วิธีสร้างเอกสารเริ่มต้นโครงการ (รวมเทมเพลต)

ก่อนที่คุณ จะ เริ่มโครงการได้ แม้ กระทั่งก่อนที่คุณจะวางแผนได้ คุณต้องกำหนดรายละเอียดโครงการก่อน สิ่งนี้ช่วยให้ผู้จัดการโครงการได้รับการตอบรับจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของโครงการและมั่นใจได้ว่าการวิจัยทั้งหมดได้เสร็จสิ้นแล้วเพื่อเข้าสู่ขั้นตอนการวางแผนโดยไม่มีอาการสะอึก

นั่นเป็นเหตุผลที่เอกสารเริ่มต้นโครงการ (PID) มีความสำคัญมาก เพื่อให้เข้าใจว่าทำไม ลองนิยามคำนี้และเปรียบเทียบกับเอกสารโครงการอื่นๆ เราจะสำรวจความสำคัญและวิธีสร้างเอกสารเริ่มต้นโครงการ รวมถึงส่วนประกอบต่างๆ ทั้งหมด คุณยังสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตเอกสารการเริ่มต้นโครงการฟรีสำหรับ Word เพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นได้

เอกสารการเริ่มต้นโครงการ (PID) คืออะไร?

เอกสารการเริ่มต้นโครงการ (PID) ใช้เพื่อกำหนดโครงการอย่างละเอียด คล้ายกับกฎบัตรโครงการแต่เจาะลึกกว่า ใช้เป็นหลักในระเบียบวิธี PRINCE2 ซึ่งเป็นตัวย่อที่ย่อมาจาก PROjects IN Controlled Environments PID เป็นแบบเชิงเส้นและอิงตามกระบวนการ แบ่งโครงการออกเป็นขั้นตอนที่กำหนดและส่วนใหญ่ใช้ในสหราชอาณาจักร

แม้ว่าเอกสารการเริ่มต้นโครงการจะเป็นส่วนสุดท้ายของระยะเริ่มต้นโครงการ แต่ก็สามารถมองได้ว่าเป็นพื้นฐานของแผนโครงการที่เกิดขึ้นในขั้นต่อไป นอกจากนี้ยังช่วยให้ได้รับการตอบรับสำหรับโครงการจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักและแจ้งให้ทีมโครงการทราบถึงสิ่งที่จะเกิดขึ้น

เอกสารการเริ่มต้นโครงการเป็นเอกสารที่มีชีวิตซึ่งได้รับการทบทวนและแก้ไขบ่อยครั้งตลอดวงจรชีวิตของโครงการ สิ่งต่าง ๆ เปลี่ยนแปลงและการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นจะต้องสะท้อนให้เห็นในเอกสารเริ่มต้นโครงการ เป็นเอกสารที่สำคัญอย่างเหลือเชื่อสำหรับเหตุผลเหล่านั้นและอีกมากมาย ซึ่งเราจะพูดถึงในเร็วๆ นี้

นอกจากนี้ยังถือได้ว่าเป็นปืนเริ่มต้นในการแข่งขันเพื่อทำโครงการให้สำเร็จ เมื่อคุณมีเส้นทางที่วางไว้พร้อมกับเอกสารการเริ่มต้นโครงการแล้ว คุณต้องใช้ยานพาหนะเพื่อผ่านมันไปอย่างมีประสิทธิภาพ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งใช้ PID ของคุณและเปลี่ยนให้เป็นแผนโครงการที่ใช้การได้ แผนภูมิ Gantt ที่มีประสิทธิภาพของเราช่วยให้คุณวางแผนและจัดกำหนดการงานโครงการและทรัพยากร เชื่อมโยงการพึ่งพางานทั้งสี่ประเภทเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าที่มีค่าใช้จ่ายสูง และแม้แต่กรองเส้นทางวิกฤตเพื่อระบุงานที่จำเป็น เมื่อแผนของคุณพร้อมแล้ว ให้ตั้งค่าพื้นฐานเพื่อบันทึกความพยายามที่วางแผนไว้และเปรียบเทียบกับความพยายามจริงของคุณแบบเรียลไทม์ ซึ่งจะช่วยให้โครงการของคุณเป็นไปตามกำหนดเวลาและอยู่ภายในงบประมาณ เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี

เหตุใดการสร้างเอกสารเริ่มต้นโครงการจึงมีความสำคัญ

มีหลายวิธีที่เอกสารการเริ่มต้นโครงการมีความสำคัญ อาจเป็นเอกสารโครงการที่สำคัญที่สุดที่สร้างขึ้นในช่วงเริ่มต้นเนื่องจากรวบรวมเอกสารโครงการอื่น ๆ ส่วนใหญ่จากระยะนั้น ด้วยวิธีนี้ เอกสารการเริ่มต้นโครงการทำให้มั่นใจได้ว่าโครงการมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้ก่อนที่จะนำไปเสนอต่อคณะกรรมการโครงการและขอรับการสนับสนุนทางการเงินจากพวกเขา

สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งของเอกสารเริ่มต้นโครงการคือทำหน้าที่เป็นพื้นฐาน คณะกรรมการโครงการและผู้จัดการโครงการสามารถอ้างถึงและติดตามความคืบหน้าได้ พวกเขาทำสิ่งนี้โดยการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการจริงและเปรียบเทียบกับเอกสารการเริ่มต้นโครงการ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและส่งผลกระทบต่อขอบเขต ต้นทุน หรือเวลาของโครงการ

เอกสารเริ่มต้นโครงการยังเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการทำให้สมาชิกโครงการใหม่เร็วขึ้น พวกเขาสามารถเรียนรู้ทุกสิ่งที่จำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับโครงการได้ในที่เดียว เช่น เหตุผลของโครงการ เหตุผลทางธุรกิจ ความเสี่ยง วิธีจัดการและอื่น ๆ

สิ่งที่ควรรวมไว้ในเอกสารการเริ่มต้นโครงการ?

เราได้พูดคุยกันมากมายว่าเอกสารเริ่มต้นโครงการคืออะไรและเหตุใดจึงสำคัญ แต่เรายังไม่ได้ลงรายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่รวมอยู่ในนั้น นี่อาจเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของการสนทนาของเรา ที่นี่ เราจะร่างส่วนต่างๆ ของเอกสารเริ่มต้นโครงการและสิ่งที่พวกเขาทำ

นิยามโครงการ

ในการเริ่มต้น เอกสารเริ่มต้นโครงการจะสรุปโครงการโดยสังเขปและอธิบายสั้นๆ ดังต่อไปนี้

• วัตถุประสงค์: เหตุผลของโครงการ ไม่ว่าจะเป็นผลิตภัณฑ์ใหม่ การเติมเต็มตลาดเฉพาะ ฯลฯ
• เป้าหมายและวัตถุประสงค์: กำหนดเป้าหมาย ผลลัพธ์ระยะยาว และวัตถุประสงค์ ผลลัพธ์ระยะสั้น ของโครงการ
• เกณฑ์ความสำเร็จ: อธิบายว่าคุณจะวัดโครงการอย่างไรเพื่อตัดสินว่าสำเร็จหรือไม่
• สมมติฐานและข้อจำกัด: ระบุสิ่งที่คุณถือว่าจริงและสิ่งที่คุณพิสูจน์แล้วว่าจริงในแง่ของสิ่งที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการ

กรณีธุรกิจ

กรณีธุรกิจเป็นเอกสารที่แสดงให้เห็นถึงความสมเหตุสมผลของโครงการ คล้ายกับสิ่งที่กล่าวถึงในคำนิยามโครงการ แต่มีรายละเอียดมากขึ้น มันจะกำหนดสิ่งต่าง ๆ เช่นประโยชน์ของโครงการ ต้นทุนและความเสี่ยง ฯลฯ

ขอบเขตโครงการ

นี่คือที่ที่คุณร่างโครงร่างทุกสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ รวมถึงการกำหนดเป้าหมาย ข้อจำกัด และการจัดการเวิร์กโฟลว์

งบประมาณโครงการ

ที่นี่คุณจะประเมินต้นทุนโครงการได้อย่างแม่นยำที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ซึ่งทำได้โดยใช้เทคนิคต่างๆ มากมาย ตามที่คุณต้องการให้ใกล้เคียงกับต้นทุนจริงมากที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียเงิน ดังนั้น ให้ใช้ความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญ ข้อมูลในอดีต และแบ่งโครงการออกเป็นงานและประเมินค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับงานเหล่านั้นเพื่อรับงบประมาณของคุณ

เส้นเวลาโครงการ

การมีรายการสิ่งที่ส่งมอบ กิจกรรม และงานทั้งหมดของคุณจะช่วยให้คุณจัดกำหนดการโครงการได้ แต่ละงานควรมีวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด จากนั้น คุณจะต้องวางงานบนไทม์ไลน์ภาพ เพื่อให้คุณเห็นโครงการทั้งหมดที่วางไว้ในหน้าเดียว

ที่เกี่ยวข้อง: 12 เทมเพลตการจัดกำหนดการโครงการที่ดีที่สุดสำหรับ Excel

รายละเอียดโครงการ

เพื่อหลีกเลี่ยงการมองข้ามงานในไทม์ไลน์โครงการของคุณโดยไม่ตั้งใจ ให้ใช้โครงสร้างการแบ่งงาน นี่คือแผนภูมิต้นไม้แบบลำดับชั้นที่มีการส่งมอบขั้นสุดท้ายอยู่ด้านบน และการส่งมอบอื่นๆ ทั้งหมดที่พาคุณไปถึงจุดนั้นโดยแตกแขนงลงมาจากจุดนั้น การทราบสิ่งที่ส่งมอบทั้งหมดของคุณจะช่วยให้คุณกำหนดงานทั้งหมดที่จำเป็นในการผลิตได้

แผนทรัพยากร

ทรัพยากรคือทุกสิ่งที่คุณต้องการในการดำเนินโครงการ ซึ่งรวมถึงทีมงาน อุปกรณ์ วัสดุ ฯลฯ เอกสารนี้จะแสดงรายการทรัพยากรเหล่านั้นทั้งหมด จำนวนทรัพยากรแต่ละอย่างที่คุณต้องการ และเวลาที่คุณต้องการ ความพยายามนี้จะได้รับการประสานงานให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด

แผนความเสี่ยง

ความเสี่ยงมีอยู่ในทุกโครงการ ไม่ว่าจะเป็นด้านบวกหรือด้านลบ และต้องนำมาพิจารณาด้วย แผนความเสี่ยงจะระบุความเสี่ยงเหล่านี้และจะทำอย่างไรหากกลายเป็นปัญหาในโครงการ คุณจะต้องกำหนดให้สมาชิกในทีมตอบกลับและกำหนดลำดับความสำคัญ ผลกระทบ และความน่าจะเป็นที่จะเกิดขึ้น

แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง

การเปลี่ยนแปลงเป็นอีกสิ่งหนึ่งที่ได้รับในโครงการซึ่งเป็นที่ที่แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงเข้ามามีบทบาท สร้างกระบวนการในการจัดการการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นเพื่อให้สามารถตรวจสอบและอนุมัติหรือปฏิเสธได้ หากได้รับอนุมัติ แผนจะระบุรายละเอียดว่าการเปลี่ยนแปลงจะถูกสื่อสารและนำไปใช้ในโครงการอย่างไร

บทบาทและความรับผิดชอบของทีมโครงการ

เอกสารนี้จะกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของทุกคนที่เกี่ยวข้องในโครงการ นอกจากนี้ยังจะอธิบายว่าต้องรายงานใครและใครในทีมที่จะตอบคำถามใดๆ ที่สมาชิกในทีมอาจมี โดยจะมีการแจ้งให้ทุกคนทราบอย่างชัดเจนก่อนเริ่มโครงการ

การควบคุมโครงการ

เพื่อให้โครงการเป็นไปตามกำหนดเวลา ผู้จัดการต้องติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพของพวกเขา การควบคุมโครงการใช้เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการสอดคล้องกับแผนและงบประมาณ ดำเนินการตามที่คาดหวังและตรงตามมาตรฐานคุณภาพ

แผนการสื่อสาร

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำเป็นต้องได้รับแจ้ง แต่พวกเขาไม่จำเป็นต้องเข้าไปในวัชพืชของโครงการ แผนการสื่อสารกำหนดว่าใครต้องการทราบอะไร ควรอัปเดตบ่อยเพียงใด และวิธีใดที่พวกเขาต้องการในการรับข้อมูล แผนการสื่อสารยังสามารถรวมการแจ้งให้ทุกคนในทีมโครงการทราบด้วย

เทมเพลตเอกสารการเริ่มต้นโครงการ

คุณจึงไม่ต้องสร้างใหม่ตั้งแต่ต้น เราได้รวมเทมเพลตเอกสารเริ่มต้นโครงการฟรีสำหรับ Word มันสรุปส่วนต่าง ๆ ทั้งหมดที่เรากำหนดไว้ด้านบนและสามารถปรับแต่งได้อย่างสมบูรณ์ ดังนั้นคุณจึงสามารถเพิ่มหรือลบส่วนต่าง ๆ ได้ตามที่เห็นสมควร การแนบเอกสารสนับสนุนทั้งหมดของคุณจะทำให้เทมเพลตการเริ่มต้นโครงการฟรีนี้มีค่ายิ่ง

เอกสารเริ่มต้นโครงการเทียบกับแผนโครงการ

เอกสารเริ่มต้นโครงการอาจฟังดูคล้ายกับแผนโครงการ ดังที่เราจะเห็นว่าเมื่อเราแยกย่อยออกเป็นส่วนประกอบต่างๆ แล้ว จะมีองค์ประกอบบางอย่างที่เหมือนกัน ตัวอย่างเช่น ทั้งสองจะมีลำดับเวลาของโครงการ จัดการกับทรัพยากรและงบประมาณ แต่ถึงแม้ทั้งสองจะคล้ายกัน แต่ก็ไม่เหมือนกัน

ประการแรก เอกสารเริ่มต้นโครงการมีระดับสูงกว่าแผนโครงการ แผนโครงการได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อร่างขั้นตอนที่จะใช้โครงการตั้งแต่ต้นจนจบ ส่งผลให้ส่งมอบได้ ใช้เป็นแผนงานมากขึ้นในขณะที่เอกสารการเริ่มต้นโครงการเป็นภาพรวมโดยละเอียดของโครงการทั้งหมด รวมถึงเหตุผลของการมีอยู่

ข้อแตกต่างระหว่างเอกสารเริ่มต้นโครงการและแผนโครงการคือ PID เป็นส่วนหนึ่งของ PRINCE2 คุณไม่น่าจะพบเอกสารดังกล่าวในโครงการที่ดำเนินการโดยวิธีการอื่น ใช้วิธีน้ำตก มันจะมีเอกสารที่คล้ายกัน แต่เรียกว่ากฎบัตรโครงการซึ่งครอบคลุมส่วนใหญ่ของพื้นดินเดียวกัน

เอกสารเริ่มต้นโครงการ vs บทสรุปโครงการ

สรุปโครงการคล้ายกับเอกสารเริ่มต้นโครงการในแง่ของขอบเขต แต่แตกต่างกันอีกครั้งในแง่ของรายละเอียด แม้ว่า PID จะได้รับข้อมูลจากคณะกรรมการโครงการ ซึ่งจะทำการตัดสินใจว่าจะอนุมัติโครงการหรือไม่ บทสรุปโครงการคือคำอธิบายสั้น ๆ ขององค์ประกอบหลักของโครงการ

ผู้จัดการโครงการหรือหัวหน้าโครงการสร้างเอกสารเริ่มต้นโครงการ พวกเขามักจะเริ่มสร้าง PID หลังจากสรุปโครงการและตกลงร่วมกัน กล่าวอีกนัยหนึ่ง มันเริ่มต้นเอกสารการเริ่มต้นโครงการ เพื่อหลีกเลี่ยงการทำงานที่มีรายละเอียดจำนวนมากซึ่งถูกปฏิเสธโดยคณะกรรมการโครงการหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ProjectManager ช่วยคุณจัดการโครงการ

เทมเพลตนั้นยอดเยี่ยม แต่เป็นเอกสารคงที่ที่ต้องอัปเดตด้วยตนเอง เมื่อคุณจัดการโครงการคุณต้องการประสิทธิภาพ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งมอบคุณสมบัติทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อย้ายจากระยะเริ่มต้นของโครงการไปสู่การดำเนินการ ตรวจสอบ และควบคุม พื้นที่จัดเก็บไฟล์แบบไม่จำกัดของเราช่วยให้คุณมีศูนย์กลางในการเก็บเอกสารโครงการสนับสนุนทั้งหมดจากเอกสารเริ่มต้นโครงการของคุณ เพื่อให้เอกสารเหล่านั้นอยู่ในมือเสมอ แต่นั่นเป็นเพียงจุดเริ่มต้นของสิ่งที่ซอฟต์แวร์ของเราสามารถช่วยคุณได้

ตรวจสอบโครงการของคุณด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์

เมื่อดำเนินการโครงการแล้ว ผู้จัดการจะมีส่วนร่วมอย่างลึกซึ้งในการติดตามและควบคุมโครงการนั้นเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการนั้นสอดคล้องกับกำหนดการและงบประมาณของโครงการ แดชบอร์ดโครงการตามเวลาจริงให้ภาพรวมระดับสูงของความคืบหน้าและประสิทธิภาพของโครงการ พวกเขาเก็บข้อมูลสดและแสดงเป็นกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่ายซึ่งแสดงเวลา ค่าใช้จ่าย ปริมาณงาน และอื่นๆ ไม่เหมือนเครื่องมือน้ำหนักเบาตรงที่ไม่ต้องตั้งค่าใดๆ พร้อมเมื่อคุณพร้อม

ทำให้ทีมมีประสิทธิผลด้วยคุณสมบัติการจัดการทรัพยากร

วิธีหนึ่งที่จะทำให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในหลักสูตรคือการจัดการทรัพยากร แน่นอนว่าทรัพยากรที่สำคัญที่สุดของคุณคือทีมงานโครงการ คุณสามารถบันทึกเวลาว่าง รวมถึง PTO และวันหยุดทั่วโลก เพื่อให้มอบหมายงานได้ง่ายขึ้น จากนั้นใช้แผนภูมิปริมาณงานที่มีรหัสสีเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีใครอยู่ในตำแหน่งโดยรวม หากบางส่วนเป็นเช่นนั้น เพียงจัดสรรทรัพยากรใหม่ทันทีจากแผนภูมิเพื่อสร้างสมดุลของปริมาณงานและให้ทำงานตามความสามารถและประสิทธิผล

มีฟีเจอร์อื่นๆ อีกมากมายที่ช่วยในการจัดการงาน เช่น มุมมองโครงการที่หลากหลายของเราที่ช่วยให้สมาชิกในทีมทำงานกับเครื่องมือที่พวกเขาต้องการ และฟีเจอร์การจัดการความเสี่ยงที่ระบุและติดตามปัญหาจนกว่าจะได้รับการบรรเทา เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและการตั้งค่าการอนุมัติงานช่วยให้มั่นใจได้ถึงคุณภาพเท่านั้น เอกสารการริเริ่มโครงการตั้งค่าโครงการให้ประสบความสำเร็จและ ProjectManager ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นเช่นนั้น

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่เชื่อมต่อทีมไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไหนหรือทำงานเมื่อใด แชร์ไฟล์ แสดงความคิดเห็นในระดับงาน และอื่นๆ เพื่อส่งเสริมการทำงานร่วมกันที่ดียิ่งขึ้น เข้าร่วมทีมในบริษัทต่างๆ เช่น Avis, Nestle และ Siemens ที่ใช้ซอฟต์แวร์ของเราเพื่อส่งมอบโครงการให้สำเร็จ เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี