สัญญาจัดซื้อจัดจ้าง: ประเภทของสัญญาและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

วิธีที่คุณประกอบรายการที่คุณต้องการเพื่อดำเนินโครงการเรียกว่าการจัดซื้อจัดจ้าง ซึ่งเป็นวิธีที่ดีในการบอกว่าคุณจะได้รับสินค้าและบริการที่คุณต้องการสำหรับโครงการได้อย่างไร หากคุณไม่มีอุปทานที่มั่นคงหรือมีการจัดการอย่างน้อย คุณจำเป็นต้องดำเนินการโครงการ คุณจะต้องออกนอกเส้นทางและคุกคามความสำเร็จของโครงการ

เมื่อคุณต้องการอุปกรณ์จากบุคคลที่สาม สิ่งสำคัญคือคุณต้องทำข้อตกลงเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับสิ่งที่คุณต้องการและจัดส่งเมื่อคุณต้องการ รายละเอียดทั้งหมดเหล่านี้มีการกำหนดไว้ในสิ่งที่เรียกว่าสัญญาจัดซื้อจัดจ้าง ไม่มีโครงการหากไม่มีสัญญาจัดซื้อจัดจ้าง

สาระสำคัญของการทำสัญญาจัดซื้อจัดจ้าง

สัญญาจัดซื้อจัดจ้างมีหลายประเภท แต่ก่อนจะลงมือทำนั้น เราจำเป็นต้องมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าการจัดซื้อคืออะไร และเหตุใดจึงสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการ การจัดซื้อหมายถึงเทคนิค วิธีการที่มีโครงสร้าง และวิธีที่องค์กรใช้เพื่อให้ได้สิ่งที่ต้องการในราคาที่ดีและตรงตามกำหนดเวลา ในขณะที่ยังคงสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับซัพพลายเออร์และผู้ขาย

ขั้นแรก คุณต้องระบุสินค้าหรือบริการที่คุณต้องการ เมื่อคุณทราบแล้ว คุณสามารถเริ่มค้นคว้ารายชื่อซัพพลายเออร์ที่สามารถตอบสนองความต้องการของคุณได้ในราคาภายในข้อจำกัดของงบประมาณของคุณ จากนั้น คุณเข้าสู่ขั้นตอนการเจรจาเพื่อให้แน่ใจว่าความต้องการเหล่านั้นได้รับการตอบสนอง เมื่อเป็นเช่นนี้ ทั้งสองฝ่ายจะสรุปใบสั่งซื้อด้วยการกำหนดราคา การจัดส่ง และขั้นตอนการชำระเงิน

ถัดไป พัสดุจะถูกจัดส่งในวันที่ตกลงกัน และการจัดส่งนั้นได้รับการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามข้อตกลง จากนั้นคุณเก็บบันทึกการบริหารสัญญาที่ดีและบันทึกเอกสาร เช่นเดียวกับที่คุณทำกับธุรกรรมทางธุรกิจใดๆ ยิ่งกระบวนการนี้ราบรื่นขึ้นเท่าใด ทุกคนที่เกี่ยวข้องก็จะยิ่งมีความสุขมากขึ้นเท่านั้น และมีแนวโน้มว่าทั้งสองฝ่ายจะมีความผูกพันกันมากขึ้น เพื่อให้แน่ใจว่าการจัดซื้อจัดจ้างในอนาคตจะดำเนินไปด้วยดีเช่นกัน สัญญาที่มั่นคงจำเป็นต่อการส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จ

การจัดซื้อจัดจ้างคืออะไร?

สัญญาจัดซื้อจัดจ้างเป็นกระบวนการของการสร้างข้อตกลงที่มีผลผูกพันทางกฎหมายระหว่างผู้รับเหมาและซัพพลายเออร์ในระหว่างการจัดการโครงการ สัญญาเหล่านี้จำเป็นสำหรับโครงการเพื่อให้ได้วัสดุ วัสดุ และบริการที่จำเป็น

การใช้สัญญาและการจัดซื้อช่วยให้ผู้ซื้อและผู้ขายบรรลุข้อตกลงเกี่ยวกับวัสดุ สินค้าและบริการเหล่านี้ ข้อตกลงนี้รวมถึงการชำระใบแจ้งหนี้และการปฏิบัติตามข้อกำหนดและเงื่อนไขของสัญญา สัญญาจัดซื้อจัดจ้างเป็นเอกสารที่มีผลผูกพันทางกฎหมายระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย ซึ่งไม่เพียงแต่กำหนดความสัมพันธ์ตามที่เป็นอยู่ในเงื่อนไขของธุรกิจ แต่ยังปกป้องผลประโยชน์ของทั้งสองฝ่ายด้วย

พารามิเตอร์ของสัญญาจัดซื้อจัดจ้างรวมถึงการเลือกผู้ขายและผลิตภัณฑ์ การตรวจสอบผู้ขาย การตัดสินใจเกี่ยวกับข้อกำหนดและเงื่อนไขผ่านการเจรจาและการจัดการกระบวนการนั้นผ่านการสั่งซื้อ การชำระเงิน และการส่งมอบวัสดุ การจัดหาหรือบริการ

เหตุใดการทำสัญญาจัดซื้อจัดจ้างจึงมีความสำคัญ

สัญญาจัดซื้อจัดจ้างมีความสำคัญเนื่องจากให้บริการเพื่อเพิ่มผลกำไรสูงสุดและทำให้ธุรกิจสามารถละลายได้ในตลาดที่มีการแข่งขันสูง สัญญาจัดซื้อจัดจ้างทำให้ทั้งสองฝ่ายมีโอกาสทำงานร่วมกันด้วยความมั่นใจว่าทั้งสองฝ่ายไม่ได้เอาเปรียบอีกฝ่าย นอกจากนี้ยังช่วยให้ธุรกิจกระจายทรัพยากรเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยจ้างบุคคลที่สามซึ่งสามารถทำได้อย่างคุ้มค่ามากขึ้น

ประเภทของสัญญาจัดซื้อจัดจ้าง

เมื่อพูดถึงสัญญา มีวิธีการทำข้อตกลงมากกว่าหนึ่งวิธี สัญญาประเภทต่าง ๆ เหล่านี้ในการจัดซื้อจัดจ้างมีความเสี่ยงที่หลากหลายสำหรับฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งและเหมาะสำหรับโครงการก่อสร้างที่ขอบเขตมีความแน่นอนไม่มากก็น้อยตั้งแต่เริ่มต้น สัญญาจัดซื้อจัดจ้างสามประเภทหลักมีดังนี้:

• สัญญาราคาคงที่: สัญญาแบบราคา คงที่หรือแบบเหมาจ่ายคือเมื่อจำนวนเงินที่จ่ายสำหรับวัสดุ สินค้า หรือบริการถูกกำหนดในขณะที่ลงนามในสัญญาและไม่เปลี่ยนแปลงหลังจากนั้นไม่ว่าจะมีผลกระทบภายนอกหรือภายใน ที่ทำให้ต้นทุนสูงขึ้นหรือทำให้กำหนดการล่าช้า ข้อดีของสัญญาประเภทนี้คือ กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของทั้งสองฝ่ายอย่างชัดเจนในแง่ของสิ่งที่จะต้องส่งมอบและค่าใช้จ่ายที่จะต้องจ่าย เหล่านี้เป็นสัญญาทั่วไป ตรงไปตรงมา และง่ายต่อการจัดการประเภทสัญญา
• สัญญาการชดใช้ต้นทุน: สัญญาการเบิก ค่าใช้จ่ายหรือควบคุมต้นทุนเกิดขึ้นเมื่อผู้ซื้อตกลงที่จะชำระค่าวัสดุและอุปกรณ์ตลอดจนค่าใช้จ่ายทางอ้อม เช่น เงินเดือนและค่าสาธารณูปโภค ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการผลิตผลิตภัณฑ์หรือบริการ เพื่อให้สิ่งนี้คุ้มค่าสำหรับผู้ซื้อ พวกเขาจะได้รับค่าธรรมเนียมคงที่หรือเปอร์เซ็นต์ของกำไรจากราคาต้นทุน สิ่งนี้ทำให้ความเสี่ยงส่วนใหญ่อยู่บนไหล่ของผู้ขาย พวกเขาจะได้รับเงินคืนหลังจากตรวจสอบค่าใช้จ่ายแล้วเท่านั้น หากขอบเขตของโครงการเปลี่ยนแปลง ผู้ขายจะรับภาระค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เพื่อให้สิ่งนี้คุ้มค่าสำหรับผู้ขาย พวกเขาจะสร้างต้นทุนเพิ่มเติมที่ปรับให้เหลือน้อยที่สุดและปรับปรุงผลกำไร
• สัญญาเวลาและวัสดุ: สัญญา เวลาและวัสดุจะคืนเงินให้ผู้ขายสำหรับวัสดุที่ใช้และจ่ายสำหรับเวลาที่ใช้ในโครงการ สิ่งนี้ทำให้ผู้ขายทำตัวราวกับว่าพวกเขาเป็นพนักงานบุคคลที่สามของผู้รับเหมา สัญญานี้จะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อขอบเขตของโครงการกำหนดได้ยากขึ้น เนื่องจากสัญญาอนุญาตให้มีความยืดหยุ่นบ้าง อย่างไรก็ตาม เมื่อใช้หนึ่งในสัญญาเหล่านี้ ผู้ซื้อจะต้องให้การกำกับดูแลเพิ่มเติมเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะดำเนินไปตามกำหนดเวลาและไม่เกินงบประมาณ

กระบวนการสำคัญและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับสัญญาจัดซื้อจัดจ้าง

แม้ว่าสัญญาจะลงนาม แต่กระบวนการนั้นยังไม่สมบูรณ์ แน่นอนว่ามีงานที่ทำสัญญาและทำตามเงื่อนไขในสัญญา

เน้นความโปร่งใส

สิ่งหนึ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่นคือการจัดลำดับความสำคัญของความโปร่งใสในกระบวนการจัดซื้อของคุณ การมองเห็นที่ดีขึ้นในประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์จะช่วยกระชับความสัมพันธ์เหล่านั้นและทำงานเพื่อบรรลุผลลัพธ์ที่ดีที่สุดสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง

ติดตามความคืบหน้า

คุณจะต้องติดตามอย่างใกล้ชิดและจัดการเงื่อนไขของสัญญา โดยเฉพาะค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับงาน เพื่อลดต้นทุน แทนที่จะใช้สเปรดชีตที่ต้องอัปเดตอย่างต่อเนื่องและมักเสี่ยงต่อการเผยแพร่เวอร์ชันเก่า คุณควรทำให้กระบวนการเหล่านี้เป็นอัตโนมัติด้วยเครื่องมือดิจิทัล

ประสิทธิภาพเอกลักษณ์

การปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างก็เป็นกุญแจสำคัญเช่นกัน การรวบรวมและตรวจสอบซัพพลายเออร์ช่วยให้มั่นใจว่าเงื่อนไขของสัญญาจะเป็นไปตามข้อกำหนด การใช้เครื่องมือการจัดการโครงการออนไลน์จะช่วยลดต้นทุนโดยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นเองซึ่งอาจทำให้งานช้าลงในขณะที่ปฏิบัติตามสัญญา

ProjectManager ช่วยจัดซื้อได้อย่างไร

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้คุณวางแผน ตรวจสอบ และรายงานเกี่ยวกับการจัดซื้อโครงการของคุณ การตรวจสอบและติดตามการจัดซื้อของคุณทำให้แน่ใจได้ว่าค่าใช้จ่ายและกำหนดการเป็นไปตามเงื่อนไขและข้อตกลงของสัญญา มีวิธีการทำเช่นนี้ได้ดีกว่าการใช้สเปรดชีต

ใช้แผนภูมิแกนต์ออนไลน์ของเราเพื่อจัดการสัญญาของคุณ ไทม์ไลน์ภาพของ Gantt ช่วยให้คุณเห็นวงจรชีวิตที่สมบูรณ์ของสัญญาได้ในที่เดียว และติดตามทรัพยากรและค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง กำหนดวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดสำหรับสัญญา เมื่อมีการเพิ่มการอัปเดตสถานะลงในเครื่องมือ คุณสามารถตรวจสอบความคืบหน้าของคุณเพื่อดูว่าเป็นไปตามข้อกำหนดของสัญญาหรือไม่

เพิ่มค่าใช้จ่ายและทรัพยากรให้กับ Gantt และคุณจะสามารถจัดกำหนดการวัสดุที่คุณต้องการในเวลาที่กำหนดในโครงการได้ เนื่องจากซอฟต์แวร์ของเราใช้ระบบคลาวด์ ข้อมูลโครงการทั้งหมดจึงเป็นแบบเรียลไทม์ ซึ่งช่วยให้คุณติดตามข้อมูลสดได้ ตัวอย่างเช่น แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์รวบรวมข้อมูลและคำนวณโดยอัตโนมัติเพื่อแสดงบนกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่ายสำหรับมุมมองระดับสูงของความแปรปรวนของโครงการ ต้นทุน เวลา และอื่นๆ

ProjectManager.com เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่ช่วยให้คุณจัดระเบียบและจัดการการจัดซื้อได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ติดตามสัญญาด้วยพื้นที่จัดเก็บไฟล์ไม่จำกัด วางแผนการจัดซื้อ ตรวจสอบและติดตามความคืบหน้าแบบเรียลไทม์เพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนดและเงื่อนไขทั้งหมดของสัญญา ลองใช้ ProjectManager ฟรีวันนี้

.