วิธีสร้างแผนปฏิบัติการที่คุณจะนำไปใช้จริง

คุณอาจมีแผนธุรกิจที่จะช่วยคุณสร้างระบบสำหรับการเติบโตและนำเสนอมุมมองทางการเงินสำหรับอนาคต แผนธุรกิจมักมีความจำเป็นหากคุณต้องการดึงดูดนักลงทุนหรือขอสินเชื่อ

คุณอาจมีแผนกลยุทธ์ที่จะกำหนดทิศทางของคุณในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า แต่แผนปฏิบัติการล่ะ?

แผนปฏิบัติการเปรียบเสมือนคู่มือการใช้งานที่ อธิบายว่า คุณจะบรรลุแผนกลยุทธ์ได้อย่างไร ประกอบด้วย:

• รายการงานและกระบวนการภายในบริษัทของคุณ
• คำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับบทบาทและความรับผิดชอบสำหรับคุณและพนักงานของคุณ
• เส้นเวลาสำหรับการบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของคุณ

ความแตกต่างระหว่างแผนปฏิบัติการและแผนยุทธศาสตร์

แม้ว่าแผนกลยุทธ์และแผนปฏิบัติการจะเกิดความสับสนได้ง่าย แต่ก็ทำงานร่วมกันและให้ประโยชน์ที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น:

• แผนกลยุทธ์กำหนดเป้าหมายขององค์กร ในขณะที่แผนปฏิบัติการจะสรุปสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านั้น ในการสร้างแผนปฏิบัติการ คุณต้องมีแผนกลยุทธ์ก่อน
• แผนกลยุทธ์เป็นแบบทั่วทั้งองค์กร ในขณะที่แผนปฏิบัติการเป็นแบบแผนก หน่วยงานต่างๆ มีหน้าที่เฉพาะในการบรรลุเป้าหมายขององค์กร ตัวอย่างเช่น สมมติว่าแผนกลยุทธ์คือการเพิ่มรายได้ 10% ในกรณีนั้น แผนการดำเนินงานของฝ่ายการเงินอาจเกี่ยวข้องกับการคำนวณอัตรากำไร ในขณะที่ฝ่ายการตลาดดำเนินการแคมเปญเพื่อเพิ่มยอดขาย
• แผนกลยุทธ์ครอบคลุมระยะเวลาที่กำหนด โดยปกติคือ 5 หรือ 10 ปี ในทางตรงกันข้าม แผนปฏิบัติการให้รายละเอียดการดำเนินการเพื่อดำเนินการตามกลยุทธ์นั้นในไทม์ไลน์รายสัปดาห์ รายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี ตัวอย่างเช่น แผนของแผนกการตลาดอาจรวมตารางการโพสต์รายสัปดาห์สำหรับโซเชียลมีเดียและการตรวจสอบเมตริกการมีส่วนร่วมทุกเดือน

แผนปฏิบัติการช่วยให้สตาร์ทอัพอยู่รอดและเคลื่อนไหวเร็วขึ้นได้อย่างไร

แผนอาจดูเหมือนไร้ผลเกี่ยวกับอนาคต คุณแค่กำลังสร้างเอกสารอีกหนึ่งฉบับที่สูญหายใน Dropbox หรือ Google Drive แต่นั่นเป็นสัญญาณของแผนไม่ดีมากกว่าการวิพากษ์วิจารณ์การวางแผน

สตาร์ทอัพอาจคิดว่าพวกเขาเล็กเกินไปที่จะต้องใช้แผนปฏิบัติการ และบางคนก็มองว่าการวางแผนที่จำกัดหรือไม่มีเลยนั้นเป็นการ “ว่องไว” ตามรายงานของ University Lab Partners ซึ่งเป็นโครงการวิจัยอิสระที่จัดตั้งขึ้นร่วมกับมหาวิทยาลัยแห่งแคลิฟอร์เนีย เออร์ไวน์

หากไม่มีแผน เจ้าของธุรกิจต้องพิจารณาใหม่และจัดลำดับความสำคัญของความพยายามของบริษัททุกวัน อย่างน้อยก็ใช้เวลานาน บ่อยครั้งที่มันนำไปสู่ความพยายามที่ไม่สอดคล้องกันและแม้กระทั่งการแข่งขัน เปลี่ยนเส้นทางเส้นตรงไปสู่เป้าหมายเชิงกลยุทธ์ให้เป็นเส้นวนที่วนเวียนไปมา

แผนปฏิบัติการยังสามารถปรับปรุงการทำงานเป็นทีมได้ด้วยการสรุปความรับผิดชอบและความรับผิดชอบให้ชัดเจน สมาชิกแต่ละคนในทีมเข้าใจบทบาทของตนเองได้ดีขึ้นและคาดหวังอะไรจากพวกเขา ทุกคนสามารถทำหน้าที่ของตนได้ และทุกส่วนทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์

แผนปฏิบัติการยังช่วยระบุข้อมูลที่เก็บจากส่วนอื่นๆ ของธุรกิจอีกด้วย ตัวอย่างเช่น เป้าหมายเชิงกลยุทธ์ในการเพิ่มอัตรากำไรอาจขอให้ทีมการตลาดเพิ่มความตระหนักในผลิตภัณฑ์ที่สร้างผลกำไรสูงสุดในแผนปฏิบัติการ คำขอนั้นทำหน้าที่เป็นแรงจูงใจตามธรรมชาติสำหรับการร่วมมือกับทีมขายหรือข้อมูล ซึ่งเป็นเจ้าของข้อมูลส่วนต่างสำหรับสินค้าคงคลังของผลิตภัณฑ์

สุดท้าย แผนปฏิบัติการสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้ พนักงานสามารถทำงานได้เร็วขึ้นเพราะรู้ว่าต้องทำอะไร งานที่ไม่ได้ไต่ระดับไปถึงเป้าหมายการปฏิบัติงานและเชิงกลยุทธ์สามารถเลื่อนออกจากจานของพวกเขาได้

ผลการศึกษาของ Gallup พบว่าความชัดเจนของความคาดหวังเป็นหนึ่งในความต้องการขั้นพื้นฐานที่สุดของพนักงาน และมีความสำคัญต่อประสิทธิภาพการทำงาน จากการสำรวจของ Gallup อีกฉบับพบว่า มีพนักงานเพียงครึ่งเดียวเท่านั้นที่รู้ว่าคาดหวังอะไรจากพวกเขาในที่ทำงาน แผนปฏิบัติการที่เขียนอย่างดีจะแปลวัตถุประสงค์และความคาดหวังเป็นลายลักษณ์อักษร

เขียนแผนปฏิบัติการอย่างไรให้คุ้มค่า

ในการสร้างแผนปฏิบัติการ ก่อนอื่นคุณต้องมีแผนกลยุทธ์เพื่อระบุเป้าหมายและไทม์ไลน์ขององค์กรของคุณ ทุกโครงการและงานในแผนปฏิบัติการสัมพันธ์กับ "เหตุผล" ของแผนปฏิบัติการของคุณ

ตัวอย่างเช่น หากเป้าหมายเชิงกลยุทธ์คือการเพิ่มรายได้ต่อปี 40% ในสองปี มีหลายโครงการ—องค์ประกอบของแผนปฏิบัติการ—ที่สามารถพาคุณไปที่นั่นได้ คุณตัดสินใจว่าจะดำเนินโครงการใด?

• ดูข้อมูลของคุณ โอกาสที่ใหญ่ที่สุดอยู่ที่ไหน
• พูดคุยกับทีมของคุณ สาเหตุใดที่ทำให้เกิดยอดขายสูงสุดหรือทำให้เกิดปัญหากับการสนับสนุนลูกค้ามากที่สุด?
• อ่านข้อมูลเกี่ยวกับอุตสาหกรรมของคุณ การศึกษาอุตสาหกรรมแนะนำว่าบริษัทต่างๆ ทิ้งเงินไว้บนโต๊ะมากที่สุดที่ไหน ตัวอย่างเช่น รถเข็นสินค้าอีคอมเมิร์ซเกือบ 70% ถูกยกเลิก และอีเมลรถเข็นที่ถูกละทิ้งมีอัตราการเปิดและคลิกผ่านที่น่าประทับใจ

คุณอาจระบุชุดโครงการที่เป็นไปได้ที่หลากหลายเพื่อช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ เช่น:

• ดำเนินแคมเปญการตลาดโซเชียลมีเดีย
• การเผยแพร่เนื้อหาที่ดาวน์โหลดได้เพื่อสนับสนุนการสมัครอีเมล
• การใช้โปรแกรมอ้างอิงสำหรับลูกค้าที่มีอยู่
• เข้าร่วมงานแสดงสินค้าอุตสาหกรรม

จัดลำดับความสำคัญของโครงการโดยพิจารณาจากผลกระทบที่น่าจะเกิดขึ้นกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของคุณ จากนั้นมอบหมายความรับผิดชอบให้กับสมาชิกในทีม แบ่งโครงการออกเป็นงานที่ดำเนินการได้

ในขั้นตอนนี้ ระบุ (หรือถาม!) ว่าพนักงานต้องการทรัพยากรเพิ่มเติมหรือไม่ ตัวอย่างเช่น บุคคลที่ดำเนินการแคมเปญทางสังคมจะต้องใช้แพลตฟอร์มอัตโนมัติเพื่อกำหนดเวลาโพสต์ล่วงหน้าหรือดูสถิติภาพรวมเกี่ยวกับการมีส่วนร่วมในโพสต์หรือไม่

แบ่งผลลัพธ์ออกเป็นแต่ละงานและกำหนดเส้นตาย ตัวอย่างเช่น ในการสร้างแคมเปญโซเชียลมีเดีย รายละเอียดอาจมีลักษณะดังนี้:

• ผู้อำนวยการฝ่ายขายระบุผลิตภัณฑ์หรือบริการเพื่อส่งเสริม
• นักบัญชีจัดทำงบประมาณสำหรับการรณรงค์
• ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดเขียนบทสรุปครีเอทีฟโฆษณาเพื่อสร้างแนวทางการส่งข้อความและมอบหมายให้สมาชิกในทีมดำเนินการเนื้อหาที่สร้างสรรค์
• ผู้เขียนคำโฆษณาเขียนสำเนาสามเวอร์ชันเพื่อทดสอบการมีส่วนร่วม
• นักออกแบบกราฟิกสร้างเนื้อหากราฟิกสำหรับแคมเปญ

หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก คุณอาจจัดการบทบาทและความรับผิดชอบทั้งหมดเหล่านี้ได้ หรือถ้าคุณมีพนักงานเพียงไม่กี่คน คนๆ หนึ่งอาจจัดการกับหลายหน้าที่ก็ได้ งานที่สำคัญคือการแยกย่อยและมอบหมายงาน

เมื่อเป็นเรื่องของการกำหนดเส้นตายที่เป็นจริง การได้รับข้อมูลจากพนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีคนทำงานหลายโครงการหรือหลายส่วนของโครงการเดียวกัน แต่ควรระมัดระวังในการให้เวลากับพนักงานมากเกินไป ผู้คนมักจะผัดวันประกันพรุ่งเมื่อมีกำหนดส่งที่ยาว และกฎหมายของพาร์กินสันแนะนำว่า “งานขยายออกไปเพื่อเติมเต็มเวลาที่มีให้เสร็จ”

กำหนดเวลาจะพลาด แต่ การมี เส้นตายหมายความว่าคุณจะรู้ทันทีที่งานเสร็จไม่ตรงเวลา ดังนั้นคุณจึงสามารถแก้ปัญหาและทำให้โครงการที่ใหญ่ขึ้นกลับเข้าสู่เส้นทางเดิมได้ โครงการที่แบ่งออกเป็นงานที่มีกำหนดเวลาเป็นสัญญาณที่ดีว่าคุณมีแผนการดำเนินงานที่มั่นคง

คุณรู้ได้อย่างไรว่าแผนปฏิบัติการของคุณได้ผล?

เมื่อแผนปฏิบัติการของคุณพร้อมแล้ว คุณต้องสร้างแผนภูมิ ผลกระทบ ของความพยายามของคุณ—ในระดับที่ละเอียด ตัวอย่างเช่น หากเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของคุณคือการขยายฐานลูกค้า และแผนการดำเนินงานของคุณมีแคมเปญการตลาดทางอีเมลด้วย KPI สองสามข้อสามารถช่วยวัดความสำเร็จได้:

• อัตราการเปิดอีเมลซึ่งสะท้อนถึงความแข็งแกร่งของหัวเรื่องเป็นหลัก
• อัตราการคลิกผ่าน ซึ่งประเมินประสิทธิภาพของการคัดลอกและข้อเสนอ
• อัตราการแปลงหน้า Landing Page ซึ่งวัดความเกี่ยวข้องของหน้า Landing Page

การรวบรวมทุกอย่างเข้าด้วยกันตั้งแต่แผนกลยุทธ์ แผนปฏิบัติการ ไปจนถึงผลลัพธ์ งาน และการวัดผลอาจดูน่ากลัว กรอบงานบางอย่าง เช่น วัตถุประสงค์และผลลัพธ์หลัก หรือ OKR สามารถช่วยได้

ด้วย OKRs วัตถุประสงค์คือเป้าหมายที่บริษัทของคุณต้องการบรรลุ และผลลัพธ์ที่สำคัญคือวิธีที่คุณวัดความก้าวหน้าไปสู่วัตถุประสงค์เหล่านั้น คุณสามารถมี OKR ทั่วทั้งบริษัท แผนก และรายบุคคล—ซึ่งทั้งหมดซ้อนกันอยู่—ซึ่งช่วยเชื่อมโยงงานของพนักงานกับเป้าหมายในภาพรวม

มองย้อนกลับเพื่อประเมินแผนการดำเนินงานของคุณ—และปรับแต่งแผนถัดไป

เมื่อคุณทำโครงการเสร็จแล้ว ให้กำหนดเวลาการประชุมชันสูตรพลิกศพ ในระหว่างการประชุม ให้สรุปโครงการ ทบทวนผลลัพธ์ และพิจารณาว่าสิ่งใดที่ได้ผลและไม่ได้ผล

จัดทำเอกสารแบบฝึกหัดเพื่อให้คุณสามารถระบุแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดรวมถึงประเด็นที่ต้องปรับปรุง คุณรับมากเกินไปหรือไม่? มีงานไม่เพียงพอหรือไม่ มีความจำเป็นเร่งด่วนสำหรับทรัพยากรที่ขาดหายไปหรือไม่?

ข้อมูลนี้สามารถช่วยให้คุณสร้างแผนการดำเนินงานที่ดีขึ้นในครั้งต่อไป อาจทำให้ กระบวนการ วางแผนการปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น สิ่งที่อาจใช้เวลาหลายวันอาจใช้เวลาเพียงไม่กี่ชั่วโมงเมื่อผู้คนคุ้นเคยกับกระบวนการนี้แล้ว

ผลลัพธ์? กระบวนการที่ไม่มีใครกลัว แผนการที่ทำให้ทุกคนมีข้อมูลตรงกัน และโอกาสที่ดีที่สุดในการบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ที่ทะเยอทะยาน

ภาพประกอบโดย Sjoerd van Leeuwen