An Intro to Precedence Diagrams & the Precedence Diagramming Method

การจัดกำหนดการโครงการอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก โชคดีที่มีเครื่องมือและเทคนิคที่ช่วยจัดกิจกรรมและทำให้เสร็จทันเวลา ตัวอย่างเช่น มีไดอะแกรมลำดับความสำคัญ ซึ่งใช้เพื่อแสดงภาพงานในโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ

หากคุณไม่คุ้นเคยกับวิธีการสร้างแผนภาพก่อน แสดงว่าคุณมาถูกที่แล้ว มาดูเทคนิคนี้อย่างใกล้ชิดและวิธีที่จะช่วยผู้จัดการโครงการในการจัดกำหนดการโครงการของพวกเขา

แผนภาพลำดับความสำคัญคืออะไร?

แผนภาพลำดับความสำคัญคือแผนภูมิการจัดการโครงการที่แสดงถึงกำหนดการของโครงการที่ระบุเหตุการณ์ กิจกรรม และงานที่ต้องขึ้นอยู่กับการเริ่มต้นหรือสิ้นสุดอย่างชัดเจน

แผนภาพลำดับความสำคัญใช้เพื่อแสดงงานที่สำคัญ งานที่ไม่สำคัญ และเวลาหย่อน ดังที่ระบุไว้ ไดอะแกรมลำดับความสำคัญจะแสดงความสัมพันธ์ของงานกับงานอื่น นอกจากนี้ยังช่วยให้เกิดสถานการณ์แบบ what-if, เลวร้ายที่สุด, กรณีที่ดีที่สุดและเป็นไปได้มากที่สุด

ไดอะแกรมลำดับความสำคัญบางส่วน

เราสามารถสร้างไดอะแกรมลำดับความสำคัญบางส่วนเพื่อแสดงเพียงส่วนหนึ่งของโครงการ ไดอะแกรมลำดับความสำคัญบางส่วนเหล่านี้สามารถเชื่อมต่อถึงกันในสิ่งที่เรียกว่าการรื้อไดอะแกรมลำดับความสำคัญ สิ่งนี้สามารถให้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับโครงสร้างการดำเนินงานของขั้นตอนเฉพาะของโครงการ ซึ่งช่วยในการประมาณว่าโครงการอยู่ในเส้นทางหรือไม่

ไดอะแกรมทั้งสองใช้กล่องหรือโหนดที่แสดงถึงกิจกรรมของโครงการ พวกมันเชื่อมต่อกันด้วยลูกศร ซึ่งใช้เพื่อแสดงว่าพวกมันพึ่งพาซึ่งกันและกันหรือไม่ แผนภาพลำดับความสำคัญบางครั้งเรียกว่าวิธีกิจกรรมบนโหนด (AON) หรือ AON

เหตุใดจึงต้องใช้วิธีการจัดลำดับก่อนหลัง

แผนภาพลำดับความสำคัญเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการพัฒนากำหนดการของโครงการให้แม่นยำยิ่งขึ้น ทำให้งานเป็นไปตามแผน และตรงตามกำหนดเวลา ทำได้โดยแสดงภาพโครงการทั้งหมด

แน่นอน สินทรัพย์ที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในการใช้วิธีการสร้างไดอะแกรมที่มีมาก่อนคือการแสดงการขึ้นต่อกันในกำหนดการ ซึ่งจะช่วยป้องกันปัญหาคอขวดในภายหลังของโปรเจ็กต์ และหากมีการเปลี่ยนแปลงในกำหนดการ ไดอะแกรมลำดับความสำคัญจะช่วยแสดงว่าการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นจะส่งผลต่อกำหนดการอย่างไร

เนื่องจากไดอะแกรมลำดับความสำคัญแสดงกิจกรรมและการขึ้นต่อกันในโครงการ จึงสามารถช่วยแสดงกระบวนการและกิจกรรมที่สำคัญในกำหนดการได้ ซึ่งจะช่วยในการกำหนดเส้นทางวิกฤติ ซึ่งเป็นเครื่องมือการจัดกำหนดการที่จำเป็น

สี่ลำดับความสำคัญการขึ้นต่อกันของไดอะแกรมคืออะไร?

คุณต้องเชี่ยวชาญการพึ่งพา การพึ่งพาอาศัยกันเป็นงานที่ขึ้นอยู่กับงานอื่นเพื่อให้เสร็จลุล่วง การพึ่งพาอาศัยกันมีสี่ประเภทซึ่งอธิบายไว้ด้านล่าง

1. การพึ่งพาบังคับ

การพึ่งพาที่บังคับเป็นการพึ่งพาที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ เช่น การเติมน้ำให้กับพูลที่กำลังสร้าง เราไม่สามารถเติมน้ำก่อนแล้วจึงสร้างสระรอบๆ

2. การพึ่งพาอาศัยตามดุลยพินิจ

การพึ่งพาตามดุลยพินิจช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากร ไม่มีเหตุผลหนักใจที่จะสร้างด้านข้างของสระ การเริ่มต้นจากด้านหนึ่งเป็นไปได้และสำคัญพอๆ กับอีกด้านหนึ่ง อย่างไรก็ตาม อาจมีเหตุผลที่จะเริ่มต้นซึ่งกันและกัน

3. การพึ่งพาภายนอก

การพึ่งพาภายนอกอยู่นอกเหนือการควบคุมของทีมโครงการ อีกครั้งในตัวอย่างสระว่ายน้ำ อาจมีสภาพอากาศที่ขัดขวางการเริ่มต้นขุดหรือกระบวนการอนุญาตที่ใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้

4. การพึ่งพาภายใน

การพึ่งพาภายในเป็นการพึ่งพาที่ควบคุมได้ ถ้ามีพลั่วเพียงอันเดียว คนสองคนจะขุดหลุมลงสระไม่ได้ ในกรณีนี้ ตารางงานต้องแบ่งงานระหว่างคนสองคนหรือซื้อพลั่วอีกอัน

ความสัมพันธ์การพึ่งพาสี่ประการคืออะไร?

1. เสร็จสิ้นเพื่อเริ่มต้น: กิจกรรมไม่สามารถเริ่มต้นได้จนกว่ากิจกรรมอื่นจะเสร็จสิ้น
2. เสร็จสิ้นเพื่อเสร็จสิ้น: กิจกรรมไม่สามารถเสร็จสิ้นได้จนกว่ากิจกรรมอื่นจะเสร็จสิ้น
3. เริ่มเพื่อเริ่ม: กิจกรรมไม่สามารถเริ่มได้จนกว่าจะเริ่มกิจกรรมอื่น
4. เริ่มต้นจนจบ: กิจกรรมไม่สามารถเสร็จสิ้นได้จนกว่าจะมีกิจกรรมอื่นเริ่มต้นขึ้น

วิธีการวาดแผนภาพลำดับความสำคัญ

ถึงเวลาวาดแผนภาพลำดับความสำคัญของคุณเองแล้ว สิ่งแรกที่ต้องทำคือรวบรวมงาน และเมื่องานหรือกิจกรรมทั้งหมดอยู่ในรายการแล้ว ให้สร้างตารางโดยเรียงตามลำดับ เทมเพลตโครงสร้างการแบ่งงานสามารถช่วยคุณจัดระเบียบงานของคุณได้

ณ จุดนี้ในวิธีการสร้างไดอะแกรมลำดับความสำคัญ เรามีตารางที่มีสองคอลัมน์ คอลัมน์แรกแสดงรายการงานหรือกิจกรรม และคอลัมน์ที่สองลำดับ คอลัมน์ที่สองนี้มักจะเรียกว่ารุ่นก่อน เพราะมันแสดงรายการงานที่ดำเนินการ งานแรกจะไม่มีรุ่นก่อนเพราะเป็นงานแรกและไม่มีอะไรมาก่อน

คอลัมน์ที่สามและสุดท้ายบนโต๊ะจะแสดงระยะเวลาของแต่ละงาน ตอนนี้คุณมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการวาดไดอะแกรมลำดับความสำคัญอย่างง่ายแล้ว

ใส่ข้อมูลลงในไดอะแกรม

ในการเริ่มต้นไดอะแกรมลำดับความสำคัญของคุณ ให้จัดวางแต่ละงานหรือกิจกรรมเป็นโหนดที่แสดงโดยกล่อง แต่ละกล่องควรมีลูกศรที่เชื่อมต่อกับขั้นตอนต่อไป งานหรือกิจกรรมแรกจะเริ่มทางด้านซ้าย ตามด้วยงานที่สอง ซึ่งจะเชื่อมต่อด้วยลูกศร

หากงานหรือกิจกรรมถัดไปมีรุ่นก่อนเหมือนกัน งานหรือกิจกรรมเหล่านี้จะถูกวางทับกันโดยมีลูกศรสองอันที่มาจากรุ่นก่อน เมื่องานมีงานก่อนหน้าสองงาน ลูกศรจากงานก่อนหน้าทั้งสองจะเชื่อมต่อกับงาน

เพิ่มข้อมูลงานไปยังโหนด

ขั้นตอนสุดท้ายคือการระบุกิจกรรมและระยะเวลาในโหนด ทำได้โดยการทำลายกล่องครึ่งหนึ่ง โดยครึ่งหนึ่งระบุถึงกิจกรรมและอีกครึ่งหนึ่งแสดงระยะเวลา แน่นอนว่ามันอาจซับซ้อนกว่านั้น โหนดสามารถรวมถึง:

• เวลาลอยตัว
• เวลาเริ่มต้นที่เร็วที่สุด
• เวลาสิ้นสุดเร็วที่สุด
• เวลาเริ่มต้นล่าสุด
• เวลาสิ้นสุดล่าสุด

นี่คือวิธีการวาดไดอะแกรมลำดับความสำคัญพื้นฐาน

ไดอะแกรมภาพประเภทต่างๆ

วิธีการสร้างไดอะแกรมลำดับความสำคัญเป็นเพียงหนึ่งในเทคนิคการสร้างไดอะแกรมจำนวนมากที่ช่วยในการจัดตารางเวลา ไม่เหมือนกันทั้งหมด แต่แต่ละอันเกิดจากการแสดงภาพกำหนดการของโครงการที่คล้ายคลึงกัน มีการแนะนำประเภทเพิ่มเติมด้านล่าง

วิธีการทำแผนภาพลูกศร (AOA Diagram)

สำหรับวิธีการสร้างไดอะแกรมนี้ ลูกศรแสดงถึงกิจกรรมเมื่อจัดกำหนดการโปรเจ็กต์ ความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมจะแสดงเป็นวงกลมที่เชื่อมต่อลูกศรอย่างน้อยหนึ่งอัน ความยาวของลูกศรใช้เพื่อกำหนดระยะเวลาของกิจกรรม เมธอดนี้แสดงเฉพาะความสัมพันธ์แบบ Finish-to-Start นอกจากนี้ยังเรียกว่าวิธีกิจกรรมบนลูกศร (AOA)

โครงการเครือข่ายไดอะแกรม (AON Diagram)

ไดอะแกรมเครือข่ายโครงการใช้เพื่อแสดงลำดับที่กิจกรรมในโครงการเสร็จสิ้น มาจากข้อมูลที่รวบรวมในโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) ปกติจะลากจากซ้ายไปขวาตามลำดับเวลา ไดอะแกรมเครือข่ายเรียกอีกอย่างว่าไดอะแกรม AON

วิธีเส้นทางวิกฤต

อัลกอริธึมการจัดกำหนดการพาธที่สำคัญมักใช้กับเทคนิคการประเมินและทบทวนโปรแกรม (PERT) เพื่อแสดงเส้นทางที่ยาวที่สุดของกิจกรรมที่ต้องพึ่งพาอาศัยกัน และเวลาที่ใช้ในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น

แผนภูมิแกนต์

แผนภูมิแกนต์เป็นแผนภูมิแท่งที่ใช้ในการจัดกำหนดการโครงการ จะสร้างไทม์ไลน์ของโครงการโดยที่กิจกรรมต่างๆ เป็นบรรทัดที่มีความยาวต่างกันไปตามระยะเวลาของงานที่วางเรียงตามลำดับเวลา

เทคนิคการประเมินและทบทวนโปรแกรม (PERT)

ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น แผนภูมิ PERT ใช้ร่วมกับวิธีเส้นทางวิกฤติ โดยใช้สถิติในการวิเคราะห์งานในโครงการ แสดงเวลาที่จำเป็นในการทำโครงการให้เสร็จ โดยเฉพาะเวลาที่ต้องใช้ในแต่ละงานของโครงการ ซึ่งจะแจ้งกำหนดการของโครงการ

ProjectManager.com ช่วยคุณจัดกำหนดการโครงการอย่างไร

ProjectManager.com เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ทำงานควบคู่กับไดอะแกรมลำดับความสำคัญของคุณโดยนำเสนอคุณสมบัติการตั้งเวลาขั้นสูงและการจัดการทรัพยากร สร้างการพึ่งพา ค้นหาเส้นทางที่สำคัญ และดำเนินการตามกำหนดการโครงการของคุณได้อย่างง่ายดาย

วางแผนบนแผนภูมิแกนต์

เมื่อพื้นฐานสำหรับแผนภาพลำดับความสำคัญเสร็จสิ้นแล้ว ให้เริ่มป้อนข้อมูลงานของคุณลงในแผนภูมิแกนต์ของเรา จากนั้นเพิ่มวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด เราจะเติมไทม์ไลน์ของโครงการโดยอัตโนมัติซึ่งแสดงภาพรวมทั้งหมดของโครงการที่จัดวางด้วยสายตาสำหรับคุณ

Gantt ของเราทำให้ง่ายต่อการเชื่อมโยงงานที่ต้องพึ่งพาอาศัยกันเหล่านั้น ลากและวางงานหนึ่งไปยังอีกงานหนึ่ง แต่เครื่องมือของเราจะกำหนดว่าการพึ่งพาใดในสี่นั้นดีกว่า ช่วยให้คุณทราบเมื่องานนี้จะเกิดขึ้นในโครงการ เพื่อให้คุณสามารถจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อป้องกันไม่ให้ทีมได้รับ ถูกบล็อก

ออนบอร์ดของคุณ

เมื่อคุณพร้อมที่จะเข้าร่วมทีม เชิญพวกเขาเข้าสู่ซอฟต์แวร์และเริ่มมอบหมายงานให้พวกเขา เพิ่มไฟล์แนบ คำอธิบาย แท็ก กำหนดลำดับความสำคัญและกำหนดเวลา ติดตามความคืบหน้าของพวกเขาจากระดับสูงด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของเราและรายงานกลับไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียด้วยรายงานที่กรองได้ง่ายต่อการแบ่งปัน

ProjectManager.com เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่ให้ข้อมูลสดแก่คุณเพื่อการตัดสินใจที่ดีขึ้นเมื่อคุณดำเนินการตามกำหนดเวลา ช่วยให้คุณวางแผน ตรวจสอบ และรายงานโครงการได้อย่างง่ายดาย พร้อมมอบแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันให้กับทีม ซึ่งมอบเครื่องมือในการทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น ใช้ ProjectManager.com สำหรับโครงการต่อไปของคุณโดยทดลองใช้งานฟรี 30 วันนี้วันนี้