คู่มือการสร้างปฏิทินประชาสัมพันธ์ปี 2023 ที่สมบูรณ์แบบ

องค์ประกอบที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งของการประชาสัมพันธ์ที่ประสบความสำเร็จคือความตรงต่อเวลา ความทันเวลาทำให้สื่อและผู้ชมมีเหตุผลที่จะสนใจแบรนด์ของคุณ การต่อสู้เกิดขึ้นจากการจัดว่าสิ่งใดเหมาะกับแบรนด์ของคุณ สิ่งใดเหมาะกับสื่อเป้าหมาย และสิ่งใดเหมาะกับผู้ชมทุกคนในเวลาเดียวกัน การทำเช่นนี้ไม่เพียงต้องติดตามเทรนด์ในอุตสาหกรรมของคุณเท่านั้น แต่ยังต้องเห็นเทรนด์เหล่านั้นมาก่อนใครเกือบทุกคนอีกด้วย ตัวอย่างการประชาสัมพันธ์ที่สมบูรณ์แบบ? คู่มือของขวัญวันหยุด ผู้ซื้อมักไม่เริ่มคิดหรืออ่านจนกว่าจะถึงเดือนพฤศจิกายน แต่แผนกประชาสัมพันธ์และการตลาดกำลังดำเนินการโดยเร็วที่สุดในฤดูใบไม้ผลิหรือฤดูร้อน คุณต้องใช้เวลาในการวางแผน เสนอขายสื่อ และจัดหาทุกสิ่งที่จำเป็นเพื่อจัดทำคู่มือของขวัญเมื่อเริ่มช้อปปิ้งช่วงวันหยุด ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์ที่ประสบความสำเร็จเช่นคุณจึงสมควรได้รับคะแนนสูงสำหรับการทำให้งานสำเร็จลุล่วง คุณจะติดตามเทรนด์ ฤดูกาล สื่อต่างๆ กำลังทำอะไร บริษัทของคุณกำลังทำอะไร และทำให้ทุกอย่างทำงานร่วมกันได้อย่างไร หากคุณเป็นเหมือนผู้เชี่ยวชาญด้าน PR ที่ฉันรู้จัก ปฏิทินที่พิถีพิถันจะช่วยได้อย่างแน่นอน — ปฏิทินหลักที่รวมปฏิทินตามฤดูกาลเข้ากับปฏิทินการตลาดของแบรนด์คุณ และปฏิทินบรรณาธิการของสื่อที่คุณต้องการให้ครอบคลุม ปฏิทินเนื้อหาประชาสัมพันธ์ประเภทนี้เป็นมากกว่ารายการวันที่จำนวนมาก มันเป็นกลยุทธ์และโครงการในตัวของมันเอง โดยทำแผนที่ทุกอย่างที่จำเป็นสำหรับการรายงานข่าวประชาสัมพันธ์และการทำงานย้อนหลังจากความครอบคลุมเป้าหมาย เป้าหมาย และแคมเปญของคุณ คู่มือนี้จะช่วยคุณสร้างคู่มือของคุณเอง

ปฏิทินประชาสัมพันธ์คืออะไร?

ปฏิทิน PR คือปฏิทินโครงการหรือแผนที่กำหนดองค์ประกอบสำคัญทั้งหมดที่จำเป็นในการเสนอขายและรักษาความปลอดภัยของ PR หรือสื่อ นอกจากนี้ยังสามารถจับคู่กับแคมเปญการตลาดและกิจกรรมทางธุรกิจที่สำคัญอื่นๆ ของคุณ ดังนั้นคุณจึงสามารถดูว่ากำหนดการประชาสัมพันธ์ของคุณสอดคล้องกับแผนธุรกิจส่วนที่เหลืออย่างไร หมายเหตุสำคัญเกี่ยวกับปฏิทิน PR ของคุณคือไม่ใช่แค่ปฏิทินของวันที่เผยแพร่หรือกำหนดส่งสุดท้ายเท่านั้น แบ่งขั้นตอนต่างๆ ของกระบวนการและงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องออกเป็นไทม์ไลน์ที่สามารถจัดการได้ กำหนดเวลาย่อยทั้งหมด การประชุมและการนัดหมายที่เกี่ยวข้องกับแคมเปญ และการขอทรัพย์สินจากทีมออกแบบและใบเสนอราคาจากผู้บริหาร สิ่งที่ต้องทำทั้งหมดที่คุณสามารถคิดล่วงหน้าได้นั้นจำเป็นต่อการได้รับความคุ้มครองที่ดี แน่นอนว่าสิ่งที่ต้องทำจะแตกต่างกันไปตามกลยุทธ์การประชาสัมพันธ์ของบริษัทของคุณ การสุ่มตัวอย่างสิ่งที่อาจเกิดขึ้นในปฏิทิน PR ประกอบด้วย:

• บทความวันที่หรือสื่ออื่น ๆ ถ่ายทอดสด
• วันที่เผยแพร่สำหรับเนื้อหาของแบรนด์ของคุณในแคมเปญ (เช่น การประกาศรางวัล ข่าวประชาสัมพันธ์ หรือการแชร์ข่าวบนโซเชียลมีเดีย)
• กำหนดเวลาสำหรับการเสนอราคาที่คุณ ทีมงาน หรือผู้บริหารของคุณให้กับนักข่าว
• วันที่จัดส่งสำหรับการส่งตัวอย่างผลิตภัณฑ์ไปยังผู้ตรวจสอบและผู้มีอิทธิพล
• กำหนดเวลาสำหรับการเสนอขายและการส่งรางวัล

สิ่งที่คุณต้องทำหรือจำไว้เพื่อให้ครอบคลุมพื้นที่ถือเป็นเกมที่ยุติธรรม

เหตุใดทีมประชาสัมพันธ์และการตลาดจึงจำเป็นต้องมีปฏิทินประชาสัมพันธ์

มีปฏิทินธุรกิจ ปฏิทินการตลาด ปฏิทินเนื้อหา และอื่นๆ อยู่แล้ว เหตุใดจึงต้องมีปฏิทิน PR ด้วยเช่นกัน และเหตุใดทีมของคุณจึงควรมี มันเป็นเพียงเพราะความรู้สึกเป็นระเบียบ? ใช่และไม่ใช่ อย่าลดผลกระทบต่อประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่ครอบงำทีมการตลาดของคุณ ถ้าใครไม่รู้ว่ากำลังเกิดอะไรขึ้นหรือต้องทำอะไรให้เสร็จ อาจสร้างความสับสนซึ่งส่งผลให้โครงการล่าช้าและเกิดข้อผิดพลาดได้ นั่นเป็นเหตุผลที่การมีปฏิทินประชาสัมพันธ์เป็นมากกว่าแค่องค์กรและรหัสสี มันเป็นเรื่องของ:

การจัดประชาสัมพันธ์ให้สอดคล้องกับกิจกรรมทางธุรกิจอื่นๆ

ให้คิดว่าปฏิทินต่างๆ ใน ​​Google ปฏิทินเป็นชั้นต่างๆ ของการประชาสัมพันธ์และการตลาดของคุณ พวกเขาแต่ละคนแสดงมุมมองที่แยกจากกัน แต่โดยรวมแล้ว คุณจะได้ภาพรวมทั้งหมด ปฏิทินธุรกิจโดยรวมเป็นแกนหลักที่ทุกอย่างควรยึดตาม ปฏิทินการตลาดเป็นเลเยอร์ที่สอง — วิธีที่คุณสื่อสารปฏิทินหลักของคุณกับลูกค้าผ่านสิ่งต่างๆ เช่น การเปิดตัวและแคมเปญ ปฏิทินเนื้อหาสามารถเป็นชั้นที่สามที่แสดงเนื้อหาที่คุณจะใช้ในการดำเนินการแคมเปญเหล่านั้น พิจารณาปฏิทิน PR ของคุณเป็นชั้นสุดท้าย แสดงวิธีที่คุณจะใช้การประชาสัมพันธ์และการมองเห็นเพื่อขยายข้อความทางการตลาดของคุณ เมื่อดูทั้งหมด คุณจะเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าการประชาสัมพันธ์เชื่อมโยงกับธุรกิจและกิจกรรมทางการตลาดอื่นๆ อย่างไร

วางแผนประชาสัมพันธ์ช่วงวันหยุดและเทรนด์ต่างๆ

อีกวิธีหนึ่งที่ปฏิทิน PR จะทำให้ทั้งทีมของคุณทำงานได้ง่ายขึ้นคือการวางแผนล่วงหน้าสำหรับวันหยุดตามฤดูกาลหรือแนวโน้มที่แบรนด์ของคุณอาจต้องการเข้าร่วมเพื่อประชาสัมพันธ์ ตัวอย่างเช่น คู่มือของขวัญที่เราพูดถึงก่อนหน้านี้ แคมเปญที่สำคัญและมีความสำคัญต่อเวลาเหล่านี้สามารถแอบดูคุณได้อย่างรวดเร็วเมื่อคุณไม่มีแคมเปญเหล่านั้น — และงานเตรียมการที่พวกเขาต้องการ — วางแผนไว้ล่วงหน้า ด้วยปฏิทิน คุณสามารถบล็อกแนวโน้มตามฤดูกาลหรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมของคุณในปัจจุบัน และเพิ่มลงในปฏิทินของคุณเป็นรายการที่เกิดซ้ำทุกปี — สิ่งเหล่านี้จะไม่แอบเข้ามาอีก

การทำงานร่วมกันภายในและภายนอกที่ง่ายขึ้น

สุดท้ายนี้ เมื่อคุณทำงานร่วมกันมากที่สุดเท่าที่การประชาสัมพันธ์ต้องการ คุณมีคนมากมายที่คุณต้องรับผิดชอบ — ผู้ทำงานร่วมกันภายนอก เช่น นักข่าวและผู้เผยแพร่ เพื่อนร่วมงานและเพื่อนร่วมงาน และฟรีแลนซ์ที่ทำงานกับบริษัทของคุณ สามารถแชร์ปฏิทินประชาสัมพันธ์กับทุกคนที่เกี่ยวข้องในโครงการได้ และจะช่วยให้คุณทำงานร่วมกันและสื่อสารได้ง่ายขึ้นโดยไม่พลาดกำหนดเวลาภายนอกที่อาจสูญเสียความครอบคลุม

ผลตอบแทนปีต่อปี

สุดท้ายนี้ ปฏิทินประชาสัมพันธ์จะให้ผลลัพธ์ในอีก หลายปีข้างหน้า ปฏิทินแรกที่สร้างขึ้นจะเริ่มในแต่ละปีหลังจากขั้นตอนการวางแผนด้วยโครงร่างความคิด เนื้อหา – ข่าวประชาสัมพันธ์ บล็อกโพสต์ แคมเปญ ฯลฯ – สามารถนำมาใช้ใหม่อย่างสร้างสรรค์ ช่วยประหยัดเวลาได้มาก คุณจึงพร้อมสำหรับการจัดระเบียบสำหรับทีมของคุณ ผู้ติดต่อที่คุณทำงานด้วย และตัวคุณเอง คุณจะเริ่มต้นที่ไหน

1. เลือกรูปแบบของคุณ

ก่อนอื่น คุณต้องตัดสินใจว่าปฏิทิน PR ของคุณจะอยู่ที่ใด ฉันชอบปฏิทินและปากกามาร์คเกอร์แบบกระดาษมากเท่าๆ กัน ฉันไม่แนะนำให้ใช้กับแผนการตลาดและประชาสัมพันธ์ทั้งหมด นั่นหมายความว่าตัวเลือกของคุณคือสเปรดชีตเก่าที่ดี ปฏิทินดิจิทัลพื้นฐาน หรือเครื่องมือปฏิทินบรรณาธิการโดยเฉพาะ มีข้อดีและข้อเสียสำหรับแต่ละตัวเลือก ดังนั้นให้พิจารณาความต้องการของทีมของคุณเอง

2. ตัดสินใจเลือกประเภทเนื้อหาของคุณ

เมื่อคุณตัดสินใจแล้วว่าปฏิทิน PR จะอยู่ที่ใด ก็ถึงเวลาเริ่มสร้างแคมเปญและกระบวนการภายในปฏิทิน หนึ่งในขั้นตอนแรกที่คุณต้องมีคือการระบุประเภทของเนื้อหาที่คุณจะต้องนำไปใช้และขยายขอบเขตของเนื้อหาและการประชาสัมพันธ์ของคุณ ซึ่งอาจรวมถึง:

• สนาม
• เหตุการณ์
• แคมเปญประชาสัมพันธ์
• เนื้อหาบล็อก
• โพสต์โซเชียลมีเดีย / แคมเปญ
• พิมพ์หลักประกัน

หากเป็น PR ก็สามารถ (และควร) วางแผนในปฏิทินได้ วิธีที่ดีในการจัดโครงสร้างสิ่งต่างๆ คือให้แต่ละรูปแบบเนื้อหาเป็นหมวดหมู่ของตนเองในเครื่องมือใดก็ตามที่คุณใช้

3. วางแผนจังหวะการเผยแพร่ของคุณ

ต่อไป คุณจะต้องพิจารณาว่าปฏิทินของคุณจะ "เต็ม" แค่ไหน พูดง่ายๆ ก็คือ ความถี่ที่คุณต้องการให้เนื้อหาเผยแพร่เป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์ของคุณ ไม่ว่าจะเป็นสื่อที่ "ได้รับ" หรือ "เป็นเจ้าของ" เมื่อทำเช่นนี้ คุณต้องคำนึงถึงปัจจัยต่างๆ สองสามประการ ประการแรก ทีมของคุณมีความสามารถในการเผยแพร่เนื้อหาที่เป็นเจ้าของและการเพิ่มความครอบคลุมมากน้อยเพียงใด โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังวนอยู่กับนักออกแบบเพื่อสร้างสินทรัพย์ ผู้บริหารให้ใบเสนอราคา และทำงานร่วมกันมากขึ้น คุณต้องกำหนดเส้นตายสำหรับส่วนที่เหลือในทีมของคุณ นอกจากนี้ คุณยังต้องการเว้นพื้นที่ว่างหรือเวลาว่างให้เพียงพอเพื่อตอบสนองต่อเทรนด์และเหตุการณ์ต่างๆ ประการที่สอง เทรนด์หรือแคมเปญตามฤดูกาลใดที่จะส่งผลกระทบมากที่สุด คุณต้องการคำนึงถึงผู้ชมเป้าหมายของคุณมากที่สุด แต่ก็คุ้มค่าที่จะเว้นระยะเนื้อหาในช่วงเวลาที่ "เงียบ" ในขณะที่ทีมของคุณทำงานอยู่เบื้องหลังในโครงการขนาดใหญ่ที่บริษัทดึงเอาการประชาสัมพันธ์และการตลาดออกไปทั้งหมด หยุดชั่วระยะเวลาหนึ่ง เมื่อคุณทราบข้อจำกัดที่คุณกำลังดำเนินการอยู่ คุณสามารถกำหนดเป้าหมายสำหรับจังหวะเนื้อหาของคุณ เช่น วิดีโอรายเดือน บล็อกโพสต์รายสัปดาห์และการรายงานข่าวของสื่อมวลชน และโพสต์โซเชียลรายวัน

4. ระดมสมองและเพิ่มไอเดียเกี่ยวกับเนื้อหา

เมื่อคุณวางโครงสร้างและจังหวะของปฏิทินแล้ว คุณสามารถเริ่มระดมความคิดเกี่ยวกับเนื้อหาและแนวคิด PR และเพิ่มลงในช่องว่างของปฏิทินได้ คุณจะต้องระดมความคิดเช่น:

• มุมเรื่องราวเพื่อนำเสนอสื่อ
• เนื้อหาของแขกและความเป็นผู้นำทางความคิด
• เนื้อหาสำหรับบล็อกบริษัทของคุณ
• แคมเปญโซเชียลมีเดียและอีเมล
• เนื้อหาส่งเสริมกิจกรรม รางวัล และการประชาสัมพันธ์อื่นๆ

คุณจะต้องพยายามจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ ตามธีมที่เกี่ยวข้องหรือเทรนด์ตามฤดูกาลให้ได้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เช่นกัน

5. เพิ่มเนื้อหาเฉพาะอุตสาหกรรม

ปฏิทิน PR เปลี่ยนไปตามอุตสาหกรรม เนื้อหาที่จำเป็นสำหรับธุรกิจหนึ่งอาจไม่จำเป็นเลยสำหรับอีกธุรกิจหนึ่ง การดึงความสนใจไปที่เนื้อหาเฉพาะอุตสาหกรรมจะปรับแต่งปฏิทินให้ตรงกับ ความต้องการของคุณ พิจารณาเพิ่มหัวข้อต่อไปนี้:

6. รวมข้อมูลการติดต่อ

การประชาสัมพันธ์ต้องอาศัยความร่วมมือจากผู้คนจำนวนมาก หากต้องการสร้างกิจกรรมที่ต่อเนื่อง ให้รวมข้อมูลติดต่อสำหรับการสื่อสารทั้งภายในและภายนอกที่จำเป็น ซึ่งรวมถึง:

7. จัดระเบียบชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหว

สุดท้าย คุณต้องใช้และบำรุงรักษาปฏิทินใหม่ของคุณจริงๆ ฟังดูชัดเจน แต่การตรวจสอบปฏิทินกองบรรณาธิการเมื่อคุณเริ่มงานในแต่ละวันคือการสร้างนิสัยใหม่ ต่อไปนี้เป็นสองสามวิธีที่คุณสามารถสร้างนิสัยนั้นได้ง่ายขึ้น:

• กำหนดหลักเกณฑ์การใช้รหัสสีเพื่อให้ข้อมูลย่อยง่ายสำหรับ "การตรวจสอบด่วน"
• ปิดกั้นเวลาเพื่ออัปเดตปฏิทินทุกสัปดาห์
• นำเสนอปฏิทินในการประชุมทีม (หรือทันทีหลังจากนั้น)

นอกจากนี้ หากคุณใช้เครื่องมือปฏิทินสำหรับบรรณาธิการโดยเฉพาะ เช่น ปฏิทินการตลาดของ CoSchedule คุณสามารถวางแผนเนื้อหาโดยเชื่อมต่อปฏิทินกับบล็อก WordPress โปรไฟล์โซเชียลมีเดีย และเครื่องมือการตลาดผ่านอีเมล ซึ่งช่วยให้คุณร่างและแม้แต่กำหนดเวลาเนื้อหาขาออกจากปฏิทินเดียวกัน เครื่องมือเฉพาะยังช่วยให้การแบ่งโครงการออกเป็นการดำเนินการเฉพาะได้ง่ายขึ้นโดยใช้เทมเพลตโครงการและงาน และคุณลักษณะอื่นๆ ที่อาจไม่มีในสเปรดชีตที่คุณสร้างเอง ปฏิทินประชาสัมพันธ์ช่วยขจัดความรู้สึกท่วมท้นของการจัดการหลายโครงการในหลายขั้นตอน แต่เมื่อขยายปฏิทินให้ใหญ่สุดเท่านั้นจึงจะบรรลุวัตถุประสงค์ในการประชาสัมพันธ์ได้ ใช้สี่แนวคิดต่อไปนี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพปฏิทินของคุณให้ดีที่สุด

เป็นของเหลว

ปฏิทินของคุณไม่ได้สลักบนหิน โอกาสในการประชาสัมพันธ์อาจปรากฏขึ้นแบบสุ่ม เหตุการณ์บางอย่างจะเรียกร้องให้มีการดำเนินการในภายหลัง ดังนั้นจงใช้แนวทางของคุณอย่างลื่นไหล การต้อนรับการเปลี่ยนแปลงหรือการตอบสนองต่อสถานการณ์มักจะจุดประกายให้เกิดนวัตกรรม

บัญชีสำหรับเวลานำ

แผนการประชาสัมพันธ์ที่ดีที่สุดไม่เร่งรีบ บัญชีสำหรับระยะเวลารอคอยที่เหมาะสมระหว่างการเริ่มต้นโครงการและการสิ้นสุดโครงการ ไทม์ไลน์ที่กว้างขวางช่วยให้สามารถทำตามกำหนดเวลาได้อย่างสะดวกสบายและสำหรับการปรับเปลี่ยนเนื้อหา

ใช้แฮชแท็กที่เกี่ยวข้อง

ใช้แฮชแท็กที่เกี่ยวข้องเพื่อเชื่อมโยงเนื้อหาเข้ากับเหตุการณ์ปัจจุบัน การสร้างเนื้อหาล่วงหน้าช่วยประหยัดเวลา แต่ผู้ใช้มีส่วนร่วมกับเทรนด์ รักษาเนื้อหาให้สดใหม่โดยเพิ่มแฮชแท็ก

ประเมินกิจกรรมประชาสัมพันธ์ก่อนหน้านี้

การประเมินกิจกรรมประชาสัมพันธ์ในปีที่ผ่านมาจะประเมินความสำเร็จ เน้นส่วนที่ต้องปรับปรุง และแสดงวิธีการก้าวไปข้างหน้าอย่างดีที่สุด ไตร่ตรองคำถามต่อไปนี้

• อะไรที่ใช้ได้ดีสำหรับคุณ? อะไรล้มเหลว?
• ไอเดียไหนที่เหนือความคาดหมาย? จะขยายความคิดเหล่านี้ได้อย่างไร?
• คุณได้รับความสนใจจากสื่อจากที่ใด
• คู่แข่งรายสำคัญได้รับความสนใจจากสื่อจากที่ใด

จากที่นี่ ใช้คำตอบของคุณเพื่อพัฒนาหรือเปลี่ยนแปลงปฏิทินประชาสัมพันธ์ของคุณอย่างรอบคอบ

เริ่มตอนนี้เลย

ปฏิทินประชาสัมพันธ์จะขจัดความขัดแย้งและความรู้สึกท่วมท้นของการจัดการหลายโครงการในหลายขั้นตอน อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณใช้มันเท่านั้น หากคุณยังไม่มีปฏิทินที่จะโต้เถียงทั้งหมด ก็ถึงเวลาที่จะเริ่มแนะนำปฏิทินให้กับกลยุทธ์ของคุณตอนนี้ สำหรับความช่วยเหลือในการสร้าง ลองใช้เทมเพลตปฏิทิน PR ฟรีของเราหรือดูซอฟต์แวร์ของเราวันนี้ โพสต์นี้เผยแพร่ครั้งแรกเมื่อวันที่ 1 กรกฎาคม 2020 ได้รับการอัปเดตเมื่อวันที่ 29 ธันวาคม 2021 และอีกครั้งในวันที่ 20 ธันวาคม 2022