อให้แน่ใจว่าสามารถจัดส่งได้และป้องกันการตีกลับ ทำได้โดยการตรวจสอบอีเมลกับฐานข้อมูลขนาดใหญ่มาก
• Email Hunter เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือในการค้นหาอีเมลที่ทรงพลัง หากคุณรู้เพียงชื่อโดเมนของบริษัท ให้ป้อนเพื่อค้นหารายชื่อที่อยู่อีเมลของพนักงานพร้อมรูปแบบอีเมลทั่วไป เช่น: {first}@hunter.io

เครื่องมืออัตโนมัติเหล่านี้ต่างจากการตรวจสอบด้วยตนเองตรงที่ตรวจสอบรายการอีเมลจำนวนมากได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้คุณประหยัดเวลาในขณะที่ยังมั่นใจได้ว่าอีเมลของคุณจะเข้าถึงคนที่คุณต้องการได้ และไม่ต้องติดแบล็คลิสต์อีเมลของคุณ

มีเครื่องมือยืนยันอีเมลมากมาย หลายเครื่องมือรายงานความถูกต้องสูงถึง 98% และยืนยันอีเมลนับล้านแล้ว

กรุณาตรวจสอบ!

แม้ว่าคุณจะได้แหล่งที่มาของผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าของคุณที่อื่น Mailshake's List Cleaner ที่ขับเคลื่อนโดย Voila Norbert จะเพิ่มระดับการป้องกันที่อยู่อีเมลที่ไม่ดี

หากคุณกำลังใช้เครื่องมือจัดตารางเวลา ให้ส่งอีเมลทดสอบถึงตัวคุณเอง แล้วคุณจะเห็นว่าผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าเห็นอะไร และเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างทำงานอย่างถูกต้อง คุณควรรู้ว่าคุณกำลังมอบประสบการณ์แบบใดแก่ผู้รับ: หากการนัดหมายการประชุมยากเกินไปหรือสับสน พวกเขาก็จะดำเนินการต่อไป

นอกจากนี้ ให้พิจารณาว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากสิ่งต่างๆ ไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้ คุณต้องยืดหยุ่นได้หากบุคคลนั้นตัดสินใจกำหนดเวลาการประชุม แต่ไม่สามารถพบกันระหว่างวันหรือเวลาที่คุณแนะนำได้ การเสนอสิ่งจูงใจ เช่น การรับประทานอาหารกลางวันเพื่อธุรกิจหรือกาแฟ อาจสนับสนุนให้ผู้คนจำนวนมากขึ้นตอบว่า 'ใช่' ในการประชุม และอย่าลืมตรวจสอบกำหนดการของสมาชิกกลุ่มปฏิทินก่อนส่งคำขอของคุณ

กรณีศึกษา

Multirisco แพลตฟอร์มที่ปรึกษาด้านการประกันภัยที่ใหญ่ที่สุดของบราซิลขับเคลื่อนธุรกิจใหม่มูลค่า 40,000 ดอลลาร์ในช่วงสองเดือนแรกโดยใช้ Mailshake เพื่อเริ่มการสนทนากับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า เรียนรู้ว่าพวกเขาทำมันได้อย่างไร

ดับเบิลลงบนหัวเรื่อง

บรรทัดหัวเรื่องของอีเมลเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดเพียงส่วนเดียวของอีเมลของคุณ แต่บ่อยครั้งที่มันได้รับการปฏิบัติเหมือนเป็นการคิดภายหลัง จากการศึกษาพบว่า 47% ของอีเมลถูกเปิดโดยอิงตามหัวเรื่องเท่านั้น ดังนั้นการเขียนส่วนหัวที่ชนะจึงจำเป็นต่อการเข้าใกล้การประชุมมากขึ้น

หัวเรื่องที่ไม่อาจต้านทานได้มีลักษณะอย่างไร รวมถึงวันประชุมและชื่อผู้รับอีเมลเพื่อเพิ่มอัตราการเปิด นอกจากนี้ การจำกัดหัวเรื่องให้เหลือเพียงสามหรือสี่คำส่งผลให้มีอัตราการตอบกลับสูงสุด

รสชาติที่ใช่

อีเมลที่มีภาษาอ่านยากหรือเป็นสแปม โดยเฉพาะอย่างยิ่งในหัวเรื่อง มักไม่ค่อยถูกอ่านและมีแนวโน้มที่จะถูกส่งไปยังโปรโมชันหรือสแปม Email Copy Analyzer ของ Mailshake ให้ข้อเสนอแนะและข้อเสนอแนะแบบเรียลไทม์สำหรับการปรับปรุงความสามารถในการส่งและความสามารถในการอ่าน

ดูวิดีโอสั้น ๆ นี้เพื่อเรียนรู้วิธีเขียนหัวเรื่องและเปิดสำเนาอีเมล:

ทำให้ลำดับการเผยแพร่ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ

ผู้ชมเป้าหมายของคุณอาจมีจำนวนมาก ดังนั้นหากคุณเข้าถึงผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าหลายร้อยรายทุกสัปดาห์ เป็นไปไม่ได้เลยที่จะติดตามพวกเขาทั้งหมดด้วยตนเอง

นั่นเป็นสาเหตุที่เครื่องมือสร้างการมีส่วนร่วมในการขาย เช่น Mailshake มีความสำคัญต่อการสร้างลำดับอีเมลติดตามผลที่มีประสิทธิภาพและปรับขนาดได้

ด้วย Mailshake คุณสามารถ:

• ปรับแต่งอีเมลของคุณเป็นจำนวนมากด้วยคุณลักษณะจดหมายเวียนที่มีประสิทธิภาพ
• ตอบกลับลูกค้าเป้าหมายโดยตรงจากแดชบอร์ด Mailshake ของคุณด้วย Lead Catcher
• กำหนดเวลาอีเมลติดตามผลที่หยุดชั่วคราวหรือทริกเกอร์โดยพิจารณาจากว่าผู้รับเปิดอีเมล คลิกลิงก์ หรือตอบกลับ
• กำหนดระยะเวลาระหว่างการติดตาม (5 วันระหว่างอีเมลฉบับแรกและฉบับที่สอง 7 วันระหว่างอีเมลฉบับที่สองและฉบับที่สาม ฯลฯ) และวันและเวลาที่คุณต้องการให้ส่ง (เช่น ระหว่าง 8 โมงเช้าถึง 6 โมงเย็น น. วันธรรมดา)
• เพิ่มประสิทธิภาพสำเนาและกลยุทธ์การเข้าถึงโดยรวมของคุณโดยการทดสอบ A/B หัวข้อ เนื้อหา และลำดับแคมเปญทั้งหมด
• ด้วยการผสานรวมแบบเนทีฟกับ CRM และการผสานรวมของบุคคลที่สามกับเครื่องมือซอฟต์แวร์หลายร้อยรายการผ่าน Zapier คุณสามารถทำให้การเข้าถึงของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติยิ่งขึ้นไปอีกโดยเรียกใช้แคมเปญเมื่อมีคนดาวน์โหลด eBook จองการประชุม หรือลงชื่อสมัครใช้สำหรับการสาธิต

หากโซเชียลมีเดียและโทรศัพท์เป็นส่วนหนึ่งของจังหวะการเข้าถึงของคุณ (อ่านต่อไปเพื่อดูว่าเหตุใดคุณจึงควรเป็นเช่นนั้น) คุณสามารถรวมจุดติดต่อเหล่านั้นไว้ในลำดับการเข้าถึงของคุณได้เช่นกันกับ Mailshake Sales Engagement

บรรทัดล่าง: เมื่อทำถูกต้อง ระบบอัตโนมัติอาจเป็นอาวุธลับของคุณในการจองการประชุมเพิ่มเติม แพลตฟอร์มการทำงานอัตโนมัติ เช่น Mailshake สามารถช่วยให้คุณขยายขอบเขตการเข้าถึงได้โดยไม่ลดทอนความเป็นส่วนบุคคลหรือคุณภาพ

เทมเพลตอีเมลคำขอประชุม

ปรับแต่งคำขอของคุณ (พร้อมตัวอย่าง)

การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ทรงพลัง (และฟรี!) ในคลังแสงการขายของคุณ ผู้ซื้อ B2B ไม่เพียงตอบสนองต่อการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณเท่านั้น แต่ยังคาดหวังอีกด้วย ผู้ซื้อมากกว่า 80% ต้องการให้แบรนด์รู้จักพวกเขา ในขณะที่ 87% บอกว่าการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณส่งผลในทางบวกต่อวิธีที่พวกเขารับรู้ถึงบริษัท

คำสั่งพิเศษ

การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณเป็นกุญแจสำคัญในการเข้าถึงอีเมลเย็นที่ประสบความสำเร็จ ใช้ จดหมายเวียน เพื่อกรอกชื่อ บริษัท รางวัลล่าสุด และรายละเอียดส่วนบุคคลอื่น ๆ เกี่ยวกับผู้รับของคุณ

ต่อไปนี้คือหัวเรื่องที่เรียบง่ายแต่เป็นส่วนตัวซึ่งคุณสามารถคัดลอกและวางในอีเมลการเรียกประชุมของคุณ:

• มีเวลาคุยกันไหม กะเหรี่ยง?
• ขอรับประทานอาหารกลางวันเพื่อธุรกิจกับ John
• [บริษัทของคุณ] + [บริษัทของพวกเขา] ประชุม?

จากนั้นรวมหัวเรื่องเหล่านี้กับสำเนาอีเมลส่วนบุคคล เช่น:

สวัสดี เจเน็ต

เพื่อนร่วมงานของฉัน จอห์น ฮิวจ์ส แนะนำคุณเป็นนักออกแบบกราฟิกที่โดดเด่น บริษัทของฉันทำงานร่วมกับนักออกแบบกราฟิกและครีเอทีฟโฆษณาอื่นๆ เพื่อช่วยให้พวกเขาทำการตลาดบริการได้ดียิ่งขึ้น และฉันชอบที่จะพูดคุยกับคุณเกี่ยวกับงานของคุณและดูว่าฉันจะสามารถช่วยขับเคลื่อนธุรกิจในแบบของคุณได้หรือไม่

คุณพร้อมสำหรับการประชุมกาแฟอย่างรวดเร็วเวลา 9.00 น. ในวันจันทร์ (ขนมของฉัน) ไหม แจ้งให้เราทราบภายในวันศุกร์ว่าจะได้ผลสำหรับคุณหรือไม่

คุยกันเร็วๆ
ลอร่า

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

กรณีศึกษา

บันไซช่วยบริษัทเทคโนโลยี B2B ขับเคลื่อนกิจกรรมการตลาดภาคสนาม และในสภาพแวดล้อมที่แออัด สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าการรับส่งข้อความของคุณไปถึงกลุ่มเป้าหมายของคุณ Banzai ใช้ Mailshake เพื่อขับเคลื่อน 80% ของการสาธิตผลิตภัณฑ์ เรียนรู้ว่าพวกเขาทำมันได้อย่างไร

มีความเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับคำขอของคุณ

ในแง่บวก เวลาเฉลี่ยที่ผู้ใช้อ่านอีเมลเพิ่มขึ้นเป็นประมาณ 11.1 วินาที (เพิ่มขึ้น 7% นับตั้งแต่ปี 2011) อย่างไรก็ตาม ยังไม่มีเวลามากพอที่จะสร้างความประทับใจ ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องการตรงประเด็น

ทำให้ชัดเจนว่าเหตุใดคุณจึงต้องการพบปะเพื่อที่พวกเขาจะได้ใช้เวลาของตนให้เกิดประโยชน์สูงสุด (และของคุณ) หากพวกเขาต้องใช้เวลาค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ คำตอบก็คือ 'ไม่' นี่เป็นตัวอย่างที่ดีจาก Priority Matrix:

สวัสดีเบ็น

คาร์ลจาก Appcues

ยินดีที่ได้พูดคุยกับคุณเกี่ยวกับ {{topic from last communication}}

ฉันได้รับการติดต่อเนื่องจากทราบว่าคุณเพิ่ง {{something that they or their company is doing}} เมื่อเร็วๆ นี้

ฉันมีแนวคิดบางประการเกี่ยวกับวิธีใช้งาน {{helpful related topic or resource}} และคิดว่าอาจช่วยคุณได้

สัปดาห์หน้าคุณมีเวลาโทรหรือดื่มกาแฟด้วยกันไหม

ฉันสัญญาว่าจะไม่ใช้เวลาของคุณมากเกินไป ฉันซาบซึ้งมากที่คุณสละเวลาฟังฉันเกี่ยวกับเรื่องนี้

คาร์ล

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ทำให้ง่ายต่อการพูดว่า 'ใช่'

คุณเป็นผู้ส่งคำขอประชุมทางธุรกิจทางอีเมล ดังนั้นความรับผิดชอบเดียวที่ผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าของคุณควรมีคือตกลงและแสดงตัว คุณจะต้องทำการยกของหนักเกือบทั้งหมดหรือทั้งหมด เช่น การเลือกสถานที่และแนะนำวันที่และเวลาที่สะดวก ยิ่งพวกเขาต้องทำงานน้อยลงเท่าไหร่ คุณก็ยิ่งดูดีขึ้นเท่านั้น และมีแนวโน้มที่จะตอบว่า 'ใช่' มากขึ้นเท่านั้น

คุณควรแจ้งให้พวกเขาทราบล่วงหน้าว่าคุณคาดหวังว่าการประชุมจะดำเนินไปนานแค่ไหน ผู้ชมเป้าหมายของคุณต้องการทราบว่าคุณขอเวลาเท่าไร

หลีกเลี่ยงความคลุมเครือ ทำให้คำขอของคุณกระชับและเป็นรูปธรรม พวกเขาจะมีคำถามน้อยลงเกี่ยวกับการประชุม และจะสามารถตัดสินใจได้ดีขึ้น

นี่คือตัวอย่างอีเมลคำขออื่นที่คุณสามารถแก้ไขได้เพื่อการใช้งานของคุณเอง:

เรื่อง: มีเวลาสำหรับการประชุมด่วน?

สวัสดีไมค์

ชื่อของฉันคือ Kyle และฉันเป็นผู้อำนวยการฝ่ายขายของ Career Services Inc. ฉันสังเกตเห็นว่าคุณมีตำแหน่งหลายตำแหน่งที่จะกรอกในบริษัทของคุณ และฉันชอบที่จะจัดการประชุมกับคุณเพื่อดูว่าการทำงานร่วมกันจะเป็นประโยชน์หรือไม่ เราทั้งคู่ คุณจะสามารถพบกันที่สำนักงานของคุณหรือของเราในวันพฤหัสบดีหน้าเวลา 11.00 น. ได้หรือไม่

ฉันหวังว่าจะได้ยินจากคุณ. โปรดอย่าลังเลที่จะแนะนำสถานที่หรือเวลาอื่นหากวิธีข้างต้นใช้ไม่ได้ผลสำหรับคุณ

ความนับถือ,
ไคล์

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ขอคำตอบ

การใส่คำกระตุ้นการตัดสินใจที่ส่วนท้ายของอีเมลจะทำให้การเรียกประชุมธุรกิจของคุณเต็มวง คุณได้ทำงานอย่างหนักในการเลือกผู้ที่จะกำหนดเป้าหมาย รับข้อมูลติดต่อ ค้นหาวันที่ เวลาและสถานที่ประชุม และเขียนข้อความของคุณ การไม่รวมคำขอตอบกลับสามารถบ่อนทำลายความพยายามทั้งหมดของคุณและกีดกันผู้รับจากการดำเนินการ

ต่อไปนี้คือสองสามวิธีที่คุณสามารถขอคำตอบการเรียกประชุมของคุณ:

• “อย่าลังเลที่จะตอบกลับอีเมลนี้โดยตรง หรือโทรหาฉันที่ 123-456-7890”
• “ใช้ Calendly ของฉันเพื่อเลือกวันและเวลาที่เหมาะกับคุณที่สุด”
• “รอคอยการตอบสนองของคุณ!”
• “บอกมาว่ากำหนดการของคุณเป็นอย่างไร แล้วเราจะไปจากที่นั่น”

นอกจากนี้ อย่าลืมจำกัด CTA ของคุณให้เหลือเพียงคำขอหรือการดำเนินการเดียวเพื่อลดความสับสนเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำต่อไป CTA เดี่ยวแสดงให้เห็นว่าเพิ่มอัตราการตอบสนองได้เกือบ 400% นอกจากนี้ ยังไม่ต้องคาดเดาจากสมการว่าผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าจะยอมรับการเรียกประชุมได้อย่างไร

เพิ่มลงในเมนู

บันทึกอีเมลที่มีประสิทธิภาพดีที่สุดของคุณเป็นเทมเพลต เพื่อให้คุณและเพื่อนร่วมทีมใช้งานได้อีกครั้ง

ตรวจสอบข้อผิดพลาดการสะกดและไวยากรณ์ซ้ำอีกครั้ง

แม้ว่าเครื่องมือตรวจการสะกดเช่น Grammarly สามารถตรวจจับการสะกดผิดหรือข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ได้มากมาย แต่ก็ไม่สามารถป้องกันความผิดพลาดได้ การวิจัยแสดงให้เห็นว่าข้อผิดพลาดเพียงครั้งเดียวในสำเนาอีเมลของคุณอาจทำลายความน่าเชื่อถือของคุณ

แม้แต่แบรนด์ใหญ่ๆ และบริษัทระดับไฮเอนด์อย่าง Pepsi และ General Motors ก็ไม่สามารถป้องกันความผิดพลาดได้ HubSpot ได้เผยแพร่บทสรุปของการสะกดผิดที่มีรายละเอียดสูง (รวมถึงคำที่สะกดผิดด้วย) เพื่อแสดงให้เห็นว่าไม่มีใครสมบูรณ์แบบ ใช้นิสัยในการพิสูจน์อักษรอีเมลคำขอประชุมของคุณ (และเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรอื่นๆ สำหรับเรื่องนั้น!) ดังนั้นคุณจะไม่พลาดการประชุมเนื่องจากข้อผิดพลาดที่หลีกเลี่ยงได้ง่าย

ติดตามผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า

คุณส่งการเรียกประชุมทางธุรกิจที่สมบูรณ์แบบ และ … จิ้งหรีด

ก่อนอื่นอย่าตกใจ แม้ว่าจะมีเนื้อหาที่อ่อนไหวต่อเวลา แต่คุณอาจไม่ได้รับการตอบกลับในทันที มีสาเหตุหลายประการที่อาจเกิดขึ้น:

• ผู้รับไม่ได้รับหรือเห็นอีเมลของคุณ
• เวลา วันที่ หรือสถานที่ที่คุณระบุในการเรียกประชุมใช้ไม่ได้กับพวกเขา
• ลืมตอบเพราะงานยุ่ง
• พวกเขาเผลอลบอีเมลของคุณหรือส่งไปผิดโฟลเดอร์
• พวกเขาไม่สนใจ

อย่าถือเอาคำตอบเป็นคำตอบ ความไม่สนใจเป็นเพียงเหตุผลเดียวที่เป็นไปได้ในการหลอกหลอนคุณ วิธีเดียวที่จะทราบได้อย่างแน่นอนคือการติดตามผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าของคุณ

จากการศึกษาพบว่า 50% ของยอดขายเกิดขึ้นหลังจากการติดตามครั้งที่ 5 แต่ 44% ของพนักงานขายหยุดการเข้าถึงหลังจากพยายามครั้งแรก การติดตามผลทางอีเมลการเรียกประชุมจะช่วยให้คุณมีการประชุมมากขึ้น และหวังว่าจะมียอดขายเพิ่มขึ้นด้วย

ดีจนหยดสุดท้าย

เพิ่ม การติดตามอัตโนมัติ ในลำดับแคมเปญของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับ

ต่อไปนี้คือตัวอย่างการติดตามผลการเรียกประชุมที่คุณปรับแต่งได้ตามความต้องการ:

สวัสดีพอล

ฉันขอพบคุณเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว แต่ยังไม่ได้รับการตอบกลับจากใครในทีมของคุณ ฉันคิดว่าบริษัทของเราอาจได้รับประโยชน์จากการทำงานร่วมกัน และต้องการพบคุณเพื่อหารือ

ฉันเข้าใจได้ ถ้าคุณไม่ว่าง หากคุณคิดว่าเราเหมาะสมที่จะพูดคุยกัน โปรดแจ้งให้เราทราบว่าปฏิทินของคุณเป็นอย่างไร

รอคอยที่จะได้ยินจากคุณ,
Brian

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

วิธีใช้เทมเพลตอีเมล

คัดลอกและวางไม่ทำงาน ตัวแทนฝ่ายขายไม่ควรคาดหวังว่าจะวางเทมเพลตลงในอีเมลเปล่า สลับชื่อผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า กด "ส่ง" และคาดว่าจะเห็นผลลัพธ์ ผู้ซื้อมีความเข้าใจ พวกเขาสามารถบอกได้ว่าพวกเขากำลังถูกโจมตีด้วยเทมเพลตมากกว่าอีเมลที่แท้จริงและเป็นส่วนตัว – และพวกเขาไม่น่าจะประทับใจ

คุณควรใช้เทมเพลตอย่างไร อีเมลใดเหมาะสมที่สุดสำหรับการใช้งานใน และพวกเขาต้องการการแก้ไขระดับใดเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

Rex Bibertson แบ่งปันเคล็ดลับบางอย่างกับฉันในแฮงเอาท์วิดีโอล่าสุด ฉันได้สรุปประเด็นสำคัญบางส่วนไว้ด้านล่าง แต่โปรดดูวิดีโอนี้หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม:

เทมเพลตเหมาะที่สุดสำหรับข้อความที่ทำซ้ำได้

เร็กซ์มักใช้เทมเพลตสำหรับข้อความที่ทำซ้ำได้สูง เช่น การติดตามผลการประชุม เป้าหมายเดียวกัน ข้อมูลเดียวกัน แต่แล้วสถานการณ์ที่ซับซ้อนกว่านั้น เช่น การเข้าถึงอีเมลแบบเย็นชาล่ะ คุณควรทิ้งเทมเพลตทั้งหมดหรือไม่? ไม่ได้อย่างแน่นอน. แต่การใช้สิ่งเหล่านี้ต้องใช้ความพยายามเพิ่มขึ้นเล็กน้อยในส่วนของคุณ

สิ่งที่ใช้ได้ผลกับธุรกิจหนึ่งอาจไม่ได้ผลสำหรับคุณ เสมอไป

อย่านำบทความเหล่านั้นที่ระบุว่า "เทมเพลตอีเมลนี้สร้างรายได้ 1 ล้านเหรียญในยอดขายสุทธิใหม่ภายในสามเดือน" ตามมูลค่าที่ตราไว้ ไม่ต้องสงสัยเลยว่าสำเนาอีเมลมีส่วนร่วม แต่อุตสาหกรรม ผลิตภัณฑ์ จุดราคา สถานที่ตั้ง และปัจจัยอื่นๆ อีกนับสิบก็เช่นกัน

ใช้เทมเพลตเป็นแรงบันดาลใจในการสร้างสรรค์

โอกาสที่คุณจะได้รับข้อความอีเมลเย็น ๆ มากมายด้วยตัวคุณเอง หรือคุณอาจเคยเห็นตัวอย่างดีๆ ที่โพสต์บน LinkedIn อีกครั้งอย่าเพิ่งฉีกพวกเขาออก แต่คุณควรใช้มันเป็นแรงบันดาลใจในการสร้างสรรค์ เหมือนกับรูปแบบมีมนับไม่ถ้วนบน Twitter ไม่มีอะไรผิดปกติกับรูปแบบที่ชนะและปรับให้เข้ากับการใช้งานของคุณเอง

ถามตัวเอง: เหมาะสมหรือไม่ที่จะใช้ประโยชน์จากเทมเพลตข้อเสนอ

อีเมลที่มีประสิทธิภาพสูงสุดบางฉบับมีข้อเสนอพิเศษ เช่น การทดลองใช้ฟรีและส่วนลดจำนวนมาก ข้อเสนอนี้เป็น เหตุผล ที่ข้อความเหล่านี้ประสบความสำเร็จ ดังนั้นการส่งอีเมลที่คล้ายกันจึงแทบไม่มีประโยชน์ แต่มีข้อเสนอที่น่าสนใจน้อยกว่ามาก มันจะไม่ทำงาน

เมื่อปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ ให้ทำวิจัยของคุณเป็นชุดๆ

เร็กซ์ใช้เวลาสองชั่วโมงใน LinkedIn ในการเลือกข้อเท็จจริงสำคัญเกี่ยวกับกลุ่มเป้าหมายของเขา เมื่อใช้ข้อเท็จจริงเหล่านี้ เขาจะสร้างประโยคเดียวสำหรับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าแต่ละราย ซึ่งสามารถใส่ลงในอีเมลเทมเพลตได้โดยตรง ในช่วงเวลานั้น เขามักจะหาข้อมูลให้เพียงพอเพื่อปรับแต่งอีเมลถึงผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า 100 ราย

ปรับแต่งตามหมวดหมู่มากกว่าแบบตัวต่อตัว

เคล็ดลับที่ยอดเยี่ยมอีกประการในการเพิ่มการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณตามขนาด: เพิ่มองค์ประกอบส่วนบุคคลตามประเภทของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า แทนที่จะเป็นรายบุคคล ตัวอย่างเช่น ซีอีโอของสตาร์ทอัพ SaaS ที่สร้างรายได้สูงถึง $500,000 มีแนวโน้มที่จะมีประสบการณ์และจุดบอดที่คล้ายคลึงกัน พิจารณาว่าผลิตภัณฑ์ของคุณทำอะไรกับลูกค้ารายนั้นได้บ้าง และอ้างอิงในอีเมลของคุณ

รับคำแนะนำเกี่ยวกับความยาวของอีเมลหรือไม่ ไม่สนใจมัน!

Rex ไม่เชื่อว่าอีเมลมีความยาวที่ "สมบูรณ์แบบ" แน่นอนว่าคุณจะต้องการย่อให้สั้นที่สุดเท่าที่จะทำได้ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าจะต้องมีน้อยกว่า 100 คำ (หรือจำนวนตามอำเภอใจอื่นๆ) ย่อเองไม่ดีพอ จำเป็นต้องมีตะขอที่น่าสนใจ – เหตุผลที่ผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าตอบสนอง – เช่นกัน

อุ่นเครื่องอนาคตบนโซเชียลมีเดีย

หากคุณไม่ได้รับคำตอบที่ดีจากอีเมลการเรียกประชุม คุณอาจประสบความสำเร็จมากขึ้นโดยการติดต่อผ่านช่องทางอื่นๆ การรวมจุดติดต่ออื่นๆ เช่น LinkedIn หรือ Twitter สามารถช่วยให้ชื่อของคุณโดดเด่นในกล่องจดหมาย และยังให้ช่องทางเพิ่มเติมแก่คุณเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับพวกเขา

สำหรับผู้ขาย B2B LinkedIn เป็นเหมืองทองคำสำหรับการหาแร่ ตัวแทนขายสามารถเชื่อมต่อกับผู้เชี่ยวชาญเฉพาะกลุ่มและผู้มีอำนาจตัดสินใจได้โดยตรง ในขณะที่เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าและบริษัทที่พวกเขาทำงานด้วย ตัวอย่างเช่น คุณอาจดูโปรไฟล์ของใครบางคนและสังเกตเห็นว่าพวกเขาได้รับรางวัลเมื่อเร็วๆ นี้ หรือบริษัทของพวกเขาบรรลุเป้าหมายสำคัญ

พนักงานขายสามารถเปลี่ยนข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้ให้กลายเป็นเรือตัดน้ำแข็ง ทำให้พวกเขา "มีส่วนร่วม" เมื่อพวกเขาพยายามเชื่อมต่อกับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า เพิ่มชั้นของความเป็นส่วนตัวและความถูกต้องให้กับการสนทนา ซึ่งมักจะทำให้คุณสังเกตเห็นมากกว่าข้อความทั่วไปทั่วไป หากคุณยังไม่ได้ดำเนินการ โปรดดูคำแนะนำในการส่งคำขอข้อความ LinkedIn

Twitter ยังได้เข้าร่วมอันดับการขายบนโซเชียลโดยช่วยให้คุณระบุและเชื่อมต่อกับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าและมีส่วนร่วมในการสนทนาของพวกเขา คุณสามารถสร้างรายการส่วนตัวบน Twitter เพื่อติดตามลีดของคุณและกิจกรรมการโพสต์ของพวกเขา เพื่อให้คุณไม่พลาดโอกาสในการมีส่วนร่วม คุณยังสามารถโต้ตอบกับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าเป้าหมาย มีส่วนร่วมกับเนื้อหาของพวกเขา ส่งเสริมการมีส่วนร่วมกับเนื้อหาของคุณเอง และทำความรู้จักกับกลุ่มเป้าหมายของคุณในแบบที่ไม่สามารถทำได้ด้วยอีเมล

การทำให้ผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าของคุณอบอุ่นขึ้นอาจต้องใช้เวลา ดังนั้นอย่าท้อแท้ถ้าคุณไม่เห็นผลในทันที แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคืองดการขอประชุมทางธุรกิจจนกว่าคุณจะสร้างความสัมพันธ์กับผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้า เมื่อคุณไม่ใช่คนแปลกหน้าโดยสมบูรณ์ พวกเขาก็อาจจะเปิดใจมากขึ้นสำหรับสิ่งที่คุณต้องพูด

แนวทางแบบผสมผสาน

รวมการโทรแบบเย็นลงในลำดับแคมเปญของคุณ และโทรออกโดยตรงในแพลตฟอร์มโดยใช้ Mailshake Dialer

บทสรุป

การประชุมกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการขาย มันกำหนดวาระที่คุณสามารถเจาะลึกปัญหาของพวกเขาและแนวทางแก้ไขของคุณโดยไม่ต้องแข่งขันเพื่อเรียกร้องความสนใจ โปรดทราบว่าการขอประชุมเป็นเพียงขั้นตอนแรก คุณต้องมีแผนในการดำเนินการเมื่อพวกเขายอมรับคำขอของคุณและทำให้พวกเขาดีใจที่พวกเขารับข้อเสนอของคุณ

แต่สำหรับตอนนี้ ให้นำตัวอย่างอีเมลที่ขอข้างต้นและหัวเรื่องอีเมลการประชุมมาสร้างเป็นของคุณเอง

อีเมลคำขอประชุมคำถามที่พบบ่อย

คุณจะส่งการเรียกประชุมทางอีเมลได้อย่างไร?

มีขั้นตอนพื้นฐานบางประการในการส่งอีเมลการเรียกประชุมที่มีประสิทธิภาพ เริ่มต้นด้วยการค้นหาและยืนยันที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อของคุณ และเขียนหัวเรื่องที่น่าสนใจ รวมทั้งชื่อและวันที่ประชุม ทำให้เฉพาะเจาะจงและขอคำตอบโดยเพิ่ม CTA ที่ชัดเจน

จะขอนัดประชุมได้อย่างไร?

มีวิธีการที่เป็นไปได้มากมายในการขอนัดประชุม แต่เป้าหมายหลักของคุณคือการทำให้ผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าตอบว่า "ใช่" ได้ง่ายที่สุด นั่นหมายถึงการแนะนำสถานที่ วันที่ และเวลาด้วยตัวเอง แต่ให้ขอบเขตแก่พวกเขาในการแนะนำทางเลือกอื่น

คุณขอนัดอย่างสุภาพได้อย่างไร?

การขอคำตอบในบางครั้งอาจรู้สึกหยาบคายเล็กน้อย แต่หากไม่ปฏิบัติตามจะทำให้ผู้รับไม่สามารถดำเนินการได้ หากต้องการสร้างสมดุลที่เหมาะสม ให้ลองใช้คำขอตอบกลับข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้

• “อย่าลังเลที่จะตอบกลับอีเมลนี้โดยตรง หรือโทรหาฉันที่ 123-456-7890”
• “ใช้ Calendly ของฉันเพื่อเลือกวันและเวลาที่เหมาะกับคุณที่สุด”
• “รอคอยการตอบสนองของคุณ!”
• “บอกมาว่ากำหนดการของคุณเป็นอย่างไร แล้วเราจะไปจากที่นั่น”

ฉันจะขออีเมลการประชุมของ Zoom ได้อย่างไร

ในยุควัฒนธรรมการทำงานของ Zoom ใหม่ การส่งอีเมลการประชุมของ Zoom กลายเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้นเรื่อยๆ เพื่อให้ถูกต้อง ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ลงชื่อเข้าใช้ไคลเอนต์เดสก์ท็อปของ Zoom
2. กำหนดการประชุมของคุณ
3. คลิก "การประชุม"
4. เลือกการประชุมที่คุณต้องการเชิญบุคคลและคลิก "คัดลอกคำเชิญ"
5. วางข้อมูลลงในอีเมล (หรือแพลตฟอร์มการสื่อสารอื่น ๆ ) และส่งไปยังกลุ่มปฏิทินทั้งหมด