คำจำกัดความของโครงการ: ความหมายของโครงการ

คำจำกัดความของโครงการคืออะไรกันแน่? เราพูดกันมากเกี่ยวกับแง่มุมเฉพาะของการจัดการโครงการ แต่บางครั้งการเริ่มต้นที่รากและเจาะลึกลงไปในพื้นฐานก็มีประโยชน์

เพื่อให้เข้าใจแนวคิดการจัดการโครงการระดับสูงอย่างถ่องแท้ สิ่งสำคัญคือต้องรู้คำตอบง่ายๆ เมื่อคุณสามารถเรียกใช้ความรู้นี้ได้ แนวคิดที่ซับซ้อนมากขึ้นก็จะง่ายขึ้น ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้จัดการโครงการหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ให้คำจำกัดความของโครงการต่อไปโดยคำนึงถึงเคล็ดลับการจัดการโครงการเหล่านี้

คำจำกัดความของโครงการ

โครงการคือชุดของงานที่ต้องทำให้เสร็จเพื่อบรรลุเป้าหมายหรือผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจง งานเหล่านี้อาจเรียบง่ายหรือซับซ้อน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดและขอบเขตของโครงการ แต่โครงการทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็นวัตถุประสงค์และสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้บรรลุตามนั้น

องค์กรและบุคคลจัดการโครงการโดยมีวัตถุประสงค์ที่หลากหลาย สิ่งเหล่านี้สามารถมีได้หลายรูปแบบตั้งแต่การสร้างอาคารไปจนถึงการวางแผนงานและแม้กระทั่งการทำหน้าที่บางอย่างให้สำเร็จ ตัวอย่างเช่น ผู้ค้าปลีกอาจดำเนินโครงการที่ปรับปรุงวิธีการติดตามการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อ ทีมก่อสร้างทำโครงการให้เสร็จทุกครั้งที่วางแผนและสร้างบางสิ่ง—และอื่นๆ!

7 ข้อกำหนดโครงการสำคัญที่ต้องรู้

ไม่ว่าจะเป็นโครงการใด มีเงื่อนไขโครงการสากลที่ใช้โดยไม่คำนึงถึงประเภทโครงการ ขนาดโครงการ หรือปัจจัยอื่นๆ รู้คำศัพท์เจ็ดคำเหล่านี้เช่นหลังมือของคุณและคุณจะก้าวไปข้างหน้าก่อนที่โครงการจะเริ่มต้น:

1. วงจรชีวิตโครงการ

วัฏจักรโครงการหมายถึงห้าขั้นตอนที่ทุกโครงการต้องดำเนินการตั้งแต่ต้นจนจบ ห้าขั้นตอนของวงจรชีวิตโครงการทำหน้าที่เป็นโครงร่างพื้นฐานที่สุดที่ให้คำจำกัดความของโครงการ ห้าขั้นตอนเหล่านี้คือการเริ่มต้น การวางแผน การดำเนินการ การติดตาม และการปิด

2. ขอบเขตโครงการ

ขอบเขตโครงการเป็นส่วนสำคัญของขั้นตอนการวางแผนโครงการ ในหลายๆ ด้าน มันคือจุดเริ่มต้น การกำหนดขอบเขตโครงการต้องการให้ผู้จัดการโครงการและทีมของพวกเขากำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ รายละเอียดที่ส่งมอบ สร้างงาน กำหนดวันที่สำคัญ และอื่นๆ ขอบเขตโครงการกำหนดผลลัพธ์ที่ต้องการและปัจจัยเฉพาะทั้งหมดซึ่งจะส่งผลต่อการเข้าถึง

3. ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหมายถึงทุกคนและทุกคนที่เกี่ยวข้องในโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถมีส่วนร่วมในทุกขั้นตอนของโครงการหรือในบางวิธี การวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียช่วยจัดหมวดหมู่ว่านักลงทุน สมาชิกในทีม ผู้ขาย ผู้รับเหมา และอื่นๆ จะส่งผลต่อโครงการของคุณอย่างไร

4. ส่งมอบได้

สิ่งที่ส่งมอบหมายถึงผลลัพธ์เฉพาะที่โครงการสร้างขึ้น สิ่งที่ส่งมอบสามารถ "จับต้องได้" หรือ "จับต้องไม่ได้" ซึ่งหมายความว่าสามารถเป็นผลิตภัณฑ์ที่จับต้องได้หรือสิ่งที่อยู่ในแนวความคิด โดยปกติแล้ว สิ่งที่ส่งมอบคือความต้องการที่สร้างแรงบันดาลใจให้กับโครงการตั้งแต่แรก หากมีคนจ้างช่างก่อสร้างให้ออกแบบและสร้างพื้นที่สำนักงาน สำนักงานนั้นเป็นสิ่งที่ส่งมอบได้จริง

5. เหตุการณ์สำคัญ

เหตุการณ์สำคัญคือความสำเร็จที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งจะช่วยติดตามความคืบหน้าของโครงการ คิดว่าเหตุการณ์สำคัญเป็นด่านตรวจ จุดตรวจสอบเหล่านี้จะถูกตัดสินใจก่อนเริ่มโครงการ ดังนั้นผู้จัดการโครงการและทีมจึงรู้ว่าพวกเขากำลังอยู่ในเส้นทางที่จะบรรลุผลสำเร็จเมื่อใด หากไม่มีเหตุการณ์สำคัญ เป็นการยากที่จะทราบว่าโครงการอยู่ในเส้นทางสู่ความสำเร็จหรือจำเป็นต้องเปลี่ยนเส้นทางใหม่หรือไม่

6. ทรัพยากร

ทรัพยากรเป็นสิ่งที่จำเป็นในการทำโครงการให้เสร็จ ในโครงการก่อสร้าง วัสดุเป็นทรัพยากรที่จำเป็น ที่กล่าวว่าทรัพยากรอื่นๆ เช่น เวลา แรงงานและอุปกรณ์ก็มีความสำคัญเช่นกัน ผู้จัดการโครงการต้องสามารถระบุทรัพยากรโครงการทั้งหมดเพื่อสร้างแผนทรัพยากรและจัดการทรัพยากรตามนั้น เมื่อปล่อยทรัพยากรไว้โดยเปล่าประโยชน์ จะเป็นเรื่องง่ายที่จะจัดการทรัพยากรเหล่านั้นอย่างผิดพลาด

7. การพึ่งพา

การขึ้นต่อกันของโปรเจ็กต์หมายถึงวิธีการแชร์และจัดสรรทรัพยากรภายในโปรเจ็กต์ หลายโครงการจะใช้วัสดุทางกายภาพเดียวกันเพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันและในแต่ละขั้นตอน การทำความเข้าใจการพึ่งพานี้เป็นทางเดียวที่จะทำให้แน่ใจว่ามีทรัพยากรเพียงพอ ในทำนองเดียวกัน โครงการทั้งหมดจะถูกแบ่งออกเป็นงาน เมื่องานหนึ่งไม่สามารถเริ่มต้นได้ก่อนที่งานอื่นจะเสร็จสิ้น งานเหล่านี้จะแชร์การขึ้นต่อกัน

การทำงานในโครงการหมายความว่าอย่างไร

ไม่ว่าจะเป็นผู้จัดการโครงการ สมาชิกในทีม หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการอื่นๆ พวกเขาเป็นสมาชิกของทีมโครงการที่ยิ่งใหญ่กว่า และการกระทำของพวกเขาส่งผลโดยตรงต่อสมาชิกในทีมคนอื่นๆ เช่นเดียวกับทีมอื่นๆ คุณ "ชนะ" หรือ "แพ้" เป็นหน่วย ดังนั้นการสื่อสารและรับฟังสมาชิกในทีมคนอื่น ๆ จึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการประสานความพยายามและประสบความสำเร็จ ความผิดพลาดของโครงการและความล้มเหลวของโครงการส่วนใหญ่เป็นผลโดยตรงจากการสื่อสารที่ไม่ดีหรือขาดความร่วมมือ

ทำไมเรื่องนี้ถึงสำคัญตราบใดที่งานยังไม่เสร็จ? การทำงานในโครงการคือการทำความเข้าใจโครงการโดยรวมพอๆ กับการทำงาน วิธีเดียวที่จะเห็นภาพใหญ่นี้คือการฟังทีมและเรียนรู้จากกันและกัน

การบริหารโครงการคืออะไร?

กระบวนการจัดการโครงการเริ่มต้นด้วยแนวคิดของโครงการและดำเนินต่อไปตลอดวงจรชีวิตโครงการ สิ่งนี้ต้องการความรู้โดยละเอียดเกี่ยวกับทรัพยากรของบริษัทและวิธีการมอบหมายงาน หน้าที่ กิจกรรม และโครงการอื่นๆ ให้เสร็จสมบูรณ์

อุตสาหกรรมที่หลากหลายอาศัยวิธีการจัดการโครงการและเครื่องมือในการดำเนินโครงการ ตัวอย่างบางส่วนของอุตสาหกรรมเหล่านี้ ได้แก่ การก่อสร้าง ไอที วิศวกรรม การตลาดและการโฆษณา ทีมใดก็ตามที่ทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ร่วมกันนั้นมีส่วนร่วมในรูปแบบหนึ่งของการจัดการโครงการ

ผู้จัดการโครงการทำอะไร?

ผู้จัดการโครงการเป็นมากกว่าผู้จัดการในความหมายดั้งเดิม บุคคลนี้เป็นผู้นำของทีมโครงการและดูแลทุกด้านของโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ โดยทั่วไปแล้ว ผู้จัดการโครงการจะเขียนแผนโครงการ ดำเนินการประชุมทีม มอบหมายงาน และทำการทดสอบการควบคุมคุณภาพเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น ผู้จัดการโครงการไม่สามารถแบกทั้งโครงการไว้ข้างหลังได้ อันที่จริงหน้าที่หลักประการหนึ่งของพวกเขาคือการรู้วิธีมอบความรับผิดชอบต่างๆ ให้กับสมาชิกในทีม

ด้วยความช่วยเหลือของทีม ผู้จัดการโครงการจะสร้างกำหนดการและงบประมาณของโครงการ พวกเขายังจะสร้างรายงานโครงการตลอดวงจรชีวิตโครงการ

อย่างที่คุณเห็น ความรับผิดชอบของพวกเขาแผ่ขยายออกไป แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าจะแผ่วเบาเกินไป ตามหลักการแล้ว ผู้จัดการโครงการจะสร้างรากฐานของโครงการ เช่น รากฐานของบ้าน จากนั้นพวกเขาจึงแต่งตั้งบุคคลอื่นให้เสร็จสิ้นแต่ละห้อง

คำจำกัดความของโครงการ: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการบริหารโครงการ

โดยไม่คำนึงถึงโครงการ ขนาดของทีม หรือสิ่งอื่นใด มีแนวทางปฏิบัติที่เพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จอย่างทวีคูณ สิ่งสำคัญเท่ากับการบรรลุเป้าหมายและบรรลุผลสำเร็จ การสร้างวัฒนธรรมเชิงบวกภายในโครงการมีความสำคัญพอๆ กัน เคล็ดลับห้าข้อนี้อาจดูเหมือนง่าย แต่สิ่งเหล่านี้สร้างความแตกต่างให้กับโลกใบนี้:

ตั้งค่าการเช็คอินของทีมปกติ

เป็นการง่ายที่จะพบกับทีม “ตามต้องการ” แต่เมื่อโครงการเริ่มต้นขึ้น จะหาเวลาตามกำหนดการของทุกคนได้ยากขึ้น ให้กำหนดเวลาการประชุมเป็นประจำก่อนที่โครงการจะเริ่มต้นขึ้น การประชุมเหล่านี้เป็นการเช็คอินที่สมาชิกในทีมสามารถให้ข้อมูลอัปเดต แสดงความคิดเห็น ถามคำถาม ปรับเปลี่ยน และทำสิ่งอื่นที่พวกเขาต้องการได้ เมื่อการเช็คอินเหล่านี้รวมอยู่ในกำหนดการแล้ว จะไม่มีใครรอพบจนกว่าจะมีเหตุร้ายหรือปัญหา

ผู้แทน

ส่วนหนึ่งของคำจำกัดความของโครงการคือการรู้วิธีมอบหมายงาน ไม่ว่าจะเป็นผู้จัดการโครงการหรือสมาชิกในทีม พวกเขามักจะต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับงานในบางจุด นี่ไม่ได้หมายความว่าแค่ส่งต่องานไปให้คนอื่น หมายความว่าสมาชิกในทีมทุกคนมีความรับผิดชอบเท่าเทียมกัน ผู้จัดการโครงการที่ดีที่สุดรู้วิธีละทิ้งการควบคุมบางส่วนและมอบหมายให้สมาชิกในทีมทราบ

รู้จักทีม

ทุกคนในทีมผู้บริหารโครงการควรคุ้นเคยกับจุดแข็ง จุดอ่อน และความพิเศษของกันและกัน ตัวอย่างเช่น หากสมาชิกในทีมต้องการข้อมูลจากแผนกอื่น พวกเขาควรรู้ว่าควรถามใคร ความคุ้นเคยนี้ช่วยลดเวลาที่เสียไป เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่ผู้จัดการโครงการจะต้องรู้จักทีมของตนเป็นอย่างดี

เมื่อสมาชิกในโครงการรู้สิ่งเหล่านี้ พวกเขาสามารถตัดสินใจที่เล่นกับจุดแข็งของสมาชิกในทีม ไม่ใช่จุดอ่อนของพวกเขา การรู้จักทีมถือเป็นส่วนสำคัญในการสร้างวัฒนธรรมเชิงบวกภายในโครงการ เนื่องจากเป็นการยกย่องความสามารถของทุกคน

เฉลิมฉลองเหตุการณ์สำคัญ

เมื่อพูดถึงวัฒนธรรมเชิงบวก อย่าประมาทพลังของการสละเวลาสักครู่เพื่อทำเครื่องหมายการบรรลุเป้าหมาย การเข้าถึงหนึ่งหมายถึงทีมมีความคืบหน้าอย่างมีนัยสำคัญและโครงการยังคงอยู่ในการติดตาม อย่างน้อยที่สุด สิ่งสำคัญคือต้องประกาศความสำเร็จในการเช็คอินของทีม ซึ่งช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกันและปรับปรุงประสิทธิภาพของทีม

เลือกเครื่องมือ PM ที่เหนือกว่า

การจัดการโครงการเป็นงานที่ซับซ้อนมาก หากไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสม ก็จะเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ไม่เป็นระเบียบ หรือแม้แต่ทำโครงการไม่สำเร็จ วิธีที่ดีที่สุดในการปกป้องโครงการของคุณจากความผิดพลาดเหล่านี้คือการเลือกเครื่องมือที่ทำให้กระบวนการทั้งหมดง่ายขึ้น

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดทำอย่างนั้น การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการจะปลดปล่อยศักยภาพของทีมและโครงการอย่างเต็มที่ และนำผลลัพธ์สุดท้ายไปสู่อีกระดับ กุญแจสำคัญคือการหาซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ใช้งานง่ายและเป็นมิตรกับผู้ใช้ซึ่งไม่ทำให้การทำงานลดลง

ProjectManager ทำให้การจัดการโครงการเป็นเรื่องง่าย

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งทำให้การจัดการโครงการง่ายกว่าที่เคย ซอฟต์แวร์บนระบบคลาวด์ของเราช่วยให้ทั้งทีมทำงานในโครงการได้ในขณะที่อยู่ในภาคสนามหรือระหว่างเดินทาง และอินเทอร์เฟซที่ทันสมัยของเราได้รวมฟังก์ชันการทำงานเข้ากับการนำทางที่ใช้งานง่าย ซึ่งหมายความว่าไม่ต้องเสียเวลาอีกต่อไปเพียงแค่พยายามทำความคุ้นเคยกับเครื่องมือใหม่ และมีเวลามากขึ้นในการปรับปรุงคำจำกัดความของโครงการให้สมบูรณ์แบบ

วางแผนบนแผนภูมิแกนต์

วางแผนโครงการของคุณตั้งแต่ต้นจนจบด้วยฟีเจอร์แผนภูมิแกนต์อันทรงพลังของ ProjectManager ซึ่งช่วยให้คุณแมปงานของโปรเจ็กต์เป็นเฟสได้ คุณยังสามารถสร้างการพึ่งพาและกำหนดเหตุการณ์สำคัญได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถนำเข้าไฟล์ Excel และไฟล์ Microsoft Project ได้ ดังนั้นการสลับไปใช้ซอฟต์แวร์ของเราจึงราบรื่น

ติดตามบนแดชบอร์ดโครงการ

ขณะที่ทีมโครงการเดินหน้าทำงาน ผู้จัดการโครงการสามารถติดตามทุกการอัปเดตสถานะบนแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของเรา ซึ่งคุณสามารถปรับแต่งเพื่อแสดงเมตริกที่สำคัญที่สุดได้ ทุกการเปลี่ยนแปลงในงานจะถูกติดตาม และจะอัปเดตแผนภูมิและกราฟที่มีสีสันและอ่านง่ายโดยอัตโนมัติ จับตาดูความคืบหน้าของโครงการได้ง่ายกว่าที่เคย!

รับคุณสมบัติเหล่านี้และอื่นๆ อีกมากมายเมื่อคุณใช้ ProjectManager เครื่องมือทั้งหมดนี้มีอยู่ในซอฟต์แวร์ของเราเพื่อช่วยคุณวางแผน ติดตาม และรายงานโครงการของคุณในแบบเรียลไทม์ ดูว่ามันทำอะไรให้คุณได้บ้างด้วยการทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้!