การออกแบบโครงการในการจัดการโครงการ: คู่มือฉบับย่อ

ขั้นตอนการออกแบบโครงการเป็นขั้นตอนแรกในการวางแผนโครงการ กำหนดขั้นตอนสำหรับการเริ่มต้นโครงการและขั้นตอนการวางแผนโครงการ และเอกสารสำคัญ เช่น กฎบัตรโครงการและแผนโครงการ

การออกแบบโครงการคืออะไร?

การออกแบบโครงการเป็นกระบวนการระดมความคิดที่ทีมบริหารโครงการเริ่มคิดเกี่ยวกับโครงการจากมุมมองระดับสูง สรุปเป้าหมาย วิธีการ ทรัพยากร และเกณฑ์ความสำเร็จเพื่อกำหนดแนวทางโครงการที่จะนำเสนอต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย จากนั้นจึงเริ่มดำเนินการโครงการ และระยะการวางแผนโครงการ ในขั้นตอนนี้ของโครงการ การตัดสินใจเกี่ยวกับวิธีจัดการและควบคุม

จากนั้น หลังจากขั้นตอนการออกแบบโครงการ ข้อเสนอโครงการ กฎบัตรโครงการ และแผนโครงการสามารถสร้างขึ้นได้ เอกสารโครงการเหล่านี้จะถูกใช้เพื่อจัดการขั้นตอนการดำเนินการของวงจรชีวิตของโครงการ

อย่างไรก็ตาม การคิดที่เกิดขึ้นในระหว่างการออกแบบโครงการนั้นไม่ได้เน้นที่รายละเอียดมากเท่ากับการทำงานในระดับที่สูงขึ้นในแง่ของการจัดการโครงการ ซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการสามารถช่วยในการจัดการทั้งกลยุทธ์ระดับสูงและรายละเอียดเฉพาะของการออกแบบโครงการ

ตัวอย่างเช่น ProjectManager มีแผนภูมิ Gantt สำหรับกำหนดตารางเวลาโดยละเอียด แต่ยังมีกระดานคัมบังเพื่อการทำงานร่วมกันที่ง่ายดายสำหรับแง่มุมเชิงกลยุทธ์ของการออกแบบโครงการ จัดการกลยุทธ์ วางแผน กำหนดการ การดำเนินการ และการรายงานของคุณในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ใช้งานง่ายเพียงตัวเดียว ทดลองใช้ฟรีวันนี้

จุดประสงค์ของกระบวนการออกแบบโครงการคืออะไร?

การออกแบบโครงการกำหนดวิธีการโครงการโดยรวมที่จะใช้และภาพรวมของโครงการ มันอธิบายการส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือคุณสมบัติที่สำคัญที่จะเสร็จสมบูรณ์ การออกแบบโครงการยังประเมินงบประมาณอย่างคร่าว ๆ และสรุปวิธีการติดตามและประเมินความคืบหน้า อาจมีมากกว่าหนึ่งการออกแบบที่นำเสนอต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ซึ่งสามารถเลือกสิ่งที่พวกเขาคิดว่าเหมาะสมกับความต้องการของพวกเขามากที่สุด

เหตุใดขั้นตอนการออกแบบโครงการจึงมีความสำคัญ

การออกแบบโครงการเป็นก้าวแรกที่สำคัญสู่โครงการที่ประสบความสำเร็จ การออกแบบโครงการเป็นองค์กรเชิงกลยุทธ์ของแนวคิด วัสดุ และกระบวนการเพื่อบรรลุเป้าหมาย ผู้จัดการโครงการพึ่งพาการออกแบบที่ดีเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดและจัดเตรียมพารามิเตอร์เพื่อรักษาลักษณะที่สำคัญของโครงการ เช่น กำหนดการและงบประมาณ

กระบวนการออกแบบโครงการ: วิธีการออกแบบโครงการทีละขั้นตอน

มีขั้นตอนในการกำหนดการออกแบบโครงการและพัฒนากลยุทธ์การดำเนินงาน เป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในโครงการ ดังนั้น คุณต้องการมีส่วนร่วมกับทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในกระบวนการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณครอบคลุมฐานทั้งหมด ใช้เวลาในการดำเนินการขั้นตอนนี้อย่างละเอียด

1. กำหนดวิสัยทัศน์โครงการของคุณ

วิสัยทัศน์ของคุณสำหรับโครงการคืออะไร? นี่ไม่ใช่วงกลมบนท้องฟ้า แต่เป็นแถลงการณ์วิสัยทัศน์ซึ่งมองเห็นปัญหาที่ต้องการการแก้ไข นั่นหมายถึงการชี้แจงเหตุผลของโครงการ คำแถลงวิสัยทัศน์เป็นเอกสารอย่างเป็นทางการที่ระบุถึงศักยภาพของโครงการ นำเสนอต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อแสดงความเป็นไปได้ของโครงการและประโยชน์ของโครงการ

ไม่ใช่เอกสารที่มีรายละเอียดยาว คุณสามารถมีวิสัยทัศน์สั้น ๆ ในอุดมคติในแง่ของผลลัพธ์ของโครงการ ท้ายที่สุด นี่คือวิธีที่คุณ ขาย โครงการ ดังนั้น วาดภาพความสำเร็จของโครงการ และวางไว้ในบริบทที่กว้างขึ้น

2. ระบุปัญหาที่โครงการของคุณจะแก้ไข

เพื่อสนับสนุนเอกสารวิสัยทัศน์นั้น คุณต้องระบุปัญหาที่ต้องแก้ไข ดังนั้นจึงต้องมีการประเมินความต้องการบ่อยครั้ง เพื่อให้คุณเห็นอุปสรรคที่ธุรกิจกำลังเผชิญอยู่ วิธีนี้จะจัดแนวปัญหาที่คุณกำลังจัดการกับองค์กรและกลยุทธ์ขององค์กร นอกจากนี้ยังจะให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่คุณในการออกแบบแนวทางแก้ไขที่เหมาะสมที่สุดสำหรับปัญหา

ในการเริ่มต้น คุณกำลังรวบรวมข้อมูลอะไร มีแหล่งข้อมูลใดบ้าง และคุณจะรวบรวมข้อมูลได้อย่างไร ถัดไป วิเคราะห์และระบุปัญหาที่โครงการของคุณกำลังสร้างขึ้นเพื่อแก้ไข รวบรวมผลลัพธ์เหล่านั้นในเอกสาร

3. ประเมินทรัพยากรโครงการที่จะต้องใช้

ขั้นต่อไป คุณต้องรู้จักทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อให้โครงการสำเร็จลุล่วง ทรัพยากรคือทุกสิ่ง ตั้งแต่คน อุปกรณ์ ไปจนถึงสิ่งอำนวยความสะดวกที่จำเป็นเพื่อให้โครงการสำเร็จลุล่วง

วิธีที่ดีในการหาแหล่งข้อมูลคือวิธีเดียวกับที่นักข่าวเข้าหาข่าวโดยใช้ Five W's: ใคร อะไร ที่ไหน เมื่อไร และทำไม คุณต้องการใครในการดำเนินโครงการ เครื่องมือการจัดการทรัพยากรใดที่จำเป็น งานจะทำที่ไหน โครงการจะเริ่มและสิ้นสุดเมื่อใด และเหตุใดจึงจำเป็นต้องใช้ทรัพยากรเหล่านี้

4. สรุปเป้าหมายโครงการของคุณ

คุณไม่สามารถบรรลุเป้าหมายได้หากคุณไม่ได้ระบุเป้าหมายเหล่านั้นก่อน เป้าหมายคือสิ่งที่อยู่ในตอนท้ายของโครงการที่สามารถสังเกตได้และวัดผลได้ เป้าหมายเกิดขึ้นพร้อมกับการแก้ปัญหา

สร้างคำชี้แจงเป้าหมายที่อธิบายวิธีการกำหนดเป้าหมายในโครงการ ในการทำเช่นนี้ ให้ใช้วิธี SMART ซึ่งหมายถึงเฉพาะเจาะจง วัดผลได้ ทำได้จริง และเกี่ยวข้องกับเวลา เป้าหมายแต่ละข้อควรกำหนดโดยข้อกำหนดเหล่านี้

5. วางโครงสร้างกลยุทธ์โครงการของคุณ

เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของโครงการจะต้องมีกลยุทธ์ กลยุทธ์คือกระบวนการที่จะบรรลุเป้าหมายของโครงการภายในข้อจำกัดของโครงการ เช่น ทรัพยากร กำหนดการ งบประมาณ เป็นต้น กลยุทธ์จะถูกสร้างขึ้นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของโครงการได้อย่างไร

พิจารณาแบบอย่างและมองย้อนกลับไปในโครงการที่คล้ายคลึงกันในอดีตและสิ่งที่พวกเขาอาจแสดงให้เห็นในแง่ของข้อดีและข้อเสียของกลยุทธ์ที่ใช้ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการโครงการเป็นพื้นฐานที่ดีเสมอ จากนั้นสร้างกลยุทธ์ทีละน้อย สร้างเส้นทางสู่ความสำเร็จ

6. เตรียมแผนฉุกเฉิน

ผู้จัดการโครงการทุกคนรู้ดีว่ามีเพียงไม่กี่อย่างที่ดำเนินไปตามแผน จำเป็นต้องมีแผนสำรองเพื่อตอบสนองต่อปัญหาที่เกิดขึ้นในโครงการอย่างรวดเร็วและถูกต้อง ดังนั้นจึงต้องรวมอยู่ในการออกแบบโครงการของคุณ

มองหาความเสี่ยงเชิงลบที่มีอยู่ในโครงการ พวกเขาฝังตัวอยู่ในที่ต่างๆ เช่น ทีมที่อาจขาดทักษะ ขาดงานไม่ได้ หมุนเวียน ฯลฯ ตารางเวลาอาจเกิดความล่าช้าได้ ขอบเขตอาจได้รับการกำหนดไม่ดี ประเมินต้นทุนต่ำเกินไป หรือเงินหมด มีแผนรับมือกับความเสี่ยงเหล่านี้

7. กำหนดแผนการประเมินผล

โครงการต้องอยู่ภายใต้การประเมินเสมอ แผนการประเมินผลจะช่วยคุณตรวจสอบโครงการ และอาจแจ้งเตือนคุณเมื่อโครงการเริ่มออกนอกลู่นอกทาง ใช้แผนนี้เพื่อวิเคราะห์องค์ประกอบของโครงการ ผลลัพธ์ และผลกระทบ

ผลลัพธ์คือการเปลี่ยนแปลงที่วัดได้ ในขณะที่ผลกระทบคือความบรรลุเป้าหมายของโครงการได้ดีเพียงใด ดังนั้น แผนการประเมินจึงเป็นเอกสารรายละเอียดที่กำหนดเกณฑ์เพื่อพิจารณาประสิทธิภาพและประสิทธิผลของโครงการ โดยการติดตามความคืบหน้าในทุกด้านของโครงการ

8. ประมาณการค่าใช้จ่ายและสร้างงบประมาณโครงการ

งบประมาณสรุปทรัพยากรทางการเงินที่ขับเคลื่อนโครงการ งบประมาณจะกำหนดต้นทุนให้กับแต่ละข้อกำหนดของโครงการ การสร้างงบประมาณโครงการหมายถึงการจัดทรัพยากรทางการเงินอย่างเป็นทางการที่จะจัดสรรให้กับโครงการ โดยเริ่มจากการเลือกวิธีการประเมินต้นทุน ระบุผลกระทบ และรายงานผลการประเมิน

9. สร้างข้อเสนอโครงการ

ทั้งหมดนี้นำไปสู่การเสนอโครงการเพื่ออธิบายว่าเหตุใดจึงควรดำเนินการโครงการและประโยชน์ของโครงการคืออะไร สรุปขั้นตอนก่อนหน้านี้เขียนวิสัยทัศน์ของโครงการและคำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับปัญหาที่พูดถึง จากนั้นระบุเป้าหมายของโครงการและร่างกลยุทธ์ที่จะใช้เพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านั้น

ตัวอย่างการออกแบบโครงการ

ผู้จัดการโครงการใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ เช่น แผนภูมิ Gantt เพื่อจัดโครงสร้างการออกแบบโครงการ ต่อไปนี้คือตัวอย่างการออกแบบโครงการง่ายๆ ที่แสดงให้เห็นว่าแนวคิดการออกแบบโครงการถูกเพิ่มเข้าไปในเครื่องมือการวางแผนโครงการนี้อย่างไร

สำหรับตัวอย่างการออกแบบโครงการนี้ เรามาดูโครงการก่อสร้างกัน ดังที่คุณเห็นในภาพด้านล่าง ในระหว่างขั้นตอนการออกแบบโครงการ ผู้จัดการโครงการสามารถใช้แผนภูมิ Gantt เพื่อเพิ่มงานหลักและสิ่งที่ส่งมอบ ตลอดจนสร้างโครงสร้างการแบ่งงานของโครงการเพื่อร่างขั้นตอนของการดำเนินโครงการ

แผนภูมิ Gantt ของ ProjectManager มีสองส่วนหลัก ทางด้านซ้ายมีสเปรดชีตที่อนุญาตให้ผู้จัดการโครงการป้อนข้อมูลที่จะใช้สร้างไทม์ไลน์โครงการโดยอัตโนมัติทางด้านขวา ไทม์ไลน์นี้ไม่เพียงแสดงงานโครงการเท่านั้น แต่ยังแสดงเหตุการณ์สำคัญ การพึ่งพางาน และวันครบกำหนดสำหรับการส่งมอบโครงการด้วย

ProjectManager ทำอะไรได้บ้างเพื่อช่วยในการออกแบบโครงการของคุณ

การออกแบบโครงการต้องใช้ความพยายามมาก แต่การใช้เครื่องมือการจัดการโครงการจะช่วยให้กระบวนการสร้างโครงร่างแสดงรายละเอียดส่วนต่างๆ ของโครงการได้ง่ายขึ้น นอกจากการใช้แผนภูมิ Gantt เพื่อจัดระเบียบแนวคิดการออกแบบโครงการของคุณเป็นลำดับเวลาของโครงการแล้ว คุณยังสามารถใช้บอร์ดคัมบังเพื่อจัดการเวิร์กโฟลว์โดยใช้ ProjectManager

วางแผนเวิร์กโฟลว์ด้วยบอร์ดคัมบัง

ProjectManager มีคุณลักษณะคัมบังที่สร้างขึ้นเพื่อให้เห็นภาพเวิร์กโฟลว์ ขั้นตอนการออกแบบโครงการเกี่ยวข้องกับการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกของทีมจัดการโครงการซึ่งจะต้องแชร์ไฟล์และสื่อสารแบบเรียลไทม์ ซึ่งสามารถทำได้ด้วยบอร์ดคัมบังของ ProjectManager ที่ช่วยให้ทีมโครงการสื่อสารและจัดโครงสร้างการออกแบบโครงการได้ดีขึ้น

เป็นเรื่องง่ายที่จะเห็นว่ากระบวนการนี้สามารถให้บริการคุณตลอดการออกแบบโครงการได้อย่างไร เมื่อคุณรวบรวมเอกสารเพิ่มเติมเพื่อกำหนดโครงการของคุณ จากนั้น เมื่อคุณดำเนินการที่เหมาะสม คุณสามารถใช้แดชบอร์ดตามเวลาจริงของ ProjectManager เพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการ

ติดตามโครงการด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์

แดชบอร์ดตามเวลาจริงของ ProjectManager ช่วยให้ผู้จัดการโครงการติดตามต้นทุนโครงการ ลำดับเวลา และความคืบหน้าเมื่อการออกแบบโครงการกลายเป็นจริง แดชบอร์ดที่มีประสิทธิภาพเหล่านี้สามารถใช้ติดตามหลายโครงการในพอร์ตโฟลิโอ

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่แข็งแกร่งเท่านั้นที่สามารถจัดการข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการออกแบบโครงการที่ดี ProjectManager เป็นเครื่องมือบนระบบคลาวด์ที่มีคุณลักษณะต่างๆ เช่น แผนภูมิ Gantt แบบออนไลน์ เพื่อช่วยจัดกำหนดการ และอื่นๆ เพื่อช่วยในการจัดสรรงบประมาณและทรัพยากร ดูว่ามันสามารถช่วยคุณได้อย่างไรโดยการทดลองใช้ฟรี 30 วัน