Predictive Dialer คืออะไร? ทุกสิ่งที่คุณต้องรู้

ทำไมธุรกิจของคุณถึงขยายธุรกิจ?

เป็นเพราะต้องมีการสนทนากับคนที่เหมาะสมและสร้างความสัมพันธ์ ในการทำเช่นนี้ คุณต้องโทรออก แต่กระบวนการนี้อาจไม่มีประสิทธิภาพมากนัก

เวลาที่ใช้ในการโทรและรอการติดต่อกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้านั้นสูญเปล่า และสิ่งนี้สามารถลดประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสารของคุณได้อย่างมาก นี่คือที่มาของตัวเรียกเลขหมายล่วงหน้า ให้วิธีที่มีประสิทธิภาพและรวดเร็วที่สุดวิธีหนึ่งแก่คุณในการดูรายชื่อผู้ติดต่อ

Dialer ทำนายคืออะไร?

ตัวเรียกเลขหมายคาดการณ์คือชนิดของตัวเรียกเลขหมายอัตโนมัติที่ออกแบบมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในศูนย์บริการ โดยจะโทรผ่านรายการโทรโดยอัตโนมัติ โอนสายไปยังตัวแทนเมื่อพร้อมให้บริการ ซึ่งทำให้แตกต่างจากผู้โทรขายรายอื่นๆ

การใช้การตรวจจับด้วยเสียงเพื่อรับรู้เมื่อมีคนรับสาย โปรแกรมโทรแบบคาดการณ์ล่วงหน้าช่วยให้มั่นใจว่าตัวแทนฝ่ายขายจะใช้เวลาพูดคุยกับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้ามากขึ้นและใช้เวลารอเชื่อมต่อน้อยลง

ซึ่งช่วยให้คอลเซ็นเตอร์ดูรายชื่อผู้ติดต่อได้รวดเร็วขึ้น ใช้เวลาพูดคุยกับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้ามากขึ้น และเพิ่มผลตอบแทนจากการลงทุนสูงสุด

Predictive Dialer ทำงานอย่างไร

ระบบคาดการณ์ล่วงหน้าจะดูแลการโทรและการเชื่อมต่อกับหมายเลข ทำให้ตัวแทนต้องโฟกัสที่ส่วนหลักของงาน นั่นคือ การพูดคุยกับลูกค้าและการขาย

ในการทำเช่นนี้ โปรแกรมเรียกเลขหมายแบบคาดการณ์ล่วงหน้าจำเป็นต้องเข้าใจว่าคุณมีเจ้าหน้าที่ทำงานกี่คน การโทรโดยเฉลี่ยจะใช้เวลานานแค่ไหนเมื่อมีคนเชื่อมต่อกับการโทร และเวลาที่ตัวแทนพร้อมให้บริการ

เมื่อเสียบข้อมูลนี้ลงในอัลกอริธึม ก็จะรู้ว่าการโทรผ่านรายการการโทรนั้นรวดเร็วเพียงใด เพื่อให้แน่ใจว่าการโทรแต่ละครั้งเชื่อมต่อกับตัวแทนสดอย่างรวดเร็ว

อัลกอริทึมการก้าว

อัลกอริธึมการเว้นจังหวะเป็นหัวใจสำคัญของการทำงานของตัวเรียกเลขหมายล่วงหน้า

ตัวเรียกเลขหมายมีไว้เพื่อลดเวลาหยุดทำงาน เมื่อตัวแทนเสร็จสิ้นการโทรหนึ่งครั้ง พวกเขาต้องการเชื่อมต่อกับสายถัดไปทันที อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถให้ผู้ติดต่อของคุณรอที่ปลายอีกด้านของบรรทัดเพื่อเชื่อมต่อกับตัวแทน

เพื่อให้แน่ใจว่าโทรออกในอัตราที่ถูกต้อง โปรแกรมเรียกเลขหมายแบบคาดการณ์ล่วงหน้าจะใช้อัลกอริธึมการเว้นจังหวะเพื่อลดเวลาหยุดทำงาน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ติดต่อเชื่อมต่อกับตัวแทนที่ใช้งานจริงได้อย่างรวดเร็ว

อัตราการละทิ้ง

ตัวเรียกเลขหมายแบบคาดการณ์ได้ทั้งหมดเกี่ยวกับการทำให้การขยายงานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยการหมุนหมายเลขโดยอัตโนมัติจนกว่าจะถึงการโทรจริง โปรแกรมโทรแบบคาดการณ์ล่วงหน้าช่วยให้เจ้าหน้าที่ใช้เวลาพูดคุยกับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้ามากขึ้น

ในการทำเช่นนี้ ผู้โทรจะต้องรับรู้เมื่อมีคนรับสายและกำหนดเส้นทางการโทรไปยังตัวแทนอิสระอย่างรวดเร็ว หากไม่มีตัวแทน บุคคลนั้นจะถูกทิ้งไว้ที่ปลายอีกด้านของบรรทัดที่สาปแช่งว่า "ยังมีการขายอีกสาย"

คุณต้องการทำให้กระบวนการโทรของคุณมีประสิทธิภาพมากที่สุด แต่ในขณะเดียวกัน อัตราการละทิ้งของคุณต้องไม่สูงเกินไป

การรับรู้ของตัวแทนและขนาดคอลเซ็นเตอร์

ตัวเรียกเลขหมายล่วงหน้าทำงานได้ดีที่สุดในศูนย์บริการขนาดใหญ่ อัลกอริธึมการเว้นจังหวะต้องการข้อมูลในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งต้องมีตัวแทนจำนวนมาก

ยิ่งคุณมีตัวแทนมากเท่าใด โปรแกรมเรียกเลขหมายล่วงหน้าก็จะยิ่งทำงานได้ดีขึ้น

ในการเริ่มเห็นประโยชน์ของโปรแกรมโทรออกล่วงหน้า ขอแนะนำให้คุณมีเจ้าหน้าที่อย่างน้อยแปดถึงสิบคนทำงานในทีมของคุณ

ฟีเจอร์ของ Predictive Dialers คืออะไร?

เพื่อให้การขยายงานของคุณมีประสิทธิภาพมากที่สุด โปรแกรมคาดการณ์ล่วงหน้าที่ดีที่สุดจะนำเสนอคุณลักษณะต่างๆ มากมาย คุณลักษณะเหล่านี้จะช่วยให้คุณผ่านรายการโทรของคุณได้เร็วขึ้น แต่ยังช่วยให้มั่นใจว่าผู้บริโภคได้รับการคุ้มครองและคุณปฏิบัติตามภาระผูกพันทางกฎหมายของคุณ

1. อัปโหลดรายการ

รายการอัปโหลดทำให้คุณสามารถซิงค์รายชื่อผู้ติดต่อของคุณกับโปรแกรมโทรแบบคาดเดาได้ ซึ่งมักจะอยู่ในรูปแบบ .CSV เมื่อคุณเพิ่มหมายเลขใหม่ในรายการของคุณอย่างต่อเนื่อง กระบวนการนี้จะต้องรวดเร็วและง่ายดาย ตัวเรียกเลขหมายคาดการณ์ที่ดีที่สุดจะช่วยให้คุณสามารถอัปโหลดรายชื่อผู้ติดต่อของคุณได้อย่างง่ายดาย

2. จัดการตัวเลข

จัดการหมายเลขช่วยให้คุณควบคุมวิธีที่โปรแกรมคาดเดาการโทรของคุณหมุนผ่านรายการของคุณ ตัวอย่างเช่น หากมีการซ้ำหมายเลขในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ การจัดการหมายเลขจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าหมายเลขนั้นจะไม่ถูกเรียกซ้ำ นอกจากนี้ยังให้ตัวเลือกแก่คุณในการเลือกหมายเลขที่ต้องการโทร เช่น หมายเลขโทรศัพท์มือถือ หรือหมายเลขจากรหัสพื้นที่

3. การปฏิบัติตามข้อกำหนดห้ามโทร (DNC)

ผู้คนมีสิทธิ์เลือกไม่รับสายของคุณและถูกเพิ่มในรายการห้ามโทร (DNC) นี่เป็นสิ่งสำคัญเพราะปกป้องความเป็นส่วนตัวของผู้บริโภค แต่ก็หมายความว่าคุณไม่ได้ใช้เวลากับผู้ที่ไม่ต้องการโต้ตอบกับธุรกิจของคุณ

โปรแกรมเรียกเลขหมายคาดการณ์ที่ดีจะกำหนดบุคคลในรายการ DNC แบบเรียลไทม์และเพิ่ม DNC ของบริษัทของคุณใน National Registry

4. การโทรออกแนวตั้ง

การโทรแนวตั้งช่วยให้คุณเพิ่มหมายเลขได้หลายหมายเลขสำหรับผู้ติดต่อแต่ละราย นี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจที่ต้องการเพิ่มอัตราการพยายามสื่อสารให้ประสบความสำเร็จ ตัวอย่างเช่น หน่วยงานเรียกเก็บเงินที่ต้องการเข้าถึงบุคคลเฉพาะ มากกว่าที่จะเข้าถึงกลุ่มเป้าหมาย

5. ID ผู้โทรที่กำหนดเอง/ การโทรแสดงตนในพื้นที่

คุณลักษณะนี้ช่วยให้คุณเลือกชื่อและหมายเลขที่ปรากฏในหมายเลขผู้โทรเมื่อโทรออกได้ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถแสดง ID ผู้โทรในพื้นที่เมื่อโทรไปยังพื้นที่ใดพื้นที่หนึ่ง

6. กฎการจัดตารางเวลาการโทร

กฎการจัดตารางเวลาการโทรจะกำหนดวันที่และเวลาที่เจาะจงสำหรับเวลาที่ตัวเรียกเลขหมายล่วงหน้าเริ่มต้นและสิ้นสุดการโทรอัตโนมัติ

7. การตรวจจับเครื่องตอบรับอัตโนมัติ

ตัวแทนของคุณต้องการพูดคุยกับผู้คนในชีวิตจริง ไม่ใช่เครื่องตอบรับอัตโนมัติ การตรวจจับเครื่องตอบรับอัตโนมัติสามารถรับรู้ได้เมื่อเชื่อมต่อกับเครื่องตอบรับอัตโนมัติ ทำให้สามารถดำเนินการต่อและหมุนหมายเลขถัดไปได้

8. สคริปต์ตัวแทน

การรวมนี้ช่วยให้คุณสร้างสคริปต์ที่กำหนดเองซึ่งช่วยให้ตัวแทนของคุณสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซอฟต์แวร์เขียนสคริปต์ทำงานร่วมกับระบบของคุณ ทำให้กระบวนการราบรื่นยิ่งขึ้น

9. การบูรณาการ CRM

ตัวแทนของคุณจำเป็นต้องมีข้อมูลที่ปลายนิ้วของพวกเขามากที่สุด ตัวเรียกเลขหมายคาดการณ์ที่ผสานรวมผ่าน CRM ของคุณช่วยให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบข้อมูลที่สำคัญและอัปเดตรายชื่อผู้ติดต่อแบบเรียลไทม์

วิธีที่ทีมขายได้รับประโยชน์จากการใช้ Predictive Dialer

ตัวเรียกเลขหมายล่วงหน้านั้นช่วยประหยัดเวลาระหว่างการโทร

อัตราการเข้าถึงเฉลี่ยสำหรับการโทรเย็นจะอยู่ที่ประมาณ 15% ดังนั้น หากคุณใช้วิธีการโทรแบบเดิม ตัวแทนของคุณติดต่อกับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าน้อยกว่าหนึ่งในห้า พวกเขายังคงใช้เวลาในการเลือกหมายเลข โทรออก และรอการเชื่อมต่อ

ตัวเรียกเลขหมายแบบคาดการณ์มีเป้าหมายเพื่อลดเวลาที่เสียไปนี้ ทันทีที่ตัวแทนเสร็จสิ้นการโทรหนึ่งครั้ง พวกเขาจะเชื่อมต่อกับสายถัดไป ซึ่งเป็นระดับประสิทธิภาพที่สูงกว่ามาก

ข้อจำกัดของ Predictive Dialers คืออะไร?

ตัวเรียกเลขหมายแบบคาดเดานั้นมีประสิทธิภาพอย่างแน่นอน แต่ก็มีข้อจำกัดเช่นกัน

ปัญหาหลักประการหนึ่งของโปรแกรมเรียกเลขหมายแบบคาดการณ์คืออาจมีการหยุดชั่วคราวระหว่างผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นผู้รับสายและกำลังเชื่อมต่อกับตัวแทน ผู้คนอาจพบว่าสิ่งนี้น่ารำคาญมาก เพราะคุณเป็นคนเรียกพวกเขาเอง

นี่อาจหมายความว่าผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าของคุณเปิดรับข้อความของคุณน้อยลงก่อนที่การสนทนาจะเริ่มขึ้นด้วยซ้ำ

ปัญหาอีกประการหนึ่งคือทุกอย่างเกิดขึ้นอย่างรวดเร็วสำหรับตัวแทนขาย แม้ว่าพวกเขาอาจได้รับข้อมูลสำคัญบางอย่างปรากฏขึ้นบนหน้าจอเมื่อมีการเชื่อมต่อ แต่พวกเขาไม่มีเวลาและข้อมูลรายละเอียดในการปรับแต่งการโทร

การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณเป็นส่วนสำคัญของการขายสมัยใหม่ ดังนั้นนี่อาจเป็นข้อเสียเปรียบหลักกับโปรแกรมเรียกเลขหมายแบบคาดการณ์ล่วงหน้า

เมื่อพิจารณาตัวเรียกเลขหมายล่วงหน้า คุณต้องคำนึงถึงสิ่งนี้ด้วย สิ่งสำคัญคือคุณต้องผ่านรายการโทรของคุณ แต่ในขณะเดียวกัน คุณต้องจำไว้ว่าการโทรคุณภาพสูงนำไปสู่การที่ผู้คนดำเนินการ ซึ่งอาจทำได้ยากกว่าด้วยโปรแกรมโทรออกแบบคาดการณ์ล่วงหน้ากว่าวิธีอื่นๆ

ซอฟต์แวร์ Predictive Dialer ที่ดีที่สุดที่ต้องพิจารณา

• PhoneBurner – ติดตั้งง่ายด้วย CRM และระบบการตลาดผ่านอีเมลในตัว มีแผนราคาตรงไปตรงมาที่ช่วยให้คุณเข้าใจต้นทุนของคุณ
• Five9 – ระบบโทรออกล่วงหน้าที่มีประสิทธิภาพซึ่งทำงานได้ดีสำหรับการขายขาออก ด้วยการมุ่งเน้นที่ CX ซึ่งได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณสร้างลีดเพิ่มขึ้น
• ChaseData – ChaseData เป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับธุรกิจที่ทำการโทรออกในวงกว้าง ด้วยตัวเลือกราคาที่หลากหลาย คุณจะพบกับแพ็คเกจที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ
• Genesys Cloud – Genesys Cloud เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับการสื่อสารหลายช่องทาง
• Call Hub – ด้วยบริการธนาคารทางโทรศัพท์ทางการเมืองและคุณสมบัติอื่นๆ Call Hub ทำงานได้ดีสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไรและกลุ่มผู้สนับสนุน

เหตุใด Sales Dialer ของ Mailshake จึงดีกว่า Predictive Dialer

ตัวเรียกเลขหมายของ Mailshake เป็นตัวเลือกที่ดีกว่าตัวเรียกเลขหมายแบบคาดการณ์ล่วงหน้าสำหรับธุรกิจจำนวนมาก เนื่องจากมีการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณในระดับสูง

แทนที่จะเชื่อมโยงตัวแทนขายกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า (ในวินาทีสุดท้าย) จะช่วยให้คุณมีเวลาวางแผนการโต้ตอบแต่ละครั้งก่อนที่จะเริ่มดำเนินการ คุณมีทุกอย่างในที่เดียว รวมการโทร อีเมล และการติดต่อทางสังคมเข้าด้วยกันเพื่อสร้างปฏิสัมพันธ์ที่มีความหมายมากขึ้นกับลูกค้า

ใช่ เวลาเป็นสิ่งสำคัญ และคุณไม่ต้องการที่จะเสียเวลากับการรอให้คนอื่นรับสาย แต่คุณต้องคำนึงถึงคุณภาพของการโทรด้วย ธุรกิจจำนวนมากพบว่าโปรแกรมโทรออกของ Mailshake มอบสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับทั้งสองโลก ซึ่งช่วยให้พวกเขาสร้างลีดเพิ่มขึ้นและปิดการขายได้มากขึ้น

บทสรุป

หากคุณดำเนินการ Cold Outreach เป็นจำนวนมาก และต้องการรับสายที่เย็นกว่านี้ โปรแกรมโทรออกแบบคาดการณ์ล่วงหน้าก็ควรค่าแก่การพิจารณา อย่างไรก็ตาม มีข้อเสียเมื่อเทียบกับโปรแกรมเรียกเลขหมายอัตโนมัติและโปรแกรมโทรออก

คุณไม่ได้สร้างโอกาสในการขายหรือทำยอดขายเพียงแค่เข้าถึงผู้คน คุณต้องสามารถเริ่มต้นปฏิสัมพันธ์ที่มีความหมายและสร้างความสัมพันธ์ได้ บางครั้ง คุณจำเป็นต้องก้าวออกจากความคิดที่ว่าแค่ไถไปตามรายชื่อผู้ติดต่อเพื่อทำสิ่งนี้

ในขณะที่คุณไม่ต้องการให้ตัวแทนขายของคุณเสียเวลาพิมพ์ตัวเลข คุณต้องการให้พวกเขามีเวลาวางแผนการโทรและให้แน่ใจว่าพวกเขาจะมอบประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้า เทคโนโลยีที่คุณเลือกสำหรับการขยายงานจะส่งผลต่อความสำเร็จของคุณในที่สุด