5 ขั้นตอนในการปิดโครงการ (รวมรายการตรวจสอบ)

เวลาและความพยายามอย่างมากในการวางแผนโครงการ มักถูกลืมไปว่าการสิ้นสุดโครงการ—การปิดโครงการ—มีความสำคัญเท่าเทียมกัน มีงานจำนวนมากที่เกี่ยวข้องแม้ว่าโครงการจะเสร็จสมบูรณ์ในทางเทคนิคแล้วก็ตาม

ตัวอย่างเช่น มีงานมากมายที่คุณยังต้องทำให้เสร็จ พวกเขาอาจเป็นขั้นตอน แต่นั่นไม่ได้ทำให้พวกเขามีความสำคัญน้อยลง มีการอนุมัติ ลายเซ็น การชำระเงิน ซึ่งทั้งหมดนี้อาจดูเหมือนส่งเอกสารให้คุณ แต่บอกกับสมาชิกในทีมที่รอรับเงิน

ไม่ต้องพูดถึง เมื่อคุณกำลังจะสิ้นสุดโครงการหนึ่ง คุณมีแนวโน้มที่จะวางแผนอีกโครงการหนึ่ง ดังนั้น คุณต้องการรับการสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงสำหรับการเปลี่ยนแปลงนี้ คุณจะต้องเผยแพร่ทรัพยากร เก็บเอกสาร และอย่าลืมรับทราบความสำเร็จของโครงการด้วยงานปาร์ตี้หรืองานเฉลิมฉลองบางประเภท นั่นเป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน

เทมเพลตการปิดโครงการฟรีของเราเป็นแหล่งข้อมูลที่ยอดเยี่ยมที่จะช่วยให้คุณจำสิ่งที่ยังต้องทำ

การปิดโครงการคืออะไร?

การปิดโครงการเป็นช่วงสุดท้ายของโครงการ เมื่อผู้จัดการโครงการตรวจสอบว่าลูกค้า ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือลูกค้ายอมรับสิ่งที่ส่งมอบของโครงการแล้ว หากโปรเจ็กต์หรือผลิตภัณฑ์กำลังดำเนินอยู่หลังจากโปรเจ็กต์ จะต้องตั้งค่าการบำรุงรักษา

ผู้จัดการโครงการจะตรวจสอบโครงการทั้งหมดก่อนที่จะปิด ประเมินประสิทธิภาพ และเปรียบเทียบกับข้อมูลพื้นฐาน ทีมงานโครงการจะเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการนี้ โดยเสนอข้อสังเกตและข้อเสนอแนะ ซึ่งรวบรวมไว้ในเอกสารที่เรียนรู้ของบทเรียน นี่เป็นแนวทางสำหรับโครงการในอนาคต

ความสำคัญของการปิดโครงการเป็นมากกว่าการลงนามในเอกสารทั้งหมด การปฏิบัติตามสัญญาใดๆ กับผู้ขาย และการปล่อยทีมเพื่อเข้าร่วมในโครงการอื่นๆ ทำให้แน่ใจว่าวัตถุประสงค์ดั้งเดิมของโครงการบรรลุผลแล้วและเชื่อมโยงจุดจบหลวม ๆ เช่นความเสี่ยงหรือปัญหาที่ยังคงเปิดอยู่

ขั้นตอนในการปิดโครงการ

การปิดโครงการเป็นขั้นตอนสุดท้ายของงานของคุณ ซึ่งเป็นช่วงสุดท้ายของวงจรชีวิตโครงการ และเช่นเดียวกับด้านอื่นๆ ของโครงการ จำเป็นต้องมีกระบวนการ ต่อไปนี้คือห้าขั้นตอนที่คุณควรดำเนินการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้ขีด I ทั้งหมดและข้าม T ทั้งหมด รวมทั้งใช้ประโยชน์จากประสบการณ์นี้อย่างเต็มที่

1. จัดให้มีการชันสูตรพลิกศพ

การจัดการโครงการไม่ได้เกี่ยวกับงานและทรัพยากร งบประมาณและกำหนดเวลาเท่านั้น แต่ยังเป็นประสบการณ์ที่คุณสามารถเรียนรู้ได้อย่างต่อเนื่อง แม้ว่าคุณควรจะได้เรียนรู้ตลอดทั้งโครงงาน แต่ตอนนี้เป็นเวลาที่ดีที่จะมองย้อนกลับไปโดยปราศจากแรงกดดันและสิ่งรบกวนที่อาจทำให้โฟกัสของคุณมัวหมอง

รวบรวมทีมหลักเพื่อเชิญคำติชมเกี่ยวกับสิ่งที่ใช้ได้ผลและสิ่งที่ไม่ได้ผล ส่งเสริมความซื่อสัตย์ โดยการบันทึกข้อผิดพลาดและความสำเร็จของโครงการ คุณกำลังสร้างแค็ตตาล็อกที่นำเสนอข้อมูลในอดีต คุณสามารถย้อนกลับไปดูข้อมูลสำหรับตัวอย่างเมื่อวางแผนสำหรับโครงการใหม่

โปรเจ็กต์ไม่เคยเป็นแบบสแตนด์อโลน แต่เป็นส่วนหนึ่งของคอนตินิวอัม ซึ่งข้อมูลเฉพาะอาจแตกต่างกันไป แต่วิธีการทั่วไปมักจะเหมือนเดิม มีความรู้มากมายเกิดขึ้นหลังจากปิดโครงการใด ๆ

2. กรอกเอกสาร

ตามที่ระบุไว้ โครงการสร้างรีมของเอกสาร เอกสารเหล่านี้จะต้องได้รับการลงนามและอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ทุกอย่างต้องการความเอาใจใส่และต้องลงนาม ซึ่งเป็นหลักฐานทางกฎหมายว่าเอกสารเหล่านี้ได้ข้อสรุปแล้ว ซึ่งรวมถึงการปิดสัญญาทั้งหมดที่คุณอาจทำไว้กับคู่ค้าภายในหรือผู้ขาย หรือแหล่งข้อมูลอื่นๆ ที่คุณทำสัญญาด้วย

ซึ่งรวมถึงการชำระเงินคงค้างทั้งหมด คุณต้องการให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ ค่าคอมมิชชั่น ค่าธรรมเนียม โบนัส สิ่งที่คุณจ่ายไปทั้งหมดได้รับการชำระแล้ว กรอกค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ มันไม่ได้ทำถ้ามันไม่ได้จ่ายสำหรับ

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยคุณจัดระเบียบเอกสารเหล่านี้ทั้งหมด ProjectManager ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางสำหรับไฟล์โครงการทั้งหมดของคุณ คุณสามารถติดตามได้ในมุมมองรายการของเรา ซึ่งเป็นมากกว่าแอปรายการสิ่งที่ต้องทำทั่วไป ประการหนึ่ง คุณสามารถดูเปอร์เซ็นต์ที่สมบูรณ์ของแต่ละรายการในรายการได้ ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าผู้รับเหมารายนั้นได้รับเงินแล้วหรือไม่และคุณสามารถลงนามในสัญญาได้หรือไม่ คุณยังสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อให้แน่ใจว่าการชำระเงินของคุณจะถูกส่งตรงเวลา ลองด้วยตัวคุณเองด้วยการทดลองใช้ฟรีนี้

3. ปล่อยทรัพยากร

คุณรวบรวมทีมสำหรับโปรเจ็กต์ และตอนนี้คุณต้องตัดขาดจากพวกเขา เป็นกระบวนการที่เป็นทางการ และเป็นขั้นตอนที่สำคัญ ซึ่งช่วยให้พวกเขาเป็นอิสระสำหรับโครงการต่อไป แต่ละทีมถูกนำมารวมกันเพื่อผสมผสานทักษะและประสบการณ์ที่พวกเขานำมาสู่โครงการ โปรเจ็กต์กำหนดสมาชิกในทีมที่คุณต้องการทำงานด้วย และแต่ละโปรเจ็กต์จะแตกต่างกันเล็กน้อย ซึ่งจะสะท้อนให้เห็นในทีมที่ได้รับการว่าจ้างให้ดำเนินการ

สิ่งนี้เป็นจริงสำหรับทรัพยากรภายในและภายนอก สิ่งภายนอกอาจจะชัดเจนมากขึ้นเมื่อคุณทำสัญญากับพวกเขา และสัญญานั้นจะมีระยะเวลา เมื่อเสร็จแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ชำระเงินเต็มจำนวนแล้วเพื่อที่พวกเขาจะได้ลงชื่อออกและจากไป แต่ทรัพยากรภายในยังคงอยู่ ดังนั้นคุณต้องเตือนตัวเองว่าเวลาของพวกเขาในโครงการก็มีจำกัด และคุณอาจกำลังบล็อกโครงการของทีมอื่น ถ้าคุณไม่ปล่อยทรัพยากรของคุณเมื่อโครงการเสร็จสิ้น

4. เอกสารที่เก็บถาวร

มีบทเรียนให้เรียนรู้จากโครงการเก่า นั่นคือเหตุผลที่คุณพบปะกับทีมของคุณเป็นประจำในระหว่างโครงการและมองย้อนกลับไปที่กระบวนการในภายหลัง อย่างไรก็ตาม หากคุณไม่มีไฟล์เก็บถาวรที่จะดึงข้อมูลเก่า ความรู้ใดๆ ที่คุณได้รับจะสูญหายไปเนื่องจากองค์กรและการจัดการที่ไม่ดี คุณทำงานอย่างหนักเพื่อให้มีเอกสารโครงการที่ดี ไม่พลาดแน่

ที่เกี่ยวข้อง: บันทึกการตัดสินใจโครงการคืออะไร?

ก่อนที่คุณจะปิดโปรเจ็กต์ ให้เก็บถาวรเอกสารทั้งหมด รวมถึงบันทึกย่อและข้อมูลใดๆ ที่อาจเป็นประโยชน์ แม้ว่าคุณจะไม่สามารถเข้าถึงมันได้ แต่ก็มีความจำเป็นต้องเก็บบันทึกงานที่ทำในโครงการสำหรับบุคคลอื่นในองค์กร ซึ่งอาจรวมถึงทีมกฎหมาย หรือทีม HR หรือแม้แต่ผู้สืบทอดของคุณ คุณไม่มีทางรู้เมื่อมีคนต้องกลับไปตอบคำถามหรือต้องการเรียนรู้ว่าปัญหาเก่าได้รับการแก้ไขอย่างไร เปรียบเสมือนการทิ้งเสบียงสำหรับหน้าหนาว

5. ฉลองความสำเร็จ

ถ้ามันฟังดูงี่เง่าสำหรับคุณ แสดงว่าคุณไม่ได้ทำงานของคุณ การให้รางวัลแก่ทีมของคุณเป็นเรื่องโง่เขลาเพื่อรับทราบงานที่ทำได้ดี มันสร้างการปิด ซึ่งเป็นส่วนสำคัญของโครงการ แต่ยังปลูกเมล็ดพันธุ์ที่จะบานสะพรั่งในโครงการต่อไปเมื่อคุณทำงานกับสมาชิกในทีมเก่า

รายการตรวจสอบการปิดโครงการ

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณปิดโครงการอย่างถูกต้อง ให้ทำตามรายการตรวจสอบการปิดโครงการทีละขั้นตอนนี้

1. เริ่มต้นที่จุดเริ่มต้นด้วยเอกสารขอบเขตโครงการที่คุณสร้างขึ้น และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งหมดที่ระบุไว้ในนั้น
2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการส่งมอบทั้งหมดถูกส่งและลงนามโดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ได้รับการอนุมัติและความพึงพอใจ
3. เอกสารโครงการอื่น ๆ จะต้องลงนามโดยบุคคลที่เหมาะสม ซึ่งรวมถึงสัญญาและข้อตกลงที่คงค้างกับผู้ขายและผู้รับเหมารายอื่น
4. เมื่อลงนามในเอกสารแล้ว ให้ประมวลผลและชำระใบแจ้งหนี้ทั้งหมด และปิดสัญญาที่เกี่ยวข้องกับโครงการ
5. เพิ่มเอกสารทั้งหมดเข้าด้วยกัน รวมถึงการสรุปรายงานโครงการทั้งหมด จากนั้นจัดระเบียบและเก็บถาวรเป็นข้อมูลประวัติเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต
6. ใช้เอกสารที่รวบรวมมาเพื่อระบุและจัดทำเอกสารบทเรียนที่เรียนรู้ตลอดโครงการ รวมถึงการตอบรับจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ดังนั้นคุณจะไม่ทำผิดพลาดแบบเดียวกันในโครงการในอนาคต
7. มอบหมายผู้สนับสนุนการเปลี่ยนแปลงให้ดูแลโครงการหลังจากเสร็จสิ้นเพื่อให้การปิดโครงการเป็นไปอย่างทั่วถึง
8. ปล่อยหรือมอบหมายทรัพยากรโครงการใหม่ ซึ่งรวมถึงทีมของคุณและบุคลากรโครงการอื่นๆ และอุปกรณ์ใดๆ หรือการเช่าไซต์ที่ใช้สำหรับโครงการ
9. หากคุณไม่ได้ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ให้ซื้อมาสักตัว เพราะมันช่วยควบคุมไม่เพียงแต่วงจรชีวิตของโครงการ แต่ยังรวมถึงกระบวนการปิดโครงการอย่างทั่วถึง
10. สุดท้าย แต่ที่สำคัญที่สุด เฉลิมฉลองกับทีมงานโครงการของคุณ พวกเขาทำงานและสมควรได้รับเครดิตและโอกาสที่จะระเบิดจนกว่าโครงการต่อไปจะเริ่มขึ้น

เทมเพลตฟรีเพื่อช่วยในการปิดโครงการ

มีอะไรมากมายให้ติดตามเมื่อคุณปิดโครงการ คุณคงไม่อยากพลาดขั้นตอนสำคัญใดๆ และปล่อยให้เอกสารบางส่วนไม่ได้ลงนามหรือไม่พูดถึงบทเรียนที่ได้รับเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเดียวกันในโครงการต่อไป ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ยอดเยี่ยม แต่ยังเป็นเว็บไซต์ออนไลน์รอบปฐมทัศน์สำหรับการจัดการโครงการทุกอย่าง ซึ่งรวมถึงเทมเพลตฟรีมากมาย ต่อไปนี้คือบางส่วนที่จะช่วยคุณทำสิ่งเล็กๆ น้อยๆ ที่จำเป็นสำหรับการปิดโครงการอย่างเหมาะสม

เทมเพลตการปิดโครงการ

ทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อบันทึกเมื่อปิดโครงการมีการระบุไว้ในเทมเพลตการปิดโครงการฟรีของเราสำหรับ Word คุณสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียลงนามในเอกสารทุกฉบับ ผู้รับเหมาได้รับเงินแล้ว และสัญญาของพวกเขาปิดลง และทีมของคุณได้รับการปล่อยตัวจากโครงการ เพื่อให้สามารถเริ่มต้นในครั้งต่อไปได้

บทเรียนที่เรียนรู้เทมเพลต

มีงานธุรการจำนวนมากที่จำเป็นต้องปิดโครงการ แต่ก็ควรเป็นช่วงเวลาแห่งการไตร่ตรอง เทมเพลตบทเรียนฟรีของเราสำหรับ Excel เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการจับภาพชัยชนะและปัญหาที่เกิดขึ้นตลอดวงจรชีวิตของโครงการ คุณอธิบายถึงสิ่งที่เกิดขึ้น ผลกระทบต่อโครงการอย่างไร และสิ่งที่คุณจะทำแตกต่างไปจากเดิมในโครงการในอนาคต เพื่อหลีกเลี่ยงความผิดพลาดที่เกิดขึ้นซ้ำๆ เป็นเอกสารการปิดโครงการแบบคลาสสิก

เทมเพลตรายการแอ็คชัน

เทมเพลตรายการการดำเนินการฟรีสำหรับ Excel เป็นที่ที่ดีในการเรียนรู้บทเรียนที่คุณรวบรวมไว้ในเทมเพลตด้านบนและเปลี่ยนให้เป็นแผน เมื่อคุณเห็นข้อผิดพลาดที่คุณทำในอดีต คุณสามารถกำหนดแผนปฏิบัติการเพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดซ้ำ เทมเพลตฟรีนี้ช่วยให้คุณสร้างงาน มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม เพิ่มลำดับความสำคัญ เพื่อให้คุณรู้ว่างานใดมาก่อน ระบุกำหนดเวลาและติดตามสถานะ

โครงการของคุณถูกปิด – ใช้ ProjectManager สำหรับโครงการต่อไปของคุณ!

ตอนนี้เราทราบแล้วว่าการปิดโครงการอย่างเหมาะสมจะช่วยให้คุณเริ่มโครงการต่อไปได้อย่างถูกต้อง หากคุณวางแผนและจัดการโครงการของคุณในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการแบบรวมศูนย์ เช่น ProjectManager คุณจะสามารถเข้าถึงโครงการก่อนหน้าทั้งหมดของคุณได้

ด้วยวิธีนี้ เมื่อคุณวางแผนโครงการใหม่ คุณสามารถตรวจสอบเอกสาร งาน ข้อคิดเห็น และแม่แบบเก่าในระบบได้อย่างรวดเร็ว ทำให้การเริ่มต้นสำหรับโปรเจ็กต์ถัดไปง่ายขึ้นเช่นกัน เนื่องจากสมาชิกในทีมควรอยู่ในระบบแล้ว

สร้างรายงานเพื่อลูกหลาน

ซอฟต์แวร์การรายงานอัตโนมัติสามารถช่วยได้มากในระหว่างกระบวนการนี้ ProjectManager ช่วยให้ผู้จัดการสร้างรายงานได้ในคลิกเดียว ซึ่งรวมถึงรายงานต่างๆ เช่น รายงานแผ่นเวลา เพื่อให้คุณสามารถดูชั่วโมงทำงานโดยสมาชิกในทีมตลอดอายุของโครงการได้อย่างรวดเร็ว คุณยังสามารถสร้างรายงานเฉพาะผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพิ่มเติม เช่น รายงานสถานะ รายงานผลต่าง หรือรายงานแผนโครงการ ทั้งหมดนี้เป็นแบบอัตโนมัติในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของเรา ช่วยให้คุณไปถึงจุดสิ้นสุดของโครงการได้เร็วยิ่งขึ้น

การประหยัดเวลาและการเริ่มต้นเมื่อคุณเริ่มโครงการใหม่เป็นวิธีที่คุณลดเวลาและค่าใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ ProjectManager ปรับปรุงโครงการสำหรับคุณตั้งแต่ต้นจนจบ

ส่วนหนึ่งของการปิดโครงการคือสามารถวางแผนและดำเนินการได้ นั่นคือสิ่งที่ ProjectManager เข้ามา ในฐานะซอฟต์แวร์บนคลาวด์ จะช่วยให้คุณและทีมของคุณได้รับข้อมูลแบบเรียลไทม์เมื่อตรวจสอบและรายงานเกี่ยวกับโครงการ นอกจากนี้ เอกสารของคุณยังสามารถเข้าถึงได้และปลอดภัยยิ่งขึ้น ดูด้วยตัวคุณเองโดยการทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้