การรายงานผลการปฏิบัติงานสำหรับโครงการ: คู่มือฉบับย่อ

สำหรับโครงการที่ประสบความสำเร็จ คุณต้องมีภาพรวมของข้อมูลประสิทธิภาพการทำงาน (WPI) การรายงานผลการปฏิบัติงานให้ข้อมูลนั้นโดยใส่ข้อมูลการวัดประสิทธิภาพ การประกันคุณภาพ และความรับผิดชอบในบริบท

รายงานประสิทธิภาพ (เช่น รายงานสถานะโครงการ) ทำได้มากกว่าแค่แสดงตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก นอกจากนี้ยังสามารถชี้ให้เห็นถึงจุดที่สามารถปรับปรุงและระบุความเสี่ยงของโครงการได้ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยในการรายงานนี้ได้ แต่ก่อนอื่น มาดูการรายงานประสิทธิภาพของโครงการในเชิงลึกมากขึ้น

การรายงานประสิทธิภาพคืออะไร?

การรายงานผลการปฏิบัติงานคือกระบวนการจัดทำเอกสารและกำหนดโครงการ ผลิตภัณฑ์ หรือบริการที่บริษัทสร้างและวัดความสำเร็จด้วยระบบการรายงานที่ครอบคลุมขอบเขต ต้นทุน การประกันคุณภาพ และกำหนดการ การรายงานผลการปฏิบัติงานใช้เพื่อกำหนดว่าบริษัทดำเนินการได้ดีเพียงใดและบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์หรือไม่

คุณต้องรวบรวมข้อมูลจากงานเฉพาะและวิเคราะห์ เมื่อการวิเคราะห์เสร็จสิ้น คุณสามารถเสนอแนะเพื่อปรับปรุงการตัดสินใจในกระบวนการทางธุรกิจของคุณได้

มีเป้าหมายที่แตกต่างกันสำหรับการรายงานประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น รายงานประสิทธิภาพสามารถเน้นที่หนึ่งโครงการหรือสมาชิกในทีม แต่ก็สามารถครอบคลุมทั่วทั้งบริษัทได้เช่นกัน รายงานประสิทธิภาพมักจะแบ่งปันจุดข้อมูลทั่วไปเหล่านี้:

• เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของบริษัท
• วิสัยทัศน์ห้าปี
• ตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPI)
• ความถี่ในการวัด KPI
• แหล่งที่มาของข้อมูลที่กำลังติดตาม

ที่เกี่ยวข้อง: 5 เทมเพลตรายงานโครงการฟรี

เหตุใดการรายงานประสิทธิภาพจึงมีความสำคัญ

การรายงานผลการปฏิบัติงานให้มุมมองเกี่ยวกับผลการดำเนินงานของธุรกิจ และช่วยให้คุณสามารถติดตามกิจกรรมและสรุปจุดแข็งและจุดอ่อนของคุณ

รายงานประสิทธิภาพยังสามารถใช้เพื่อเปรียบเทียบประสิทธิภาพของคุณเปรียบเทียบกับคู่แข่งของคุณ สิ่งนี้ช่วยให้คุณรู้ว่าคุณพลาดจุดไหนและสามารถเพิ่มความสามารถในการแข่งขันได้ แต่การรายงานผลการปฏิบัติงานยังสามารถติดตามดูพนักงานของคุณได้อีกด้วย

การรายงานผลการปฏิบัติงานช่วยให้คุณสร้างรายงานประจำปีและปฏิบัติตามข้อกำหนดได้หากธุรกิจของคุณอยู่ภายใต้การควบคุมด้วยหลักจรรยาบรรณและกฎเกณฑ์ของอุตสาหกรรม แต่บริษัทส่วนใหญ่ใช้เพื่อปรับปรุงผลการดำเนินธุรกิจ รวมทั้งสร้างการสื่อสารที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพ

คุณสามารถดำเนินการและจัดระเบียบข้อมูลที่รวบรวมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ProjectManager รวบรวมข้อมูลแบบเรียลไทม์เพื่อให้การรายงานแม่นยำยิ่งขึ้น แดชบอร์ดแบบสดจะคำนวณข้อมูลนี้โดยอัตโนมัติและแสดงในกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่ายซึ่งแสดงเมตริกของโครงการ เช่น เวลา ความแปรปรวน และอื่นๆ ไม่จำเป็นต้องมีการกำหนดค่า ProjectManager ให้รายงานประสิทธิภาพทันที ทดลองใช้ฟรีวันนี้!

วิธีการใช้การรายงานประสิทธิภาพ

การรายงานผลการปฏิบัติงานอาจแตกต่างกันไปในแต่ละบริษัท อย่างไรก็ตาม โดยทั่วไป กระบวนการจะทำตามขั้นตอนที่คล้ายคลึงกัน ใช้เคล็ดลับเหล่านี้เพื่อสร้างรายงานประสิทธิภาพของคุณเอง:

1. รู้จักผู้ชมของคุณ: ใครคือผู้ชมเป้าหมายของคุณในรายงาน แม้ว่าผู้บริหารจะเป็นคนที่มีแนวโน้มมากที่สุดที่คุณจะส่งรายงาน แต่ก็จะส่งผลกระทบต่อพนักงานในบริษัทด้วย ขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นผู้รายงานประสิทธิภาพ ให้กำหนดว่ารายงานทั่วไปหรือเฉพาะเจาะจงจะเป็นประโยชน์สำหรับพวกเขา
2. กำหนดวัตถุประสงค์: ขั้นตอนต่อไปคือการรู้ว่าคุณต้องการให้รายงานประสิทธิภาพทำอะไร พันธกิจสำหรับบริษัทของคุณหรือเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการคืออะไร? ซึ่งช่วยให้คุณประเมินและวัดผลการปฏิบัติงานของคุณเพื่อดูว่าคุณบรรลุวัตถุประสงค์เหล่านั้นหรือไม่
3. เขียนบทสรุปสำหรับผู้บริหาร: รายงานผลการปฏิบัติงานจะมีข้อมูลจำนวนมาก ซึ่งเป็นสาเหตุที่คุณต้องการเริ่มต้นด้วยบทสรุปสำหรับผู้บริหาร ซึ่งจะให้ภาพรวมโดยย่อของรายละเอียดแก่ผู้อ่าน เรื่องย่อนี้มีความสำคัญเนื่องจากมีการสรุปข้อเท็จจริงที่ชัดเจนและรัดกุม
4. แบ่งปันการประเมินประสิทธิภาพ: ที่นี่คุณให้รายละเอียดส่วนต่างๆ ของธุรกิจหรือโครงการที่คุณกำลังประเมิน ซึ่งอาจรวมถึงสถานะทางการเงินของบริษัทหรือโครงการ การเปรียบเทียบอุตสาหกรรม และข้อมูลเชิงปริมาณที่ไม่ใช่ทางการเงิน
5. ทำให้เป็นภาพ: ไม่มีอะไรทำให้ผู้คนหลับได้เร็วกว่าศิลาจารึกข้อความ การเพิ่มภาพไม่เพียงแต่ทำให้หน้าดูสวยงาม แต่ยังให้ข้อมูลที่ย่อยง่ายซึ่งสามารถเข้าใจได้อย่างรวดเร็ว
6. อย่าลืมพิสูจน์: การสะกดผิด ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ หรือการพิมพ์ผิดอื่นๆ จะลดผลกระทบของรายงานและดูไม่เป็นมืออาชีพ วิธีที่ดีที่สุดคือให้บุคคลอื่นตรวจทาน เนื่องจากพวกเขามักจะตรวจพบข้อผิดพลาดเล็กน้อย

ประเภทของรายงาน

ใช้รายงานผลการปฏิบัติงานเพื่อเปรียบเทียบโครงการจริงกับแผน คุณสามารถทำเช่นนี้สำหรับจุดข้อมูลต่างๆ รายงานประสิทธิภาพทั่วไปหกประเภทมีดังต่อไปนี้:

• รายงานสถานะโครงการ: บันทึกสถานะของโครงการ ณ จุดนั้นในวงจรชีวิต รายงานสถานะเป็นภาพรวมของขอบเขต เวลา ต้นทุน และคุณภาพของโครงการในปัจจุบัน
• รายงานความคืบหน้า: บันทึกสิ่งที่เสร็จสิ้นในโครงการตั้งแต่รายงานความคืบหน้าครั้งล่าสุด
• รายงานการคาดการณ์: ประมาณการสิ่งที่คาดว่าจะเกิดขึ้นในโครงการ เช่น ประสิทธิภาพในอนาคตและสถานะที่คาดหวังของโครงการในขณะนั้น ใช้สำหรับการใช้ทรัพยากรที่ดีขึ้น
• รายงานแนวโน้ม: เปรียบเทียบประสิทธิภาพของโครงการกับช่วงเวลาเดียวกันในรายงานก่อนหน้า สามารถทำได้ทุกเดือน รายไตรมาส รายครึ่งปี หรือรายปี
• รายงานผลต่าง: แผนภูมิความแตกต่างระหว่างความคืบหน้าจริงกับความคืบหน้าที่วางแผนไว้ของโครงการ
• รายงานมูลค่าที่ได้รับ: รวมขอบเขต กำหนดการ และประสิทธิภาพด้านต้นทุนโดยใช้เทคนิคการจัดการมูลค่าที่ได้รับ รายงานนี้มักเป็นส่วนหนึ่งของรายงานสถานะโครงการ

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตรายงานสถานะฟรีสำหรับ Excel

วิธีการวิเคราะห์และดำเนินการตามรายงานประสิทธิภาพ

เมื่อคุณตั้งค่าการรายงานประสิทธิภาพสำหรับองค์กรหรือโครงการของคุณแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการวิเคราะห์รายงานเหล่านั้นและดำเนินการ ผู้จัดการมักจะเป็นผู้ที่ได้รับมอบหมายงานนี้ แม้ว่าบ่อยครั้งจะมีการว่าจ้างนักวิเคราะห์เฉพาะทางที่เข้าใจระบบธุรกิจอัจฉริยะ

ข้อมูลที่คุณต้องวิเคราะห์อาจเป็นเชิงปริมาณ เช่น ยอดขายและผลลัพธ์ทางการตลาด หรือเชิงคุณภาพ เช่น คำตอบที่คุณได้รับจากแบบสำรวจลูกค้า ไม่ว่าคุณจะวิเคราะห์ข้อมูลประเภทใด คุณต้องมีโครงสร้างเพื่อดูรายละเอียดกระบวนการ เริ่มต้นด้วยการกำหนดเป้าหมายและลงท้ายด้วยแผนปฏิบัติการ

สิ่งสำคัญคือคุณต้องกำหนดระยะเวลาสำหรับการวิเคราะห์ของคุณ ไม่ว่าจะเป็นเดือน ไตรมาส หรือรายงานประจำปีเกี่ยวกับโครงการหรือบริษัท กรอบเวลานี้ควรจะนานเพียงพอสำหรับคุณในการระบุแนวโน้มในข้อมูล การมีรายงานที่สามารถกรองข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์ของคุณจะเป็นประโยชน์

เมื่อคุณตรวจทานข้อมูล ให้มองหาสิ่งที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายของการวิเคราะห์ของคุณ ถัดไป ระบุและจัดทำเอกสารแนวโน้มที่คุณเห็น โดยเฉพาะอย่างยิ่งสิ่งที่สำคัญที่สุดและสอดคล้องกับเป้าหมายการวิเคราะห์ของคุณ จากนั้น คุณจะต้องสรุปสิ่งที่ค้นพบและพัฒนาแผนปฏิบัติการเพื่อช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของคุณ

วิธีเผยแพร่ข้อมูล

เมื่อคุณทำงานการรายงานและวิเคราะห์ประสิทธิภาพเสร็จแล้ว คุณจะต้องส่งต่อข้อมูลนั้น

รายงานจะต้องเผยแพร่สู่สาธารณะ เห็นได้ชัดว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะสนใจในสิ่งที่รายงานผลการปฏิบัติงานเปิดเผย แต่เพื่อที่จะทำการปรับปรุงที่จำเป็นซึ่งข้อมูลจะนำคุณไปสู่ ​​ทีมของคุณต้องได้รับแจ้งเช่นกัน

ผลลัพธ์ของการวิเคราะห์การรายงานประสิทธิภาพควรได้รับการปรับแต่งให้เหมาะกับผู้ชมของคุณ ไม่ว่าจะเป็นบันทึกช่วยจำ อีเมล หรือแม้แต่รายงานในรายงาน คุณต้องตัดสินใจเลือกวิธีที่ดีที่สุดในการส่งข้อมูลไปยังผู้ชมของคุณ เพื่อให้แผนปฏิบัติการของคุณดีขึ้น คุณอาจต้องการเรียกประชุมด้วย

ProjectManager ช่วยรายงานประสิทธิภาพอย่างไร

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่ติดตามความคืบหน้าของโครงการของคุณในแบบเรียลไทม์ ProjectManager ช่วยคุณจัดระเบียบงานและทรัพยากรเพื่อจัดกำหนดการโครงการของคุณ นอกจากนี้ยังมีคุณสมบัติในการวัดประสิทธิภาพและแชร์ข้อมูลเชิงลึกกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทีมของคุณเพื่อขับเคลื่อนการปรับปรุง

สร้างกำหนดการโครงการบนแผนภูมิแกนต์

ก่อนที่คุณจะสามารถวัดประสิทธิภาพได้ คุณต้องตั้งค่าพื้นฐาน เมื่อคุณสร้างกำหนดการของโครงการ แผนภูมิ Gantt ของ ProjectManager จะให้คุณเชื่อมโยงการพึ่งพา กรองเส้นทางวิกฤต และตั้งค่าพื้นฐาน Gantt จะช่วยให้คุณตรวจสอบแผนงานกับความพยายามจริง และสร้างรายงานเพื่อวัดความแปรปรวนของโครงการ

ติดตามเวลาได้อย่างแม่นยำบน Timesheets

หากคุณกำลังวัดประสิทธิภาพของสมาชิกในทีมแต่ละคน แผ่นเวลาที่ปลอดภัยของ ProjectManager จะให้ข้อมูลเกี่ยวกับระยะเวลาที่พวกเขาใช้ในการทำงานให้เสร็จสิ้น Timesheets ยังสามารถกรอกการมอบหมายซ้ำโดยอัตโนมัติ และปรับปรุงกระบวนการจ่ายเงินเดือน ล็อกไทม์ชีทเมื่อส่งแล้วเพื่อความปลอดภัยที่มากขึ้น

สร้างรายงานประสิทธิภาพในไม่กี่วินาที

ProjectManager คือทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อสร้างรายงานประสิทธิภาพ คุณสามารถสร้างรายงานสถานะและพอร์ตโครงการ แผนโครงการ งาน ไทม์ชีท ความพร้อมใช้งาน ปริมาณงาน และความแปรปรวน รายงานทั้งหมดของเราปรับแต่งได้ กรองเพื่อดูเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการ และสามารถบันทึกเป็นรูปแบบ PDF, Excel หรือ CSV เพื่อช่วยคุณวิเคราะห์และแบ่งปันผลลัพธ์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทีมของคุณ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งวางแผน ตรวจสอบ และรายงานเกี่ยวกับประสิทธิภาพของโครงการ เครื่องมือการจัดการทรัพยากรช่วยให้ทีมทำงานได้อย่างเต็มศักยภาพ และด้วยมุมมองโครงการที่หลากหลายของเรา พวกเขาสามารถทำงานได้อย่างที่พวกเขาต้องการ ทำให้ทีมทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลและดำเนินโครงการได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดหรือเมื่อใดด้วย ProjectManager ทดลองใช้ ProjectManager วันนี้ ฟรี!