กลยุทธ์การดำเนินการโครงการ 10 อันดับแรก

องค์กรของคุณล้มเหลวในการปิดช่องว่างระหว่างกลยุทธ์และการดำเนินโครงการหรือไม่? นี่ไม่ใช่งานง่าย

โชคดีที่มีกลยุทธ์ (และเครื่องมือ) ที่คุณสามารถใช้เพื่อเอาชนะช่องว่างเหล่านั้น และคุณไม่ได้อยู่คนเดียวในความท้าทายนี้ มาเรียนรู้ว่ากลยุทธ์และเครื่องมือที่เหมาะสมสามารถช่วยให้คุณปิดช่องว่างเพื่อส่งเสริมการดำเนินโครงการที่ประสบความสำเร็จได้อย่างไร เราจะรับฟังความคิดเห็นจากผู้เชี่ยวชาญและทบทวนประเด็นสำคัญที่ผู้นำโครงการสามารถนำไปปฏิบัติในโปรแกรมและโครงการของตนได้ทันที

การดำเนินโครงการคืออะไร?

ในช่วงห้ากลุ่มกระบวนการของวงจรชีวิตของโครงการ มีวัตถุประสงค์และผลลัพธ์ที่หลากหลายสำหรับแต่ละขั้นตอน หลังจากการเริ่มต้นโครงการและกระบวนการวางแผน การดำเนินโครงการจะเริ่มต้นขึ้น

Ram Charan และ Larry Bossidy CEO ที่ประสบความสำเร็จกำหนดการดำเนินการไว้ในหนังสือ Executive: The Discipline of Getting Things Done: “การดำเนินการเป็นชุดของพฤติกรรมและเทคนิคเฉพาะที่บริษัทต่างๆ จำเป็นต้องเชี่ยวชาญเพื่อให้มีความได้เปรียบในการแข่งขัน มันเป็นวินัยของตัวเอง”

การดำเนินโครงการเป็นช่วงที่สามของวงจรชีวิตโครงการและเป็นหนึ่งในขั้นตอนที่สำคัญที่สุดของโครงการ ในระหว่างขั้นตอนนี้ คุณจะต้องสร้างผลงานและนำเสนอต่อลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของคุณ ซึ่งมักจะเป็นช่วงที่ยาวที่สุดของวงจรชีวิตของโครงการและคาดการณ์ได้ว่าเป็นช่วงที่ต้องการมากที่สุด

วัตถุประสงค์หลักของการดำเนินโครงการคือเพื่อให้งานที่กำหนดไว้ในแผนการจัดการโครงการเสร็จสมบูรณ์และบรรลุวัตถุประสงค์หลักของโครงการ ในระหว่างระยะนี้ หัวหน้าโครงการมุ่งเน้นไปที่กระบวนการสำคัญเหล่านี้:

• การจัดการคน
• กำลังติดตามกระบวนการ
• การสื่อสารข้อมูลกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก ผู้สนับสนุน และสมาชิกในทีมทั้งหมด

เมื่อคุณดำเนินโครงการ คุณต้องจัดการหลายอย่าง: ทรัพยากร ต้นทุน กำหนดการ และอื่นๆ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการที่มีมุมมองโครงการหลายแบบที่สามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น สร้างแผนภูมิแกนต์ มอบหมายงาน และติดตามความคืบหน้าเพื่อแชร์ข้อมูลกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และทำให้ทีมโครงการเชื่อมต่อแบบเรียลไทม์ เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี

ขั้นตอนการดำเนินโครงการ

การดำเนินโครงการ เช่นเดียวกับการจัดการโครงการ แบ่งออกเป็นขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ละเลยสิ่งที่สำคัญ ขั้นตอนโครงการทั้งแปดขั้นตอนอาจแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับโครงการและวิธีการทำงานขององค์กร แต่เราได้สรุปข้อมูลพื้นฐานไว้ด้านล่าง

1. ดำเนินการขอบเขตโครงการ

คุณได้วางแผนสำหรับขอบเขตโครงการ รวบรวมข้อกำหนด และกำหนดโดยใช้โครงสร้างการแบ่งงาน เมื่อขอบเขตนั้นได้รับการตรวจสอบแล้ว ก็ถึงเวลาดำเนินการ นอกจากนี้ยังเกี่ยวข้องกับการควบคุมขอบเขต ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการตรวจสอบและควบคุมของโครงการ

2. จัดการทีมของคุณ

การมอบหมายงานให้กับทีมเป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น คุณต้องตรวจสอบงานของพวกเขาและให้แน่ใจว่าพวกเขากำลังผลิตอย่างเต็มความสามารถโดยการตรวจสอบปริมาณงานและขจัดปัญหาคอขวดที่อาจขัดขวางความคืบหน้า

3. ทำการเปลี่ยนแปลง

สิ่งนี้นำไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นสำหรับทุกโครงการ ไม่ว่าแผนของคุณจะดีเพียงใด จะมีการเปลี่ยนแปลงที่ส่งผลต่อกำหนดการและงบประมาณของคุณ คุณต้องตรวจสอบโครงการ แนะนำการเปลี่ยนแปลง และดำเนินการแก้ไขเพื่อให้อยู่ในแนวทางที่ถูกต้อง

4. อัพเดทผู้มีส่วนได้เสีย

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณลงทุนในโครงการ และคุณจำเป็นต้องจัดการความคาดหวังของพวกเขา วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการสื่อสารกับพวกเขาเป็นประจำ จัดการการสื่อสารเหล่านั้นโดยค้นหาความถี่ที่ต้องการรับการอัปเดตและวิธีที่พวกเขาต้องการรับการอัปเดตเหล่านั้น

5. ดำเนินการแบบฝึกหัดการสร้างทีม

การดำเนินการที่เหมาะสมจะเกิดขึ้นเมื่อทีมทำงานร่วมกันเท่านั้น การทำงานร่วมกันนั้นเกี่ยวข้องกับหลายสิ่งหลายอย่าง เช่น เครื่องมือในการเชื่อมต่อ แต่ยังไว้วางใจ แบบฝึกหัดการสร้างทีมเป็นวิธีสร้างความไว้วางใจโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมใหม่ที่ไม่มีประสบการณ์ร่วมกันมากนัก

6. เฉลิมฉลองเหตุการณ์สำคัญ

บางคนอาจต้องการบันทึกการเฉลิมฉลองจนถึงการส่งมอบครั้งสุดท้าย แต่การมีเหตุการณ์สำคัญ การยอมรับและให้รางวัลทีมตลอดขั้นตอนการดำเนินการคือวิธีรักษาขวัญกำลังใจ ซึ่งส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน

7. พบกันเป็นประจำ

เพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณอัปเดตอยู่เสมอ คุณต้องมีภาพที่ชัดเจนของประสิทธิภาพและความคืบหน้าของโครงการ มีเครื่องมือที่ตรวจสอบและรายงานเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงาน แต่คุณต้องพบปะกับทีมโครงการเป็นประจำ และรับรายงานสถานะและคำติชม

8. การเปลี่ยนแปลงเอกสาร

ดังที่เราได้กล่าวไว้ การเปลี่ยนแปลงเป็นส่วนหนึ่งของโครงการ คุณอาจถูกล่อลวงให้ระบุและตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญ แต่หากไม่มีการบันทึกการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ในแผนโครงการ แสดงว่าคุณกำลังเตรียมรับมือกับปัญหา เอกสารการจัดการการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้นำเสนอข้อมูลในอดีตสำหรับโครงการในอนาคต แต่ยังอธิบายการดำเนินการในแผนปัจจุบันด้วย

ความท้าทายในการดำเนินโครงการ

มีปัญหามากกว่าที่เราได้สรุปไว้ เนื่องจากสิ่งต่างๆ อาจผิดพลาดหรือหลงทางจากแผนโครงการ นั่นเป็นเหตุผลที่การตรวจสอบและติดตามระหว่างการดำเนินการมีความสำคัญมาก ต่อไปนี้คือปัญหาทั่วไปที่ต้องระวัง

ขอบเขตการคืบคลานคือเมื่อขอบเขตของโครงการเกินวัตถุประสงค์เดิม สิ่งนี้อาจเกิดขึ้นเนื่องจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการการเปลี่ยนแปลง ปัญหาห่วงโซ่อุปทาน และอื่นๆ เป็นหน้าที่ของคุณที่จะต้องทบทวนทุกการเปลี่ยนแปลงและจัดลำดับความสำคัญหรือเพิกเฉยต่อการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น

การมีทีมที่ไว้ใจได้ทำให้ทุกคนต้องรับผิดชอบต่องานของตน หากไม่มีความรับผิดชอบ คุณจะมีความล่าช้าและค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้น การทำให้ทีมรับผิดชอบเป็นส่วนหนึ่งของความสำเร็จในการจัดการทีมของคุณ

คุณควรพัฒนาแผนการจัดการความเสี่ยงในระหว่างขั้นตอนการวางแผน และจะมีประโยชน์เมื่อคุณดำเนินโครงการ วิธีนี้ช่วยให้คุณระบุปัญหาที่เกิดขึ้นและตอบกลับได้อย่างรวดเร็ว

ช่องว่างการดำเนินการ

องค์กรที่ใช้กลยุทธ์ผู้บริหารเพื่อเปลี่ยนเป้าหมายเชิงกลยุทธ์เป็นมูลค่าทางธุรกิจจะค้นพบ "ระบบที่ใหญ่กว่า" เพื่อความสำเร็จ ได้แก่ ผู้บริหาร C-suite ผู้บริหารระดับกลาง ผู้จัดการโครงการ และทีมงานโครงการ

เมื่อต้นปีนี้มีหนังสืออีกเล่มหนึ่งชื่อ Filling Execution Gaps ออกโดย Todd Williams หนังสือของวิลเลียมส์ก้าวไปอีกขั้นหนึ่งในการระบุ “ช่องว่างการดำเนินการหกช่อง” ให้ชัดเจนเพื่อปิดเพื่อให้ทราบถึงความสำเร็จของโครงการที่ทำซ้ำได้

ตาม PMI Pulse of the Profession 2017 ล่าสุด “C-suite ยังคงมุ่งเน้นไปที่การกำหนดกลยุทธ์การเชื่อมโยงและการดำเนินการ และการแก้ปัญหาเทคโนโลยีและการหยุดชะงักของธุรกิจเป็นส่วนใหญ่” การวิจัยของวิลเลียมส์เผยให้เห็นช่องว่างที่เราขาดหายไป

การวิจัยของวิลเลียมส์ระบุช่องว่างหลักหกประการที่ขัดขวางการดำเนินโครงการที่ประสบความสำเร็จ:

• ขาดความเข้าใจร่วมกัน
• ปลดผู้สนับสนุนผู้บริหาร
• ไม่สอดคล้องกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์
• การจัดการการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ดี
• การกำกับดูแลกิจการที่ไม่มีประสิทธิภาพ
• ภาวะผู้นำที่อ่อนแอ

ความจริงก็คือการแก้ไขแต่ละช่องว่างทีละส่วนไม่ใช่วิธีแก้ปัญหา ความท้าทายที่แท้จริงคือการหาทางแก้ไข พัฒนาแผนปฏิบัติการ และดำเนินกลยุทธ์เพื่อแก้ไขช่องว่าง ทั้ง หก ตามที่วิลเลียมส์กล่าว มันไม่ใช่วิทยาศาสตร์จรวด แต่การทำความเข้าใจว่าแต่ละช่องว่างส่งผลต่อความคิดริเริ่มของโปรแกรมของคุณอย่างไรเป็นกุญแจสู่ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดของโครงการของคุณ: การดำเนินการ

การปิดช่องว่างการดำเนินการ

มีสองส่วนในการปิดช่องว่าง:

• การวางเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของแผนกลยุทธ์ให้สอดคล้องกับแผนปฏิบัติการ
• การดำเนินการในโปรแกรมและการส่งมอบผลงานที่ตรงตามวัตถุประสงค์เหล่านั้น

การปิดช่องว่างในการดำเนินการ หรือที่เรียกว่าช่องว่างด้านกลยุทธ์ เป็นหนึ่งในความท้าทายที่น่าผิดหวังที่สุดที่ผู้นำธุรกิจต้องเผชิญในปัจจุบัน ช่องว่างในการดำเนินการเป็นช่องว่างระหว่างกลยุทธ์และความคาดหวังของบริษัทกับความสามารถในการบรรลุเป้าหมายเหล่านั้นและนำแนวคิดไปปฏิบัติ

แม่แบบแผนปฏิบัติการโครงการ

หากคุณกำลังมองหาเทมเพลตการดำเนินโครงการ เรามีเทมเพลตแผนปฏิบัติการฟรีสำหรับ Excel ที่สรุปขั้นตอนการดำเนินการที่คุณต้องดำเนินการ โดยจะแสดงรายชื่อผู้ได้รับมอบหมายงาน กำหนดเวลา ทรัพยากรที่จำเป็น และอื่นๆ เป็นเอกสารแบบคงที่ แต่ถ้าคุณยังไม่พร้อมที่จะอัปเกรดเป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ คุณจะพบว่ามีประโยชน์

เคล็ดลับเชิงกลยุทธ์ในการปรับปรุงการดำเนินโครงการ

มาทบทวนกลยุทธ์บางอย่างเพื่อส่งเสริมการดำเนินโครงการที่ประสบความสำเร็จ

1. เริ่มต้นด้วยจุดจบในใจ

เป็นความคิดที่ดีที่จะพิจารณาปรับกลยุทธ์ของคุณให้สอดคล้องกับผลลัพธ์สุดท้ายที่คาดการณ์ไว้ ปัญหาใหญ่ในการเปลี่ยนจากแนวคิดไปสู่การปฏิบัติคือการขาดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ผู้บริหารที่ไม่สามารถกำหนดสิ่งที่พวกเขาต้องการบรรลุผลสำเร็จแทบจะไม่สามารถคาดหวังให้ผู้นำโครงการเข้าใจกลยุทธ์ของพวกเขาและนำโครงการของพวกเขาด้วยการสนับสนุนที่มีความหมายทุกระดับ

2. รับซื้อจากทีมหลักของคุณ

โครงการที่กำหนดไว้อย่างดีจะช่วยให้ได้รับการซื้อจากทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ การอธิบายวิสัยทัศน์เบื้องหลังการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ช่วยให้ทีมหลักนี้มีความเข้าใจลึกซึ้งยิ่งขึ้นว่าความรู้และการทำงานของพวกเขาจะส่งผลต่อภาพรวมที่ใหญ่ขึ้นได้อย่างไร การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการร่วมกันเป็นวิธีที่เหมาะในการให้ทุกคนทำงานเป็นทีมโดยคำนึงถึงวัตถุประสงค์หลัก

3. หัวหน้าโครงการ ดำเนินโครงการข้ามเส้นชัย

เพื่อให้แน่ใจว่ากลยุทธ์จะถูกนำมาใช้ คุณต้องแน่ใจว่าคุณมีความสามารถที่มีทักษะในการเป็นผู้นำโครงการที่เหมาะสมในการจัดการโครงการ ความฉลาดทางอารมณ์และความตระหนักในตนเองยังคงเป็นชุดทักษะที่จำเป็นสำหรับผู้นำโครงการ

4. สร้างทีมที่มีประสิทธิภาพสูง

ตั้งเป้าที่จะสร้างทีมที่มีคุณสมบัติสูงซึ่งสามารถช่วยกำหนดกลยุทธ์และแนวทางที่เหมาะสมสำหรับโปรแกรมและโครงการของคุณ ผู้นำโครงการที่ปรับวิสัยทัศน์และทำงานร่วมกับทีมได้จะประสบความสำเร็จในการนำเสนอโครงการและโครงการหลัก และการจัดแนววิสัยทัศน์และกลยุทธ์ในการนำไปปฏิบัติจะช่วยให้คุณปิดช่องว่างเหล่านั้นได้

5. ติดตามความคืบหน้าและผลการดำเนินงานผ่านความรับผิดชอบ

การใช้กลยุทธ์ใด ๆ เกี่ยวข้องกับการประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับโครงการและโปรแกรมต่างๆ ที่จำเป็น การประชุมมีความสำคัญอย่างยิ่งในการช่วยให้โฟกัสในระยะนี้เพื่อทำสิ่งต่อไปนี้:

• บริหารจัดการคน
• ติดตามกระบวนการ
• สื่อสารข้อมูลกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก ผู้สนับสนุน และสมาชิกในทีมทั้งหมด

การประชุมเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้ข้อตกลงแน่นหนา จัดทำเอกสารรายการที่สามารถดำเนินการได้ ระบุความเสี่ยง/ปัญหา และให้ทีมของคุณรับผิดชอบในการปฏิบัติตามเพื่อให้ได้ผลลัพธ์

ให้สายการสื่อสารเปิดตลอดโครงการ อย่าลืมติดตามผลก่อน ระหว่าง และหลังการประชุมเกี่ยวกับรายการการดำเนินการ ปัญหา และความเสี่ยงที่ค้างอยู่ หลีกเลี่ยงการจัดการขนาดเล็กและปรับรูปแบบความเป็นผู้นำของคุณตามสถานการณ์และสมาชิกในทีม

เทมเพลตการจัดการโครงการเพิ่มเติมเพื่อช่วยในการดำเนินการโครงการ

คุณได้เห็นเทมเพลตแผนปฏิบัติการฟรีของเราสำหรับ Excel แล้ว แต่นั่นเป็นเพียงหนึ่งในหลายสิบของเทมเพลตโครงการที่เรานำเสนอ มีเทมเพลตฟรีสำหรับทุกขั้นตอนในโปรเจ็กต์ของคุณ รวมถึงขั้นตอนการดำเนินการ ต่อไปนี้คือบางส่วนเพื่อช่วยในการดำเนินการ

เทมเพลตแดชบอร์ดโครงการ

ส่วนหนึ่งของการดำเนินโครงการคือการทำให้แน่ใจว่าเป็นไปตามกำหนดเวลาและข้อจำกัดด้านงบประมาณของคุณ เทมเพลตแดชบอร์ดโครงการฟรีของเราสำหรับ Excel ติดตามตัววัด เช่น งาน ปริมาณงาน ต้นทุน และอื่นๆ แน่นอน คุณต้องป้อนข้อมูล แต่ถ้าคุณไม่ได้ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ ทางเลือกที่ดีที่สุดของคุณคือ

เทมเพลตตัวติดตามงานโครงการ

อีกวิธีหนึ่งเพื่อให้แน่ใจว่างานของคุณเป็นไปตามที่วางแผนไว้คือการใช้เทมเพลตตัวติดตามงานโครงการฟรีสำหรับ Excel ช่วยให้คุณเห็นความพยายามที่วางแผนไว้กับผลกระทบจริง คุณจึงสามารถตรวจจับความผิดปกติและแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว เป็นเครื่องมือจัดการงานที่ยอดเยี่ยมซึ่งสามารถใช้เป็นรายการตรวจสอบงาน การติดตามโครงการ และเทมเพลตการวิเคราะห์งาน

แม่แบบแผ่นเวลา

อีกส่วนที่สำคัญของขั้นตอนการดำเนินการคือการจัดการทีมของคุณ เทมเพลตไทม์ชีทฟรีของเราสำหรับ Excel ช่วยให้คุณสามารถติดตามเวลาในการทำงาน คำนวณค่าใช้จ่ายต่อชั่วโมง วันหยุดพักร้อน และค่าล่วงเวลา ติดตามว่าพวกเขาใช้เวลากับงานมากเพียงใด และรับมุมมองอื่นของโครงการเพื่อช่วยให้คุณดำเนินการตามแผน

การใช้ ProjectManager สำหรับการดำเนินการโครงการ

กลยุทธ์และทฤษฎีจะช่วยให้คุณดำเนินการได้จนถึงขั้นสุดท้ายเท่านั้น: คุณต้องมีเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่าแผนโครงการของคุณจะประสบความสำเร็จ ProjectManager มีชุดเครื่องมืออันทรงพลังที่จะช่วยคุณดำเนินการตามแผนโครงการของคุณ

ติดตามการดำเนินการโครงการแบบเรียลไทม์

รับมุมมองระดับสูงของโครงการของคุณด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ ไม่จำเป็นต้องตั้งค่าใดๆ เช่นเดียวกับซอฟต์แวร์น้ำหนักเบาอื่นๆ เครื่องมือของเราจะรวบรวมและคำนวณข้อมูลสดโดยอัตโนมัติและแสดงเป็นกราฟที่มีสีสัน ดูเมตริกโครงการ 6 รายการที่ติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพ ตั้งแต่เวลาและต้นทุนจนถึงปริมาณงานและสถานภาพ

จัดการงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

แดชบอร์ดช่วยให้ผู้จัดการตรวจสอบโครงการได้ ในขณะที่เครื่องมือการจัดการงานของเราช่วยให้สมาชิกในทีมทำงานประจำวันได้ ซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลของเรามีมุมมองโครงการหลายแบบ รวมถึงมุมมองรายการที่สมาชิกในทีมสามารถดูงานที่ได้รับมอบหมาย ลำดับความสำคัญของงาน และวันที่ครบกำหนดทั้งหมดได้ การอัปเดตความคืบหน้า เพิ่มความคิดเห็น และแนบไฟล์เป็นเรื่องง่าย เพื่อให้งานทั้งหมดเน้นที่โครงการ ความโปร่งใสเป็นกุญแจสำคัญสำหรับการดำเนินการที่ดีและ ProjectManager มีไว้ในโพดำ

หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณนำกลยุทธ์เหล่านี้ไปใช้ในขณะที่คุณดำเนินโครงการ มี ProjectManager ซอฟต์แวร์การจัดการโปรเจ็กต์บนระบบคลาวด์ของเรานำเสนอข้อมูลแบบเรียลไทม์ คุณจึงมองเห็นสิ่งที่เกิดขึ้นทันที ทดลองใช้งานฟรี 30 วันนี้