10 ระบบผลิตผลที่ต้องลองใช้งานได้จริง

ใครไม่อยากมีประสิทธิผลมากขึ้น?

วิธีหนึ่งที่ทำได้คือการใช้ระบบผลิตภาพ และมีให้เลือกมากมาย!

มาดูระบบผลิตภาพยอดนิยม 10 อันดับแรกที่คุณสามารถลองใช้ได้

ระบบผลิตภาพคืออะไร?

ระบบผลิตภาพโดยพื้นฐานแล้วคือชุดของกลยุทธ์ ขั้นตอน และปรัชญาที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ผู้คนมีประสิทธิผลมากขึ้น

อาจเป็นชุดกฎง่ายๆ ที่หากปฏิบัติตาม จะช่วยให้คุณมีภาระงาน หรือวิธีการจัดระเบียบรายการสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้ง่ายต่อการบรรลุผลสำเร็จ (หรืออะไรก็ตามในระหว่างนั้น)

เป้าหมายสูงสุดของ "ผลผลิต" ภายใต้ระบบเหล่านี้ คือการผสมผสานระหว่างสิ่งที่ดีกว่า:

• จัดลำดับความสำคัญ ส่วนหนึ่งของการมีประสิทธิผลมากขึ้นคือการรู้ว่าควรเน้นอะไร หากคุณมีเวลาทำงาน 8 ชั่วโมงและงาน 10 ชั่วโมง คุณต้องคิดให้ออกว่าควรทิ้งหรือมอบหมายงาน 2 ชั่วโมงใด ด้วยวิธีนี้ คุณจะเพิ่มมูลค่าสูงสุดให้กับการทำงานของคุณได้ถึง 8 ชั่วโมง
• จุดสนใจ. ระบบผลิตภาพยังพยายามปรับปรุงการมุ่งเน้นของคุณอีกด้วย หากคุณสามารถขจัดสิ่งรบกวนสมาธิและให้ความสนใจกับงานของคุณโดยเฉพาะ คุณก็จะทำงานเสร็จลุล่วงได้มากขึ้น
• ประสิทธิภาพ. เมื่อเชื่อมโยงกับแนวคิดเหล่านี้ ระบบผลิตภาพก็พยายามเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมของคุณด้วย กล่าวอีกนัยหนึ่ง เป้าหมายหนึ่งของคุณคือการเพิ่มความเร็วซึ่งคุณสามารถทำงานให้เสร็จสิ้นได้อย่างน่าพอใจ

ระบบผลผลิตที่ได้ผล

โดยไม่ต้องกังวลใจอีกต่อไป มาดูระบบผลิตภาพที่ดีที่สุดบางส่วนที่คุณสามารถติดตามได้ในปี 2021:

1. รายการสิ่งที่ต้องทำพื้นฐาน

มันเก่า แต่กู๊ดดี้ และอย่ากลอกตาจนกว่าคุณจะได้ลองมันจริง ๆ !

รายการสิ่งที่ต้องทำพื้นฐานเป็นแบบคลาสสิกด้วยเหตุผล แนวคิดนี้เรียบง่าย แบ่งโครงการ เป้าหมาย และความรับผิดชอบทั้งหมดของคุณออกเป็นงานที่ย่อยง่าย

สร้างรายการของงานเหล่านี้และกำหนดลำดับความสำคัญสำหรับพวกเขา – ลำดับความสำคัญเป็นเรื่องเร่งด่วน ลำดับความสำคัญของ B อาจรอสองสามวัน และลำดับความสำคัญของ C สามารถพักผ่อนบน backburner ชั่วขณะหนึ่ง

ระบบนี้รักษาความสม่ำเสมอได้ยาก และไม่เหมาะสำหรับทุกรูปแบบการทำงานหรือทุกคน

อย่างไรก็ตาม เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี หากคุณไม่เคยลองใช้ระบบเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานมาก่อน

2. เทคนิค Pomodoro

เทคนิค Pomodoro มีต้นกำเนิดที่ต่ำต้อยในช่วงทศวรรษ 1980 ซึ่งคิดค้นโดย Francesco Cirillo แนวคิดพื้นฐานคือการใช้ตัวจับเวลาเพื่อแบ่งวันทำงานของคุณเป็นการวิ่งระยะสั้น ๆ โดยแบ่งเป็นช่วงๆ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทำงาน 25 นาที พัก 5 นาที และทำซ้ำ หลังจากวนซ้ำ 3 รอบของรอบนี้ คุณสามารถหยุดพักยาวได้ (จาก 20 ถึง 30 นาที)

การศึกษาต่างๆ ได้แสดงให้เห็นช่วงเวลาที่ต่างกันว่าเป็น "อุดมคติ" และความชอบส่วนบุคคลก็แตกต่างกันออกไป ดังนั้นจึงต้องมีการทดลองเพื่อหาว่ารูปแบบใดของงานที่เน้นและการสลับกันแบบแยกส่วนที่เหมาะกับคุณที่สุด

ที่กล่าวว่าการหยุดพักบ่อย ๆ และจดจ่ออยู่กับช่วงเวลาที่ "มีสมาธิ" นั้นยอดเยี่ยมสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพของคุณ (และรักษาขวัญกำลังใจของคุณให้สูงพอสมควร)

3. ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์

Eisenhower Matrix ไม่มีคำแนะนำหรือคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น หัวใจสำคัญของมันคือระบบการจัดลำดับความสำคัญที่เรียบง่าย แต่ถ้าใช้อย่างถูกวิธีก็สามารถช่วยให้คุณประสบความสำเร็จได้มากขึ้นทุกวัน

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์บางครั้งเรียกว่าเมทริกซ์ "เร่งด่วน-สำคัญ" เนื่องจากจัดหมวดหมู่ลำดับความสำคัญของงานทั้งในแง่ของความเร่งด่วนและความสำคัญ ความเร่งด่วนของงานหมายถึงว่าจะต้องทำให้เสร็จเร็วแค่ไหน ในขณะที่สิ่งสำคัญคือผลกระทบที่มีต่อเป้าหมายระยะยาวของคุณ

งานอาจเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ และสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน

เมื่อคุณได้แยกงานของคุณออกเป็นหมวดหมู่ตามความเร่งด่วนและความสำคัญแล้ว คุณสามารถมุ่งเน้นความพยายามทั้งหมดของคุณไปที่งานเร่งด่วนและที่สำคัญของคุณก่อน และทำให้ก้าวหน้ามากขึ้นในแต่ละวัน

4. ระบบ Getting Things Done (GTD)

เริ่มต้นโดย David Allen (และเป็นหัวข้อในหนังสือยอดนิยมของเขาในชื่อเดียวกัน) Getting Things Done เป็นระบบเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ออกแบบมาเพื่อช่วยคุณปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานเมื่อเวลาผ่านไป

GTD เป็นกระบวนการ 5 ขั้นตอนโดยพื้นฐานแล้ว:

ขั้นตอนที่ 1 คือการจับภาพ ซึ่งคุณจะจดทุกอย่างที่อยู่ในใจของคุณ (รวมถึงงานทั้งหมดและความกังวลในปัจจุบันของคุณ)

ขั้นตอนที่ 2 คือ Clarify ซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนความคิดที่วุ่นวายเหล่านี้เป็นงานและรายการดำเนินการได้

ขั้นตอนที่ 3 คือ Organize ซึ่งคุณจะจัดลำดับความสำคัญของงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญ (ฟังดูคุ้นๆ)

ขั้นตอนที่ 4 คือการไตร่ตรอง ซึ่งคุณสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามที่เห็นสมควร

ขั้นตอนที่ 5 คือ Engage ซึ่งคุณสามารถเริ่มทำภารกิจให้สำเร็จได้ทีละอย่าง

GTD ยังสนับสนุนให้ผู้ปฏิบัติงานแยกงานออกเป็น 6 ส่วนตามขอบเวลา:

• การกระทำในปัจจุบัน
• โครงการปัจจุบัน
• พื้นที่โฟกัส
• เป้าหมาย 1-2 ปี
• วิสัยทัศน์ระยะยาว
• และเป้าหมายชีวิตโดยรวม

5. ระบบ Zen to Done (ZTD)

สร้างโดย Leo Babauta และได้รับแรงบันดาลใจจาก GTD ระบบ Zen to Done (ZTD) เป็นไปตามหลักการที่คล้ายกัน

ZTD แตกต่างจาก GTD เพราะเน้นที่การพัฒนาส่วนบุคคลและการเพิ่มประสิทธิภาพนิสัยมากกว่างานและโครงการส่วนบุคคล

ภายใต้ ZTD คุณจะทำตามขั้นตอนที่คล้ายกันที่ GTD โดยสรุปความคิดทั้งหมดของคุณ และลดให้เป็น "งานที่สำคัญที่สุด" (MIT) จำนวนหนึ่งซึ่งคุณต้องการทำให้สำเร็จในแต่ละวัน

เมื่อเวลาผ่านไป คุณจะประเมินและปรับปรุงนิสัย ระบบ และพฤติกรรมของคุณ โดยยึดกิจวัตรและทำ MIT ของคุณให้เสร็จสิ้นโดยไม่รบกวนสมาธิ

6. ระบบ trifecta รายวัน

ระบบผลิตภาพ Trifecta รายวันเป็นวิธีลดความซับซ้อนและจัดระเบียบเป้าหมายการทำงานโดยรวมของคุณ แนวคิดคือการมุ่งเน้นไปที่ 3 สิ่งสำคัญที่คุณต้องการทำให้สำเร็จในแต่ละวัน คุณสามารถเขียนสิ่งเหล่านี้ในคืนก่อนทำงานหรือในตอนเช้า

ถ้าคุณทำครบทั้ง 3 อย่างระหว่างวัน คุณชนะ! มันง่ายมาก

เห็นได้ชัดว่ามีจุดอ่อนบางประการสำหรับกลยุทธ์นี้ งานและเป้าหมายบางอย่างไม่ได้มีน้ำหนักเท่ากัน และไม่ใช่ทุกงานและเป้าหมายที่จะหาปริมาณได้ง่าย ดังนั้นการสรุปให้เหลือเพียง “3 รายการ” จึงอาจเป็นเรื่องยาก

อย่างไรก็ตาม วิธีนี้เป็นวิธีที่ดีในการจำกัดโฟกัสให้แคบลงและรู้สึกดีกับการบรรลุเป้าหมายประจำวัน

7. บันทึกประจำวัน Bullet

สมัยก่อนเป็นที่นิยมในหมู่ฮิปสเตอร์ การทำ Bullet Journaling เป็นมากกว่าโครงการศิลปะที่จะแสดงบน Instagram พัฒนาโดย Ryder Carroll เพื่อแก้ปัญหาการจดจ่อและมีประสิทธิผลแม้จะเป็นโรคสมาธิสั้น คุณสามารถใช้การจดบันทึกหัวข้อย่อยเพื่อเพิ่มผลผลิตในเกือบทุกด้านของชีวิต

Bullet Journaling มักจะอาศัยการเขียนด้วยลายมือ (และวารสารตามตัวอักษร) เพื่อจัดระเบียบความคิดของคุณ

คุณจะสร้างดัชนี ร่างเป้าหมายของคุณ และฝึก "การบันทึกอย่างรวดเร็ว" ซึ่งอาศัยระบบสัญลักษณ์และตัวย่อเพื่อสร้างการเขียนและการสื่อสารที่กระชับ และคุณจะสร้างระบบนี้ขึ้นเอง

มีพื้นที่มากมายสำหรับความยืดหยุ่นและการปรับตัวส่วนบุคคลที่นี่ มันไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาในอุดมคติสำหรับทุกคน แต่ถ้าคุณชอบแนวคิดเรื่องการเขียนด้วยลายมือและคุณพบว่าความคิดของคุณกระจัดกระจายอยู่บ่อยครั้ง มันอาจจะสมบูรณ์แบบ

8. แนวทาง “กินกบ”

ไม่ต้องกังวล. เราไม่ได้กินกบจริงๆ ในระบบนี้ เว้นแต่…

Mark Twain เคยกล่าวไว้ว่า “ถ้าเป็นหน้าที่ของคุณที่จะกินกบ ควรทำอย่างแรกในตอนเช้า และถ้าเป็นงานของคุณที่จะกินกบสองตัว ให้กินตัวที่ใหญ่ที่สุดก่อนดีกว่า”

แนวคิดทั้งหมดของระบบผลิตภาพ "กินกบ" คือการจัดระเบียบงานและลำดับความสำคัญของคุณจากยากที่สุดไปหายากน้อยที่สุด

ทำสิ่งที่ยากที่สุดในแต่ละวันของคุณก่อนเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีโฟกัสสูงสุด ประสิทธิผล และพลังงานเมื่อคุณทำ และเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ทุกอย่างจะดูง่ายขึ้นตามค่าเริ่มต้น

มันง่ายมาก แต่ใช้งานได้ (อย่างน้อยสำหรับพวกเราบางคน)

9. ระบบบอร์ด Kanban

บอร์ด Kanban ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณจัดระเบียบงานของคุณเป็นภาพ คุณสามารถสร้างคอลัมน์ต่างๆ เพื่อแสดงขั้นตอนต่างๆ ของกระบวนการที่กำหนดได้ เช่น "การระดมความคิด" "การเตรียมการ" "การดำเนินการ" และ "การติดตามผล"

จากนั้น คุณสามารถสร้างการ์ดเพื่อเป็นตัวแทนของลูกค้า โครงการ หรืองานต่างๆ และย้ายการ์ดเหล่านั้นข้ามแต่ละคอลัมน์เมื่อคุณบรรลุเป้าหมายใหม่

มีประโยชน์เพราะเป็นภาพ และเผยแพร่สู่สาธารณะได้ ทำให้มีประโยชน์ในการจัดระเบียบเป็นทีม

อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ว่างานทั้งหมดจะลดขนาดลงให้อยู่ในรูปแบบการ์ดและคอลัมน์ได้อย่างง่ายดาย ทำให้ไม่เหมาะกับงานนามธรรมและโครงการมากขึ้น

10. ระบบผลิตภาพ Seinfeld

ใช่ ไซน์เฟลด์ นั่นเอง

ตามรายงานฉบับหนึ่ง เจอร์รี ไซน์เฟลด์ช่วยส่งเสริมและเผยแพร่ระบบผลิตภาพให้เป็นที่นิยมโดยอิงจากความสม่ำเสมอ ความคิดตรงไปตรงมา

เพื่อสนับสนุนตัวเองในการเขียน Seinfeld จะลงทุนในปฏิทินขนาดใหญ่และใส่ X สีแดงในแต่ละวันที่เขาประสบความสำเร็จในการเขียน เมื่อเวลาผ่านไป สิ่งนี้ทำให้เกิดผลทางจิตวิทยาอย่างลึกซึ้ง เขาสร้างนิสัยที่ทำซ้ำได้และไม่กล้า "ทำลายโซ่"

ในแต่ละวันที่เขาไตร่ตรองในการเขียน เขาจะมีแรงจูงใจที่จะบรรลุเป้าหมาย – หากไม่มีเหตุผลอื่นใดนอกจากการใส่เครื่องหมาย X สีแดงบนปฏิทินและทำให้สตรีคดำเนินต่อไป

มีหลายวิธีที่คุณสามารถสร้างสรรค์ด้วยวิธีนี้ได้ คุณสามารถให้รางวัลตัวเองด้วยวิธีเฉพาะ คุณสามารถใช้อย่างอื่นที่ไม่ใช่ปฏิทินเพื่อติดตามความคืบหน้าของคุณ

แต่ถ้าคุณลงทุนกับการทำบางสิ่งอย่างสม่ำเสมอ ทำมันทุกวันและนึกภาพและ/หรือเฉลิมฉลองมันจะทำให้นิสัยนั้นง่ายขึ้น

คุณค่าของระบบผลิตภาพ

ทำไมคุณถึงต้องการระบบผลิตภาพ? ทำไมคุณไม่เพียงแค่รัดเข็มขัดและทำงานหนักขึ้น?

พูดตามตรง คุณอาจจะทำงานหนักขึ้นก็ได้ แต่การพิมพ์แป้นบนแป้นพิมพ์ด้วยแรงที่มากขึ้นและใช้เวลาทำงานที่สำนักงานนานขึ้นจะทำให้คุณทำได้เพียงเท่านี้

ระบบผลิตภาพมีข้อดีหลายประการ ได้แก่:

• คุณอาจจะทำงานหนักอยู่แล้ว คุณทำอะไรได้บ้างเพื่อให้ทำงานได้ดีขึ้น จริงไหม? ระบบผลิตภาพให้ความรู้สึกถึงทิศทาง พวกเขาให้กลยุทธ์ใหม่ๆ แก่คุณให้ลอง มีลำดับความสำคัญใหม่ๆ ให้ติดตาม และเป้าหมายที่เป็นไปได้ใหม่ๆ ให้คุณตั้งไว้สำหรับตัวคุณเอง
• เนื่องจากคุณจะติดตามระบบนี้เป็นประจำ คุณจะได้รับประโยชน์จากความสม่ำเสมอเช่นกัน แทนที่จะเข้าสู่วันทำงานโดยไม่ได้วางแผนและเปลี่ยนลำดับความสำคัญอย่างรวดเร็ว คุณจะมีบางสิ่งที่คอยย้ำเตือนคุณอยู่เสมอ
• ความสามัคคีในทีม หากคุณกำลังจัดการทีม ระบบผลิตภาพจะมีคุณค่ามากกว่า เนื่องจากคุณสามารถประสานงานทั้งทีมในระบบเดียว คุณจึงทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน – และอาจส่งเสริมให้มีการร่วมมือกันมากขึ้นเช่นกัน
• ตัวชี้วัดความสำเร็จ/ความล้มเหลว คุณรู้ได้อย่างไรว่าคุณกำลังบรรลุเป้าหมายด้านผลิตภาพ คุณจะบอกได้อย่างไรว่าคุณทำสิ่งที่ถูกต้อง? ระบบผลิตภาพที่ดีมีตัวชี้วัดความสำเร็จและความล้มเหลวที่ชัดเจน มันควรจะชัดเจนว่าคุณกำลังติดตามระบบอย่างถูกต้องหรือไม่และคุณกำลังก้าวหน้าในระบบนั้นหรือไม่

ไม่ว่าคุณจะมุ่งมั่นที่จะยึดติดกับระบบการทำงานเพียงระบบเดียวหรือต้องการลองหลายๆ ระบบตามลำดับ สิ่งหนึ่งที่แน่นอนคือ เป็นการยากที่จะทราบว่าระบบผลิตภาพของคุณทำงานหรือไม่

คุณทำมากกว่าปกติหรือไม่? น้อยกว่าปกติ? เหมือน?

เว้นแต่ว่าคุณมีตัวชี้วัดที่สม่ำเสมอและเป็นกลางสำหรับการติดตามความก้าวหน้าของคุณ คุณจะไม่สามารถตอบคำถามนี้ได้อย่างแน่นอน...

นั่นคือเหตุผลที่เราสร้าง EmailAnalytics

เสียบเข้ากับ EmailAnalytics – ใช้เวลาเพียงนาทีเดียว เมื่อดำเนินการแล้ว คุณจะสามารถเริ่มติดตามกิจกรรมอีเมลทั้งหมดของคุณ รวมถึงเวลาและวันที่ยุ่งที่สุด จำนวนอีเมลที่ส่งและรับ เวลาตอบกลับโดยเฉลี่ย และอื่นๆ

เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงาน ปริมาณงาน และตัวชี้วัดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานของคุณ ลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้งานฟรีวันนี้และทดลองใช้งานได้จริง!