การจัดการการดำเนินงาน: หน้าที่หลัก บทบาท และทักษะ

ไม่ว่าคุณจะเป็นธุรกิจขนาดใหญ่หรือขนาดเล็ก และไม่ว่าคุณจะผลิตหรือให้บริการผลิตภัณฑ์ใด คุณก็มองหาการส่งมอบคุณภาพสูงสุดและคุณค่าสูงสุดให้กับลูกค้าของคุณเสมอ วิธีหนึ่งในการบรรลุเป้าหมายเหล่านี้คือการจัดการการดำเนินงาน

เรียนรู้ว่าการจัดการการดำเนินงานคืออะไรและหน้าที่หลัก นอกจากนี้ เราจะหารือเกี่ยวกับบทบาทและทักษะต่างๆ ที่จำเป็นต่อการประสบความสำเร็จในสาขาที่กำลังเติบโตนี้ การจัดการการดำเนินงานสามารถนำไปใช้กับทุกอุตสาหกรรมและจะช่วยให้คุณดำเนินธุรกิจในทุกด้านได้ดีขึ้น

การจัดการการดำเนินงานคืออะไร?

การจัดการการดำเนินงาน (OM) เป็นกระบวนการของการบริหารการดำเนินธุรกิจและ/หรือการจัดการการผลิต เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง เช่น การเพิ่มผลผลิตและความสามารถในการทำกำไรที่สูงขึ้น โดยสร้างประสิทธิภาพสูงสุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในการดำเนินธุรกิจต่างๆ เช่น การเปลี่ยนแรงงานและวัสดุให้เป็นสินค้าและบริการ

เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพดังกล่าว การจัดการการดำเนินงานควรมุ่งเน้นไปที่การสร้างสมดุลระหว่างต้นทุนของบริษัทกับรายได้ เนื่องจากจะทำให้มีกำไรสุทธิจากการดำเนินงานสูงสุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ทรัพยากรของบริษัท เช่น พนักงาน วัสดุ อุปกรณ์ และเทคโนโลยี ล้วนเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการการดำเนินงาน

ความต้องการของลูกค้าและลูกค้าของบริษัทผลักดันให้ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการจัดหา พัฒนา และส่งมอบสินค้าและบริการเหล่านั้น ประเด็นเชิงกลยุทธ์อื่นๆ ที่เป็นหัวใจของการจัดการการดำเนินงาน ได้แก่ ขนาดของโรงงานผลิต เครือข่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ และวิธีการจัดการโครงการ เช่น ระดับของงานระหว่างดำเนินการ การได้มาซึ่งวัตถุดิบ การควบคุมคุณภาพ การจัดการวัสดุ และนโยบายการบำรุงรักษา

การจัดการห่วงโซ่อุปทานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการการดำเนินงานเป็นสิ่งสำคัญในการควบคุมสินค้าคงคลังและวัสดุ เพื่อหลีกเลี่ยงความสูญเปล่า ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการต้องเข้าใจกระบวนการของบริษัทและทำให้กระบวนการทำงานร่วมกันดีขึ้น ที่เกี่ยวข้องกับโลจิสติกส์ การทำความเข้าใจแนวโน้มของโลก ความต้องการของลูกค้า และทรัพยากร ดังนั้น ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการต้องสร้างความสัมพันธ์กับผู้ขายที่สามารถจัดส่งวัสดุได้ทันเวลาและคุ้มราคาเพื่อส่งมอบสินค้าให้กับลูกค้าได้เร็วขึ้น

การจัดการทรัพยากรเหล่านั้นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและลดของเสียต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้คุณจัดการทรัพยากรของคุณได้แบบเรียลไทม์ จัดการทรัพยากรบุคคลของคุณและเพิ่มความพร้อมใช้งาน รวมถึง PTO และวันหยุดทั่วโลก เพื่อให้ง่ายต่อการมอบหมายงาน จากนั้นรับมุมมองแบบเรียลไทม์ของประสิทธิภาพการทำงานบนแผนภูมิปริมาณงานที่มีรหัสสีของเรา หากทีมของคุณมีการจัดสรรมากเกินไป ให้จัดสรรงานใหม่จากแผนภูมิ ปริมาณงานที่สมดุลจะช่วยเพิ่มผลผลิตและปรับปรุงขวัญกำลังใจ ซึ่งยังเพิ่มผลผลิตอีกด้วย เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี

10 หน้าที่หลักของการจัดการการดำเนินงาน

การจัดการการดำเนินงานเป็นมากกว่าการจัดการทรัพยากร แม้ว่านั่นจะเป็นส่วนหนึ่งของภาพรวม เพื่อให้บริษัทมีการดำเนินงานที่ดีขึ้น พวกเขาต้องมุ่งเน้นไปที่แต่ละแผนกต่างๆ และวิธีการทำงานของพวกเขา ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการต้องดูแผนกต่างๆ ในบริษัทเพื่อให้แน่ใจว่าทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อทุกส่วนทำงานร่วมกัน บริษัทก็เจริญรุ่งเรือง โดยทั่วไป คุณสามารถแบ่งการจัดการการดำเนินงานออกเป็น 10 ฟังก์ชันหลัก

1. การเงินและการบัญชี

การบัญชีคือการทำธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดภายในบริษัท จำเป็นต้องมีนโยบายและขั้นตอนสำหรับสิ่งต่างๆ เช่น ค่าใช้จ่าย การจัดการข้อมูล และการจัดทำรายงานทางการเงิน ส่วนหลังเป็นหนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดของการเงินและการบัญชี เนื่องจากให้ข้อมูลที่แสดงให้เห็นว่ามีของเสียใดบ้างที่สามารถกำจัดออกได้ และวิธีอื่นๆ ในการเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยไม่ต้องใช้จ่ายเพิ่ม

2. การจัดการห่วงโซ่อุปทาน

การจัดการห่วงโซ่อุปทานเป็นกระบวนการควบคุมสินค้าและบริการเมื่อเปลี่ยนจากวัตถุดิบเป็นสินค้าสำเร็จรูปและส่งมอบ มีวัตถุประสงค์เพื่อปรับปรุงช่องทางเพื่อเพิ่มมูลค่าให้กับลูกค้าและธุรกิจการผลิตเพื่อทำกำไรและได้เปรียบในการแข่งขันในตลาด ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการต้องการจัดการกระบวนการนี้เพื่อปฏิบัติตามภาระผูกพันที่มีต่อบริษัท

3. การจัดการการผลิต

การผลิตกำลังเปลี่ยนทรัพยากรให้เป็นสินค้าและบริการ ดังนั้นการจัดการการผลิตจึงเกี่ยวกับการควบคุมกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการผลิตผลิตภัณฑ์เหล่านั้น ซึ่งเกี่ยวข้องกับการวางแผน การประสานงาน การติดตาม การบริหาร และการตัดสินคุณภาพของปัจจัยนำเข้าและผลผลิตของกระบวนการผลิต ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการมีหน้าที่รับผิดชอบในการดำเนินการทางอุตสาหกรรมทั้งหมด เช่น คุณภาพ ค่าใช้จ่าย และปริมาณของการผลิต

4. การจัดการสินค้าคงคลัง

อีกแง่มุมหนึ่งของการจัดการการดำเนินงานคือสินค้าคงคลัง ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการต้องระบุว่าพวกเขาต้องสั่งซื้อผลิตภัณฑ์ใดและสต็อกเท่าใดและเมื่อใดที่พวกเขาต้องการ สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับความสามารถในการติดตามสินค้าคงคลังจากจุดที่ซื้อและผ่านวงจรการผลิต ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการติดตามแนวโน้มในธุรกิจเพื่อให้แน่ใจว่าบริษัทมีสต็อกเพียงพอต่อการดำเนินการตามคำสั่งซื้อ แต่ไม่มากเกินไปจนใช้พื้นที่คลังสินค้าอันมีค่า อีกทั้งยังต้องมีวิธีการแจ้งเตือนเมื่อสินค้าในสต็อกเหลือน้อยและจำเป็นต้องจัดลำดับใหม่

5. การจัดการคุณภาพ

การรับประกันคุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ผลิตในบริษัทก็อยู่ภายใต้การควบคุมดูแลคุณภาพเช่นกัน การจัดการคุณภาพเป็นเรื่องเกี่ยวกับการตรวจสอบงานและกิจกรรมการผลิตเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามความคาดหวังด้านคุณภาพที่ตั้งไว้ ดังนั้นผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการจึงกำหนดนโยบายคุณภาพและสร้างและดำเนินการตามแผนคุณภาพและการประกันคุณภาพ พวกเขายังรับผิดชอบในการควบคุมคุณภาพและการปรับปรุงคุณภาพอีกด้วย

6. การพยากรณ์ธุรกิจ

ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการเป็นส่วนหนึ่งของการวางแผนการผลิตสินค้าและบริการโดยให้การวิเคราะห์เชิงคาดการณ์ซึ่งช่วยให้ธุรกิจประหยัดทรัพยากรและลดค่าใช้จ่าย ในการทำเช่นนี้ พวกเขาใช้การคาดการณ์ทางธุรกิจ ซึ่งเป็นการคาดเดาอย่างรอบรู้ตามเมตริกทางธุรกิจบางอย่าง ซึ่งรวมถึงการเติบโตของยอดขายและการคาดการณ์สำหรับเศรษฐกิจ ยิ่งการคาดการณ์ทางธุรกิจเหล่านี้แม่นยำมากเท่าใด ธุรกิจก็จะสามารถปรับเปลี่ยนได้ดีขึ้นเพื่อปรับกลยุทธ์ให้เหมาะสมและเปลี่ยนการดำเนินงานปัจจุบันเพื่อใช้ประโยชน์จากสิ่งที่กำลังจะมาถึง

7. การวางแผนเชิงกลยุทธ์

อันที่จริง การวางแผนเชิงกลยุทธ์เป็นส่วนสำคัญของการจัดการการดำเนินงาน นั่นเป็นเพราะการวางแผนเชิงกลยุทธ์เป็นวิธีที่ผู้นำขององค์กรกำหนดว่าวิสัยทัศน์ของพวกเขาสำหรับอนาคตจะเป็นอย่างไร พวกเขาใช้วิสัยทัศน์นั้นในการกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของบริษัท เป้าหมายและวัตถุประสงค์เหล่านี้จะเป็นดาวเด่นที่บริษัทและพนักงานจะปฏิบัติตามผ่านการวางแผนที่มาจากกลยุทธ์

8. การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ

กระบวนการทางธุรกิจมักเรียกว่ากระบวนการปฏิบัติงาน เป็นกิจกรรมที่สำคัญต่อการเพิ่มมูลค่าของบริษัทและรักษาความสามารถในการแข่งขันในตลาด งานที่เชื่อมโยงเหล่านี้จบลงด้วยบริการหรือผลิตภัณฑ์ ดังนั้นจึงเชื่อมโยงกับเกือบทุกอย่างที่ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการมีหน้าที่รับผิดชอบในการดูแล

9. การออกแบบผลิตภัณฑ์

การออกแบบผลิตภัณฑ์เป็นส่วนสำคัญของการจัดการการดำเนินงานเนื่องจากผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการล้วนเกี่ยวกับการบรรลุความพึงพอใจของผู้บริโภคในระดับสูง การออกแบบมีความสำคัญต่อการดึงดูดลูกค้าจากตัวเลือกมากมายที่พวกเขาสัมผัสได้ ผลิตภัณฑ์ของคุณต้องมีสิ่งที่ทำให้ได้เปรียบในการแข่งขัน

10. การบริหารทรัพยากรมนุษย์

ทรัพยากรมนุษย์คือการสรรหา ว่าจ้าง ปรับใช้ และจัดการพนักงานของบริษัท แม้ว่าในอดีต การจัดการทรัพยากรบุคคลและการดำเนินงานจะแยกจากกัน แต่ก็มีความทับซ้อนด้านการบริหาร เช่น บัญชีเงินเดือนและปัญหาอื่นๆ ของผู้ดูแลระบบ ฝ่ายปฏิบัติการอธิบายและกลั่นกรองผลกระทบของกิจกรรมด้านทรัพยากรบุคคล นอกเหนือจากค่าจ้าง ยังมีการฝึกอบรม การสื่อสาร และการจัดหาพนักงาน

บทบาทการจัดการการดำเนินงานที่สำคัญ

การจัดการการดำเนินงานรวมถึงการจัดการกระบวนการลอจิสติกส์และห่วงโซ่อุปทานโดยรวม การดูแลการผลิตและการรับรองคุณภาพ การสร้างและสร้างความสัมพันธ์กับผู้ขาย ตลอดจนการสั่งซื้อ คลังสินค้า และการจัดการวัสดุ จึงมักมีบทบาทในการบริหารงานที่แตกต่างกัน เราได้เน้นบางส่วนด้านล่าง

ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ

โดยทั่วไปแล้ว ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการมีหน้าที่รับผิดชอบกิจกรรมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการผลิตสินค้าหรือบริการใดก็ตามที่บริษัทผลิต นี่คือตำแหน่งระดับสูงที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดกลยุทธ์ การปรับปรุงประสิทธิภาพ การจัดหาวัสดุและทรัพยากรอื่น ๆ และการรักษาความสอดคล้อง

ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ

ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อเป็นหัวหน้าทีมที่ทำงานเพื่อจัดหาวัสดุที่จำเป็นสำหรับการผลิตบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่บริษัทผลิต งานของพวกเขาคือการได้รับวัสดุที่มีคุณภาพดีที่สุดในราคาที่ต่ำที่สุด พวกเขายังประเมินซัพพลายเออร์ เจรจาสัญญา และตรวจสอบคุณภาพของผลิตภัณฑ์

ผู้จัดการฝ่ายผลิต

ผู้จัดการฝ่ายผลิตดูแลกระบวนการผลิต ประสานงานกิจกรรมที่เกี่ยวข้องทั้งหมด และตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีทรัพยากรเพียงพอเมื่อจำเป็น ความรับผิดชอบบางอย่างที่อยู่ภายใต้ตำแหน่งการจัดการการดำเนินงานนี้ ได้แก่ การวางแผนกำหนดการของพนักงาน การประมาณการต้นทุน และการเตรียมงบประมาณเพื่อให้แน่ใจว่าเวิร์กโฟลว์ตรงตามกำหนดเวลาที่กำหนด

ผู้จัดการฝ่ายบุคคล

ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) วางแผน ประสานงาน และกำหนดหน้าที่การบริหารของบริษัท ซึ่งรวมถึงกระบวนการจ้างงานและการเตรียมความพร้อมของพนักงานใหม่ พวกเขายังทำหน้าที่เป็นผู้ประสานงานระหว่างผู้บริหารของบริษัทและพนักงาน พวกเขาจะให้คำแนะนำแก่ผู้บริหารในการวางแผนเชิงกลยุทธ์ที่เกี่ยวข้องกับการจัดพนักงาน

ทักษะการจัดการการดำเนินงาน

การจัดการการดำเนินงานเป็นส่วนสำคัญในการดำเนินธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ เนื่องจากความรับผิดชอบที่หลากหลายซึ่งวางอยู่บนบ่าของผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ พวกเขาจึงต้องการทักษะที่หลากหลาย ทักษะเหล่านี้ต้องสนับสนุนกลยุทธ์ของบริษัทและเพิ่มประสิทธิภาพ ซึ่งหมายความว่าผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการต้องการทั้งทักษะที่หนักและเบา พวกเขาต้องมีความรู้ด้านเทคนิคและสามารถทำงานได้ดีในการตั้งค่าทีม ต่อไปนี้เป็นทักษะที่จำเป็นสำหรับการจัดการการดำเนินงานที่แข็งแกร่ง

• สามารถรับรู้และตอบสนองความต้องการของลูกค้า
• การจัดการสมาชิกทุกคนในทีม
• ทำงานตามมาตรฐานที่กำหนด
• ทำความเข้าใจเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติ การป้อนข้อมูล และซอฟต์แวร์
• ความเชี่ยวชาญในการประมวลผลข้อมูล
• รู้จักการพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ
• ใช้การประเมินความเสี่ยง
• กลยุทธ์การวางแผน
• การบริหารงบประมาณ
• ตัดสินใจอย่างรวดเร็ว
• แก้ไขปัญหา
• การสื่อสารที่แข็งแกร่ง
• มีระเบียบเรียบร้อย
• จัดการเวลา
• เป็นเลิศในการทำงานเป็นทีมและการทำงานร่วมกัน
• เป็นผู้นำ
• ความยืดหยุ่น
• คิดอย่างมีวิจารณญาณ
• การตรวจสอบประสิทธิภาพ

ProjectManager ช่วยในการจัดการการดำเนินงาน

สำหรับงานที่ครอบคลุมอย่างการจัดการการดำเนินงาน คุณต้องมีซอฟต์แวร์ที่มีคุณลักษณะหลากหลายที่สามารถสัมผัสกับสาขาวิชาที่แตกต่างกันเหล่านี้ทั้งหมดได้ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการวางแผน จัดการ และติดตามงานของพวกเขาแบบเรียลไทม์ พวกเขาสามารถแบ่งปันไฟล์ แสดงความคิดเห็นและจับประเด็นและแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว มีระบบอัตโนมัติและงานที่เกิดซ้ำเพื่อปรับปรุงกระบวนการและลดของเสียในขณะที่เพิ่มผลผลิต

วางแผนบนแผนภูมิแกนต์ที่มีประสิทธิภาพ

ก่อนที่คุณจะสามารถทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นแบบอัตโนมัติได้ คุณต้องมีแผนเสียก่อน แผนภูมิ Gantt ของเราทำให้การจัดระเบียบงานของคุณง่ายขึ้น เชื่อมโยงการพึ่งพางานทั้งสี่ประเภท จากนั้นตั้งค่าพื้นฐานเพื่อบันทึกแผนนั้นและเปรียบเทียบกับความคืบหน้าจริงของคุณ คุณสามารถดูตำแหน่งที่คุณอยู่แบบเรียลไทม์ และหากคุณทำงานไม่ทัน ให้จัดสรรทรัพยากรใหม่เพื่อให้กลับมาตามกำหนดเวลา ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการยังสามารถติดตามทรัพยากรและต้นทุนเพื่อให้อยู่ในงบประมาณของตน

ติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพบนแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์

การวางแผนเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการจัดการการดำเนินงาน ต้องติดตามแผนเหล่านั้น เมื่อคุณตั้งค่าพื้นฐานในแผนภูมิ Gantt แล้ว คุณสามารถติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพของคุณได้ในทุกมุมมองโครงการ แต่หากต้องการดูเมตริกโครงการในมุมมองระดับสูง คุณจะต้องสลับไปที่แดชบอร์ดที่ใช้งานจริง ไม่มีการกำหนดค่าที่ใช้เวลานานเหมือนกับโซลูชันซอฟต์แวร์ขนาดเล็กอื่นๆ เราพร้อมเสมอเมื่อคุณมีกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่ายซึ่งให้ข้อมูลตามเวลาจริงเกี่ยวกับปริมาณงาน เวลา ค่าใช้จ่าย และอื่นๆ

หากคุณต้องการรายละเอียดมากกว่าที่แดชบอร์ดสามารถให้ได้ คุณสามารถสร้างหนึ่งในหลายรายงานได้อย่างง่ายดายด้วยการกดแป้นพิมพ์เท่านั้น รายงานแต่ละรายการ ไม่ว่าจะเป็นรายงานสถานะ รายงานพอร์ตโฟลิโอ ผลต่างหรืออื่นๆ สามารถกรองเพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการดูได้ นอกจากนี้ยังง่ายต่อการแชร์รายงานกับผู้บริหารเพื่อให้พวกเขาอัปเดตอยู่เสมอ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนคลาวด์ที่ช่วยให้ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ ใช้คุณสมบัติการจัดการงาน การจัดการความเสี่ยง และการจัดการทรัพยากรเพื่อจัดระเบียบ วิเคราะห์ข้อมูล ค้นหาปัญหา และทำให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี