19 แอพเพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจขนาดเล็กฟรีที่ดีที่สุดในปี 2020

เผยแพร่แล้ว: 2019-11-16

การรักษาประสิทธิผลเป็นสิ่งสำคัญเมื่อคุณพยายามจัดการธุรกิจที่กำลังเติบโต

ในฐานะเจ้าของธุรกิจและผู้นำ คุณถูกดึงไปในทิศทางต่างๆ นับพันอย่างต่อเนื่อง ระหว่างการตอบอีเมลบริการลูกค้า อัปเดตร้านค้าของคุณ และโปรโมตผลิตภัณฑ์ของคุณ เป็นการยากที่จะทราบว่าควรเน้นที่จุดใดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณใช้เวลากับงานที่ต้องทำ

คำพูดที่สร้างแรงบันดาลใจอาจเป็นการเติมกำลังใจที่ดีในการสร้างแรงบันดาลใจให้กับการดำเนินการและช่วยให้คุณผ่านพ้นวันไปได้ แต่ก็ไม่ใช่วิธีที่มีประสิทธิภาพที่จะช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆ ได้สำเร็จในระยะยาว ในทางกลับกัน แอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ดีที่สุด ช่วยให้คุณใช้เวลากับงานที่ถูกต้อง ได้สิ่งที่คุณไม่ต้องการทำออกจากงาน และทำให้งานบ้านที่ไม่คุ้มกับเวลาของใครๆ ทำงานอัตโนมัติ

เพื่อช่วยคุณในการเริ่มต้น เราได้รวบรวมรายชื่อแอพเพื่อการทำงานที่ดีที่สุด 19 รายการไว้ด้วยกัน เรามีสองรายการสำหรับคุณ: แอพเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ดีที่สุด 11 ตัวสำหรับผู้ประกอบการ และ 8 แอพเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก แต่ละแอปจะช่วยคุณและ/หรือทีมของคุณเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในปี 2020 ให้ดียิ่งขึ้นไปอีก—แอปทั้งหมดนี้ใช้งานได้ฟรี

รายการเรื่องรออ่านฟรี: แรงจูงใจอีคอมเมิร์ซ

มีปัญหาในการมุ่งเน้นไปที่การขยายธุรกิจขนาดเล็กของคุณหรือไม่? เข้าถึงรายการบทความด้านประสิทธิภาพการผลิตที่มีผลกระทบสูงซึ่งรวบรวมไว้ของเราฟรี

แอพเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานฟรีที่ดีที่สุด 11 อันดับสำหรับผู้ประกอบการในปี 2020

จุดเริ่มต้นที่ดีในการพยายามเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานทั่วทั้งบริษัทคือใช้เวลาของคุณเอง ท้ายที่สุด หากคุณไม่จัดการเวลาอย่างชาญฉลาด คุณมักจะเป็นตัวบล็อกสำหรับสมาชิกคนอื่นๆ ในทีมของคุณ

ใช้แอปเพิ่มประสิทธิภาพ 11 แอปสำหรับผู้ประกอบการเพื่อลดสิ่งรบกวนสมาธิ จัดการเวลาของคุณอย่างชาญฉลาด และทำให้แน่ใจว่าคุณกำลังทำงานกับสิ่งที่ต้องทำที่สำคัญที่สุดอยู่เสมอ

1. RescueTime

แอพเพิ่มประสิทธิภาพฟรีที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการเวลา

RescueTime เป็นแอปจัดการเวลาที่ติดตามและคำนวณเวลาที่คุณใช้ไปกับงานประเภทต่างๆ

ตัวอย่างเช่น คุณอาจรู้สึกว่าคุณดูโซเชียลมีเดียเพียงไม่กี่นาทีต่อวัน RescueTime สามารถแสดงให้คุณเห็นว่าคุณใช้เวลาเท่าใดในการเลื่อนดูฟีดของคุณ ผลที่ได้อาจทำให้คุณประหลาดใจและแสดงให้คุณเห็นว่าคุณจำเป็นต้องลดความว้าวุ่นใจให้เหลือน้อยที่สุด

หรือบางทีคุณอาจรู้สึกว่าการตัดและวางข้อมูลจากแอปหนึ่งไปยังอีกแอปหนึ่งนั้นไม่ต้องใช้ความพยายามมากเท่ากับที่คุณให้ และมันก็คุ้มค่าที่จะทำโดยอัตโนมัติ RescueTime สามารถแสดงให้คุณเห็นว่าคุณจะประหยัดเวลาได้มากแค่ไหนด้วยเครื่องมืออัตโนมัติอย่าง Zapier

หากคุณรู้สึกว่าคุณทำงานเป็นเวลานานแต่ยังทำไม่เสร็จ RescueTime สามารถช่วยให้คุณเห็นและเข้าใจว่าคุณใช้เวลามากเกินไปกับงานที่ไม่ส่งผลกระทบเพียงพอที่ใด วิธีนี้ช่วยให้คุณพบโอกาสในการมอบหมายงานเหล่านั้น ทำให้เป็นอัตโนมัติ หรือหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวน

2. พักโฟกัส

แอพเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานฟรีที่ดีที่สุดสำหรับการปิดกั้นสิ่งรบกวน

หากคุณพบว่าคุณเสียเวลามากเกินไปกับโซเชียลมีเดีย เว็บไซต์ข่าว หรือสิ่งรบกวนสมาธิออนไลน์อื่นๆ คุณสามารถใช้ StayFocusd ซึ่งเป็นส่วนขยายของ Chrome เพื่อบล็อกการเข้าถึงเว็บไซต์เหล่านั้นโดยสิ้นเชิง

StayFocusd ทำงานโดยให้คุณระบุเวลาที่คุณยินดีจ่ายให้กับเว็บไซต์บางประเภท ดังนั้นหากคุณต้องการจำกัดการเลื่อน Twitter ของคุณเป็น 10 นาทีต่อวัน คุณสามารถตั้งค่าได้ใน StayFocusd เมื่อคุณหมดเวลา 10 นาที StayFocusd จะบล็อกการเข้าถึง Twitter ของคุณตามระยะเวลาที่คุณบอกให้เปิด

StayFocusd ยังมีตัวเลือกนิวเคลียร์ที่ให้คุณบล็อกการเข้าถึงเว็บไซต์ทั้งหมด—หรือทุกเว็บไซต์ยกเว้นเว็บไซต์ที่คุณจำเป็นต้องใช้ (เช่น Google เอกสาร)—เมื่อคุณต้องจดจ่อกับงานเฉพาะ เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมเมื่อคุณต้องการลดการรบกวนให้เหลือน้อยที่สุด แต่กำลังดิ้นรนกับจิตตานุภาพที่คุณต้องทำด้วยตัวเอง

3. Boomerang สำหรับ Gmail และ Outlook

เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานฟรีที่ดีที่สุดสำหรับการกำจัดการรบกวนอีเมล

หากคุณพบว่าอีเมลเป็นหนึ่งในแหล่งรบกวนที่ใหญ่ที่สุดของคุณ Boomerang for Gmail และ Outlook ช่วยคุณได้ ใช้คุณลักษณะ Inbox Pause เพื่อป้องกันไม่ให้อีเมลใหม่เข้ามาในกล่องจดหมายของคุณในช่วงเวลาที่คุณต้องการโฟกัส เมื่อคุณพร้อม ให้ยกเลิกการหยุดกล่องจดหมายเข้าชั่วคราวเพื่อให้อีเมลเข้ามาได้

ข้อดีของ Boomerang ในการปิดกล่องจดหมายเข้าคือ คุณสามารถสร้างข้อยกเว้นในการจัดส่งได้ สมมติว่าคุณจำเป็นต้องจดจ่อแต่กำลังรออีเมลสำคัญจากคู่ค้าทางธุรกิจหรือนักลงทุนของคุณ คุณสามารถเพิ่มที่อยู่อีเมลเหล่านี้เป็นข้อยกเว้น เพื่อที่พวกเขาจะได้ข้ามตัวบล็อกของคุณและมาถึงบัญชีของคุณ

คุณยังสามารถส่งการตอบกลับอัตโนมัติถึงใครก็ตามที่ส่งอีเมลถึงคุณในขณะที่กล่องจดหมายของคุณถูกหยุดชั่วคราวเพื่อแจ้งให้ทราบว่าจะเกิดความล่าช้าก่อนที่คุณจะได้รับข้อความ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในการให้ข้อมูลติดต่ออื่นที่ผู้อื่นสามารถใช้ได้หากต้องการติดต่อคุณอย่างเร่งด่วน

4. Todoist

แอพเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานฟรีที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการรายการสิ่งที่ต้องทำ

หากคุณต้องการแอปเพื่อติดตามสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดของคุณ Todoist เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยม คุณสามารถใช้แผนฟรีเพื่อสร้างโครงการได้มากถึง 80 โครงการ ทำให้ง่ายต่อการแยกงานที่โดดเด่นของคุณออกเป็นรายการต่างๆ ได้มากเท่าที่คุณต้องการ

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างรายการแยกต่างหากสำหรับสิ่งที่ต้องทำและสิ่งที่ต้องทำที่บ้าน และจัดการทั้งสองรายการจากแอปพลิเคชันเดียวกัน หรือคุณอาจสร้างรายการสำหรับที่ทำงาน บ้าน ทำธุระ อีเมล โครงการเฉพาะ เป้าหมายระยะยาว และอื่นๆ ที่คุณต้องการเพื่อจัดหมวดหมู่ให้ชัดเจนยิ่งขึ้น

ประโยชน์ของ Todoist คือความเรียบง่าย เพิ่มบรรทัดด่วนที่อธิบายสิ่งที่คุณต้องทำ จากนั้นทำเครื่องหมายเมื่อเสร็จสิ้น โดยพื้นฐานแล้วมันเป็นแบบจำลองของรายการสิ่งที่ต้องทำที่เขียนด้วยลายมือ—แต่รายการที่ทำงานได้ทุกที่และบนอุปกรณ์ใดๆ ที่คุณใช้งานอยู่ในขณะที่สิ่งที่ต้องทำจะปรากฏขึ้นในหัวของคุณ

5. คัมบังโฟลว์

แอพเพิ่มประสิทธิภาพฟรีที่ดีที่สุดสำหรับ Pomodoro Technique

KanbanFlow ให้ประโยชน์ทั้งหมดของบอร์ด Kanban แก่คุณด้วยเครื่องมือที่คุณต้องการเพื่อให้งานของคุณสำเร็จโดยใช้เทคนิค Pomodoro

เริ่มต้นด้วยการตั้งค่าเลนและเพิ่มงานของคุณ เมื่อคุณพร้อมที่จะทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งแล้ว คุณสามารถคลิกปุ่มสองสามปุ่มเพื่อเริ่ม Pomodoro 25 นาที KanbanFlow จะแจ้งให้คุณทราบเมื่อถึงเวลาพัก และยังให้คุณบันทึก Pomodoro นั้นลงในไทม์ชีทได้หากต้องการ

ฟีเจอร์พิเศษอีกอย่างของ KanbanFlow คือเมื่อคุณหยุดตัวจับเวลาชั่วคราวก่อนจะเสร็จสิ้น ระบบจะถามคุณว่าทำไมคุณจึงหยุดตัวจับเวลาชั่วคราว สิ่งนี้มีประโยชน์ในการค้นหาว่าอะไรทำให้คุณเสียสมาธิบ่อยที่สุดเมื่อคุณพยายามมีสมาธิ ดังนั้นคุณจึงสามารถระดมความคิดถึงวิธีต่างๆ เพื่อลดสิ่งรบกวนสมาธิของคุณให้เหลือน้อยที่สุด

6. Gmail

แอพเพิ่มประสิทธิภาพฟรีที่ดีที่สุดสำหรับจัดการอีเมล

Gmail เป็นเครื่องมือฟรีที่ยอดเยี่ยมสำหรับอีเมล แต่คุณสมบัติมากมายทำให้เป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ยอดเยี่ยมเช่นกัน

รู้สึกว่าคุณกำลังตอบคำถามเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีกหรือไม่? ประหยัดเวลาในการพิมพ์คำตอบด้วยการสร้างคำตอบสำเร็จรูป—ข้อความที่เลือกที่บันทึกไว้ซึ่งคุณสามารถเพิ่มลงในอีเมลได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

คุณมีอีเมลที่ต้องเพิ่มในโฟลเดอร์อ้างอิงหรือส่งถึงนักบัญชีของคุณเสมอหรือไม่? สร้างตัวกรองเพื่อติดป้ายกำกับหรือส่งต่ออีเมลจากบุคคลใดบุคคลหนึ่งโดยอัตโนมัติหรือด้วยหัวเรื่องเฉพาะ (เช่น “ใบแจ้งหนี้”) คุณยังสามารถใช้เพื่อทำให้กล่องจดหมายเข้าโล่งโดยสร้างตัวกรองเพื่อเก็บถาวรหรือลบอีเมลบางฉบับโดยอัตโนมัติ

คุณสามารถใช้หนึ่งในส่วนเสริมของ Gmail เพื่อสร้างงานในแอปการจัดการโครงการ เช่น Trello หรือ Asana ส่งอีเมลไปยัง Slack โดยตรง หรือเพิ่มอีเมลไปยัง Evernote โดยไม่ต้องออกจากกล่องจดหมาย ทำให้ง่ายต่อการประมวลผลอีเมลทันทีที่มาถึงและนำไปยังที่ที่ต้องการในที่สุด

7. Evernote

แอพเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานฟรีที่ดีที่สุดสำหรับการจัดระเบียบ

ซอฟต์แวร์ทุกชิ้นที่คุณใช้มีวิธีการบันทึกข้อมูลของตัวเอง ไฟล์ในคอมพิวเตอร์ของคุณจะถูกบันทึกลงในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ Google เอกสารจะถูกบันทึกไว้ใน Google ไดรฟ์ คุณบุ๊กมาร์กหน้าเว็บที่คุณต้องการบันทึกในเบราว์เซอร์และเก็บอีเมลที่คุณอาจต้องอ้างอิงอีกครั้งในโฟลเดอร์ของแอปอีเมล

ปัญหาเกี่ยวกับแนวทางนี้? เป็นเรื่องยากที่จะรู้ว่าต้องมองหาที่ไหนเมื่อคุณต้องการหาสิ่งที่คุณจำได้ Evernote แก้ปัญหานี้โดยให้แหล่งข้อมูลส่วนกลางสำหรับบันทึกย่อและเอกสารทั้งหมดที่คุณต้องการบันทึก

Evernote ให้คุณจดบันทึกด้วยข้อความหรือเสียงบนอุปกรณ์ใดก็ได้ และบันทึกลงในบัญชีของคุณ แต่คุณยังสามารถรวมเข้ากับ Google Drive, Gmail และ Outlook เพื่อบันทึกเอกสารและอีเมลที่คุณอาจต้องอ้างอิงในภายหลัง หรือใช้ Web clipper เพื่อบันทึกสำเนาของหน้าเว็บทั้งหมดไปยังบัญชี Evernote ของคุณ

จากนั้น เมื่อคุณต้องการค้นหาสิ่งที่คุณรู้ว่าคุณมี คุณไม่จำเป็นต้องเดาว่าคุณบันทึกไว้ที่ไหน คุณสามารถค้นหาบัญชี Evernote ของคุณได้

8. LastPass

แอพเพิ่มประสิทธิภาพฟรีที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการรหัสผ่าน

การใช้รหัสผ่านเดียวกันในทุกไซต์ที่คุณเยี่ยมชมเป็นความคิดที่ไม่ดีสำหรับทุกคน แต่เป็นปัญหาอย่างยิ่งสำหรับเจ้าของธุรกิจที่ต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าแฮกเกอร์ไม่สามารถเข้าไปในเอกสารทางธุรกิจ เว็บไซต์ ธนาคาร และโปรแกรมบัญชีของตนได้

แต่การคิดและจดจำรหัสผ่านที่ไม่ซ้ำกันนั้นเป็นงานในตัวของมันเอง นั่นคือสิ่งที่ LastPass เข้ามา ด้วย LastPass คุณสามารถสร้างรหัสผ่านที่ยาว แข็งแกร่ง และไม่ซ้ำกันสำหรับทุกไซต์ที่คุณต้องการเข้าสู่ระบบ มันบันทึกรหัสผ่านเหล่านั้นในบัญชี LastPass ของคุณ ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องจำการเข้าสู่ระบบหรือรีเซ็ตรหัสผ่านของคุณ

แผนบริการฟรีของ LastPass ช่วยให้คุณบันทึกรายละเอียดการเข้าสู่ระบบได้ถึง 20 บัญชี คุณจึงสามารถใช้แผนนี้เพื่อรักษาความปลอดภัยการเข้าสู่ระบบสำหรับเครื่องมือที่สำคัญที่สุดของคุณ หรือคุณสามารถอัปเกรดเพียง $3/เดือน เพื่อสร้างและบันทึกการเข้าสู่ระบบที่ปลอดภัยสำหรับทุกสิ่ง

9. ซาเปียร์

แอพเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานฟรีที่ดีที่สุดสำหรับงานของคุณโดยอัตโนมัติ

Zapier เป็นเครื่องมือเชื่อมต่อแอปที่ช่วยให้ย้ายข้อมูลจากแอปหนึ่งไปยังอีกแอปหนึ่งได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องมีความเชี่ยวชาญด้านการเข้ารหัส มันเชื่อมต่อกับแอพมากกว่า 1,500 ตัวเพื่อช่วยให้คุณทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ

ตัวอย่างเช่น Shopify Zaps ของ Zapier จะเพิ่มคำสั่งซื้อใหม่ลงในสเปรดชีตโดยอัตโนมัติ เพิ่มลูกค้าใหม่ในเครื่องมือการตลาดทางอีเมล สร้างงานในเครื่องมือการจัดการโครงการสำหรับคำสั่งซื้อใหม่ และโพสต์ผลิตภัณฑ์ใหม่บนโซเชียลมีเดีย เพื่อให้แน่ใจว่างานเหล่านี้จะเสร็จสมบูรณ์แต่ไม่ต้องทำงานในส่วนของคุณ

งานท่องจำบนเพลทของคุณที่ประกอบด้วยการคัดลอกและวางข้อมูลจากระบบหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่งอาจเป็นแบบอัตโนมัติด้วย Zapier การตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติเหล่านี้ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที และจะทำให้คุณมีเวลากลับไปจดจ่อกับสิ่งที่ต้องทำที่สำคัญกว่า

10. Google

เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานฟรีที่ดีที่สุดสำหรับการย่อขนาดแอพ

ต้องการแปลงสกุลเงินอย่างรวดเร็ว ค้นหาว่าเวลาใดในประเทศที่ห่างไกลจากมหาสมุทร หรือทำการคำนวณทางคณิตศาสตร์ที่ซับซ้อน คุณไม่จำเป็นต้องมีแอปแยกต่างหากสำหรับงานเหล่านี้ คุณเพียงแค่ต้องมี Google

Google มีคุณลักษณะมากมายที่ปรากฏเหนือผลการค้นหาทั่วไป และช่วยให้คุณทำงานได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งคุณต้องการแอปแยกต่างหากสำหรับ:

พิมพ์การคำนวณลงในแถบค้นหาเพื่อรับคำตอบ
ค้นหาว่าเวลาใดในออสเตรเลียหรือดูความแตกต่างของเวลาระหว่างออสเตรเลียและนิวยอร์ก
แปลงดอลลาร์สหรัฐเป็นยูโรหรือเยน
ค้นหาโรงแรมที่ถูกที่สุดในเมืองที่คุณกำลังเดินทางไป
ตั้งเวลาสำหรับ Pomodoro หรือนาฬิกาจับเวลาสำหรับติดตามเวลาที่ใช้ไปกับงาน

เครื่องมือค้นหาเหล่านี้จะจำกัดจำนวนแอปที่คุณต้องเปิดบนหน้าจอ และจำนวนครั้งที่คุณเข้าสู่ระบบและออกจากโปรแกรมต่างๆ ตลอดทั้งวัน

11. บรรณาธิการเฮมิงเวย์

แอพเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานฟรีที่ดีที่สุดสำหรับการเขียนที่ชัดเจนและปราศจากข้อผิดพลาด

การเขียนใช้เวลานานพอโดยไม่ต้องกังวลว่าคุณจะสะกดผิดหรือผิดไวยากรณ์หรือไม่ หรือสิ่งที่คุณเขียนจะง่ายพอให้ผู้อื่นเข้าใจ

Hemingway Editor ช่วยให้คุณคลายความกังวลเหล่านั้นด้วยการชี้ให้เห็นข้อผิดพลาดในการสะกดและไวยากรณ์ แสดงว่าประโยคใดของคุณอ่านยากเกินไป และชี้ให้เห็นคำและวลีด้วยทางเลือกที่ง่ายกว่า

คุณสามารถเขียนได้โดยตรงใน Hemingway Editor หรือหากคุณไม่ต้องการถูกรบกวนกับคำแนะนำในขณะที่เขียน ให้วางข้อความของคุณลงในเครื่องมือเพื่อทำความสะอาดเมื่อคุณเขียนเสร็จแล้ว เป็นวิธีที่ดีในการจับภาพความคิดของคุณโดยไม่เสียสมาธิในการพยายามทำให้สิ่งต่างๆ สมบูรณ์แบบไปพร้อม ๆ กัน

รายการเรื่องรออ่านฟรี: กลยุทธ์การเขียนคำโฆษณาสำหรับผู้ประกอบการ

เนื้อหาเว็บไซต์ของคุณมีต้นทุนขายหรือไม่? เรียนรู้วิธีปรับปรุงสำเนาเว็บไซต์ของคุณด้วยรายการบทความที่มีผลกระทบสูงซึ่งรวบรวมไว้ฟรีของเรา

แอพเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานฟรีที่ดีที่สุด 8 อันดับสำหรับธุรกิจขนาดเล็กในปี 2020

เมื่อคุณเปลี่ยนการบริหารเวลาของคุณให้เป็นวิทยาศาสตร์แล้ว คุณก็พร้อมที่จะเริ่มเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับทั้งทีมของคุณแล้ว

ใช้แอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานฟรีทั้งบริษัททั้งแปดนี้เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถเข้าถึงเครื่องมือทางการตลาดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่พวกเขาต้องการเพื่อให้งานของตนเสร็จสมบูรณ์อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด

1. Trello

แอพเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานฟรีที่ดีที่สุดสำหรับเวิร์กโฟลว์สายการประกอบ

หากคุณกำลังจัดการโครงการที่ต้องย้ายจากบุคคลหรือทีมหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่งก่อนที่จะเสร็จสมบูรณ์ Trello คือแอปเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการโครงการในอุดมคติ

ด้วยบอร์ด Trello คุณสามารถสร้างเลนต่างๆ สำหรับแต่ละขั้นตอนในกระบวนการของคุณ ย้ายงานจากเลนหนึ่งไปอีกเลนหนึ่งเมื่อแต่ละเลนเสร็จสิ้น มอบหมายงานให้กับผู้ที่จำเป็นต้องทำให้เสร็จ และดูความคืบหน้าของแต่ละงานที่ค้างอยู่ได้ที่ ชำเลือง.

Trello เหมาะอย่างยิ่งสำหรับเวิร์กโฟลว์ เช่น การตลาดเนื้อหา ซึ่งคุณมีนักเขียน บรรณาธิการ และนักออกแบบกราฟิกที่เกี่ยวข้อง หรือชอบการว่าจ้างและการสรรหา โดยที่ HR และผู้จัดการการว่าจ้างต้องทำงานเฉพาะให้เสร็จสิ้นในระหว่างส่วนต่างๆ ของกระบวนการ

2. อาสนะ

แอพเพิ่มประสิทธิภาพฟรีที่ดีที่สุดสำหรับทีมขนาดเล็ก

ในขณะที่ Trello นั้นยอดเยี่ยมสำหรับเวิร์กโฟลว์ในสายการประกอบ แผนฟรีของ Asana ช่วยให้คุณมีความยืดหยุ่นมากขึ้นเล็กน้อยในวิธีที่ทีมของคุณเลือกทำงาน

มุมมองกระดานของ Asana ทำงานเหมือนกับของ Trello ทำให้ทีมของคุณจัดการงานและโครงการบนกระดาน Kanban แต่ถ้ามุมมองนั้นไม่เหมาะกับทีมของคุณ คุณยังสามารถดูงานในรายการสิ่งที่ต้องทำแบบเดิมๆ หรือแม้แต่ในปฏิทินได้

ข้อดีอีกประการของอาสนะคือคุณสามารถจัดการหลายโครงการได้จากมุมมองส่วนกลาง ใน Trello คุณต้องการบอร์ดแต่ละบอร์ดสำหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์ของคุณ แต่ Asana ให้คุณมอบหมายงานจากโครงการใดๆ ให้กับใครก็ได้ในองค์กรของคุณจากแดชบอร์ดส่วนกลาง

ข้อเสียของ Asana คือแผนบริการฟรีรองรับสมาชิกในทีมเพียง 15 คนเท่านั้น ดังนั้นหากคุณมีทีมขนาดใหญ่ที่ต้องการทำงานร่วมกัน คุณจะต้องอัปเกรด ด้วยแผนบริการฟรีของ Trello คุณสามารถเพิ่มผู้คนในกระดานได้ไม่จำกัดจำนวน

3. หย่อน

แอพเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานฟรีที่ดีที่สุดสำหรับการสื่อสารแบบเรียลไทม์

Slack เป็นแอปแชทที่ช่วยให้ทีมสามารถสื่อสารกันได้แบบเรียลไทม์ สมาชิกในทีมแต่ละคนสามารถส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีถึงกันเพื่อสนทนาเมื่ออีเมลไม่ตรงกันไม่เร็วพอ และทั้งทีมสามารถสร้างช่องทางการสนทนาของตนเองสำหรับการทำงานร่วมกันแบบเต็มทีม

แต่ที่ที่ Slack โดดเด่นในด้านประสิทธิภาพคือมีไลบรารีแอปขนาดใหญ่ คุณสามารถเชื่อมต่อ Slack กับแอปอื่นๆ ที่คุณใช้ทำสิ่งต่างๆ เช่น การสร้างตั๋วสนับสนุนจากการสนทนา Slack การบันทึกไฟล์แนบไปยัง Dropbox หรือ Google Drive โดยตรง หรือเพิ่มสิ่งที่ต้องทำที่ได้รับใน Slack ลงในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ

นอกจากนี้ยังมีแอพ Slack ที่ช่วยคุณทำให้กระบวนการรับข้อมูลจากเพื่อนร่วมงานของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ คุณสามารถเพิ่มแอปที่รวบรวมการอัปเดตโดยอัตโนมัติสำหรับการยืนขึ้นรายวัน รับคำสั่งอาหารสำหรับมื้อกลางวันแบบจัดเลี้ยง หรือส่งแบบสำรวจความผูกพันของพนักงานรายสัปดาห์

แอปเหล่านี้บางแอปฟรีและบางแอปต้องชำระเงิน แต่คลังแอป Slack ขนาดใหญ่มีตัวเลือกมากมายให้คุณเลือก

4. Google เอกสาร ชีต และสไลด์

แอพเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานฟรีที่ดีที่สุดสำหรับการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

Google เอกสาร ชีต และสไลด์ทำให้การทำงานร่วมกันกับผู้อื่นเป็นเรื่องง่าย เพื่อสร้างเอกสารข้อความ สเปรดชีต และสไลด์โชว์ Contributor สามารถทำงานร่วมกันในเนื้อหาเหล่านี้ได้แบบเรียลไทม์ โดยดูจากที่ที่ผู้อื่นกำลังทำการเปลี่ยนแปลง ดังนั้นจึงไม่มีใครแทนที่สิ่งที่คนอื่นกำลังทำอยู่

คุณยังสามารถควบคุมสิ่งที่ผู้อื่นสามารถทำได้กับเนื้อหาที่คุณสร้าง ให้สิทธิ์พวกเขาในการดู แสดงความคิดเห็น หรือแก้ไขเนื้อหาของคุณ ใช้โหมดแนะนำเพื่อเสนอการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้เจ้าของเอกสารยอมรับหรือปฏิเสธ หรือแสดงความคิดเห็นเมื่อมีคำถามหรือคำอธิบายเพิ่มเติม

สิ่งที่ดีที่สุดเกี่ยวกับชุดเครื่องมือนี้คือเนื้อหาเวอร์ชันในอดีตทั้งหมดที่คุณสร้างจะได้รับการบันทึกและเข้าถึงได้ ดังนั้นหากมีใครทำการเปลี่ยนแปลงที่คุณไม่ชอบหรือคุณต้องการกลับไปใช้เวอร์ชันก่อนหน้า คุณจะไม่เพียงแค่เห็นเวอร์ชันก่อนหน้าทั้งหมดเท่านั้น แต่คุณยังสามารถเปลี่ยนกลับเป็นเวอร์ชันก่อนหน้าได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

5. Google ไดรฟ์

แอพเพิ่มประสิทธิภาพฟรีที่ดีที่สุดสำหรับการแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์

ในขณะที่ธุรกิจจำนวนมากใช้ Dropbox แต่ Google ไดรฟ์เป็นข้อเสนอที่ดีกว่า หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือแชร์ไฟล์และจัดเก็บฟรี แผนบริการฟรีของ Dropbox Basic มอบพื้นที่เก็บข้อมูลให้คุณเพียง 2 GB แต่คุณจะได้รับ 15 GB ด้วย Google ไดรฟ์ (แม้ว่าพื้นที่นั้นจะถูกแชร์กับบัญชี Gmail ของคุณ หากคุณมี)

Google ไดรฟ์จะทำงานได้อย่างเป็นธรรมชาติมากขึ้นหากคุณใช้เครื่องมือของ Google เช่น เอกสาร ชีต และสไลด์ ไฟล์ที่คุณสร้างด้วยเครื่องมือเหล่านี้จะถูกบันทึกลงใน Google ไดรฟ์โดยอัตโนมัติ คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ที่แชร์ใน Google ไดรฟ์ และให้สิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ภายในโฟลเดอร์นั้นแก่ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์นั้นโดยอัตโนมัติ

เครื่องมือสำรองและซิงค์ข้อมูลของ Google ไดรฟ์ยังทำให้ง่ายต่อการสำรองไฟล์ใดๆ ที่คุณบันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์ไปยัง Google ไดรฟ์และเข้าถึงไฟล์เหล่านั้นโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องเปิดเว็บแอป Google ไดรฟ์ เป็นอีกวิธีหนึ่งในการรับทุกสิ่งที่คุณต้องการจากตำแหน่งศูนย์กลาง คุณจึงไม่ต้องเดาว่าไฟล์จะบันทึกไว้ที่ใด

6. ความคิด

แอพเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานฟรีที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการความรู้ของทีม

วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการทำให้ทีมของคุณมีประสิทธิผลคือต้องแน่ใจว่าทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นในการทำงานได้อย่างง่ายดาย นั่นเป็นเรื่องยากเมื่อทุกทีมใช้ระบบที่แตกต่างกันเพื่อจัดทำเอกสารและจัดเก็บความรู้

แนวคิดแก้ไขด้วยการทำให้ทีมสร้างฐานความรู้ภายในได้ง่าย ซึ่งทุกคนในธุรกิจสามารถค้นหาและเข้าถึงได้ สร้างพื้นที่ทำงานที่แตกต่างกันสำหรับกลุ่มต่างๆ เช่น HR การตลาด การขาย และการบริการลูกค้า จากนั้นค้นหาทั้งหมดพร้อมกันเพื่อค้นหาความรู้ที่บันทึกโดยทีมใดก็ได้อย่างรวดเร็ว

ด้วยแผนบริการฟรีของ Notion คุณสามารถเพิ่มสมาชิกในทีมได้ไม่จำกัดและสร้างพื้นที่เก็บข้อมูลได้มากถึง 1,000 บล็อก ซึ่งเหมาะสำหรับบริษัทที่กำลังเติบโตที่ต้องการรวบรวมความรู้ของบริษัทตั้งแต่เนิ่นๆ แต่ไม่มีงบประมาณจำนวนมาก

7. การบัญชีเวฟ

แอพเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานฟรีที่ดีที่สุดสำหรับการบัญชีธุรกิจอย่างง่าย

Wave เป็นเครื่องมือการบัญชีธุรกิจที่มีคุณลักษณะหลากหลายฟรี ซึ่งช่วยให้เจ้าของธุรกิจและทีมการเงินทำงานร่วมกันเพื่อติดตามการขาย ใบแจ้งหนี้ ค่าใช้จ่าย และผลกำไร

ด้วยแผนบริการฟรีของ Wave คุณจะได้รับธุรกรรมในบัญชีธนาคาร การออกใบแจ้งหนี้ และการสแกนใบเสร็จรับเงินแบบไม่จำกัด ทำให้ง่ายต่อการรวบรวมและรวมค่าใช้จ่ายทางธุรกิจและรายได้ทั้งหมดของคุณ เพิ่มบัตรเครดิตธุรกิจของพนักงานของคุณเพื่อบันทึกค่าใช้จ่าย และให้พวกเขาส่งภาพใบเสร็จโดยใช้แอพมือถือของ Wave

คุณยังสามารถรับการชำระเงินผ่าน Wave (แม้ว่าจะมีค่าธรรมเนียมการทำธุรกรรม) และแปลงการชำระเงินเป็นสกุลเงินต่างประเทศโดยอัตโนมัติ สุดท้าย เพิ่มนักบัญชีและผู้ทำบัญชีลงในระบบของคุณ เพื่อให้คุณทำงานด้วยข้อมูลเดียวกัน และตั้งค่าการอนุญาตเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนจะเห็นเฉพาะสิ่งที่คุณต้องการให้พวกเขาเห็นเท่านั้น

8. CloudApp

แอพเพิ่มประสิทธิภาพฟรีที่ดีที่สุดสำหรับการแชร์ภาพหน้าจอ

ภาพหน้าจอมีประโยชน์สำหรับการสื่อสารอย่างชัดเจนทั้งภายในและภายนอก แต่การแชร์ภาพหน้าจออาจเป็นภาระ CloudApp ทำให้ง่ายต่อการจับภาพและแชร์ภาพหน้าจอและวิดีโอสั้น ๆ และแบ่งปันกับทุกคนที่คุณต้องการผ่านเว็บลิงค์ ช่วยให้เจ้าของธุรกิจให้คำแนะนำที่ชัดเจนและเป็นภาพแก่พนักงาน และพนักงานสามารถจัดเตรียมสิ่งเดียวกันนี้ให้กับลูกค้าได้

ในการใช้ CloudApp ฟรีในธุรกิจของคุณ พนักงานแต่ละคนที่ต้องการใช้ CloudApp จะต้องสร้างบัญชีฟรีของตนเอง แม้ว่าวิธีนี้จะไม่เก็บภาพหน้าจอของธุรกิจของคุณทั้งหมดไว้ในที่เดียวกัน แต่คุณสามารถแชร์ระหว่างกันผ่านลิงก์ที่สามารถป้องกันด้วยรหัสผ่านได้หากแสดงข้อมูลที่ปลอดภัย

การเลือกแอปเพิ่มประสิทธิภาพสำหรับตัวคุณเองและธุรกิจของคุณ

แม้ว่าการมีแอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่เหมาะสมจะช่วยให้คุณจดจ่อกับงานที่ต้องเร่งรัด แต่การมีแอปมากเกินไปอาจทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงได้

ดังนั้น ก่อนที่คุณจะเริ่มดาวน์โหลดแอปและส่งไปยังทีมของคุณ ให้ใช้เวลาสักครู่เพื่อพิจารณาว่าอุปสรรคที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของคุณคือการมีประสิทธิผลมากขึ้น

สิ่งรบกวนสมาธิเป็นอุปสรรคสำคัญต่อประสิทธิภาพการทำงานของคุณหรือไม่? ถ้าใช่ เครื่องมืออย่าง RescueTime, StayFocusd, Boomerang และ KanbanFlow สามารถช่วยได้

ผลิตภาพโดยรวมของธุรกิจของคุณประสบปัญหาเพราะผู้คนไม่แน่ใจว่าลำดับความสำคัญของพวกเขาคืออะไรหรือเพราะพวกเขาไม่พบสิ่งที่พวกเขาต้องการเพื่อก้าวไปข้างหน้า? ถ้าใช่ ให้ทีมของคุณตั้งค่าแอปอย่าง Trello, Asana, Google Drive หรือ Notion

คุณกำลังดิ้นรนเพื่อทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่? เครื่องมือต่างๆ เช่น Slack, Google เอกสาร, Google ชีต, Google สไลด์, Google Drive และ Wave Accounting อาจเป็นโซลูชันที่สมบูรณ์แบบ

คุณกำลังดิ้นรนในการสื่อสารอย่างชัดเจนหรือไม่? ลองใช้ Hemingway Editor และ CloudApp หรือหากคุณจำข้อมูลได้ยาก ให้ใช้เครื่องมืออย่าง Evernote, Todoist หรือ LastPass

ระบุสาเหตุที่แท้จริงของผลผลิตที่ไม่สมบูรณ์ และคุณจะเริ่มก้าวแรกสู่การเพิ่มผลผลิตในปี 2020