การจัดการหลายโครงการ: 5 เคล็ดลับสำคัญ
เผยแพร่แล้ว: 2022-08-23มันยากพอที่จะจัดการโครงการเดียว ทุกโปรเจ็กต์คือโปรเจ็กต์เล็กๆ หลายร้อยโปรเจ็กต์ที่ต้องควบคุม—ต้องใช้เวลาและพลังงานอย่างมากในการส่งมอบเพียงโปรเจ็กต์ที่ตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ!
นั่นเป็นเหตุผลที่การจัดการหลายโครงการเป็นความท้าทายที่ต้องใช้สำนักงานการจัดการโครงการ (PMO) หรือผู้จัดการโครงการที่มีประสบการณ์เพื่อจัดการทรัพยากรและสมาชิกในทีม
การจัดการหลายโปรเจ็กต์ก็เหมือนกับที่คิด คือ แนวปฏิบัติด้านการจัดการที่ผู้จัดการโครงการกำลังเป็นผู้นำหลายโครงการในเวลาเดียวกัน เป็นวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพการวางแผนทรัพยากรและการจัดการทรัพยากรในองค์กร และใช้ทรัพยากรและสมาชิกในทีมอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในทุกโครงการ
การจัดการหลายโครงการคืออะไร?
การจัดการหลายโครงการหมายถึงโปรแกรมและพอร์ตโครงการ โปรแกรมเป็นกลุ่มของโครงการที่เกี่ยวข้องและผลงานโครงการเป็นเพียงโครงการและโปรแกรมทั้งหมดขององค์กร การจัดการโครงการมาพร้อมกับวิธีการจัดการที่เรียกว่าการจัดการโปรแกรมและการจัดการพอร์ตโครงการ (PPM)
การจัดการหลายโครงการดูเหมือนสิ่งที่คุณต้องมีการรับรอง และใช่ มีใบรับรองการจัดการหลายโครงการ เช่น ใบรับรองที่ได้รับจากสถาบันการจัดการโครงการ (PMI) แต่พวกเราส่วนใหญ่ไม่ใช่ผู้จัดการโครงการ แต่ยังได้รับมอบหมายให้จัดการหลายโครงการพร้อมกัน การจัดการหลายโครงการเป็นความท้าทายที่ผู้จัดการโครงการต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษกับ:
- การจัดการทรัพยากร
- ติดตามเวลา
- วางแผนกำลังการผลิต
- กำหนดการโครงการ
- การวางแผนโครงการ
- การจัดการทีม
มีเครื่องมือการจัดการหลายโครงการที่สามารถช่วยให้เราทำเช่นนั้นได้หรือไม่?
ได้ ต้องขอบคุณซอฟต์แวร์การจัดการโครงการและแผนภูมิแกนต์สำหรับการจัดการพอร์ตโครงการ คุณสามารถจัดการโครงการหลายโครงการได้โดยไม่ต้องผ่านการฝึกอบรมและประสบการณ์การจัดการโปรแกรมหรือการจัดการพอร์ตโครงการ (PPM) เป็นเวลานาน
ความสำคัญของการจัดการหลายโครงการ
การจัดการหลายโครงการอาจฟังดูเหมือนการจัดการพอร์ตโครงการ แต่ต่างกันในทางที่สำคัญ ความสำคัญของการจัดการหลายโครงการอยู่ในความแตกต่างเหล่านั้น
เมื่อผู้จัดการโครงการได้รับมอบหมายให้เป็นผู้นำโครงการหลายโครงการ พวกเขามีหน้าที่รับผิดชอบในการทำงานให้เสร็จอย่างรวดเร็วและคำนึงถึงต้นทุนมากที่สุด
การจัดการหลายโครงการสามารถช่วยบรรลุเป้าหมายเหล่านั้นโดยเน้นที่การวางแผนกำลังการผลิต การจัดลำดับความสำคัญของงาน และการจัดสรรทรัพยากร สิ่งสำคัญคือต้องรับทราบข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในโครงการ เพื่อให้คุณสามารถย้ายทรัพยากรจากโครงการหนึ่งไปยังโครงการถัดไปได้ตามต้องการ
ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการช่วยให้คุณมีเครื่องมือการจัดการทรัพยากรเพื่อจัดการโปรแกรมและพอร์ตโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ProjectManager มีเครื่องมือในการวางแผนโครงการที่ออกแบบมาเพื่อให้คุณอัปเดตด้วยข้อมูลแบบเรียลไทม์ที่ช่วยให้คุณจัดสรรทรัพยากรได้ดียิ่งขึ้น แดชบอร์ดพอร์ตโฟลิโอของเราให้มุมมองระดับสูงของโครงการทั้งหมดของคุณ คำนวณเมตริกโดยอัตโนมัติในหลายโครงการ ทดลองใช้ ProjectManager วันนี้ ฟรี!
ความท้าทายของการจัดการหลายโครงการ
หากคุณเคยพยายามจัดการมากกว่าหนึ่งโครงการ คุณจะเข้าใจว่าการจัดการหลายโครงการนั้นท้าทายเพียงใด การทำงานกับหลายโครงการพร้อมกัน (โดยเฉพาะโครงการที่ใช้ทรัพยากรร่วมกัน) สามารถผลักดันข้อจำกัดของผู้จัดการโครงการที่มีทักษะและประสบการณ์มากที่สุดได้
ความท้าทายในการจัดการโครงการเหล่านี้บางส่วนมุ่งเน้นไปที่โครงการที่ดำเนินการพร้อมกันแต่ในแผนกต่างๆ แผนกต่างๆ เหล่านั้นจำเป็นต้องประสานงานกิจกรรมการจัดการทรัพยากรตามลำดับความสำคัญ และแม้กระทั่งกลยุทธ์ก็เปลี่ยนไป
จากนั้นจะมีงบประมาณของโครงการและกำหนดการของโครงการ ซึ่งสามารถร่างบางได้ในหลายโครงการ โครงการเหล่านั้นบางโครงการสามารถพึ่งพาอาศัยกัน ซึ่งเพิ่มความซับซ้อนอีกชั้นหนึ่ง นอกจากนี้ยังมีสภาพแวดล้อมของโครงการ ซึ่งเป็นบริบทของโครงการทั้งหมดที่เกิดขึ้น
ตั้งแต่การรายงานที่ซับซ้อนไปจนถึงการตัดสินใจที่รวดเร็วซึ่งส่งผลกระทบในระยะยาวต่อโครงการทั้งหมดของคุณ การจัดการโครงการหลายโครงการอาจทำให้ปวดหัวได้ นั่นเป็นเหตุผลที่มีเครื่องมือและเทคนิคในการวางแผนทรัพยากรที่จะช่วยให้คุณควบคุมได้ดีขึ้น
เครื่องมือการจัดการหลายโครงการ
เมื่อคุณจัดการหลายโครงการ คุณต้องมีการจัดการโปรแกรมและเครื่องมือการจัดการพอร์ตโครงการเพื่อช่วยคุณจัดลำดับความสำคัญของงานและจัดสรรทรัพยากร:
การเก็บรวบรวมข้อมูลตามเวลาจริง
เครื่องมือบนระบบคลาวด์จะส่งข้อมูลการจัดการโครงการแบบเรียลไทม์ นั่นหมายความว่าคุณจะเห็นโครงการทั้งหมดของคุณในขณะที่พวกเขากำลังดำเนินการอยู่ และดูว่าจะแบ่งปันทรัพยากรที่ไหน หากคุณกำลังทำงานกับเครื่องมือการจัดการทรัพยากรที่จับภาพเมื่อวานหรือแม้แต่ชั่วโมงที่แล้ว แสดงว่าคุณกำลังเสียเปรียบ
การจัดการงานและเวลา
เครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการจัดการหลายโครงการก็คือการจัดการงานและการติดตามเวลา คุณต้องมีเครื่องมือที่ช่วยคุณจัดระเบียบงานของคุณ ไม่ว่าจะเป็นรายการงานหรือบอร์ดคัมบัง
การจัดการทรัพยากร
สุดท้ายนี้ เครื่องมือการจัดการทรัพยากรเป็นสิ่งจำเป็น ไม่ว่าพวกเขาจะเป็นคนในทีมหรืออุปกรณ์ วัสดุ ฯลฯ ของคุณ คุณจำเป็นต้องมีวิธีในการวางแผนและติดตามความคืบหน้าของทรัพยากรของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ในกำหนดการโครงการและแผนการจัดการโครงการของคุณ
แล้วแผนภูมิแกนต์สำหรับหลายโครงการล่ะ
แผนภูมิแกนต์เป็นแหล่งทำงานของแผนการจัดการโครงการใดๆ พวกเขาจัดระเบียบงาน กำหนดเส้นตาย เหตุการณ์สำคัญ และแสดงกำหนดการโครงการทั้งหมดผ่านไทม์ไลน์ที่มองเห็นได้ ผู้จัดการโครงการใช้เพื่อสร้างกำหนดการ มอบหมายงาน ตรวจสอบข้อขัดแย้งของทรัพยากร และอื่นๆ อีกมากมาย เป็นเครื่องมือสำหรับจัดการกำหนดการของโครงการ
แผนภูมิแกนต์สามารถใช้ในการจัดการหลายโครงการได้หรือไม่ ได้ แต่ถ้าแผนภูมิแกนต์นั้นสามารถแสดงโครงการทั้งหมดของคุณได้ในที่เดียว นั่นเรียกว่าแผนงานโครงการ ดูเหมือนแผนภูมิแกนต์ แทนที่จะแสดงภาพไทม์ไลน์สำหรับแผนโครงการเดียว จะแสดงโครงการทั้งหมดของคุณตั้งแต่ต้นจนจบในที่เดียว
เนื่องจากแผนงานแสดงโครงการทั้งหมดของคุณ คุณจึงมองเห็นได้ง่ายขึ้นว่าคุณสามารถแบ่งปันหรือย้ายทรัพยากรไปที่ใดเพื่อให้ได้ผลตอบแทนที่คุ้มค่ามากขึ้น เทมเพลตแผนงานโครงการของเราเหมาะอย่างยิ่งสำหรับผู้จัดการโครงการที่ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้นำหลายโครงการ
5 เคล็ดลับสำคัญสำหรับหลายโครงการที่ดีขึ้น
เครื่องมือการจัดการหลายโครงการจะช่วยให้คุณจัดการหลายโครงการได้จนถึงตอนนี้ เครื่องมือซอฟต์แวร์การจัดการโปรเจ็กต์นั้นดีพอๆ กับผู้ที่ใช้งานอยู่เท่านั้น ดังนั้น หาเครื่องมือที่เหมาะสม จากนั้นใช้เคล็ดลับห้าข้อนี้เพื่อการจัดการหลายโครงการที่ดีขึ้น
- แผน แผน แผน เราไม่สามารถเน้นหนักพอ การวางแผนโครงการเป็นหนึ่งในกิจกรรมที่สำคัญที่สุดที่ผู้จัดการโครงการสามารถทำได้ ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานในโครงการหนึ่งหรือหลายสิบโครงการ การวางแผนโครงการเปิดโอกาสให้คุณควบคุมกิจกรรมในโครงการของคุณได้มากที่สุด ซึ่งรวมถึงการจัดการความเสี่ยง การจัดการทรัพยากร การติดตามเวลา การวางแผนกำลังการผลิต การสื่อสาร แผนฉุกเฉิน และอื่นๆ อีกมากมาย
- มีการมองเห็นในทุกโครงการ: สิ่งที่คุณต้องการคือการมองเห็นโครงการ โปรแกรม หรือพอร์ตโครงการทั้งหมดของคุณในที่เดียว คุณไม่ควรเปลี่ยนจากแอปหนึ่งไปอีกแอปหนึ่งเพื่อวางแผนโครงการ จัดการทรัพยากร และสื่อสารกับสมาชิกในทีมโครงการของคุณ นั่นเป็นสูตรสำหรับภัยพิบัติ คุณแน่ใจว่าจะพลาดสิ่งที่สำคัญ ค้นหาเครื่องมือการจัดการพอร์ตโฟลิโอที่ช่วยให้คุณจัดการโครงการทั้งหมดของคุณได้ในที่เดียว
- จัดลำดับความสำคัญ: คุณต้องรู้ว่าอะไรสำคัญและอะไรไม่สำคัญ ทุกสิ่งทุกอย่างอาจดูมีความสำคัญและในโลกอุดมคติก็เป็นเช่นนั้น แต่เมื่อต้องจัดการหลายโครงการ คุณต้องรู้งานที่ต้องทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของโครงการ มีบางอย่างที่คุณต้องการทำและอื่น ๆ ที่อาจข้ามได้โดยไม่มีผลกระทบต่อกำหนดการ งบประมาณ หรือคุณภาพของโครงการ
- งานที่ได้รับมอบหมาย: ผู้จัดการโครงการเป็นนักวางแผนที่ยอดเยี่ยม แต่ก็เป็นผู้มอบสิทธิ์ที่ยอดเยี่ยมเช่นกัน พวกเขารู้ว่าพวกเขาไม่สามารถทำทุกอย่างได้ นั่นเป็นเหตุผลที่พวกเขารวบรวมทีมผู้บริหารโครงการที่มีทักษะและประสบการณ์เพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง สิ่งนี้จะรวมกันเฉพาะเมื่อคุณจัดการหลายโครงการ งานของคุณคือดูแลทรัพยากรและค้นหาประสิทธิภาพระหว่างโครงการ งานยุ่งสามารถไปถึงสมาชิกในทีมของคุณได้
- รู้ว่าทีมของคุณกำลังทำอะไร: คุณต้องการให้ทีมมีอิสระในการทำสิ่งที่พวกเขาทำได้ดีที่สุด แต่ต้องมีการกำกับดูแล คุณจะทำสิ่งนี้ได้อย่างไรโดยไม่ต้องจัดการไมโครและทำลายความไว้วางใจ และในการทำเช่นนั้นประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขา? คุณต้องการเครื่องมือติดตามเวลาและการจัดการทรัพยากรเพื่อจับตาดูงานของพวกเขาโดยไม่ขัดขวาง ดูว่าพวกเขากำลังทำอะไร สถานะของงานเหล่านั้นคืออะไร และปริมาณงานของพวกเขามีความสมดุลหรือไม่เพื่อให้ทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
ProjectManager ช่วยจัดการหลายโครงการอย่างไร
เคล็ดลับที่ดีที่สุดที่ผู้จัดการโครงการจะได้รับเมื่อจัดการหลายโครงการคือการได้รับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่สามารถอำนวยความสะดวกในทุกสิ่งที่ต้องทำ ProjectManager เป็นเครื่องมือบนคลาวด์ที่จัดระเบียบโครงการของคุณและให้เครื่องมือการจัดการทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อให้ทุกโครงการส่งมอบตรงเวลา ภายในงบประมาณและตอบสนองความคาดหวังด้านคุณภาพของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ
การจัดการงานที่แข็งแกร่งที่สุดในตลาด
การจัดการงานข้ามโครงการทำได้ง่ายด้วยคุณสมบัติการจัดการงานของเรา คุณสามารถมอบหมายงาน ติดตามเวลาที่ทีมของคุณใช้ไปกับงานเหล่านั้น และมอบเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการทำงานร่วมกันและทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น มุมมองโปรเจ็กต์ที่หลากหลายช่วยให้ทีมไฮบริดที่ทำงานแตกต่างกันออกไป พวกเขาสามารถใช้รายการงานเพื่อจัดการงานของตนเองได้ ผู้จัดการสามารถดูสถานะและติดตามวันที่ครบกำหนดเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขากำลังบรรลุเหตุการณ์สำคัญ
จัดการทีมของคุณได้อย่างง่ายดาย
ให้ทีมของคุณอยู่ในมุมมองโดยไม่ปิดกั้นความคืบหน้าด้วยเครื่องมือการจัดการทีม อีกครั้ง มุมมองหลายโครงการช่วยให้ทุกคนทำงานได้ตามที่พวกเขาต้องการ การอัปเดตสถานะทั้งหมดจะถูกแชร์ในซอฟต์แวร์ ดังนั้นทุกคนจึงอยู่ในหน้าเดียวกันเสมอ ผู้จัดการจะได้รับมุมมองระดับสูงของทั้งทีมและสิ่งที่พวกเขากำลังทำงานอยู่ ซึ่งทั้งหมดแสดงอยู่ในที่เดียวบนหน้าทีม พวกเขาสามารถเห็นงานที่ได้รับมอบหมายเพื่อให้มองเห็นได้ชัดเจน เพื่อให้แน่ใจว่าทุกโครงการเป็นไปตามแผน
วางแผนและติดตามทรัพยากรบนแผนภูมิภาระงาน
การจัดการทรัพยากรก็สำคัญเช่นกัน แผนภูมิปริมาณงานทำให้ผู้จัดการสามารถดูภาระงานของทีมได้ในแผนภูมิที่มีรหัสสี ซึ่งทำให้มองเห็นได้ง่ายและรวดเร็วว่าใครมีงานที่ได้รับมอบหมายมากเกินไปหรือน้อยเกินไป จากนั้นจึงจัดสรรงานเหล่านั้นใหม่จากแผนภูมิปริมาณงานโดยตรง และรักษาปริมาณงานให้สมดุล คุณยังสามารถติดตามทรัพยากรที่ไม่ใช่มนุษย์บนแกนต์ได้อีกด้วย
สร้าง Portfolio Roadmaps
คุณสมบัติการจัดการพอร์ตโฟลิโอของเราเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดการหลายโครงการ มีโรดแมปที่แสดงโครงการทั้งหมดบนไทม์ไลน์เดียวเพื่อช่วยให้คุณจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น แดชบอร์ดพอร์ตโฟลิโอแบบเรียลไทม์ของเราให้มุมมองระดับสูงของตัวชี้วัดในทุกโครงการของคุณ นอกจากนี้ยังมีรายงานพอร์ตโฟลิโอที่สามารถสร้างได้ในคลิกเดียว รายงานทั้งหมดของเราสามารถกรองเพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการ จากนั้นแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้พวกเขาได้รับการอัปเดตและมีความสุขกับความก้าวหน้าของคุณ
ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้คุณวางแผน ติดตาม และรายงานในหลายโครงการ ไม่ว่าคุณจะจัดการโครงการหนึ่งหรือหลายสิบโครงการ เครื่องมือของเราให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์แก่คุณเพื่อการตัดสินใจที่ดีขึ้นและคุณลักษณะที่คุณต้องการเพื่อดำเนินการให้ดีที่สุด ทดลองใช้ ProjectManager วันนี้ ฟรี!