สมมติฐานโครงการ: คู่มือฉบับย่อ

การตั้งสมมติฐานมักจะขมวดคิ้ว อย่างไรก็ตาม ในการบริหารโครงการ สมมติฐานโครงการมีความจำเป็นสำหรับการวางแผนโครงการ แต่สมมติฐานของโครงการแตกต่างจากสมมติฐานที่มักทำให้เราเข้าใจผิดในชีวิตประจำวันอย่างไร

มาดูกันว่าสมมติฐานของโครงการถูกกำหนดไว้อย่างไรในการจัดการโครงการ และเหตุใดจึงมีความสำคัญมาก จากนั้นเราจะเรียนรู้เกี่ยวกับบันทึกสมมติฐานของโครงการและข้อสมมติฐานแตกต่างจากข้อจำกัดและความเสี่ยงอย่างไร เราจะยกตัวอย่างสมมติฐานของโครงการเพื่อความชัดเจนเพิ่มเติม

สมมติฐานโครงการคืออะไร?

สมมติฐานของโครงการใช้ในการวางแผนโครงการเพื่อกำหนดปัจจัยที่เป็นจริง จริง หรือแน่นอน แม้ว่าจะไม่มีการพิสูจน์ก็ตาม คุณต้องสันนิษฐานว่ามีความจริงบางอย่างในการวางแผนโครงการของคุณ

นั่นไม่ได้หมายความว่าสมมติฐานของโครงการทั้งหมดเป็นความจริง บางครั้งก็เป็นและบางครั้งก็ไม่ใช่ นั่นเป็นเหตุผลที่เมื่อคุณตั้งสมมติฐานของโครงการ คุณต้องระมัดระวังและวิเคราะห์ให้ดี

สมมติฐานในการจัดการโครงการอาจเป็นเหตุการณ์หรือสถานการณ์ที่คาดว่าจะเกิดขึ้นตลอดวงจรชีวิตของโครงการ คุณสามารถคิดว่ามันเป็นการคาดเดาที่มีการศึกษา ผู้จัดการโครงการมักจะมีประสบการณ์หลายปีและได้เรียนรู้บทเรียนจากโครงการก่อนหน้านี้ นั่นทำให้สมมติฐานของพวกเขามีความน่าเชื่อถือมากกว่าสามเณร

การวางแผนโครงการขึ้นอยู่กับสมมติฐานหลายประการ ยิ่งสมมติฐานเหล่านี้สมเหตุสมผลมากเท่าไหร่ โครงการก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่ช่วยให้คุณเปลี่ยนสมมติฐานเป็นแผนโครงการที่ทำงานได้ แผนภูมิแกนต์เชิงโต้ตอบของเราจะจัดระเบียบงานของคุณ เชื่อมโยงการพึ่งพาเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้า และแม้แต่กรองเส้นทางที่สำคัญ จากนั้นคุณสามารถตั้งค่าพื้นฐานเพื่อตรวจสอบความแปรปรวนของโครงการในแบบเรียลไทม์เพื่อให้อยู่ในการติดตาม เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี

เหตุใดสมมติฐานของโครงการจึงมีความสำคัญ

สมมติฐานของโครงการมีความสำคัญเนื่องจากคุณสามารถก้าวไปข้างหน้าได้โดยปราศจากมัน ไม่มีทางพิสูจน์ทุกอย่างในแผนโครงการได้ง่ายๆ คุณกำลังประมาณการค่าใช้จ่าย ระยะเวลา และอื่นๆ สมมติฐานเปิดประตูสู่โครงการและการวางแผน

ด้วยการระบุสมมติฐานของโครงการ คุณจะสามารถเข้าใจได้ดีขึ้นว่าเป้าหมายและกิจกรรมของโครงการนั้นเป็นจริงหรือไม่และสามารถทำได้ตามกรอบเวลาที่คุณมี การวิเคราะห์สมมติฐานเป็นส่วนหนึ่งของการบริหารความเสี่ยงของโครงการ

หากคุณวิเคราะห์สมมติฐานของโครงการและได้รับการพิสูจน์แล้วว่าผิด คุณจะต้องแก้ไขแผนโครงการของคุณ นั่นคือเหตุผลที่สมมติฐานของโครงการต้องระบุ ติดตาม และจัดการตลอดวงจรชีวิตของโครงการ

การสร้างบันทึกสมมติฐานโครงการ

ในการระบุ ติดตาม และจัดการสมมติฐาน คุณต้องสร้างบันทึกสมมติฐานของโครงการ นี่เป็นข้อมูลสำคัญสำหรับการสร้างแผนโครงการของคุณและตรวจทานตลอดหลักสูตรของโครงการ

อยู่ในช่วงเริ่มต้นของโครงการที่ผู้จัดการโครงการจะทำบันทึกสมมติฐาน มันแจ้งการเขียนกฎบัตรโครงการ ที่นี่คุณจะตั้งสมมติฐานในระดับสูง มีการตั้งสมมติฐานตามงานซึ่งถือเป็นระดับที่ต่ำกว่าในระหว่างการดำเนินโครงการ

แม้ว่าคุณจะสร้างบันทึกสมมติฐานของโครงการในช่วงเริ่มต้นของโครงการ แต่ก็ควรได้รับการตรวจสอบและแก้ไขเป็นประจำ จากนั้นคุณสามารถปิดสมมติฐานที่ผิดพลาดและติดตามสมมติฐานที่ใช้งานอยู่ต่อไปได้

เมื่อสร้างบันทึกสมมติฐาน ให้แน่ใจว่าได้รวมสิ่งต่อไปนี้สำหรับสมมติฐานแต่ละข้อ

• บันทึกสมมติฐานวันที่
• จัดอยู่ในประเภทใด เช่น งบประมาณ การจัดกำหนดการ เป็นต้น
• ตั้งชื่อและอธิบายข้อสมมติ
• ผลกระทบของสมมติฐาน เช่น สูง กลาง หรือต่ำ
• อัตราความไม่แน่นอนของสมมติฐานจากสูง ปานกลาง ถึงต่ำ
• กำหนดเจ้าของที่รับผิดชอบสมมติฐาน
• กำหนดแผนปฏิบัติการเพื่อลดผลกระทบหากสมมติฐานเป็นจริง
• กำหนดวันทบทวนสมมติฐานต่อไป
• สังเกตสถานะของสมมติฐานเช่นปิดหรือเปิด

สมมติฐานโครงการเทียบกับข้อจำกัดของโครงการ

สมมติฐานโครงการเป็นหนึ่งในหลาย ๆ อย่างที่ผู้จัดการโครงการต้องพิจารณาขณะทำงานเพื่อสร้างแผนโครงการ มาพูดถึงสิ่งอื่น ๆ ที่ผู้จัดการโครงการต้องระบุในตอนเริ่มต้นของโครงการเพื่อที่จะส่งมอบให้สำเร็จ

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว สมมติฐานของโครงการคือสิ่งที่เชื่อได้จริงในโครงการหนึ่ง นี่อาจเป็นเหตุการณ์หรือสถานการณ์ที่มีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้นตลอดวงจรชีวิตของโครงการ ผู้จัดการโครงการสามารถตั้งสมมติฐานเกี่ยวกับโครงการดังกล่าวได้เนื่องจากมีประสบการณ์ สามารถค้นคว้าข้อมูลทางประวัติศาสตร์และขอคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญได้

ข้อจำกัดของโครงการคือข้อจำกัดของโครงการ อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่งบประมาณไปจนถึงกำหนดการและทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินการโครงการ จากข้อมูลของ Project Management Book of Knowledge (PMBOK) ของ Project Management Institute มีข้อจำกัด 6 ประการในโครงการ ได้แก่ ขอบเขต คุณภาพ กำหนดการ งบประมาณ ทรัพยากร และความเสี่ยง

เช่นเดียวกับสมมติฐานของโครงการ ข้อจำกัดเหล่านี้จะถูกระบุที่จุดเริ่มต้นของโครงการ และสร้างขอบเขตที่โครงการจะดำเนินการ โดยทั่วไปมีข้อจำกัดสองประเภท ข้อจำกัดทางธุรกิจเป็นปัญหาระดับสูงที่ขึ้นอยู่กับองค์กรของคุณ ข้อจำกัดเหล่านี้จะเปลี่ยนแปลงได้ยาก ข้อจำกัดทางเทคนิคคือสิ่งที่จำกัดตัวเลือกการออกแบบ แก้ไขแล้วและการเปลี่ยนแปลงจะส่งผลต่อแผนโครงการ

ข้อแตกต่างคือสมมติฐานที่คิดว่าเป็นความจริง แต่ข้อจำกัดนั้นเป็นความจริง สมมติฐานมีแนวโน้มที่จะดีสำหรับโครงการในขณะที่ข้อจำกัดไม่ได้ หากสมมติฐานได้รับการพิสูจน์ว่าเป็นเท็จ อาจส่งผลเสียต่อโครงการ ในขณะที่ข้อจำกัดที่ผิดพลาดนั้นดี

สมมติฐานโครงการเทียบกับความเสี่ยงของโครงการ

เป็นที่ชัดเจนว่าสมมติฐานของโครงการหมายถึงสิ่งที่กำลังจะเกิดขึ้น คุณสามารถดูความเสี่ยงของโครงการได้ในลักษณะเดียวกัน ความเสี่ยงจะดีหรือไม่ดี แต่ก็เป็นสมมติฐานเช่นกัน หากความเสี่ยงปรากฏขึ้นจริงในโครงการ ก็ไม่ใช่ความเสี่ยงอีกต่อไปแต่เป็นปัญหาและปัญหาที่ต้องแก้ไขหรือยกระดับ

แต่สมมติฐานของโครงการและความเสี่ยงของโครงการ แม้ว่าจะคล้ายกัน แต่ก็ไม่เหมือนกัน พวกเขาต่างกันในมุมมองของพวกเขา หากมีความเสี่ยง โครงการจะได้รับผลกระทบทั้งทางบวกและทางลบ อย่างไรก็ตาม หากสมมติฐานไม่เกิดขึ้นตลอดวงจรชีวิตของโครงการ โครงการจะได้รับผลกระทบ

ตัวอย่างสมมติฐานโครงการ

เราได้หารือเกี่ยวกับสมมติฐานและความสำคัญสำหรับการวางแผนโครงการ สิ่งเหล่านี้เป็นส่วนสำคัญของการวางแผนที่คุณต้องรักษาบันทึกสมมติฐานของโครงการ เรายังได้พูดคุยกันด้วยว่าสมมติฐานของโครงการมีความคล้ายคลึงกันอย่างไรกับข้อจำกัดและความเสี่ยงของโครงการ และมีความแตกต่างกันอย่างไร

ก่อนที่เราจะสรุป เรามาดูตัวอย่างกันก่อน ตัวอย่างสมมติฐานของโครงการช่วยใส่คำจำกัดความที่เป็นนามธรรมลงในโลกแห่งความเป็นจริง ซึ่งเป็นที่ที่มีอยู่ในโครงการของคุณ มาดูสมมติฐานบางอย่างที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการจัดการโครงการกัน

สมมติฐานข้อหนึ่งที่คุณตั้งขึ้นคือ คุณจะมีทรัพยากรทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการทำโครงการให้เสร็จภายในระยะเวลาที่อนุญาต นั่นหมายถึง สมาชิกในทีมที่มีทักษะ อุปกรณ์ วัสดุ ฯลฯ บางทีคุณอาจคิดว่าสมาชิกในทีมเหล่านั้นจะว่างและไม่อยู่ในช่วงพักร้อน คุณกำลังสมมติว่ากรอบเวลาของโครงการจะไม่เกิดขึ้นในช่วงวันหยุดสำคัญที่อาจทำให้การผลิตหยุดชะงัก

อาจเป็นสิ่งที่ดูเหมือนไม่สำคัญเท่ากับสมมติว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดจะเข้าร่วมการประชุมของคุณ สิ่งนี้อาจดูไม่ใช่เรื่องใหญ่ แต่ถ้าคุณทราบความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย คุณจะไม่มีข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อวางแผนตามนั้น

ข้อสันนิษฐานอีกประการหนึ่งคืออุปกรณ์ที่คุณมีนั้นทำงานได้ดี ควรมีการบำรุงรักษาและพร้อมเพื่อให้คุณสามารถพูดได้ว่าจะสร้างวิดเจ็ตเหล่านั้นที่ตลาดต้องการอย่างยิ่ง แต่ถ้าเครื่องจักรจำเป็นต้องซ่อมแซมหรือเปลี่ยนใหม่ คุณไม่สามารถตอบสนองความต้องการนั้นต่อหน้าคู่แข่งของคุณได้

มีซัพพลายเออร์ของคุณ หากคุณกำลังอยู่ในระหว่างการก่อสร้าง คุณต้องมีวัสดุในไซต์เมื่อกำหนด มีแนวโน้มว่าคุณมีความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ขายและซัพพลายเออร์ของคุณ พวกเขาจะส่งมอบตามที่คาดไว้ แต่ถ้าไม่ แสดงว่าโปรเจ็กต์อาจไม่ตรงตามกำหนด ซึ่งอาจมีผลโดมิโนที่คุณไม่ต้องการอย่างแน่นอน

ProjectManager ช่วยติดตามสมมติฐานของโครงการ

เพื่อหลีกเลี่ยงสมมติฐานที่ผิดพลาดเหล่านั้น คุณต้องมีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่สามารถติดตามข้อมูลสดได้ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่สามารถติดตามสมมติฐานโครงการของคุณได้แบบเรียลไทม์ ที่ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น นอกจากนี้ เครื่องมือการจัดการความเสี่ยงของเรายังช่วยให้คุณระบุ ติดตาม และลดความเสี่ยงในโครงการของคุณได้

ตรวจสอบแบบเรียลไทม์ด้วยแดชบอร์ดสด

ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องตรวจสอบความคืบหน้าและประสิทธิภาพตลอดวงจรชีวิตของโครงการ แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของเราให้มุมมองระดับสูงทุกเมื่อที่ต้องการ ไม่จำเป็นต้องตั้งค่าใดๆ และเครื่องมือของเราจะรวบรวมและคำนวณเมตริกโครงการหกรายการโดยอัตโนมัติ ซึ่งแสดงในกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่าย

จัดการทรัพยากรเพื่อให้ทันตามกำหนดเวลา

คุณตั้งสมมติฐานว่าทรัพยากรของคุณจะทำงานตามที่คาดไว้ หากคุณสังเกตเห็นปัญหาปริมาณงานบนแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ เพียงสลับไปที่แผนภูมิปริมาณงาน เป็นรหัสสี ซึ่งช่วยให้มองเห็นได้ง่ายว่าใครอยู่ในภาพรวมและใครต้องการงานมากกว่านี้ จากนั้นสร้างสมดุลปริมาณงานของทีมจากแผนภูมิ มันง่ายอย่างนั้น

เครื่องมือของเรายังทำให้ง่ายต่อการดูความพร้อมของทีมของคุณเมื่อจัดกำหนดการงาน ติดตามเวลาที่พวกเขาใช้ไปกับงานเหล่านั้นด้วยไทม์ชีทที่ปลอดภัย และมอบแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันเพื่อแชร์ไฟล์ แสดงความคิดเห็น และทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น ข้อสันนิษฐานหนึ่งที่คุณแน่ใจได้ว่าเป็นความจริงก็คือ ProjectManager จะช่วยคุณส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้คุณวางแผน กำหนดเวลา และติดตามโครงการได้ คุณสมบัติการจัดการความเสี่ยง งาน และทรัพยากรของเราช่วยให้คุณจัดการโครงการได้ดียิ่งขึ้น เข้าร่วมทีมที่ NASA, Siemens และ Nestle ที่ใช้ซอฟต์แวร์ของเราเพื่อส่งมอบความสำเร็จ เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี