การดำเนินการตามกระบวนการ: คู่มือฉบับย่อ

เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น จำเป็นต้องพิจารณากระบวนการใหม่หรือวิธีการปรับปรุงกระบวนการที่มีอยู่ บางทีบริษัทอาจต้องการปรับขนาดและคงไว้ซึ่งการเติบโต หรือเพิ่มผลผลิตและประสิทธิภาพ การดำเนินการตามกระบวนการคือวิธีที่พวกเขาบรรลุเป้าหมายเหล่านี้

หากคุณต้องการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณ คุณต้องรู้ว่าการนำกระบวนการไปใช้คืออะไรและเหตุใดจึงสำคัญ นอกจากนี้ เราจะอธิบายว่าแผนการดำเนินการตามกระบวนการคืออะไร และขั้นตอนในการสร้างกระบวนการดำเนินการ จากนั้นคุณจะพบว่าซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยลดของเสียและประหยัดเวลาได้อย่างไร

การดำเนินการตามกระบวนการคืออะไร?

การดำเนินการตามกระบวนการเป็นแนวทางเชิงกลยุทธ์ในการปรับใช้ขั้นตอนใหม่หรือกระบวนการทางธุรกิจในองค์กร ธุรกิจดำเนินการเปลี่ยนแปลงเมื่อต้องการปรับปรุงงาน มีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดจำนวนข้อผิดพลาด หรือขับเคลื่อนการเติบโตของธุรกิจ มีเพียงตัวอย่างบางส่วนเท่านั้น แต่การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ต่อกระบวนการทางธุรกิจจำเป็นต้องมีการดำเนินการตามกระบวนการ

อย่างที่คุณสามารถจินตนาการได้ สิ่งนี้ไม่ได้เกิดขึ้นโดยไม่ได้ตั้งใจ เป้าหมายทางธุรกิจบรรลุได้ด้วยแผนที่มีโครงสร้างพร้อมแนวทางที่ชัดเจนสำหรับวิธีการดำเนินการตามกลยุทธ์ ซึ่งหมายถึงรายการงานที่จะต้องทำตลอดการดำเนินธุรกิจในแต่ละวัน มันเกี่ยวข้องกับการจัดการการเปลี่ยนแปลงและสัมผัสกับทุกแผนกซึ่งเป็นเหตุผลที่ทรัพยากรมนุษย์เข้ามาเกี่ยวข้อง

หน่วยธุรกิจมีความหวาดกลัวต่อความซบเซา ความอิ่มเอมใจเป็นสัญญาณแรกที่บ่งบอกว่าบริษัทกำลังมีปัญหา เนื่องจากคู่แข่งมักจะมองหาข้อได้เปรียบเพื่อเอาเปรียบอยู่เสมอ การดำเนินการตามกระบวนการคือวิธีที่ธุรกิจสามารถแข่งขันได้โดยมีกรอบในการจัดการการเปลี่ยนแปลง

แผนการดำเนินการตามกระบวนการคืออะไร?

เพื่อให้บรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของธุรกิจ จำเป็นต้องมีแผนการดำเนินการตามกระบวนการ เป็นเอกสารที่กำหนดขั้นตอนที่จะนำทีมโครงการไปสู่จุดที่พวกเขาสามารถบรรลุเป้าหมายร่วมกันได้ เรียกอีกอย่างว่าแผนกลยุทธ์

แผนการดำเนินการตามกระบวนการประกอบด้วยกลยุทธ์ กระบวนการ และการดำเนินการที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ แผนเหล่านี้มีความละเอียดถี่ถ้วนและครอบคลุมทุกอย่างตั้งแต่ขอบเขตของแผนการดำเนินงานไปจนถึงค่าใช้จ่ายที่จะนำมาใช้ เช่น งบประมาณ รายละเอียดขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมดรวมถึงวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดและระยะเวลาของโครงการ สิ่งนี้คล้ายกับการจัดการการเปลี่ยนแปลง ซึ่งควบคุมการเปลี่ยนแปลงและจัดการการเปลี่ยนแปลงตลอดวงจรชีวิตของมัน

การมีแผนการดำเนินการตามกระบวนการจะสื่อสารความพยายามไปยังทีมเพื่อให้ทุกคนรู้ว่าต้องทำอะไร จะทำเมื่อใด และใครจะทำอะไร การวางแผนมีความสำคัญต่อการดำเนินการตามกระบวนการที่ราบรื่น หากไม่มีแผนที่จะเปลี่ยนกลยุทธ์ให้เป็นขั้นตอนที่ดำเนินการได้ ก็จะไม่มีแผนงานที่จะแนะนำทีมโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ

เมื่อดำเนินการอย่างยิ่งใหญ่โดยมีนัยสำคัญทางธุรกิจ ควรใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงาน ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้ทีมสามารถวางแผน จัดการ และติดตามแผนการดำเนินการตามกระบวนการแบบเรียลไทม์ แผนภูมิแกนต์จัดระเบียบขั้นตอนบนไทม์ไลน์ภาพเพื่อแสดงโครงการในที่เดียว สามารถกำหนดทีมและตั้งค่าพื้นฐานเพื่อติดตามความพยายามที่วางแผนไว้เทียบกับความพยายามจริงแบบเรียลไทม์ ตอนนี้คุณสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในกำหนดเวลาและไม่เกินงบประมาณ รับ ProjectManager วันนี้ฟรี

เหตุใดการดำเนินการตามกระบวนการจึงมีความสำคัญ

การดำเนินการตามกระบวนการมีความสำคัญด้วยเหตุผลหลายประการ เราร่างไว้ด้านบนบางส่วน แต่สมควรได้รับการพิจารณาอย่างใกล้ชิด ประการหนึ่ง เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการช่วยให้คุณเปลี่ยนทรัพยากรโครงการของคุณให้เป็นผลงานส่งมอบที่มีคุณภาพสูงขึ้น หากคุณเป็นผู้ผลิต สิ่งนี้สามารถช่วยลดความผิดพลาดของพนักงานในงานของพวกเขาได้ นอกจากนี้ยังสามารถรับประกันเอาต์พุตที่สม่ำเสมอและเชื่อถือได้มากขึ้น แม้ว่าคุณกำลังพูดถึงเอกสารประกอบ การนำกระบวนการไปใช้สามารถช่วยให้แน่ใจว่าทุกคนลงชื่อในเอกสารจริงๆ

คุณยังสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการ ไม่ว่าจะด้วยกระบวนการที่ทำซ้ำได้หรือการทำงานอัตโนมัติสำหรับงานที่เกิดซ้ำ ซึ่งจะปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ สิ่งนี้สามารถลดของเสีย ช่วยให้ทีมสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่ซับซ้อนมากขึ้น และช่วยจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น พนักงานที่ว่างจากการทำงานง่ายๆ ที่ทำงานอัตโนมัติสามารถรับงานได้มากขึ้น

หากคุณต้องการสนับสนุนการปฏิบัติตามมาตรฐานอุตสาหกรรม การดำเนินการตามกระบวนการสามารถช่วยด้วยการจัดทำเอกสารเพื่อให้คุณปฏิบัติตามกฎหมายใดก็ตามที่ควบคุมธุรกิจของคุณ สามารถช่วยให้คุณปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ด้านคุณภาพได้หากเอกสารเป็นแนวทางในการทำงานของคุณ พนักงานสามารถเข้าใจกระบวนการขององค์กรและบทบาทของพวกเขาได้ดีขึ้น ซึ่งนำไปสู่ประสิทธิภาพที่ดีขึ้น

เราได้กล่าวถึงการนำกระบวนการไปใช้ทำให้บริษัทปรับขนาดได้ง่ายขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่องานต้องการการประสานงานจากบุคคลหรือแผนกต่างๆ กระบวนการใหม่สามารถช่วยสร้างระบบงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น สิ่งนี้นำไปสู่การปรับปรุงอื่นๆ เมื่อมีการประเมินและพัฒนากระบวนการอย่างต่อเนื่อง สุดท้าย การปรับปรุงเหล่านี้รวมถึงการตรวจสอบและการวัดประสิทธิภาพที่ดีขึ้นเมื่อคุณใช้ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) เพื่อกำหนดความสำเร็จของการนำกระบวนการของคุณไปใช้

ขั้นตอนการดำเนินการใน 7 ขั้นตอน

เพื่อเก็บเกี่ยวผลประโยชน์จากกระบวนการใหม่ๆ ในธุรกิจของคุณ คุณต้องรู้วิธีดำเนินการ ต่อไปนี้เป็นเจ็ดขั้นตอนที่จะช่วยให้คุณใช้ประโยชน์จากการนำกระบวนการไปใช้

1. จัดตั้งทีมโครงการ

การดำเนินการตามกระบวนการคือการดำเนินการตามแผน แผนส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับคนหลายคน ดังนั้นขั้นตอนแรกคือการรวบรวมทีมของคุณตามประสบการณ์และทักษะของผู้ที่เกี่ยวข้อง การมีคนที่เหมาะสมหมายความว่าคุณสามารถใช้พวกเขาเพื่อระดมความคิดเพื่อหาแนวทางที่ดีขึ้น เป็นไปได้มากว่าคุณจะต้องทำงานข้ามแผนกด้วย ซึ่งหมายความว่าคุณต้องมีทีมที่เชี่ยวชาญในการทำงานข้ามสายงาน

2. กำหนดกระบวนการทางธุรกิจของคุณ

เมื่อมีทีมที่เหมาะสมแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดเป้าหมาย คุณสามารถใช้เทคนิคต่างๆ เช่น การแมปกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งช่วยปรับใช้หรือปรับปรุงกระบวนการที่คุณกำลังกำหนดเป้าหมาย นอกจากนี้ คุณจะต้องดูงานทั้งหมดในแผนการดำเนินการตามกระบวนการของคุณ และค้นหาทรัพยากรที่ทีมจะต้องทำให้สำเร็จและส่งมอบโครงการให้สำเร็จ ทีมสามารถช่วยผู้จัดการทำงานร่วมกันในขณะที่พวกเขาพัฒนาแผนปฏิบัติการ

3. กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ในการดำเนินการตามกระบวนการ

เมื่อคุณกำหนดกระบวนการทางธุรกิจ คุณจะมีเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ต้องบรรลุ เมื่อตัดสินใจเลือกแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องใช้การวิเคราะห์ช่องว่างเพื่อกำหนดเส้นทางสู่การบรรลุเป้าหมายของคุณ การวิเคราะห์ช่องว่างจะกำหนดว่าธุรกิจของคุณอยู่ที่ไหนและต้องการอยู่ที่ไหน การกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้ธุรกิจของคุณเข้าใจว่าจะไปถึงจุดที่ต้องการได้อย่างไร

3. จัดทำแผนการดำเนินงาน

หลังจากระดมสมองกับทีมของคุณ กำหนดกระบวนการทางธุรกิจ และกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของคุณสำหรับการนำกระบวนการใหม่ไปใช้ ก็ถึงเวลาเขียนแผน คุณควรมีทุกสิ่งที่คุณต้องการ เช่น ทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินโครงการ ตอนนี้ คุณต้องกำหนดงานที่จะนำคุณตั้งแต่ต้นจนจบ รวมขั้นตอนของโครงการ ระยะเวลาและลำดับเวลา และบทบาทและความรับผิดชอบของผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

5. เข้าร่วมทีมของคุณ

เพื่อให้การดำเนินการตามกระบวนการประสบความสำเร็จ ทีมงานต้องเข้าใจกระบวนการทางธุรกิจใหม่ ซึ่งอาจรวมถึงการฝึกอบรม เวิร์กช็อป สัมมนา การนำเสนอหรือการสอนพิเศษ และการให้คำปรึกษาแก่ทีม

6. ใช้กระบวนการทางธุรกิจที่ได้รับการปรับปรุงของคุณ

ตอนนี้คุณพร้อมที่จะดำเนินการตามกระบวนการโดยมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและเป้าหมายเฉพาะสำหรับการปรับปรุง ในระหว่างขั้นตอนนี้ คุณจะต้องเฝ้าติดตามกระบวนการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังบรรลุเป้าหมายสำคัญของคุณ การมี KPI ที่วัดผลได้จะช่วยให้คุณบรรลุกลยุทธ์การใช้งานตามเป้าหมาย

7. ดำเนินการทบทวนหลังการใช้งาน

เมื่อคุณได้ดำเนินการตามแผนการดำเนินการตามกระบวนการแล้ว คุณจะต้องทบทวนเพื่อดูว่าสิ่งใดถูกต้องและผิดพลาดตรงไหน สิ่งนี้ช่วยแจ้งแผนการดำเนินการตามกระบวนการใหม่ แต่ยังมีประโยชน์ในการปรับปรุงขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่าคุณบรรลุวัตถุประสงค์ที่คุณกำหนดไว้

ProjectManager ช่วยในการดำเนินการตามกระบวนการ

การจัดการการนำกระบวนการไปใช้ต้องใช้เครื่องมือต่างๆ มากมาย คุณต้องจัดการทีม ทรัพยากร ค่าใช้จ่าย และติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพเพื่อให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามตารางเวลาของแผนการนำไปใช้งานของคุณ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งมีคุณลักษณะที่จำเป็นสำหรับการวางแผน จัดการ และติดตามโครงการของคุณแบบเรียลไทม์

ใช้มุมมองหลายโครงการ

ทีมข้ามสายงานต้องการชุดเครื่องมืออันทรงพลังที่ซิงค์กัน ผู้จัดการสร้างแผนการนำไปใช้งานบนแผนภูมิ Gantt ซึ่งจะจัดระเบียบงาน เชื่อมโยงการพึ่งพาทั้งสี่ประเภท และแม้แต่กรองหาเส้นทางที่สำคัญ ทีมจะใช้เครื่องมือต่างๆ เพื่อดำเนินงานเหล่านั้น หากพวกเขาทำงานในสภาพแวดล้อมที่คล่องตัว พวกเขาจะต้องการจับคู่สปรินต์ของเราโดยใช้มุมมองบอร์ดคัมบังเพื่อจัดการงานในมือและวางแผนสปรินต์ หากเป็นผู้ผลิต พวกเขาอาจชอบรายการงานที่แข็งแกร่งของเรา ไม่ว่าคุณจะใช้เครื่องมือใด ข้อมูลทั้งหมดจะอัปเดตพร้อมกันตามเวลาจริง ดังนั้นทุกคนจึงทำงานร่วมกันโดยใช้ข้อมูลล่าสุดเดียวกัน

ติดตามความคืบหน้าแบบเรียลไทม์

เมื่อคุณมีแผนการดำเนินการในแผนภูมิ Gantt คุณสามารถตั้งค่าพื้นฐานได้ สิ่งนี้จะบันทึกแผนและช่วยให้คุณเปรียบเทียบกับความคืบหน้าจริงของคุณ รับมุมมองระดับสูงของโครงการทั้งหมดด้วยแดชบอร์ดตามเวลาจริงของเรา โดยจะรวบรวมข้อมูลสดและแสดงเป็นกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่ายซึ่งแสดงเวลา ค่าใช้จ่าย ปริมาณงาน และอื่นๆ ไม่จำเป็นต้องกำหนดค่าที่ใช้เวลานานเช่นเดียวกับซอฟต์แวร์ขนาดเล็ก พร้อมเมื่อคุณพร้อม และหากคุณต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม ให้ใช้เครื่องมือการรายงานที่ปรับแต่งได้ของเรา ซึ่งสามารถใช้ร่วมกันเพื่ออัปเดตผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินการตามกระบวนการของคุณทำงานร่วมกับทรัพยากรที่มีอยู่ของคุณเพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ คุณต้องจัดการทุกขั้นตอนของแผนการดำเนินการตามกระบวนการ ซอฟต์แวร์ของเรามีคุณสมบัติการจัดการงาน การจัดการความเสี่ยง และการจัดการทรัพยากรที่ช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย ไม่ว่าจะเป็นสำหรับโครงการ การดำเนินการตามกระบวนการ หรือแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่ช่วยให้ทีมวางแผน จัดการ และติดตามกระบวนการดำเนินการ แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของเราช่วยให้ทีมแชร์ไฟล์ ความคิดเห็น และอื่นๆ ได้ไม่ว่าจะอยู่คนละแผนกหรือเขตเวลาต่างกัน เข้าร่วมทีมที่ Avis, Nestle และ Siemens ที่ใช้ซอฟต์แวร์ของเราเพื่อมอบความสำเร็จ เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี