วิธีการใช้บันทึกการตัดสินใจโครงการเพื่อผลลัพธ์ที่เหมาะสมที่สุด

โครงการเป็นชุดของการตัดสินใจ การตัดสินใจแต่ละครั้งควรเป็นผลจากการวิจัยอย่างละเอียด การให้คำปรึกษาจากทีมและข้อมูลในอดีต ผู้จัดการโครงการใช้บันทึกการตัดสินใจเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอัปเดตว่าใครเป็นผู้อนุมัติการตัดสินใจและที่มาของการตัดสินใจ

บันทึกการตัดสินใจเป็นเครื่องมือสื่อสารที่สำคัญที่ผู้จัดการโครงการทุกคนต้องเข้าใจ คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เทมเพลต หรือแผ่นจดบันทึกเพื่อติดตามการตัดสินใจ แต่ก่อนที่เราจะพูดถึงวิธีการสร้าง เรามาทำความเข้าใจคำจำกัดความของบันทึกการตัดสินใจโครงการกันดีกว่า

บันทึกการตัดสินใจคืออะไร?

บันทึกการตัดสินใจคือบันทึกการตัดสินใจที่นำไปสู่ตัวเลือกที่คุณเลือกในระหว่างโครงการ อาจเป็นข้อมูลการประชุม บันทึกหรือเอกสารของโครงการ ทั้งหมดนี้รวบรวมไว้ในบันทึกการตัดสินใจและส่งต่อไปยังผู้สนับสนุนโครงการ

ปัญหาด้านการสื่อสารทำให้โครงการเสียชีวิต บันทึกการตัดสินใจทำหน้าที่เป็นเครื่องมือสื่อสารที่ให้ข้อมูลสนับสนุนแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การตัดสินใจไม่ได้เกิดขึ้นเฉพาะในการประชุมตามกำหนดการเท่านั้น แต่ยังสามารถทำได้ในการประชุมแบบไม่เป็นทางการหรือระหว่างสมาชิกในทีมสองคน บันทึกการตัดสินใจบันทึกข้อมูลทั้งหมดนั้น

บันทึกการตัดสินใจจึงเป็นรายการของการตัดสินใจที่สำคัญที่ตกลงกันไว้ตลอดโครงการ แม้ว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องกับการจัดการโครงการจะไม่ได้ใช้บันทึกการตัดสินใจโครงการ แต่ก็ได้รับความสนใจอย่างแน่นอน

ทำไมคุณถึงต้องการบันทึกการตัดสินใจ?

การตัดสินใจสามารถสร้างหรือทำลายโครงการได้ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีส่วนได้เสียในการตัดสินใจที่ทำขึ้น เช่นเดียวกับที่มีการอัปเดตเป็นประจำด้วยการนำเสนอของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและรายงานสถานะ บันทึกการตัดสินใจจะอธิบายว่าเหตุใดการตัดสินใจจึงเกิดขึ้นและใครเป็นผู้อนุญาต

เอกสารเป็นกุญแจสำคัญสำหรับโครงการ และในขณะที่โลกของการจัดการโครงการกระแสหลักอาจยังไม่ยอมรับบันทึกการตัดสินใจอย่างสมบูรณ์ พวกเขาได้ใช้เอกสารอย่างละเอียดตลอดไป เอกสารนำเสนอข้อมูลในอดีตที่จำเป็นในการวางแผนโครงการในอนาคต และยังทำหน้าที่เป็นส่วนหนึ่งของแผนการจัดการความเสี่ยงเมื่อพิจารณาถึงการตัดสินใจ

บันทึกการตัดสินใจเป็นเพียงเครื่องเตือนใจถึงแนวทางปฏิบัติเท่านั้น มีการตัดสินใจหลายอย่างเกิดขึ้นระหว่างวงจรชีวิตของโปรเจ็กต์ และบางครั้งคนในทีมโปรเจ็กต์ก็ต้องการคำเตือนเพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งที่ไม่จำเป็น นอกจากนี้ยังอธิบายว่าใครเป็นคนตัดสินใจและทำไม ซึ่งสามารถช่วยให้ทีมไม่ไม่เห็นด้วย

การมีบันทึกการตัดสินใจโครงการเป็นแหล่งความจริงแหล่งเดียว ทุกคนเข้าถึงได้และแชร์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้ง่ายเป็นสิ่งสำคัญในการดำเนินโครงการที่ประสบความสำเร็จ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่เชื่อมต่อทีม ผู้จัดการ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแบบไฮบริดด้วยเครื่องมือการจัดการงานแบบเรียลไทม์

เก็บบันทึกการตัดสินใจโครงการ บันทึกการเปลี่ยนแปลง บันทึกปัญหา บันทึกความเสี่ยง บันทึกการดำเนินการ บันทึกการจู่โจม การลงทะเบียนความเสี่ยง หรือบันทึกใดๆ ที่คุณใช้ในมุมมองรายการงานของซอฟต์แวร์ของเรา คุณสามารถแนบไฟล์ แชร์กับทีม และรับการแจ้งเตือนเมื่อมีการเพิ่มรายการใหม่ เข้าร่วมกับผู้ใช้มากกว่า 35,000 รายทั่วโลกและเริ่มต้นใช้งาน ProjectManager ฟรีวันนี้

องค์ประกอบของบันทึกการตัดสินใจ

บันทึกการตัดสินใจช่วยในการวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลง เนื่องจากบันทึกข้อมูลการตัดสินใจที่สำคัญ โดยพื้นฐานแล้วมันเหมือนกับสเปรดชีต แต่ละคอลัมน์จะจดบันทึกส่วนเฉพาะของการตัดสินใจ ต่อไปนี้คือรายการบางส่วนที่ควรรวมอยู่ในบันทึกการตัดสินใจ:

• ชื่อโครงการ: เก็บการตัดสินใจทั้งหมดในโครงการไว้ด้วยกัน
• ผู้จัดการโครงการ: ผู้รับผิดชอบ
• หมายเลขประจำตัว: กำหนดหนึ่งให้กับการตัดสินใจแต่ละครั้งเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง
• ชื่อการตัดสินใจ: การตั้งชื่อการตัดสินใจทำให้การตัดสินใจแตกต่างจากผู้อื่นตลอดวงจรชีวิตของโครงการ
• วันที่: เมื่อคุณตัดสินใจและกำหนดเวลาใด ๆ ที่เกี่ยวข้อง
• พื้นที่: คุณกำลังพูดถึงแง่มุมใดของโครงการ
• คำอธิบาย: ภาพรวมของการตัดสินใจของคุณ
• เหตุผล: เหตุผลในการตัดสินใจและความคิดเห็นหรือข้อขัดแย้งใดๆ ที่อ้างถึง
• ทางเลือกอื่น: ตัวเลือกอื่นๆ ที่คุณพูดถึงแต่ตัดสินใจไม่ยอมรับ
• ผลกระทบที่คาดหวัง: สรุปสั้นๆ ว่าคุณคิดว่าการตัดสินใจจะเปลี่ยนแปลงอย่างไร
• Contributors: ระบุทุกคนที่มีส่วนร่วมในการตัดสินใจ
• ลายเซ็นอนุมัติ: การออกจากระบบ โดยปกติมาจากผู้จัดการโครงการ

ตัวอย่างบันทึกการตัดสินใจ

มาสร้างกรณีเชิงทฤษฎีเพื่อดำเนินการตามกระบวนการ สำหรับตัวอย่างบันทึกการตัดสินใจของเรา ให้พิจารณาสถานที่ก่อสร้างที่สงสัยว่าจะใช้เหล็กหรือไม้ในการจัดเฟรมหลังบ้านขนาดเล็กให้เป็นอาคารขนาดใหญ่

บันทึกการตัดสินใจจะมีข้อมูลทั้งหมดที่มีรายละเอียดข้างต้น เช่น ชื่อโครงการ ชื่อของผู้จัดการโครงการ ID และชื่ออาจเป็น "Backhouse Frame" ผู้ที่เกี่ยวข้องจะเป็นผู้จัดการโครงการ สถาปนิก และผู้รับเหมาเป็นอย่างน้อย

การอภิปรายอาจเกี่ยวกับราคากับความปลอดภัย รวบรวมข้อดีและข้อเสียเหล่านี้และเพิ่มลงในบันทึกการตัดสินใจโครงการ สำรวจผลกระทบและทางเลือกอื่นๆ เช่น เหล็กจะส่งผลกระทบต่องบประมาณอย่างไร และไม้อาจต้องใช้องค์ประกอบที่มีความเสถียรเป็นพิเศษ เป็นแนวทางในการดำเนินการตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและดูว่าวิธีใดเหมาะสมที่สุดสำหรับโครงการ

ตัดสินใจ จดบันทึกไว้ในบันทึกและให้ผู้จัดการโครงการลงชื่อออก จากนั้นส่งเอกสารให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ กล่าวคือ เจ้าของทรัพย์สินที่ทำสัญญาจ้างงาน สิ่งนี้ให้บริบทของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสำหรับการอภิปรายและการตัดสินใจ ตลอดจนแนะนำผู้รับเหมาช่วงเมื่อสร้างโครงสร้าง

วิธีใช้บันทึกการตัดสินใจ

ใช้บันทึกเมื่อใดก็ตามที่มีการตัดสินใจในโครงการ ไม่ได้แปลว่าต้องตัดสินใจเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ แต่ยิ่งดี รวมการตัดสินใจใด ๆ ที่มีผลกระทบต่อโครงการ เป็นไปได้ว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะอารมณ์เสียในบางประเด็นและต้องการทราบว่าเหตุใดจึงทำเช่นนี้ สิ่งนั้นหรืออย่างอื่น บันทึกการตัดสินใจเป็นวิธีสื่อสารกับพวกเขาและสนับสนุนการตัดสินใจด้วย

ดังนั้น บันทึกการตัดสินใจโครงการจึงไม่สำคัญในขณะที่คุณเขียนมัน แต่สำคัญกว่านั้นเมื่อคุณอยู่ในฐานะที่จะปกป้องการตัดสินใจของคุณ หากคุณถูกท้าทายหรือมีข้อสงสัยในการตัดสินใจ บันทึกจะมีไว้ช่วยเหลือคุณ

หากมีการแก้ไขบันทึกการตัดสินใจ ควรบันทึกไว้ในบันทึกการตัดสินใจ คุณต้องการบันทึกการตัดสินใจนั้นด้วย อธิบายว่าเหตุใดจึงมีการตัดสินใจและเหตุใดจึงมีการเปลี่ยนแปลง จากนั้น อัปเดตบันทึกและสร้างบันทึกใหม่ที่แสดงถึงการเปลี่ยนแปลง

เทมเพลตบันทึกการตัดสินใจ

คุณสามารถบันทึกการตัดสินใจได้ด้วยตนเองในสเปรดชีตหรือแม้แต่แอปประมวลผลคำ แต่มีเทมเพลตบันทึกการตัดสินใจฟรีมากมายที่จัดวางให้คุณถ้ามันง่ายกว่านี้ ต่อไปนี้คือรายการยอดนิยมบางส่วนที่เราพบทางออนไลน์

ตัวอย่างแม่แบบ

SampleTemplates มีเทมเพลตบันทึกการตัดสินใจที่แตกต่างกันมากกว่าเก้าแบบสำหรับ PDF และ Word พวกเขาข้ามอุตสาหกรรมต่างๆ มากมาย ดังนั้นคุณควรจะสามารถหาเทมเพลตที่เหมาะกับความต้องการเฉพาะของคุณได้

WordTemplatesออนไลน์

WordTemplatesOnline มีเทมเพลตบันทึกการตัดสินใจฟรีสำหรับ Excel, Word และ PDF พวกเขามีเทมเพลตบันทึกที่หลากหลายสำหรับการประชุมทางธุรกิจประเภทต่างๆ เช่น แนวทางและหลักการสำหรับแผนการเกษียณอายุ การตัดสินใจที่สำคัญและความเสี่ยง อื่นๆ ที่มีลำดับความสำคัญ สถานะ และอื่นๆ

แน่นอนว่าเทมเพลตเป็นแบบคงที่และไม่สามารถใช้เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพได้ แทนที่จะใช้เทมเพลตบันทึกการตัดสินใจ ควรใช้ซอฟต์แวร์เพื่อจัดการการตัดสินใจและติดตามการเปลี่ยนแปลงโครงการของคุณ

ProjectManager ช่วยบันทึกการตัดสินใจอย่างไร

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานบนคลาวด์ที่เชื่อมต่อทีมไฮบริดและช่วยให้พวกเขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น ด้วยมุมมองโครงการที่หลากหลายเพื่อให้เหมาะกับสไตล์การทำงานของทุกคน และข้อมูลแบบเรียลไทม์เพื่อส่งเสริมการทำงานร่วมกันและตรวจสอบโครงการได้ดียิ่งขึ้น ProjectManager ยังเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการติดตามการตัดสินใจอีกด้วย

ใช้แดชบอร์ดเพื่อติดตาม KPI

ก่อนที่คุณจะตัดสินใจได้ คุณต้องมีข้อมูลเพื่อให้คุณเข้าใจปัญหาได้ดีขึ้น แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของ ProjectManager และรายงานแบบคลิกเดียวจะรวบรวมเมตริกของโครงการโดยอัตโนมัติ แดชบอร์ดจะติดตามเวลา ต้นทุน ปริมาณงาน และอื่นๆ ให้รายงานสถานะทันที

สร้างเวิร์กโฟลว์ภาพด้วย Kanban Boards

แทนที่จะใช้เทมเพลตแบบคงที่เป็นบันทึกการตัดสินใจของคุณ ให้ใช้มุมมองบอร์ดคัมบัง บอร์ดคัมบังเป็นเครื่องมือแบบภาพที่แสดงเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถตั้งค่าแต่ละคอลัมน์ให้เป็นหนึ่งในหมวดหมู่ในบันทึกการตัดสินใจของคุณ และการ์ดสามารถบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้ จากนั้น คุณสามารถใช้คุณลักษณะนี้เพื่อกำหนดและติดตามความคืบหน้าของการเปลี่ยนแปลงนั้นหลังจากที่ได้รับอนุญาตแล้ว

ทำตามแผนของคุณบนแผนภูมิแกนต์

ที่จริงแล้ว คุณสามารถวางแผนการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ทำกับโครงการของคุณด้วยแผนภูมิ Gantt ของ ProjectManager เพียงสลับจากคัมบังเป็นมุมมองแผนภูมิแกนต์ แล้วคุณจะเห็นงานที่วางอยู่บนไทม์ไลน์ของโครงการ ตอนนี้คุณสามารถเพิ่มการพึ่งพา กรองเส้นทางวิกฤต และตั้งค่าพื้นฐานเพื่อติดตามความพยายามที่วางแผนไว้เทียบกับความพยายามจริงของคุณ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งเชื่อมต่อทีมไฮบริดไม่ว่าจะอยู่ที่ใด ทำงานอยู่ในแผนกใด หรือระดับทักษะใด และมอบเครื่องมือเพื่อทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น ซอฟต์แวร์การจัดการงานของเรามีเครื่องมือการจัดการทรัพยากร ไทม์ชีท และอื่นๆ เพื่อช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เข้าร่วมทีมที่ NASA, Nestles และ Siemens ที่ใช้ซอฟต์แวร์ของเราอยู่แล้ว เริ่มต้นกับ ProjectManager ตอนนี้